PUNIM SHKENCOR PËR SIPËRMARRËSI

PUNIM SEMINARI
METODAT E AVANCUARA TË KOMUNIKIMIT NË BIZNES
all rights reserved©kujtim_baraliu_2015
 Kujtim BARALIU

DEKLARATË E AUTORËSISË

Deklaroj, se punimin e diplomës e kam shkruar në mënyrë të pavarur, e

gjithashtu deklaroj se punimi në fjalë nuk është kopje e ndonjë punimi të
kësaj natyre.
Më tutje unë deklaroj se në shkrimin e punimit kam respektuar rregullat
etike të punës shkencore dhe akademike dhe rregulloret ndërkombëtare për
shkrimin e punimeve të tilla, sipas standardit APA.
Gjatë punimit të temës, unë kam përdorur literaturë vendase të autorëve
tanë dhe shkrime e punime të autorëve të huaj të cilat i kam marrë nga
Interneti. Deklaroj se për çdo informacion të shfrytëzuar nga interneti, kam
treguar burimin e tij, në përputhje me rregullat e APA-s.

mz 2
 Kujtim BARALIU

PËRMBAJTJE

1. ABSTRAKTE 4

2. H Y R J E 5

3. KOMUNIKIMI EFEKTIV NE BIZNES 6

4. KOMUNIKIMI NË GRUP 9

4.1 PLANIFIKIMI I MESAZHEVE TË BIZNESIT 13

4.2 KOMPLETIMI I MESAZHEVE 16

4.3 PLANIFIKIMI I RAPORTEVE DHE PROPOZIMEVE 16

5. PËRGATITJA DHE PARAQITJA E PREZANTIMEVE 17

6. LLOJET E DOKUMENTEVE QË PËRDORIN NDËRMARRJET 20

7. MENAXHIMI DHE SUKSESI NË BIZNES 22

8. METODAT E KOMUNIKIMIT BIZNESOR 24

9. HAPAT E KOMUNIKIMIT NË BIZNES 26

10. KUPTIMI DHE ANALIZA E SITUATAVE NË KOMUNIKIM 27

10.1 SI TË ZGJIDHIM PROBLEMET NË KOMUNIKIM? 27

10.2 PROMOVIMI I KULTURËS NË SIPËRMARRJE 28

11. REZYME 30

12. LITERATURA 31

mz 3
 Kujtim BARALIU

1. ABSTRAKTE

Të dish të komunikosh me njerzit e tjerë është shumë e rëndësishme, të kesh aftësinë që t’i bësh të
tjerët të të kuptojnë për atë që ke ndërmend t’u thuash. “Komunikimi është procesi me anën e të
cilit shkëmbehen dhe kuptohen informacionet midis dy a më shumë njerzve, me qëllim që të
motivohen ose të influencohen në sjelljet apo në qëndrimet e tyre”.1
Komunikimi në biznes është pjesë thelbësore e zhvillimit të veprimtarisë biznesore kudo në botë.
Gjatë tërë historisë së bashkëpunimit në fushën e tregtisë dhe më vonë të ndërmarrësisë, ka pasur
mënyra të ndryshme të komunikimit në punë dhe rreth veprimtarive tjera që lidhen me organizmin
e punës.
Gjithmonë komunikimi i drejtë ka bërë që veprimtaria biznesore të jetë e suksesshme dhe e
kundërta. Kështu që njerëzit kanë dëshiruar mënyrat më të mira të komunikimit të punonjësve,
kotraktorëve, konsumatorëve, investitorëve dhe subjekteve tjera në bashkëpunim.
Metodat e vjetra apo tradicionale të komunikimit të cilat janë preferuar më herët kanë qenë
komunikimi ballë për ballë, bisedat telefonike, dialogjet, konferencat etj, mirëpo me daljen në pah
të metodave të reja të komunikimit, gjeneratat e reja gjithnjë e më tepër po zgjedhin metodat
bashkohore të komunikimit, siç janë: tekste të ndryshme përmes internetit, emailat, tweetimet,
sms-at, mms-at, video konferencat, prezantimet e ndryshme,instagramet etj.
Prandaj tani kemi mjaft mënyra për të përzgjedhur kur duam të komunikojmë në fushën e biznesit.
Përdorimi i avancuar i metodave bashkohore të komunikimit sot është bërë traditë për të gjitha
llojet e bizneseve. Pra synimi i këtij punimi është pikërisht sqarimi i disa mënyrave më të avancuara
të kohës në fushën e komunikimit biznesor.

1
http://www.arqilekosta.com/assets/pdf/komunikimi.pdf
mz 4
 Kujtim BARALIU

Diferenca midis fjalës të thënë saktë dhe asaj që është

plotësisht e saktë është si diferenca e dritës së
vetëtimës me dritën e xixëllonjës”
(Mark Tuen)

2. H Y R J E

Fjala komunikim ka prejardhje prej fjalës latine, që do të thotë; communicare – për të ndarë. Pra
komunikimi, përkufizohet si proces i të kuptuarit dhe shpërndarjes së kuptimeve me tjerët.
Komunikimi në biznes është ndarje e informacionit që bëhet nëpërmjet njerëzve, brenda një
organizate për të mirën komerciale të ndërmarrjes me qëllim përfitimin material dhe qëllime tjera
të dobishme për organizatën. Ky komunikim mund të interpretohet edhe si transmetim i
informacionit brenda një biznesi nga njerëzit e tij. Pra komunikimi në biznes është thjesht një
komunikim në kontest të punës, i cili përfshin; tregun, menaxhimin e tregut, marrëdhëniet e
konsumatorëve, sjelljet e konsumatorëve në raport me produktet që ofron ndërmarrja,
marrëdhëniet me publikun, komunikimin e korporatave, angazhimin e komunitetit, menaxhimin e
reputacionit dhe autoritetit, komunikimin ndërpersonal, angazhimin e punonjësve, menaxhimin e
situatave, etj.
Një menaxhim i mirë i ndërmarrjes është gjëja më e rëndësishme e funksionimit standard të një
ndërmarrje. Drejtimin e mirë të ndërmarrjes mund ta bëjë vetëm një menaxher i mirë, i kualifikuar
dhe i aftë të drejtoj ndërmarrjen në çfarëdo situate dhe para çdo sfide. Menaxheri duhet të jetë në
gjendje të delegojë të gjitha idetë, shqetësimet, brengat dhe sukseset por edhe dështimet e
mundshme.
Mbi të gjitha një menaxher i mirë i një ndërmarrje duhet të jetë në gjendje të komunikojë ashtu si
duhet jo vetëm me stafin e punëtorëve, por edhe me bashkëpunëtorë të tjerë brenda dhe jashtë
ndërmarrjes, gjithnjë në të mirë të bashkëpunimit dhe prosperitetit të ndërmarrjes. Sipas
studimeve që janë bërë nga programi “Psychologically Healthy Workplace” (Psikologjia e shëndetit
në vendin e punës)”, thuhet se komunikimi është një proces i cili luan rol kyç në suksesin e çdo
programi të punës apo angazhimit tjetër në ndërmarrje ose kompani tjera qofshin ato publike apo
private.2
Menaxherët e suksesshëm janë ata persona të cilët me punën dhe angazhimin e tyre mund të rrisin
shansin për sukses të programit të tyre apo idesë së tyre biznesore, në zonën apo departamentin e
punës që ata drejtojnë. Kjo mund të arrihet vetëm me aftësi të veçanta komunikuese që mund të
posedojnë menaxherë të tillë.

