Professional Documents
Culture Documents
Website: http://journal.umy.ac.id/index.php/mrs
DOI: 10.18196/jmmr.5103.
Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit PKU 1
Muhammadiyah Yogyakarta : Studi Kasus pada Pasien Sectio
caesaria
Kata kunci: Beberapa studi mengungkapkan ketidaklengkapan dokumen rekam medis, tulisan dokter yang sulit
Mutu rekam medis, terbaca dan pengelolaan yang terkesan seadanya. Begitu juga di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
pengelolaan rekam Yogyakarta dimana pengelolaan rekam medis ada kendala antara lain kurang lengkapnya dokter
medis, kelengkapan dalam pengisisan rekam medis. Penelitianinimerupakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan
rekam medis rancangan studi kasus. Subyek penelitian adalah dokter, Manajer pengendalian mutu rekam medis,
dan supervisor pengolahan data di unit rekam medis. Data diambil dengan cara observasi, cek
dokumen rekam medis, wawancara mendalam kepada subyek penelitian. Mutu Rekam Medis di
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah baik, ada beberapa kelebihan yaitu sudah
adanya SOP yang dijadikan standar dalam pengisian rekam medis, sudah maksimalnya upaya
penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis,namun ada beberapa kendala diantaranya
keterbatasan waktu pengisian rekam medis, kurang maksimalnya upaya pengorganisasian, dan kurang
maksimalnya pembinaan dan pengawasan dari pihak manajemen.
© 2016 JMMR. All rights reserved
pemusnahan dan kerahasiaan, kepemilikan, peman- Walaupun pelayanan rekam medis di Indonesia
faatan dan pengorganisasian. Isi rekam medis merupa- telah ada sejak zaman penjajahan, namun perhatian
kan sumber informasi pasien sehingga ketidakleng- untuk pembenahan yang lebih baik baru dimulai sejak
kapan rekam medis dapat memberikan dampak yang diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan Ri
tidak baik bagi proses pelayanan kesehatan kepada Nomor 031/Birhup/1972 tentang perencanaan dan
pasien yang nantinya dapat berdampak pada mutu pemeliharaan Rumah Sakit yang mana pada bab 1
pelayanan. Disamping itu, analisis terhadap riwayat pasal 3 dinyatakan guna menunjang terselenggaranya
penyakit serta tindakan medis yang tidak dapat dilaku- rencana induk (master plan) yang baik, setiap rumah
kan secara baik akan berdampak pada keselamatan sakit diwajibkan mempunyai statistik yang mutakhir
pasien.1 serta membina rekam medis yang berdasarkan
Walaupun berkas rekam medis sangat diperlukan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan. Selanjutnya
untuk kepentingn pasien, tenaga kesehatan, rumah Surat Keputusan Menteri RI Nomor 134/Menkes/SK/
sakit dan untuk kepentingan di luar rumah sakit, akan IV78 tentang susunan organisasi dan tata kerja rumah
tetapi kelengkapan, keakuratan pengisian rekam medis sakit menyebutkan bahwa sub bagian pencatatan
dan ketepatan waktu pengambilan rekam medis masih medik. Untuk mendukung peningkatan mutu dan peran
kurang mendapat perhatian. menyebutkan rata-rata rekam medis, dalam SK Nomor 315/PB/RM. Fatwa ini
angka ketidaklengkapan rekam medis di salah satu tidak saja untuk dokter yang bekerja di rumah sakit,
Rumah Sakit di Yogyakarta sebesar 36,8%. Begitu tetapi juga untuk dokter praktik pribadi. Selanjutnya
juga Indreswari (2011) yang melaporkan kelengkapan diterbitkan pula Peraturan Menkes RI Nomor
rekam medis di salah satu rumah sakit Ambon kurang 749.a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis.
dari 40% bahkan dibeberapa ruangn tidak terisi sama Kemudian aturan tersebut dipertegas dalam Peraturan
sekali.2 Menteri Kesehatan RI Nomor 269/Menkes/Per/
Kualitas rekam medis akhir-akhir ini memang III/2008 tentang rekam medis.
