Professional Documents
Culture Documents
Myportfolio PK1
Myportfolio PK1
JPN
PPD
GURU BESAR
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
GURU BESAR
2
CARTA FUNGSI
PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN
Bertanggungjawab dalam
peningkatan kurikulum serta
memastikan pelaksanaan
selaras dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-
hal pengurusan, pentadbiran,
sumber manusia dan kewangan
sekolah.
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
f. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
4
d. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan pencerapan dan
tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru
e. Membantu merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid
f. Membantu merancang dan mengelola pengurusan pusat sumber sekolah
g. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Pentadbiran Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK (P) WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG32 BIDANG UTAMA Pendidikan
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap < Nama PK(P)>
OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
5
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
menetapkan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
komprehensif bagi memastikan kualiti pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
sekolah meningkat secara konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal
pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan
perolehan
4. Membantu merancang dan memantau urusan
persekitaran dan kemudahan fizikal
5. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
6. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
7.
Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
kurikulum kepada guru bagi PdP
memastikan murid menerima 2. Membantu merancang dan melaksanakan program
pembelajaran berdasarkan dasar panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme guru
kurikulum kebangsaan dan pencapaian murid
3. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu
PdP bagi kelas dan guru supaya PdP dilaksanakan
dengan terancang dan berkesan
4. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan
kualiti guru
5. Membantu merancang dan mengesahkan semakan
hasil kerja murid
6. Membantu merancang dan mengelola pengurusan
pusat sumber sekolah
7. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
6
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
●
7
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(P) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(P) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(P) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(P)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK(P)/GAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(P)
tindakan susulan
8
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
GB
PK(P)
PK(P)
GB
GB
PK(P)
9
PK(P)
K(P)/GAB
PK(P)
GB
AKP
Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)
10
data
Mula
11
Data perlu Data mengikut
keperluan
Tamat
at
SENARAI SEMAK
12
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
9.
susulan
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini
PROSES KERJA
Aktiviti 2: Pengurusan Strategik
13
Penyediaan Perancangan
16. Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal GB/ PK/ GAB (KPI) dan
dan Pelan Operasi Melaksanakan
Kelulusan Perancangan Pengukuran Prestasi di
Agensi Kerajaan
17. GB Strategik, Pelan Taktikal PK
dan Pelan Operasi
Pelaksanaan Pelan
18. PK/GAB GB/ PK
Operasi
Melaksanakan kajian
19. GB semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
20. Jawatankuasa GB
Perancangan Strategik.
MULA
CARTA ALIR
14
TAMAT
SENARAI SEMAK
15
Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BI TANGGUNG
PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
L. JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
Menerima dan
1. PK HEM GB
merekod aduan
Mengeluarkan surat
2. GB/PK akuan terima (SAT) PK/GAB
kepada pengadu.
Menyalurkan aduan
3. GB kepada pihak PK/GAB
berkaitan.
PK/GKMP/GA
4. Menjalankan siasatan GB
B
PK/GKMP/GA Melaporkan hasil
5. GB
B siasatan .
6. PK/GKMP/GA Menyediakan ulasan. PK
B
16
7. GB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB
Menghantar keputusan
PK/GKMP/GA siasatan aduan
8. bersama Borang GB
B Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis
aduan setiap bulan
9. GKMP/GAB PK
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan
Rekod dan
10. GAB/PT GB
dokumentasi
CARTA ALIR
17
TAMAT
PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit
GB
Pengesahan laporan 30 minit
SENARAI SEMAK
18
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
4. Menjalankan siasatan
6. Menyediakan ulasan.
PROSES KERJA
19
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1. GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan
CARTA ALIR
TAMAT
MULA
20
Ya
Tindakan penyelesaian
GB Melantik Jawatankuasa
Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala
AJK
Tidak 120 minit
Laporan
AJK
Rekod dan
dokumentasi
SENARAI SEMAK
21
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala
PROSES KERJA
22
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
23
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.