2
http://smallbusiness.chron.com/importance-communication-business-management
mz 5
 Kujtim BARALIU

3. KOMUNIKIMI EFEKTIV NE BIZNES

Komunikimi biznesor në kontekstin organizativ mund të jetë; formal dhe informal apo i brendshëm
dhe i jashtëm. Ndërsa komunikimi i brendshëm në një ndërmarrje bëhet përmes një strukture
formale dhe joformale, linje formale të komandës dhe rrjetit informal, si dhe linjës formale dhe
informale të pushtetit.
Thuhet se komunikimi në biznes është i veçantë, për shkak të globalizimit, diverzitetit, vlerave të
informacionit dhe depërtimit të teknologjisë në treg. Globalizimi dhe diverziteti i fuqisë punëtore,
përfshin; produktet dhe tregjet, partneritetet e biznesit, punonjësit dhe menaxherët e
ndërmarrjeve. Një faktor tjetër me rëndësi në fushën e komunikimit është edhe besimi i punës në
grup, struktura e re e korporatave etj. Një faktor negativ në fushën e komunikimit biznesor,
konsiderohet se janë barrierat e komunikimit për arsye të ndryshme, siç
janë arsyet politike. Komunikimi i jashtëm biznesor përfshin kontaktet
formale dhe joformale të palëve në biznes; marketingu, punonjësit,
marrëdhëniet me publikun dhe menaxherët e nivelit të lartë.
Procesi i komunikimit është një etapë mjaft e rëndësishme e komunikimit
në fushën e biznesit, prandaj çdo informatë e kësaj natyre, së pari duhet të
kodohet nga dërguesi dhe mandej të dekodohet nga marrësi. Procesi
zhvillohet në këtë mënyrë: Jepet ideja nga dërguesi; dërguesi e kodon idenë
e vetë; dërguesi e dërgon mesazhin e vet përmes kanaleve të besueshme; marrësi e merr
mesazhin; e dekodon mesazhin duke marrë informacionin e dërguar dhe normalisht që në fund të
këtij procesi, marrësi i kthen një feedback (reagim) dërguesit dhe duke ndërmarrë hapat tjerë të
veprimit konform rregullave të komunikimit biznesor.
Depërtimi i teknologjisë në çdo sferë të jetës, ka bërë të mundur që edhe bizneset të funksionojnë
më lirshëm sa i përket komunikimit dhe punës së përditshme. Pra teknologjia e informacionit, ka
bërë të mundur përmirësimin e komunikimit më të lehtë të bizneseve mes veti. Kjo ka bërë të
mundur edhe përdorimin më të lehtë të teknologjive tjera që kanë të bëjnë me organizimin e
punës në ndërmarrje të ndryshme dhe biznese të ndryshme. Pikërisht zhvillimi i teknologjisë dhe
depërtimi i saj në jetën biznesore, pabërë të mundur që arrihet një zhvillim më i shpejtë i aftësive
personale të punonjësve të ndërmarrjeve.

mz 6
 Kujtim BARALIU

Në këtë aspekt është vërejtur se pikërisht zhvillimi i teknologjisë dhe depërtimi i saj në
komunikimet biznesore ka bërë të mundur që të bëhet një zhvillim i organizatave, sipas një
strukture të tillë; strukturë e gjatë, strukturë e sheshtë, strukturë fleksibile dhe kulturë e korporatës.
Një faktor me rëndësi në fushën e komunikimit në biznes, është edhe besimi te puna në grup, e kjo
arrihet përmes;
Nivelit të kënaqshëm të punonjësve
Fleksibilitetit të përgjithshëm dhe
Përgjegjshmërisë ndaj konkurrentëve
Normalisht që përveç anëve pozitive që ka komunikimi në biznes, duhet parashikuar edhe
mundësinë e dështimit nëse kemi të bëjmë me një staf të punës i cili nuk ka afinitetet të
mjaftueshme për të komunikuar me klientët dhe bizneset tjera. Kjo nënkupton se kemi të bëjmë
me barriera apo pengesa të komunikimit në biznes. Barrierat më kryesore të komunikimit në
biznes konsiderohet se janë këto:
Barrierat gjuhësore
Shpërqendrimet
Informacioni i tepërt
Kufizimet mjedisore
Diferencat perceptuese dhe
Taktikat dezinformuese
Në anën tjetër komunikimi efektiv nënkupton;
Minimizim të shpërqendrimeve
Marrja në konsideratë e audiencës
Dhënia dhe pranimi i vlerësimeve apo
komplimenteve
Përmirësimi i aftësive dhe
Aplikimi i etikës biznesore

mz 7
 Kujtim BARALIU

Siç përmendëm edhe më sipër, aplikimi i teknologjive në biznes është i një rëndësie të posaçme
për sipërmarrjet e ndryshme e sidomos përdorimi efikas i teknologjisë së informacionit. Kjo
teknologji ka përparuar shumë, sidomos kohëve të fundit, prandaj është bërë edhe më i lehtë
aplikimi i saj për nevoja biznesore në sipërmarrje të ndryshme. Përdorimi i teknologjisë së
informacionit në komunikimin biznesor nënkupton përdorimin e:
internetit,
kompjuterëve (notebook),
teknologjisë androide,
postës elektronike,
pagesave online (e-banking),
thirrjeve me viber (vajber),
telekonferencë,
video-konferencë,
mesazhe të menjëhershme (instant message) etj.
Kjo nënkupton një kujdes për perspektivën, rritje të produktivitetit dhe kontakte të vazhdueshme
që bëhen shumë më lehtë se më parë.
Një anë tjetër pozitive është edhe respektimi i etikës së komunikimit në biznes. Gjatë këtij
komunikmi, si me persona juridik, individë apo subjekte tjera, ashtu edhe me grupe njerëzish,
klientë apo bashkëpunëtor, duhet të kemi kulturë gjatë komunikimit biznesor dhe jo vetëm. Një
praktikë tjetër, mund ti sjellë dëme të pariparueshme sipërmarrjes suaj apo edhe juve personalisht
si subjekt biznesor.
Veprimet që mund të ju sjellin imazhe jo të mira në fushën e komunikimit biznesor, janë;
keqinterpretimi i shifrave,
plagjiatura,
citimet e gabuara dhe
deformimet vizuale.
Zakonisht duhet pas parasysh se interpretimi i gabuar i shifrave të furnizimeve me mall apo të
shifrave të çmimeve, mund të ju sjellin telashe në fushën e biznesit. Në anën tjetër komunikimi me
tekste të plagjiat, bën që klientët të humbasin besimin në etikën tuaj biznesore. Plagjiat mund të

mz 8
 Kujtim BARALIU

konsiderohet edhe kopjimi i produkteve të ndryshme që i prodhon dikush tjetër dhe personat e
tretë riprodhojnë produktet pa licencë të duhur. Mandej citimet e gabuar të fjalëve të dikujt tjetër
apo pamja jo adekuate vizuale, bën që komunikimi juaj të mos jetë i nivelit të kërkuar.

4. KOMUNIKIMI NË GRUP

Një aspekt shumë i rëndësishëm i komunikimit të suksesshëm në biznes është komunikimi në grup.
Thamë edhe më sipër se komunikimi përfshin, dërgimin e mesazheve përmes mediave të
ndryshme të cilat promovojnë, shpjegojnë dhe demonstrojnë ide, prodhime dhe shërbime të
ndryshme. Shumë struktura të fuqishme organizative apo korporata të mëdha, e ndajnë
koropratën e tyre në grupe të vogla të cilat personifikojnë departamentet, ku vendimet merren më
shpejt dhe puna biznesore është më efektive, përderisa
udhëheqësit e grupeve në këto departamente kanë
vision më të qartë për punën që bëjnë dhe janë më
produktiv.3
Grupet e komunikimit në biznes e manifestojnë veten e
tyre në tri mënyra;
1) Grup-grup
2) Grup-menaxhment dhe
3) Grup-individ
Komunikimi grup me grup, konsiderohet si komunkim i
brendshëm në department. Për shembull departamenti i shitjes së një ndërmarrje mund të
komunikoj në rimbursimin e politikave, mirëpo departamenti për rimbursim ka nevojë të përcjell
hapin me kërkesën e tregut. Komunkimi grup-menaxhment është atëherë kur një grup punëtorësh
të ndërmarrjes i dërgojnë mesazh mbikqyrësit ose pronarit të ndërmarrjes në lidhje me brengat e
tyre, dëshirat apo kërkesat e tyre të caktuara. Ndërsa komunikimi grup individ bëhet kur një individ
në grup i bartë idetë e vet ate grupi për çështje të caktuara organizative apo të punës. 4

3
http://www.ehow.com/about.business-group-communication.html
4
Po Aty (http://www. business-group-communication.html, types)
mz 9
 Kujtim BARALIU

