Iratok iktatása, tárolása, őrzése

Iratkezelés

Irat: valamely szerv működése vagy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy
egységként kezelendő, rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron,
mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen adathordozón; tartalma lehet szöveg,
bármilyen adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ,
vagy ezek kombinációja.

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában

rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai
adathordozón tárolnak.

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi,

nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős a
történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok
folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más
forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Az iratkezelés az irat

 készítését,
 nyilvántartását,
 rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását,
 segédletekkel való ellátását,
 szakszerű és biztonságos megőrzését,
 használatra bocsátását,
 selejtezését, illetve új levéltárba adását

együttesen magába foglaló tevékenység.

Az iratkezelés célja az iratok nyilvántartása és útjának követése.

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Tartalmazza:

 milyen iratkezelési rendszerben (központosított, osztott, vegyes rendszerben) folyik az

iratok kezelése,
 miként történik az érkező postai küldemények átvétele,
 miként történik a kimenő postai küldemények továbbítása,
 kinek a feladata a postabontás, illetve a levelek, az egyéb iratok kiszignálása,
 milyen módon folyik az iratok nyilvántartása (érkeztetése, iktatása),
 hogyan oldódik meg az irattározás, az iratselejtezés, az iratok levéltárba adása,
 milyen segédeszközök (iratátadókönyv, postakönyv, kézbesítőkönyv stb.)
használatosak az adott munkaszervezetnél.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Az ügyiratkezelés szervezete

A vállalatok, intézmények jellegüknek megfelelően, iratforgalmuk nagyságától függően

alakítják ki a maguk számára legcélszerűbb iratkezelési rendszert, amely lehet

 központosított (centralizált),
 osztott (decentralizált),
 vegyes.

Központosított iratkezelési rendszer esetén az érkező postai küldemények átvétele,

felbontása, iktatása, a kimenő levelek iktatása, továbbítása egy helyen (postabontó, iratkezelő)
bonyolódik le, és az irat innen kerül az illetékes ügyintéző személyhez, részleghez.

Osztott iratkezelési rendszerben a részlegeknél (üzemegység, főosztály) történik a postai

küldemények átvétele, felbontása, iktatása, továbbítása az illetékes személyhez. Ez hasonlít az
előző rendszerre, csupán a különféle részlegek szinte külön postacímnek számítanak. Ez
akkor működik jól, ha megvan annak a garanciája, hogy a küldemény címzéséből pontosan
megállapíthatják, hogy melyik részleghez kell továbbítani a levelet, postabontásra és iktatásra.

Vegyes iratkezelési rendszerben a postai küldeményeket részben központilag, részben pedig

osztottan kezelik. Központilag végzik az érkező iratok átvételét, érkeztetését és innen
kerülnek az iratok átadókönyvvel a részlegekhez, ahol iktatják őket, majd továbbítják az
illetékes személyekhez. Ennél az iratkezelési rendszernél fennáll a kétszeres iktatás veszélye.

Előnye e rendszernek abból a megoldásból adódik, hogy a postabontást központilag végzik, és

így pontosabban behatárolható az illetékesség, az iktatás pedig már annál a szervezeti
egységnél folyik, ahol majd foglalkoznak az iratban szereplő üggyel.

Mi a különbség a küldemény és az irat között?

Küldeménynek tekintünk minden érkező „tárgyat”, amelynek a burkolatán (pl.: boríték),

vagy a hozzá tartozó listán címzést tüntettek fel (leegyszerűsítve: nem tudjuk, mi van benne,
de nekünk szól, mert nekünk címezték). Az irat esetében szűkül a kör, mert nemcsak nekünk
címezték, de a mi tevékenységünkkel összefügg.

Az iratok beérkezésével kapcsolatos feladatok

A küldemény érkezhet postán, hivatali kézbesítéssel, futárszolgálattal, informatikai-

telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján.

A küldemény átvétele: a beérkező küldeményeket az arra jogosult személynek kell átvenni.