CARTA ALIR
Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti
24
Tempoh
masa
Proses Kerja 60hari
2 minit
Mula
PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
GB
Lulus
Penambahbaikan
PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tiada isu
GB Kajian semula
60 hari
Tamat
90 minit
SENARAI SEMAK
Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti
25
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
PROSES KERJA
26
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program
CARTA ALIR
TAMAT
MULA
27
Tidak 60 minit
Laporan 120 minit
berkesan
Ya
Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem
120 minit
PK
Laksana aktiviti
GAB
120 minit
GAB
SENARAI SEMAK
28
Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar
29
PROSES KERJA
30
CARTA ALIR
Mula
Tidak penuhi
sepesifikasi
Sediakan
laporan
Laporan lengkap
2 hari
60 hari
Mula
Lengkap
Tamat
31
SENARAI SEMAK
32
Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
11. ● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
33
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
2. GB perolehan jika peruntukan
Petang Perolehan
mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. GB PERBENDAHARA
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT GB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT GB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. PT GB
Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. GB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT GB
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
34
Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus
Mula
GB Kelulusan 30 minit
PT
Pemilihan pembekal 60 minit
PT
Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
PT
Permohonan melalui sistem 40 minit
PT
Pesanan tempatan 30 minit
GB
Penerimaan dan pengesahan 60 minit
PT
Proses bayaran 20 minit
PT
Menilai prestai pembekal 10 minit
PT
Analisis prestasi pembekal 20 minit
PT
SENARAI SEMAK
35
Lengkap
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
8. Memproses pembayaran.
PROSES KERJA
36
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
sebut harga. AN (1PP):
1. GB PPD / JPN
b. Membuat pelawaan sebut Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. GB
dan pengesahan sebut harga. Petang AN (1PP): Tadbir
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang GB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
4. PT GB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. GB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. GB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. GB
CARTA ALIR
37
Mula
PT
Kemaskini senarai pembekal 80 minit
Tamat
SENARAI SEMAK
38
Lengkap
Mewujudkan permintaan sebut harga seperti
berikut:
1. a. Menyediakan dokumen sebut harga.
b. Membuat pelawaan sebut harga.
c. Menerima tawaran sebut harga.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga.
2.
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
3
pembekal yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
4.
Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan
5.
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.
6. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
39
Mewujudkan permintaan sebut harga
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
1. GB
harga.
PPD /JPN PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut harga. AAN (1PP):
● Menerima tawaran sebut harga. Perolehan
Meluluskan permintaan sebut harga Kerajaan
melalui mesyuarat pembukaan sebut
2. GB harga. PPD / JPN 1PEKELILING
● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen PERBENDAHAR
Mendapatkan kelulusan teknikal dan AAN (1PP):
kewangan seperti berikut: Tadbir Urus
a. perolehan bekalan dan Kewangan
perkhidmatan:
3. GB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan
pengesahan sebut harga. .
4. GB PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. GB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. GB GB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
Mula
8. PT Mengurus pembayaran. GB
CARTA ALIR
40
Wujud permintaan sebut harga 20 minit
Tamat
Kelulusan sebut harga dan teknikal 40 minit
GB
GB
GB
GB
GB
GB
PT
PT
PT
PT
PT
PT
SENARAI SEMAK
41
Lengkap
Meluluskan permintaan sebut harga melalui
mesyuarat pembukaan sebut harga.
2. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen
Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan
seperti berikut:
a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:
3 i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja
dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga. .
4. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
5. pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
6. Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
7. perkhidmatan/ kerja.
8. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK
42
pengurusan maklum balas. Petang 1996 (Akta 550)
2. Pelan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum GAB Pembangunan
balas pelanggan Pendidikan
Malaysia 2013 –
2025
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK
3. Pekeliling
Maklum Balas Pelanggan di
Kemajuan
tempat yang sesuai dan
Perkhidmatan
berkunci
Awam Bilangan 1
Tahun 2008:
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB
Panduan
maklum balas pelanggan
Pengurusan
setiap bulan
Perhubungan
Pelanggan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis GB
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan
Dalam)
PENGURUSAN MAKLUM
BALAS MURID (Pelanggan
Dalam)
43
balas.
MULA
CARTA ALIR
Tindakan
PK / PK Petang
Pembetulan dan Ada isu 390 minit
Sedia borang maklum balas
Penambahbaikan
Tiada isu
GB 1170 minit
Sedia peti maklum balas
44
TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 9 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan
45
Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas
Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci
a) Menyediakan peti cadangan
3
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang
telah ditetapkan
c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum
balas
10.
PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID
46
b) Mengedarkan borang kepada murid
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
11. GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
12. GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
13. GAB GB ERA DIGITAL
Mencatat minit mesyuarat.
● AKTA ARKIB
47
NEGARA
14. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB
CARTA ALIR
MULA
Aktiviti 10 : Pengurusan Mesyuarat
GB
Edar surat panggilan 240 minit
GB Laksana mesyuarat
360 minit
GAB
48
TAMAT
Catatan minit mesyuarat.
