Kiszállítási tevékenység ellenőrzése

A kiszállítási (vevői) rendelések teljesítésének bonyolítása részfolyamatai:

 előkészítés
 ügyintézés
 rendeléskövetés
A kiszállítási (vevői) rendelések teljesítésének bonyolítása – előkészítés: több részszakaszból
áll:
 rendelés felvétele
 rendelési adatok ellenőrzése, továbbítása
 szállítási határidő meghatározása
 rendelés visszaigazolása és nyilvántartása
 rendeléskövetés
A kiszállítási (vevői) rendelések teljesítésének bonyolítása – ügyintézés:
 készlet, gyártási utasítás és rendelési adatok egymáshoz rendelése (a megrendelés
befogadását követően készletellenőrzésre, raktárkészlet meghatározására kerül sor, a
megrendelt termékből a megfelelő mennyiség rendelkezésre áll-e a raktáron, illetve ha
nem, akkor mennyit kell gyártani az adott időszakban, hogy teljesítsék a rendelést)
 rendelési adatok kezelése
 szállítólevelek kiállítása
 szállítások jelzése a vevők felé (mikorra várható a szállítmány, pontos időtartamot is
közölnek a vevővel)
 reklamációk intézése, kezelése
A kiszállítási (vevői) rendelések teljesítésének bonyolítása – rendeléskövetés:
 rendelés teljesítésének nyilvántartása
 elmaradások nyilvántartása
 reklamációk nyilvántartása, továbbítása az illetékes személy, szervezet felé
A kiszállítás (áruterítés) lebonyolítása: résztevékenységei:
 kiszállításra való előkészítés (a termék előkészítése, csomagolás, kiszállítási egységek
összeállítása)
 kiszállítás (ha idegen fuvarozóval történik a kiszállítás, megtörténik a kiszállítás
megrendelése, saját gépjárművel való kiszállítás esetén járattervezés), majd a kiszállító
járművek megrakása, rakomány rögzítése)
 vevők kiszolgálása (jármű kirakodása, kicsomagolás, küldemény és szállítólevelek,
árukísérő okmányok átadása, csomagolóeszközök visszaszállítása)
Feladat: Termelő Zrt. az előző évben jelentősen átszervezte a kiszállítási tevékenységét, mivel
nagyon rossz volt annak a hatékonysága. Az új változathoz fűzött hatékonyságjavítás
kivizsgálására a vezérigazgató belső ellenőrzést rendelt el 20x1. februárjának elején a
kiszállítás folyamatával kapcsolatosan az előző évre. A belső ellenőrök a vizsgálatot 20x1.
február 8 – 12. között végezték el. Az ellenőrzés előkészítési munkaszakaszában Önnek, mint
a társaság belső ellenőrzési csoportja vezetőjének az a feladata a vezérigazgató megbízásából,
hogy a végrehajtandó ellenőrzés vizsgálati programját állítsa össze.
Feladat:
1. Készítse el az ellenőrzés alapjául szolgáló vizsgálat program II. Részletes vizsgálat
feladatok részét, legalább 12 helyes vizsgálati szemponttal!
2. Az elkészített vizsgálati program alapján az ellenőrzést lebonyolították, mely során az
ellenőrök a rendelkezésre álló analitikák, nyilvántartások és okmányok alapján bizonyító
okiratot készítettek egy hibát feltáró megállapítás alátámasztására. Készítse el az okiratot!
II. részletes vizsgálati feladatok
1. Megfelelő-e a megrendelés feldolgozása és a kiszállítás előkészítése?
 a megrendelések feldolgozásának átfutási ideje megfelel-e a szabályzatban foglalt
határidőknek?
 a megrendelések befogadásakor ellenőrzik-e a raktárkészletet?
 a teljesítéshez szükséges időt kalkulálják-e be az egyes részfolyamatok teljesítésére?
 abban az esetben, ha a megrendelések feldolgozása során hibát vagy hiányosságot
tapasztalnak, szabályszerű-e a kezelés?
 a megrendelések feldolgozása milyen sorrendben történik? A vevő igényeit
figyelembe veszik-e a feldolgozáskor?
