Menaxhimi i Burimeve

Lidhet me njerezit. Jane ata qe na nevojitet gjate menaxhimit te

projektit. Pa ta ne nukk mund te realizojme projektin
Axhenda e Seksionit 9
• Rishikim i Menaxhimit te Burimevve
• Proceset e Menaxhimit te Burimeve
1. Menaxhimi i Planit te Burimeve (Resource Management Plan)
2. Vleresimi i Aktiviteteve (Estimate Activity)
3. Burimet e Nevojshme (Acquire Resources)
4. Zhvillimi i Skuadres (Develop Team)
5. Menaxhimi i Skuadres (Manage Team)
6. Kontrolli i Burimeve (Control Resources)
• https://www.youtube.com/watch?v=G0TPVdpXdCU
 Rishikimi i Menaxhimit te Burimeve
Perkufizim: Proceset qe organizojne, menaxhojne dhe
drejtojne skuadrat dhe burimet e projektit.

• Perfshirja e te gjithe anetareve ne planifikimin e projektit dhe

vendimarrjes eshte e rendesishme.
• Pjesmarrja e anetareve te skuadres gjate planifikimit shton
ekspertizen dhe forcon pergjegjesine e tyre ne projekt.

Menaxhimi, motivimi dhe aktivitetet duhet te arrihen ne menyre te organizuar nepermjet fushes se njohurive te menaxhimit te
burimeve
Rishikim i Menaxhimit te Burimeve
• Duhet te aplikohet sistemi i njohjes se punes dhe shperblimit
• Menaxheret e projektit duhet te permiresojne kompetencat e anetareve te
skuadres
• Menaxhimi i burimeve realizohet ne procesin e ZBATIMIT
• Projektet jane planifikuar nga skuadra dhe koordinuar nga menaxheri i
projektit.
• Ne projekte te medha, disa nga anetaret e skuadres mund te perfshihen ne
aktivitete menaxheriale. Kjo skuader quhet “Skuadra Menaxheriale e
Projektit” (ose skuadra kryesore, ekzekutive, drejtuese)
• Menaxheri i projektit duhet te ndjek performancen e anetareve te skuadres
Proceset e Menaxhimit te Burimeve
• Menaxhimi i Planit te Burimeve (Planifikim)
• Vleresimi i Burimeve te Aktivitetit (Planifikim)
• Burimet e Nevojshme (Zbatim)
• Zhvillim Skuadre (Zbatim)
• Menaxhim Skuadre (Zbatim)
• Kontroll Burimesh (Monitorim dhe Kontroll)
Rolet & Pergjegjesite
•Menaxheri i Projektit duhet te tregoj qarte rolet dhe
pergjegjesite e menaxhimit, anetareve te skuadres dhe
aktoreve kryesor.
•Perdor matriksin e ndarjes se pergjegjesise
Roli i Sponsorit/Iniciatorit te Projektit
• Ofron mbeshtetjen dhe burimet financiare per projektin
1. Inicimi:
- Ka kerkesa qe duhen plotesuar
- Eshte zedhenes i projektit
- Sjell fonde
- Percakton punen e projektit/qellimin
- Ofron informacion mbi qellimin fillestar te projektit
- Percakton prioritetet (lidhur me kushtezimet)
- I jep autoritet menaxherit te projektit (ne fishen e projektit)
- Vendos prioritet (lidhur me projekte te ndryshme)
Roli i Sponsorit/Iniciatorit te Projektit
2. Planifikimi:
- I ofron skuadres se projektit kohen per te planifikuar
- Ofron listen e risqeve
- Ofron ekspertize (expert judgment)
- Aprovon planin final te menaxhimit te projektit
Roli i Sponsorit/Iniciatorit te Projektit
3. Zbatimi, Monitorimi & Kontrolli
• Mbron projektin nga influencat e jashtme
• Zgjidh konflikte
• Aprovon ose kundershton ndryshimet
• Sqaron pyetjet lidhur me qellimin
• Punon me menaxhimin e projektit per te monitoruar progresin
Roli i Sponsorit/Iniciatorit te Projektit
4. Perfundimi
• Ofron pranim formal per rezultatet
• Mbeshtet mbledhjen e informacionit historik nga projektet e te
kaluares
Roli i Skuadres se Projektit
• Grup njerezish te cilet do te perfundojne punen ne projekt
- Krijojne WBS
- Vleresojne kohen dhe koston
- Percaktojne perfundimin e aktiviteteve dhe percaktimin e variancave
- Identifikimin dhe perfshirjen e aktoreve
- Identifikimin e kerkesave
- Identifikimin e kushtezimeve dhe parashikimeve
- Identifikimin e varesive midis aktiviteteve
- Rekomandon ndryshime per projektin (p.sh veprime korregjuese)
Roli i Aktoreve
•Cdo njeri qe ka ndikim pozitiv dhe negativ ne projekt
- Duhet te jene ne krijimin e fishes se projektit dhe qellimit te
projektit
- Aprovojne ndryshimet si pjese e Bordit te Kontrollit te
Ndryshimeve
- Vleresojne qellimin
- Behen pergjegjes te pergjigjes se riskut
Roli i Menaxherit Funksional
Menaxhon dhe “zoteron” burimet ne departamentet specifike.
Drejton punen teknike te burimeve.
- Cakton burimet ne projekte
- Ofron ekspertize ne fushen e caktuar
- Aprovon axhenden finale dhe planet e menaxhimit te projektit
- Menaxhon aktivitetet ne fushat e tij funksionale
- Asiston ne probleme e performances se anetareve te skuadres
- Permireson utilizimin e stafit
Roli i Menaxherit te Projektit
Menaxhon projektin per te arritur objektivin e tij
• Koston
• Axhenden
• Cilesine
Roli i Menaxherit te Portofolit & Programit
Menaxher Portofoli
• Pergjegjes per qeverisjen ne nivel ekzekutiv te projekteve dhe
programeve qe perbejne nje portofol
- Menaxhojne projekte ose programe te ndryshme te palidhura me njera tjeten
- Punon me menaxheret senior per te ofruar mbeshtetje per projektet
- Te marresh me te miren nga burimet e investuara
Menaxher Programi
• Menaxhon nje grup te projekteve te nderlidhura
- Menaxhon drejt suksesit projektet e nderlidhura
- Mbeshtet dhe drejton menaxheret e projekteve individualisht
1. Menaxhimi i Planit te Burimeve
• Procesi i identifikimit dhe dokumentimi i roleve, pergjegjesive,
aftesive te kerkuara, marredhenieve te raportuara dhe krijimin e nje
plani te menaxhimit te stafit
• Vendos
- Rolet dhe pergjegjesite e projektit
- Organigramen e projektit
- Planin e menaxhimit te stafit
Faktoret e Mjedisit te Organizates
(Enterprise Environmental Factors)
• Kultura organizative dhe sistemet ekzistuese
- Cilat organizata/departamente duhet te perfshihen ne projekt?
- Ka ndonje axhende te fshehte?
- Ka ndonje qe nuk e deshiron projektin?
- Cila eshte mundesia e trajnimit per anetaret e skuadres?
Asetet e Proceseve Organizative
(Organizational Process Assets)

