KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW

GAMBARAN PENGGUNAAN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN

BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN DI PUSKESMAS
karya Tulis Ilmiah ini disusun untuk memenuhi Sebagai Syarat Memperoleh Gelar
Ahli Madya Kesehatan

Diajukan Oleh :
RIKA SUKMAWATINGSIH
NIM : 2018133071

PROGRAM DIPLOMA III

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA YOGYAKARTA
2021
 PERSETUJUAN PEMBIMBING

Karya Tulis Ilmiah berjudul “ Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan

Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan” Ini telah mendapat persetujuan pada
tanggal ..........................2021.

Menyetujui,

Pembimbing I Pembimbing II

Harinto Nur Seha, S.ST,M.K.M Harpeni Siswatibudi, S.Psi., MPH

Mengetahui,

Direktur

Politeknik Kesehatan Permata Indonesia

Dr. Anas Rahmad Hidayat, S.KM., M.Kes

NPP. 2014. 150577.11.032

KARYA TULIS ILMIAH

 “Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Pasien Rawat Jalan”

Disusun oleh :
RIKA SUKMAWATININGSIH
NIM : 2018133071

Telah Dipertahankan di Depan Dewan Penguji Proposal

Pada Tanggal ......................................................

SUSUNAN DEWAN PENGUJI

Ketua
Sugiharto,S.KM.,M.Kes ...................................

Anggota
Harinto Nur Seha, S.ST,M.K.M ....................................

Anggota
Harpeni Siswatibudi, S.Psi., MPH ..................................

Direktur
Politeknik Kesehatan Permata Indonesia

Dr. Anas Rahmad Hidayat,S.KM.,M.Kes

NPP. 2014.120377.11.032
ABSTRACT
 “OVERVIEW OF USING TRACER ON MEDICAL RECORD STORAGE

OF OUTSIDE PATIENTS AT PUSKESMAS ”

Background : The storage system of medical record files at Puskesmas is one of

the criteria in the assessment of accreditation of puskesmas. Storage systems may
facilitate medical record files to be stored in storage shelves, speed up rediscovery
or retrieval of medical record files stored in storage shelves, easy returns, and
protect medical record files from theft, physical, chemical, and biological harm.
Purpose : Knowing the implementation of post-accreditation medical records file
system at Puskesmas
Method : This research uses descriptive research type with qualitative approach
and using phenomenology research design.
Result : Puskesmas has a tracer, but in the retrieval and return of medical records
file has not used tracer as a tool to replace medical record files borrowed for any
purpose. While tracer can assist the officer in searching missing / missing file
medical records. This may hamper the provision of patient medical record files as
needed.
Conclusion : Implementation of retrieval, return and search of medical record
files at Puskesmas not run properly.
Keywords : Medical Record File Record, Medical Record File Record, Medical
Record File Search
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Karya Tulis Ilmiah yang berjudul Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap

Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan. Penulisan Karya Tulis

Ilmiah sebagai salah satu syarat untuk mendapat gelar Ahli Madya Kesehatan

Politeknik Kesehatan Permata Indonesia Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak

akan terwujud tanpa adanya bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam

kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Dr.Anas Rahmat Hidayat, S.KM.,M.Kes selaku Direktur Politeknik Kesehatan

Permata Indonesia Yogyakarta

2. Rina Yulida, S.KM.,MM selaku Kepala Program Studi Diploma III Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Kesehatan Permata Indonesia

Yogyakarta

3. Harinto Nur Seha, S.ST,M.K.M selaku Pembimbing I

4. Harpeni Siswatibudi, S.Psi., MPH selaku pembimbing II

5. Sugiharto, SKM., M.Kes selaku Dewan Penguji

6. Seluruh staff pengajar Politeknik Kesehatan Permata Indonesia Yogyakarta

khususnya dosen prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang telah

memberikan ilmu kepada penulis

DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pusat kesehatan masyarakat atau yang lebih dikenal dengan sebutan

puskesmas adalah fasilitas kesehatan yang menyelenggarakan upaya

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama

dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai

derajat kesehatan yang setinggi-setingginya puskesmas sebagai tempat

pelayanan kesehatan klinis maupun non klinis. Pelaksanaan non klinis

meliputi penyelenggaraan rekam medis, salah satu pelayanan non klinis atau

pelayanan administrasi manajemen yaitu pengolahan rekam medis .

