Professional Documents
Culture Documents
Piagam Pelanggan
Piagam Pelanggan
Piagam Pelanggan
Sebelum membicarakan tentang manfaat Piagam Pelanggan dengan lebih lanjut kepada
orang ramai dan sesebuah jabatan atau agensi, adalah lebih baik jika kita memah
ami definisi Piagam Pelanggan terlebih dahulu.
Definisi Piagam Pelanggan mengikut kamus Dewan Bahasa Dan Pustaka adalah seperti
berikut:
i) Pernyataan komitmen secara bertulis atau satu jaminan yang diberikan ole
h sesebuah jabatan atau organisasi terhadap produk atau perkhidmatan untuk pelan
ggannya mengikut standard kualiti yang ditetapkan.
ii) Piagam pelanggan biasanya menyatakan kesedian perkhidmatan yang ditawark
an, layanan mesra yang diberikan, kecekapan pemprosesan yang dilaksanakan dan ni
lai-nilai kesopanan didalam budaya kerja.
iii) Piagam ini perlu dipamerkan di tempat yang strategik di pejabat dan dise
barkan untuk pengetahuan umum. Piagam Pelanggan harus mempunyai cirri-ciri yang
jelas, khusus atau spesifik, kebolehpercayaan, senang disebar, praktikal dan bol
eh ditambah baik. Piagam Pelanggan ini terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Perk
hidmatan Awam (PKPA Bil. 3 Tahun 1993).
Maka dengan itu dapatlah dirumuskan bahawa Piagam Pelanggan merupakan suatu bent
uk komitmen bertulis jabatan / agensi kerajaan terhadap bentuk penyampaian sesua
tu keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan secara terbuka, jelas dan telu
s.
Ianya merupakan suatu jaminan sesebuah jabatan / agensi kerajaan untuk menyampai
kan sesuatu keluaran atau perkhidmatan mengikut standard kualiti yang telah dite
tapkan.
Kebiasaannya standard kualiti sesuatu keluaran atau perkhidmatan adalah standard
yang dapat memenuhi kemahuan citarasa pelanggan.
Fokus
Piagam pelanggan memberi perhatian kepada pelanggan oleh kerana mereka merupakan
penerima keluaran atau perkhidmatan dari jabatan. Mereka perlu diberi perkhidma
tan yang berkualiti. Jabatan hendaklah memberi perkhidmatan yang cekap, tepat, s
elamat, menepati masa, boleh dipercayai mudah diperolehi, mesra dan perihatin.
Piagam pelanggan akan menerangkan kepada pelanggan jenis-jenis perkhidmatan oleh
jabatan berkaitan. Piagam pelanggan juga menerangkan hak-hak yang patut diperol
ehi oleh pelanggan dalam bentuk jaminan bertulis.
Perkhidmatan awam perlulah responsive dan peka kepada keperluan dan kemahuan ter
sebut. Penentuan standard kualiti hendaklah selamat dengan keupayaan jabatan, Pi
agam Pelanggan boleh dibaiki dari masa ke semasa mengikut keperluan.
Piagam pelanggan bukan hanya memberi tumpuan kepada peningkatan kualiti dan prod
uktiviti, tetapi juga kepada perubahan sikap anggota dan melahirkan anggota-angg
ota yang lebih berdisiplin,beretika,bertanggungjawab dan perihatin.
Tujuan Pelaksanaan Piagam Pelanggan.
Pelaksanaan Piagam Pelanggan adalah bertujuan untuk memajukan pentadbiran awam p
ada masa ini khususnya berkaitan dengan tahap perkhidmatan, meningkatkan produkt
iviti dan kualiti anggota-anggota perkhidmatan awam.
Piagam Pelanggan juga dilihat sebagai satu mekanisma pentadbiran khusus bagi tuj
uan memberikan perkhidmatan berkualiti yang dapat menepati kehendak pelanggan.
Menerusi penyediaan dan pelaksanaan Piagam Pelanggan, ianya akan dapat memberika
n pelbagai kebaikan di dalam Perkhidmatan Awam. Malahan, dengan adanya janji-jan
ji yang dibuat oleh jabatan / agensi kerajaan maka Perkhidmatan Awam akan dapat
melahirkan anggota-anggota yang lebih berdisiplin, sentiasa bersedia dan bertang
gungjawab.
Piagam Pelanggan juga mengutamakan kepuasan pelanggan samada pelanggan dalaman a
tau pun pelanggan luaran. Dengan adanya Piagam Pelanggan ini, pelanggan dapat me
ngetahui dengan jelas fungsi sesuatu jabatan / agensi kerajaan serta memudahkan
mereka berurusan bagi memenuhi keperluan mereka.
Orang ramai juga akan lebih peka terhadap sesuatu operasi jabatan / agensi tert
entu dengan lebih tepat. Orang ramai dapat menggunakan maklumat-maklumat yang te
rsedia bagi merancang aktiviti urusan mereka yang membabitkan jabatan / agensi k
erajaan. Ini dapat menjimatkan masa berurusan dengan sesebuah jabatan / agensi k
erajaan. Urusan yang cepat, mesra dan betul pasti akan meningkatkan tahap kepuas
an pelanggan.