Átvételi jogosultság: a küldeményt átveheti

 a címzett vagy az általa megbízott személy,

 az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy,
 a postai meghatalmazással rendelkező személy.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Az átvevő feladata: a küldemény átvevőjének ellenőriznie kell

 a küldemény átvételére való jogosultságát (a címzéssel való összevetés útján),

 az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolást sértetlenségét,
 a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét.

Az átvétel igazolása: a gazdálkodó szervezet részére érkező bármely küldemény átvételét az

átvevőnek igazolnia kell

 olvasható aláírással,
 az átvétel dátumának feltüntetésével.

A fentiekkel az átvételt a gazdálkodó szervezet elismeri, ami annyit jelent, hogy utólag nem
hivatkozhat a kézbesítés meg nem történtére, és amennyiben a kézbesített irat határidőt
tartalmaz valamely jog gyakorlására, vagy kötelezettség teljesítésére, a határidők számítása
szempontjából is az átvétel dátuma lesz az irányadó.

Sürgős jelzésű küldemények átvétele: az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények

átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.

Tértivevényes küldemény: tértivevényes küldemények esetén az átvevő köteles biztosítani,

hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson.

Jogosulatlan átvétel: a gyakorlatban – főleg nagyobb cégeknél – előfordulhat, hogy a

küldeményt arra jogosultsággal nem rendelkező személy veszi át. Ilyen esetben köteles azt 24
órán belül, de legkésőbb az első munkanap kezdetén az átvételre feljogosított személynek
vagy szervezeti egységnek iktatásra/érkeztetésre átadni.

Sérült küldemény: abban az esetben, ha a gazdálkodó szervezet részére sérült küldeményt

pl.: felszakadt borítékban érkező vagy hiányos csomagolású iratot kézbesítenek, illetve adnak
át, a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell és emellett soron kívül ellenőrizni kell,
hogy a küldemény tartalma hiánytalanul megérkezett-e. Amennyiben megállapítható, hogy az
irat hiányos, illetve a küldeményből mi az, ami nem érkezett meg, arról a feladót
haladéktalanul írásban kell értesíteni, a későbbi viták elkerülése érdekében.

Téves címzés: ha az átvevő azt állapítja meg, hogy a küldeményen a címzés téves, vagy a
kézbesítés egyéb okból helytelen, a küldeményt azonnal továbbítania kell a címzetthez, vagy
ha ez nem lehetséges, vissza kell küldenie a feladónak. Célszerű, ha az iktatást végző személy
vagy szervezeti egység a fentiek szerint átirányított iratokról külön jegyzéket vezet.

Küldemények vizsgálata: a küldemények átvételekor a vállalkozásnál érvényben lévő

biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell, ennek megfelelően el kell végezni

 esetlegesen a küldemény átvilágítását,

 számítógépes érkezés esetén a vírusellenőrzést.

A boríték kezelése: a borítékot mindig a küldemény/irat mellé kell csatolni, ha a postára adás
időpontjához jogkövetkezmény fűződhet, ha a levél érkezése és a dátumozása között jelentős
eltérés mutatkozik, illetve ha sérülten érkezett a küldemény.

Küldemények bontása: ekkor történik meg a küldemények elsődleges válogatása. A

felesleges papírok, reklámanyagok, szórólapok papírkosárba kerülhetnek.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Bontás általában: a küldemény felbontása jogosultság alapján történik. Többnyire az
ügykezelő minden hozzá érkezett küldeményt – az s. k. (saját kezébe) jelzésűek kivételével
felbonthat.

Bontás névre szóló küldeményeknél: névre szóló küldemény felbontását általában

engedélyezik az ügykezelőnek, kivéve ha „Titkos”, „Szigorúan titkos!”, „Saját kezű
felbontásra” jelzés szerepel rajta. Tilos felbontani a küldeményt, ha egészségügyi szervtől,
rendőrségtől érkezett névre szólóan, illetve ha egyértelműen megállapítható, hogy
magánlevél. (Szokás alapján: ha előbb a személy neve, majd a cégnév szerepel a borítékon,
azt magánküldeménynek, ha előbb a cégnév, majd utána a személy neve, azt hivatalos
küldeménynek kell tekinteni.)