(Permenkes No.43 Tahun 2019).

Rekam medis menurut Permenkes 269 tahun 2008 disebutkan bahwa

rekam medis terdiri catatan dan data-data pasien yang dilakukan dalam

pelayanan kesehatan. Catatan tersebut sangat penting dalam pelayanan bagi

pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam

menentukan keputusan baik pengobatan, penanganan, tindakan medis dan

lainnya.

Ketersedian berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat

dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan

kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan berkas rekam medis

merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan

berkas medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah yang dapat

menganggu ketersediaan berkas rtekam medis secara tepat dan cepat.

Dalam hal ini pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan

dibagian penyimpanan berkas rekam medis (filing) dimana dokumen rekam

medis rawat jalan di simpan karena memiliki sifat rahasia dan mempunyai

aspek hukum keamanan, sedangkan aspek isi rekam medis merupakan hak

milik pasien.

Masalah yang sering terjadi di tempat penyimpanan berkas rekam

medis yaitu kesalahan letak, missfile, mempersulit pengambilan dan

pengembalian berkas rekam medis sesuai urutan. Beberapa kesalahan tersebut

dapat mengakibatkan berkas rekam medis sulit ditemukan sehingga pencarian

berkas rekam medis membutuhkan waktu yang lama, bahkan berkas rekam

medis pasien hilang karena tidak dapat ditemukan. Hala ini dapat

menyebabkan pasien harus dibuatkan berkas rekam medis baru.

Menurut Budi (2015) beberapa fasilitas dinruang penyimpanan

berkas rekam medis di antaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk

penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik (b) alat penyimpanan

berkas rekam medis bisa menggunakan roll o pack, rak terbuka, dan filling

cabinet (c) tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas srekam medis di

rak filling yang dapat dipergunakan untuk menelusur keberadaan rekam

medis

Berdasarkan penelitian Nova Oktavia dkk (2017) dan Aus Al Anhar

dkk (2018) menunjukan bahwa masih banyak ditemukan adanya salah letak
 (misfiled) sehingga menghambat dalam proses pengambilan dan

pengembalian dokumen rekam medis baik yang disimpan maupun yang akan

dipinjam. Maka dari itu perlu mengadakan pelatihan untuk petugas rekam

medis, melaukan desain ulang pada ruang filling, menggunakan tracer dan

memaksimalkan pencatatan pada buku ekspedisi, pemasangan SOP diruang

filling, dan menggunakan kode warna pada map folder.

Berdasarkan uraian di atas maka peneliti telah melakukan penelitian

dengan judul “ Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas

Rekam Medis Pasien Rawat Jalan”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian

ini adalah “Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas

Rekam Medis Pasien Rawat Jalan”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

a. Mengidentifikasi pengaruh penggunaan tracer terhadap penyimpanan

berkas rekam medis rawat jalan di puskesmas

2. Tujuan Khusus

a. Untuk mengetahui prosedur penggunaan petunjuk pengeluaran(tacer)

b. Menjelaskan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar

dari rak penyimpanan berkas rekam medis

D. Manfaat penelitian

Adapun manfaat penelitian ini antara lain :

1. Manfaat teoritis

a. Bagi Institusi Pendidikan

Dapat bermanfaat sebagai sumber bahan referensi atau masukan yang

berguna dalam pentingnya penggunaan tracer terhadap penyimpanan

berkas rekam medis pasien rawat jalan.

b. Bagi peneliti lain

Sebagai dasar pendalaman materi yang berhubungan dengan

pentingnya penggunaan tracer terhadap penyimpanan berkas rekam

medis pasien rawat jalan.

