Arahan Pegawai Pengawal

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018
KANDUNGAN M/S
PENDAHULUAN
A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. Peruntukan Mengurus 2018 1
2. Agihan Waran Peruntukan 3
3. Penyelarasan Semula Peruntukan 14
4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab 16

(PTJ)
5. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 19
6. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 23
7. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 25
8. Pengurusan Akaun Belum Terima 26
9. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 29
10. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 31
11. Kelulusan Pakej 38
12. Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan Dan Skim Pembiayaan 41

Komputer Dan Telefon Pintar (Smartphones) Perkhidmatan
Awam
13. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan 43

Kewangan)
14. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training 43

Provider
15. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas 44

Rasmi
16. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 45
17. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 45
i
KANDUNGAN M/S
B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN

PEMBANGUNAN
1. Peruntukan Pembangunan 2018 47
2. Agihan Waran Peruntukan 48
3. Pelaksanaan Projek Baharu 48
4. Pengurusan Projek Pembangunan 49
5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 53
6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 53
7. Pelarasan Semula Peruntukan 55
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 57
2. Kod Perakaunan 57
3. Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 58
4. Pembayaran Melalui 1GFMAS 58
5. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a) 59
6. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 59
7. Pengurusan Akaun Amanah 60
8. Pengurusan Akaun Deposit 62
9. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 63
10. Penutupan Akaun 64
D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 65
2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah 66

OS35000 Belanja Mengurus
3. Pelupusan Aset Alih 68
4. Perolehan Perkhidmatan 62626H6 68
5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 70
ii
KANDUNGAN M/S
6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 70
7. Pemantauan dan Pelaporan 71
8. Penyelarasan Fungsi dan Peruntukan Di Bawah BPPA 72
9. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat (AP55) 73

Dan Perolehan Darurat (173.2)
E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. Perjawatan dan Naziran 76
2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 76
3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 76
4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 78
5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 78
6. Kenaikan Pangkat 79
7. Pengurusan Latihan 79
8. Pengurusan Maklumat 84
9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 85
10. Pengambilan Guru Ganti 86
F. PENGURUSAN AUDITAN
1. Pengurusan Audit Dalam 88
2. Pengurusan Teguran Audit 88
PENUTUP
iii
SENARAI LAMPIRAN M/S
LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 90-91
LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ

92-93
LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara 94-95
LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan

96
Secara Pakej
LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 97-100
LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 101-106
LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat

107-108
iv
Semua Pengarah/ Setiausaha Bahagian,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018
Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan ini
menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,
perolehan dan pengurusan aset, sumber manusia, perakaunan dan pengauditan
melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2018. Dokumen ini juga
disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM untuk
melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap, berkesan dan
berintegriti.
Bermula 1 Januari 2018, pelaksanaan Perakaunan Akruan bagi Kerajaan

Persekutuan akan dilaksanakan. Latihan komprehensif telah diberikan kepada
pengguna sistem perakaunan kerajaan 1 Government Financial and Management
Accounting System (1GFMAS) bagi memastikan persediaan pelaksanaan
Perakaunan Akruan di KPM.
Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi peraturan/prosedur/ tatacara

kewangan yang sedang berkuat kuasa selaras dengan garis panduan pengurusan
kewangan yang telah dikeluarkan dalam memenuhi aspirasi dasar Pendidikan
Kebangsaan.
Sekian, terima kasih.
“SEHATI SEJIWA”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

PENDAHULUAN
Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2018 ini disediakan sebagai garis panduan
dan tatacara kepada Ketua Jabatan dan pihak pengurusan yang terlibat secara
langsung dalam urus tadbir Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan pada tahun
semasa. APP ini mengandungi garis panduan dan tatacara bagi pengurusan
kewangan, pembangunan, perakaunan, perolehan dan pengurusan aset, sumber
manusia serta pengauditan.
Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang

telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah tadbir
dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan diwajibkan
memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja Mengurus
dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan
mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai perancangan
Bahagian/Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan
dan outcome di peringkat Kementerian dan Nasional.
Berlandaskan konsep Let Managers Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan

mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai di bawah seliaan untuk melaksanakan
Program/ Aktiviti Kementerian mengikut batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti
dan berintegriti.
BELANJA
MENGURUS B.63
DAN
PENGURUSAN
KEWANGAN
A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. PERUNTUKAN MENGURUS 2018
1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2017 dan 2018
mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO) dan
Objek Am (OA) adalah seperti berikut:
TAHUN 2017 TAHUN 2018 PERBEZAAN

KOMPONEN (RM) (RM) (RM)
SBBO
(a) (b) (c) = (b)-(a)
DASAR SEDIA
ADA 39,295,890,700 40,327,063,000 1,031,172,300
PROGRAM
KHUSUS 3,585,049,300 4,164,387,900 579,338,600
DASAR BARU
- - -
ONE-OFF
11,000,000 22,421,000 11,421,000
JUMLAH 42,891,940,000
44,513,871,900 1,621,931,900

OBJEK AM (RM) (RM) (RM)
(OA)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
10000
35,906,553,000 36,616,817,700 710,264,700
20000
3,593,451,300 3,943,883,400 350,432,100
30000
137,862,900 157,083,900 19,221,000
40000
3,254,072,800 3,796,086,900 542,014,100
JUMLAH
42,891,940,000 44,513,871,900 1,621,931,900
1

PROGRAM OBB (RM) (RM) (RM)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
PROGRAM OPERASI
PENDIDIKAN 34,849,288,500 35,800,320,500 951,032,000
PROGRAM
PENGUKUHAN
OPERASI 484,944,400 544,244,600 59,300,200
PENDIDIKAN
PROGRAM
PEMBANGUNAN
763,040,100 837,743,300 74,703,200
PROFESIONALISMA
PROGRAM
PENGURUSAN
3,123,013,700 3,063,299,200 (59,714,500)
KEMENTERIAN
PROGRAM DASAR,
PENILAIAN DAN
PENGURUSAN 75,604,000 81,455,400 5,851,400
PRESTASI
PROGRAM KHUSUS
3,585,049,300 4,164,387,900 579,338,600
DASAR BAHARU
- - -
ONE-OFF
11,000,000 22,421,000 11,421,000
JUMLAH
42,891,940,000 44,513,871,900 1,621,931,900
Dasar Sedia Ada (DSA)
1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM40,327,063,000 melibatkan agihan

kepada 5 program seperti berikut :
i 010000 - Operasi Pendidikan;
ii. 020000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan;
iii. 030000 - Pembangunan Profesionalisma;
iv. 040000 - Pengurusan Kementerian;
v. 050000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi;
Program Khusus
1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 060000 dengan peruntukan

RM4,164,387,900 adalah melibatkan 33 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.
2
Program One-Off
1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 070000 berjumlah
RM22,421,000 melibatkan Harta Modal - 070100
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1. Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama

kepada Bahagian/ Jabatan bermula 5 Januari 2018 (Jumaat).
2.2. Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2018 mengikut
Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:
i. Dasar Sedia Ada (DSA):
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000
OS14000
10000 50 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan
prestasi perbelanjaan.
100 OS17000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
3
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
OS21000: Perbelanjaan Perjalanan dan Sara

Hidup
OS22000 Pengangkutan Barang-barang
OS23000: Perhubungan dan Utiliti
OS24000: Sewaan Lain-lain
OS28000 Perkhidmatan Pembersihan

Kawasan
Penyelenggaraan Komputer
50
OS29000: Guru Ganti
Perkhidmatan Ikhtisas dan
Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan
Hospitaliti
Pakej Mesyuarat/Bengkel
Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan
20000
Agihan seterusnya akan dibuat
berdasarkan prestasi perbelanjaan
dan/atau justifikasi kukuh.
OS24000: Sewaan Bangunan dan Mesin

Fotostat
OS26000: Bekalan Bahan Mentah dan

Bahan- bahan Penyelenggaraan
dan Pembaikan
100
OS27000: Bekalan Alat Pejabat dan Pakaian
Seragam
OS28000: Penyelenggaraan dan Pembaikan

Kecil yang Dibeli
4
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
OS41000 : Biasiswa, Dermasiswa dan

Bantuan Pelajaran
OS42000: Pemberian Dalam Negeri

50
- Bantuan Utiliti Sekolah
Bantuan Kerajaan
- Aktiviti Pelajar
40000
OS43000 : Pemberian Luar Negeri

Faedah, Dividen dan Kenaan
100 OS47000 : Ganjaran
OS48000 : Gantian Cuti Rehat
ii. Program Khusus

PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
i. MBMMBI
ii. Emolumen Kakitangan Kontrak
iii. Pembelian Buku Teks
iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat
20000 Antarabangsa
30000 50 v. Pengurusan Sukan
40000 vi. Teach for Malaysia
vii. Sekolah Amanah
viii. Biasiswa Perguruan Persekutuan
ix. Sekolah Transformasi
x. Inisiatif PPPM
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM;
ii. Penyelenggaraan Genset;
iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub;
iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid;
20000 v. Tanah dan Pembaikan Tanah;
70
30000
Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan
prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.
5
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
Bantuan Persekolahan
i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

ii. Bantuan Geran Per Kapita(PCG)
iii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)
iv. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)
v. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)
vi. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan
(BBTP)
vii. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
viii. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
(RMT1M)
100 ix. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)
x. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)
40000
xi. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
Beruniform (BPS)
xii. Biasiswa Sukan (BS)
xiii. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
(PKSBP)
xiv. Elaun Prauniversiti (EPraU)
xv. Bantuan Awal Persekolahan
xvi. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
xvii. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin
(KWAPM)
60 i. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
iii. One-Off
PERATUS
OBJEK
AGIHAN CATATAN
AM
(%)
30000 100 Harta Modal (BPPA)
6
2.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama diterima

dalam 1GFMAS. Sekiranya waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan
Kecil (WPK) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada
tarikh waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh
dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan lain-lain
keperluan kritikal.
2.4. Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld. 4 s.k 2/2009
bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran tersebut, geran akan
diagihkan secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun. Permohonan
kelulusan penyaluran suku tahun ketiga dan keempat hendaklah disertakan dengan
aliran tunai untuk diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara
bersekali kepada Kementerian Kewangan. Kaedah penyaluran adalah seperti
berikut:
Pertama Ketiga Keempat

Kedua
Suku Tahun (Januari - (Julai - (Oktober -
(April - Jun)
Mac) September) Disember)
Tidak Tidak
melebihi 25% melebihi 25% Berdasarkan Berdasarkan
Amaun
daripada daripada analisa analisa
Untuk
jumlah jumlah keperluan keperluan
Disalurkan
peruntukan peruntukan tunai tunai
tahunan tahunan
Kementerian Kementerian
Kewangan Kewangan
Kuasa
Pegawai Pegawai dengan dengan
Melulus
Pengawal Pengawal perakuan oleh perakuan oleh
Penyaluran
Pegawai Pegawai
Pengawal Pengawal
2.5. Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat

beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-bahagian yang
bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti berikut:
7
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan OS 28000

KPM dan
OS32000
Bahagian
Perolehan dan
ii. Penyelenggaran Genset OS 28000
Pengurusan
iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub OS 28000
Aset (BPPA)
iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid OS 28000
v. Pengurusan Tender Perkhidmatan OS 29000
Pelupusan Bahan Berjadual
vi. Tanah dan Pembaikan Tanah OS 31000
vii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan OS 24000
i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar OA 20000

Negara
Bahagian ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan OS 42000
Kewangan Umum, Biasiswa Kecil Persekutuan
(BKew) (Sekolah Harian), Bantuan Awal
Persekolahan,
iii. Pemberian Dalam Negeri – Bantuan OS 42000
Mengurus Jenazah
i. Emolumen Jawatan Kumpulan OA 10000

Bahagian
ii. Kenaikan Pangkat Time-Based dan OA 10000
Pengurusan
Lantikan Baru
Sumber
iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang OS 15000
Manusia
iv. Latihan Bagi Anggota Bukan Guru OA 20000
(BPSM)
v. Program Transformasi Minda bagi OA 20000
Perkhidmatan Bukan Guru
Bahagian
Tajaan
i. Biasiswa Perguruan Persekutuan OA 40000
Pendidikan
(BTajaan)
i. Penempatan Guru OA 20000
Bahagian
ii. Pengurusan Sekolah Amanah OA 20000
Pengurusan
iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan OS 42000
Sekolah Harian
Penan (KEDAP)
(BPSH)
8
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
Bahagian
Pengurusan Institusi Pendidikan Islam OA 20000
Pendidikan
Sekolah Agama Bantuan Kerajaan(SABK) OA 40000
Islam (BPI)
i. Sekolah Berkeperluan Khas

OA 20000
Bahagian ii. Sekolah Dalam Hospital (SDH)
OA 20000
Pendidikan iii. Elaun Murid Berkeperluan Khas (bagi
OA 40000
Khas (BPKhas) Sekolah Pendidikan Khas)
i. Pengurusan Sukan
OA 20000
ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan
OS 29000
Bahagian iii. Elaun Pra Universiti (EPraU)
OA 40000
Sukan (BS) iv. Skim Biasiswa Sukan (BS)
OA 40000
v. Penyertaan Pelajar di Peringkat
OS 42000
Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)
Bahagian
Pengurusan
Sekolah
Berasrama Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh
OS 42000
Penuh dan (PKSBP)
Sekolah
Kecemerlangan
(BPSBPSK)
BDHA Pemberian Luar Negeri OS 43000
Bahagian
Kokurikulum Penyertaan Pelajar di Peringkat
OS 42000
dan Kesenian Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)
(BKK)
i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi OA 20000
Bahagian Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Pendidikan ii. Program Transformasi Minda Pegawai OA 20000
Guru (BPG) Perkhidmatan Pendidikan
iii. Sekolah Transformasi OA 40000
i. Latihan Pra Perkhidmatan OA 20000
Institut
ii. Kursus Dalam Cuti OA 20000
Pendidikan
iii. Program Teach For Malaysia (TFM) OA 40000
Guru Malaysia
(IPGM)
Institut
Aminuddin Baki Latihan Kepimpinan
OA 20000
(IAB)
9
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
i. Peruntukan Pengurusan Tender OS 29000
Perkhidmatan
ii. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) OS 42000
[bagi Sekolah Harian]
Jabatan iii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM) OS 42000
Pendidikan iv. Bantuan Makanan Asrama (BMA) OS 42000
Negeri/Pejabat v. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
Pendidikan Murid (PPM)
Daerah vi. Rancangan Makanan Tambahan OS 42000
1Malaysia (RMT1M)
vii. Bantuan Pakaian Seragam Badan OS 42000
Beruniform (BPS)
i. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan OS 28000

Pengurusan
(KBK) untuk JPN
Pentadbiran
ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan OS29000
Negeri (PPN)
(PKK) untuk JPN
i. Sewaan Kenderaan SPANCO OS24000