Elektronikus irat bontása: ha az elektronikus irat nem a „bontásra” jogosulthoz érkezett,

akkor azt haladéktalanul át kell irányítani a címzettnek, vagy az ügykezelőnek.

Szignálás: a cégeknél meghatározzák, ki jogosult a küldemény/irat szignálására. A jogosult

személy kézjegyével látja el az iratot, kijelöli az ügyintézőt, egyben az elintézéssel
kapcsolatos esetleges külön utasításait is feljegyzi (határidő, sürgősségi fok, kiket értesítsen),
más szóval annotálja (jegyzetekkel látja el).

Az iratok/küldemények nyilvántartása

A beérkezett iratokról a vállalkozás megfelelő működése, az iratok visszakereshetősége,

valamint a könnyebb ügyintézés érdekében is pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni.
A nyilvántartás azt jelenti, hogy az irat útja nyomon követhető, a vállalkozás általi átvételtől
kezdve lényegében az irat megsemmisítéséig, illetve selejtezéséig, esetlegesen levéltárba
adásáig. Az iratok nyilvántartásának módja az érkeztetés, illetve az iktatás.

Az iratok érkeztetése

Az iratok érkeztetése nagyobb cégekre jellemző. Kivitelezése: a küldeményeken a felbontást

követően érkeztető bélyegző lenyomatát helyezik el, amelyen szerepel az átvétel dátuma (év,
hónap, nap), illetve sürgős jelzésű küldemény esetén óra és perc megjelöléssel is, valamint ha
van, a mellékletek száma. Az érkeztetés nem iktatás. Az iktatás helyettesítheti az érkeztetést.
Küldeménynek tekintjük mindazt, amit a nevünkre és a címünkre küldtek, tehát a közlönyök,
folyóiratok, meghívók és bizonyos prospektusok is ide tartoznak.

Az iratok iktatása

Az iratokat lehet iktatni hagyományos módon, úgynevezett kézi módszerrel, iktatókönyvben,

azonban napjainkban már a legtöbb vállalkozásnak számítógépes iktatási rendszere van.

Az iktatás az adott gazdálkodó szervezethez beérkező, illetve az ott keletkező vagy tárolt
iratok nyilvántartási módja.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból

 az irat beérkezésének pontos ideje,

 az intézkedésre jogosult neve,
 az irat tárgya,
 az elintézés módja,
 az esetleges iratkezelési feljegyzések,
 az irat megtalálási helye megállapítható legyen.

Amit iktatunk, és amit nem kell iktatni:

 csak az iratokat iktatjuk,

 gyakorlat, hogy az iratok közül általában a pénzügyi bizonylatok nyilvántartása a
szakmai ügyintézőnél történik.

Nem kell iktatni a meghívókat, közlönyöket, folyóiratokat, valamint a visszaérkezett

tértivevényeket.

Az iktatókönyv

Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott

iktatókönyvet kell használni. Ez olyan okirat, amelynek bejegyzései bizonyítékként
felhasználhatók. A beérkező és a kimenő iratok iktatása ugyanabban a könyvben történik.

Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat.

Az iktatókönyv fajtái:

 sorszámos (egy szám – egy irat),

 alszámos (négy, hat, nyolc alszám),
 alapszámos (minden irat egy számon),
 különleges (naptári évre tekintet nélkül valamennyi irat egy számon).

Az iktatókönyv legfontosabb rovatai:

 az irat érkezésének/elküldésének kelte,

 iktatószám (sorszám),
 az irat küldője/címzettje,
 az irat tárgya,
 az ügyintéző vagy szervezeti egység megnevezése,
 kezelési feljegyzések,
 irattári tételszám,
 irattárba helyezés kelte,
 melléklet.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Elektronikus irat iktatása: a nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok
(magnetofon szalag, hajlékony lemez, CD-ROM, DVD) mellé kísérőlapot kell csatolni és
ezeket együtt kezelni. A kísérőlapon iktatóbélyegzőt kell elhelyezni, amely az elektronikus
irat minden fontos adatát tartalmazza (az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatában
feltüntetjük, hogy milyen adathordozón van az iratunk).