2. Manfaat praktis

a. Bagi Institusi Puskesmas

1) Pihak puskesmas dapat meninjau kembali pentingnya penggunaan

tracer terhadap penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat

jalan.

2) Menjadi masukan bagi pihak puskesmas terkait pentingnya

penggunaan tracer terhadap penyimpanan berkas rekam medis

pasien rawat jalan.

b. Bagi peneliti
 Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman penelitian tentang

pentingnya penggunaan tracer terdahap penyimpanan berkas rekam

medis pasien rawat jalan.

E. Keaslian Penelitian

Tabel 1.1. Keaslian Penelitian

No Judul Nama Metode Hasil

Penelitian Penelitian

1 Pengaruh Variabel dalam Penelitian ini Berdasarkan hasil

Design Tracer penelitian ini adalah dilakukan dengan penelitian
Terhadap Pengaruh Design metode deskriptif diketahui bahwa
Penyimpanan Tracer Terhadap studi kasus . Metode setelah
Berkas Rekam Penyimpanan Berkas pengumpulan data diadakannya
Medis Rawat dalam penelitian ini design tracer
Jalan Di dengan mengunakan kejadian misfiled
Puskesmas observasi terhadap berkurang.
Kapas segala sesuatu yang
(Chamelia berkaitan dengan
Ramadlan dkk, pelaksanaan
2018) pengendalian berkas
rekam medis dengan
menggunakan lembar
check list, serta
menggunakan
pedoman wawancara
kepada responden.
2 Evaluasi SPO Variabel dalam Jenis penelitian ini Hasil
penggunaan penelitian ini adalah yaitu penelitian menunjukkan
tracer untuk Evaluasi SPO observasional dengan bahwa 20%
mengendalikan pengggunaan tracer rancangan deskriptif petugas belum
missfile berkas yaitu melakukan melakukan sesuai
rekam medis di deskripsi fenomena dengan SPO
bagian filing yang ditemukan. penggunaan tracer
UPTD rekam medis yang
Puskesmas 1 sudah diterapkan
Denpasar di UPTD
Selatan (Luh Puskesmas I
Yulis Denpasar Selatan.
Adiningsih Selain itu, petugas
dkk,2021) rekam medis
menyatakan
bahwa alasan
tidak mengisi
bagian tanggal
 peminjaman dan
tanggal kembali
yaitu karena
petugas mengeluh
kekurangan waktu
untuk mengingat
tanggal dan harus
memberikan
pelayanan dengan
cepat
3 Pentingnya Variabel dari Jenis dari penelitian Hasil
Tracer sebagai penelitian ini adalah ini adalah Difusi menunjukkan
kartu pelacak pentingnya tracer ipteks (merancang bahwa tracer
berkas rekam sebagai kartu pelacak. format tracer) serta digunakan dengan
medis keluar pelatihan praktik baik setelah
dari rak menggunakan tracer. diadakan
penyimpanan Teknik pengumpulan pelatihan kepada
(Savitri Citra data menggunakan petugas.
Budi, 2015) observasi, wawancara
dan studi dokumetasi.

Dalam penelitian yang akan dilaksanakan terdapat perbedaan dan

persamaan dengan penelitian sebelumnya perbedaanyang ditemukan antara lain

waktu penelitian, lokasi penelitian. Sedangkan persamaan yang ditemukan yaitu

metode penelitian kualitatif.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teori

1. Pengertian Puskesmas

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomer

43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Fasilitas Pelayanan

Kesehatan adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan

upaya pelayanan kesehatan, baik promotive, prefentif, kuratif maupun

rehabilitative yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah atau

masyarakat. Pusat Kesehatan Masyarkat adalah fasilitas pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan

upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya.

Pembangunan kesehatan yang diselenggarakan di Puskesmas bertujuan

untuk mewujudkan wilayah kerja Puskesmas yang sehat, dengan

masyarakat yang:

a. Memiliki perilaku sehat yang meliputi kesadaran, kemauan, dan

kemampuan hidup sehat.

b. Mampu menjangkau Pelayanan Kesehatan bermutu

 c. Memiliki derajat kesehatan yang optimal, baik individu, keluarga,

lingkungan, dan masyarakat.

