TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN

& ALIRAN KERJA

MODUL / SUBMODUL HRMIS

1
 PENETAPAN PERANAN
SUBMODUL ALIRAN KERJA
 LANGKAH PENETAPAN PERANAN

 Klik Menu Pentadbiran Sistem

 Klik Menu Sekuriti
 Klik Menu Selenggara Profil Pengguna
 Klik Menu Penetapan Tugas
 Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui No KP atau
Nama Pegawai
 Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab
pegawai sahaja
 Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul
Pentadbiran Sistem
PERANAN PENTADBIR ALIRAN KERJA
PENETAPAN ALIRAN KERJA
 ALIRAN KERJA

Definisi:
Aliran kerja menunjukkan hubungan di
antara seseorang pengguna dengan
pengguna lain yang berkaitan bagi
menyempurnakan sesuatu tugasan.

Penghantar Penerima
 ALIRAN KERJA

OBJEKTIF ALIRAN KERJA

 Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna

(penghantar) dan pengguna lain (penerima)
dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan
sesuatu tugas
 Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan
kepada penerima yang dikehendaki
 LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA

 Klik Menu Pentadbiran Sistem

 Klik Menu Aliran Kerja
 Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
 Klik Menu Selenggara Peraturan
 Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja = PENGURUSAN REKOD PERIBADI
 Taip Kod Aliran Kerja = PR-003
 Isikan Maklumat Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima
 Format Nama Kumpulan Penghantar: <Kod AliranKerja><Nama Bahagian><Nama
Sektor>. Contoh : LV-001 BPM SM3
 Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem
 Rujukan : Rules of Thumb
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA
 KUMPULAN PENERIMA (GROUP)

Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan

penerima = GROUP
 Klik Menu Pentadbiran Sistem
 Klik Menu Aliran Kerja
 Klik Menu Selenggara Kumpulan
 Klik Menu Hantar Maklumat Kumpulan
 Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan
 Tambah/Isikan maklumat Kumpulan
 Tambah Ahli Kumpulan
 Rujukan : Selenggara nama ahli kumpulan
SET PENGECUALIAN
PENYELENGGARAAN SK
SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENGESAHAN KUMPULAN
PENGURUSAN REKOD PERIBADI
PERISYTIHARAN HARTA

PENGURUSAN CUTI

PENGURUSAN PRESTASI

PENGURUSAN SARAAN
PENGURUSAN GAJI

PENGURUSAN TUNTUTAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERTUKARAN

16
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

1. PENGESAHAN KUMPULAN

Untuk membenarkan Pentadbir

Aliran Kerja mewujudkan
Kumpulan Penerima

WF - 001

PENTADBIR PENGESAH
ALIRAN KUMPULAN
KERJA
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

2. PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar maklumat
pengemaskinian rekod peribadi
kepada Pengesah/Kumpulan
Pengesah bagi tujuan pengesahan

PR - 003

PEMILIK PENGESAH/
KOMPETENSI KUMPULAN
PENGESAH
REKOD
PERIBADI
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

3. PERISYTIHARAN HARTA

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar
maklumat Perisytiharan
Harta kepada Kumpulan
Urusetia untuk tujuan
pengesahan

PR - 005 USER SELECTION

KUMPULAN PENGAMBIL
PEMILIK URUSETIA
KOMPETENSI MAKLUM
PERISYTIHARAN [KETUA JABATAN]
HARTA
Urusetia akan memilih Ketua
Jabatan yang telah diberi peranan
sebagai Pengambil Maklum
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH

KERAJAAN/ SAHAM
PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH PELULUS

PR-011

PR-012
Saham?

Tanah?

Land / Share Land / Share

Endorser Approver
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

5. PENGURUSAN CUTI
(CUTI REHAT)

LV - 001 LV - 002

PEMILIK PENYOKONG PELULUS

KOMPETENSI CUTI CUTI

Untuk membenarkan Pemilik

Untuk membenarkan Pemilik
Kompetensi menghantar
Kompetensi menghantar permohonan
permohonan Cuti Rehat kepada
Cuti Rehat kepada Pelulus cuti
Penyokong cuti
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

6. PENGURUSAN CUTI
(CUTI SAKIT)

LV - 003 LV - 004

PEMILIK PENYOKONG PELULUS

KOMPETENSI CUTI CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi /Pengguna menghantar Kompetensi menghantar
permohonan Cuti Sakit permohonan Cuti Sakit
(panel/kerajaan/swasta) kepada (panel/kerajaan/swasta) kepada
Penyokong cuti Pelulus cuti
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