Analiza e roleve në grup, po ashtu është e një rëndësie të veqantë, prandaj kry process organizohet
përmes tri etapave;5
Vetë-orientimit
Mbajtjes së grupit dhe
Lehtësimit të detyrave
Më tej lehtësimi i detyrave bëhet në tri faza, përmes; kontrollit dhe ndryshimit të kursit, tërheqjes
dhe kërkimit të vëmendjes. Mbajtja e grupit bëhet përmes; inkurajimit, harmonizimit dhe arritjes së
kompromisit. Ndërsa etapa e fundit, apo lehtësimi i detyrave bëhet përmes; nisjes dhe kordinimit
të detyrave, kërimit të informacionit dhe përmes vendosjes së procedurave.
Përmirësimi i komunikimit dhe i preformancës së komunikimit në grup, bëhet në dy aspekte:
në spektin formal dhe
informal apo joformal.
Aspekti formal përfshin komunitete të përhershme të grupit të cilat bëjnë; hartimin e strategjive,
shqyrtimin e rezultateve dhe merren me shqyrtimin e problemeve të punonjësve.
Aspekti informal përfshin grupet e punës dhe ekipet për zgjidhjen e problemeve, të cilat faktikisht
bëjnë zgjidhjen e problemeve, zgjidhjen e çështjeve specifike në punë si dhe bëjnë inkurajimin e
pjesëmarrjes dhe performancës në punë.
Komunikimi formal dhe joformal, bëhet për; audiencën e brendshme, mbikëqyrësit dhe vartësit si
dhe audiencën e jashtme; konsumatorët, furnitorët, bashkësitë, aksionarët, punëmarrësit potencial,
agjensionet qeveritare, shtypin dhe publikun etj.
Audienca e jashtme e kompanisë përbëhet nga; Sindikatat, Shërbimet profesionale, Furnizuesit
vendorë, Distributorët, Agjentët Legjislatorët, Agjensionet Qeveritare, Zyrat e rregullatorit, Mediat,
Asociacionet tregtare, Konkurenca, Punëmarrësit potencial, Konsumatorët, Aksionarët, Investitorët,
Kredidhënësit etj.
Një ngjarje shumë e rëndësishme që rrit performancën e grupit të biznesit është edhe
vendimmarrja në grup. Vendimarrja në grup karakterizohet me; orientimin e ndërmarrjes,
konfliktin, stuhinë e trurit (brainstorming), konsensusin dhe harmoninë.

5
Nga ligjëratat, moduli i dytë, perfeksionimi i komunikimit në grup, faqe2.
mz 10
 Kujtim BARALIU

Analiza që bëjnë grupet e punës karakterizohet me përparësi dhe mangësi të caktuara. Përparësitë
e analizës në grupe janë;
Më shumë informacion,
Bazë e gjerë njohurish,
Diverzitet mendimesh,
Pranim i zgjidhjeve,
Si mangësi në procesin e vendimarrjes ose disavantazh në vendimmarrje konsiderohen;
konformiteti i mendimeve (një lloj i ndikimit social në individ ose grupe të interesit), presioni i
kolegëve, agjendat e fshehta, kostot e larta, etj. Natyrisht që disavantazh konsiderohen edhe
konfliktet e mundshme në ndërmarrje, prandaj themi se ekzistojnë dy lloje të konflikteve në
ndërmarrje, e ato janë;
konflikti konstruktiv dhe
konflikti destruktiv.
Konflikti mund të jetë konstruktiv pasi që: ekspozon problemet, rritë përfshirjen dhe gjeneron ide të
ndryshme, ndërsa konflikti destruktiv: harxhon në mënyrë të panevojshme energji, shkatërron
moralin e grupit dhe ndan grupin në fragmente dhe grupacione, duke ndikuar negativisht në
komunikimin biznesor dhe organizimin e punës në ndërmarrje.
Një veti tjetër pozitive e komunikimit në grup është edhe etika sociale, e cila mund të jetë:
konstruktive dhe destruktive. Faktor me rëndësi në etikën sociale është kushtimi i vëmendjes për:
etikën e të ngrënit, përdorimin e celularit, temat e përshtatshme për komunikim, etj.
Çështje tjetër me rëndësi në komunikimet biznesore është edhe mposhtja e rezistencës së klientit
ose bashkëpunëtorit në biznes. Mposhtja e rezistencës bëhet me; shprehje të mirëkuptimit, zbulim
të rezistencës, vlerësim të kundërshtimeve dhe me qëndrim të palëkundur në argumentet e juaja.
Zakonisht një ngjarje e rëndësishme në komunikimet biznesore janë edhe takimet produktive që
organizohen me grupet e punës dhe menaxherët. Karakteristikë e këtyre takimeve është:
përgatitja, efektiviteti dhe teknologjia.
Kudo që punoni, në ndërmarrje të vogla, të mesme apo në korporata, gjëja kryesore që duhet të
bëhet është respektimi i parimeve apo principeve të etikës biznesore në vendin e punës. Është e
vërtetë që biznesi sjell përfitime ekonomike, por biznesi dhe marrja me biznes i ka edhe

mz 11
 Kujtim BARALIU

përgjegjësitë etike dhe morale. Çdonjëri, që nga poshtë e deri te instancat drejtuese të
ndërmarrjeve duhet të kenë përgjegjësitë etike të definuara qartë6.
Etika e dukjes fizike dhe e mënyrës së komunikimit biznesor në vendin e punës ka të bëjë me;
Paraqitjen e jashtme dhe me veshjen
Qëndrimin në punë dhe buzëqeshjen
Aftësitë telefonike dhe komunikuese, etj.
Një tjerër çështje mjaft me rëndësi është edhe përgatitja e stafit të ndërmarrjes për takime pune të
nivelev etë ndryshme, sidomos me bizneset tjera jashtë ndërmarrjes. Përgaditjet për takime i kanë
qëllimet e parapara, pjesëmarrësit e caktuar në takime, mandej e kanë të përcaktuar agjendën dhe
kohën e vendin e takimit.
Faktor tjetër i komunikimit të avancuar
në fushën biznesore është edhe
përdorimi i teknologjisë dhe sfidat e
njohjes së saj nga stafi i punës. Sfida
kryesore të teknologjisë komunikuese
janë: grupet virtuale, takimet virtuale,
programet e punës kompjuterike në
grup dhe rrejtet sociale. Në krahasim me të kaluarën, sot komunikimi biznesor është bërë shumë
më i lehtë, kur kemi parasysh përparimet teknologjike. Sot mesazhet elektronike janë një avantazh
i madh në drejtim të komunikimit të shpejtë dhe efektiv. Mesazhet elektronike janë një mënyrë e
komunikimit të shpejtë dhe me kosto mjaft të ultë, për të mos thënë falas, ku subjektet biznesore
mund të komunikojnë aspekte të ndryshme të bisedave me disponueshmëri të gjerë dhe në
mënyrë mjaft konspirative.
Përdorimi i e-mail,ave në vednin e punës ka avantazhet dhe disavantazhet e veta. Përparësitë janë
këto: shkëmbimi i informacionit dhe projektimet e bisedimeve sipas nevojës. Ndërsa mangësitë e
këtij komunikimi janë: vonesat e informacionit për mungesë çasje të subjekteve të caktuara në
mediat online dhe koha jo reale e dërgimit të informacionit. Duhet theksuar se një disavantazh i
mesazheve të shpejta janë edhe çështjet teknike, si: siguria dhe privatësia, identifikimi i

6
http://source.southuniversity.edu/ethical-principles-for-business-38725.aspx
mz 12
 Kujtim BARALIU

përdoruesit, shfaqja e mesazheve, dekonspirimi

përmes metodës “carbon copy”, ndërprerjet e rrjetit,
etj.
Shumë ndërmarrje janë të organizuara ashtu që
administrata e tyre është e vendosur në hapësira të
përbashkëta të punës. Kjo është një mënyrë e re e
administrimit të hapësirës së punës. Ky model i zyreve
të hapura për klientë është bërë trend në shumë
vende të përparuara të botës dhe i cili ka filluar të
aplikohet edhe te ne në Kosovë.
Hapësira e përbashkët e punës është një zyrë virtuale e hapur për të gjithë, ku punonjësit e saj
mund të komunikojnë lirshëm në mes veti. Këto zyre sigurojnë; burime dhe informacione të
nevojshme, inteligjencë të inkorporuar, kontroll, rishikim dhe ndërgjegjësim të prezencës.