2. Rekam Medis

a. Pengertian Rekam Medis

Sesuai dengan penjelasan pasal 46 ayat (1) UU No. 29 tahun

2004 tentang praktik kedokteran disebutkan bahwa, yang dimaksud

“Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, Tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien” dan yang

dimaksud dengan “petugas” adalah dokter atau dokter gigi atau

tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan

langsung kepada pasien.

b. Tujuan rekam medis

Menurut Hatta (2009) tujuan rekam medis dibagi dalam dua

kelompok besar, yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder.

1) Tujuan primer

Tujuan primer rekam medis adalah ditujukan kepada hal

yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien.

Tujuan primer terbagi dalam lima kepentingan, yaitu:

a) Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat

buktiutama yang mampu membenarakan adanya pasien yang

 jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan

pengobatan disarana pelayanan kesehatan dengan segala

serta konsekuensi biayanya.

b) Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis

mendokumen tasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga

kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja

dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

c) Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam medis

yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi didalam

menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik,

serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.

d) Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis yang

rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan

dengan penenganan sumbersumber yang ada pada organisasi

pelayanan pusksesmas, menganalisis kecenderungan yang

terjadi dan mengomunikasikan informasi diantara klinik

yang berbeda.

e) Untuk kepentingan pembiayaan, rekam medis yang akurat

mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang

diterima pasien.

2) Tujuan sekunder

Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal

yang berkaitan dengan lingkungan pasien namun tidak

 berhubungan secara spesifik, yaitu untuk kepentingan

edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan. Tata kerja

rekam medis bertujuan untuk terlaksananya pengaturan

kegiatan rekam medis dengan cepat dan benar. Untuk

terlaksananya tujuan tersebut perlu diperhatikan hal-hal

sebagai berikut (Depkes RI, 1991):

a) Setiap pasien yang datang berobat baik rawat jalan

maupun rawat inap, harus mempunyai rekam medis yang

lengkap dan akurat.

b) Pada tiap unit pelayanan harus tersedia buku register

yang diisi setiap saat kunjungan diterimanya seorang

pasien.

c) Setiap petugas puskesmas yang melayani/ melakukan

tindakan yang diberikan kepada pasien ke dalam

lembaran-lembaran rekam medis, sesuai dengan

wewenang dan tanggung jawab.

d) Setiap rekam medis jika diperlukan harus dapat

ditemukan dengan cepat dan tepat.

c. Kegunaan Rekam Medis

Menurut International Federation Health Organization

(IFHRO), kegunaan rekam medis disimpan dengan tujuan:

1) Fungsi komunikasi
 Rekam medis disimpan untuk komunikasi diantara dua orang

yang bertanggung jawab terhadap kesehatan pasien untuk

kebutuhan pasien saat ini dan yang akan datang.

2) Kesehatan pasien yang berkesinambungan

Rekam medis dihasilkan atau dibuat untuk penyembuhan pasien

setiap waktu dan sesegera mungkin.

3) Evaluasi kesehatan pasien

Rekam medis merupakan salah satu mekanisme yang

memungkinkan evaluasi terhadap standar penyembuhan yang

telah diberikan.

3. Prosedur Penyimpanan

a. Pengertian Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu sistem yang digunakan pada

penyimpanan arsip yang mana untuk memudahkan dan

menemukan arsip yang sudah disimpan serta dapat dilakukan

dengan cepat bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

Menurut (Depkes RI, 2006) ditinjau dari lokasi penyimpanan

berkas rekam medis maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 2

cara yaitu:

1) Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara

sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara

 menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap,

dan rawat darurat kedalam suatu folder tempat penyimpanan.

a) Kelebihannya berkas rekam medis secara sentralisasi

menurut ( Depkes RI, 2006) adalah :

(1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

dan penyimpanan berkas rekam medis

(2) Mengurangi jumlah biaya yang diperlukan untuk

peralatan dan ruangan.

