Készletek nyilvántartása:

 folyamatos készletnyilvántartás mennyiségben és értékben

 folyamatos készletnyilvántartás mennyiségben
 folyamatos készletnyilvántartás értékben
 év közben nem vezetnek folyamatos készletnyilvántartást, (készletnagyság megállapítása
leltározással történik).

1. A leltározás fogalma, célja Leltározás: a készletek tényleges felmérése az áruk megszámolásával,

mérésével. Meg tudjuk állapítani, hogy a tényleges készlet, illetve a könyv szerinti készlet között van-e
eltérés? (A könyv szerinti készlet értékét a nyilvántartásokból állapíthatjuk meg,) Ha a tényleges
készlet nagyobb, akkor leltártöbbletről beszélünk. Ha a könyv szerinti készlet nagyobb, akkor
leltárhiányról beszélünk.
A leltározással feltárhatók az elfekvő készletek, valamint azon készletcsökkenések, amelyek a
nyilvántartásokban nem kerülhettek rögzítésre (például lopásból, súlyvesztésből adódó veszteségek).
 Az éves beszámoló tételeinek alátámasztása, mérleg valódiságának biztosítása.
 A vagyon védelme, az anyagi felelősök elszámoltatása.
 A főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzése, a
bizonylati fegyelem megszilárdításának elő segítése.
 Az eltérések kimutatása, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezése.
Csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása.