4.1 PLANIFIKIMI I MESAZHEVE TË BIZNESIT

Kur merrni një telefonatë që ka të bëjë me biznesin tuaj, ju e keni të qartë se, kush ju ka telefonuar
dhe me kë po flisni, por kur merrni një mesazh ju e keni akoma më të lehtë të mendoni se çfarë të
thoni dhe si ti përgjigjeni bashkëpunëtorëve tuaj.
Procesi i përgatitjes së mesazheve për të bërë një biznes efektiv është një hap shumë i
rëndësishëm në drejtim të avancimit të komunikimit në fushën e biznesit. Prandaj hapat kryesorë
që duhet ndjekur për të planifikuar mesazhet e biznesit tuaj janë;7
1) Identifikimi i qëllimit,
2) Analizimi i audiencës suaj,
3) Përzgjedhja e ideve tuaja,
4) Grumbullimi i të dhënave dhe
5) Organizimi i mesazheve
Hapi më i rëndësishëm për shkrimin e mesazheve për komunikim efektiv në fushën e biznesit është
që të përcaktohet qëllimi dhe arsyet e shkrimit të atyre mesazheve, të cilat mund të jenë;8

7
http://process-of-preparing-effective.business.html
mz 13
 Kujtim BARALIU

Të informohet dikush për veprimtarinë tuaj

Të shpallen gjësende në shitje
Të bindet dikush për kualitetin e mallit tuja
Të bisedohet për një gjë
Të refuzohet ndonjë gjë, etj.
Në vazhdim do të përshruajmë tre hapat kryesorë të procesit të shkruarit të mesazheve të biznesit.
Këta hapa janë:
1) Planifikimi i mesazheve
2) Të shkruarit e mesazheve dhe
3) Kompletimi i mesazheve
Planifikimi përfshin analizën e situatës, grumbullimin e informacionit, përzgjedhjen e medias dhe
organizimin. Në anën tjetër të shkruarit përfshin analizën e audiencës, përshtatjen me audiencën,
kontrollin e stilit të shkrimit të mesazheve dhe versionin fillestar të mesazheve. Ndërsa hapi i tretë
dhe i fundit, kompletimi i mesazheve, përfshin rishikimin e mesazheve të shkruara, prodhimin,
kontrollimin për gabimet e mundshme gjatë shkrimit dhe shpërndarjen e mesazheve për marrësit e
tyre. Vlenë të përmenden edhe disa faktorë rrethanorë që duhen marrë në konsideratë gjatë
komunikimeve biznesore me mesazhe. Këta faktorë janë;
Formaliteti i mesazhit
Kufizimet e mjetit përcjellës
Qëllimi i dërguesit të mesazhit
Urgjenca dhe kostoja e mesazhit dhe
Preferencat e audiencës
Zakonisht komunikimi me anë të mesazheve është mjafte leverdi për shumë biznese dhe
sipërmarrje, qofshin ato të vogla apo të mëdha. Përparësia e mjeteve elektronike është e dukshme
në krahasim me mjetet tradicionale të komunikimit, dhe kjo për faktin se; kemi të bëjmë me
shpejtësi të dërgimit të mesazheve, audiencë të përzgjedhur, personalizimi të mesazheve, formate
të ndryshme multimediale dhe çasje të gjerë të subjekteve komunikuese.

8
http://commercealls.blogspot.com/2013/04/the-process-of-preparing-effective.html
mz 14
 Kujtim BARALIU

Përndryshe komunikimi i mesazheve nënkupton; përqendrim te pikat kryesore, eliminim të dieve të

parëndësishme për komunikim, përdorim të logjikës në grupimin e ideve të mesazheve dhe
përfshirje e ideve kryesore në mesazh.
Një karakteristikë tjetër e komunikimit elektronik (me mesazhe) në fushën e biznesit është edhe
klasifikimi që i bëhet mesazheve. Mesazhet e dërguara klasifikohen sipas;
1) Tipit të mesazheve
2) Reagimit të audiencës dhe
3) Trajtimit të mesazheve
Tipi i mesazhit mund të jetë punë e mirë, lajm i mirë, lajm i keç apo lajm bindës. Reagimi i
audiencës mund të jetë, i kënaqur, i pakënaqur ose neutral apo me mungesë dëshire përkatësisht
të painteresuar. Tipi i trajtimit mund të jetë direkt dhe indirekt.
Gjatë shkrimit të mesazheve duhet ët krijohet një marrëdhënie e fortë me audiencën, duke krijuar
kredibilitet të fortë dhe duke imazhe pozitive për kompaninë. Po ashtu edhe toni i bisedës gjatë
komunikimeve biznesore duhet të jetë pozitiv. Kur e themi këtë mendojmë në përdorim të një
gjuhe të pastër dhe jo me intonacione të çrregullta apo me shtije mendsh para klientëve dhe
bashkëpunëtorëve. Duhet të përdoren dhe kontrollohen me kujdes emocionet dhe privatësia juaj
dhe e kompanisë në raport me tjerët. Përdorimi me sukses i humorit dhe ironisë, poashtu është i
domosdoshëm në këto raste.
Audienca juaj duhet ë jetë në nivel të kërkuar, pasi që gjatë komunikimit biznesor duhet të
përdorim një zë mjaft aktiv me karakteristika direkte, koncize dhe energjetike, por kurrsesi nuk
duhet të flitet me zë pasiv, të rezervuar dhe pa takt. Pra gjatë shkrimit dhe komunikimit
audiovizuel duhet të përdorim zë, gjuhë
dhe fjalor të pastër. Fjalori gjuhësor
parasheh përdorim të fjalëve të forta,
fjalëve familjare, shmangie të klisheve dhe
minimizim të zhargoneve provinciale dhe
krahinore.
Zakonisht kompozimi i mesazheve të
dërguar duhet të ketë parasysh përkrahjen

mz 15
 Kujtim BARALIU

e politikave të kompanisë, gjithnjë duke përdorë arsyen e shëndoshë të komunikimit. Pra një email
efektiv që i dërgohet dikujt duhet të përfshijë; konsideratën ndaj lexuesit, krenarinë për punën që
ju kryeni dhe ruajtjen e reputacionit të kompanisë dhe tuajën personale.
Mesazhet duhet të jenë të kompletuara edhe gjuhësisht edhe me stil edhe në aspektin teknik.
Duhet të bëhet një hyrje, një shtjellim i mesazhit dhe një përfundim standard me shënimet tuaja
në fund të faqes. Mesazhet duhet të shkruhen sa më shkurt që është e mundur.

4.2 KOMPLETIMI I MESAZHEVE

Mesazhet para se të dërgohen në adresë të marrësit duhet të kontrollohen për lëshimet dhe
gabimet e mundshme. Pra kompletimi i mesazheve është një fazë shumë e rëndësishme në
procesin e komunikimit biznesor të një kompanie dhe kjo nënkupton:
Shkrimi i mesazheve
Kontrolli i gabimeve dhe
Shpërndarja e mesazheve
Mesazhet elektronike duhet të jenë të shkruara rrjedhshëm, pa gabime gjuhësore dhe pa gabime
gramatikore. Duhet të kenë shenjat e pikësimit në vendet e duhura, duhet të ketë dizajn dhe
format adekuat dhe nga kopja editoriale duhet krijuar kopjen përfundimtare të mesazhit. Gjithë
këta faktorë e bëjnë një mesazh të jetë i kompletuar dhe serioz për marrësin që mund të jetë një
subjekt çfardo apo kompani serioze.

4.3 PLANIFIKIMI I RAPORTEVE DHE PROPOZIMEVE

Analiza e situatës biznesore i referohet një grumbulli të metodave që menaxherët përdorin për të
analizuar mjedisin e brendshëm dhe të jashtëm të një organizate dhe për të kuptuar mundësitë e
organizatës, konsumatorët, dhe mjedisin e biznesit që zotëron ajo.9 Në fakt analiza e situatës është
pjesë e planit të marketingut të një sipërmarrje apo kompanie.
Plani i marketingut përfshin; hyrjen, analizën e situatës, objektivat, buxhetin, strategjitë e planit,
ekzekutimin e planit dhe vlerësimin e tij. Shkurtimisht analiza e situatës paraqitet me anë të:
Përkufizimit të qëllimit dhe
Përgatitjes së planit të punës

9
https://en.wikipedia.org/wiki/Situation_analysis
mz 16
 Kujtim BARALIU

Kësaj të fundit i korrespondojnë edhe llojet e raporteve që paraqiten. Pra këto mund të jenë;
propozime me argumente të strukturuara, raporte informative, me të dhëna, fakte dhe vlerësime
të caktuara (feedback) dhe me informacione të tjera, si dhe raporte analitike me informacione dhe
analiza apo rekomandime.
Planifikimi i propozimeve në fushën e biznesit bëhet përmes kërkesave të brendshme dhe të
jashtme. Kërkesat e brendshme përfshijnë financimet që bëhen me mbështetje menaxheriale dhe
projekte të përgjithshme, ndërsa kërkesat e jashtme përfshijnë investimet me grante qeveritare
dhe me shitje. Të një rëndësie të veçantë janë edhe llojet e raporteve analitike. Këto raporte
analitike përfshijnë: fokusimi në përfundime, fokusimi në rekomandime dhe fokusimi në
argumente logjike.

