UPRAVLJANJE

DOKUMENTIMA

Osnovni pojmovi

Dokument je osnovna jedinica obrade

u administrativnom poslovanju.

Dokumenti na raunarima postoje u

izuzetno mnogo oblika: faksovi, e-mail
poruke, datoteke kreirane pomou
tekst procesora, spreadsheet i
programa za grafiku obradu.

Pod ovim pojmom svrstani su i

izvetaji iz razliitih programskih
paketa, kao i HTML forme.

Osnovni pojmovi

Bitan koncept u obradi dokumenta

predstavlja pojam tipa dokumenta.

Tip dokumenta definie njegovu strukturu

i logiki sadraj.

Za neke dokumente je vrlo teko precizno

definisati strukturu. Njih nazivamo slabo
struktuiranim dokumentima.

Oni dokumenti za koje je mogue

precizno definisati strukturu (elemente)
dobro su struktuirani.

Osnovni pojmovi

Raunarska obrada struktuiranih i

nestruktuiranih dokumenata bitno se
razlikuje.

Struktuirani su pogodni za obradu, obino

se smetaju u baze podataka i njima se
pristupa preko posebno razvijenih
aplikacija.

U obradi ovakvih dokumenata moe se

pristupati i pojedinim njihovim delovima.

Osnovni pojmovi
Nestruktuirani

dokumenti se
obrauju preko standardnih
softvera za obradu (tekst
procesori, spreadsheet editori i
sl.) i smetaju se u formatima koji
su specifini za dati softver.

Ovakvim

dokumentima se
pristupa kao nedeljivim celinama.

Sistem za upravljanje
elektronskim dokumentima
Sistem

za upravljanje elektronskim
dokumentima (DMS) engleski original
Electronic Document Management System
(EDMS) jeste kolekcija tehnologija koje
omoguavaju pojednostavljen rad sa bilo
kakvim elektronskim dokumentima.

Sistem za upravljanje
elektronskim dokumentima

Osnovna struktura DMS-a sainjena

je od tri celine:

repozitorij dokumenta (Document

repository),
mehanizam protoka posla (Workflow
mechanism),
tehnologija pretrage i indeksiranja
(Index and search technology).

Sistem za upravljanje
elektronskim dokumentima
Dizajn

DMS-a je kod razliitih proizvoaa

dvoslojan ili troslojan.

dvoslojnoj arhitekturi (sa bazom podataka),

klijent obavlja vei deo posla nego u
troslojnom, gde server sa repozitorijem
obavlja najvei deo posla.

Repozitorij dokumenata

Ovo je najvanija komponenta DMS-a. On

pamti, kontrolie i upravlja dokumentima.
Osnovne funkcije repozitorija su:

bibliotekarske usluge (kontrola pristupa

po dokumentima, odravanje kataloga,
prijavljivanje i odjavljivanje, pretraga i
izdvajanje dokumenta);
kontrola verzija (sva pojavljivanja
dokumenta i njegove izmene u
vremenu);
konfigurisanje i kontrola veza izmeu
dokumenata i njihovih sastavnih delova.

Mehanizam protoka posla

Ako se dobro koncipira i primeni, ovaj

mehanizam moe u potpunosti da eliminie
zastoje u prenosu dokumenta.

On omoguava paralelnu reviziju

dokumenata, a zajedno sa repozitorijem
objedinjuje kompletnu istoriju revizija.

Ovi mehanizmi mogu da obavetavaju

korisnike o pojavi nove verzije dokumenta.

Tehnologija pretrage i
indeksiranja

Ova komponenta DMS-a je vezana za

odluku da li e se koristiti aplikacija za
voenje repozitorija ili e se koristiti
funkcije ugraene u bazu podataka.

Samo korienjem standardnih i dobro

strukturiranih dokumenata na bazi
definisanih postupaka kreiranja,
auriranja, pregledanja i arhiviranja
mogue je rukovati informacijama na
maksimalno jednostavan i efikasan
nain.