Az e-mailben érkezett e-iratot ki kell nyomtatni, és a továbbiakban a más úton érkezett

iratokkal azonos módon kell kezelni.

Amennyiben az irat telefaxon érkezik, arról célszerű azonnal olyan másolatot készíteni, amely
tartósan őrzi az irat tartalmát. Az ilyen iratot is az iratkezelési szabályzat előírásai szerint kell
kezelni.

Az iktatás során az iraton iktatóbélyegzőt helyezünk el, és a változó adatokat kitöltjük.

Általában tartalmazza a cég nevét, a dátumot, iktatószámot, irattári tételszámot, ügyintézőt, a
mellékletek számát, illetve az irattárba helyezés dátumát.

Tilalmak: az iktatókönyvben nem szabad

 sorszámot üresen hagyni,

 a felhasznált lapokat összeragasztani,
 a bejegyzett adatokat kiradírozni,
 bármely más módon olvashatatlanná tenni.

Javítás, helyesbítés az iktatókönyvben: ha helyesbítés szükséges, a téves adatot egy vonallal

úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és
kézjeggyel kell igazolni. Azt is jelezni kell, hogy a tévesen beiktatott ügyiratot utóbb milyen
számon iktatták.

Az év elején újonnan nyitott oldalszámozott és hitelesített iktatókönyv hitelesítési szövege:

„……………………..(a szervezet neve) 2015. évi iktatókönyve, amely ……… számozott

oldalt tartalmaz.”

Az iktatókönyv lezárása: az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján le kell zárni. A

szabályos lezárás során az iktatásra felhasznált utolsó számot alá kell húzni, az utolsó iktatás
számát, a lezárás dátumát fel kell tüntetni, majd ezt követően az iktatókönyvet hivatalos
aláírással és bélyegzővel kell ellátni.

A számítógépes iktatás

Fontos: ebben az esetben csak az iratok nyilvántartása történik számítógépen, maga az irat,
amit iktatunk, lehet papíralapú illetve elektronikus is.

A számítógépes iktatás lényegében nem tér el jelentősen a hagyományos iktatási formától. Az

iktatókönyv helyett egy számítógépes kezelőfelület kínál választási lehetőségeket,
megkönnyítve a munkánkat. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadó
könyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvet), melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű
aláírás bizonyítja.
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Ezt csak leginkább olvasni.

„11. Elektronikus iktatási sajátosságok

Az elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a

hagyományos iktatásnál.

11.1 Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelniük kell az iratokon mindazon

kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az
elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek,
kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.

11.2 Elektronikus iktatásnál az iktatási nyilvántartás „iktatókönyv” és „előadói ív” azonos

adattartalmú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan
nyomtatható kell hogy legyen.

11.3 A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával –

hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az az ügyintézéshez szükséges.

11.4 A bevitt adatokat a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni
és az így készült iktatókönyv név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz
csatolandó.

11.5 A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás

során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni
védelméről.

11.6 Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának

tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének
megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is

11.7 A nem papíralapú elektronikus adathordozón érkezett iratok (magnetofonszalag,

hajlékonylemez, CD-ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni és ezeket együtt kell kezelni.
A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, tartalmi paramétereit, a felvételek
tárgyát, az adathordozó keletkezésének időpontját, valamint a készítő és a nyilvántartásba
vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon
ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó
iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.”
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Az iktatási adatbázist az illetékes levéltárral egyeztetett módon év végén tartós (savmentes)
papírra ki kell nyomtatni. Az adatbázis alapján kötelezően kinyomtatandó az iktatókönyv, a
név- és tárgymutató, ezeket hitelesítve a tárgyév irataihoz kell csatolni. Az iktatóprogram
nyújtotta lehetőség szerint egyéb segédlet (pl.: idegen számmutató, felszerelő könyv,
selejtezési jegyzőkönyv) is készíthető.

