EKSA : MESYUARAT & LATIHAN AJK EKSA ZON DAERAH TAMBUNAN [12/5/2017]

NOTA PENDEK : EKSA

EKSA = Ekosistem Kondusif Sektor Awam.

Penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam = sejak Januari 2014.
Prinsip amalan 5S = Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke
1. Sisih Asing & lupus barang yg tidak perlu tanda dgn tag merah/kuning.
2. Susun Kaedah First-In-First-Out (FIFO) KPI masa mencari 30saat Labeling & Parking.
3. Sapu Agih tugas pembersihan - Ownership ruang fasiliti (zon).
4. Seragam Seragamkan susunan/bentuk/filing/nombor/rujukan/labeling.
5. Sentiasa amal Usaha kekalkan 4 amalan 5S pertama + penambahbaikan berterusan.
Prinsip/Elemen EKSA =
1. Imej Korporat
2. Persekitaran Kerja Kondusif
3. Kepelbagaian Agensi
4. Kreativiti & Inovasi
5. Amalan Hijau / Go green
Dasar EKSA (PKK Keningau) =
Polisi = Amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam menjadi Budaya kerja warga
Pejabat Kesihatan Kawasan Keningau untuk peningkatan kualiti kerja serta
pemberian perkhidmatan yang cemerlang dan produktif dalam
persekitaran yang selamat, selesa dan mesra pelanggan.
Visi = Suasana kerja yang selamat, sihat dan berkualiti kearah kecemerlangan
Pejabat Kesihatan Kawasan Keningau.
Misi = Membudayakan amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam secara
berkualiti, Praktikal dan berterusan bagi mencapai suasana kerja yang
kondusif untuk kecemerlangan Pejabat Kesihatan Kawasan Keningau.

Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa.
Objektif Meningkatkan disiplin diri & semangat kerja berpasukan di kalangan warga PKK Keningau.
EKSA Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yg ditawarkan.
Mewujudkan budaya kerja yang ceria dan efektif.

Slogan EKSA = MENJANA EKOSISTEM YANG KONDUSIF, BERKUALITI DAN PRODUKTIF

Bilangan Zon (Fasiliti) EKSA di bawah PKK Kgu = 53 Zon.

Bilangan Zon Eksa di daerah Tambunan = 13 Zon (spt di bawah) :
[PKD,KKIA,KKS,KKP,K1M,Rompon,Lotong,Kirokot,T.Liwan,Lumondou,Garas,Nambayan,Toboh]

Audit Dalaman EKSA pertama akan diadakan dalam bulan Julai 2017.
Komponen Penilaian Audit EKSA =
KOMPONEN UTAMA
A Keperluan Utama Pelaksanaan
B Ruang Tempat Kerja / Pejabat
C Tempat Umum
D Keselamatan Persekitaran
E Kawasan Persekitaran Pejabat
F Tempat Khusus
KETERANGAN KOMPONEN
A1. Dasar / Polisi 5S
A2. JK Pelaksana
A3. Penglibatan pengurusan atasan
A4. Penilaian kendiri
A5. Pengiktirafan
A6. Pembudayaan kreativiti & inovasi
A7. Tindakan penjimatan/ go green
FIZIKAL
B1. Lantai
B2. Dinding & siling
B3. Lampu & soket
KEPERLUAN UMUM
B4. Susun atur peralatan
B5. Keadaan peralatan
B6. Pelabelan & papan tanda / tanda arah
B7. Perhiasan
B8. Keperluan utama
RUANG KERJA
B9. Meja kerja warga / workstation / kubikel kerja
B10. Bilik pegawai
B11. Stor peralatan pejabat
B12. Bilik fail
B13. Sudut / bilik cetak / bilik dokumentasi
B14. Bilik pemandu
B15. Bilik server / terperingkat
C1. Lobi utama / ruang hadapan
C2. Kaunter utama
C3. Ruang menunggu
C4. Laluan utama / koridor
C5. Bilik mesyuarat
C6. Perpustakaan / pusat sumber
C7. Surau / bilik solat
C8. Lif
C9. Pantri / tempat minum
C10. Tandas
D1. Pelan Tindakan Kecemasan
D2. Pendawaian/ kabel
D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran
D4. Laluan/ Tangga Kecemasan
D5. Kunci
E1. Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri
E2. Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan
Tempat-tempat khusus di agensi mengikut Kluster:
F1.Keselamatan
F2.Pentadbiran
F3.Sosial
PELAKSANAAN EKSA DI FASILITI / ZON :
Perancangan EKSA = Plan Do Check Act = (PDCA) Plan with Gantt Chart.
Pembentukan JK Pelaksana EKSA = Ketua Zon Setiausaha JK Latihan/Promosi/Audit/Inovasi
Mesyuarat JK Kecil EKSA = di fasiliti sebelum 12 Mei 2017.
Menyediakan pelan = Pelan lantai + laluan kecemasan + lampu hantar sebelum 14 Mei 2017.
Pewujudan zon EKSA di fasiliti = pembahagian & ownership zon di fasiliti.
Latihan EKSA di fasiliti = kepada semua ahli sebelum 19 Mei 2017.
Penyediaan fail EKSA di fasiliti = Perlu ada :
Dasar (Polisi,Visi,Misi) & Objektif EKSA PKK Kgu
Logo & Slogan EKSA PKK Kgu
Carta organisasi EKSA : Ketua Zon Setiausaha JK Latihan/Promosi/Audit/Inovasi
Pelan lantai + pembahagian & ownership zon di fasiliti
Carta perbatuan / Gantt Chart / Takwim
Surat perlantikan jawatankuasa peringkat zon (fasiliti)
Minit mesyuarat Panggilan mesyuarat, Senarai kehadiran, Minit mesyuarat
Laporan Audit Laporan audit dalaman EKSA
Laporan Aktiviti Penerangan ringkas + gambar aktiviti, gambar sebelum&selepas, +date
Penghargaan Penghargaan kpd zon, cth: hasil inovasi / sumbangan lain.
Garis panduan pelaksanaan EKSA PKK Kgu

Pewujudan Sudut EKSA di fasiliti = Perlu ada :

Dasar EKSA Jabatan
Carta organisasi EKSA
Gambar aktiviti Sebelum & Selepas (berserta tarikh)
Pelan lantai
Carta perbatuan / Gantt Chart / Takwim
Informasi / hebahan EKSA
Tarikh kemaskini sudut EKSA

Pengurusan Aset = Kemaskini aset di fasiliti sebelum 26 Mei 2017.

Keperluan Umum = Paparkan pelan lantai & lampu, senarai aset alih kerajaan (KEW.PA-7), etika.
Bilik Fail = Senarai indeks & no. Fail, seragamkan tetulang file mengikut templat dari PKK Kgu
Aktiviti EKSA = Merancang dan melaksana program /aktiviti EKSA secara berkala (JK Pelaksana)

Sila rujuk Garis Panduan EKSA PKK Keningau untuk maklumat pelaksanaan EKSA yg lebih lanjut.