360 minit
SENARAI SEMAK
49
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat
PROSES KERJA
Aktiviti 11 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
50
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.
Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.
1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
51
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.
CARTA ALIR
52
Aktiviti 11 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 11 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i) Latihan Personel
53
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG
54
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
PROSES KERJA
Aktiviti 12: Penilaian Prestasi
55
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM :
Fail Am 435
Menerima Surat Arahan
• Daftar
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia
Guru Besar TERHAD
KSU/ KPM
56
Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.
SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak
20. JK PBPPP sistem e-
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian
21. JK PBPPP Penilaian)
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim yang
telah
ditetapkan
57
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD
Melalui
Memasukkan markah akhir PYD
28. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD
29. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan
Prestasi
CARTA ALIR
58
MULA
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia
Mengadakan Mesyuarat
GB/ JK PBPPP
Jawatankuasa PBPPP
59
setiap PYD
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT
60
Menyerahkan Salinan Borang
JK PBPPP & PP Keberhasilan PP kepada PYD
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
JK PBPPP
Tindak pelarasan markah akhir PYD yang
susul terlibat.
SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail
61
Pengurusan PBPPP
62
organisasi.
63
PROSES KERJA
64
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
22. GPK Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.
65
Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
24. GPK dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
66
CARTA ALIR
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GPK
Rekod Persediaan Mengajar
GPK 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GPK
keadaan kondusif
3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan
Mula 3 MINIT
GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
67
SENARAI SEMAK
68
PROSES KERJA
Menjalankan mesyuarat
4. GKMP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.
10. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.
69
CARTA ALIR
MULA
60 MINIT
GB Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.
2730 MINIT
120 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
GKMP/KP a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan
390 MINIT
KPT/PT Menerima, menyemak perolehan, merekod
dalam buku stok atau inventori dengan
kemaskini dari masa ke semasa.
TAMAT
KP
70
Rekod dan Dokumentasi. 60 MINIT
SENARAI SEMAK
71
9 Pemantauan dan pelaporan
PROSES KERJA
Aktiviti 15 : Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,
Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar arahan
1. GB untuk penyediaan PKP/PK Petang Peruntukan masa
Jadual Waktu dalam Jadual
Waktu (SPI Bil.
Melantik
8/1990)
2. GB Jawatankuasa Jadual
Waktu (JKJW) Pekeliling
Mengenalpasti mata Pemberitahuan
pelajaran, bilangan Undang-Undang
kelas, bilangan guru, Am 531. ( PUA
PKP/PK jawatan dan opsyen 531)
3. GAB
Petang serta mematuhi
peruntukan masa
untuk setiap mata
pelajaran
4. PKP/PK Mematuhi peruntukan GB/JKJW
Petang/GK masa untuk setiap
MP/GAB mata pelajaran:
72
i. Menetapkan guru
mata pelajaran
ii. Agihan jumlah
minit guru
mengajar
Menyedia
PKP/PK mengesahkan Jadual
5. Petang/JKJ Waktu Induk, GB/JKJW
W Persendirian dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan
6. GB mengesahkan Jadual JKJW
Waktu Induk,
Persendirian dan kelas
Mengedarkan Jadual
PKP/PK Waktu Peribadi dan
7. JKJW/ AKP
Petang Kelas kepada semua
guru
PKP/PK Rekod dan
8. JKJW
Petang dokumentasi
73
CARTA ALIR
MULA
74
GPK/PKP Rekod dan dokumentasi. 30 minit
TAMAT
SENARAI
Aktiviti SEMAK Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,
15 : Mengurus
Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian
75
Menguruskan simpanan rekod dan
8. dokumentasi
● (sistem /manual)
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI
Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. GB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual GB
Petang
Waktu Guru Ganti
Menyemak dan
GB/PK
4. mengesahkan Jadual PKP/JKJW
Petang
Waktu Guru Ganti
Mengedar dan
menerima Akuan
PKP/PK
5. Penerimaan Slip AKP/JKJW
Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
6. PKP/PK Menyediakan Analisis GB
Petang/JKJ Guru Ganti setiap
W bulan
76
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi
CARTA ALIR
MULA
TAMAT
77
SENARAI SEMAK
78
Menguruskan simpanan rekod dan
7. dokumentasi
• (sistem /manual)
PROSES KERJA
Aktiviti 16 : Mengurus Pencerapan Guru
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUN YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
SPI Bil 6/1985,
Memaklumkan kepada SPI Bil 3/1987,
semua guru tentang SPI Bil 9/2000,
1. GB
pencerapan dalam
SPI Bil 5 dan
mesyuarat kurikulum
9/2003, SPI Bil
3/1999, SPI Bil
Melantik jawatankuasa 8/2016, SPI Bil
2. GB
pencerapan 9/2016
Penurunan kuasa
pencerapan kepada
Guru Penolong
3. GB Kanan,Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru
Cemerlang
4. GB
Memberi
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
79
tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )
Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
mengagihkan tugas
GB/GPK/G pencerapan di antara
5. KMP/KP/G Pengetua/Guru Besar, .
C Guru-Guru Penolong
Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.