(3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pecatatan

medis mudah distandarisasikan.

(4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpana.

b) Kekurangan berkas rekam medis secara sentralisasi

menurut ( Depkes RI, 2006) adalah :

(1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus

menangani unit rawat jalan, rawat inap.

(2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama

24 jam.

2) Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara

desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara

memisahkan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat

darurat, dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau tempat
 tersendiri. Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan dan

rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan berkas rekam

medis di unit rekam medis atau ditempat pendaftaran rawat

jalan. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap disimpan

diruang penyimpanan lain, seperti dibangsal atau di unit rekam

yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis rawat

jalannya. Kelebihan dan kekurangan penyimpanan berkas

rekam medis secara disentralisasi menurut (Depkes RI 2006)

adalah:

a) Kelebihan

(1) Efisiensi waktu

(2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

b) Kekurangan

(1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan berkas rekam medis

(2) Biaya yang dikeluarkan banyak untuk peralatan dan

ruang. Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada

desentralisasi, tetapi pada pelaksanaanya tergantung

pada situasi dan kondisi masing-masing puskesmas.

4. Peminjaman Berkas Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan

adalah (Depkes, 1997):

a. Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis,

tanpa tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya

 berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga

bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.

b. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban

untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya.

Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam

medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya

setiap rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari

kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf puskesmas dapat

mencari informasi yang di perlukan.

c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil, kecuali atas perintah

pengadilan.

d. Dokter-dokter atau pegawai yang berkepentingan dapat meminjam

rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja,

tetapi semua rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam

medis pada akhir jam kerja.

e. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari,

rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara diruang

rekam medis. kemungkinan rekam medis dipergunakan oleh

beberapa orang perpindahan dari orang satu ke lain orang lain,

harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan, karena

dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke

bagian rekam medis. kartu pindah tangan ini dikirimkan ke bagian

rekam medis. untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam

 medis. kartu pindah tangan tersebut berisi : tanggal, pindah

tanggan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan

digunakan oleh dokter siapa.

5. Petunjuk keluar (outguide) atau Tracer

Petunjuk keluar merupakan sarana penting dalam mengontrol

penggunaan rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan

rekam medis yang keluar dari penyimpanan. Petunjuk keluar ini tetap

berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam

dikembalikan dan disimpan kembali. Petunjuk keluar ini dilengkapi

dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan. Dari petunjuk

keluar berwarna sangat membantu petugas dalam menandai lokasi

yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. petunjuk keluar

dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip

penyimpanan agar tidak hilang atau mengetahui keterlambatan laporan

sampai rekam medis dikembalikan ke penyimpanan. Karena petunjuk

keluar digunakan berulang-ulang, maka bahan yang kuat merupakan

hal yang penting (Huffman, 1994).

Menurut International Federation Health Organization

(IFHRO), petunjuk keluar yaitu pengganti rekam medis yang akan

dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Tracer harus

terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis

petunjuk keluar yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk

menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam

 medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Petunjuk keluar juga

meningkatkan efisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan

menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpan saat

kembali. Ketika penyimpanan kembali, slip permintaan akan dihapus

dan tersedia, kosong dari slip peminjaman pada catatan.

Menurut (WHO, 2002), jenis petunjuk keluar atau tracer yang

baik adalah dalam bentuk kartu, biasanya ukurannya sama atau sedikit

lebih besar dari rekam medis, dan harus tercantum:

a. Nama pasien;

b. Nomer rekam medis;

c. Tujuan rekam medis atau peminjam; dan

d. Tanggal keluar.

Petunjuk keluar (Outguide/tracer) adalah folder plastik yang

digunakan di tempat rekam medis ketika rekam medis telah

dipindahkan dari penyimpanan. Hal ini dapat dianggap sebagai

pengganti. Petunjuk keluar biasanya terdiri dari dua petunjuk kantong

terpisah, satu untuk menyimpan slip permintaan dan satu lagi untuk

menyimpan lembar-lembaran yang akan disimpan dalam rekam medis

yang menumpuk saat pencatatan di luar penyimpanan (Abdelhak,

2001).

6. Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrival) dan penyimpanan

Rekam Medis
 Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang

datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus

diajukan ke Bagian Rekam Medis, setiap hari pada jam yang telah

ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani

pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat

(mengisi) Kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan benar dan

jelas nama penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-

permintaan langsung dari dokter dan bagian administrasi, suatu

permintaan dapat berisi langsung oleh petugas bagian rekam medis

sendiri.

Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti

untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin.

Permintaan lewat telpon dapat juga dilayani dan petugas bagian rekam

medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian dapat

diambil dari laporan, penelitian atau sumbar catatan medis (Hatta,

2009).

Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang sendiri

untuk mengambil berbentuk satu formulir yang berisi nama penderita

dan nomer rekam medisnya, nama poliklinik atau nama orang yang

meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan (Depkes RI, 1997).

B. Kerangka Teori
 Gambar 2.1 Kerangka Teori

C. Kerangka Konsep
 Gambar 2.2 Kerangka Konsep

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis penelitian

Dalam penelitian ini jenis penelitian yang digunakan adalah metode

penelitian studi kepustakaan atau literatur review. Litarur review merupakan

ihtisar konperhensif penelitian yang sudah dilakukan mengenai topik yang

spesifik untuk menunjukan kepada pembaca apa yang sudah diketahui tentang

topik tersebut dan apa yang belum dikehataui, untuk mencri rasional dari

penelitian yang sudah dilakukan atau untuk ide penelitian selanjutnya(denney

& Tewksbury, 2013). Studi literatur bisa didapat dari berbagi sumber baik

jurnal, buku, dokumentasi, internet, dan Pustaka. Metode studi literatur

 adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumuplan

data Pustaka, membaca dan mencatat, serta mengelola bahan penulisan( Zed,

2008 dalam nursalam, 2016).

B. Variabel Penelitian

Variabel penelitian ini gambaran penggunaan tracer terhadap

penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat jalan.

C. Defisini operasional

Definisi operasional menurut sugiyono (2015) adalah satu atribut

atau nilai dari obyek atau kegiatan yang memiliki variasi tertentu yang telah

ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulanya.

Definisi variabel penelitian harus dirumuskan untuk menghindari kesesatan

dalam mengumpulkan data. Definisi operasional yang terdapat dalam

penelitian ini sebagai berikut:

Tabel 3.1 Definisi Operasional

No Fokus Penelitian Definisi Operasional

1. Tracer petunjuk keluar yaitu pengganti rekam

medis yang akan dikeluarkan dari

penyimpanan untuk tujuan apapun

2. Berkas rekam Berkas yang berisi catatan dan dokumen

medis antara lain identitas pasien, hasil

pemeriksaan, pengobatan yang telah

diberikan, serta Tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien.

D. Metode Pengambilan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini berasal dari hasil penelitian yang

sudah dilakukan dan diterbitkan dalam jurnal online nasional. Dalam

melakukan penelitian ini peneliti melakukan pencarian jurnal penelitian yang

dipublikasikan di internet menggunakan google schoolar dengan kata kunci:

tracer, penggunaan tracer, missfile berkas rekam medis.

Proses pengambilan data dilakukan dengan cara penyaringan berdasarkan

kriteria yang ditentukan oleh penulis dari setiap jurnal yang diambil. Adapun

kriteria pengambilan jurnal sebagai berikut:

1. Tahun sumber literatur yang diambil mulai dari tahun 2013 sampai

2019, kesesuaian keyword penulisan, keterkaitan hasil penulisan

pembahasan.

2. Strategi dalam pengambilan jurnal berbagai literatur dengan

menggunakan situs yang sudah terakreditasi yaitu portal schoolar.

