TUGASAN INDIVIDU

TAJUK :
REKOD PERSURATAN DI RANCANGAN

NAMA : NOR HASMAZIRA BINTI

MOHAMAD AMININ
NO. K/PENGENALAN : 910905-01-6684
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR PELATIH
(NX19)
 ISI KANDUNGAN
MUKA
BIL PERKARA SURAT

1 KRONOLOGI & MAKLUMAT ASAS 1

RANCANGAN (ATTACHMENT)

2 PENGENALAN 3

3 PROSEDUR PENERIMAAN DAN 4

PENDAFTARAN SURAT (SURAT
MASUK)

4 PROSEDUR SURAT KELUAR 6

5 NOMBOR RUJUKAN 6

6 LAMPIRAN 7

7 PENGHARGAAN 14

8 SUMBER RUJUKAN 15
 KRONOLOGI FELDA KERATONG 05

LOKASI
Felda Keratong 5 terletak dalam Daerah Rompin iaitu 65 kilometer dari Segamat,
Johor dan 148 kilometer ke barat daya Kuantan. Ia termasuk di bawah kawasan
Parlimen Rompin dan kawasan Dewan Undangan Negeri Bukit Ibam.

PEMBANGUNAN PERTANIAN
Rancangan ini mula dimajukan dalam tahun pembangunan 1974/75 yang
mempunyai 3 peringkat dengan kawasan tanaman sawit seluas 2,367.47 hektar
dan 84.97 hektar kawasan perkampungan. Kawasan ini telah mula berhasil
pada bulan Oktober 1978.

PENEMPATAN PENEROKA
Seramai 529 keluarga peneroka yang terdiri daripada 508 keluarga Melayu, 16
keluarga India dan 5 keluarga Cina telah ditempatkan di rancangan ini mulai
bulan Oktober 1979. Daripada jumlah ini, seramai 252 keluarga ditempatkan di
peringkat I, 268 keluarga di peringkat II dan 9 keluarga di peringkat III. Seramai
111 atau 21% peneroka berasal dari negeri Perak, 18% dari Kedah dan
Kelantan, 15% dari Selangor dan 21% dari negeri-negeri lain. Pada
keseluruhannya bilangan penduduk bagi rancangan ini ialah 3,929 orang.

KEMUDAHAN ASAS
Rancangan ini dilengkapkan dengan pelbagai kemudahan asas termasuk jalan
perkampungan sepanjang 6.13 kilometer (95%) berturap. Sekolah menengah
terdekat di Sek.Men.Bandar Tun Razak sejauh 4 kilometer dari rancangan.

KEGIATAN DI RANCANGAN
Terdapat seramai 18 penternak lembu, 74 menjalankan aktiviti perniagaan dan
perkhidmatan dan 2 pengusaha industri kecil. Koperasi peneroka bergiat di
dalam aktiviti mengangkut BTB, lori kargo, kontrak pertanian, mengendalikan
stesen minyak dan bengkel kimpalan. Modal saham terkumpul koperasi ialah
RM145,800 dan nilai urusniaga tahunan ialah RM460,600.

1
PERKARA MENARIK
1. Pada tahun 1983 rancangan ini telah menerima Anugerah Pencapaian
Cemerlang dalam Pelaburan Skim ASN.
2. Lawatan YAB PM Tun Mahathir Bin Mohamad pada : 10.3.1984.
3. Lawatan DYTM Tengku Abdullah Ibni Sultan HJ Ahmad Shah perasmian
masjid Felda Keratong 5.
4. Majlis Iftifal Sek.Agama Rakyat Oleh DYTM Sultan Hj Ahmad Shah Dan
Tengku Makkota Pahang serta Tengku Puan Pahang Pada : 25.2.2006.
5. Mendapat Anugerah Penarafan 4 Bintang pada tahun 2016.

CARTA ORGANISASI
FELDA KERATONG 5
HAMIDUN BIN MOHD KELAN G44
Pengurus

Penolong Pengurus

Unit Komuniti Unit Kebun Unit Pentadbiran

HIDATAYUL SAKINAH
BINTI ARWAN SHAH BIN
JUMAAT ISMAIL Pembantu Tadbir 2
SDA (W) S19 Pembantu Tadbir 1 N22

MOHD FAUZI BIN A.

HAMID
MOHD SHARMIZAN BIN MUHAMMAD SYAFIQ BIN Pemandu Kenderaan
Penyelia
MOHD YANI MAT AZLAN H11
Rancangan Tanah
Penyelia Rancangan Penyelia Rancangan Tanah
G19
Tanah G19 G19

2
 PENGENALAN

Salah satu alat perhubungan yang utama dalam kehidupan manusia.

Juga penting dalam sesuatu persatuan. Dalam sesuatu organisasi , ia
dikategorikan sebagai surat rasmi.

Rekod persuratan di rancangan yang melibatkan surat keluar dan masuk

merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan
berhubung dengan semua tugas atau kerja harian rasmi di rancangan.
Rekod persuratan mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan
melindungi hak serta kepentingan organisasi dan individu.

Beberapa perkara asas perlu ada di dalam sesuatu surat rasmi.

Antaranya ialah nama dan alamat pejabat, nombor fail (rujukan kami dan
rujukan tuan), tarikh, alamat penerima, ayat pembuka surat, perkara
(tujuan surat ditulis), kandungan surat (seringkas yang mungkin dan
tepat), ucapan terima kasih dan penghargaan, cogan kata (jika perlu),
Yang Benar atau Yang Menjalankan Tugas, tandatangan, nama dan
jawatan.