Sebelum Piagam Pelanggan dilaksanakan ia perlu melalui lima peringkat utama dala
m proses pelaksanaan Piaga Pelanggan. Peringkat-peringkat tersebut adalh seperti
berikut:-
1) Penggubalan Piagam Pelanggan
2) Promosi Piagam Kepada Pelanggan
3) Pemulihan Perkhidmatan (Service Recovery)
4) Pengesanan
5) Penilaian dan Penambahbaikan
1) Penggubalan Piagam Pelanggan
Dalam mewujudkan Piagam Pelanggan, proses penggubalan merupakan langkah
pertama yang perlu dilaksanakan oleh setiap jabatan/agensi. Proses penggubalan i
ni
melibatkan tindakan-tindakan seperti berikut:
Tindakan Pertama - Mengenalpasti pelanggan dan kehendak mereka
Tindakan Kedua - Mengenalpasti keluaran atau perkhidmatan utama jabatan/agensi
Tindakan Ketiga - Menentukan standard keluaran atau perkhidmatan
Tindakan Keempat - Menyediakan Piagam Pelanggan
Pemilihan keluaran atau perkhidmatan boleh dibuat dalam dua cara iaitu:-
i. Pemulihan Secara Reaktif; dan
ii. Pemulihan secara Proaktif.
4) Pengesanan
Setiap jabatan/agensi hendaklah menjalankan aktiviti pengesanan berterusan. Ini
penting untuk mengukur sejauh mana jabatan/agensi dapat memenuhi janji-janji
menyediakan keluaran atau perkhidmatan mengikut apa yang termaktub di dalam Piag
am Pelanggan masing-masing.
Aktiviti-aktiviti pengesanan ini dibuat seperti berikut:-
i. Menggunakan mekanisma dalaman jabatan yang sedia ada; dan
ii. Mewujudkan sistem maklumbalas dan sistem respon yang berkesan
(i) Menggunakan Mekanisma Dalaman Jabatan Yang Sedia Ada
Mekanisma yang sedia wujud dalam sesuatu jabatan/agensi seperti Jawatankuasa
Pemandu Kualiti Produktiviti dan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja boleh digunakan b
agi mengesan prestasi keluaran atau perkhidmatan. Ia dilaksanakan melalui peneli
tian ke atas laporan-laporan prestasi mingguan/bulanan suku tahun/tahunan yang d
isediakan oleh setiap bahagian/unit/seksyen.
(ii) Mewujudkan Sistem Maklumbalas Dan Sistem Respon Yang Berkesan
Citarasa dan kehendak pelanggan berubah dari masa ke semasa. 0leh itu
jabatan/agensi hendaklah menyediakan saluran bagi membolehkan pelanggan mengutar
akan pandangan terhadap tahap keluaran atau perkhidmatan yang diberikan.
Saluran maklumbalas ini membolehkan jabatan/agensi mendapatkan input penting yan
g boleh digunakan untuk menilai semula standard keluaran atau perkhidmatannya.
Di antara mekanisma yang boleh digunakan untuk mendapatkan maklumbalas adalah se
perti berikut:-
a. Borang Maklumbalas Pelanggan;
b. Peti Cadangan;
c. Pengesanan Berita (News Monitoring);
d. Kajian Pakar Perunding;
e. Penyediaan perkhidmatan (hot line); dan
f. "Client Survey".
Untuk mengendalikan maklumbalas yang diterima, jabatan/agensi hendaklah
mewujudkan satu sistem respon ysng berkesan seperti berikut:-
a. Kaunter-kaunter aduan diadakan bagi memudahkan orang ramai meembuat
aduan. Kaunter-kaunter berkenaan hendaklah diletakkan di tempat yang
senang dihubungi dan dilengkapkan dengan keperluan penting seperti bor
ang
aduan yang mencukupi dan senarai rujukan pegawai/bahagian untuk aduan;
b. Kakitangan sesebuah agensi perlulah dilatih unthk melayan dan menyelesa
ikan
masalah pelanggan yang tidak puashati mengikut prosedur penyelesaian a
duan
yang ditetapkan.
c. Agensi-agensi yang banyak mengendalikan aduan orang ramai perlu berusah
a
melengkapkan sistem respon mereka dengan kemudahan-kemudahan yang
bersesuaian seperti talifon talian khusus atau `hot line'.
Bibliografi.
Kamus Dewan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka, 2005. Print.
Maisara, Zara. "Piagam Pelanggan." Scribd. N.p., n.d. Web. 14 Aug. 2012.
<http://www.scribd.com/doc/44351237/piagam-pelanggan>.
"Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.3/1993." N.p., n.d. Web. 8 Aug. 2012.
<http://www.unimap.edu.my>.
Tatasira. "PIAGAM PELANGGAN." Scribd. N.p., n.d. Web. 14 Aug. 2012.
<http://www.scribd.com/doc/17748610/PIAGAM-PELANGGAN>.