2. A leltározási ütemterv kidolgozása

A leltározási szabályzat alapján minden évben a leltározás megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell
készíteni. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével és
értékelésével, valamint ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének
tervezett időpontját, továbbá a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyek
megnevezését. A leltározási ütemtervet a vezető hagyja jóvá. A leltározás idejét minimum egy héttel a leltár
megkezdése előtt közölni kell a vásárlókkal. A leltározás alatt teljesen, vagy részlegesen szünetel az
értékesítés.
3. 4. A leltározásban résztvevők feladatai; A leltározás menete
A leltározás előkészítése
 Gondoskodni kell a bizonylatokról, okmányokról. Biztosítani kell a megfelelő technikai eszközöket
 Ki kell jelölni, a leltározást végző személyeket (általában ez 3-4 tagból áll: két dolgozóból, egy
vezetőből és egy ellenőrből), a határidőket.
 Az előkészítéshez hozzátartozik, hogy a készleteket összerendezzük, elkülönítsük, csoportosítsuk…
 Az előkészítés során biztosítani kell a selejtezésre javasolt eszközök elkülönítését.
 A leltározók részére az arra kijelölt személy módszertani felkészítést tart.
A leltározás lebonyolítása
 Számolással, méréssel felveszik, egyeztetik az üzlet, vállalkozás, raktár vagyontárgyait.
 Leltárfelvételi íveken történik, amire feljegyzik a leltározás időpontját, árucikkek megnevezését,
azonosítóját, mennyiségét, mennyiség és egységár szorzatát.
A leltárfelvétel két módon történhet:
Egyszeres leltár felvétel a készlet felvételt egy leltározó csoport végzi.
Ikerleltár ebben az esetben két, egymástól független leltározó csoport végzi a készletfelvételt. Ha
végeztek, akkor az eredményeket összehasonlítják, így a tévedések valószínűségét kizárják.
Selejtezés: A selejtezéséről selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, és erről nyilvántartást kell vezetni.
A selejtezésről készített jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjainak alá kell írni, melyet a selejtezett
eszköztől függetlenül át kell adni a könyvelésnek, a raktárvezetőnek, Ha jogszabály kötelezővé teszi, akkor
el kell rendelni a selejtezett vagyontárgyak megsemmisítését. Ezen túlmenően, ha szükséges, a selejtezési
bizottság javasolhatja a megsemmisítést.
A megsemmisítésről a vállalkozásnál erre kijelölt személy dönthet.
A leltáreredmény megállapítása
A leltározás során azt állapítják meg, hogy van-e eltérés a tényleges és a könyv szerinti készlet között. Ebből
állapítható meg, hogy a boltnak hiánya, vagy többlete van.
Ha a könyv szerinti készlet nagyobb, mint a tényleges készlet, akkor leltárhiányról beszélünk. Leltárhiány
lehet  áruromlásból, súlyvesztésből, lopásból, gondatlan tárolásból, rossz készletnyilvántartásból, Van
forgalmazási veszteség is, ami a leggondosabb munka mellett is bekövetkezhet.
Ha a könyv szerinti készlet kisebb, mint a tényleges készlet, akkor leltártöbbletről beszélünk.
Leltártöbblet lehet  a fogyasztók megkárosításából, nyilvántartás pontatlanságából, vagy több árut
veszünk át, mint amiről számlánk van, esetleg abból, hogy a szállító elszámolta magát, stb.
Könyv szerinti készlet = tényleges készlet (ez az ideális helyzet). Általában a hagyományos értékesítésű
üzletekben (pl.: ékszer), vagy nagy terjedelmű áruknál (pl.: autó) fordul elő, hogy az áru pontosan nyomon
követhető, és az eltulajdonítás lehetetlen, vagy nehezebb.
A leltározás megtörténtéről leltározási záró jegyzőkönyvet kell kiállítani.
A leltározási eredmény utáni feladatok: A leltárfelelős megállapítása
A felelős dolgozók a forgalmazáson felüli részt kötelesek megtéríteni. A leltárhiányért felelős dolgozók
munkaszerződésében rögzíteni kell a felelősséget és annak mértékét.
A leltárkülönbözetek elszámolása
Ha a tényleges készlet a leltározás után eltér a könyv szerinti készlettől, akkor a nyilvántartások adatait a
tényleges készlet értékére kell helyesbíteni.
5. Leltározási bizonylatok (leltározási ütemterv, leltározási utasítás, leltározási jegyzőkönyv,
megbízólevél, jegyzőkönyv a leltározás ellenőrzéséről, jegyzőkönyv a leltárkülönbözetről)
Leltározási ütemterv A leltározási ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülő eszközök,
illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának,
zökkenőmentességének biztosítása érdekében.
Leltározási utasítás A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást az
intézmény / cég / munkáltató vezetője által kiadott leltározási utasításban kell elrendelni.
Megbízólevél A leltározót megbízólevéllel kell ellátni. A megbízólevél olyan okmány, amely leltározott
körzet részére igazolja a felhatalmazást a leltározás lefolytatására. A megbízólevelet a leltározás vezető írja
alá.
Leltározási jegyzőkönyv Aleltározás megtörténtéről leltározási záró jegyzőkönyvet kell kiállítani. Ez
tartalmazza a leltározott egység megnevezését, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, a
leltározásban résztvevők nevét, aláírását, a leltározás bizonylatainak sorszámát és megnevezését, a
leltározással kapcsolatos kifogásokat, az illetékes, anyagilag felelős dolgozó nyilatkozatát, hogy a leltározás
szabályszerűen történt és a rontott bizonylatok tételes felsorolását.
Jegyzőkönyv a leltárkülönbözetről
Leltárkülönbözet  A leltárkülönbözet a leltár és a könyvviteli nyilvántartás közötti mennyiségi különbség,
értéke a mennyiségi különbség nyilvántartási áron számított értéke. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a
könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni.
Jegyzőkönyv a leltározás ellenőrzéséről
A leltározás a mérlegvalódiság biztosításának, a társasági tulajdon védelmének, a gazdasági hatékonyság
növelésének fontos eszköze. Mindezekért különös gondot kell fordítani a leltározással kapcsolatos
valamennyi feladat végrehajtásának ellenőrzésére. A gazdálkodó vezetője felelős a leltározásnak, mint a
mérleg bizonylati alátámasztásának szabályszerű végrehajtásáért.
Leltárfelvételi ív A tárgyi eszközök leltározására és a leltár elkészítésére szolgál. Tartalmazza a leltározás
időpontját, a termékek megnevezését, azonosító számát (vámtarifaszámát), mennyiségi egységét,
mennyiségét, beszerzési és fogyasztói árát és a leltárértéket (ez a mennyiség és az érték szorzata). A
leltárívet sorkihagyás nélkül kell kitölteni. Az üresen maradt sorokat Z vonallal kihúzni. Minimum két
példányban kell kitölteni, mert szigorú számadású nyomtatványról van szó.
Leltárösszesítő Ez akkor szükséges, ha nagy mennyiségűárut raktározunk. A leltárösszesítőre rögzítjük a
tételesen felvett áru mennyiségét, mennyiségi egységét, értékét és ez alapján könnyebben tudjuk a
leltáreredményt megállapítani.
A leltározási bizonylatok kitöltése és javítása: A leltározási alapbizonylatokat olvasható írással kell
kiállítani. A leltárfelvételi jegyeket úgy kell kitölteni, hogy azokat feltűnés nélkül ne lehessen javítani,
módosítani. Javítani egyszeri áthúzással szabad oly módon, hogy az eredeti (téves) adatot is el lehessen
olvasni. A helytelen adat fölé kell a helyes adatot írni. A javítást, a javítást végző és az ellenőr kézjegyével
kell, hogy hitelesítse. A leltározáshoz használt nyomtatványokon fel kell tüntetni a leltározási egység
megnevezését, a leltározás megkezdésének és befejezésének az időpontját. Az előre gyártott
nyomtatványokon az üresen maradt sorokat átlósan áthúzva érvényteleníteni kell. A leltári nyomtatványokat
– az abban foglaltak helyességének igazolásaként, a leltározóknak, a felelős elszámolónak alá kell írni. Az
aláírásoknak olvashatóknak kell lenniük, szignót használni nem szabad!