• Proceset, procedurat dhe informacioni historik

P.sh templetet e zakonshme per rolet e pergjegjesite e projekteve te
ngjashme
Organigrama dhe Pershkrimi i Pozicioneve
• Ka menyra te ndryshme per te treguar rolet dhe pergjegjesite ne nje
projekt
• Shumica e formateve ndjekin 3 forma:
- Hierarkike (tregon pozicionet ne grafik, nga lart-poshte)
- Matriks (tregon kush eshte pergjegjes dhe per cfare)
- Me tekst (tregon pergjegjesite ne pershkrim te detajuar)
Plani i Menaxhimit te Burimeve
• Perfshin:
✔ Rolin e punonjesit=titulli
✔ Autoritetin=e drejta te aplikosh burime, marresh vendime,
firmosesh
✔ Pergjegjesine=detyra te caktuar tek punonjesit
✔ Kompetencen-aftesi, kapacitet per te realizuar nje detyre
✔ Organigramen=strukture caktuar per te zbatuar projektin
✔ Planin e Menaxhimit te Stafit=pershkruan nevojen dhe kohen
2. Vleresimi i Burimeve te Aktivitetit
• Procesi i vleresimit te tipit dhe sasise se materialeve, burimeve
njerezore, pajisjeve ose furnizimeve qe nevojiten per te performuar
cdo aktivitet.

