SYAHADAH PERGURUAN ASAS IKRAM MUSLEH

(SPAIM)
KOHORT 2/2021
TUGASAN BERKUMPULAN

NAMA PELAJAR & NO IC : NOORSHAZZWANEE BINTI AHMAD (920409-02-6022)

: NURUL SHAMILA BINTI SHAZLI (920303-06-5592)
: SITI SARAH BINTI RAZALI (870801-06-5226)
KUMPULAN/UNIT : KOHORT 2/2021
KOD DAN NAMA KURSUS : KEMAHIRAN DOKUMENTASI SEKOLAH (SPA 2109)
NAMA PENSYARAH : JOHARI BIN HARUN
TARIKH HANTAR : 30 MAC 2022
TUGASAN 1
Definisi surat rasmi
Definisi surat rasmi adalah surat yang ditulis kepada pihak tertentu bagi tujuan urusan rasmi seperti
memohon kebenaran sesuatu. Surat rasmi juga adalah alat komunikasi bertulis yang rasmi antara
satu agensi kerajaan dengan pihak luar atau cawangannya yang dikeluarkan oleh jabatan-jabatan
kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta dan perniagaan dan institusi pendidikan.
Oleh sebab itu, surat rasmi ditulis oleh individu bagi mewakili dirinya sendiri atau pihak lain
dan disampaikan kepada penerima dengan cara berkirim. Penulis surat rasmi boleh terdiri daripada
orang perseorangan atau individu atas nama jabatan atau individu atas nama institusi dan syarikat.
Penerima surat rasmi pula boleh terdiri daripada orang perseorangan, sesuatu jabatan, institusi dan
jabatan
Selain itu, surat rasmi ditulis bertujuan sebagai satu dokumen atau bahan rujukan dalam
sesuatu perkara. Surat rasmi juga adalah sebahagian medium bertulis formal antara agensi kerajaan
dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi swasta dengan agensi
swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi
kerajaan atau agensi swasta. Ia juga salah satu medium yang menggambarkan pendirian, atau sikap
sesuatu agensi terhadap orang ramai dan medium untuk mengutarakan cadangan, sokongan,
jemputan, dan lain-lain lagi kepada organisasi rasmi.
Seterusnya, antara jenis-jenis surat rasmi yang dapat dilihat adalah seperti surat aduan, surat
rayuan, surat pekeliling, surat perjanjian, surat permohonan, surat undangan atau jemputan, surat
pelantikan atau pengesahan dan surat pemakluman atau pemberitahuan.
Ciri-ciri surat rasmi
Surat rasmi merupakan teks yang berformat kerana mempunyai peraturan dan gaya penulisan
yang perlu dipatuhi dalam menyampaikan maklumat kepada pihak tertentu secara rasmi. Terdapat 4
ciri penting yang perlu dipatuhi dalam penulisan surat rasmi iaitu:
1) Maklumat pengirim - Terdiri daripada alamat pengirim
2) Maklumat penerima - Terdiri daripada alamat penerima
3) Kandungan surat - Merangkumi perkara yang ingin disampaikan di dalam surat dan penulisannya
berbentuk rasmi
4) Penghujung surat - Terdapat tandatangan, nama dan jawatan pengirim di kaki surat
Dalam penulisan surat rasmi, antara ciri-ciri yang perlu dipatuhi adalah jelas. Surat yang ditulis
perlu mempunyai tujuan yang jelas kepada pihak sasaran mana yang ingin disampaikan maklumat.
Gaya penulisan bagi surat rasmi pula, setiap maklumat yang ingin disampaikan perlulah dinyatakan
dengan jelas dan mudah difahami oleh penerima surat. Isi kandungan surat rasmi pula mestilah
ringkas, padat dan khusus.
Ciri surat rasmi yang seterusnya adalah, menggunakan bahasa rasmi yang menggunakan
perbendaharaan kata yang betul dan sempurna. Antara perkara yang dititikberatkan di dalam
penulisan surat rasmi, perlulah betul dari segi penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat dan teknik
penulisan. Kemudian, segala data, fakta dan maklumat yang dinyatakan perlulah lengkap serta ditulis
secara ringkas dan padat. Tidak perlu menggunakan laras bahasa yang berbunga, cukup ditulis
secara ringkas namun keindahan dan kesopanan tetap terpelihara.
Contoh Surat Rasmi