Bahagian ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO OS28000
Khidmat iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos OS29000
Pengurusan pengangkutan, insurans komprehensif
(BKP) dsb.)
Bahagian
Memartabatkan Bahasa Malaysia dan OA20000
Pembangunan
Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI) OA30000
Kurikulum
OA40000
(BPK)
Penyelenggaraan peralatan teknologi

maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk
sewaan peralatan ICT
Bahagian
Teknologi i. Bahagian Teknologi Pendidikan;
ii. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri; OA20000
Pendidikan
(BTP) iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian
(PTPB);
iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG); dan
v. semua sekolah di bawah KPM.
10
OBJEK
AM
BAHAGIAN PERUNTUKAN
/OBJEK
SEBAGAI
Bahagian Penyelenggaraan peralatan teknologi
Pengurusan maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk
OA20000
Maklumat sewaan peralatan ICT iaitu selain di bawah
(BPM) seliaan BTP.
Bahagian- OA20000
bahagian Inisiatif PPPM OA30000
Pelaksana OA40000
(i) Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan Baru hendaklah

mengambil kira keperluan di bawah OS 11000, OS 12000 dan OS
13000.
(ii) Kementerian Kewangan telah menggunapakai sepenuhnya kod objek di

bawah OS 17000 bagi bayaran Imbuhan Tahunan dan Bantuan
Kewangan bermula Tahun 2013.
2.6. Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras peruntukan

adalah seperti berikut:
2.6.1. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap fungsi/aktiviti

yang dipertanggungjawabkan;
2.6.2. Memantau prestasi perbelanjaan termasuk peruntukan yang disalurkan
melalui subwaran kepada Bahagian/Jabatan lain;
2.6.3. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan
peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik
peruntukan; dan
2.6.4. BPPA bertindak sebagai penyelaras bagi pengurusan tender
Pengurusan Perkhidmatan KBK, PKK dan Bekalan Makanan Bermasak
(BMB) berdasarkan keperluan dan peruntukan di Bahagian/Jabatan
masing-masing.
11
2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat

dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT dipertanggungjawabkan
kepada Bahagian/Jabatan berikut:-
PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT
i. Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian

Teknologi Pendidikan.
ii. Semua agensi di negeri iaitu seperti berikut:
Bahagian a. JPN;
Pengurusan b. Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS);
Maklumat (BPM) c. Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti
(JNJK);
d. Pejabat Pendidikan Daerah (PPD); dan
e. Pusat Kokurikulum.
i. Bahagian Teknologi Pendidikan;
Bahagian ii. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri;
Teknologi iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB);
Pendidikan (BTP) iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG); dan
v. Semua sekolah di bawah KPM.
Bahagian
Kolej-kolej Matrikulasi KPM.
Matrikulasi (BM)
Institut Pendidikan
Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus.
(IPGM)
2.8 Penyelaras mengikut fungsi selain ICT pula dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian-bahagian berikut:
BAHAGIAN FUNGSI
Bahagian Semua jenis Bantuan Persekolahan Umum dan

Kewangan (BKew) Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP), Bantuan
Pakaian Seragam Badan Beruniform (BPS)
i. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke
luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke
atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk
YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
KSU/YBhg. KPPM/TKSU)
BKP ii. Menyelaras perkara-perkara berkaitan pakaian
seragam seperti berikut :
a) Rekaan dan warna; dan
b) Keperluan keseluruhan peruntukan bagi pegawai
yang layak.
12
BAHAGIAN FUNGSI
PADU Pelaksanaan Inisiatif PPPM peringkat Kementerian
i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan

Bahagian Kawasan;
Perolehan dan ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan; dan
Pengurusan Aset
(BPPA) iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak.
i. Program Rancangan Makanan Tambahan

1Malaysia (RMT1M);
Bahagian ii. Asrama 1Malaysia;
Pengurusan iii. Pelaksanaan Redeployment; dan
Sekolah Harian iv. Penempatan Guru Baru.
(BPSH) v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan
(KEDAP)
vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
vii. Bantuan Awal Persekolahan (BAP)
Bahagian
Pengurusan Guru Ganti (Sekolah Harian Biasa);
Sumber Manusia
(BPSM)
i. Bantuan Sukan JPN dan PPD.
ii. Elaun Pra Universiti (EPraU)
Bahagian Sukan
iii. Biasiswa Sukan (BS)
iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
Bahagian
Pengurusan
Sekolah Berasrama Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)
Penuh dan Sekolah
Kecemerlangan
(BPSBPSK)
Bahagian
Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi sekolah
Pendidikan Khas
pendidikan khas]
(BPKhas)
Bahagian Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi Kolej
Matrikulasi Matrikulasi]
Bahagian
Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi Kolej
Pendidikan Teknik
Vokasional]
dan Vokasional
13
BAHAGIAN FUNGSI
Bahagian
i. Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD.
Kokurikulum dan
ii. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
Kesenian
Institut Pendidikan i. Kursus Dalam Cuti (KDC)
Guru Malaysia ii. Latihan Pra Perkhidmatan
(IPGM)
i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan
Bangunan dan Kawasan;
ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan
Jabatan Pendidikan Keselamatan;
Negeri / Bahagian iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal
Makanan Bermasak ; dan
iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)
2.9 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras fungsi adalah

seperti berikut:
2.9.1 Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan disalurkan oleh
Bahagian Kewangan kepada semua Bahagian/ JPN; dan
2.9.2 Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk diselaraskan
oleh Bahagian Kewangan.
2.10 Penyelaras Peruntukan B.63 Keseluruhan
2.10.1 Bahagian Kewangan bertanggungjawab menyelaras semula agihan

peruntukan B.63 yang ditetapkan di atas mengikut kesesuaian sekiranya ada
keperluan.
3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
3.1 PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN/PELEPASAN BAKI
3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika ada)

boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari semasa ke semasa
sebelum 28 September 2018 (Jumaat).
14
3.1.2 Permohonan pindah/tambah peruntukan/ pelepasan baki akan

dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa PTJ dan/atau
justifikasi kukuh. Permohonan mesti disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan 1GFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/ Ketua Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/Ketua Penolong
Pengarah (KPP) /Ketua Penolong Setiausaha (KPSU)/Ketua Unit
(KU) yang bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan
sahaja.
3.2. TARIK BALIK PERUNTUKAN
3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/Jabatan hendaklah

dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 Ogos 2018 ( Khamis) KECUALI
bagi bantuan persekolahan. Sebarang pemulangan baki peruntukan
selepas tarikh ini akan diambil kira dalam pengagihan peruntukan tahun
berikutnya. Permohonan hendaklah disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan 1GFMAS);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/ KPSU/ KU yang
bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.
3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan yang

akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen dan mencukupi
bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.
3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk menarik

balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan.
15
4. PENGURUSAN PENUBUHAN/ PENUTUPAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(PTJ)
4.1. TADBIR URUS PTJ
4.1.1 Penubuhan PTJ adalah di bawah kawalan Pegawai Pengawal

bertujuan untuk melancarkan pengurusan kewangan dan perakaunan
Kementerian/ Jabatan agar sumber dapat diuruskan secara berhemat,
telus, terkawal, cekap dan berkesan berdasarkan keperluan dan
persekitaran organisasi dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
4.1.2 KPM melaksanakan tadbir urus PTJ secara tidak berpusat yang
merangkumi PTJ Tier 1 (Bahagian Kewangan KPM), PTJ Tier 2
(Bahagian-bahagian/ JPN) dan PTJ Tier 3 (Pejabat Pendidikan Daerah,
Sekolah-sekolah di bawah seliaan Bahagian dan Sekolah-sekolah
bertaraf PTJ).
4.1.3 Pegawai Pengawal melalui Bahagian Kewangan akan menilai

semula status dan operasi PTJ sedia ada di KPM dari semasa ke
semasa. PTJ yang tidak aktif/ tidak diperlukan disebabkan tiada/
kurang transaksi akan disyorkan supaya ditutup. Ini adalah selaras
dengan konsep multitasking dan multiskilling dalam perkhidmatan
awam.
4.1.4 PTJ-PTJ melaksanakan arahan berkaitan pengurusan kewangan

dan perakaunan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dan
melaksanakan mesyuarat dan menyediakan laporan berkaitan
kewangan dan perakaunan secara berkala seperti berikut :
i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun;
ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;
iii. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan;
iv. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan; dan
16
v. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah (jika berkaitan)
4.2 PENUBUHAN PTJ
4.2.1 Kuasa Melulus penubuhan PTJ adalah terletak di bawah bidang

kuasa Pegawai Pengawal dan tidak boleh diwakilkan selaras dengan
asas-asas pertimbangan dan kriteria penubuhan PTJ seperti berikut :
i. Menjalankan sekurang-kurangnya satu fungsi utama seperti di

Lampiran II. Walau bagaimanapun sesebuah Jabatan/
Bahagian/ Seksyen/ Unit yang dijadikan PTJ digalakkan untuk
menjalankan lebih banyak fungsi utama agar lebih efisien dan
kos efektif;
ii. Mempunyai bilangan pegawai yang mencukupi dan kompeten
dalam bidang kewangan dan perakaunan;
iii. Melaksanakan pengasingan tugas yang jelas dalam
pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan
dalaman;
iv. Mempunyai infrastruktur ICT yang mencukupi untuk capaian
sistem kewangan dan perakaunan yang cekap dan berkesan;
v. Menimbangkan faktor lokasi dan geografi yang bersesuaian
bagi memastikan kawalan, keselamatan dan pelaksanaan
prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan PTJ berjalan
lancar, cekap dan berkesan; dan
vi. Mempunyai peruntukan sedia ada yang mencukupi bagi
menjalankan fungsi PTJ.
4.2.2 Permohonan penubuhan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP
PS6.1 : Garis Panduan Pemantapan Penunuhan Pusat Tanggungjawab.
Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun
sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk
kelulusan.
17
4.2.3 Bahagian Akaun akan memperuntukkan satu kod dan nama PTJ
setelah kelulusan penubuhan diperoleh daripada Pegawai Pengawal dan
mengemukakannya kepada Jabatan Akauntan Negara untuk didaftarkan di
dalam sistem.
4.2.4 Bahagian Kewangan akan memaklumkan kelulusan penubuhan

PTJ dan perihal pengaktifan kod PTJ kepada PTJ berkenaan setelah
kelulusan dan pengaktifan disempurnakan.
4.3 PENUTUPAN PTJ
4.3.1 Semua rekod PTJ berkaitan fungsi keseluruhan PTJ seperti

pengurusan bajet, pengurusan perolehan, pengurusan kewangan dan
perakaunan, pembangunan dan pemantauan projek, pengurusan Kumpulan
Wang Amanah/Akaun Amanah/Deposit serta pengurusan terimaan dan
bayaran hendaklah diselesaikan atau diselaraskan tertakluk kepada
undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa sebelum ditutup.
4.3.2 PTJ hendaklah memastikan semua capaian kepada sistem

kewangan dan perakaunan dibatalkan.
4.3.3 Permohonan penutupan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP
PS6.1 : Garis Panduan Pemantapan Penunuhan Pusat Tanggungjawab.
Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun
sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk
kelulusan.
4.3.4 Bahagian Kewangan akan mengemukakan kelulusan penutupan

kepada Bahagian Akaun untuk tindakan pembatalan kod PTJ dalam sistem
oleh pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia.
4.3.5 Bahagian Kewangan akan memaklumkan perihal pembatalan

kod kepada PTJ setelah menerima maklumat dari Bahagian Akaun.
18
5. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME

(OBB) DI KPM
5.1 STRUKTUR OBB KPM
5.1.1 OBB merupakan suatu proses berterusan di bawah Outcome Based

Approach (OBA) yang bertujuan untuk menghasilkan keberhasilan di
peringkat kementerian yang akan menyumbang kepada Kerangka
Keberhasilan Nasional (NRF). OBB akan melalui proses kitaran empat (4)
proses strategik utama iaitu perancangan berasaskan outcome,
penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian dan pelaporan
keberhasilan.
5.1.2 Struktur OBB KPM terdiri daripada lima (5) program seperti berikut :
BIL PROGRAM PENGURUS
1 Operasi Pendidikan TKPPM (Operasi Pendidikan)
2. Pengukuhan Operasi pendidikan TKSU (Pembangunan Pelajaran)
3. Pembangunan Profesionalisme TKPPM (Pembangunan
Profesionalisme Keguruan)
4. Dasar, Penilaian dan Pengurusan TKPPM (Dasar & Pembangunan
Prestasi Pendidikan)
5. Pengurusan Kementerian TKSU(Pengurusan)
5.1.3 Program-program ini disokong oleh 22 aktiviti seperti berikut :

BIL PROGRAM AKTIVITI KETUA AKTIVITI
1. Operasi Pendidikan i. Pendidikan Awal BPSH
(Bahagian ii. Pendidikan rendah BPSH
Pengurusan Sekolah iii. Pendidikan Menengah BPSBPSK
Harian adalah iv. Pendidikan Lepas BM
Penyelaras Program) menengah
2. Pengukuhan Operasi i. Pembangunan BPP
Pendidikan Infrastruktur
ii. Teknologi Maklumat BPM
19
BIL PROGRAM AKTIVITI KETUA AKTIVITI

(Bahagian iii. Bahan Pengajaran dan BBT
Pembangunan Pembelajaran
Pelajaran adalah iv. Pentaksiran LP
Penyelaras Program) v. Bantuan dan Kebajikan BT
Pendidikan
vi. Pembangunan BPK
Kurikulum
vii. Majlis Peperiksaan MPM
Malaysia
viii. Dewan Bahasa dan DBP
Pustaka
3. Pembangunan i. Latihan Dalam BPG
Profesionalisme Perkhidmatan
(Bahagian Pendidikan ii. Latihan kepimpinan IAB
Guru adalah iii. Latihan Pra IPGM
Penyelaras Program) Perkhidmatan
4. Dasar, Penilaian dan i. Dasar Pendidikan BPPDP
Pengurusan Prestasi ii. Penilaian JNJK
(Bahagian
Perancangan dan
Penyelidikan Dasar
Pendidikan adalah
Penyelaras Program)
5. Pengurusan i. Pengurusan Sumber BPSM
Kementerian Manusia
(Bahagian ii. Pengurusan BKEW
Pengurusan Sumber Kewangan dan
manusia adalah Akaun
Penyelaras Program iii. Pengurusan Ibu BKP
Pejabat
iv. Auditan BAD
v. Pentadbiran Negeri BPSH
20
5.1.4 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,

pelaksanaan OBB disokong oleh 3 jawatankuasa yang berperanan melaksana
dan memantau prestasi OBB di peringkat Kementerian, program dan aktiviti
seperti berikut:
i. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB

Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal.
ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Committee – PPMC), dipengerusikan
oleh Pengurus Program;
iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance
Management Committee – APMC), dipengerusikan oleh Ketua
Aktiviti.
5.2 JAWATANKUASA PELAKSANAAN OBB KEMENTERIAN (MINISTRY

OBB IMPLEMENTATION COMMITTEE – MOIC)
5.2.1 Peranan dan tanggungjawab MOIC adalah seperti berikut:

i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik OBB;
ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki Program
dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan sumbangan kepada
NRF;
iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan Kementerian
bagi Program dan Aktiviti, memantau kemajuan pelaksanaan dan
melaporkan prestasi suku tahun dan tahunan kepada CPMC;
iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan rancangan
dan bajet Kementerian dalam minit mesyuarat;
v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap
Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan outcome,
penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian, dan proses
pelaporan keberhasilan;
21
vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan kemapanan

pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi OBB dalam
Kementerian;
vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran dan isu ke
atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan
viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali
bagi setiap suku tahun.
5.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI PROGRAM

(PROGRAMME PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE –
PPMC)
5.3.1. Penyelaras-penyelaras setiap program bertanggungjawab

menyelaras PPMC dengan peranan seperti berikut:
i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan program

OBB bagi mencapai outcome Program yang dihasratkan
termasuk menyemak analisis pelanggan/pemegang taruh
(stakeholder) yang dibuat pada tahun sebelumnya mengikut
konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di samping
mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun sebelumnya;
ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan menggabungkan
cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah program OBB sebelum
dikemukakan kepada MOIC;
iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB berdasarkan
Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran prestasi serta
melaporkan hasilnya kepada MOIC secara suku tahunan;
iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah disahkan
dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk melaporkan analisis
varian dan laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang
dilaksanakan; dan
22
v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali

setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan
keberhasilan peringkat Program.
5.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI AKTIVITI (ACTIVITY

PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE – APMC)
5.4.1 Ketua-ketua Aktiviti bertanggungjawab menyelaras APMC dengan

peranan seperti berikut:
i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk melaksanakan

aktiviti bagi mencapai sasaran outcome berdasarkan hala tuju yang
ditetapkan oleh PPMC dan MOIC;
ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk dikemukakan kepada
PPMC;
iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan KPI dan
sasaran prestasi dan melaporkan prestasi bulanan atau suku
tahunan. APMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah
disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk melaporkan
analisis varian dan laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang
dilaksanakan; dan
iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali setiap
suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan keberhasilan
peringkat aktiviti.
6. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS
6.1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
6.1.1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan

kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut kekerapan dan
peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan PS 5.1.
Mesyuarat JPKA di peringkat Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah dibuat lebih
23
awal dari tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian mengikut

ketetapan seperti berikut :
Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir

Bil Tempoh Suku
di Hantar Minit dan
Mesyuarat Tahun
Bahagian/Jabatan Laporan ke BKew
Pertama Oktober – Disember
(Tahun sebelumnya) Sebelum 1 Februari 1 Februari
Januari – Mac
Kedua Sebelum 15 April 15 April
(Tahun Semasa)
April – Jun
Ketiga Sebelum 15 Julai 15 Julai
(Tahun Semasa)
Julai – September Sebelum 15
Keempat 15 Oktober
(Tahun Semasa) Oktober
6.1.2. JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti berikut:

i. Pengurusan Bajet;
ii. Pengurusan Perakaunan;
iii. Pengurusan Perolehan;
iv. Pengurusan Aset dan Stor;
v. Perbelanjaan Utiliti; dan
vi. Barang pakai habis.
6.2. LAPORAN PRESTASI DAN PENGURUSAN PERUNTUKAN PROGRAM

KHUSUS - INISIATIF PPPM
6.2.1 Peruntukan bagi Inisiatif PPPM akan disalurkan kepada Bahagian-

bahagian Pelaksana. Ketua Jabatan bagi semua Bahagian Pelaksana adalah
bertanggungjawab dalam pengurusan peruntukan Inisiatif PPPM.
6.2.2 Penyelaras bagi pelaksanaan Inisiatif PPPM di peringkat Kementerian

adalah PADU, manakala penyelaras aktiviti inisiatif adalah Bahagian Peneraju
Inisiatif.
6.2.3 Bagi memastikan pelaksanaan Inisiatif PPPM mematuhi prosedur dan

peraturan yang berkuat kuasa, PADU dan Bahagian Pelaksana perlu
menjalankan peranan masing-masing seperti berikut:
24
Peranan PADU
i. Menyelaras sebarang permohonan daripada Bahagian-bahagian
Pelaksana berkenaan peruntukan inisiatif PPPM sebelum
dikemukakan ke Bahagian Kewangan;
ii. Memantau prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM termasuk

peruntukan secara subwaran kepada Bahagian/JPN serta
memastikan prestasi perbelanjaan adalah mengikut varians yang
ditetapkan; dan
iii. Mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM dan

membentangkan dalam mesyuarat JPKA dan/atau mana-mana
mesyuarat pembentangan prestasi belanja secara bulanan/suku
tahun.
Peranan Bahagian Pelaksana

i. Menyalurkan peruntukan melalui sub waran kepada Bahagian/JPN
yang terlibat;
ii. Mengemukakan permohonan penjajaran/pindah peruntukan

kepada PADU;
iii. Mengemukakan permohonan pelepasan baki kepada Bahagian

Kewangan beserta laporan 1GFMAS terkini dan/atau justifikasi yang
kukuh; dan
iv. Memastikan semua prosedur kewangan dan perolehan dipatuhi.
7. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN

MALAYSIA
7.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan Agensi

untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan Persekutuan yang
akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran hasil yang diperolehi akan
digunakan dalam penyediaan Buku Anggaran Hasil Persekutuan.
7.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil

hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh
Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling Perbendaharaan
PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.
25
7.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan

Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2018. Bagi tujuan penyelarasan dan
penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/ Jabatan/ Agensi
hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil kepada Bahagian
Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2018.
8. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
8.1 PELAPORAN ABT KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA
8.1.1 Arahan Perbendaharaan 89A.(a) ABT hendaklah dilaporkan oleh

Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara dan disalinkan kepada
Perbendaharaan dan Ketua Audit Negara. Sistem perakaunan ABT yang
hendak diwujudkan perlu mendapat kelulusan Akauntan Negara.
8.1.2 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan

WP10.6 - Penyelenggaraan dan Pelaporan ABT, terdapat dua (2)
Laporan ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada Akauntan Negara
Malaysia (ANM) melalui Pegawai Pengawal bagi setiap enam (6) bulan.
Bagi tahun 2018, Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah mengemukakan
laporan-laporan berkenaan kepada Bahagian Kewangan untuk tujuan
penyelarasan sebelum tarikh-tarikh yang dinyatakan di bawah:-
TARIKH AKHIR
TARIKH AKHIR
JENIS PENGHANTARAN FORMAT
BIL. PENGHANTARAN
LAPORAN KE BKEW PELAPORAN
KE ANM
Laporan Seperti yang

ABT KPM dinyatakan pada
sehingga Lampiran A di
1. 13 Januari 2018 31 Januari 2018
31 dalam 1Pekeliling
Disember Perbendaharaan
2017 WP10.6
Penyelenggaraan
Laporan dan Pelaporan
ABT KPM ABT
2. 15 Ogos 2018 31 Ogos 2018
sehingga 30
Jun 2018
26
8.1.3 Bahagian/Jabatan turut dikehendaki untuk mengemukakan

laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian Kewangan setiap
suku tahun 2018 menggunakan format di dalam 1Pekeliling
Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut akan dibentangkan di dalam
Mesyuarat Pengurusan ABT dan mesyuarat-mesyuarat Pengurusan
Tertinggi Kementerian sekiranya perlu.
8.2 MEWUJUDKAN TATACARA PERAKAUNAN ABT
8.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur supaya

pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau jumlah tunggakan
ABT yang terkini dan mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan
kronologi dan maklumat yang dinyatakan di dalam rekod berkenaan.
8.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-

rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh Akauntan Negara
Malaysia di dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan
9 Tahun 2011 dan memastikan rekod-rekod berkenaan sentiasa
diselenggara dan dikemaskini.
8.3 TANGGUNGJAWAB MENGUTIP TUNGGAKAN ABT
8.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan
kewangan Kementerian masing-masing dengan sempurna bagi memungut
dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima oleh atau di
bawah arahan mereka dan bertanggungjawab sekiranya akaun yang
dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak
betul.
8.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal dan semua PTJ
(Pemungut) bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.
Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira hendaklah mematuhi AP 328.
27
8.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang

melaksanakan kutipan tunggakan ABT di Bahagian/Jabatan/Agensi
hendaklah melaksanakan usaha mendapatkan kembali hutang secara giat
dengan menggunakan semua saluran yang ada seperti di bawah:
i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-agensi

seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Pengangkutan Jalan,
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya,
Jabatan Imigresen dan lain-lain;
ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan Imigresen
dan Wisma Putra sekiranya perlu;
iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang kepada alamat
penghutang yang dikenalpasti dengan konsisten dan kerap;
iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat dengan Jabatan
Insolvensi;
v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat penghutang untuk
bersemuka dengan penghutang; dan
vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.
8.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat

dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum balas atau
tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan kepada Penasihat
Undang-undang Kementerian dengan kadar segera supaya tindakan
perundangan dapat diambil sebelum terhalang oleh sekatan had masa
selaras dengan Akta Had Masa 1953 yang berkuat kuasa.
8.4 HAPUS KIRA ABT
8.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan

untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang tidak
dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan
Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira. Sehubungan dengan itu, semua
permohonan hapus kira hendaklah dikemukakan melalui Bahagian
28
Kewangan bagi tujuan kelulusan di peringkat Pegawai Pengawal atau

Perbendaharaaan Malaysia.
8.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian

Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya usaha
mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan didapati tidak
dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/ Jabatan, maka Bahagian
Kewangan berhak untuk menolak permohonan tersebut. Permohonan yang
dikemukakan juga hendaklah bersekali dengan dokumen pembuktian/
sokongan dalam kes pegawai meninggal dunia, diisytiharkan muflis atau
yang berkaitan.
8.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format

yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3 -
Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.
9. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
9.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama

mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian menyediakan
peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah dan lepasan
menengah yang merangkumi 18 jenis bantuan persekolahan melibatkan
peruntukan berjumlah RM3,057,470,800 pada tahun 2018.
9.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM327 juta untuk

meneruskan pemberian Bantuan Awal Persekolahan (BAP) menggantikan
Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia (BKAP1M) kepada murid Tahun 1
hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah berpendapatan RM3,000 ke bawah
bagi sesi persekolahan tahun 2018. Jabatan Pendidikan Negeri/Bahagian
diminta untuk mematuhi Garis Panduan Bantuan Awal Persekolahan Kepada
Murid di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2018 yang
dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.
29
9.3 Peruntukan/Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan

disalurkan mulai Januari 2018 secara berperingkat seperti berikut:-
Tarikh
Bil Jenis Bantuan
Penyaluran/Bayaran
1. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin
2.1 2. Bantuan Geran Per Kapita
3. Bantuan Sukan Sekolah
4. Bantuan Makanan Prasekolah
5. Bantuan PCG Prasekolah

Bantuan Bayaran Tambahan
6.
Persekolahan
7. Bantuan Makanan Asrama
Rancangan Makanan Tambahan Minggu Ke-2 Januari 2018
8.
1Malaysia
9. Perjalanan dan Pengangkutan Murid
10. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
11. Biasiswa Sukan
12. Elaun Pra Universiti
13. Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan

Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
14.
Beruniform
15. Bantuan Jaket Keselamatan
16. Bantuan Awal Persekolahan Minggu Ke-3 Januari 2018
17. Biasiswa Kecil Persekutuan

Mulai Mei 2018
18. Elaun Murid Berkeperluan Khas
30
10. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA
10.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan YB

Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada:
10.1.1 Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008;
10.1.2 Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;
dan
10.1.3 PB3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan
Perbelanjaan Kerajaan
10.2 Semua tugasan/lawatan rasmi bagi Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan, perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan dan sokongan Ketua
Perkhidmatan terlebih dahulu. Pegawai dan kakitangan bukan guru perlu
mendapat perakuan Ketua Jabatan sebelum permohonan dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan.
10.3 Bahagian perlu merancang keperluan tugasan/lawatan rasmi

pegawai ke luar negara dengan teliti dan meminimumkan bilangan
delegasi mengikut keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas,
tanggungjawab dan kemahiran masing-masing.
10.4 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru
pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan
nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan
dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan untuk
menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai
perlu dikemukakan.
10.5 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar

Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis
program seperti di Lampiran III.
31
10.6 Bahagian-bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:
i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;

ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan
program yang diluluskan;
iii. Memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan
betul;
iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang, bahagian
penyelaras wajib memberikan justifikasi yang jelas
mengenai keperluan penyertaan setiap pegawai dan fungsi/
tugasan dalam urusan permohonan perjalanan tugas rasmi
ke luar negara sebelum dikemukakan ke Bahagian
Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian
Kewangan;
v. Bahagian penyelaras hendaklah menyaring permohonan
dan mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu
terutamanya yang melibatkan peruntukan yang besar dengan
menekankan konsep value-for-money dan menepati objektif/
sasaran lawatan berkenaan;
vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi
mesyuarat/persidangan berjadual/ berkala yang telah diluluskan
di dalam bajet tahunan dan yang benar-benar penting serta
memberi impak yang signifikan kepada kepentingan negara; atau
mesyuarat/persidangan yang telah diluluskan oleh Jemaah
Menteri.
10.7 Permohonan seperti berikut tidak dipertimbangkan walaupun

tidak menggunakan peruntukan Program Khusus: Bertugas Rasmi ke Luar
Negara:
i. Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan pegawai
melebihi 10 orang;
ii. Program penanda aras yang tidak memberi impak kepada
pelaksanaan dasar-dasar pendidikan negara; dan
32
iii. Permohonan-permohonan lain yang tidak relevan dengan

dasar kementerian.
10.8 Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama ada
YB Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan yang
dibenarkan adalah seperti berikut:
i. satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai pejabat
perwakilan Malaysia; dan
ii. tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak
mempunyai pejabat perwakilan Malaysia
10.9 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah
mesti diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 40 hari
bekerja sebelum tarikh perjalanan. Semua permohonan ini perlu dipastikan
lengkap sebelum dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan
kelulusan Pegawai Pengawal dan Kementerian Kewangan.
10.10 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara

hendaklah diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari
bekerja sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang
memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan hendaklah
diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 35 hari bekerja.
Sekiranya terdapat kuiri di dalam permohonan tersebut, Bahagian
Penyelaras perlu mengemukakan semula dokumen dalam tempoh 5 hari
bekerja. Kegagalan mematuhi tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan
permohonan ditolak.
Jadual 1: Tempoh Masa Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi ke Luar

Negara
PERKARA TEMPOH
Kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 hari bekerja
dari tarikh perjalanan
Kelulusan khas Kementerian Kewangan
33
i. Peruntukan Program Khusus i. tidak kurang daripada 35 hari

Bertugas ke Luar Negara bekerja dari tarikh perjalanan
ii. Peruntukan Akaun Amanah ii. tidak kurang daripada 40 hari

/Kumpulan Wang Amanah bekerja dari tarikh perjalanan
Permohonan yang dikuiri tempoh 5 hari bekerja daripada kuiri

diterima
10.11 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus
Bertugas Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:
i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;

ii. Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau
projek. (1Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1);
iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak termasuk
kursus/latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam tempoh
setahun adalah tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan/
Ketua Agensi dan dua (2) kali bagi pegawai- pegawai yang lain;
dan
iv. Permohonan yang tidak menggunakan waran udara dan tidak
menggunakan Syarikat Penerbangan Nasional/ Negara ke
destinasi yang dituju perlu mengemukakan permohonan ke
Bahagian Kewangan.
10.12 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan
Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah dikecualikan
daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah
mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
34
10.13 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/kertas

kerja/kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)
sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian
Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan
Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12
Jun 2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.
10.14 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/
menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah
dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar
dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas
tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan.
10.15 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang

dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.
10.16 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan

bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:
i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;

ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;
iii. Peruntukan Bahagian/Jabatan yang tidak mencukupi;
dan
iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.
10.17 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal/

Kementerian Kewangan akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib.
35
10.18 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan yang mengandungi:-
i. BORANG PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

Bahagian / Jabatan yang ingin membuat permohonan ke luar negara
hendaklah memuat turun format minit kelulusan Pegawai Pengawal di
dalam portal MOE.
ii. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)

(a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan
(b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani oleh Pegawai
Pengawal dengan mencatatkan tajuk program, nama pegawai (jika ramai,
nyatakan jumlah dan senarai pegawai disertakan sebagai lampiran lain),
tempat lawatan dan tarikh lawatan.
iii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)

(a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi kewangan
yang mengandungi pengiraan keperluan kewangan berdasarkan
kelayakan pegawai bertugas rasmi di luar negara seperti kelayakan
pengangkutan, penginapan, elaun makan minum, tambang tiket kapal
terbang dan lain-lain berkaitan;
(b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi Program
Khusus Luar Negara; dan
(c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan persendirian dan lain-
lain.
iv. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)

Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan peserta melebihi
3 orang yang menyatakan nama penuh pegawai, gred jawatan dan tempat
bertugas.
36
v. BORANG LAMPIRAN D (SURAT AKUAN BEBAS DARIPADA