• Pasi u eshte percaktuar sekuenca aktiviteteve, tipi dhe sasia e

burimeve te nevojshme percaktohet.
Vleresimi i Burimeve te Aktiviteteve
Procesi perfshin:
• Rishikimin e burimeve ekzistuese
• Rishikimi i WBS dhe listes se aktiviteteve
• Identifikimi i burimeve potenciale ekzistuese
• Rishikimi i informacionit historik mbi riperdorimin e burimeve
• Rishikimi i politikave organizative ne perdorimin e burimeve
• Gjykimi i eksperteve se cilat burime jane te nevojshem dhe
disponibel
Vleresimi i Burimeve te Aktiviteteve
Procesi perfshin:
• Analizimin e alternativave
• Vendimet lidhur me blerjen apo kontraktimin
• Thyerja e aktiviteteve nese ato jane komplekse
• Vleresimi sasior i burimeve te kerkuara ne baze te aktiviteteve
• Krijimi i nje strukture hierarkike te burimeve
• Zhvillimi i planit lidhur me llojin e burimeve qe do te perdoren
• Update-imi i dokumenteve te projektit
Sigurimi i Burimeve
• Procesi i konfirmimit te burimeve njerezore ekzistuese dhe sigurimi i
skuadres te nevojshme per te perfunduar aktivitetet e projektit
• Sigurimi i Burimeve = Sigurimin e Skuadres Finale te Projektit
Sigurimi i Burimeve
Perfshin:
• Njohje e burimeve te paracaktuara dhe disponibel
• Marrja ne pune e punonjesve te rinj
• Nenkontraktimi (nga organizata te tjera)
• Menaxhimi i riskut te burimeve eshte i pamundur (p.sh. ju nuk mund
te gjeni nje burim)
Negocimi
• Caktimi i stafit negociohet me shume projekte
• Menaxheret e projekteve duhet negociojne me:
- Menaxheret funksional
- Skuadrat e tjera te menaxhimit te projektit
- Organizatat e tjera, furnitoret, kontraktoret, etj.
• Gjate negociatave Menaxheri i Projektit duhet te:
- Njoh nevojat e projektit dhe prioritetet e tij per organizaten
- Nuk kerkon burimet me te mira nese nuk i nevojiten
- Nderton marredhenie me menaxheret e burimeve, qe t’i kerkoni ekspertize
kur i nevojitet
Nenkontraktimi
• Nese burimet qe kerkoni nuk gjenden ne organizate, nenkontraktimi
realizohet.
• Ju mund te nenkontraktoni konsulente.
• Ju mund ta nenkontraktoni nje pjese te punes suaj tek nje organizate
tjeter.
Skuadra Virtuale
• Grupe njerezish me objektiva te perbashketa qe plotesojne rolet duke
shpenzuar shume pak kohe ose aspak ne takim balle per balle.
• Komunikimi behet me emaile, telekonference, media sociale, takime
nepermjet web-it, etj.
• Formon skuadra ne zona gjeografike te largeta
• Redukton kostot (udhetimet)
• Mundesi per t’u keqkuptuar, ndjenje izolimi, veshtiresi ne ndarje te
njohurive me skuadren, kosto lidhur me teknologjine
Efekti “Halo”
(Halo Effect)
• Promovimi i nje punonjesi qe performon shume mire (ne fushen e
ekspertizes) ne nje pozicion menaxherial per te cilin nuk eshte i
kualifikuar
• Kjo mund te shkaktoj probleme me afatet, koston ose cilesine
P.sh nese nje zhvillues software-i punon mire ne organizate ju
mund ta promovoni si menaxher projekti.
4. Zhvillimi i Skuadres
• Procesi i permiresimit te kompetencave, nderveprimit midis
anetareve te skuadres dhe mjedisit te pergjithshem te skuadres per te
permiresuar performancen e projektit.
• Perfitimet kryesore te ketij procesi jane:
- Permiresimi i punes se skuadres
- Permiresimi i aftesive dhe kompetencave te punonjesve
- Punonjes te motivuar
- Redukton pushimin nga puna te stafit
- Permireson performancen e pergjithshme te projektit
Aktivitete per Krijimin e Skuadres
Formimi i skuadres ne nje grup koheziv per interesat e projektit per te
permiresuar performancen e projektit.
✔ Perfshirjen ne trajnime te perbashketa
✔ Festime te rezultateve kryesore
✔ Festime te festave dhe ditelindjeve
✔ Udhetime jashte pune
✔ Krijimi i WBS
5. Menaxhimi i Skuadres
• Procesi i kontrollit te performances se anetareve te skuadres duke ju ofruar
feedback, zgjidhje te problemeve dhe menaxhim te ndryshimeve ne
skuader per te optimizuar performancen e projektit.
• Menaxhim i perditshem i njerezve
• Perfshin:
✔ Komunikim te mire
✔ Punen me organizata te tjera
✔ Perdorimin e aftesive negociuese
✔ Perdorimin e aftesive te lidershipit
✔ Rregjistrimin e problemeve
✔ Marrjet e vendimeve te duhura
✔ Te jesh lider
✔ Te zgjidhesh konfliktet
6. Kontrolli i Burimeve
•Sigurimi qe burimet e alokuara per projektin jane te
disponueshme sikurse eshte planifikuar
•Monitorimi i planit te burimeve kundrejt utilizimit aktual te
burimeve
•Rezultatet e procesit perfshijne update-imin e tre
dokumentave:
- Planit te Menaxhimit te Burimeve
- Linjes Baze te Axhendes
- Linjes Baze te Kostos
Pyetje dhe Diskutime