5. PËRGATITJA DHE PARAQITJA E PREZANTIMEVE

Një prezantim efektiv e bën më të përdorshëm marrëdhënien ndërmjet prezantuesit dhe

audiencës. Ky prezantim duhet të merr parasysh nevojat e publikut në mënyrë që të kap interesin e
tyre, të zhvilloj të kuptuarit e tyre, të frymëzojë besimin e tyre dhe të arrijë objektivat e
prezantimit. Një planifikim i kujdesshëm është mjaft thelbësor për biznesin tuaj. në krijimin e
prezantimit tuaj ndikojnë shumë faktorë.10
Mirëpo bie pyetja se pse po e bëni një prezantim dhe çfarë doni të arrini ju me prezantimin tuaj?
Me këtë rast tri objektiva kryesore janë mjaft të rëndësishme;
E para; çfarë doni të kuptoj audienca juaj prej këtij prezantimi?
E dyta; çfarë veprimesh prisni nga audienca juaj pasi të shohin prezantimin tuaj? dhe
E treta; si mundet në mënyrën më të mirë, projekti juaj të plotësojë objektivat tuaja?
Planifikimi i prezantimit bëhet sipas këtyre hapave vijues;
Duke bërë analizën e situatës,
Duke përzgjedhur mjetet,
Duke grumbulluar informacionet, dhe
Duke organizuar informacionet.

10
http://www2.le.ac.uk/offices/ld/resources/presentations/planning-presentation
mz 17
 Kujtim BARALIU

Në kohën e organizimit të bizneseve sipas metodave moderne të komunikimit, ndërtimi i karrierës

suaj nëpërmjet prezantimeve është mëse i mundur. Kjo kalon nëpër këto etapa: paraqitje të
aftësive, reagime të shpejta, çështje komplekse, pranim të sfidave, etj. Ndërkohë që analiza e
situatës, përkon me qëllimet e biznesit dhe audiencën e tij. Analiza e situatës ka për qëllim
informimin, bindjen dhe bashkëpunimin, ndërsa audienca merret me gjendjen emocionale,
çështjet e gjuhës dhe situatat specifike.
Organizimi i prezantimit të një projekti biznesor, bëhet spas kësaj tabele (tema9, faqe6); ndërsa të
shkruarit e prezantimeve bëhet sipas tabelës tjetër (po aty, faqe6). Siq shihet nga tabela mesazhi
ka një qllim dhe një audiencë të caktuar dhe kjo përcillet me; përcaktimin e idesë kryesore të
prezantimit, limitimit të fushës, përzgjedhjes së trajtimit të fushës dhe përgatitjes së konturave.

Tabela e dytë paraqetprezantimet formale dhe informate, ku etika i korrespondon audiencës dhe
qëllimit të prezantimit dhe këto të fundit i përgjigjen temës së caktuar. Prezantimi përbëhet nga
hyrja, mesazhi dhe konkluzionet e prezantimit.
Prezantimi duhet të plotësojë kërkesën kryesore të tij; që është përzgjedhja e përmbajtjes apo
pikave kryesore të prezantimit. Në momentin kur keni menduar se çfarë dizajni do të ketë
prezantimi juaj, sigurisht se keni menduar edhe për pikat kryesore të përmbajtjes së tij. Çdo
prezantim biznesor, duhet të ketë më së shumti tri pika kryesore që duhet prezantuar në më pak se
10 minuta, duke mos lejuar që prezantimi juaj të mos bëhet monoton para audiencës suaj.11

11
http://www2.le.ac.uk/offices/ld/resources/presentations/planning-presentation
mz 18
 Kujtim BARALIU

Paraqitja e hyrjes së prezantimit, poashtu është e rëndësishme. Në këtë pikë ju bëni paraqitjen
tuaj, si dhe tregoni se për çfarë doni të flisni, duke paraqitur titullin e prezantimit tuaj. Paraqitini
rezultatet e prezantimit tuaj, bëni rishikimin e përmbajtjes, paraqitni literaturën,si deh vendosni se
çka prisni nga audienca juaj.
Gjithmonë përpiquni ti lejoni hapësirë audiencës suaj që të absorbojë informacionet tuaja, para se
të kaloni nga një pikë në tjetrën.
Konkluzionet janë një hap i rëndësishëm në fushën e prezantimeve tuaja biznesore. Ju mund ta
shfrytëzoni këtë për ti rikujtuar audiencës suaj pikat kryesore të prezantimit tuaj dhe të lejoni
audiencën tuaj që të impresionizmin e tyre për kualitetin e prezantimit tuaj që sapo keni paraqitur.
Më tej struktura vijuese siguron një përfundim të fuqishëm të prezantimit tuaj;
Rishikimi i titullit të prezantimit
Përmbledhje e pikave kryesore
Përmbledhje e proceseve nëpër të cilat keni kaluar
Sqarimi i konkluzioneve të pikave kryesore dhe
Një fjalë të urtë ose koment për të stimuluar audiencën tuaj të mendoj
Në fund bëhet rishikimi i prezantimit tuaj, ku provoni të gjeni se a i keni arritur objektivat e
parapara dhe a kanë qenë ato të strukturuara si duhet? A do të mund të bindni audiencën tuaj për
vlerat e prezantimit tuaj dhe rishikoni se a është prezantimi i juaj i gjatë apo i shkurtë për nevoja të
audiencës suaj. Pasi ti keni arritur këto objektiva, konsiderohet se keni bërë një prezantim solid për

mz 19
 Kujtim BARALIU

një punë që ju e vlerësoni. 12 Konkluzionet më tej përfshijnë; përsëritjen e pikave kryesore,

përshkrimin e pikës pasuese dhe përfundimin me një mesazh të fortë.
Dokumentet më të zakonshme të cilat shkruhen në një Kompani private apo në ndonjë ndërmarrje
publike ose shoqërore, janë:
Propozimet Programet e auditimit
Udhëzimet Instruksionet
Raportet e progresit Rregulloret
Raportet e auditimit Procedurat
Raportet financiare Kerkesat e ndryshme
Të gjitha këto dokumente kanë një objektiv të caktuar, prandaj themi se qëllimi kryesor i këtyre
dokumenteve është që të bëhet; informimi, kërkimi dhe të ndërtohen raporte të dashamirësisë në
mes të subjekteve të ndryshme bashkëpunuese.

6. LLOJET E DOKUMENTEVE QË PËRDORIN NDËRMARRJET

Çdo ndërmarrje ose kompani ka edhe administratorët e saj të cilët janë njerëzit më kompetent për
funksionimin e ndërmarrjes përkatësisht kompanisë. Aktivitetet e ndryshme biznesore përcillen
edhe me procedura administrative të cilat kërkojnë edhe dokumentacione të cilat shkruhen brenda
ndërmarrjes.
Ekziston një listë e gjerë dokumentesh të cilat duhet të shkruhen me kujdes nga njerëz mjaft
kompetentë. Këto dokumente duhet të përshkruhen për një arsye të caktuar, si dhe duhet të kenë
një qëllim të caktuar. Në vazhdim ne po japim një listë të dokumenteve të tilla;

Nr. DOKUMENTI PËRSHKRIMI QËLLIMI

Qëllim informues për të bindur
Dokument i shoqëruar me Memo, që
1. Transmetues lexuesin ta lexojë dokumentin dhe
tregon pse është dërguar të pranuesi
për ndërtimin e imazhit.
Raport përmbledhës i profitit, i
Raport mujor ose Qëllim informues për ndertimin e
2. prodhimit, problematikave, i
kuartal (tremujor) imazhit dhe dashamirësisë.
përshkrimit të aktiviteteve, etj.

12
http://www2.le.ac.uk/offices/ld/resources/presentations/planning-presentation
mz 20
 Kujtim BARALIU

Buletin i Qëllim informues për ndertimin e

Deklaratë e Kompanisë për rregullat
3. rregulloreve dhe imazhit dhe dashamiresise, ku
dhe instruksionet.
procedurave procedurat janë të arsyeshme.
Kërkesë për Qëllim bindës për ndërtimin e
Deklaratë Bindëse që një rregull apo
devijim te imazhit dhe dashamirësisë, ku
4. procedurë tjetër është më e mirë se
procedurave dhe kërkesa është për të mirën e
procedura ekzistuese.
rregulloreve Kompanisë.
Vlerësim i performancës së punëtorit Qëllim informues, sepse e bind
Vlersim i
5. me fushat e rekomanduara për punëtorin për tu përmiresuar dhe
performancës
përmirësim ose promovim punuar në të mirë të kompanisë.
Uron punëtorin për fitimin e
Qëllimi është ndërtimi i
6. Memo përgëzimi mirënjohjeve, shpërblimeve,
dashamirësisë për punëtorët.
avansimeve në punë, etj
Leter me të cilin jepet një çmim për Qëllimi informues i cili ndërton
7. Ofertimi
secilin produkt, ose shërbim. imazhin dhe dashamirësinë.
Letër që jep ose refuzon kërkesat e
Përgjigjie në Informues; ndërtimin e imazhit
8. konsumatorit për dëmshpërblim për
ankesa dhe dashamiresise me klientë.
produktet me defekte të caktuara.
Përshkrim i kualifikimeve për secilin
vend të punës, që shfrytëzohen për Qëllimi është informues sepse bind
Përshkrim i vendit
9. performancë të punëtoreve, punëtorin për të aplikuar për atë
të punës.
përcaktimi i pagës ose kritere tjera vend të punës.
pranimi.
Informues sepse bind aksionarët
Raporte për aksionarët që
për mbajtjen e aksioneve dhe të
10. Raportet vjetore përmbledhin informatat financiare
tjerët për të blerë produktet e
vjetore, etj.
kompanisë.
Letër për furnitorët, konsumatorët Ndërtimin e dashamirësisë mes
11. Letër falënderuese dhe njerëzit tjerë që kanë kanë njerëzve dhe subjekteve
ndihmuar kompaninë. bashkëpunuese.
Pra siç shohim nga tabela, procesi i komunikimit me shkrim të kompanisë me subjektet e ndyshme
si brenda ashtu edhe jashtë kompanisë, nënkupton njohjen e procedurave të shkrimit të një mori
dokumenteve përkatëse, në varësi nga lloji i punës dhe nevojave të ndërmarrjeve.
Duhet theksuar se komunikimi i mirë i administruesve të ndërmarrjeve ia shton vlerën
korrespondencës suaj me klientët ose investitorët. Dihet se çdo minutë e shpenzuar për
komunikim modern në fushën e biznesit e arsyeton mjetin.