3
1. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT (SURAT
MASUK)

1.1 Semua-surat Umum (termasuk dari emel) yang di alamatkan kepada

Pengurus dan tidak ada Untuk Perhatian kepada mana-mana
Bahagian/pegawai hendaklah dibuka oleh Pembantu Tadbir.

Tindakan yang perlu diambil ialah:

I. Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas
(initial).

II. Daftarkan surat dalam Buku Rekod Surat Masuk. Butir-butir

yang perlu dicatatkan ialah :-

a) Tarikh terima
b) Bilangan rujukan surat / Nama Agensi Penghantar
c) Tajuk surat / Tajuk emel
d) Arahan
e) Tindakan yang perlu diambil

III. Kandungkan surat dalam fail yang berkenaan.

IV. Serahkan fail kepada Pengurus untuk tindakan.

V. Jika surat diminitkan kepada Pengurus/mana-mana pegawai

lain, serahkan surat kepada pegawai yang berkenaan untuk
diambil tindakan.

1.2 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya memerlukan
tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah dipastikan

4
 supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor rujukan yang
betul.

1.3 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan

serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi
pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon
tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat.

1.4 Surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai tertentu,

hendaklah diserahkan terus kepada pegawai yang berkenaan. Jika
pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surau itu hendaklah
diserahkan kepada salah seorang daripada pegawai yang berkaitan
untuk diambil tindakan. Selepas surat dibuka, barulah dicop tarikh
terima dan direkod dalam buku rekod surat masuk.

1.5 Contoh merekod surat masuk :

TARIKH BIL. SURAT PERKARA ARAHAN TINDAKAN

09/03/2017 (05)2720/7-2-1 Bancian Bilangan Peneroka Hantar sebelum SDA

Bercerai Dan Selesai 17/03/2017
Tuntutan Harta
Sepencarian.
Tarikh :
13/03/2017 AADK.C.RN.20/2/ Jemputan Mesyuarat AADK 12 Mac 2017 Failkan
1/4 JLD 2(17) Tempat :
9.00-12.00 t/hari
Tempat :
Tmn Keratong
Indah

14/03/2017 Wilayah Maklumat Kemudahan Emel semula Mizan

Asas Rancangan sebelum jam

5
 4.00 petang

2. PROSEDUR SURAT KELUAR

Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan yang perlu diambil ialah :-

a) Salinan asal dihantar kepada pihak yang berkenaan

b) Salinan kedua dimasukkan ke dalam fail berkenaan
c) Salinan ketiga dimasukkan ke dalam fail tindakan (float file)
d) Catatkan bilangan kandungan fail di atas kanan salinan kedua.
e) Dengan menggunakan rubber stamp, catatkan tarikh surat, nama
penerima dan tarikh surat.

3. NOMBOR RUJUKAN

Bagi setiap surat yang direkod haruslah mempunyai nombor rujukan.

Cara pemberian nombor rujukan adalah seperti contoh berikut :-

Bilangan surat Nombor fail

Bil : ( 65 ) 3162 / 2-1-1

Kod rancangan

6
LAMPIRAN

7
Lampiran 1 : Contoh Surat Keluar

8
Lampiran 2 : Contoh Surat Masuk

9
Lampiran 3 : Contoh Kepala Surat

10
Lampiran 4 : Contoh Emel Masuk

11
Lampiran 5 : Buku Rekod Surat Masuk

Lampiran 6 : Contoh Surat Keluar

12
Lampiran 7 : Contoh Rekod Buku Setem (Surat Keluar)

Lampiran 6 : Penyusunan Fail

13
 PENGHARGAAN

Terima kasih saya ucapkan kepada pihak pengurusan Felda Keratong 05,
Wilayah Kuantan khasnya Encik Arwan Shah bin Ismail selaku Pembantu Tadbir
N22 di sini kerana telah banyak memberi tunjuk ajar dan bimbingan kepada saya
dalam menggalas peranan sebagai seorang Pembantu Tadbir sepanjang
program attachment ini dijalankan. Banyak ilmu dan pengalaman yang saya
perolehi di sini yang boleh saya praktikkan apabila berada di rancangan yang
sebenar kelak.

Tidak lupa juga kepada pihak pengurusan Pusat Latihan Kerteh yang
telah sudi memberi peluang dan banyak membantu saya dalam menjalani kursus
sebagai Pembantu Tadbir Pelatih (NX19). Banyak yang telah kami perolehi
terutamanya dari aspek disiplin, ketepatan masa, kerjasama, dan sebagainya.

Terima kasih juga diucapkan kepada rakan-rakan yang banyak membantu

dan memberi sokongan dalam kerja berpasukan. Akhir sekali, jutaan terima
kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam membantu saya dalam
menyiapkan tugasa individu ini. Semoga Allah sahaja yang dapat membalas
jasa kalian.

14
 SUMBER RUJUKAN

1. Pihak pengurusan Pejabat Felda Keratong 05.

2. Buku Profil Rancangan Felda Keratong 05.
3. https://www.slideshare.net/zikriamri86/sistem-fail-surat-menyurat
4. http://4.gbbtgpdg.webs.com/PANDUAN_PENGURUSAN_PEJABAT.pdf

15