MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG KALI KE-37 TAHUN 2021

SMK DATUK HAJI AHMAD SAID, SUNGAI DUA, 13800 BUTTERWORTH

Tarikh : 16 Oktober 2021

Masa : 8.15 malam
Tempat : Google Meet, Kediaman Masing-masing
Kehadiran : 1. Waris -
2. Guru -

Agenda 1 Ucapan Aluan Pengerusi

1. Encik Mokhtar bin Salleh selaku pengerusi majlis, mengucapkan terima kasih kepada semua
kerana hadir dalam Mesyuarat Agung Tahunan PIBG kali ke-37 secara maya iaitu menggunakan
platform Google Meet dalam norma baru.

2. Pengerusi Majlis menjemput En Mohd Azhar Bin Ahmad untuk membacakan doa sebelum
memulakan majlis dan memberkati majlis pada hari ini.

3. Pengerusi Majlis mengucapkan terima kasih kepada En Mohd Azhar Bin Ahmad di atas bacaan
doa.

4. Pengerusi Majlis kemudian menjemput Pn Zarifah binti Omar, Pengetua SMK datuk Haji Ahmad
Said untuk memberi kata-kata aluan,

Ucapan Pengetua.

1. Pn Zarifah Binti Omar, Pengetua SMK Datuk Haji Ahmad Said mengucapkan terima kasih
kepada semua kerana hadir dalam Mesyuarat Agung Tahunan PIBG kali ke-37 secara maya.

2. Pengetua amat berbesar hati kerana YB Dato’ Muhammad Yusoff bin Mohd Noor, ADUN
Sungai Dua dapat turut bersama-sama di dalam majlis ini.

3. Pengetua memanjatkan kesyukuran kerana masih dapat berkumpul walaupun secara maya dan
selaras dengan SOP.

4. Hal ini juga adalah sebagai transformasi sistem pendidikan negara kita yang turut sama menerima
tempias akibat kemelut Covid-19.

5. Pengetua juga menyatakan bahawa walaupun berada di dalam pandemik, beliau bersyukur kerana
SMK Datuk Haji Ahmad Said masih mencapai banyak kejayaan sepanjang tahun 2020.

6. Hal ini adalah di atas usaha dan kerjasama guru dan waris menerusi PIBG. PIBG SMK datuk Haji
Ahmad Said sentiasa memberi sokongan kepada pihak sekolah.

7. Pengetua mengucapkan jutaan terima kasih di atas sumbangan dan kerjasama PIBG sepanjang
tahun 2020 dan berharap PIBG akan terus memberi sumbangan kepada pihak sekolah.
 8. Sepanjang PKP, banyak program telah berjalan demi kemenjadian murid. Walaupun waris
bimbang kerana anak-anak tidak dapat menjalani persekolahan secara bersemuka, tetapi kita tidak
ada pilihan lain.

9. Pengetua amat menghargai jasa komitmen ibu bapa untuk memantau pelajaran anak di rumah.
Hal ini termasuklah memberi kemudahan penggunaan peranti untuk PDPR, mempelajari pelbagai
bentuk aplikasi atas talian, memngambil tahu jadual PDPR anak masing-masing, memberi masa
kepada guru jika lambat memberi respond dan menyokong kaedah PDPR guru.

10. Pengetua juga memaklumkan bahawa guru-guru telah menyediakan bahan di pondok pengawal
untuk kemudahan PDPR murid. Ibu bapa digalakkan supaya terus berinteraksi dengan pihak
sekolah semasa PDPR.

11. Kelas bimbingan secara atas talian juga diadakan khusus untuk anak-anak Tingkatan 5 yang akan
menduduki SPM.

12. UBK SMK Datuk Haji Ahmad Said juga telah menyediakan beberapa siri motivasi secara atas
talian. Hal ini kerana PKP telah menjejaskan emosi murid. Program motivasi ini dapat memberi
suntikan motivasi kepada murid.

13. Sebelum mengakhiri ucapan, Pengetua sekali lagi mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
di atas kehadirtan pada malam ini.

14. Pengetua juga memaklumkan bahawa seorang guru akan bersara pada akhir Oktober, oleh itu
beliau menjemput En Hussin Bin Ahmad untu menyampaikan sepatah dua kata.