mz 21
 Kujtim BARALIU

Një kërkim shkencor i bërë nga “Association of Business Comunicators”, tregon se komunikimi i e
drejtë dhe i avancuar ka dhënë 35% të kthimit të investimeve në biznese të ndryshme në Shtetet e
Bashkuara.13
Natyrisht që ka raste kur kompanitë e pësojnë keq e ndoshta edhe mund të falimentojnë nga
mënyra e keqe e komunikimit dhe korrespondencës me subjekte të ndryshme bashkëpunuese. Kur
korespodenca nuk është e mirë, mund të ndodhë që ju dhe organizata juaj të paguani çmimin për
humbjen e kohës dhe të mirëkuptimit mes ndërmarrjeve dhe institucioneve.
Prandaj komunikimi dhe shkrimi i mirë në fushën e biznesit duhet të përmbushë këto kritere;
1) Të jetë i qartë - Qëllimi që lexuesi e kupton është qëllimi që shkruesi e ka pas dhe nuk duhet
të ketë vend për hamendje.
2) Të jetë i kompletuar - Të gjitha pyetjet e lexuesit të kenë përgjigje. Lexuesi ka informata të
mjaftueshme për të ndërmarrë hapat që kërkohen.
3) Të jetë korrekt - Të gjitha informatat janë të sakta. Nuk ka gabime në të shkruar, gabime
gramatike, fjalë të renditura mirë dhe strukturë të fjalisë.
4) Të kursej kohën e lexuesit - Stili, organizimi dhe efekti vizuel i ndihmon lexuesit të lexojë, të
kuptoj dhe veprojë sa më shpejtë që është e mundur.
5) Të ndërtoj mirëkuptim - Mesazhi prezanton imazh pozitiv te shkruesit dhe drejtuesit e
organizatës se tij. E trajton lexuesin si një person dhe jo si një numër dhe ndërton një lidhje të mirë
në mes të dy palëve.
Nuk guxon të përdoren fjali të njëjta,sepse asjnë fjali nuk kryen punë në situata të ndryshme apo
për të gjitha situatat e mundshme.

7. MENAXHIMI DHE SUKSESI NË BIZNES

Njerëzit në biznese të ndryshme, komunikojnë me lloje të ndryshme të individëve, subjekteve dhe

grupeve të caktuara, të cilët mund të jenë:
Punëtorë të brendshëm të kompanisë
Aksionarë
Zyrtarë qeveritarë
Konsumatorë
13
http://www.businesscommunication.org/page/2015-annual
mz 22
 Kujtim BARALIU

Udhëheqës të komuniteteve
Mediat
Furnizuesit
Kontraktorët
Investitorët, etj.
Komunikimi konsistent efektiv, i bazuar në mirësjellje, është esencial për zhvillimin e mirëkuptimit
dhe mbështetjes në mes kësaj audience të gjerë që rezulton në kontributin e tyre dhe në suksesin
tonë.
Në biznes ne komunikojmë me qëllim që të ndikojmë apo influencojmë në dikë që të mendojë ose
të sillet në mënyrë të posaçme me individë ose subjekte të caktuara. Për shembull:

Arsyeja: që të kuptojnë, mbeshtesin dhe punojnë për objektivat

Menaxherët komunikojnë
e kompanisë, duke rritur prodhimin, shitjen, profitin dhe
me punëtorët
kualitetin e prodhimeve të tyre.
Zyrtarët për informim me Arsyeja; që të informojnë opinionin për rrethanat dhe proceset
mediat e punës në ndërmarrje.
Shitësit komunikojnë me Arsyeja; që të blejnë ose porosisin produktet e tyre, për të
konsumatorët realizuar objektivat e kompanisë dhe të tyre si shitës.
Kompania komunikon me Arsyeja: që të blejnë ose investojnë produkte të ndryshme, si
investitorët lënda e parë apo të ngjashme.

Për të ndikuar në një audiencë të caktuar në duhet të kuptojmë dhe të ndërlidhemi me interesat
dhe nevojat e tyre. Komunikimi tipik është i bazuar në interaksionin apo bashkëveprimin “sy me
sy”, dmth drejtëpërdrejt. Ky lloj komunikimi shpesh është i mbështetur edhe nga lloje të ndryshme
të komunikimeve si për shembull: memorandume, gazeta, lajme, fjalime, video dhe mediume të
tjera. Por, nëse bazohemi vetëm në ato komunikime shpesh herë mund të humbasim hapin dhe
nuk shohim se si njerezit reagojne në komunikimin tonë.
Kështu që për të rritur shansat e suksesit në ndërmarrje, ne duhet të bëjmë një plan të
komunikimit dhe të artikulojmë qëllimet, përfundimin që dëshirojmë të arrijmë, mesazhet dhe
metodat të cilat do të ishin me efektivet dhe që kanë të bëjnë me audiencën me të cilën
dëshirojmë të komunikojmë.

mz 23
 Kujtim BARALIU

Për të qenë të drejtë në përzgjedhjen e menaxherëve të një ndërmarrje, qoftë ajo publike apo
private, atëherë kur disa kandidatë për punësim ose avansim në punë, janë me shkathtësi të njëjta
teknike, atëherë aftësitë komunikuese mund të jenë ato që vendosin kush do të marrë punën ose
avansimin e duhur. Kjo do të ishte me interes edhe për ndërmarrjen por edhe për njerëzit e
punësuar aty, pse jo edhe për interesat e shtetit në përgjithësi.
Në punësimet me favore, preferanca dhe sygjerime që po ndodhin kohëve të fundit në vendin
tone, dëgjojmë zyrtarë të thonë se, për shembull (po citoj) “i punësuari i caktuar nuk ka nevojë të
shkruaj sepse: sekretaret dhe teknikët shkruajnë për të, ose ai/ajo mund të shfrytëzoj shabllonet kur
shkruan, flet me telefon dhe ska nevojë të shkruaj, e arsyetime nga më të ndryshmet”.
Por këto nuk janë justifikime që dikush të pranohet në një vend pune e të mos ketë aftësinë e
shkrimit dhe komunikimit, si dy shtylla të aftësisë në punë!. Prandaj nëse dikush do të dijë për një
zyrtar se sa është “i thirrur apo kompetent” për postin apo punën që bën, jepi për obligim të
shkruaj një ese me dy rreshta, dhe e kupton se sa vlen!
Kam dëgjuar dhe kam parë se çdo gjyqtarë i punësuar në gjykatat tona, ka një sekretare të
punësuar pranë vetes, e në disa raste edhe një përkthyes, një këshillues kompjuterik, etj. Pra një
mbingarkesë i tillë me administratë e dëmton rëndë buxhetin e shtetit. Prandaj duhet të veprohet
sin ë Shtetet e Bashkuara, për shembull gjyqtarët kanë aftësi dhe shkathtësi si në kompjuter ashtu
edhe në shkrim të tekstit dhe në fusha tjera të administrates, prandaj ata fare lehtë shkruajnë atë
që mendojnë, pa pas nevojë që dikush tjetër të shkruajë mendimin e tyre. Kjo është pozitive edhe
për çështjen e konspiracionit.