Az iratkezelési szabályzatban ki kell térni arra, hogy az adatbázisról milyen időközönként,

milyen módon készül biztonsági másolat.

Mutatózás: papíralapú, kézi iktatást végző szervezeteknél az iktatott iratokról név-, hely- és
tárgymutató könyvet célszerű vezetni. Ez egy regiszteres rendszerű könyv, amelyben
lehetőségünk van több helyen történő „mutatózásra”. A művelet célja az, hogy szükség esetén
minél könnyebben és gyorsabban tudjunk visszakeresni bármilyen iratot.

Számítógépes iktatásnál úgynevezett kulcsszavak megadásával biztosíthatjuk a többirányú

visszakereshetőséget.

Az iratok továbbítása: az iratok továbbítása bizonyítható módon, iratátadó könyvben történik.

A kimenő iratok postázása: az iratkezelőnek a kimenő iratok postázását megelőzően

ellenőriznie kell

 az aláírások meglétét,
 a bélyegzők elhelyezését,
 a mellékletek csatolását.

Ezeken túlmenően a küldeményeket a továbbítás módja szerint csoportosítani is kell (pl.:

posta, külön kézbesítő stb. szerint).

Találkozhatunk a kiadmány, kiadmányozó fogalmával.

A fenti ismérvekkel rendelkező irat tulajdonképpen kiadmány (a jóváhagyás után letisztázott

és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat). A
kiadmányozó pedig nem más, mint az irat aláírója. Elektronikus iratnál gondoskodni kell az
elektronikus aláírás hozzárendeléséről, illetve időbélyegző kapcsolásáról.

Irattározás

Ha egy ügy elintéződött, akkor irattárba kerül. Folyamatban lévő ügyet nem szabad
irattározni, hiszen bármikor szükség lehet rá (ennek a helye az úgynevezett operatív irattárban
van).

Az irattárral és az irattározási rendszerrel szembeni elvárás, hogy biztosítsa az irat tartós

őrzését és bármikori előkereshetőségét.

Az irattár az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása

céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely. Az irattározás pedig
az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv működése kapcsán keletkező és
hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését,
kezelését, és őrzését végzi (egyszerűbben az iratok tartós megőrzésének helye és folyamata).
 Iratok iktatása, tárolása, őrzése
Az irattározás alapdokumentuma az irattári terv, amely tartalmazza

 az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok megnevezését,

 azok megőrzési idejét.

Az irattári tételszámokat a vállalkozás szervezeti felépítése, illetve feladatkör szerint kell

csoportosítani. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan azt is meg kell határozni, hogy
melyek azok az iratok, amelyek nem selejtezhetők, és mikor kell ezeket a dokumentumokat az
illetékes levéltárnak átadni.

IRATTÁRI TERV

Irattári tételszám Ügykörök megnevezése Megőrzési idő Levéltárba adás ideje

Az irattárok irattárba helyezése: irattárba lehet helyezni az elintézett, további intézkedést

már nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott iratot. Ekkor töltjük ki az iktatókönyv
„Irattárba helyezve” rovatát.

Az iratok tárolásánál célszerű úgynevezett könyvtári rendet követni. A dossziék vagy mappák
gerincén is mód van, és szükséges is feltüntetni, hogy melyik évkör, mely tételszámú és
mettől meddig terjedő iktatószámú iratanyagát tartalmazza.

Az iratok kiadása: az irattárban őrzött iratokról irattári jegyzéket kell vezetni. Ha az

irattárból szükség van valamely iratra, akkor az irattár kezelő csak elismervény ellenében
adhatja ki az anyagot. Az elismervényt az irat helyére kell tenni, és ott kell tartani az irat
visszakerüléséig.

Az elismervényen szerepel:

 az átvett ügyirat száma,

 az átvett ügyirat tárgya,
 az átvevő ügyintéző neve és beosztása,
 az átvétel ideje,
 a visszaadásra megjelölt határidő.

Irattárba helyezett iratokról hiteles másolat készítése és kiadása csak az illetékes vezető
engedélyével történhet.