MINIT CURAI

MESYUARAT PENGURUSAN GURU PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SEKOLAH RENDAH DAERAH JOHOR BAHRU TAHUN 2013

Tarikh : 24 Disember 2013

Tempat : SK Temenggung Abdul Rahman 1 Johor Bahru
Masa : 8.00 pagi hingga 5.00 petang
Pengerusi : Encik Ahmad Taufik Bin Hamzah
Penolong PPD Pembangunan Kemanusiaan

1. Perutusan Pengerusi
1.1 Ucapan alu-aluan
Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih di atas kehadiran dan kerjasama yang
diberikan oleh Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid Sekolah Rendah Daerah
Johor Bahru serta menyatakan tujuan mesyuarat diadakan.
1.2 Kes-kes Pengurusan Hal Ehwal Murid :-
● Skim Pinjaman Buku Teks
# Terdapat sekolah yang tidak membuat tempahan buku aktiviti untuk sesi 2014.
● Program Penyayang
# Terdapat sekolah yang tidak menyediakan banner mengalu-alukan kehadiran
murid ke sekolah.
# Guru perlu ada di pintu pagar untuk mengalu-alukan kehadiran murid pada hari
pertama persekolahan.
1.3 Maklum balas minit mesyuarat PPD :-
● Terdapat sekolah yang belum mahir menjadikan KPI ponteng dan disiplin sebagai
asas bagi merancang program disisplin.
● Sistem dokumentasi kurang diberi perhatian dan kurang kemas. Pengurusan
sistem fail HEM masih tidak teratur. Contohnya fail SPBT ada 10 buah dan fail
PPDa pula 6 buah.
● Merancang mengadakan pemantauan susulan jika terdapat sekolah yang masih
tidak mencapai KPI yang telah ditetapkan.
● Masih terdapat guru yang kurang memberikan komitmen yang baik dari segi etika
berpakaian semasa mengadakan aktiviti luar kelas. Contohnya guru mengajar
Pendidikan Jasmani dengan memakai kasut tumit tinggi.
● Sudut PPDa merupakan salah satu medium maklumat untuk memberikan
pendidikan pencegahan dadah kepada warga sekolah. Surat Pekeliling Ikhtisas
Bil 3/2004 bertarikh 11 Mac 2004 “Memperluaskan Pendidikan Pencegahan
Dadah Di Sekolah”.
1.4 Program Pengurusan HEM Peringkat KPM Tahun 2014
● e-Kehadiran
● e-Disiplin
 1.5 Pengurusan Kantin
● Surat Akta Rahsia
# Perlu ditandatangani oleh ahli jawatankuasa tender kantin sekolah.
# Maklumat tender kantin baru yang terpilih telah tersebar sebelum mesyuarat
tender kantin peringkat daerah dijalankan.
1.6 Daftar Murid Cicir
● Awal persekolahan gunakan register sementara.
● Murid yang tidak hadir hingga 15hb dikira murid cicir dan tidak perlu tulis nama
tersebut dalam register sebenar.