7. PENGURUSAN CUTI
(CUTI HAJI)

LV - 014 LV - 018

PEMILIK PENYOKONG PELULUS

KOMPETENSI CUTI CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi /Pengguna menghantar Kompetensi /Pengguna menghantar
permohonan Cuti Haji kepada permohonan Cuti Haji kepada Pelulus
Penyokong cuti. cuti untuk kelulusan Cuti Haji.
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

8. PENGURUSAN PRESTASI

Untuk membenarkan
Pegawai Penilai Kedua
menghantar maklumat
prestasi kepada Kumpulan
Urusetia Pengurusan Prestasi

PM – 016

PEGAWAI KUMPULAN
PENILAI URUSETIA
KEDUA PENGURUSAN
PRESTASI
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

9. PENGURUSAN SARAAN

PENYEMAK
REM - 026 SARAAN

Untuk membenarkan Untuk membenarkan

REM - 027
Pentadbir Saraan Penyemak Saraan menghantar
menghantar Penyata Penyata Perubahan Gaji
Perubahan Gaji [Kew8] [Kew8] yang telah disemak
kepada Penyemak kepada Pengesah Saraan
Saraan

PENTADBIR
SARAAN
REM - 049 REM - 028

Untuk membenarkan
Untuk membenarkan Pengesah Saraan PENTADBIR
Pengesah Saraan
menghantar makluman kepada
Pentadbir Saraan bahawa Penyata
menghantar Penyata GAJI
Perubahan Gaji [Kew8] yang
Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan
dan boleh dicetak PENGESAH telah disahkan kepada
Pentadbir Gaji
SARAAN
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

10. PENGURUSAN SARAAN

PENYEMAK
REM - 034 SARAAN
PENTADBIR
SARAAN
Untuk membenarkan Penyemak
atau Pengesah Saraan menghantar
semula Penyata Perubahan Gaji
[Kew8] yang telah disemak kepada
Pentadbir Saraan untuk tujuan
pembetulan.

PENGESAH
SARAAN
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

11. PENGURUSAN GAJI

Untuk membenarkan Pentadbir Untuk membenarkan Pengesah

Potongan Peribadi menghantar Potongan Peribadi menghantar
permohonan potongan peribadi untuk potongan peribadi kepada
tujuan pengesahan kepada Pengesah Pentadbir Gaji
Potongan Peribadi

PY - 301 PY – 303

PENTADBIR PENGESAH PENTADBIR

POTONGAN
PERIBADI
PY – 302 POTONGAN GAJI
PERIBADI

Penghantaran pembatalan potongan

peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi
kepada Pengesah Potongan Peribadi
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

12. PENGURUSAN GAJI

Untuk membenarkan Pentadbir Untuk membenarkan Pentadbir
Gaji menghantar semula Kew8 Gaji menghantar Penyata
kepada Pentadbir Saraan untuk Perubahan Gaji untuk disemak
tujuan pembetulan oleh Penyemak Gaji

PY – 411 PY – 401
PENYEMAK GAJI
PENTADBIR
GAJI Untuk membenarkan

PY – 403
Untuk membenarkan

PY – 425
Pengesah Gaji Penyemak Gaji
menghantar Penyata menghantar Penyata
Perubahan Gaji yang Perubahan Gaji yang
PENTADBIR perlu pembetulan telah disemak kepada
kepada Penyemak Gaji Pengesah Gaji
SARAAN

Untuk membenarkan Pentadbir

Saraan menghantar Penyata
Perubahan Gaji kepada Pentadbir PENGESAH
Gaji untuk tujuan pengiraan GAJI
emolumen
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI]

Pemilik Kompetensi (CO) Daripada Pengesah Tuntutan
menghantar permohonan
terus kepada Penyemak
Tuntutan kepada Pengesah Pembayaran Tuntutan di Unit
Tuntutan (Ketua Seksyen Tuntutan. (Sekiranya tiada
CO) penyemak tuntutan)
PENYEMAK
PEMBAYARAN
CL - 004 PENGESAH CL - 066 TUNTUTAN
PEMILIK
KOMPETENSI TUNTUTAN
Pentadbir TNT akan menyemak

CL - 011
dan memastikan amaun TNT betul,
menyediakan ringkasan Baucar
serta senarai semak. Kemudian,
dihantar ke Pengesah TNT utk
pengesahan.