8. METODAT E KOMUNIKIMIT BIZNESOR

Ekzistojnë disa metoda të komunikimit biznesor të cilat e bëjnë më interesant mënyrën e

komunikimit. Këto metoda që konsiderohen edhe metoda të avancuara të komunikimit biznesor,
janë:
Takimet ballë për ballë, të cilat janë takime që lejojnë më shumë mundësi bashkëveprimi duke bër
pyetje dhe përgjigje. Ky lloj kontakti sy me sy, mundëson që njerëzit e lidhur në biznes me njëri
tejtrin, të mund të komunikojnë më afërsisht në mes veti, duke e parë njëri tjetrin në sy dhe dukei
lexuar edhe mimikën edhe shprehjen e fytyrës dhe gjithë karakteristikat tjera emocionale.

mz 24
 Kujtim BARALIU

Përparësia e këtyre takimeve ndaj mesazheve është e dukshme, sepse me anë të mesazheve apo
bisedës, nuk mund të interpretohet gjithçka që ka një afarit në raport me një punëtor apo subjekt
interesi. Takimet sy me sy, mundësojnë shprehjen e reagimeve të menjëhershme dhe zgjidhjen më
të shpejtë të problemeve apo situatave. Pra takimet e tilla janë më të frytshme dhe më mirë të
kuptueshme.
Letrat, Dërgimi i letrave të mbylluar, mesazheve të shkruara, broshurave, kartolinave etj bën që
marrëi të kutpj ndoshta më lehtë mesazhin tuaj, duke lexuar me kujdes atë dhe i jep mundësi
atij/asj që të analizojë më gjatë shkrimin tuaj dhe mandej të ndërmarr hapa për kthimin e
përgjigjes në mënyrë të njëjtë. Ndoshta kjo është më e lehtë për dikë, apo për një kategori të
menaxherëve dhe administratorëve të ndërmarrjeve. Letrat mundësojnë edhe shkriem të gjata,
tabela, grafiqe, analiza të thella etj prandaj të gjitha këto avancojnë mënyrën e komunikimit
biznesor.
Komunikimit elektronike, e-mailat, twee-timet, sm-sat dhe format tjera të komunikimit elektronik,
mundësojnë çasje të menjëhershme në shumë persona, subjekte apo ndërmarrje. Mandej
videokeonferencat janë formë e mirë e komunikimit, sepse zvogëlon koston, eliminon udhëtimet,
strehimin shujtën, dhe problemet e tjera me kohën. Një çasje të tillë të komunikimit biznesor,
koh[ve të fundit po e bëjnë jo vetëm korporatat e mëdha por edhe ndërmarrjet e vogla dhe të
mesme.
Reklamat dhe marrëdhëniet me publikun, janë një metodë mjaft e avancuar e komunikimit në
biznese të ndryshme. Sot firma të ndryshme përdorin mediume të ndryshme të komunikimit, si
gazetat, revistat, radion, stacionet televizive, billbordet, vebsajtet dhe së fundi edhe portalet për
reklamimin e produkteve dhe bartjen e mesazheve për interesa të kompanive të tyre. Këto media
shërbejnë jo vetëm për rekalimimin e
produkteve të tyre por edhe për të
mbijetuar vetë nga kontributet e
ndërmarrjeve të cilat përkrahin njëra
tjetrën në bazë të një interesi të
përbashkët, që në fakt është biznes.
Mediat sociale, sot kanë bërë bujë
duke arritur një shtrirje të madhe në
gjithë botën edhe atë për një këhë të

mz 25
 Kujtim BARALIU

shkurtër. Këto media kanë vënë një lidhje, në bazë interesi me shumë ndërmarrje, të vogla, të
mesme dhe korporata, me të vetmin qëllim përfitimin e përbashkët material. Rrjetet sociale si;
google plus, facebook, tweeter dhe sajtet e njohura alibaba, eBay etj, janë bërë rrjete mjaft të
përdorshme sociale në shërbim ë bizneseve dhe ekonomisë.
Duke ju falënderuar teknologjisë, bizneset e vogla dhe të mesme, kanë një teknologji mjaft të
sofistikuar elektronike, të lidhur me internet e cila i lidhë punonjësit dhe konsumatorët, me
publikun e përgjithshëm. Sot gati çdo gjë mund të shohim në internet, si artikujt ashtu edhe
prodhuesit e tyre, markat origjinale, tregtimin e tyre, afatet, origjinën e mallit, etj.

9. HAPAT E KOMUNIKIMIT NË BIZNES

Shumë pronarë të bizneseve të vogla e kanë kuptuar se jo të gjithë që merren me biznes, mund ti
njohin bazat e komunikimit të biznesit. Prandaj ne do të paraqesim disa nga hapat më të thjeshtë
të komunikimit biznesor, e ato janë: paraqitja e misionit, mesazhet kryesore, trajnimi për të dalë
para mediave, teknologjia përdorur, gjuha e trupit etj.
Para se të filloni një biznes, ju sigurisht se i keni vënë vetes një qëllim që doni të arrini. Ju duhet të
paraqitni dhe të përshkruani se cili është misioni juaj dhe si është i orientuarai. Për shembull, ju
mund të hapni një restorant tradicional shqiptar, por ju duhet të keni parasysh se ushqimi aty
duhet të jetë i shëndetshëm. Kjo e plotëson vizionin tuaj se për çka po angazhoheni.
Mandej ju duhet të përshkruani me fjalë mesazhet kryesore që ju jepni për këtë restorant dhe për
ushqimin kualitativ dhe tradicional që ju ofroni aty. Pastaj ju mund ti ftoni mediat për të reklamuar
restorantin tuaj në opinion publik, por duhet të jeni të përgatitur që me fjalët më të mira ta
promovoni punën tuaj në këtë restorant, dhe këtë duhe të dini si ta bëni.
Përfundimisht ju duhet të përdorni teknologjinë dhe përmes saj të aktivizoni një vebsajt apo të
shkruani artikuj në rrejtet sociale kui ju ftoni klientelën tuaj në restorantin e posa-hapur. Rrjetet
socila do të ju ndihmojnë në masë të mjaftueshme në arritjen e objektivave tua për promovim të
veprimtarisë suaj.
Gjuha e trupit, është një mënyrë, për të mos thënë një stil mjaft interesant i komunikimit i cili nuk
është edhe aq e ri, sepse një qëndrim të tillë e kanë paraqitur njerëzit edhe më parë në
komunikimet biznesore. Pra është shumë e rëndësishme se çfarë qëndrimi trupor mban një

mz 26
 Kujtim BARALIU

menaxher apo subjekt tjetër i ndërmarrjes gjatë komunikimit biznesor me klientë apo
konsumatorë të ndryshëm.
Sidomos nëse është momenti i nënshkrimit të kontratave apo marrëveshjeve të caktuara qëndrimi
duhet të kontrollohet me kujdesin më të madh. Nganjëherë më shumë flet qëndrimi trupor se
fjalori që ka ose përdor një zyrtar i ndërmarrjes. Janë supet tuaja, qëndrimi i drejtë, duart në xhep
apo shikimi juaj ai që mund të ju sjell fat në komunikimin biznesor dhe e kundërta. Pra gjuha e
trupit ka mesazhet e veta në komunikimin biznesor dhe kjo gjuhë duhet të kontrollohet me
kujdesin më të madh.

10. KUPTIMI DHE ANALIZA E SITUATAVE NË KOMUNIKIM

Komunikimi biznesor ju ofron shancën për të pas situata të ndryshme të komunikimit, prandaj ju si
menaxher, drejtues, punëtor, klient, konsumatorë apo staf i rëndomtë i ndërmarrjes, duhet të jeni
në gjendje të bëni komunikim të duhur në situata të caktuara. Komunikimi në kontest bisede për
punë menaxhimi ose biznesi, përfshin pesë komponente kryesore të komunikimit: Komunikimi me
vetveten, Komunikimi ndër-personal, Komunikimi në grup, Komunikimi publik dhe Komunikimi në
masë. Për të realizuar një komunikim efektiv, së pari duhet të pyesni veten:
1) Çka dua të them? Përmbajtja e mesazhit mund të mos jetë e dukshme, si dhe a duhet të
përsëritni informatat që audienca tani më i di? Përgjigjia varet nga lloji i dokumentit, qëllimet tuaja
dhe kulturës që është krijuar në korporatë për komunikime të tilla. Të gjitha këto duhet ti gjeni vetë,
pa instruksione dhe sugjerime nga tjerët.
2) Si duhet ta them? Si do ti rendisni idete tuaja, çka vjen e para, çka vjen e dyta dhe çka vjen
në fund si dhe fjalet që do ti përdorime të formojnë përgjigjien që doni ta merrni nga audienca.