2. Pengurusan Hal Ehwal Murid 2013/2014

2.1 Encik Salim Bin Ibrahim
2.1.1 Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
● Permohonan untuk KWAPM awal tahun 2014 bagi (SR tahun 2-6) kini dalam
proses akhir sebelum pembayaran di Bahagian Kewangan KPM.
●Senarai KWAPM e-Kasih telah diedarkan ke sekolah-sekolah yang terlibat :-
# RM 400.00 – Miskin
# RM 450.00 – Miskin Tegar } selewat-lewatnya
segera buat pembayaran kepada ibu bapa
minggu pertama sekolah
● Permohonan untuk murid Tahun 1 dan pelarasan pada bulan Januari 2014.
● Permohonan untuk murid Tingkatan 1 (SM) juga pada bulan Januari 2014.
● Permohonan mesti menggunakan Borang BPR format baru (2014) softcopy
dan hardcopy (muat turun BPR format baru dari berita PPD pada 30.12.13).
● Borang Selengkap hantar softcopy sahaja.
● Gunakan No. K/P murid (bukan S/B).
● Pendapatan ibu bapa RM 830.00 dan perkapita RM 210.00.
2.1.2 Rancangan Makanan Tambahan (RMT)
● Makan untuk murid tahun 2-6 ialah mulai hari pertama persekolahan 2014.
● Makan untuk murid tahun 1 & cicir ialah mulai pada 1 Februari 2014.
● Kos makan seorang murid telah dinaikkan daripada RM 1.80 kepada
RM 2.50 X 190 hari.
● Perjanjian menyediakan khidmat makan RMT dengan pengusaha hendaklah
disemak.
● Pendapatan ibu bapa RM 520.00 dan perkapita RM 130.00.
● Perkara 6 SPK Bil 1/2013 : RMT tidak dijalankan sepanjang bulan puasa bagi
murid-murid Islam. Pembelian makanan untuk dibawa pulang tidak
dibenarkan.
● Perkara 7 : JBPS mesti bermesyuarat untuk memilih murid yang layak RMT
dan Borang Permohonan RMT perlu diisikan dahulu oleh ibu bapa.
● Perkara 18 : JK RMT Sekolah hendaklah memantau pengurusan makan
RMT dan pematuhan menu RMT oleh pengusaha.
 ● Perkara 24 : Menu RMT hendaklah mengikut 20 jenis menu yang telah
ditetapkan. Sila rujuk Buku Garis Panduan RMT. Pihak sekolah dicadangkan
untuk memilih 5 menu secara bergilir-gilir mengikut kesesuaian dan kesukaan
murid.
● Pindaan SPK Bil 1/2013 bertarikh 19.08.2013
# Perkara 12 : Sekolah yang menerima peruntukan RMT hendaklah
mengakaunkan jumlah yang diterima di bawah lajur Bantuan Persekolahan
yang lain dalam Buku Tunai KWK dan hendaklah menyelenggarakan
Akaun Subsidiari RMT.
# Perkara 17 : Semua baki tahun semasa RMT boleh dibawa ke tahun
hadapan dan tidak dianggap sebagai sebahagaian peruntukan tahun
hadapan.
● Borang Pesanan RMT
# Sekolah dikehendaki membuat borang pesanan harian (dua hari sebelum
dari tarikh makan, disusun dan dijilidkan mengikut urutan nombor siri)
selain Borang Pesanan Sekolah (LO) untuk di hantar kepada pembekal.
Kedua-dua borang pesanan ini perlu diserahkan semasa bayaran
dilakukan.
# Borang Pesanan Harian ini perlu dibuat oleh pihak sekolah kepada
pembekal makan RMT dan pihak pembekal perlu kepilkan salinan asal
borang ini semasa membuat tuntutan.
● Permohonan RMT 2014 untuk murid-murid Tahun 1 & cicir hendaklah dibuat
sebelum 10 Januari 2014. Murid tersebut makan RMT mulai 1 Februari 2014.
● Murid RMT yang berpindah sekolah :-
# Hubungi sekolah baru untuk mengesahkan murid tersebut berada di
sekolah berkenaan.