3. Cara penulisan yang efektif setting jurnal dengan memasukkan kata

kunci sesuai judul penulisan dan melakukan penelusuran berdasarkan

advance search.

4. Melakukan pencarian berdasarkan full text.

Secara sistematis Langkah-langkah dalam penulisan literatur

review seperti gambar berikut ini:

 Gambar 3.1 Langkah-langkah penulisan literatur review

E. Analisis dan Penyajian Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis data kualitatif, maka

dari itu analisis yang digunakan adalah analisis data kualitatif. Analisis data

kualitatif adalah upaya untuk mengungkap makna dari data penelitian dengan

cara mengumpulkan data sesuai dengan klasifikasi tertentu (Siyoto dan Ali,

2015:121). Berikut langkah-langkah atau proses menganalisis data kualitatif :

1. Reduksi Data

Menurut sugiyono(2017) reduksi data merupakan proses berfikir sensitif

yang memerlukan kecerdasan dan keluasan dan kedalaman wawasan yang

tinggi.

2. Penyajian Data
 Menurut Miles dan Hubermen dalam buku Metode Penelitian Kualitatif

dan Kuantitatif (2020:167), penyajian data adalah sekumpulan informasi

tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan

pengambilan tindakan. Penyajian yang paling sering digunakan pada data

kualitatif yang lalu adalah bentuk teks naratif. Dalam penelitian kualitatif,

penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan

antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Dengan menyajikan data, maka akan

memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja

selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.

F. Teknik pemeriksaan keabsahan data

1. Triangulasi

Triangulasi diartikan sebagai teknik pengumupulan data yang bersifat

menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data

yang telah ada (sugiyono, 2012 : 67), dengan teknik triangulasi sebenernya

peneliti telah sekaligus melakukan pengujian kredibilitas data.

Teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah triangulasi

sumber yaitu mendapatkan data dari sumber yang berbeda-beda diantara

dilakukanya wawancara kepada 1 kepala unit rekam medis dan 2 petugas

filling untuk menghasilkan suatu kesimpulan yang valid.

G. Etika penelitian
 1. Anonimity (tanpa nama)

Anonymity adalah pemberian jaminan pada responden penelitian dengan

cara tidak memberikan atau mencantumkan nama.

2. Confidentiality( kerahasiaan)

Memberikan jaminan kerahasiaan hasil penelitian, baik informasi

maupun masalah-masalah lainya.

H. Prosedur penelitian

1. Tahap persiapan

Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penyusunan karya tulis

ilmiah, berikut persiapan yang dilakukan :

a. Penyusunan proposal penelitian, proses konsultasi bimbingan

akademik, kemudian dilakukan dengan seminar.

b. Revisi proposal penelitian berdasarkan saran dan arahan pada saat

seminar dan proses konsultasi

c. Pengurusan izin penelitian

d. Mempersiapkan kebutuhan peralatan untuk penelitian yaitu alat tulis,

alat perekam suara.

2. Tahap pelaksanaan

Setelah melakukan tahap persiapan, penelitian melakukan tahap

pelaksanaan kegiatan penelitian yang meliputi pengumpulan data dan

penulisan laporan.

a. Pengumpulan Data
 Pada tahap ini pengumupulan data dilakukan dengan wawancara

dengan 1 kepala rekam medis dan 2 petugas filling. Data observasi

dilakukan dengan pengamatan terhadap lembar tracer.

b. Penulisan Laporan

Laporan ditulis bedasarkan hasil yang telah diperoleh pada saat

melakukan wawancara dan observasi yang dimana data yang telah

didapat telah dianalisis dan dipilah untuk mendapatkan jawaban yang

diperlukan untuk menjawab permasalah yang diabil oleh peneliti.

3. Tahap akhir

a. Peneliti menyususn hasil dari kesimpulan penelitian yang diambil

dalam bentuk narasi.

b. Peneliti mengikuti ujian hasil untuk melaporkan hasil penelitian yang

telah selesai dilaksanakan.