SENARAI HITAM BAHAGIAN TAJAAN, KPM)
Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas
daripada senarai hitam bagi penerima biasiswa/pinjaman
pendidikan di bawah Bahagian Tajaan, KPM yang disahkan
oleh Ketua Jabatan masing-masing.
vi. BORANG LAMPIRAN E (SENARAI SEMAK PERMOHONAN)

Bahagian/Jabatan yang memohon hendaklah menyemak
keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan sempurna
sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi
memudahkan perkara ini diproses sebelum dikemukakan untuk
pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal.
10.19 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat
Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan bertugas rasmi ke luar
negara:
i. PB3.1 mengenai Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan Bagi Mengawal
Perbelanjaan Awam;
ii. PB2.4 mengenai Perbelanjaan Bagi Perjalanan Tugas Rasmi Ke
Luar Negara;
iii. PB1.4 mengenai Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan
Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana
Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan
Anggota Polis);
iv. WP2.5 mengenai Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi;
v. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan Kewangan
dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah Berprestasi Tinggi
KPM; dan
vi. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan
Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam
37
Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam atau

Luar Negara.
10.20 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian hendaklah
diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 bertarikh 1 Oktober
2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan
Persendirian.
11 KELULUSAN PAKEJ
11.1 PERANCANGAN PROGRAM AWAL TAHUN
11.1.1 Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang pelaksanaan

program/ aktiviti pada setiap awal tahun dan mengenal pasti hanya
program/ aktiviti yang benar-benar perlu sahaja dilaksanakan melalui
kemudahan pakej.
11.1.2 Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas rasmi

dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014, Permohonan Penyediaan
Kemudahan Pakej Penginapan dan Makan Bagi Tugas Rasmi dan
Kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).
11.2 PENGGUNAAN INSTITUT LATIHAN AWAM (ILA)/ PREMIS KERAJAAN
11.2.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1 – Garis

Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan,
semua kementerian/ jabatan/ agensi hendaklah mengaplikasikan
pendekatan Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS) dengan
mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan 1Malaysia (1MTC) dan
juga kemudahan di Institusi Latihan Awam (ILA) milik Kerajaan bagi
penganjuran persidangan/ seminar/ pameran/ kursus/ bengkel dan
sebagainya.
38
11.2.2 Bahagian/ Jabatan hendaklah membuat tempahan lebih awal

dengan pihak ILA bagi mengelakkan tiada kekosongan.
11.2.3 Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan tempahan
dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih awal tetapi tidak berjaya di
atas sebab-sebab tertentu, permohonan pakej di premis swasta hendaklah
disertakan dokumen berikut:
i. Surat permohonan tempahan kepada sekurang-kurangnya lima

(5) ILA; dan
ii. Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.
Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/ majlis rasmi
di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) KPM Bil.1 Tahun 2016 - Pelaksanaan
Penggunaan Kemudahan Di Institut Latihan Awam Di Bawah
Kementerian Pendidikan Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar
Mengoptimumkan Perbelanjaan.
11.3 KEMUDAHAN PAKEJ DI PREMIS SWASTA
11.3.1 Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah

Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM yang
berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah
menyatakan semua permohonan baharu bagi penganjuran
program/aktiviti secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan.
Arahan ini akan terus berkuatkuasa bagi tahun 2018 selagi mana
perbelanjaan kemudahan pakej tersebut mengguna pakai peruntukan
kerajaan. Namun, permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini
boleh diberikan sekiranya Bahagian/Jabatan dapat membuktikan
bahawa harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan) bagi
penganjuran program/aktiviti di premis swasta setara/lebih rendah
berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.
39
11.3.2 Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk hotel,

premis badan berkanun dan syarikat berkaitan kerajaan (GLC) yang
mengenakan kadar bayaran penginapan dan makan.
11.3.3 Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa mengira
jumlah kos pakej hendaklah mendapat kelulusan khas Pegawai Pelulus
seperti berikut:
Kos Pegawai
Bil.
Pakej Pelulus
RM50,000 Setiausaha
1. dan ke Bahagian
bawah Kewangan
RM50,000 Pegawai
2.
ke atas Pengawal
11.3.4 Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua

Bahagian/Jabatan kecuali kepada Bahagian/Jabatan yang telah
mendapat pengecualian daripada pegawai Pengawal
11.3.5 Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,
sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira dalam
melaksanakan sesuatu program untuk memastikan kaedah dan
pendekatan yang paling menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua
perkara.
11.3.6 Semua program/aktiviti berbentuk mesyuarat
pengurusan di peringkat Bahagian atau bersama agensi-agensi di
bawah kawalan Bahagian berkenaan hendaklah dihadkan kepada
sehari sahaja dan dilaksanakan di premis sendiri atau premis
kerajaan.
11.4 TATACARA PEROLEHAN PAKEJ

11.4.1 Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi Tatacara
Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara Pakej yang sedang berkuat
kuasa di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2
sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada Pegawai
Pelulus. Ketidakpatuhan dalam melaksanakan kaedah perolehan
40
pakej akan menyebabkan permohonan ditolak dan tidak

dipertimbangkan.
11.5 SENARAI SEMAK DOKUMEN PAKEJ

11.5.1 Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah lengkap
berserta justifikasi yang kukuh dan relevan. Ketua Jabatan boleh
merujuk kepada Lampiran IV bagi senarai semak terkini permohonan
pakej dan Lampiran V bagi mengenal pasti senarai dokumen yang
sering dikuiri untuk dijadikan panduan.
11.6 TEMPOH MENGHANTAR PERMOHONAN PAKEJ

11.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej
dikemukakan kepada Pegawai Pelulus sekurang-kurangnya 21 hari
daripada tarikh program akan diadakan.
11.6.2 Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan
selewat-lewatnya pada 1 November 2018 manakala tarikh akhir
pelaksanaan pakej adalah pada 30 November 2018 tertakluk kepada
peruntukan yang mencukupi serta mematuhi sepenuhnya peraturan
kewangan yang berkuat kuasa.
11.6.3 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak
mempertimbangkan permohonan-permohonan yang tidak lengkap
atau lewat dikemukakan.
12 PINJAMAN/SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN SKIM PEMBIAYAAN

KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) PERKHIDMATAN
AWAM
12.1 Semua kelulusan Skim Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan dan Skim

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) hendaklah direkodkan
di dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai yang terlibat
12.2 Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk
memastikan bayaran balik pinjamannya dilakukan menurut peraturan yang
telah ditetapkan. Pihak pelulus adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik
41
bayaran ansuran dan tunggakan pinjaman/pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan Telefon Pintar (Smartphones).
12.3 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan adalah
bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, Cover-Note/Sijil Insurans dan
kenderaan yang telah dibeli oleh peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP 9.2 dan
perenggan 15.2, 1PP WP9.1).
12.4 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah
menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note/Sijil Insurans
Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik Dituntut
Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di dalam
tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana peminjam
bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-dokumen
tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap sebagai
terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP9.2) dan peminjam dikehendaki untuk
membayar semula jumlah pinjaman yang telah diluluskan.
12.5 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam memohon
Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam menerima
Surat Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh Bahagian
Kewangan, KPM selaras dengan 1PP WP9.2 dan WP 9.3.
12.6 Bagi kelulusan pembiayaan komputer dan telefon pintar
(smartphones), Ketua Jabatan dan pegawai yang diluluskan pembiayaan
komputer dan telefon pintar (smartphones) hendaklah memastikan resit asal
pembelian komputer dan telefon pintar (smartphones), salinan invois yang
telah disahkan dan salinan penyata bank yang menunjukkan bayaran telah
dikreditkan ke akaun peminjam dikemukakan kepada pihak pelulus dalam
tempoh 30 hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu gagal
mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka
pembiayaan tersebut dianggap terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP9.1) dan
peminjam dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah
diluluskan.
12.7 Sebuah buku daftar pinjaman/pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua
42
pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua

Jabatan.
12.8 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya
berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam
pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.
12.9 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya
berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam
pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.
12.10 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap peminjam dan
pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan pinjaman berkenaan sekiranya
terdapat syarat-syarat dan peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang
ditetapkan tidak dipatuhi.
13 PENGESAHAN AKUAN BEBAS BERHUTANG (PENGESAHAN KEWANGAN)

13.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang pengesahan akuan
berhutang (borang pengesahan kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan luar
negeri, pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji, pendahuluan
diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman Kenderaan serta Komputer kepada
Bahagian Kewangan bagi pegawai yang bakal bersara, pegawai yang telah
meninggal dunia dan pegawai yang telah meninggalkan perkhidmatan awam.
13.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan sebelum
pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari bekerja bagi pegawai yang
telah meninggal dunia atau meninggalkan perkhidmatan awam. Pengesahan
akuan berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran untuk mengutip
semula bayaran hutang dari pesara/waris setelah pegawai bersara atau waris
telah menerima wang ganjaran.
14 PELANTIKAN PENCERAMAH BUKAN PENJAWAT AWAM/TRAINING

PROVIDER
14.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan hendaklah
mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan
awam/agensi Kerajaan dan institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai
kepakaran khusus untuk memberi syarahan/ceramah atau mengendalikan
kursus/latihan yang diperlukan.
43
14.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah bukan

penjawat awam/ syarikat training provider, permohonan adalah di bawah
kelulusan Ketua Jabatan masing-masing berdasarkan surat pekeliling KPM.400-
9/1/1 JLD.9(9) bertarikh 1 Mac 2017.
14.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau
pengendalian kursus/latihan hendaklah menyatakan dengan jelas skop
perkhidmatan, bidang kepakaran/kelayakan/pengalaman penceramah, jumlah
masa syarahan, bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang ditawarkan
dapat diperincikan untuk penilaian.
14.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan harga dan perkhidmatan yang
ditawarkan adalah munasabah, paling menguntungkan, berkualiti dan sesuai
dengan keperluan perkhidmatan awam. Tatacara perolehan perkhidmatan
pengendalian kursus/latihan juga hendaklah dibuat seperti mana yang ditetapkan
di perenggan 5 (vi), 1PP PK2 serta daripada firma yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
15 KEMUDAHAN PENDAHULUAN DIRI SEMASA MENJALANKAN TUGAS

RASMI
15.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi dan
mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang memohon
pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa kepada
Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/
Institusi untuk meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai masing-
masing.
15.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi peraturan yang
ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP WP3.2 – Peraturan dan
Prosedur Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel dan
Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk memastikan semua pendahuluan diri
dikutip semula selaras dengan arahan oleh pekeliling tersebut.
15.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes pegawai yang
gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar balik pendahuluan diri yang
telah diterima. Sekiranya tuntutan tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan
44
selepas tarikh tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan dikenakan
bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.
15.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang
menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan
dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi
tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu juga dengan
mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata ini boleh dikemukakan
dengan menggunakan format sepertimana Lampiran B dalam 1PP WP 3.2.
16 PERMOHONAN KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN
16.1 Perkara-perkara yang di luar daripada peraturan sedia ada dan/atau

memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi
sebelum sesuatu program dilaksanakan.
16.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan Perbelanjaan,
Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan Elaun, Pembayaran di bawah AP59
dan lain-lain hendaklah dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi dan
dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk mendapat
persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa terlebih dahulu.
16.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan diterima oleh
Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada tarikh program bagi kelulusan khas
Perbendaharaan dan tidak lewat 30 hari bagi kelulusan khas Bahagian
Kewangan, KPM.
16.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan membatalkan
permohonan-permohonan yang tidak lengkap atau lewat dikemukakan.
17 LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut
dipatuhi:-
17.1 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran

Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan kawalan
45
perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah diminimumkan dan

menggunakan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan;
17.2 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin
fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah, pengangkutan dan
lain-lain hendaklah dikawal;
17.3 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti
seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi dengan
memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-langkah penjimatan
dan menggelakkan pembaziran;
17.4 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan dilaksanakan
dalam skala sederhana ; dan
17.5 Menubuhkan Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah yang
bermesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dalam pemilihan dan
perakuan murid yang layak untuk menerima jenis-jenis bantuan persekolahan
yang berasaskan kriteria kelayakan. Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa
Bantuan Peringkat Sekolah dan laporan mesyuarat hendaklah dikemukakan
mengikut ketetapan seperti berikut :
Bil. Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir Hantar

Mesyuarat di Sekolah Laporan ke BKew
Pertama Sebelum 9 Mac 2018 16 Mac 2018
Kedua Sebelum 7 September 2018 14 September 2018
46
BELANJA
PEMBANGUNAN
(P.63)
DAN
PENGURUSAN
PEMBANGUNAN
B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN
1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2018
1.1. Tahun 2018 merupakan tahun ketiga kepada RMK-11 yang merupakan
Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam menentukan negara
ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.
1.2. Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2017 dan 2018
mengikut program adalah seperti berikut:
2017 2018 PERBEZAAN

KOD PROGRAM
(RM) (RM) (RM)
101 Pra Sekolah 7,709,500 3,655,800 4,053,700

102 Rendah Akademik 129,067,800 145,769,800 16,702,000
201 Menengah Akademik 349,259,500 310,611,000 38,648,500
202 Sekolah Sukan 16,398,400 11,300,000 5,098,400
203 Sekolah Menengah 500,000 16,514,400 16,014,400
Berasrama Penuh
204 Matrikulasi 850,100 502,000 348,100
300 Pendidikan Teknik 151,154,700 115,235,200 35,919,500
dan Vokasional
700 Pendidikan Guru – 122,826,700 57,100,000 65,726,700
Maktab Perguruan
800 Rumah Guru 2,777,100 557,200 2,219,900
900 Asrama 27,578,700 13,848,900 13,729,800
1000 Pejabat-pejabat 9,861,200 2,500,000 7,361,200
Pendidikan
1100 Bantuan Modal 36,502,000 3,291,100 33,210,900
1300 Pendidikan Khas 11,460,800 6,000,000 5,460,800
2200 Dewan Bahasa dan 2,380,300 - -
Pustaka
2300 Institut Aminuddin 3,814,900 - -
Baki
3400 Program 16,574,800 3,951,300 12,623,500
Pembangunan Sukan
3504 Ubahsuai Naiktaraf 38,459,400 29,751,500 8,707,900
Sokongan Pendidkan
3700 Program 133,414,400 74,407,500 59,006,900
Pembangunan Luar
Bandar
Sabah/Sarawak
47
2017 2018 PERBEZAAN

KOD PROGRAM
(RM) (RM) (RM)
4600 Sistem 27,436,800 11,500,000 15,936,800

Pengkomputeran
Sekolah
5100 Perabot dan 8,501,000 40,000,000 31,499,000
Peralatan
1800 Bahagian Teknologi - 500,000,000 500,000,000
Pendidikan
7000 Bangunan dan - 95,616,900 -
Pejabat KPM
3900 Pembelian Tanah - 4,921,800 -

(Pendidikan) Pelbagai
Negeri
3502 USNT MENENGAH - 1,500,000 -

AKADEMIK
JUMLAH 1,096,528,100 1,448,534,400 872,268,000
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1 Bahagian Pembangunan Pelajaran akan mengagihkan peruntukan

seawal-awalnya pada 15 Januari 2018 berdasarkan permohonan tertakluk
kepada peruntukan yang telah diluluskan.
2.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang diterima

direkod di dalam 1GFMAS/manual. Sekiranya waran perlu diagihkan, Waran
Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari
tarikh waran diterima.
3. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU
3.1. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan

hendaklah disertai dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan dikemukakan
kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran (BPP) sejurus selepas kelulusan
Preliminary Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan waran kepada Ketua
48
Jabatan bagi Projek Baharu akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas
permohonan diterima.
3.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang

diterima dikunci masuk ke dalam 1GFMAS/SKALA. Sekiranya waran ini perlu
diagihkan ke JPN/Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),
hendaklah dibuat dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh waran
diterima.
4. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN
4.1. PENTADBIRAN KONTRAK