# Ada, baru kira baki hari RMT dan terus buat/kirim cek ke sekolah tersebut
● Pembekal makan mesti membuat tuntutan RMT pada setiap bulan. Jangan
dikumpul.
● Rujuk Menu RMT : air teh dan kopi tidak dibenarkan untuk murid.
● Murid Tahun 2-6 makan 190 hari, Tahun 1 dan pelarasan tolak bilangan hari
dalam bulan Januari.
● Wang lebihan makan RMT biarkan dalam akaun sekolah sehingga arahan
baru. Wang lebihan daripada jumlah permohonan murid dipulangkan ke Unit
Kewangan, JPNJ. Contohnya mohon 30 orang, wang masuk 35 orang.
● Murid yang telah mohon dalam Tahun 2-6 jangan dimasukkan lagi dalam kes
cicir.
2.1.3 Bantuan Khas Persekolahan Awal Tahun 2014 (RM 100.00)
● Kelayakan murid terima Bantuan Khas :
# Murid warganegara Malaysia
# Murid bukan warganegara tetapi salah seorang ibu atau bapanya
warganegara
# Murid Tahun 1 hingga Tingkatan 5 pada tahun 2014
# Bersekolah di Sekolah Kerajaan atau Sekolah Bantuan Kerajaan
● Garis panduan Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia Tahun 2014
akan diedarkan ke sekolah pada 31.12.2013
● Bantuan akan dimasukkan ke akaun KWK sekolah secara berperingkat oleh
Bahagian Kewangan, KPM mulai 15 Januari 2014.
 # Untuk kepastian pihak sekolah telefon pihak bank pada 15.01.2014 pukul
11.00 pagi
● Sekolah mengeluarkan wang daripada bank dan mengagihkan secara tunai
dalam tempoh 14 hari daripada tarikh wang masuk atau selewat-lewatnya
pada 15 Februari 2014.
● Sebarang pemotongan wang bantuan oleh pihak sekolah tidak dibenarkan.
● Senarai Akuan Penerimaan ditandatangan oleh :-
# SR = Ibu atau bapa murid
# SM = Ibu / bapa atau murid itu sendiri } untuk
Disimpan dalam fail sekolah
audit
● Rumusan Akuan Penerimaan hendaklah dihantar oleh pihak sekolah kepada
PPD (Unit HEM) pada atau sebelum 28 Februari 2014.
● Murid yang berpindah sekolah dan belum menerima wang bantuan ini,
hendaklah dibayar oleh sekolah baharu.
● Sekolah yang hendak memohon peruntukan tambahan, hantar surat
permohonan berserta Rumusan Akuan Penerimaan ke PPD sebelum 28
Februari 2014.
● Lebihan wang peruntukan dipulangkan ke KPM pada 31 Mac 2014.
2.1.4 Buku Rekod Kedatangan Murid 2014
● Kehadiran murid hendaklah direkodkan mulai daripada hari pertama
persekolahan.
● Rekod Kedatangan Sementara yang seragam disediakan oleh GPK HEM
boleh digunakan sehingga 15 Januari 2014 sahaja.
● Buku Rekod Kedatangan yang rasmi hendaklah dilengkapkan segala
maklumat diri murid, kehadiran murid dan maklumat-maklumat penting yang
lain sebelum 31 Januari 2014.
● GPK HEM hendaklah menyemak dan tandatangan disahkan pada Buku
Rekod Kedatangan Murid pada setiap hujung bulan.
● Susunan nama murid hendaklah diisikan seragam mengikut abjad,
dimulakan dengan nama murid-murid lelaki dan kemudian nama murid-
murid perempuan.
● Buku Rekod Kedatangan Murid hendaklah disimpan di pejabat sekolah
dalam keadaan yang paling selamat.
● Maklumat murid hendaklah ditulis tangan, tidak boleh ditaip atau ditampal.
● Guru Kelas dan GPK HEM bertanggungjawab ke atas Buku Rekod
Kedatangan Murid. Jika berlaku kehilangan dokumen ini, hendaklah dibuat
Laporan Polis.