CL - 016
Setelah Pengesah mengesah
TNT, permohonan akan kembali
PELAKSANA kepada kump Pentadbir TNT PENGESAH
TUNTUTAN utk dimasukkan ke sistem PEMBAYARAN
eSPKB TUNTUTAN
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA]

Pemilik Kompetensi (CO) Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen
menghantar permohonan CO) mendapati tuntutan tersebut
Tuntutan kepada Pengesah melebih 1/3 gaji pokok, menghantar
Tuntutan (Ketua Seksyen ) permohonan kepada Pengesah
Tuntutan Kedua (TSUB CO)

CL - 824 CL - 804
PEMILIK PENGESAH TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN 2
KOMPETENSI
Daripada
Pengesah

CL - 831
Tuntutan Kedua
Daripada Pengesah Tuntutan terus kepada Unit
(sekiranya permohonan tIdak melebihi ELM, Seksyen
1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM, Kewangan.
Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada (Sekiranya tiada
penyemak tuntutan) penyemak
tuntutan)

CL - 814 CL - 811

Setelah Pengesah
mengesah ELM, Pentadbir ELM akan menyemak
permohonan akan dan memastikan amaun ELM
kembali kepada kump betul dan menyediakan
Pentadbir ELM utk ringkasan Baucar serta senarai PENYEMAK
PELAKSANA PENGESAH PEMBAYARAN
dimasukkan ke sistem semak. Kemudian, dihantar ke
TUNTUTAN PEMBAYARAN TUNTUTAN
eSPKB Pengesah ELM utk pengesahan
TUNTUTAN
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN

FASILITATOR SAMBILAN]
Pemilik Kompetensi (CO) Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua
menghantar permohonan Seksyen CO) mengesahkan tuntutan,
Tuntutan kepada Pengesah permohonan tuntutan akan terus
kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia
Tuntutan (Ketua Unit
di Unit Organisasi yang menganjurkan
Organisasi Pemohon) ceramah tersebut)

CL - 304 CL - 352
PEMILIK
KOMPETENSI PENGESAH TUNTUTAN PENYEMAK TUNTUTAN
[UNIT ORGANISASI PEMOHON] [PENGANJUR]

Setelah Pengesah

CL - 314
mengesah BIL, Selepas Penyelia menyemak
permohonan akan permohonan, permohonan akan
kembali kepada kump dihantar kepada Pengesah Tuntutan
Pentadbir BIL utk (Ketua Unit Organisasi Penganjur)
dimasukkan ke sistem
eSPKB

CL - 324 CL - 319
PELAKSANA
TUNTUTAN
[PENGANJUR] Pentadbir BIL akan Setelah Pengesah
menyemak dan Tuntutan Unit
memastikan amaun BIL Organisasi yang
betul dan menyediakan menganjurkan
ringkasan Baucar serta mengesahkan,
PENGESAH senarai semak. PENYEMAK permohonan akan
PEMBAYARAN Kemudian, dihantar ke PEMBAYARAN dihantar kepada Unit PENGESAH
TUNTUTAN Pengesah BIL utk TUNTUTAN BIL, Seksyen TUNTUTAN
pengesahan. Kewangan.
[PENGANJUR] [PENGANJUR] [PENGANJUR]
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR]

Pemberitahuan untuk
Penghantaran maklumat mendapatkan maklumat logistik
penamatan perkhidmatan *Nilai Penghantar : BU/AP
untuk pengesahan Pemilik Rekod

SP - 301 SP - 312

SP - 777 LINE MANAGER

Untuk memaklumkan
PENGESAH kepada Pentadbir Saraan
PENTADBIR SP - 304 PENAMATAN untuk menyediakan
PENAMATAN
PERKHIDMATAN
SP - 310 PERKHIDMATAN Penyata Perubahan Gaji
Penamatan Perkhidmatan

SP-304
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
membuat penjadualan temu duga
SP - 310
Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk
menyediakan surat akuan
PENTADBIR
SP - 308 SARAAN
Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan,
Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender
Tak perlu penetapan
Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini
Mati dan wajib : tindakan pentadbir
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN]