15. Pengetua berharap agar perjalanan mesyuarat akan berjalan lancar dan beroleh keberkatan.

Ucapan En Hussin Bin Ahmad

1. En Hussin Bin Ahmad, guru Bahasa Inggeris SMK Datuk Haji Ahmad Said mengucapkan terima
kasih terutama kepada Puan Pengetua kerana memberi peluang kepada beliau untuk berucap.

2. Beliau juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak dan memaklumkan bahawa beliau
akan bersara pada 25 Oktober 2021, setelah berkhidmat selama 33 tahun di SMK datuk Haji
Ahmad Said.

3. Beliau memohon ampun dan maaf di atas kekhilafan beliau sepanjang bertugas di SMK Datuk
Haji Ahmad Said.

4. Sokongan moral yang tidak putus-putus dari semua rakan dan ibu bapa amat beliau hargai.

5. Beliau juga mengucapkan syabas pada PIBG dan waris terutama dalam kecemerlangan akademik
yang telah dicapai oleh sekolah,
Ucapan YDP PIBG, Encik Zahar bin Zainul

1. Encik Zahar bin Zainol mengucapkan terima kasih kepada pengerusi majlis dan semua pihak
yang hadir pada malam ini.

2. Beliau juga mengucapkan tahniah kepada ibu bapa yang hadir dalam mesyuarat agung PIBG
secara atas talian.

3. Beliau juga menyatakan bahawa pendemik telah membawa kebaikan kepada kita semua kerana
kita telah belajar menggunakan teknologi kerana tidak mempunyai pilihan lain.

4. Selain itu, pengajaran guru juga boleh dipermudahkan melalui saluran Youtube, TV Pendidikan
dan sebagainya.

5. Beliau juga menyatakan keperluan kepada pihak sekolah untuk memiliki beberapa buah android
TV sebagai kemudahan kepada guru. Guru hanya bertindak sebagai pemudah cara.

6. Beliau juga memperingatkan bahawa sekolah adalah hak masyarakat dan tempat untuk mendididk
anak-anak menjadi manusia.

7. Oleh itu, kerjasama ibu bapa dan guru amat diperlukan.

8. Beliau turut menyatakan kesedihan kerana terdapat juga murid yang tidak mampu mengikuti
PDPR kerana kekangan gajet dan sebagainya.

9. Beliau juga menyatakan bahawa ada beberapa cadangan ibu bapa yang tidak boleh
dipertimbagkan oleh pihak sekolah kerana tertakluk dengan peraturan dan tindakan sekolah perlu
selaras dengan Kementerian Pendidikan Malaysia.

Ucapan YB Dato’ Muhammad Yusoff bin Mohd Noor, ADUN Sungai Dua dan ucapan perasmian majlis.

1. YB Dato’ Muhammad Yusoff bin Mohd Noor, ADUN Sungai Dua mengucapkan terima kasih
kerana menjemput beliau untuk merasmikan majlis, walaupun secara atas talian.

2. Menurut beliau, SMK Datuk Haji Ahmad Said telah memberikan sumbagan yang banyak kepada
masyarakat setempat.

3. Bajet kewangan dalam pendidikan juga banyak pada setiapa tahun kerana sektor pendidikan
adalah sektor utama negara. Hal ini kerana ada guru di setiap kejayaan seseorang insan.
Pendidikan juga adalah medium untuk mengubah masyarakat.

4. Walaupun secara maya, guru-guru tetap menyampaikan amanah masing-masing.

5. Peranan empat pihak yang utama, iaitu guru, ibu bapa, murid dan masyarakat adalah sangat
penting untuk mengubah masyarakat. Oleh itu, empat pihak ini perlu bersama-sama
mengembleng tenaga untuk mencapai kejayaan.
 6. Beliau juga berharap pendemik akan segera berakhir dan kita semua dapat menjalani kehidupan
seperti biasa. Beliau bersyukur kerana Pulau Pinang telah memasuki fasa ketiga dan akan
memulakan sesi persekolah tidak lama lagi.