2.2 Encik Nazli Nazri Bin Abu Hassan

2.2.1 Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
● Buku stok telah dikemaskinikan untuk Tahun 2-6
# Telah ada pergerakan buku keluar masuk untuk tahun-tahun tersebut.
● Tahun 5 tiada bekalan kerana tahun akhir penggunaan buku tersebut.
● Pesanan buku untuk tahun berikutnya dilebihkan mengikut anggaran
kerosakan tahun semasa.
● Pesanan buku teks dibuat menggunakan sistem Buku Teks oleh guru SPBT,
disemak oleh GPK HEM dan disahkan oleh Guru Besar.
● Terdapat sekolah yang menerima buku walaupun tidak membuat pesanan.
Tindakan yang perlu diambil adalah :-
# Terima dan proses buku tersebut
# PPD akan lelong peringkat daerah
● Pelupusan Buku Teks :-

# Definisi pelupusan
Satu proses untuk mengeluarkan rekod awam (buku teks) yang secara
fizikalnya ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan atau diperlukan
lagi dan perlu dikeluarkan daripada simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.
# Akta Arkib Negara Malaysia
Merujuk kepada peruntukan seksyen 25 - 29 Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629] yang berkuat kuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan
sebagai bahan bercetak iaitu rekod awam yang perlu dilupuskan mengikut
prosedur yang telah ditetapkan.
# Tempoh hayat buku teks yang boleh dibuat pelupusan :-
■ Jangka masa buku teks yang boleh digunakan adalah berdasarkan
kualiti fizikalnya seperti:
 4 tahun bagi buku teks SPBT (SM)
 3 tahun bagi buku teks SPBT (SR)
■ Namun jika buku teks masih elok dari segi fizikal hendaklah terus
digunakan walaupun tempoh hayat telah sampai.
# Buku teks yang perlu dilupuskan ialah :-
■ Buku teks rosak akibat penggunaan biasa atau bencana alam.
■ Buku teks yang tamat penggunaan kerana perubahan kurikulum.
■ Buku teks yang ditarik balik penggunaannya atas arahan KPM.
■ Buku aktiviti bagi semua mata pelajaran. (KIV)
# Tatacara pelupusan :-
■ Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh
Pengetua/ Guru Besar)
■ Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah.
■ Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod
Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JPN.
■ JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan secara
berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah. JPN boleh
membuat pemantauan ke sekolah.
■ JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut
kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.
■ JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia dan
menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat.
■ Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan
mengikut JPN masing-masing.
■ Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke
Arkib Negara.
■ Sekolah mengemaskini buku stok.
 # Pengutipan buku teks untuk pelupusan :-
■ Kontraktor dilantik oleh JPN.
■ Buku teks yang akan dilupuskan perlu diikat atau dibungkus mengikut
judul dan disimpan berasingan.
■ Buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan dikutip oleh
kontraktor termasuk buku Agama Islam.
# Kaedah pelupusan yang boleh dilaksanakan oleh pihak sekolah :-
■ bakar – bukti ■ rincih
■ tanam ■ kitar semula
■ padam
# Daerah Johor Bahru – pelupusan buku teks diserahkan kepada kontruktor
yang dilantik
2.2.2 Pengurusan Program Susu 1Malaysia
● Tiada kes keracunan/alahan susu/ simptom klinikal di Johor Bahru
sehingga akhir tahun 2013.
● 2014 – Audit dari Kementerian untuk Program Susu 1Malaysia bagi Daerah
Johor Bahru
● Laporan penerimaan dan agihan susu
# 2013 – Pra audit Program Susu 1Malaysia untuk membantu sekolah
menguruskan susu dengan betul
● Agihan Susu 1Malaysia 2014 :-
# Bermula pada Februari
# Penerimaan susu dari pertengahan Januari
# Pembekal Konsuma Sdn. Bhd.
# Dapatkan kebenaran ibubapa/penjaga
# Penghantaran dibuat 2 minggu sebelum di minum
● Kriteria Penerima PS1M :-
# SR Kategori Luar Bandar : Semua murid layak
(Tahun 1 hingga 6 termasuk Pendidikan Khas)
# SR Kategori Bandar : Murid RMT sahaja
● Prosedur Penerima PS1M :-
# Pastikan semua bekalan dalam keadaan baik
# Semak jumlah diterima dan tarikh luput.
# Tanda tangan SAP & DO
# Rekod dalam Buku Penerimaan Susu (log) dengan kaedah yang betul.
■ Audit Negara 2012
● Pemberian PS1M :-
# Bekalan susu pada bulan Ramadhan untuk murid bukan Islam sahaja
# Susu diberi dua kali dalam seminggu.
# Pastikan semua kotak susu baik.
# Pastikan semua tata cara minum susu dipatuhi.
2.2.3 Pengurusan Pendidikan Pencegahan Denggi
● 11 kematian telah dilaporkan (seorang pelajar SM daerah Johor Bahru).
● Tutup semua lubang di antara penutup tangki septik menggunakan simen
atau tar.
● Jalankan Aktiviti Berikut Bagi Menangani Denggi :-
 Skuad Denggi
 Kempen Denggi
  Ceramah
 Pertandingan poster
 Buku Skrap dll.
 Gotong royong
2.2.4 Keselamatan Sekolah (3K)
● Letakkan tanda peringatan di tempat-tempat yang strategik :-
# Bangunan
# Persekitaran sekolah
# Penggunaan harta/bilik
# Tangga dan lantai
# Kawasan curam
# Kawasan tanaman/rekreasi
● Garisan kuning :-
# Di sepanjang longkang
# Kawasan larangan/bahaya
# Tangga/kaki lima