2. Megfelelő-e a szállítások ütemezése és lebonyolítása?
 felmérik-e időben a szállítási igényeket?
 felmérik-e időben a rendelkezésre álló szállítási kapacitásokat?
 a szállítási távolságok kalkulációja megtörténik-e a szállítási útvonalak
összeállításakor?
 rendszeresen ellenőrzik-e a szállítási eszközök fizikai állapotát?
3. Gazdaságos-e a kiszállítás?
 a leggazdaságosabb megoldások érdekében a szállítási és rakodási igényeket előre
pontosan felmérték, megtervezték és megszervezték-e?
 a tervezettnek megfelelően alakul a szállítási költség?
 a szállítási igényeket időben felmérték-e?
 időben gondoskodtak-e a szükséges szállítási kapacitásokról?
 vizsgálták-e mekkora a szállítási távolság és van-e átrakodási szükséglet?
 vizsgálták-e a kihasználatlan szállítási kapacitások miatti veszteséget?
 célszerű és leggazdaságosabb-e a választott fuvareszköz?
 a kiválasztott szállítóeszköz az áru fizikai követelményeinek megfelel-e?
 vizsgálták-e, hogy a saját eszközzel történő szállítás vagy a külső fuvarozás a
költséghatékonyabb?
 vizsgálták-e az alternatív szállítási eszközök költségigényét?
 megfelelő-e a saját és a bérelt szállítóeszközök közötti arány?
2. feladatrész: Az elkészített vizsgálati program alapján az ellenőrzést lebonyolították, mely
során az ellenőrök a rendelkezésre álló analitikák, nyilvántartások és okmányok alapján
bizonyító okiratot készítettek egy hibát feltáró megállapítás alátámasztására. Készítse el az
okiratot!
Tanúsítvány
a Termelő Zrt. (1111 Budapest, Kiss út 1.) kiszállítási tevékenységéhez kapcsolódóan
Megrendelés száma Szerződésben vállalt Tényleges szállítási Eltérés
szállítási idő idő
25/20x0 20 nap 23 nap +3 nap
28/20x0 22 nap 25 nap +5 nap

Igazoljuk, hogy a tanúsítványban szereplő adatok mindenben megegyeznek az eredeti

bizonylatok adataival. Az eredeti bizonylatok a Pénzügyi osztályon találhatók.
Budapest, 20x1. február 11.
Nagy Judit Vég Béla
kereskedelmi igazgató gazdasági igazgató
Feladat: Termelő Zrt. az előző évben jelentősen átszervezte a kiszállítási tevékenységét, mivel
nagyon rossz volt annak a hatékonysága. Az új változathoz fűzött hatékonyságjavítás
kivizsgálására a vezérigazgató belső ellenőrzést rendelt el 20x1. februárjának elején a
kiszállítás folyamatával kapcsolatosan az előző évre. A belső ellenőrök a vizsgálatot 20x1.
február 8 – 12. között végezték el. Az ellenőrzés előkészítési munkaszakaszában Önnek, mint
a társaság belső ellenőrzési csoportja vezetőjének az a feladata a vezérigazgató megbízásából,
hogy a végrehajtandó ellenőrzés vizsgálati programját állítsa össze.
Feladat: Készítse el az ellenőrzés alapjául szolgáló vizsgálat program II. Részletes vizsgálat
feladatok részét, legalább 12 helyes vizsgálati szemponttal!
II. Részletes vizsgálati feladatok
(az értékesítésnek a kapcsolatos kiszállítási feladatokra fel kell készülnie. A kiszállítások
megtörténte az értékesítési bizonylatok alapján vizsgálható.)