7. Beliau juga maklum tentang masalah yang dihadapi oleh semua pihak di dalam proses PDPR. Hal
ini seperti murid terpaksa berkongsi peranti dengan adik beradik yang lain, jaringan internet,
keadaan kewangan keluarga dan keadaan masyarakat itu sendiri seperti rumah yang tidak sesuai
untuk PDPR.

8. Walaubagaimanapun, disebabkan pendemik, kita terpaksa meneruskan sesi PDPR juga, Oleh itu,
sokongan ibu bapa untu memotivasi anak adalah sangat penting.

9. Pelbagai program telah diadakan oleh pihak sekolah untuk peningkatan prestasi murid secara di
atas talian.

10. Beliau juga menyatakan komitmen untuk membantu murid yang menghadapi masalah berkaitan
peranti.

11. Beliau juga menyatakan kepentingan peranan yang dimainkan oleh PIBG. Oleh itu, beliau
berharap PIBG akan terus bekerjasama untuk masa depan murid.

12. Beliau juga menyatakan komitmen untuk menambahkan kemudahan di SMK Datuk Haji Ahmad
Said, seperti bangunan tambahan untuk menampung pertamabahan murid dan sebuah dewan bagi
kegunaan pihak sekolah.

13. Akhir sekali, beliau berharap SMK Datuk Haji Ahmad Said akan terus cemerlang di dalam
akademik dan Ko-kurikulum. Ucapan tahniah juga di atas kejayaan yang telah dicapai oleh pihak
sekolah.

14. Dengan lafaz Bismisllahirahmanirrahim, beliau merasmikan majlis Mesyuarat Agung Tahunan
PIBG, SMK Datuk Haji Ahmad Said kali ke-37.

Agenda 2 Membentang dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung Kali Ke-37.

Minit Mesyuarat

1. En. Abdul Razak bin Ahmad mencadangkan agar YDP PIBG, Encik Zahar bin Zainul
meneruskan majlis sebagai pengerusi sementara.

2. Puan Jazmina Binti Jaafar menyokong cadangan tersebut.

3. Pn. Rohana Binti Ismail telah membentangkan minit mesyuarat di dalam buku program pada
muka surat 18-21.

4. En. Abdul Razak bin Ahmad mencadangkan agar minit mesyuarat ini diterima dan En Zamri Bin
Hassan menyokong cadangan ini.
Laporan Aktiviti.

1. Pn. Rohana Binti Ismail telah membentangkan laporan aktiviti sepanjang tahun 2020 di dalam
buku program pada muka surat 23-24.

2. En Jaafar bin Ismail mencadangkan agar laporan aktiviti ini diterima dan disokong oleh En.
Abdul Razak bin Ahmad.

Agenda 3 Membentang dan Menerima Laporan Aktiviti Tahunan PIBG

1. Pn. Rohana Binti Ismail telah membentangkan laporan aktiviti sepanjang tahun 2020 di dalam
buku program pada muka surat 23-24.

2. En Jaafar bin Ismail mencadangkan agar laporan aktiviti ini diterima dan disokong oleh En.
Abdul Razak bin Ahmad.

Agenda 4 Membentang dan Meluluskan Penyata Kewangan PIBG berakhir 31 Disember 2018.

1. Pn Romawati binti Mat Yusof membentang penyata kewangan di dalam buku program pada
muka surat 30.

2. Beliau menyatakan baki kewangan PIBG adalah RM 15640.84. Baki ini adalah sehingga 31
Disember 2020.

3. En. Abdul Razak bin Ahmad menanyakan soalan berkaitan dengan nilai negatif yang terdapat di
dalam penyata perbelanjaan kewangan PIBG.

4. Pn Romawati binti Mat Yusof menerangkan bahawa nilai negative ini adalah berpunca dari
kewangan 2019 lagi. Di mana wang ini adalah digunakan untuk program PT3 dan melebihi dari
sumbagan yang diterima untuk program kecemrlangan PT3.

5. En. Abdul Razak bin Ahmad memberi sumbagan supaya menggunakan wang kecemerlangan
SPM bagi mengatasi masalah nilai negatif dalam perbelanjaan PIBG. Hal ini kerana murid PT3
ini juga adalah murid yang sama untuk SPM 2021.