sering dipertanyakan dimana isi rekam medis berisi Berdasarkan peraturan tersebut, baik buruknya
tentang catatan medis dan non medis pasien, hanya pelayanan yang diberikan tercermin dari cetakan yang
akan bermanfaat bila informasi yang terkandung ditulis atau data yang tercantum dalam rekam medis
didalamnya lengkap dan akurat.3 Selain itu di rumah sehingga perlu adanya evaluasi terhadap proses
sakit data dari rekam medis sangat diperlukan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis untuk
proses pencatatan dan pelaporan rutin rumah sakit. menilai mutu rekam medis. Berdasarkan latar belakang
Menemukan bahwa rekam medis yang tidak didoku- di atas, rumusan masalah dalam penelitian ini adalah
mentasikan dengan baik di Iran dipengaruhi oleh Bagaimana evaluasi mutu rekam medis di RS PKU
beberapa faktor seperti faktor manusia, kompleksitas Muhammadiyah Yogyakarta.
formulir rekam medis, waktu yang diperlukan untuk
pengisian, beban kerja, perilaku pengawasan dan
pelatihan.4 Lebih lanjut. Bahwa paradigma faktor METODE PENELITIAN
manusia dalam menjaga kualitas rekam medis
berpengaruh langsung dalam keselamatan pasien. Penelitian ini menggunakan metode penelitian
Pengaruh tersebut bergantung pada faktor teknis yang studi kasus deskriptif kualitatif.Alasan pemilihan
mengatur tata kerja tenaga kesehatan seperti standard metode kualitatif didasarkan pada penggalian infor-
operational procedure (SOP) dalam hal pencatatan masi secara mendalam tentang alur rekam medis,
rekam medis.5 Bahwa kualitas rekam medis bergantung penyelenggaraan rekam medis, kelengkaapn isi, serta
dari sistem kerja pencatatan rekam medis selain itu pengelolaan rekam medis yang meliputi pengorga-
didukung dengan pengawasan dari pihak manajemen nisasian, penyimpanan, dan pemusnahan, kerahasiaan
untuk memantau kualitas rekam medis secara rekam medis serta pembinaan dan pengaawasan rekam
berkesinambungan serta memberikan pelatihan yang medis di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
berhubungan dengan pencatatan rekam medis untuk Data yang dikumpulkan dari check list observasi
menghasilkan rekam medis yang berkualitas.6 rekam medis dideskripsikan dalam bentuk table untuk
menentukan presentase kelengkapan rekam medis
| 27 | Hafid Hutama & Erwin Santosa – Evaluasi Mutu Rekam Medis …
kemudian dianalisa secara deskriptif. Hasil transkrip Tabel 3. Hasil Wawancara Kompleksitas Formulir
yang dikumpulkan dari wawancara mendalam Diana- Rekam Medis
lisis dengan terlebih dahulu membuat kodefikasi sesuai Informan Informan Informan
dengan jawaban responden dan isu-isu yang muncul 1 2 3
untuk menemukan informasi yang berkaitan dengan Masih meng- Komplesitas Tidak ada
tujuan penelitian. Kemudian menginterpretasikan dan gunakan format diserahkan ke- masalah dalam
membuat jawaban dari penelitian dan memban- lama bagian mutu kompleksit-as
pengen-dalian formulir
dingkannya dengan teori.
rekam medis
juga secara berkala dilakukan pembersihan ruangan rekam medis menjaga kerahasiaan berkas rekam medis
untuk menghindari adanya hama seperti hewan pasien.
pengerat, dll.
Pembinaan dan Pengawasan Rekam Medis
Tabel 10. Hasil Wawancara Upaya Pemeliharaan
Berkas Rekam Medis Tabel 13. Hasil Wawancara Pembinaan Pihak
Informan Informan Informan 3 Manajemen Terhadap Pengelolaan Rekam Medis
1 2 Informan Informan Informan
Ada aturan Pe-meliharaan Sudah baik 1 2 3
untuk peme- berkas sudah ter- Mutu ke- Karena ada Ada
liharaan berkas sentralisasi lengkapan belum persiapan pertemuan
yang masih dilakukan secara akreditasi rutin tiap
aktif dan berkas periodik laporan be- jumat di
yang in aktif lakangan ini komite
tidak rutin. medik
dengan
dokter-
dokter.