Hantar untuk pelepasan ikatan
Memohon Persaraan
kontrak pengajian
Pilihan

SP - 001
SP - 005 OBLIGATION ADMIN
PEMILIK PENGESAH PENAMATAN
KOMPETENSI PERKHIDMATAN
Hantar untuk perakuan
pelepasan Ikatan

SP - 002
Hantar
permohonan
untuk perakuan
SP – 019
SP – 028

SP-028 Hantar untuk pemberitahuan

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk kepada pentadbir tuntutan
membuat penjadualan temu duga
PENTADBIR
PENAMATAN SP - 019 SP - 018 PENTADBIR
PERAKU PENAMATAN
PERKHIDMATAN Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk TUNTUTAN
menyediakan surat akuan PERKHIDMATAN
SP - 017

Hantar untuk
pemberitahuan
kepada pentadbir
cuti

Hantar untuk
Hantar untuk pemberitahuan
memperoleh kepada pentadbir
maklumat logistik saraan
*Nilai Penghantar :
LINE MANAGER
BU/AP Pemilik
Rekod PENTADBIR SARAAN PENTADBIR CUTI
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN]

Untuk memaklumkan kepada

Pentadbir Saraan untuk
menyediakan Penyata Perubahan
Gaji Penamatan Perkhidmatan

Penghantaran SP - 103 PENTADBIR

maklumat penamatan
SARAAN
perkhidmatan untuk
pengesahan
Hantar untuk pemberitahuan
PENTADBIR kepada pentadbir tuntutan
SP - 101
PENAMATAN PENGESAH
PERKHIDMATAN PENAMATAN
PERKHIDMATAN
SP - 107

PENTADBIR
SP - 108 TUNTUTAN
SP - 106

SP - 106
Hantar untuk semakan maklumat logistik

SP – 108
Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas
*Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod LINE MANAGER
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN]

Pemberitahuan Penghantaran Notis

Maklumat Persaraan Penyerahan Tugas yang
Telah Disahkan dilengkapkan oleh Pemilik
Kompetensi
SP - 314 *Nilai Penghantar : BU/AP
Pemilik Rekod

SP - 315 SP - 024
PENGESAH PENTADBIR LINE MANAGER
PENAMATAN Pemberitahuan PENAMATAN
PERKHIDMATAN Maklumat Persaraan PERKHIDMATAN
telah dikemaskini.
SP - 777 Selepas pengesahan pemberitahuan
penamatan/permohonan bersara pilihan,
Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send
back to sender
Tak perlu penetapan
Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini
Mati dan wajib : tindakan pentadbir
 SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

20. PERTUKARAN
Untuk membenarkan Pemohon
memaklumkan pembatalan
permohonan pertukaran terus
kepada Urusetia Pertukaran JPA

RS – 113
PEMILIK RS - 111
KOMPETENSI
URUSETIA
Untuk membenarkan pemohon PERTUKARAN JPA
RS - 110
Untuk membenarkan Pemohon
menghantar maklumat untuk menghantar permohonan pertukaran
sokongan permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran
JPA

Untuk membenarkan
Penyokong
Salinan Kepada menghantar sokongan
permohonan
1. PSM HQ/Negeri/Agensi pertukaran kepada
2. PSM Kementerian/Induk Urusetia Pertukaran di
JPA

PENYOKONG [PSM
BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]
LAIN-LAIN FUNGSI DALAM ALIRAN KERJA
 MEMANTAU SENARAI TRANSAKSI

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Memantau Senarai Transaksi
4) Masukkan butiran
 PAPAR PROFIL PENGHANTAR

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Papar Profil Penghantar
5) Masukkan butiran
 MENJEJAKI ALIRAN KERJA

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Menjejaki Aliran Kerja
5) Masukkan butiran
 KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Aliran Kerja
3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja
4) Klik Menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja
5) Masukkan Jenis Carian, COID/No.KP, Modul, Kod Aliran Kerja
 MENJEJAKI REKOD TRANSAKSI

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Penyelenggaraan Rekod
3) Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi
4) Klik Menu Menjejaki Rekod Transaksi
5) Masukkan No KP Pemilik Rekod, Kod Aliran Kerja dan klik Teruskan.
 TERIMA KASIH

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:

 Unit Hrmis Agensi masing-masing
 Email Ke hrmis_helpdesk@jpa.gov.my
 Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No
Kad Pengenalan

43