4.1.1. Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan
cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang sedang berkuat
kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di dalam ikatan kontrak. Setiap
kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan dan
tindakan sewajarnya hendaklah di ambil jika pihak perunding dan kontraktor
gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak serta perkara-perkara berikut perlu
diberi perhatian:
i. Bon Pelaksana;
ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;
iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;
iv. Bayaran Pendahuluan;
v. Bayaran Kemajuan;
vi. Arahan Perubahan Kerja;
vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;
viii. Ganti Rugi Kelewatan;
ix. Denda; dan
x. Penamatan Kontrak
49
4.2. PELAKSANAAN PROGRAM SKIM LATIHAN 1MALAYSIA (SL1M) DALAM

PEROLEHAN KERAJAAN
Syarikat/kontraktor/perunding yang telah memperoleh kontrak perolehan

Kerajaan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) daripada agensi Kerajaan
termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan
Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan
untuk melaksanakan program SL1M dengan penetapan nilai ambang
(threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenal pasti selaras
dengan 1PP PK 1.2 : Pelaksanaan Program Skim Latihan 1Malaysia
(SL1M) Dalam Perolehan Kerajaan. Syarikat hendaklah memperuntukkan
sekurang-kurangnya 1% daripada nilai kontrak bagi melaksanakan program
SL1M. Syarikat yang mendapat kontrak Kerajaan di bawah nilai ambang
digalakkan untuk melaksanakan program SL1M, namun tidak tertakluk
kepada penetapan 1% daripada nilai kontrak keseluruhan.
4.3. PEMANTAUAN DAN KAWALAN KEMAJUAN KERJA
4.3.1. Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan

mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan berkaitan
pelaksanaan kerja.
4.3.2. Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau

dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak bina. Ketua
Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu sekiranya kemajuan kerja
sebenar tidak mengikut jadual kerja asal.
4.4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR
4.4.1. Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan

dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan. Penilaian perlu dibuat
oleh Ketua Jabatan meskipun tiada tuntutan bayaran dibuat oleh kontraktor.
50
4.4.2. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)103(a) dan Para 9

di Lampiran 2.0 di bawah 1PP PK2.1 : Kaedah Perolehan Kerajaan, Ketua
Jabatan hendaklah memastikan tuntutan yang sempurna dibayar dalam
tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran yang
lengkap diterima.
4.5. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA
4.5.1. Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap

Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal atau
mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pegawai Pengawal.
4.5.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT

ini dibuat selaras dengan 1PP PK4.1 – Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan
Kerajaan.
4.6 PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD
4.6.1 Selaras dengan Perenggan 5(iii) di bawah 1PP PK4.1 : Pentadbiran

Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am, Ketua Jabatan hendaklah
memastikan Penyata Akaun Muktamad (Statement Of Final Account) mula
disediakan dalam tempoh 9 bulan daripada tarikh Perakuan Siap
Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC) bagi kontrak konvensional
dan dalam tempoh 12 bulan daripada tarikh CPC bagi kontrak Reka dan
Bina.
4.6.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah

dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP)
atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan/Completion Of Making
Goods Defects (CMGD) dikeluarkan, yang mana terkemudian.
51
4.6.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-

dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang telah
siap menurut peruntukan kontrak
4.6.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua

potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk jumlah
Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/Liquidated Ascertain Of Damages (LAD)
yang telah dikenakan (sekiranya berkaitan) dan potongan bagi jumlah
bayaran pendahuluan yang telah dibayar kepada kontraktor dan
subkontraktor dinamakan (sekiranya berkaitan).
4.6.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah dikeluarkan

berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran
daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada
Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah ditandatangani oleh Pegawai
Pengawal.
4.7 PEMATUHAN KEPADA UNDANG-UNDANG
4.7.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan

kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-undang kecil atau
apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau
syarikat perkhidmatan awam.
4.7.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan kepada

Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh pihaknya.
4.8 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN
4.8.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:
i. Arahan Perbendaharaan (AP);
ii. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR); dan
iii. 1PP
52
5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN
5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat

dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu program/projek
hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan. Sebarang
penyaluran peruntukan atau pembayaran hendaklah berdasarkan kemajuan
projek bagi memastikan peruntukan yang telah diberikan dapat dibelanjakan
sepenuhnya.
5.2 Ketua Jabatan diminta mengambil langkah-langkah meningkatkan

keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan keberhasilan
(outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/projek.
5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/projek mengikut

keutamaan, mengelakkan pertindihan program/projek, menghentikan
program/projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan pengagihan
semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan, perjawatan dan aset.
5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada

kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna sepertimana
yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang
yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai Kerajaan yang melanggar
peraturan dalam melaksanakan pembayaran.
6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ
6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat

mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan dilarang
sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan sesuatu projek
hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.
6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan setiap
53
bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh sehingga 15hb
dan sehingga 30hb kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran agar
pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang
dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan 1GFMAS/SKALA
yang dengan jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci
masuk ke dalam sistem.
6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan

Negeri/Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau projek
yang dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya pegawai-pegawai
di peringkat negeri/daerah tidak berkeupayaan membuat pengawasan,
bantuan bolehlah diperoleh daripada Jabatan Teknikal tempatan.
6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah

hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan dikemukakan
kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan dan seterusnya
dikemukakan kepada BPP pada setiap bulan.
6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan

pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)
selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis Panduan
Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020: Pertumbuhan
Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat kuasa.
6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek

pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang, Ketua
Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan
Bahagian/Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat berjadual
berikut:
i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian
(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan
54
ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-
kurangnya tiga (3) kali dalam setahun.
7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
6.1 PERMOHONAN PINDAH/TAMBAH/TARIK BALIK PERUNTUKAN
6.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada) hendaklah

dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan P.63 KPM.
6.1.2 Semua permohonan tambah/tarik balik peruntukan hendaklah

dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai dikemaskini dan
justifikasi lengkap berhubung permohonan yang dibuat. Tarikh akhir
pengagihan peruntukan pembangunan kepada PTJ adalah sebelum 31
Oktober 2018 (tertakluk kepada pindaan), kecuali terdapat keperluan
mendesak.
6.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan selewat-

lewatnya pada 15 November 2018 (tertakluk kepada pindaan), bagi
membolehkan peruntukan tersebut diagih semula kepada Bahagian/Jabatan
yang memerlukan. Ketua Jabatan yang gagal untuk melaksanakan
permohonan tarik balik sebelum tarikh yang dinyatakan di atas,
bertanggungjawab memberikan justifikasi kegagalan untuk berbelanja.
6.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan yang

akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan mencukupi bagi
membolehkan waran tarik balik dilaksanakan. Waran tarik balik yang
dikeluarkan oleh BPP wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem
1GFMAS/SKALA sebaik sahaja waran diterima.
55
7.1.5 BPP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik peruntukan

sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan atau terdapat keperluan lain
yang mendesak.
56
PENGURUSAN
PERAKAUNAN
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN
1.1. Kementerian Kewangan melalui surat Ketua Setiausaha

Perbendaharaan bertarikh 27 Oktober 2014 menjelaskan Pelaksanaan
Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan akan ditetapkan mengikut
pewartaan undang-undang yang berkaitan dan selepas satu tempoh
percubaan yang akan bermula pada tahun 2015.
1.2. Jabatan Akauntan Negara melalui surat bertarikh 26 September 2016

memaklumkan pelaksanaan Perakaunan Akruan bagi Kerajaan Persekutuan
akan dilaksanakan pada 1 Januari 2018. Keputusan dasar ini dibuat bagi
memastikan persediaan pelaksanaan Perakaunan Akruan lebih mantap
terutamanya kesiapsiagaan sistem perakaunan kerajaan iaitu 1 Government
Financial and Management Accounting System (1GFMAS) dan latihan
komprehensif telah diberikan kepada pengguna 1GFMAS.
1.3. Semua PTJ diminta bersedia dan memberikan sepenuh kerjasama dan
komitmen bagi menjayakan Pelaksanaan Perakaunan Akruan dan go live
1GFMAS.
2. KOD PERAKAUNAN
2.1. Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program/aktiviti

sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua
perbelanjaan dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat mengikut
jenis belanja dan terimaan seperti yang digariskan dalam Surat Pekeliling
Akauntan Negara Malaysia Bil 1 Tahun 2014, Carta Akaun Di Bawah Asas
Perakaunan Akruan.
2.2. Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat
Gaji / Pusat Kos masing-masing.
57
2.3. Semua PTJ hendaklah menyemak Laporan Kedudukan Vot / Dana serta
Laporan Belanja dan Hasil bagi memastikan semua urus niaga telah direkod
dan diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan
perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan kedudukan
sebenar.
3. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL
3.1 Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa

semua bil dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14
hari dari tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua
Jabatan perlu memberi perhatian serius dan memantau pembayaran bil
supaya tidak berlaku kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran berulang.
Bagi tujuan ini, Daftar Bil hendaklah diselenggara dengan teratur dan
Laporan Prestasi Pembayaran Bil dan Tuntutan (BV343) mesti dihantar
kepada Bahagian Akaun melalui Sistem e-Laporan Bil
(http://apps2.moe.gov.my/ebil/) sebelum atau pada setiap 15 haribulan dan
29 / 30 / 31 haribulan.
4. PEMBAYARAN MELALUI 1GFMAS
4.1 PTJ perlu dilengkapi dengan kemudahan portal 1GFMAS bagi

membolehkan bayaran dilakukan.
4.2 Semua PTJ bertanggungjawab untuk memastikan Tanggungan Belum

Selesai (TBS) sentiasa dipantau dan berbaki sifar pada akhir tahun.
Laporan TBS boleh dirujuk pada Laporan Pesanan Kerajaan Modul Perolehan
Portal 1GFMAS. Pelaporan TBS perlu dibuat setiap suku tahun dan
dikemukakan kepada Bahagian Akaun KPM secara atas talian melalui link
http://10.22.70.43/eHelpdesk/eTBS
58
5. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)
5.1. Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke

setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan
perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan peruntukan
tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti semasa yang telah
dirancang oleh Jabatan / Bahagian.
5.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.

Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di bawah
AP58(a) 2019 adalah seperti berikut:
i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2018;

ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada 7
Disember 2018; dan
iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan
Kerajaan dan memastikan semua tanggungan diselesaikan
selewat-lewatnya 7 Disember 2018.
5.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon
kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu menunggu di
saat akhir memandangkan perkhidmatan / bekalan telah diterima pada tahun
sebelum. Permohonan kelulusan pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Akaun secara online melalui sistem e-AP58 di
URL http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30 Jun
2018.
6. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59
6.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan

tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib, surcaj atau
undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap mana-mana warga
59
kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah
mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:
i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan
iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara / peraturan perolehan.
7. PENGURUSAN AKAUN AMANAH
Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan

Wang Amanah / Akaun Amanah Tahun 2017
7.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit
7.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui

1Pekeliling Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013),
para 3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran
Tahunan Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah hendaklah
disediakan dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-
lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Pihak Kementerian
Kewangan dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) hendaklah
dimaklumkan apabila penghantaran ini dilakukan.
7.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun
berakhir 31 Disember 2017 serta Penyata Penyesuaian Akaun
Amanah Disember 2017 hendaklah disediakan dengan segera sebaik
sahaja tahun kewangan 2017 berakhir. PTJ perlu mengemukakan PTB
dan Penyata Penyesuaian sebanyak enam (6) salinan asal kepada
Bahagian Akaun (BA). BA akan mengemukakan lima (5) salinan
tersebut ke Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan surat iringan
bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM
sebagai pemakluman. Alamat seperti perenggan 7.4.
60
7.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah

ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah
Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9, Akta Tatacara
Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.
7.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit
7.2.1. Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)

salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara (KAN)
dan surat pemakluman pengesahan baki dari KAN. Selaras dengan
WP10.4/2013, para 3.4.8(b), Pegawai Pengawal Akaun Amanah
hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang
telah diaudit bersama pemerhatian audit (jika ada) kepada
Perbendaharaan, JANM dan BA. Alamat seperti para 7.4 (b) hingga (d).
7.3 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga (3)

salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2017 bagi Kumpulan
Wang Amanah/Akaun Amanah kepada PTJ, JANM BPOPA dan
Perbendaharaan sebelum 19 Januari 2018 (Jumaat) .
7.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:
(a) Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara
(Cawangan Audit Pendidikan)
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA.
(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)
(b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

Kementerian Kewangan
Bahagian Pentadbiran
Aras 4, Blok Selatan, Presint 2
Kompleks Kementerian Kewangan
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Tajol Azhar bin Md Tahir)
61
(c) Akauntan Negara Malaysia

Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi
Seksyen Perakaunan Amanah
Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Khairul Arman bin Mahari)
d) Ketua Akauntan
Bahagian Akaun
Kementerian Pendidikan Malaysia
62604 PUTRAJAYA
(u.p.: Puan Hazian Binti Baharom)
7.5 Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu

dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.
8. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT
8.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2017
8.1.1 Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata

Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan Terperinci
Amanah C350 bagi tahun berakhir 31 Disember 2017 hendaklah
disediakan dengan tepat sebanyak tiga (3) salinan asal kepada BA.
8.1.2 BA akan mengemukakan tiga (3) salinan ke Ketua Audit

Negara (KAN) sebelum 19 Januari 2018 dan disalinkan surat iringan
bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM
sebagai pemakluman ke alamat KAN seperti berikut:
Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)
62604 PUTRAJAYA
(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)
Salinan kepada:
Ketua Seksyen Amanah, Bahagian Akaun, KPM
62
8.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut
8.2.1 Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah

dikembalikan. Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut
melebihi 12 bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut
hendaklah diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar
Deposit Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162
kepada BA beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.
9. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)
9.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah

hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan
ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan Wang Kerajaan
(KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Awam (SUWA) dan Kumpulan Wang
Asrama (KWA).
9.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta

meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan
perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) secara elektronik sepenuhnya mulai
Januari 2016.
9.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata

Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan dikemukakan
kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.
9.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemantauan

yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi memastikan pematuhan
pelaksanaan sistem e-SPKWS. Ini sebagai langkah persediaan untuk
mengakaunkan dan mengambil kira KWS di dalam Penyata Kewangan
Kerajaan Persekutuan di bawah pelaksanaan perakaunan akruan yang akan
dikenali sebagai Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).
63
10. PENUTUPAN AKAUN
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.
Semua pembayaran bagi tahun 2018 mestilah diselesaikan dalam tahun
kewangan 2018 juga.
64
PEROLEHAN DAN
PENGURUSAN
ASET
D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN
1.1. Perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur

dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang sedang
berkuat kuasa iaitu:
1.1.1. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan

1.1.2. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan
1.1.3. 1PP/PK 3 Perolehan Perkhidmatan Perunding
1.1.4. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan
1.1.5. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik
1.1.6. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Bilangan
3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan Pengurusan Nilai (Value
Management).
1.2. Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi program dan
projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau bagaimanapun, Kementerian dan
agensi digalakkan menggunakan pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang
kurang dari RM50 juta dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek
berkenaan. Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri
(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi mana-mana
program dan projek yang difikirkan perlu.
1.3. Semua PTJ yang eP-enabled hendaklah memastikan sekurang-kurangnya