appendicitis pada bulan Juli-Desember 2013.Dari hasil Pengorganisasian Unit Rekam Medis,
observasi terdapat 4 dokter yang diobservasi kese- Penyimpanan dan Pemusnahan Serta Kerahasiaan
muanya adalah dokter obsgyn yang bekerja di RS PKU Rekam Medis
Muhammadiyah Yogyakarta. Poin yang diamati dalam
pengisian meliputi 11 poin, antara lain identitas, Pengorganisasian Unit Rekam Medis
persetujuan rawat inap, tanggal dan waktu, anamnesis, Konsep peningkatan mutu dalam rumah sakit ini
pemeriksaan fisik dan terapi, terapi dan tindakan, sudah terintegrasi dalam struktur organisasi rumah
informed consent, persetujuan tindakan, laporan sakit. Rumah sakit PKUMuhammdaiyah Yogyakarta
operasi, resume medis, dan nama dan tanda tangan. memiliki sub-komite pengembangan mutu atau nama
Dari kesemua aspek tersebut urutan rata-rata lainnya dalam struktur organisasi ini adalah panitia
kelengkapan pengisian rekam medis di atas, bahwa penjamin mutu. Panitia ini terdiri dari dokter, perawat,
dokter F memiliki persentase kelengkapan pengisian dan staf manajemen serta bertanggung jawab langsung
rekam medis paling tinggi diantara dokter yang lain kepada direktur pelayanan medis.Dalam hal ini
yaitu 87% formulir terisi lengkap, diikuti oleh dokter C khususnya bagian rekam medis, terdapat panitia rekam
yang memiliki presentase kelengkapan sebanyak 84%, medis yang terpisah dari bagian rekam medis.Bagian
dan diikuti dokter G persentase kelengkapan sebanyak rekam medis bertanggung jawab langsung kepada
82 % dokter B dengan persentase kelengkapan direktur penunjang medis dan direktur pelayanan
sebanyak 79 %, dokter E dengan persentase kelengka- medis bertanggung jawab kepada direktur utama.
pan sebanyak 78 %, serta dokter A dan dokter B yang Panitia rekam medis bekerja sama dengan bagian
memperoleh presentase kelengkapan sebanyak 77%. rekam medis dalam hal peningkatan mutu rekam
Dapat disimpulkan secara garis besar pengisian medis. Pedoman kerja panitia rekam medis dan bagian
kelengkapan rekam medis kasus sectio caesaria oleh 7 rekam medis sudah tercantum dalam uraian tugas RS
dokter obsgyn>75 %. PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Seperti tercantum
Persentase kelengkapan diantara ketujuh dokter, dalam Surat Keputusan Direksi bahwa panitia rekam
dari hasil observasi didapatkan dokter F memiliki medis memiliki tugas dalam: (1) Menentukan standar
persentase kelengkapan terbaik diantara 7 dokter bedah dan kebijakan pelayanan. (2) Mengevaluasi kebutuhan
tersebut. Notabene dokter ini adalah dokter tamu yang formulir rekam medis. (3) Mengusulkan upaya yang
didatangkan dari instasi rumah sakit lain. Bedasarkan perlu dalam penanggulangan masalah pelayanan rekam
surat keputusan Dirjen Pelayanan Medik Nomor medis. (4) Menganalisa secara teratur isi rekam medis
78/Yanmed/RSUmdik/YMU/I/91 tentang Penyeleng- untuk menentukan apakah informasi klinis sudah
garaan Rekam Medis di rumah sakit maka setiap cukup dalam asuhan pasien. (5) Menjamin kesera-
rumah sakit wajib membuat rekam medis namun gaman dalam membuat diagnosis primer. (6)
sampai saat ini kurang lengkapnya kelengkapan rekam Mengajukan anggaran dan program kerja.
medis merupakan hal yang banyak ditemui disetiap Namun, dari informasi yang didapat, panitia
rumah sakit tak terkecuali di Rumah Sakit PKU. Hal rekam medis ini sempat vakum sebelum dibuat lagi
tersebut tidak beda jauh dengan penelitian yang untuk kepentingan akreditasi 2012. Bentuk pelaporan
menunjukkan bahwa kelengkapan pengisian rekam kelengkapan rekam medis oleh panitia rekam medis
medis rawat inap di RSUD Kota Yogyakarta yang belum dilakukan secara periodic, laporan yang
terisi lengkap baru 63,2%.2 Dari 7 dokter yang diamati diberikan bersifat kondisional, saat diperlukan saja
berkas rekam medisnya, Dokter yang paling tinggi oleh direksi atau karena akan adanya proses audit.
kelengkapan pengisiannya (87%) adalah dokter 6 Sehingga, proses monitoring dan evaluasi kelengkapan
sedangkan yang paling rendah kelengkapan untuk pengisian rekam medis juga tidak bisa dipantau
pengisiannya (77%) yaitu dokter 1 dan 4. secara kontinyu.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa pembagian
tugas di unit rekam medis selama ini sudah
berdasarkan SOP, pembagian kerja bagi petugas unit
rekam medis dilakukan setiap tahun dengan tujuan
agar semua petugas rekam medis menguasai semua
Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit, 5 (1), 25-34 | 32 |
pekerjaan sehingga tidak menyulitkan bila salah tehitung dari tanggal dibuatnya ringakasan tersebut.