GB/GPK/G
Menjalankan proses
6. KMP/KP/G
pencerapan.
C
Membincangkan
GB/GPK/G kekuatan dan
kelemahan PdP
7. KMP/KP/G
dengan guru yang
C dicerap. Pencerapan
susulan (jika perlu).
GB/GPK/G
Memfailkan dokumen
9. KMP/KP/G
dan rekod pencerapan
C
80
CARTA ALIR
Aktiviti 16 : Mengurus Pencerapan Guru
MULA
60 MINIT
GB Melantik jawatankuasa pencerapan
Memberi taklimat/bimbingan
GB kepada semua guru tentang 390 MINIT
instrumen pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2 Standard 4 )
81
GB/GPK/GKMP/KP Menjalankan proses pencerapan.
/GC 120 MINIT
GB/GPK/GKMP/KP/
Memfailkan dokumen dan rekod
GC pencerapan 240 MINIT
5.
Menyediakan jadual pencerapan guru
82
dan mengagihkan tugas pencerapan di
antara Pengetua/Guru Besar, Guru
Penolong Kanan, Guru Kanan Mata
Pelajaran,Guru Cemerlang.
SENARAI SEMAK
83
5. GKMP Menyemak dan GAB
meluluskan JSU, draf
soalan dan skema
jawapan serta
mengadakan
perbincangan dengan guru
mata pelajaran
14 PK(P) C. PENYEMAKAN
KERTAS JAWAPAN
Skrip jawapan murid GAB
diserahkan kepada guru
mata pelajaran setelah
peperiksaan selesai untuk
diperiksa mengikut skema.
84
16 GAB D. LAPORAN MARKAH
PEPERIKSAAN
Masukkan markah dalam PK(P)
Sistem Analisa
Peperiksaan Sekolah
(SAPS) dan mencetak
analisis laporan.
85
Mula
CARTA ALIR
Aktiviti 17 : Pengurusan Peperiksaan
86
A
PK(P) Menerima dan menyimpan 15 minit
kertas soalan
87
A
SENARAI
Aktiviti 17 : SEMAK
Pengurusan Peperiksaan
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan pada
1. awal tahun bagi merancang
penilaian dan peperiksaan.
88
Menerima soalan untuk disahkan
6.
Menyerahkan Buku/Kad/Slip
Pelaporan murid kepada ibu
18 bapa/penjaga untuk disemak dan
ditandangani serta dikembalikan
untuk disimpan
89
E. TINDAKAN SUSULAN
Membentangkan analisis
19 peperiksaan dalam mesyuarat
panitia/ jawatankuasa kurikulum
90
91
92
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
93
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan laporan
GB/GPK
program yang dijalankan
16 GPM/PT
Merekod dan mendokumentasi GB/GPK
94
CARTA ALIR
SENARAI SEMAK
GPM/PT Merekod dan mendokumentasi 5 minit
Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber
BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.
Tamat
95
Tamat
PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER
1.
Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber
96
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11.
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program
Menganjurkan program peringkat sekolah dan
14.
memastikan program berjalan lancar.
Menyediakan data dan laporan program yang
15.
dijalankan
16. Merekod dan mendokumentasi
97
98
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. GB/GPK GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru
Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan
9. GPK/GK GAB
dan kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GPK/GK/GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. GPK Menyediakan laporan penuh GK
99
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
GB/GPK
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK
GPK
100
GPK/GK
GPK/GK/GAB
GPK
GB
PT
101
Menyenaraikan hasil markah murid
mengikut kategori pencapaian
Menganalisis rekod
Mengesahkan laporan
102
SENARAI SEMAK
103
2. Melaksanakan semakan terhadap hasil kerja murid
8. Menganalisis rekod
104
2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan
SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
105
BIL. NAMA JAWATANKUASA
1 AJK Panitia
5.
106