6. Cadangan ini disokong oleh Pn Jazmina Binti Jaafar.

Agenda 5 Membahas Usul

5.1 USUL DARI JAWATANKUASA PIBG:

5.1.1 Sumbangan PIBG bagi setiap keluarga adalah kekal sebanyak RM50.
5.1.2 Meneruskan projek 1 Rim Kertas 1 Keluarga.
 5.2 En. Azrul Affendi bin Ahmad mencadangkan agar pihak PIBG mencari dana sendiri bagi
menyumbang kertas A4. Hal ini kerana menurut beliau, tidak semua keluarga mampu untguk
memberi sumbangan.
5.3 Walau bagaimanapun, En. Abdul Razak bin Ahmad telah memberi penjelasan bahawa
sumbangan tidak dipaksa dan ikhlas daripada ibu bapa.
5.4 En. Abdul Razak bin Ahmad mencadangkan agar usul diterima dan disokong oleh En Azad Bin
Aziz.

5.2 USUL DARIPADA WARIS

5.2.1 Tiada usul daripada pihak waris.

5.3 CADANGAN WARIS

5.3.1 Terdapat cadangan daripada pihak waris seperti hanya bersekolah selama 3 hari seminggu,
tidak dapat dilaksanakan kerana pihak sekolah tertakluk kepada KPM.

5.4 USUL SECARA LISAN

5.4.1 Tiada usul secara lisan.

Agenda 6 Pembubaran AJK PIBG

1. En Jaafar bin Ismail mencadangkan agar pembubaran AJK PIBG 2020 dan disokong oleh Pn.
Rohana Binti Ismail.

Agenda 7 Perlantikan Pengerusi Mesyuarat

1. En. Abdul Razak bin Ahmad mencadangkan agar YDP PIBG, Encik Zahar bin Zainul
meneruskan majlis sebagai pengerusi sementara.

2. Puan Jazmina Binti Jaafar menyokong cadangan tersebut.

Agenda 8 Melantik Ahli Jawatankuasa PIBG Sesi

8.1 Perlantikan Ahli jawatankuasa PIBG dimulakan.

1. Yang Dipertua : En Zahar bin Zainul

2. Cadangan :
Sokongan : En. Abdul Razak bin Ahmad

3. Naib Yang Dipertua : En Zamri Bin Hassan

Cadangan : En. Abdul Razak bin Ahmad
Sokongan : Pn. Rozita

8.1.1 AJK GURU

 Lantikan daripada Pn. Zarifah Binti Omar, Pengetua SMK Datuk Haji Ahmad Said

4. Setiausaha :

5. Bendahari :

6. AJK :
:

:
:

8.1.2 AJK WARIS

1. : Pn Che Rodziah
Cadangan : Pn Junaidah
Sokongan : En Jaafar Bin Ismail

2. :En Jaafar
Cadangan : Pn Junaidah Binti Ismail
Sokongan : En Razzy Bin Ismail

3. : En Razzy Bin Ismail

Cadangan : En. Abdul Razak bin Ahmad
Sokongan : Pn Rozita

4.
Cadangan :
Sokongan :

5. :
Cadangan :
Sokongan :

Agenda 9 Pemilihan dua Juruaudit Dalaman PIBG Sesi 2019/2020

1. Guru :
Cadangan :
Sokongan :

2. Waris : En Azad Bin Aziz

 Cadangan : En. Abdul Razak bin Ahmad
Sokongan : Pn Sharifah Safinah

Agenda 10 Ucapan Penangguhan

10.1 En Mohammad Hussin menanyakan soalan tentang bila kutipan akan mula dijalankan.
10.2 Pengetua memaklukan bahawa selepas JPN Pulau Pinang meluluskan minit mesyuarat, maka
kutipan PIBG akan bermula.

Mesyuarat ditangguhkan jam.

Pencatat Minit Mesyuarat:

1. Noor Aida binti Yusof
2. Nor Hanizan binti Abdul Halim
3. Khairunniza binti Abdul Hamid
4. Zuraini binti Abdul Aziz
5. Maisarah binti Awang Embon

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

……………………………. …………………………………

Setiausaha PIBG, Yang DiPertua PIBG

SMK Datuk Haji Ahmad Said, Butterworth SMK Datuk Haji Ahmad Said, Butterworth