seorang pegawai yang diberi tanggung jawab pindah Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang
atau pensiun, sehingga tidak menyebabkan ketidak- dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pim-
jelasan dalam pelaksanaan tugas yang berakibat pada pinan sarana kesehatan.
kurangnya tanggung jawab dan rasa memiliki dari Tata cara pemusnahan rekam medisTentang
petugas rekam medis terhadap pekerjaan yang ada. Penyelenggaraan Rekam Medik di Rumah Sakit yaitu:
Hal lain yang menjadi kendala ada pada fasilitas rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
penunjang di ruangan kerja pengolahan data rekam dimusnahkan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit,
medis adalah masih menggunakan kipas angin, dengan kemudian Direktur rumah sakit membuat surat kepu-
masih menggunakan kipas angin pada ruangan kerja tusan tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk
pengolahan data rekam medis sedikit menggangu tim pemusnahan rekam medis untuk melaksanakan
karena di ruangan terdapat banyak berkas rekam medis pemusnahan dan membuat berita acara pemusnahan
yang nantinya juga terdapat debu dan akan berdampak rekam medis yang disahkan oleh Direktur rumah sakit,
pada kesehatan pegawai di ruangan tersebut, dan juga selanjutnya berita acara dikirim kepada pemilik rumah
ventilasi ruangan kurang begitu baik karena tertutup sakit dengan tembusan kepada Direktur Jenderal
sehingga sirkulasi udara tidak lancar. Bahwa pela- Pelayanan Medik.9
yanan rekam medis diselenggarakan unruk mencapai Upaya manajemen Rumah Sakit PKU Muham-
tujuan pelayanan rumah sakit.Unit rekam medis harus madaiyah Yogyakarta utamanya manajemen rekam
dilengkapi dengan pimpinan, staf dan fasilitas yang medis untuk menjaga kerahasiaan rekam medis sampai
cukup untuk menyelenggarakan fungsinya dengan baik saat ini sudah baik, hal ini bisa dilihat dari tidak
dan efisien.10 mudahnya akses dari pihak luar terhadap informasi
Dalam Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/ dalam dokumen rekam medis dengan adanya aturan
III/2008 Tentang Rekam Medis dinyatakan bahwa yang mengatur tatacara peminjaman rekam medis.
pengelolaan rekam medis dilaksanakan sesuai denga
organisasi dan tata kerja sarana kesehatan.Sedangkan Pembinaan dan Pengawasan Rekam Medis
dalam pedoman akreditasi rumah sakit di bidang
pelayanan rumah sakit, disebutkan bahwa rekam medis Pembinaan ditujukan untuk meningkatkan
diorganisasi dan dikelola untuk mendukung pelayanan pengetahuan maupun keterampilan pegawai dalam
medis yang efektif. pelaksanaan tugas.Sampai saat ini pembinaan yang
berkaitan dengan rekam medis di Rumah Sakit PKU
Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan Muhammadiyah Yogyakarta sudah dilakukan dengan
Rekam Medis adanya pertemuan rutin mingguan oleh komite medis.
Supriyanto dan Damayanti (2007) menyatakan bahwa
Sistem penyimpanan rekam medis di Rumah upaya pengawasan dapat mendeteksi sejauh mana
Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah menjadi kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauh
satu antara rawat jalan dan rawat inap (tersentralisasi), mana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan
untuk memudahkan pencarian berkas rekam medis kerja tersebut.Melalui kegiatan pengawasan, pimpinan
diberlakukan TDF (terminal digit filling) dimana dua organisasi dapat melakukan pembinaan berdasarkan
angka terakhir dijakian patokan untuk tiap berkas temuan.