UNIT JAMINAN KUALITI IKRAM MUSLEH

PENDIDIKAN IKRAM MUSLEH BERHAD (513402-W)

Tarikh: 21 JAMADIL AKHIR 1443 / 24 JANUARI 2022

Rujukan: IM/UJKIM/1-1 (1/2022)

Kepada

Pengerusi LPS / Pegawai Eksekutif / Pengetua / Guru

Besar Sekolah-sekolah Rangkaian & Rakan IKRAM
MUSLEH

Tuan/Puan,

JEMPUTAN KURSUS & BENGKEL KUALITI IKRAM MUSLEH

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Adalah dimaklumkan, Unit Jaminan Kualiti IKRAM Musleh, akan menganjurkan Kursus
Sistem Jaminan Kualiti seperti butiran berikut:

Tarikh : 17 & 18 FEBRUARI 2021 (KHAMIS & JUMAAT)

Masa : 8.30 am hingga 5.00 pm
Tempat : Dewan Utama IKRAM, Sri Kembangan, Selangor

3. Sehubungan dengan itu, pihak penganjur memohon jasa baik tuan/puan untuk menghantar
pegawai/penyelaras kualiti sekolah (baru atau lama) untuk hadir ke kursus tersebut. Diharapkan
kehadiran mereka akan melancarkan lagi perjalanan Sistem Jaminan Kualiti di sekolah-sekolah
IKRAM Musleh.

4. Sila isi link https://tinyurl.com/pendaftaranQIM untuk pendaftaran dan maklumat tentatif

program. Tarikh akhir pendaftaran ialah 10 Februari 2022. Bersama ini disertakan kertas kerja
untuk rujukan pihak tuan/puan. Maklumat lanjut sila hubungi Pengerusi Unit Jaminan Kualiti
IKRAM Musleh seperti yang tertera di bawah.

Kerjasama daripada tuan/puan didahului dengan ucapan Jazakallahu Khairan Kathira. Semoga
usaha dan amal kita diberkati dan diredhai Allah swt.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Yang Berkhidmat,

DR. SHAHRINIZAM B. MOHD AMIN

Pengerusi
Unit Jaminan Kualiti IKRAM Musleh
E-mail: shahrinizam@musleh.edu.my
TEL: 013-4818252
TUGASAN 2
Definisi Minit Mesyuarat Agong
Minit mesyuarat agong merupakan rekod bertulis tentang perkara-perkara yang dibincangkan
dalam sesuatu mesyuarat yang kebiasaannya diadakan setahun sekali dan menjadi agenda tahunan
sesebuah pertubuhan atau organisasi. Minit mesyuarat penting kerana akan dijadikan sumber rujukan
pada masa hadapan.
Ciri-ciri minit mesyuarat : -
1. Tulen – bermaksud kandungan minit mesyuarat itu bukan rekaan setiausaha atau idea
atau pendapat peribadi pencatat.
2. Lengkap – bermaksud semua maklumat penting dan berkaitan disertakan tarikh ,
kehadiran , butiran perbincangan mengikut addenda dan sebagainya.
3. Tepat – butir-butir yang dicatatkan adalah tepat dan sama seperti perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat.
4. Sahih – bermaksud minit mesyuarat itu bebas dari keraguan dari segi isi kandungan
dan maklumat-maklumat yang berkaitan.
5. Berstruktur – penulisan minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu
kelihatan kemas dan teratur.

Unsur Minit Mesyuarat

- Tindakan dicatatkan pada bahagian bawah pada sesuatu perkara atau agenda yang
dibincangkan.
- Perbincangan merujuk kepada inti sari dalam mesyuarat yang melahirkan keputusan
tentang sesuatu perkata.
- Ketetapan bermaksud persetujuan yang telah diterima dan dicapai oleh ahli mesyuarat
hasil daripada perbincangan.
Contoh Minit Mesyuarat Agung

MINIT MESYUARAT AGUNG

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU KALI KE-21
SEKOLAH RENDAH ISLAM AL-IKRAM

Tarikh : 16 Februari 2021

Hari : Ahad
Masa : 8.30 pagi
Tempat : Dewan PIBG Sekolah Rendah Islam Al-Ikram
Kehadiran : 370 orang