1. Kiszállítás előkészítése (a szerződések, megrendelések ellenőrzése keretében vizsgálni kell,
hogy azok elfogadásánál a vállalkozás illetékes szervei (értékesítés, jogi iroda) megfelelő
gondossággal jártak-e el annak érdekében, hogy a vállalt kötelezettségek (szállítási
mennyiség, határidő, minőség) teljesíthetők-e. Vizsgálni kell, hogy a teljesítések szervezett
körülmények között, gazdaságosan valósíthatók-e meg, elkerülve a szerződésszegésből
származó (erkölcsi és anyagi) hátrányokat. Ellenőrizni kell, hogy a szerződéstervezetek
összeállítása előtt egyeztették-e azokat a vállalási határidők szempontjából a
termelésirányítással, a minőségi követelmények szempontjából a műszaki részleggel és a
minőség-ellenőrzéssel, a gazdaságosság és ár kérdésekben a pénzügyi, gazdasági
szervezettel.)
 a raktárak – a megrendelések, a szerződések adatainak ismeretében – időben és
megfelelően felkészültek-e a késztermékek befogadására és átvételére?
  a raktárra vétel és az elszállítás között biztosítják-e az előkészítéshez szükséges időt?
 az esetleges időhiány miből adódhatott?
 alkalmazzák-e a korszerű csomagolást, csomagolóanyagokat?
 a kiszerelés gépesített-e?
 miként biztosítják a késztermékek raktári rendjét, valamint raktári és diszpozíciós
nyilvántartások összhangját?
 a raktározási és diszpozíciós nyilvántartások összhangban vannak-e?
2. Csomagolás megfelelőségének ellenőrzése és kezelése
 megfelelő-e a csomagolás módja a termék jellegének?
 alkalmaznak-e korszerű csomagolást és csomagolóanyagokat?
 pontos-e az adagolás a kiszereléseknél?
 megfelelő-e a tartozékok kezelése?
A kiszállítás történhet saját fuvareszközzel vagy külső fuvarozóval. A vállalkozás
szállításokkal foglalkozó szervezeti egységének tevékenységét több irányban is koordinálni
kell. A szállítások szervezettsége a szállítási ütemtervek alapján vizsgálható, hogy megfelelő-
e a koordináció az anyagbeszerzési tervekkel, a szállítási kötelezettségekkel, a termelési
programokkal. Meg kell azt is vizsgálni, hogy ehhez a szállítási igényeket időben felmérték-e,
illetve kielégítették-e, időben gondoskodtak-e a szükséges szállítási kapacitások kiállításáról.
A szállítási tevékenység gazdaságosságát a bérelt és saját tehergépkocsipark kapacitásainak
kihasználása és költségei lényegesen befolyásolják. Ezért vizsgálni kell a többletfuvardíjak, a
kihasználatlan rakodó és szállító kapacitások fenntartási és üzemeltetési költségeit is. A
fenntartási és üzemeltetési költségek ellenőrzése keretében a gépkocsipark állapotát, a javítási
és karbantartási költségek alakulását, továbbá az üzemanyag-fogyasztást kell vizsgálni. Az
értékesítési folyamat része a készáruraktárból való kiszállítás, az átvétel, a teljesítés igazolása,
a fuvarokmányok kiállítása, illetve a szállító telephelyén történő átadás esetén az áru
átvételének igazoltatása.
3. Szállítások tervezése, ütemezése
 időben felmérték-e a szállítási igényeket?
 időben gondoskodtak-e a megfelelő szállítási kapacitás rendelkezésre állásáról?
 megfelelő-e a szállítási távolság és az átrakodási szükséglet megállapítása?
 megfelelő-e a kiválasztott szállítóeszköz a termék fizikai állapotának?
4. Kiszállítások gazdaságosságának vizsgálata
 célszerű és gazdaságos-e a választott szállítóeszköz?
 vizsgálták-e a saját eszközzel történő kiszállítás és a külső fuvarozás
költséghatékonyságát?
 mekkora a kihasználatlan szállítókapacitások miatti veszteség?
 korszerű-e a kiszállításhoz használt eszközkpark?
5. Kiszállítások bizonylatolása
 megtörtént-e az átadás-átvétel, a teljesítés igazolása?
 zárt-e a rendszer, biztosítja-e minden tétel hiánytalan és időben történő számlázását?
  nem fordulnak-e elő számlázatlan tételek vagy kétszeres elszámolások?
 a teljesítés (átadás-átvétel) igazolásának okmányait a számlázás és könyvelés időben
megkapta-e?
 a szállított készlet leszámlázása és ellenértékének beszedése megtörtént-e?
6. Kiszállítással kapcsolatos hibák feltárása és kezelése
 csomagolás során
 kiszállítás közben
 átadáskor
 vevőnél