rekam medis pasien dan penempatan file rekam medis Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di
sendiri sudah teratur sehingga tidak membutuhkan Rumah Sakit: (a) Direktur rumah sakit wajib mela-
waktu yang lama untuk mencari kembali berkas saat kukan pembinaan terhadap petugas yang berkaitan
dibutuhkan. dengan rekam medic serta pengetahuan dan
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/ keterampilan mereka; (b) Direktur rumah sakit wajib
III/2008/ tentang rekam medis, disebutkan bahwa membuat prosedur kerja tetap penyelenggaraan rekam
setelah batas waktu 5 tahun, berkas dapat dimusnahkan medis di rumah sakit masing-masing; (c) Dalam
kecuali ringksan pulang dan persetujuan tindakan melakukan pembinaan dan pengawasan direktur rumah
medik yang disimpan untuk jangka waktu 10 tahun
| 33 | Hafid Hutama & Erwin Santosa – Evaluasi Mutu Rekam Medis …
sakit dapat membentuk dan atau dibantu Komite Pengorganisasian rekam medis di Rumah Sakit
Rekam Medik.9 PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah makssimal
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta dengan adanya kejelasan pembagian tugas, adanya
harus membangun cara memilih, mengelola, dan SOP yang dijadikan acuan kerja dalam pengelolaan
menggunakan secara efektif informasi dan data untuk rekam medis, dukungan dari manajemen terhadap
mendukung keputusan yang terkait dengan kebijakan penyediaaan fasilitas kerja di unit rekam medis Rumah
dan proses pelayanan klinis. Informasi dan data Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Sitem
tersebut harus dipastikan valid, up to date, dan penomoran berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU
disajikan sedimikian rupa hingga mudah dipahami agar Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan TDF
dapat menjadi petunjuk yang baik.Informasi ini (Terminal digit filling), penempatan berkas yang
merupakan hal yang penting bagi para staf untuk teratur memudahkan kases terhadap rekam medis
menunjukan seberapa baik mereka bekerja dan apakah ketika dibutuhkan. Penyimpanan berkas rekam medis
masih ada kemungkinan untuk meningkatkan kinerja sudah tersentralisasi untuk menghindari terjadinya
tersebut. duplikasi rekam medis bagi masing-masing pasien.
Rumah sakit ini mendukung program pengem- Pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit PKU
bangan pelatihan staf dengan adanya anggaran Muhammadiyah Yogyakarta sudah dilaksanakan setiap
pendidikan dan pelatihan yang dapat diajukan setiap 5 tahun, dan juga adanya SOP yang dijadikan acuan
tahunnya, akan tetapi program pelatihan ini tidak untuk kegiatan pemusnahan berkas rekam medis.
terjadwal, terkadang hanya insidentil saja. Proses Adanya upaya pembinaan dan pengawasan dari pihak
transfer ilmu juga tidak disampaikan secara formal di manajemen terhadap penyelenggaraan rekam medis di
dalam suatu forum. Tidak terdapat proses evaluasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
yang secara khusus untuk menilai kemajuan pelayanan
setelah mengikuti proses pelatihan di rumah sakit ini.
Kemajuan kinerja hanya diamati oleh setiap supervisor DAFTAR PUSTAKA
unit, tanpa adanya indikator yang menentukan kema-
juan kinerja. 1. Murdani, (2007), Pengembangan Sistem
Rumah sakit sudah menyediakan beberapa sum- Informasi rekam Medis Rawat jalan untuk
ber informasi seperti jurnal, peraturan pemerintah, dan Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSU Bina
koran. Peraturan pemerintah, SOP, pedoman mutu Kasih Ambarawa, Tesis, Tidak dipubliksaikan,
semuanya tersimpan di ruang akreditasi.Belum lama Universitas Dipenogoro, Semarang
ini seluruh staf rekam medis mengikuti pelatihan 2. Sumbodo, Edi (2005), Kelengkapan Pengisian
mengenai manajemen rekam medis atau inhouse Rekam Medis rawat Inap dan Pertanggung
training.Namun evaluasi kinerja setelah pelatihan tidak Jawabanyya secara Hukum, di RSUD Kota
diukur dengan indikator. Yogyakarta, Tesis, Program Pascasarjana IKM
UGM, Yogyakarta
3. Sabarguna, (2007), Sistem Informasi Manajemen
SIMPULAN Rumah Sakit.Konosarium Rumah Sakit Islam
Jateng-DIY. Yogayakarta
Alur pelayanan rekam medis di Rumah Sakit 4. Pourasghar, F., Kazemi, A., Malekafzali, h.,
PKU Muhammadiyah Yogyakarta masih meng- Ellenius, J., and Fors, U., (2008), What They Fill
gunakan sitem manual/kovensional.Kegiatan pengisian inToday, May Not be Useful Tomorrow: Lesson
rekam medis oleh dokter di Rumah Sakit PKU Learned from Studying Medical records at The
Muhammadiyah Yogyakarta sudah sesuai standar Woman Hospital in Tabriz, Iran, BMC public
Permenkes RI Nomor 269/Per/III/2008/ tentang rekam Health, vol.8.
medis Kelengkapan pengisian rekam medis oleh dokter 5. Holden (2011), Cognitive performance-altering
di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakartan effects of electronis medical records: An
>75 % dari keseluruhan kelengkapan pengisian berkas application of the human factors paradigm for
rekam medis.
Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit, 5 (1), 25-34 | 34 |