1. UCAPAN YANG DIPERTUA PIBG SESI 2019/2020

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ibu bapa dan hadirin yang hadir ke
Mesyuarat Agung PIBG kali ke-21.
1.2 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada ahli jawatankuasa PIBG sesi 2019/2020
serta semua ibu bapa atas sokongan dan komitmen yang telah diberikan dalam segala acara
dan program sekolah.
Tindakan: Makluman semua

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-20 SESI 2019/2020

2.1 Hadirin diminta merujuk buku program Mesyuarat Agung PIBG sesi 2019/2020 bermula
halaman 23 hingga 31. Pengerusi membentangkan minit Mesyuarat Agung PIBG tersebut
secara ringkas.
2.2 Merujuk para 8.2.1.1 berkaitan sumbangan PIBG. Pengerusi meminta pandangan para hadirin
sama ada ingin dikekalkan kadar sumbangan sebanyak RM50.00 untuk satu keluarga atau
dinaikkan.
2.3 Isu di para 8.2.4 dibangkitkan berkenaan penapis air kedua COWAY. Penapis air COWAY
dipasang untuk kegunaan murid-murid dan warga Sekolah Rendah Islam Al-Ikram.
Tindakan: Makluman semua

3. PENGESAHAN LAPORAN TAHUNAN PIBG SESI 2019/2020

3.1 Laporan Tahunan PIBG sesi 2019/2020 seperti yang diedarkan dalam buku program pada
halaman 33.
3.2 Laporan Tahunan PIBG sesi 2019/2020 disahkan tanpa pindaan.
Tindakan: Makluman semua

4. MELULUSKAN PENYATA KEWANGAN PIBG SESI 2018/2019

4.1 Penyata kewangan PIBG sesi 2019/2020 boleh merujuk pada halaman 34 hingga 37 secara
menyeluruh.
4.2 Jumlah pendapatan tahunan PIBG bagi tahun 2019 ialah sebanyak RM15,000.00 manakala
jumlah perbelanjaan sebanyak RM12,000.00. Baki berakhir pada 31 Disember 2019 adalah
RM3,000.00.
4.3 Penyata kewangan PIBG sesi 2019/2020 diluluskan tanpa pindaan.
 Tindakan: Makluman semua

5. PEMBUBARAN ATAU PENGEKALAN AJK PIBG SESI 2019/2020

5.1 Pembubaran jawatankuasa PIBG sesi 2019/2020 pada jam 12.00 tengah hari.
Tindakan: AJK PIBG dan pihak sekolah

6. PELANTIKAN PENGERUSI SEMENTARA

6.1 Guru besar Sekolah Rendah Islam Al-Ikram dilantik sebagai pengerusi sementara.
Tindakan: AJK PIBG dan pihak sekolah

7. PELANTIKAN AJK PIBG SESI 2019/2020

7.1 Guru Besar Sekolah Rendah Islam Al-Ikram mencadangkan ahli AJK PIBG dikekalkan dan
lantikan baharu dibuat dengan nama yang sama dan dipersetujui oleh semua ibu bapa.
7.2 Tn. Hj Khairol Kamal bin Ahmad menerima pelantikannya sebagai Yang Dipertua PIBG.

Tindakan : AJK PIBG dan pihak sekolah

8. USUL DAN CADANGAN

8.1 Bayaran Coway yang dikutip pada setiap bulan dan duit rumah sukan dimasukkan terus ke
dalam bayaran awal persekolahan. Bagi memudahkan urusan guru dan waris.

Tindakan : Makluman semua

9. HAL-HAL LAIN
9.1 Waris memohon supaya kelas tambahan untuk murid tahun 6 diteruskan dan meminta supaya
guru mengedarkan semula jadual kepada murid bagi sesi 2019/2020
Tindakan : Pihak sekolah

10. UCAPAN PENANGGUHAN

10.1 Tn. Hj Khairol Kamal bin Ahmad selaku YDP PIBG sesi 2020/2021 menyeru sama-sama
berusaha meningkatkan kecemerlangan anak-anak pada tahun 2020/2021 ini.
10.2 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.10 tengah hari.
Tindakan : Makluman semua

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

Aishah Khairol
………………………………………………………. ……………………………………………………….
(NOORAISHAH BINTI AHMAD) (HJ KHAIROL KAMAL BIN AHMAD)
Setiausaha Kehormat PIBG Yang Dipertua PIBG
SRI Al Ikram SRI Al Ikram