10.1 SI TË ZGJIDHIM PROBLEMET NË KOMUNIKIM?

Kur kemi të bëjmë me komunikim në kompani, duhet të arrijmë edhe zgjidhjen e problemit të
kompanisë edhe të përmbushim nevojat psikologjike të njerëzve. Strategjitë që do të ju ndihmojnë
janë këto:
1. Kuptoje situatën dhe trego cilat janë faktet? Çka mund të konkludosh nga informatat qe ke?
Cilat janë informatat shtese që do të ju ndihmonin? Ku mund ti merrni ato?
2. Shfrytezo gjashtë pyetjet analitike, si dhe mundohu të imagjinosh çfarë karaktere të
njerëzve do të kesh përpara vetes.
mz 27
 Kujtim BARALIU

2.1 Cila është audienca juaj?

2.2 Cilat janë qëllimet tuaja në atë shkrim?
2.3 Çfarë informata nevojitet të përmbajë mesazhi juaj?
2.4 Si mund të marrësh mbështetje për pozicionin tuaj?
2.5 Çfarë vërejtjesh mund të kesh nga lexuesi? dhe
2.6 A ka ndonjë situatë që mund të ndikojë në përgjigjien e lexuesit?
3. Përdor metodën e “stuhisë së mendimeve”. Për të gjitha problemet ka zgjidhje të
ndryshme. Kujdes! E para përgjigje që të kutjohet nuk do të thotë që është e vetmja zgjidhje. Por
gjithsesi mendo cila zgjidhje do të ishte më e mira.
4. Nëse do të japësh informata shtesë ose të ndryshosh, se pari merr leje, pastaj bëje një gjë
të tillë. Mund të shtosh informata vetem nëse ato janë reale dhe në linjë më interesat e
kompanisë, përndryshe jo si dhe nëse informata nuk e ndërron esencen e problemit.
Pra çështja kryesore që duhet pas parasysh gjatë komunikimit biznesor është fakti se kujt po i
drejtoheni, me kë po bisedoni apo kush është audienca juaj. Pratë diturit se me kënd jeni duke
biseduar, është çështja fundamentale e suksesit të çdo mesazhi. Duhet të indentifikoni cila është
audienca juaj, të kuptoni motivimet e tyre dhe të dini si të arrini deri te ata.
Ndërsa kur keni të bëni me një person që e njihni ose që punon mu ju, atëherë është më lehtë për
ta ditur çasjen e përgjithshme të tij dhe mund të bëni analiza në baza individuale. Por sido që të
jetë komunikimi me stafin e punë që keni punuar për një kohë të gjatë dhe që mund t’i quan
kolegë, duhet të jetë gjithsesi komunikim kolegial, por që nuk ndikon në pakësimin e suksesit në
punë. Pra duhet të promovosh kulturën e ndërmarrjes suaj, sepse çdo organizatë, biznes,
ndërmarrje private apo publike, agjensi qeveritare, etj ka kulturën e vet, e cila është e konstruktuar
nga njerëzit që punojnë aty.

10.2 PROMOVIMI I KULTURËS NË SIPËRMARRJE

Çdo institucion publik apo privat, duhet të ketë kodin e vet të organizimit të brendshëm dhe
kulturës që promovon gjatë komunikimit biznesor. Për të analizuar kulturën e një organizate
fillojmë duke bërë pyetjet:
Si avansohen njerëzit aty? Në bazë të eksperiencës, edukimit, pëlqimit, sugjerimeve,
preferencave, arritjeve në punë, zbulimeve… etj.

mz 28
 Kujtim BARALIU

A vlerëson organizata diversitetin e mendimeve apo homogjenizmin?

A vlerësohen ekipet punuese apo pavarësia individuale e punonjësve?
Sa është e rëndësishme për ta socializimi në punë?
Sa janë formale sjelljet, gjuha, veshjet dhe komunikimi në punë?
Cilat janë objektivat e organizatës? Të bëj para, të shërbej mirë, të bëjë avancimin e diturisë, ti
shërbejë komunitetit, ti shërbejë politikës, të përfitoj pa zgjedhur mjete dhe metoda, ..etj
Cilat janë kanalet, metodat, formati dhe stilet e komunikimit?
Komunikimi, e sidomos komunikimi në biznes në situata të caktuara di të jetë edhe i
papërshtatshëm, por kjo mund të ndodhë nëse diskutimet për probleme të caktuara eskalojnë në
mosmarrëveshje. Prandaj themi se komunikimi nganjëherë di të shkatërrojë relacionet e krijuara
mes njerëzve dhe subjekteve me një shprehje të vetme.
Por sido që të jetë komunikimi në biznes është një kuptim i gjerë dhe një proces mjaft kompleks i
cili duhet studiuar dhe analizuar ashtu që të kemi sipërmarrje produktive, të afta për ekonominë e
tregut në epokën e ndryshimeve të mëdha.

mz 29
 Kujtim BARALIU

11. REZYME

Pas tërë kësaj që thamë, parashtrojmë pyetjen se pse është aq e rëndësishme që të komunikojmë
mirë me njëri tjetrin. Komunikimi i mirë nuk është vetëm pronë e atyre që bëjnë biznes, por është
dhe gjithsesi që duhet të jetë pjesë e kulturës së përgjithshme të gjithë njerëzve kudo që janë dhe
çfarëdo që bëjnë.
Njohja e rëndësisë së komunikimit është në të mirë jo vetëm të vetes dhe krijimi të personalitetit
tuaj, por është në dobi edhe të tjerëve që komunikojnë me ju dhe në të mirë të shoqërisë në
përgjithësi. Komunikimi na ndihmon që të krijojmë aftësi në biseda të përditshme, në zgjidhjen më
të lehtë të problemeve, na mëson gjëra të reja dhe na ndihmon në krijimin e një karriere të pasur.
Komunikimi është çelësi kryesor për krijimin e marrëdhënieve të suksesshme në raport me tjerët,
në vendin tuaj të punës, në shoqëri dhe në gjithë jetën tuaj. Komunikimi është proces që ndikon
pozitivisht në të menduarit tuaj për veten dhe për të tjerët. Ky është proces i cili influencon se si ju
mësoni dhe punoni. Pra komunikimi mund të përkufizohet si një proces i të kuptuarit dhe i ndarjes
së kuptimeve me të tjerët.
Sa i përket veprimtarisë biznesore, nëse ju jeni një sipërmarrës, komunikimi i mirë dhe adekuat ju
përfaqëson juve por edhe të punësuarit tuaj. prandaj të gjithë pajtohen me faktin se shkathtësitë e
komunikimi janë veti të dëshirueshme në biznes dhe industri.
Pra format e avancuara të komunikimit në biznes janë pjesë e koncepteve vetjake dhe personale të
cilat ndihmojnë të kuptohet vetvetja dhe të tjerët, si dhe të zgjidhen probleme të ndryshme, të
mësohen gjëra të reja dhe kështu të ndërtohet një karrierë e suksesshme në jetën tuaj.
Përfundimisht komunikimi është një veprimtari, aftësi dhe art që përfshin mësime që merren nga
një spektër i gjerë i dijeve njerëzore. Komunikimi është një pjesë kulture që posedojnë njerëzit në
jetën e përditshme.

mz 30
 Kujtim BARALIU

12. LITERATURA

Libra PDF
Enterprise Organization and Communication Network, H.Mizuta and F.Nakamura, Tokyo Japan.
Enterprise Comunications and Collaborations in fast changing World, NEC White Paper, 2000.
Arqile Toska, Modul Trajnimi dhe Komunikimi, dispensë Tiranë, Shqipëri.
Tema nga Ligjëratat për Komunikimin në Biznes, tema 1 deri në 9, prezantime në pdf.
Types of Business Communication, Dr. Rao & Dr. Das, Himalaya Publishing House
Business Communication, Peter Hartley and Clive G. Bruckmann, London 2007

URL
http://www.saylor.org/site/textbooks/Business_CommunicationforSuccess.pdf
http://www.abahe.co.uk/Free-En-Resources/English-for-Managers-Business-Correspondance.pdf
http://www.arqilekosta.com/assets/pdf/komunikimi.pdf
http://smallbusiness.chron.com/importance-communication-business-management
http://www.ehow.com/about.business-group-communication.html
http://source.southuniversity.edu/ethical-principles-for-business-38725.aspx
http://process-of-preparing-effective.business.html
http://commercealls.blogspot.com/2013/04/the-process-of-preparing-effective.html
https://en.wikipedia.org/wiki/Situation_analysis
http://www2.le.ac.uk/offices/ld/resources/presentations/planning-presentation
http://www.businesscommunication.org/page/2015-annual

Fjalor
https://translate.google.com/
http://www.businessdictionary.com/definition/business-communication.html

mz 31
 Kujtim BARALIU

BIBLIOGRAFIA

Kjo faqe është lënë qëllimisht e zbraztë…

mz 32