75% daripada jumlah peruntukan tahunan (Belanja Mengurus dan Belanja
Pembangunan) bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk
perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui sistem ePerolehan selaras dengan
1PP PK5 Perenggan 1(ii)(a).
1.4. Bahagian/Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) yang

telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh 14 hari bagi perolehan bekalan
dan 30 hari bagi perolehan perkhidmatan daripada tarikh SST dikeluarkan.
65
1.5 Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00,

Jabatan/Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh
30 hari daripada tarikh SST dikeluarkan.
1.6 Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender,

pelaksanaan Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan 1PP/PK 1
Perenggan 5 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam
Perolehan Kerajaan.
2. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000

BELANJA MENGURUS
2.1 Senarai perolehan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang

menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal melalui BPPA sebelum perolehan dilaksanakan. Sebarang
pindaan terhadap senarai kelulusan yang melibatkan jenis dan pertambahan
bilangan item serta senarai agihan perlu mendapatkan kelulusan semula
Pegawai Pengawal selaras dengan 1PP/PB2.2 – Pembelian Harta Modal.
2.2 Semua perolehan HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya

pada bulan Julai 2018 supaya penjimatan daripada peruntukan yang tersebut
dapat dibelanjakan selewat-lewatnya pada bulan September 2018.
Pengecualian boleh dipertimbangkan bagi kes-kes kecemasan dan perolehan
perabot Touch Point (Kerusi Meja Murid) tahun 2019. Baki peruntukan
daripada penjimatan yang tiada keperluan hendaklah dikemukakan waran tarik
dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh selesai perolehan bagi membolehkan
BPPA membuat agihan kepada Bahagian/JPN yang memerlukan.
2.3 Pemasangan penghawa dingin yang diperoleh menggunakan

peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapat perakuan daripada Jabatan
Kerja Raya (JKR) Cawangan Mekanikal sebelum mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal melalui BPPA. Ini selaras dengan 1PP PB2.1: Peraturan
66
Bagi Pemasangan, Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara

Di Bangunan Kerajaan Persekutuan. Kelulusan Pegawai Pengawal tertakluk
kepada ruang yang dibenarkan untuk pemasangan Sistem Penyaman Udara
berdasarkan Garis Panduan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (Edisi
Tahun 2015), Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi,
Jabatan Perdana Menteri. Agensi hendaklah memohon kebenaran khas secara
terus kepada Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi,
Jabatan Perdana Menteri sekiranya ruang yang dipohon tidak dibenarkan.
2.4 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara

manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi agensi
yang telah menggunapakai SPA.
2.5 Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti
perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan peralatan
serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi termasuklah
prasarana rangkaian hendaklah mendapat kelulusan teknikal jawatankuasa
berikut:
i. Jawatankuasa ICT JPN/JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM
bagi peringkat JPN/Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi
peringkat Bahagian (perolehan yang bernilai kurang RM50,000);
ii. Jawatankuasa ICT JPN/JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM
bagi peringkat JPN/Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi
peringkat Bahagian (perolehan bernilai RM50,000 atau lebih dan
kurang dari RM5 juta); dan
iii. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) (bagi perolehan
bernilai RM5 juta atau lebih).
Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun 2016 -
Garis Panduan Tatacara Permohonan Kelulusan Teknikal Inisiatif Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.
67
2.6 Bagi sebarang permohonan projek/program rintis ICT yang ingin

dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah mendapat
kelulusan bahagian berikut:
i. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bagi Bahagian/Jabatan; dan
ii. Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) bagi Pengajaran dan
Pembelajaran
3. PELUPUSAN ASET ALIH
Permohonan pelupusan aset alih yang dikemukakan oleh agensi hendaklah

mendapat kelulusan daripada Kuasa Melulus yang telah ditetapkan seperti di
dalam Akta Perwakilan Kuasa 1956 P.U. (485) bertarikh 27 Oktober 2014.
Melalui akta ini, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset
alih adalah seperti berikut:
Bil. Pelulus Nilai Perolehan Asal

i. Pengarah Negeri/Timbalan Kurang RM50,000 per item atau
Pengarah Negeri kurang RM500,000 secara
agregat
ii. Setiausaha Bahagian Lebih RM50,000 per item dan
(Perolehan dan Pengurusan tidak melebihi RM200,000 atau
Aset) kurang RM2,000,000 secara
agregat
Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di

bawah 1PP AM1.1: Pengurusan Aset Kerajaan.
4. PEROLEHAN PERKHIDMATAN
4.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan mengikut format yang telah

ditetapkan dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulan selepas SST
dikeluarkan. Selepas dokumen tersebut ditandatangani, penerima
perkhidmatan di Bahagian/Jabatan/Institusi/Sekolah di bawah KPM hendaklah
68
memastikan kontraktor mematuhi perjanjian tersebut. Bayaran kepada

kontraktor yang telah melaksanakan perkhidmatan boleh dibayar hingga tiga
(3) kali bayaran dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas keluarnya SST
dengan syarat Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.
4.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/Jabatan/Institusi/

Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik. Pemantauan
secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan
Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh Ketua Jabatan/Ketua Pusat
Tanggungjawab/JPN/PPD/Pengetua/Guru Besar bagi memastikan kontraktor
mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam
dokumen kontrak atau lain-lain arahan Kementerian yang berkuatkuasa.
4.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui

Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja sepertimana yang diedarkan melalui
surat no ruj. KPMSP.400-10/8/7 Jld 3 (67) bertarikh 1 Disember 2015 bagi
memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara penuh atau perlu
dipotong atau dikenakan denda. Tindakan akan diambil ke atas pegawai
yang membuat pengesahan bayaran bagi perkhidmatan yang tidak
dilaksanakan.
4.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah

dilaksanakan secara bulanan dan penggal bagi memastikan Kerajaan
mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang dilaksanakan.
Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan kepada BPPA dan
Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM hendaklah
diadakan secara berkala di semua peringkat PPD, JPN dan Kementerian.
69
5. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN
Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di bawah

OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua Jabatan
masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah ditetapkan di format
di Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 4 Tahun 2009.
6. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
6.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa

Melulus iaitu Setiausaha/Pengarah Bahagian/Pengarah JPN bagi hadiah yang
nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000. Bagi hadiah yang nilainya
setiap satu melebihi RM10,000, kuasa melulus ialah Pegawai Pengawal
selaras dengan Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah oleh Jabatan
Kerajaan daripada Pegawai Pengawal kepada Setiausaha/Pengarah Bahagian
dan Pengarah JPN.
6.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan

proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan-permohonan
penerimaan hadiah di KPM seperti di Jadual 1 berikut:
Jadual 1: Penyelaras Penerimaan Hadiah di KPM
BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB
1. Aset Alih Bahagian Perolehan dan
(kerusi/meja/perabot dll), Pengurusan Aset (BPPA)
kenderaan,
pengubahsuaian dan
penyelenggaraan.
2. Tambang percuma, saham, Unit Integriti (UI)
tiket loteri, kemudahan
perjalanan, hiburan,
70
BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB
perkhidmatan, keahlian
kelab, apa-apa bentuk
diskaun atau komisen,
hamper, barang kemas,
perhiasan, apa-apa
pemberian dan
cenderamata
3. Wang Bahagian Kewangan

(BKew)
4. Bahan bacaan, buku teks, Bahagian Buku Teks (BBT)
buku pusat sumber dan / Urusetia Majlis Buku
sebagainya Kebangsaan Malaysia
(MBKM)
5. Aset Tidak Alih (Pembinaan Bahagian Pembangunan
bangunan , stadium, rumah, Pelajaran (BPP)
astaka dan sebagainya)
7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
7.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan, Mesyuarat

Jawatankuasa Petugas e-Perolehan dan 1GFMAS serta Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah diadakan
secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu:
i. 1PP/PK5 Perenggan 1, Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-

Perolehan, Jawatankuasa Petugas e-Perolehan; dan
ii. 1PP/KP2.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
71
7.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan

Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan
oleh Bahagian/Jabatan kepada BPPA selewat-lewatnya pada 10 haribulan
bulan berikutnya.
7.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information
System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan
Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan
terkini. Bahagian/Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah
mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu
bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-
projek yang dibiayai melalui peruntukan/pembiayaan oleh Kerajaan
Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan
sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan. Maklumat
perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung
Amanah/ Tabung Amal/Tabung Penyelidikan/Wang Sumbangan tidak perlu
didaftarkan dalam GPIS.
8. PENYELARASAN FUNGSI DAN PERUNTUKAN DI BAWAH BPPA
8.1. BPPA bertindak sebagai penyelaras bagi fungsi perkhidmatan

Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK), Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan (PKK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) di JPN.
8.2. Pihak JPN hendaklah mengemukakan prestasi perbelanjaan bagi

perkhidmatan KBK dan PKK kepada BPPA sebelum/pada 10hb setiap bulan
untuk tujuan pemantauan peruntukan ini.
72
9. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN PERBELANJAAN DARURAT

(AP55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2)
9.1. Perolehan darurat hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur dan

sempurna selaras 1PP PB 3.3 : Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55)
dan Perolehan Darurat (173.2). Proses kerja bagi perolehan darurat ini adalah
seperti di Lampiran VI
9.2. Darurat boleh ditakrifkan sebagai kejadian yang bersifat kecemasan

dan/atau luar biasa yang memerlukan tindakan serta merta supaya tidak
menjejaskan kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan Kerajaan,
mengekang berlakunya kerosakan berterusan dan menyekat penularan wabak
dan seumpamanya. Contoh keadaan darurat adalah seperti berikut:
i. Bencana alam, banjir yang luar biasa, jerebu yang luar biasa,
gempa bumi, tanah runtuh, ribut/taufan dan situasi lain yang
seumpamanya yang memerlukan kerja-kerja pemulihan,
pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan;
ii. Wabak penyakit/penyakit berjangkit yang luar biasa atau wabak
baharu yang memerlukan pembekalan ubat dan perkhidmatan
segera bagi tujuan pembendungan dan kuarantin;
iii. Kebakaran yang mengakibatkan ancaman nyawa atau kerosakan
teruk yang menjejaskan perkhidmatan Kerajaan;
iv. Sistem bangunan yang strategik, sistem komputer dan
seumpamanya yang mengancam keselamatan atau
mengganggu pengoperasian sedia ada dan memerlukan kerja-
kerja pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan atau
pencegahan; dan
v. Ancaman keselamatan nyawa dan harta benda dari dalam atau
luar Negara.
9.3. Pegawai Pelaksana adalah pegawai yang dinamakan berdasarkan had

nilai kontrak seperti di Lampiran B di dalam Akta Kontrak Kerajaan 1949
(Akta 20) (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).
73
9.4. Pegawai Pelaksana bertanggungjawab melaksanakan perbelanjaan/

perolehan darurat. Tanggungjawab Pegawai Pelaksana adalah seperti berikut:
9.4.1. Mendapatkan pengesahan peruntukan dalam menentukan

Perolehan Darurat dilaksanakan secara AP 173.2 ataupun AP 55
daripada daripada pihak berikut mengikut situasi darurat;
BIL UNIT/BAHAGIAN JENIS PERUNTUKAN
1 Unit Pengurusan Hartanah (PH), Kerja pembaikan

BPPA
2 Unit Aset Alih (AA), BPPA Harta modal
3 Bahagian Kewangan (BKew), Selain dari yang di atas
KPM
9.4.2. Membuat permohonan darurat kepada Pegawai Pengawal

melalui Setiausaha Bahagian (SUB) BPPA dengan menggunakan
kaedah komunikasi paling pantas;
9.4.3. Mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/

Kerja setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal;
9.4.4. Membuat permohonan rasmi pelaksanaan kerja darurat

menggunapakai borang Lampiran D seperti termaktub di dalam 1PP/PB
3.3 Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55) dan Perolehan Darurat
(173.2) melalui BPPA yang akan diangkat kelulusan kepada Pegawai
Pengawal;
9.4.5. Menyelia dan memantau bekalan/perkhidmatan/kerja darurat;

dan
9.4.6. Memperaku penyiapan bekalan/perkhidmatan/kerja darurat;
9.5. Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perbelanjaan/perolehan

darurat hendaklah setakat untuk menampung keperluan/keadaan darurat
74
yang berkenaan sahaja. Kementerian/Jabatan/Agensi tidak dibenarkan sama

sekali membuat pembelian bekalan untuk simpanan stok.
9.6. Carta aliran perbelanjaan darurat di bawah AP 55 dan perolehan darurat

di bawah AP 173.2 adalah seperti di Lampiran VII
75
PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN
1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah

berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan sama ada
dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak JPA melalui surat
rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5 Ogos 2010 menetapkan
bahawa penempatan secara pentadbiran adalah tidak dibenarkan kerana ia
tidak dibuat berdasarkan prinsip rate for the job, menjejaskan struktur
organisasi sedia ada serta turut memberi implikasi dari aspek perkhidmatan
dan kewangan. Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan
kepada waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan
tindakan tatatertib dikenakan.
2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU
2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah

Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah dilaksanakan
secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti perjawatan sedia ada. Kaedah
pelaksanaan ini adalah berdasarkan kepada keputusan Mesyuarat
Jawatankuasa Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA)
Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.
3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN
3.1. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan

masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah seperti
yang berikut :
76
3.1.1 Perjawatan
i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan

mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan
perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi di
kementerian/ jabatan juga perlu dilakukan secara kreatif dan
inovatif agar dapat mencapai tahap produktiviti tertinggi
berdasarkan sumber manusia sedia ada;
ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali melalui
kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran
(redeployment) serta tiada implikasi kewangan tambahan;
iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu
dilaksanakan dengan kawalan ketat;
iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi projek-
projek baharu yang telah siap seperti sekolah, untuk
memastikan agihan penempatan pegawai dibuat berdasarkan
fungsi dan kepakaran.
v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun
hendaklah dimansuhkan; dan
vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan
Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak dibenarkan
kecuali bagi penggantian atau pembaharuan kontrak pegawai.
3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan Berkanun
i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi

meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan dengan
syarat tidak melibatkan tambahan bilangan jawatan dan
implikasi kewangan;
ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah fokus
kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama ada di dalam
atau di luar organisasi; dan
iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By
Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.
77
4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI

PERTAMA
4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan

penempatan sekiranya:
i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti

kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan
ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan
Kerajaan dan diberi penempatan pertama.
4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan

pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan kepada
Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan pembayaran,
tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada tahun semasa dan
mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan syarat-syarat seperti
terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30)
bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai Tatacara Menimbangkan Permohonan
Bayaran Perpindahan dan Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas
Permohonan Sendiri.
5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah

sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam yang
telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan prestasi
tahunan pegawai. Semua bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri
dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
selewat-lewatnya sebelum 31 Mac 2018.
5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2017,

semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu mengemukakan Borang
PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan yang disahkan, sebelum atau
pada 31 Januari 2018.
78
6. KENAIKAN PANGKAT
6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/kenaikan

pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan
bertanggungjawab untuk :
i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;

ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan
iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.
6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan

untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti berdasarkan Buku
Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang dikemaskini sebelum diperakukan
dalam sistem ePangkat. Di samping itu, Ketua Jabatan juga
bertanggungjawab untuk memastikan kesahihan maklumat terlebih dahulu
sebelum mengemukakan semua dokumen yang diperlukan kepada urusetia
Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.
6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa
untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan pangkat PPP
yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah dikemaskini dalam sistem
HRMIS, sistem ePangkat dan BPK.
6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/surat tunjuk

sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan memperakukan
pemangkuan/kenaikan pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing.
7. PENGURUSAN LATIHAN
7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.
2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/Jabatan perlu menyedia dan
menyelenggara rekod latihan yang meliputi perancangan, perbelanjaan,
79
penilaian, laporan dan aktiviti kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan

(POL). Antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah:
i. Penyediaan peruntukan latihan Kementerian bersamaan sekurang-

kurangnya satu peratus (1%) dari peruntukan emolumen;
ii. Semua anggota Kementerian mengikuti latihan sekurang-
kurangnya tujuh (7) hari setahun; dan
iii. Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia Latihan yang
dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan
bagi pelaksanaan di peringkat Kementerian/Jabatan.
7.2 Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.4/2016 mengenai Dasar Latihan

Sumber Manusia KPM turut disediakan sebagai rujukan mengenai pengurusan
latihan di KPM. Tiga (3) Jawatankuasa Latihan telah diwujudkan iaitu:
i. Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) di
bawah BPSM;
ii. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Profesionalisme Keguruan
(JKLPPK) di bawah BPG; dan
iii. Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Kepimpinan Pendidikan
(JKLPKP) di bawah IAB.
7.3 Pemakaian butiran terperinci di dalam Pekeliling ini adalah tertakluk

kepada arahan semasa Pegawai Pengawal selaku Pengerusi Panel
Pembangunan Sumber Manusia Latihan (PPSML), KPM.
7.4 Jawatankuasa Latihan hendaklah diwujudkan di semua peringkat

organisasi. Ketua Jabatan hendaklah peka dengan dasar, peraturan serta
arahan terkini yang dikeluarkan KPM. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua
Jabatan untuk membuat penyesuaian terhadap perancangan yang dibuat bagi
mematuhi peraturan kewangan semasa.
7.5 Bagi mencapai kompetensi minimum warga kerja KPM, prestasi

kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan hendaklah dititikberatkan walaupun
80
pelaksanaan dasar tujuh (7) hari latihan telah ditangguhkan sejak tahun 2016.
Pegawai KPM perlu menghadiri latihan berdasarkan jumlah hari yang
ditetapkan pada tahun semasa selaras dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
Penjawat Tier 2.
7.6 Pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach

yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai di laman
Sistem Pengurusan Latihan (SPL) KPM. Semua Ketua Jabatan adalah
bertanggungjawab memastikan warga kerja di bawah seliaan masing-masing
memenuhi syarat keperluan latihan yang ditetapkan oleh Pengurusan Tertinggi
KPM bagi tahun semasa. Latihan melalui E-Pembelajaran Sektor Awam
(EPSA) adalah digalakkan di samping latihan berbentuk konvensional.
7.7 Semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang

sedia ada dengan cekap dan berhemat dengan mengurangkan penggunaan
premis swasta dan memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau
institut latihan awam yang lain.
7.8 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua

pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 diwajibkan
menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi tujuan pengesahan
dalam perkhidmatan. PTM untuk PBG akan dilaksanakan oleh BPSM
manakala PTM untuk PPP dilaksanakan oleh IPGM dan dipantau oleh BPG
selaku Urus Setia JIPS. Peruntukan tahunan PTM perlu dibida secukupnya
oleh BPSM dan IPGM. Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab
memastikan warga kerja lantikan tetap masing-masing menghadiri PTM dalam
tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun.
7.9 Selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil. 1/2016 pada 5 Februari 2016, semua
Ketua Jabatan bertanggungjawab membida peruntukan latihan bagi
pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG terutamanya yang berkait rapat
dengan bidang tugas dan teras perkhidmatan Bahagian. Ini termasuk
81
perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan kewangan dan akaun yang

perlu dilaksanakan oleh Bahagian/Jabatan masing-masing dengan
menggunakan peruntukan sedia ada.
7.10 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10 hari
bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang
menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih
rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan
1GFMAS yang jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci
masuk ke dalam sistem.
7.11 Semua Jawatankuasa Latihan perlu mengenal pasti dan mengumpul

semua bentuk perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain
peruntukan POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang
perlu direkodkan merangkumi:
i. Latihan kurang daripada tiga (3) bulan; dan
ii. Hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan Malaysia.
7.12 Maklumat ini hendaklah dikemukakan pada awal bulan Julai dan
Disember setiap tahun kepada:
i. BPSM bagi PBG (selaku Urus Setia JKLPBG yang dipengerusikan
oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan); dan
ii. BPG bagi PPP (selaku Urus Setia Jawatankuasa Induk
Pembangunan Staf (JIPS) yang dipengerusikan oleh Ketua
Pengarah Pelajaran Malaysia).
7.13 Mesyuarat PPSML Bil. 1/2017 telah menetapkan bahawa mana-mana

Jawatankuasa Latihan yang tidak dapat mengoptimumkan peruntukan latihan
yang diturunkan perlu menyalurkan peruntukan yang ada kepada
Jawatankuasa Latihan yang lain bagi meningkatkan prestasi keseluruhan
perbelanjaan latihan KPM yang menjadi KPI Generik Penjawat Tier 1.
Jawatankuasa Latihan perlu mendapatkan kelulusan untuk membuat
82
penjajaran daripada Pengerusi Jawatankuasa Latihan terlebih dahulu dan

permohonan ini perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan untuk dibuat
pindah peruntukan.
7.14 Semua Ketua Jabatan juga perlu merujuk kepada Pekeliling

Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014: Penggunaan Sistem Pengurusan
Latihan Kementerian Pendidikan Malaysia yang berkuatkuasa mulai 7
November 2014. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya SPLKPM dan
memastikan semua bentuk latihan dan sesi pembelajaran dalam pelbagai
kaedah direkodkan ke dalam sistem tersebut, termasuk sesi pementoran
Ketua Jabatan dengan warga kerja masing-masing.
7.15 Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan data warga kerja dikemas
kini dari semasa ke semasa di dalam SPLKPM, terutamanya bagi warga kerja
yang berstatus ‘tidak aktif’ kerana tidak bertugas melebihi enam (6) bulan
seperti cuti belajar, cuti tanpa gaji, cuti sakit berpanjangan dan sedang dalam
tindakan tatatertib.
7.16 Pembentangan Bajet 2017 pada 21 Oktober 2016 menetapkan bahawa

kemudahan Cuti Belajar Bergaji Penuh Dengan Biasiswa yang sebelum ini
hanya ditawarkan kepada Kumpulan Pengurusan dan Profesional, kini turut
diberikan juga kepada Anggota Kumpulan Pelaksana (PBG dan PPP). Melalui
surat edaran bertarikh 21 Ogos 2017, JPA telah menetapkan bahawa tiada
pengisian jawatan sepanjang tempoh pengajian bagi pegawai-pegawai yang
diperakukan oleh Ketua Jabatan dan ditawarkan kemudahan ini bagi sesi
pengajian yang akan bermula pada tahun 2018. Sekiranya perlu,
penanggungan kerja boleh dilakukan oleh pegawai-pegawai dalam jawatan
yang dibenarkan agar tidak menjejaskan fungsi utama Bahagian/Jabatan.
Ketua Jabatan dimohon untuk mengambil perhatian terhadap perkara ini
supaya tidak menjejaskan penyampaian perkhidmatan KPM. Ketua Jabatan
juga dimohon sentiasa prihatin akan makluman terkini yang akan dipanjangkan
oleh BPSM mengenai urusan ini bagi tahun 2019.
83
7.17 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)

Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/Jabatan boleh
merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan asas dan panduan
dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian dan keutamaan masing-
masing, tertakluk kepada peruntukan yang diterima.
8. PENGURUSAN MAKLUMAT
8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting dalam

urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang disimpan di dalam
HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau polisi sumber manusia yang
dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun Kementerian. Kesan secara langsung
kepada perkhidmatan pegawai secara perseorangan atau berkelompok adalah
bergantung kepada integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber
manusia.
8.2 Pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah amat penting di

dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan modul-modul dalam HRMIS
akan memastikan data yang dikemaskini, diteliti bukan sahaja di peringkat
Kementerian, tetapi oleh Ketua Jabatan, pentadbir sumber manusia dan
pegawai pemilik data tersebut.
8.3 Selaras dengan hasrat agensi pusat supaya pelaksanaan modul-modul

HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat Kementerian, Ketua
Jabatan hendaklah memastikan pencapaian pelaksanaan HRMIS di Jabatan
masing-masing mencapai tahap optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun
2018 yang perlu diambil perhatian adalah:-
i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS
sebelum 31 Disember 2018;
ii. Pengisian SKT 2018 melalui HRMIS sebelum 31 Julai 2018;
84
iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan Laporan

Nilaian Prestasi Tahunan 2018 sebelum 31 Disember 2018;
iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2018 sebelum 31
Disember 2018; dan
v. Pelaksanaan pemurnian data peribadi dan profil perkhidmatan
sebelum 31 Disember 2018.
8.4 Bagi pelaksanaan HRMIS pada tahun 2018, peruntukan yang

sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
kepada Bahagian/Jabatan/Agensi mengikut keperluan. Peruntukan tersebut
adalah sewajarnya digunakan bagi mencapai maksud tersebut.
8.5 Bagi memastikan maklumat perjawatan selari dengan waran

perjawatan yang diperuntukkan oleh agensi pusat, sebarang pewujudan
jawatan tambahan di dalam HRMIS yang di luar waran atau di luar penyata
perjawatan yang dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
adalah tidak dibenarkan. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan bagi
memastikan penempatan penyandang di agensi masing-masing adalah
mengikut perjawatan yang betul seperti mana yang telah diluluskan melalui
waran perjawatan / penyata perjawatan sekolah.
9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)
9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah bertanggungjawab
untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara dengan teratur, lengkap dan
terkini sepertimana yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil
15/2008.
9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan

pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK di bawah
seliaan Bahagian/Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/Pejabat Pendidikan
85
Daerah (PPD)/Sekolah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) perlu

dilaksanakan seperti berikut:-
i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi
pemantauan dan pengurusan BPK;
ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang
layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat;
iii. Mengadakan ‘Hari Semakan BPK’ sekurang-kurangnya 2 kali
setahun bersama pemilik bagi membenarkan pemilik menyemak
maklumat dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung
di dalamnya; dan
iv. Memastikan penghantaran keluar / penerimaan masuk BPK
pegawai yang berpindah tempat bertugas dihantar / diterima tidak
lewat dari 3 bulan dari tarikh pegawai bertukar.
9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi

memastikan setiap Bahagian/Jabatan/PPD/Sekolah dapat mengurangkan
bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan dalam mengemaskini BPK
secara efektif akan mengundang pelbagai isu perkhidmatan seperti pengesahan
dalam perkhidmatan, kenaikan pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan
dan sebagainya.
10. PENGAMBILAN GURU GANTI
10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara

Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja Sambilan Harian
(PSH).
10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau
bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh
berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum tiga (3)
bulan lagi.
10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru ganti
berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak menerima faedah
86
persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim Kumpulan Wang Simpanan

Pekerja (KWSP) mengikut peraturan berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak
layak dibayar upah bagi cuti mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang
mereka tidak hadir bertugas.
10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan melebihi
daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan, Ketua Jabatan
boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti sekiranya tempoh kekosongan
melebihi 14 hari tertakluk kepada peruntukan sedia ada.
10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar bayaran
sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan sekiranya
peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi menampung keperluan
keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir tahun 2018. Ketua Jabatan perlu
merasionalisasi pelantikan guru ganti dan mengoptimumkan perbelanjaan sedia
ada dan menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti kelas ganti dan
penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah guru ganti.
87
PENGURUSAN
AUDITAN
F. PENGURUSAN PENGAUDITAN
1. Pengurusan audit dalam
1.1 Bahagian Audit Dalam akan melaksanakan pengauditan bagi

pematuhan pengurusan kewangan, penilaian prestasi, pengurusan
perolehan, projek-projek pembangunan, program dan aktiviti KPM untuk
memastikan kecekapan dan keberkesanan pengurusan Kementerian
dan PTJ.
2. Pengurusan teguran audit
2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh
laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara menyeluruh
dan disusuli sehingga selesai.
88
PENUTUP
Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP

2018. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,
pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di semua
peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan di KPM.
89
LAMPIRAN
LAMPIRAN I
SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS
Bil. Butiran Aktiviti

1. 060100 Bertugas ke Luar Negara
2. 060200 Memartabat Bahasa Malaysia dan Memperkukuh
Bahasa Inggeris (MBMMBI)
3. 060300 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM
4. 060400 Tanah dan Pembaikan Tanah
5. 060500 Penyelenggaraan Genset
6. 060600 Penyelenggaraan Telaga Tiub
7. 060700 Penyelenggaraan Solar Hibrid
8. 060800 Emolumen Kakitangan Kontrak
9. 060900 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)
10. 061000 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)
11. 061100 Bantuan Sukan (BS)
12. 061200 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh
13. 061300 Bantuan Makanan Asrama (BMA)
14. 061400 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
(RMT1M)
15. 061500 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform
16. 061600 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama
17. 061700 Bantuan Jaket Keselamatan
18. 061800 Kelas Dewasa Orang Asli Penan
19. 061900 Bantuan Makanan Prasekolah
20. 062000 Bantuan Geran Per Kapita Prasekolah (PCG
Prasekolah)
21. 062100 Pembelian Buku Teks
22. 062200 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)
23. 062300 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
24. 062400 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
25. 062500 Skim Biasiswa Sukan
26. 062600 Elaun Pra Universiti
90
Bil. Butiran Aktiviti

27. 062700 Pengurusan Sukan
28. 062800 Program Teach For Malaysia
29. 062900 Program Sekolah Amanah
30. 063000 Biasiswa Perguruan Persekutuan
31. 063100 Sekolah Transformasi
32. 063200 Inisiatif PPPM
33. 063300 Bantuan Awal Persekolahan
91
LAMPIRAN II
SENARAI FUNGSI UTAMA BAGI PENUBUHAN PTJ
BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

1. Pengurusan Bajet  Penyediaan Bajet Tahunan
 Pengagihan peruntukan, tambahan atau pindah
peruntukan
 Pemantauan terhadap Prestasi perbelanjaan
 Pelaksanaan dan penilaian Outcome Based
Budgeting
 Pengurusan maklumat kos dan output
2. Pengurusan  Pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan
Perolehan (perunding dan bukan perunding) dan kerja
 Pelaksanaan dan pemantauan penggunaan sistem
ePerolehan dan sistem-sistem lain berkaitan
perolehan Kerajaan
 Pentadbiran kontrak perolehan
3. Pengurusan  Pengurusan Permohonan Pinjaman Kenderaan,
Kewangan dan Komputer dan Pendahuluan Diri/ Pelbagai
Akaun  Pengurusan Panjar
 Penyediaan laporan Kewangan dan Akaun
 Penyediaan penyata penyesuaian
 Pengurusan Dokumen Kewangan dan Perakaunan
 Pengurusan Kehilangan Wang Awam
 Pengurusan Pertanyaan Audit
 Pengurusan Aset dan Stor
4. Pembangunan dan  Pengurusan Projek Pembangunan
Pemantauan Projek  Pengoperasian Sistem Pemantauan Projek
 Penyelenggaraan Akaun Wang Pendahuluan
Kontraktor – Akaun Belum terima (ABT)
 Penyelenggaraan Akaun Deposit Wang Jaminan
Pelaksanaan – Akaun Belum Bayar (ABB)
92
BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

5. Pengurusan  Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun
Kumpulan Wang Amanah/ Deposit
Amanah/ Akaun  Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Amanah/ Deposit Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah
 Pengurusan Rekod dan Lejar Subsidiari
 Penyediaan penyata dan laporan kewangan
 Pengurusan terimaan sumber dan perbelanjaan
Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah mengikut
Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah
6. Pengurusan  Pengurusan Bayaran
Terimaan dan  Pengurusan Akaun Belum bayar (ABB)
Bayaran  Pengurusan Akaun Belum terima (ABT)
 Pengeluaran bil/ invois
 Pengurusan Akaun Subsidiari
93
LAMPIRAN III
PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2018
BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN
BAHAGIAN/JABATAN
BIL JENIS PROGRAM
PENYELARAS
1. Bahagian Dasar dan Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib

Hubungan Antarabangsa dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
(BDHA) KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil
KPM. Semua Bahagian yang terlibat perlu
mengemukakan permohonan melalui BDHA.
2. Bahagian Kokurikulum Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru

dan Kesenian (BKK) pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti
seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat
antarabangsa.
3. Bahagian Khidmat i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

Pengurusan (BKP) negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke
atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk
YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
KSU/YBhg. KPPM/TKSU)
i) Persidangan dan mesyuarat berhubung

4. Bahagian Perancangan
dan Penyelidikan Dasar pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang
Pendidikan (BPPDP) pendidikan di peringkat antarabangsa. Contohnya
Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan
Kebangsaan Trends in Mathematics and Science
Studies (TIMSS).
5. Bahagian Pengurusan Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi

Sumber Manusia (BPSM) Perkhidmatan Bukan Guru.
6. Bahagian Pendidikan i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi

Guru (BPG) Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri
Mesyuarat dan Kursus National Project Manager,
National Data Manager and Assistant Data
Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and
Learning International Survey (TALIS).
ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar

negeri bagi TKPPM (Pembangunan
Profesionalisme) bagi pegawai Jawatan Utama 'A'
dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.
94
BAHAGIAN/JABATAN
BIL JENIS PROGRAM
PENYELARAS
7. Bahagian Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/

Kewangan(BKew) Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan
tidak berkala/ad hoc.
95
LAMPIRAN IV
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN

PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ
NAMA JABATAN :
NAMA PROGRAM :
TARIKH :
TEMPAT :
ADA TIADA
BIL. PERKARA
() (x)
1. Surat iringan daripada pemohon
2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-
i. Nama / tarikh / tempat program
ii. Tujuan dan objektif program yang jelas
iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat
iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada
v. Sumber kewangan diisi selengkapnya
vi. Pengesahan Unit Kewangan
vii. Pengesahan Ketua Jabatan
3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta
4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)
5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)
6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)
7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA
8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai
i. Senarai nama disusun ikut kekananan
ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator
iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km
9. Jadual program yang terperinci
10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;
i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah
ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas
11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej
Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi
12.
RM50,000 sehingga RM500,000
Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi
13.
RM500,000
Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam
14. bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi
perolehan perkhidmatan secara pakej
15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);
i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP
ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam
iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam
iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan
96
LAMPIRAN V
PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ
A. BORANG KEW-PAKEJ
1. Justifikasi Permohonan
i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai

tidak jelas atau tiada.
ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan

kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada.
iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada.
iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti

berikut;
a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam);

b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan
c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.
2. Jadual Program
i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam Borang

Kew-Pakej.
ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas).
iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej
kursus/latihan.
iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh: Pakej
mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).
3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan
i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan

Jadual Perbandingan atau sebaliknya.
ii. Kesilapan mengira kos.
iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.
4. Sumber Kewangan
i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi.

ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan
Kelayakan atau sebaliknya.
5. Pengesahan Ketua Jabatan
i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung
kerja/menjalankan tugas.
97
B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI
1. Senarai Nama
i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan

ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej.
iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.
2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu dinyatakan
nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.
3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)
i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun

dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.
ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.
4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.
5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.
6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal

terbang atau kenderaan jabatan.
C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)
1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam
Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah:
i. Tarikh program;
ii. Bilangan Peserta;
iii. Kadar Bilik; dan
iv. Jumlah bilik
2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod

bidang berkaitan.
3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam

penilaian atau kajian pasaran seperti berikut:
i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-
kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan
ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).
98
D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang
pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan
Profesional (P&P));
ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang
ingin dipilih;
iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan
iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari
RM50,000)
E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;
i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang

pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan
Profesional (P&P));
ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan
Jawatankuasa Penilaian;
iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan
iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.
F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM
1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi.
2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:
i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak

diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan);
ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti
sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan
iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan
hanya menukar nama pakej dan tarikh).
99
G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)
1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/luar negara,

kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada
Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan
bersama permohonan pakej.
100
LAMPIRAN VI
PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT
DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 55
LANGKAH PROSES KERJA

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil
tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.
2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) / SUB Bahagian
Kewangan (BKew), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media
komunikasi yang pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).
Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;
(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan
(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk
melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.
3 SUB BPPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan
perbelanjaan darurat
4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi
mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
kepada pembekal/kontraktor
(Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja seperti di

Lampiran B)
5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi
perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui
SUB, BPPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai
Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan
Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai
Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.
6 Pegawai Pelaksana menyediakan laporan awal perbelanjaan darurat dalam

kadar segera untuk dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara,
101

Kementerian Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai Pengawal
seboleh-bolehnya dalam tempoh tujuh (7) hari.
(Format Laporan Awal yang disediakan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi

adalah seperti di Lampiran A)
7 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/
perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.
8 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan
Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos
bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang
terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/
perkhidmatan/ kerja darurat.
9 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi memohon
Pendahuluan Diri daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai Pengawal dengan
disertakan dokumen berikut:
(i) Surat permohonan rasmi
(ii) Laporan lengkap berhubung keadaan darurat, bekalan/ perkhidmatan/

kerja yang diperolehi, justifikasi perbelanjaan/ perolehan dan maklumat
pembekal/ kontraktor yang dilantik;
(iii) Surat Arahan Memulakan Pembekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B;
(iv) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
(v) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) yang lengkap diisi
dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan (dalam 5
salinan) dan memenuhi keperluan berikut:
(a) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) hendaklah

ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dan tidak boleh
102

ditandatangani oleh pegawai yang dinamakan sebagai Pegawai
Bertanggungjawab. Sekiranya Pegawai Pengawal dinamakan di Borang
Kew. 106 sebagai Pegawai Bertanggungjawab, Pegawai Pengawal
dibenarkan menandatangani borang tersebut.
(b) Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan hendaklah memastikan pegawai

yang dinamakan di dalam borang Kew. 106 sebagai Pegawai
Bertanggungjawab dimaklumkan terlebih dahulu sebelum permohonan
dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.
(vi) Salinan bil/ invois/dokumen tuntutan daripada pembekal / kontraktor

yang telah diakui sah oleh Kementerian/ Jabatan.
(Senarai semak permohonan adalah seperti di Lampiran C)

10 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan meluluskan
permohonan Pendahuluan Diri.
11 Kementerian/ Jabatan/ Agensi hendaklah membuat pembayaran kepada
pembekal/ kontraktor tidak lewat dari 14 hari daripada tarikh kelulusan
Pendahuluan Diri diterima.
Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran adalah seperti berikut:

(a) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);
(b) Surat kelulusan pendahuluan diri;
(c) Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B);
(d) Pengesahan Pegawai Pelaksana berkaitan kesempurnaan
Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B); dan
(e) Bil/invois/dokumen tuntutan yang lengkap.
Salinan baucar bayaran hendaklah dikemukakan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari
dari tarikh pembayaran dibuat.
12 Setelah pembayaran dibuat, Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan
laporan terperinci perbelanjaan sebenar kepada Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai
103

Pengawal untuk tujuan memohon peruntukan dan kelulusan pelarasan
Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri.
13 Setelah mendapat peruntukan daripada Pejabat Belanjawan Negara,
Kementerian Kewangan, Kementerian/Jabatan/Agensi membuat pelarasan
dengan Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri dan mengemukakan
sesalinan baucar jurnal kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh kelulusan Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.
14 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan memaklumkan
Kementerian/ Jabatan/ Agensi berkaitan pelarasan Akaun Kumpulan Wang
Pendahuluan Diri.
104
PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT

DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 173.2

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil
tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.
2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) / SUB Bahagian
Kewangan (BKew), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media
komunikasi yang pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).
Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) (i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;
(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan
(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk
melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.
3 SUB BPPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan
perbelanjaan darurat
4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi
mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
kepada pembekal/kontraktor setelah mendapat kelulusan Pegawai
Pengawal.
(Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja seperti di
Lampiran B)
5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi
perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui
SUB, BPPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai
Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan
Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai
Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.
6 Pengawai Pengawal mengesahkan perolehan darurat dengan
menandatangani Borang Pengesahan Pegawai Pengawal seperti di
Lampiran D.
105

7 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan
Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos
bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang
terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/
perkhidmatan/ kerja darurat.
8 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/
perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.
9 Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat pembayaran kepada pembekal/
kontraktor tidak lewat 14 hari dari tarikh bil/ invois/ dokumen tuntutan
lengkap diterima.
10 Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan laporan keseluruhan
perolehan darurat di bawah AP 173.2 melalui SUB BPPA / BKew dan
Pegawai Pengawal kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian
Kewangan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan
disempurnakan.
Laporan tersebut hendaklah mengandungi maklumat seperti berikut:
(a) Tarikh, tempat, situasi darurat dan skop bekalan/ perkhidmatan/ kerja
yang terperinci;
(b) Justifikasi secara terperinci perolehan darurat;
(c) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
(d) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);
(e) Maklumat pembayaran seperti pembekal/kontraktor dan jumlah
pembayaran yang telah dibuat; dan
(f) Ulasan Pegawai Pengawal.
11 Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan mengambil maklum
perolehan darurat atau mengarahkan siasatan sekiranya perlu.
106
LAMPIRAN VII
CARTA ALIRAN PERBELANJAAN DARURAT DI BAWAH AP 55/ PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH

AP 173.2
MULA
Berlaku Keadaan/ Insiden Darurat/ Kecemasan
Mesyuarat Krisis/Arahan MKN No. 20/

Perisytiharan atau Pengesahan bencana oleh
Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan
Perolehan dilaksanakan selaras dengan Tidak Keperluan

tatacara perolehan semasa yang berkuat Darurat?
kuasa
Ya
Tindakan Pegawai Pelaksana
 Memaklumkan kepada SUB untuk membuat

perbelanjaan/perolehan darurat melalui sebarang
medium komunikasi yang pantas.
 Semakan dibuat ke atas ketersediaan peruntukan
semasa
Tindakan SUB
 Memaklumkan kepada Pegawai Pengawal untuk

membuat perbelanjaan/perolehan darurat melalui
sebarang medium komunikasi yang pantas.
AP 173.2 AP 55
Ada
Peruntukan? Tiada Tindakan Pegawai Pelaksana
Tindakan Pegawai Pelaksana
 Pegawai Pelaksana melaksanakan
 Pegawai Pelaksana melaksanakan perbelanjaan darurat dengan
perolehan darurat dengan mengeluarkan mengeluarkan Surat Arahan Memulakan
Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.
Bekalan/Perkhidmatan/ Kerja setelah  Pegawai Pelaksana menyediakan laporan
diluluskan Pegawai Pengawal. awal kepada Pejabat Belanjawan Negara,
 Pegawai Pelaksana menyediakan Borang Kementerian Kewangan mengenai
Pengesahan Pegawai Pengawal melalui pelaksanaan perbelanjaan darurat dan
SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja
Pengawal. melalui SUB, dan Pegawai Pengawal.
 Pegawai Pelaksana menyediakan Borang
Pengesahan Pegawai Pengawal melalui
Tindakan Pegawai Pengawal
SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai
Pengawal.
 Pegawai Pengawal mengesahkan
perolehan darurat dengan menandatangani
Borang Pengesahan Pegawai Pengawal.
SAMBUNGAN
SAMBUNGAN
107
AP 173.2 AP 55
SAMBUNGAN SAMBUNGAN
Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/ Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan

Pegawai Pelaksana
 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga bagi
 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan merundingkan kos bekalan/perkhidmatan/kerja darurat
Harga bagi merundingkan kos yang telah disempurnakan pembekal/ kontraktor.
bekalan/perkhidmatan/kerja darurat yang  Pegawai Pelaksana memohon Pendahuluan Diri
telah disempurnakan pembekal/kontraktor.  daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
 Pegawai Pengawal/ Ketua Kewangan dengan disertakan dokumen lengkap melalui
Jabatan/Pegawai Pelaksana membuat SUB dan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan.
pembayaran kepada pembekal/kontraktor. 
Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan

Pegawai Pelaksana / SUB / Pegawai
Pengawal  Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan
meluluskan permohonan pendahuluan diri.
 Pegawai Pelaksana mengemukakan
laporan keseluruhan Perolehan Darurat
kepada SUB.
 SUB melalui Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana
mengemukakan laporan keseluruhan
perolehan darurat kepada Bahagian  Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana melaksanakan
Perolehan Kerajaan, Kementerian pembayaran kepada pembekal/kontraktor tidak lewat 14
Kewangan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh hari dari tarikh bil/invois/dokumen.
perolehan disempurnakan.  Pegawai Pelaksana memaklumkan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan bayaran telah
disempurnakan melalui SUB dan Pegawai Pengawal
Bahagian Perolehan Kerajaan,  Pegawai Pelaksana mengemukakan laporan
Kementerian Kewangan perbelanjaan darurat keseluruhan kepada Pejabat
Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan melalui
 Bahagian Perolehan Kerajaan, SUB dan Pegawai Pengawal untuk memohon
Kementerian Kewangan mengambil peruntukan dan penyelarasan Akaun Kumpulan Wang
maklum perolehan darurat. Pendahuluan Diri.
 Mengarahkan siasatan lanjut jika perlu
Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan
TAMAT  Memberi kelulusan peruntukan (baharu/

tambahan/pindah peruntukan).
Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana
 Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana menyelaraskan

peruntukan dan Akaun Pendahuluan Diri.
 Pegawai Pelaksana melalui SUB dan Pegawai Pengawal
mengengemukakan salinan baucar jurnal dikemukakan
kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan.
*NOTA: SUB merujuk kepada Setiausaha Bahagian seperti berikut : TAMAT
BAHAGIAN PERUNTUKAN
Bahagian Perolehan dan Pengurusan 1. Kerja
Aset (BPPA) 2. Harta Modal
Bahagian Kewangan (BKew) 1. Selain dari di atas
108

Arahan Pegawai Pengawal

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Arahan Pegawai Pengawal

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Peruntukan Mengurus 2018 1

2. Agihan Waran Peruntukan 3

3. Penyelarasan Semula Peruntukan 14

4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab 16

5. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 19

6. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 23

7. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 25

8. Pengurusan Akaun Belum Terima 26

9. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 29

10. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 31

11. Kelulusan Pakej 38

12. Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan Dan Skim Pembiayaan 41

13. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan 43

14. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training 43

15. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas 44

16. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 45

17. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 45

B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN

1. Peruntukan Pembangunan 2018 47

2. Agihan Waran Peruntukan 48

3. Pelaksanaan Projek Baharu 48

4. Pengurusan Projek Pembangunan 49

5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 53

6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 53

7. Pelarasan Semula Peruntukan 55

1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 57

3. Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 58

4. Pembayaran Melalui 1GFMAS 58

5. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a) 59

6. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 59

7. Pengurusan Akaun Amanah 60

8. Pengurusan Akaun Deposit 62

9. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 63

10. Penutupan Akaun 64

D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 65

2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah 66

3. Pelupusan Aset Alih 68

4. Perolehan Perkhidmatan 62626H6 68

5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 70

6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 70

7. Pemantauan dan Pelaporan 71

8. Penyelarasan Fungsi dan Peruntukan Di Bawah BPPA 72

9. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat (AP55) 73

E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perjawatan dan Naziran 76

2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 76

3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 76

4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 78

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 78

9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 85

10. Pengambilan Guru Ganti 86

1. Pengurusan Audit Dalam 88

2. Pengurusan Teguran Audit 88

LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 90-91

LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ

LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan

LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 97-100

LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 101-106