3. Hal-hal lain
3.1 Pencapaian Daerah Johor Bahru 2013
● UPSR – Tempat Pertama
● PMR – Tempat Pertama
● Kokurikulum – Tempat Pertama
3.2 Maklum balas mesyuarat Pengetua/Guru Besar
● Elakkan kes gangguan seksual :-
# Guru lelaki – murid perempuan
# Guru lelaki – pekerja perempuan
# Guru lelaki – murid lelaki
# Guru lelaki – guru perempuan
# Guru perempuan – murid lelaki
● Elakkan kes penyalahgunaan dadah
● Perubahan logo, visi dan misi Kementerian Pendidikan Malaysia
● Senarai keperluan awal persekolahan
● Pembersihan dan kawalan keselamatan
# Pekerja pembersihan swasta hari Ahad cuti ganti ke hari Jumaat dan hari Sabtu
kerja seperti biasa.
● Pengesahan dokumen pembayaran :-
# Pengetua/Guru Besar bertanggungjawab sepenuhnya
# Jangan tandatangan dokumen kosong
# Potong ada asas
3.3 Taklimat Pengurusan Guru Besar oleh Encik Jamaludin Bin Abd Rahman
● Tranformasi PPD dan 4 KPI Kementerian Pendidikan Malaysia menjelang 2015
# 95 % kehadiran murid
# 10 % peningkatan dalam GPS sekolah
# Sifar sekolah band 6 dan band 7
# 25 % pengurangan jurang antara Bandar dan luar Bandar
● Pertukaran dan penempatan guru merangkumi dengan DTP dan Pelan
Pembangunan Pendidikan
# Akhir 2015 tiada sekolah di band 6 dan band 7
 # Sekolah band 6 dan band 7 mesti mempunyai jumlah guru yang cukup dan
cukup opsyen
# Penempatan guru baru ditempatkan di sekolah-sekolah yang prestasi rendah
jika sekolah tersebut masih kekurangan guru
# Kerja yang dilakukan perlu mengikut KPI Kementerian Pendidikan Malaysia
● Amalan pengurusan kewangan :-
# Ada duit jangan tak belanja
# Ada duit jangan terlebih belanja
# Ada duit jangan salah belanja
● Kawalan kewangan :-
# 10 % kebarangkalian dan kepercayaan pada PT kewangan
# Laporan prestasi setiap 5hb
# Semak buku tunai / subsidari
# Bil tersembunyi
# Tandatangan cek, semak :-
▪ nota minta ▪ baki kewangan
▪ LO ▪ SAP
▪ invois ▪ iventori dan stok
● Penerimaan pelawat/aktiviti dengan NGO/institusi luar :-
# Kebenaran KPM/JPNJ/PPD
# Guru Besar perlu melindungi masa instruksional (MMI)
# Aktiviti keluar sekolah melibatkan murid perlu mendapat kebenaran ibu bapa
dan mengisi borang lawatan
● KPI Disiplin :-
# TOV 2012 – 92.12 % (SR)
91.00 % (SM)
# Daerah Johor Bahru telah mencapai sasaran KPI Disiplin 96.3 %

4. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.00 petang.

Disediakan oleh; Disemak oleh; Disahkan oleh;

…………………………… …………………………………… …….…………………………………

(RAHIMAH MD KORMIN) (AMRIRUDEN MOHAMAD ALI) ( )
GPK HEM, GPK HEM,
SK Majidi Bahru, SK Gelang Patah,
Johor Bahru Johor Bahru