 BAB IV

HASIL DAN PENELITIAN

A. Hasil Penelitian

Berdasarkan metode penelitian studi literatur, berikut adalah beberapa literatur

yang termasuk dalam kriteria sesuai judul yang diambil oleh peneliti :

Tabel 4.1 Literrature Review 1

Nama Junal Indonesia journal of community engagement

Penulis Jurnal Savitri citra budi
Judul Jurnal Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar

rak penyimpanan
Tahun 2015
Halaman Vol 01, No 01 hal :121-132

Jurnal
Latar Ketersediaan brekas rekam medis secara tepat dan tepat akan sangat

Belakang membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien.

Jikja penyimpanan berkas kurang baik, akan timbul masalah yang

menganggu ketersediaan berkas rekam medis dalam hal kegiatan

penyimpnana berkas rekaqm medis petugas di puskesmas dlingo 1

bantul tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang

sedang keluar. Hal ini akan berdampak pada keselahan letak, misfile,

dan mempersulit pengembalian berkas sesuai urutan. Metode dalam

kegiatan pengabdian kepada masyarakat adalah difusi iptek yang

digunakan dalam rangka merancang format tracer yang cocok untuk

digunakan di p[uskesmas dlingo 1 bantul. Kegiatan pengabdian

berjalan lancar.pada awalnya tracer tidak di manfaatkan sebagai

pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang keluar dari

penyimpanan. Setelah dilakukan penelitian dan penyuluhan, petugas

 akhirnya menyadari bahwa tracer memang perlu digunakan.
Hasil 1. Procedure tetap pengambilan berkas rekam medis
Penggunakan tracer tidak dijalankan.
Penelitian 2. Tracer (outguide) merupakan sarana penting dalam
mengontrol penggunaan rekam medis Tracer (outguide)
merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan
rekam medis

Tabel 4.2 literatur review 2

Nama Jurnal Jurnal managemen informasi kesehatan Indonesia

Penulis Jurnal Lilis masyufufah A.S, rumianah (2017)
Judul Jurnal Faktor yang mempengaruhi penerapan standar procedure operasi

pelacak(tracer) rekam medis di rumah sakit suarabaya

Tahun 2017
Halaman Vol 05, No 02 hal :48-52

Jurnal
Latar Salah satu upaya dalam melaukuan tertib administrasi di ruamh sakit

Belakang adalah cara memonitoring rekam medis pasien untuk meningkatkan

mutu pelayanan kesehatan di ruamh sakit. Hal ini bertujuan untuk

memantau keberadaan rekm medis pasien apabila tidak ditemukan di

ruang penyimpanan rekam medis. SPO tracer rekam medis sudah ada

tetapi kenyataanya tidak dilaksanakan oleh petugas rekam medis

pendaftaran rawat jalan. Hal ini mengakibatkan petugas sering

mengalami kesuliatan dalam memantau keberadaan rekam medis

yang keluar dari rak penyimpanan atau terselip dan masuk ke nomor

lain.
Tujuan Tujuan dari penelitan ini adalah mengansalisis faktor yang

Penelitian berhubungan dengan implementasi SPO tracer rekam medis rawat

jalan di rumah sakit islam Surabaya.

Hasil 1. prosedur operasional tracer rekam medis sudah ada tetapi pada
kenyataanya tidak dilaksanakan oleh petugas rekam medis pendaftran
Penelitian rawat jalan.
2. Tracer adalah pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari
penyimpanan untuk tujuan apapun.
Tabel 4.3 literatur review 3

Nama Jurnal Jurnal manajemen informasi kesehatan Indonesia

Penulis Jurnal Nova oktavia, djusmalinar, fitrah tri Damayanti(2017)
Judul Jurnal Analisis penyebab terajdinya misfile pada berkas rekam medis rawat

jalan di ruang penyimpanan(filling)

Tahun 2017
Halaman Vol 06, No 02 hal :79-86

Jurnal
Latar Pelaksanaan Penjajaran dokumen rekam medis di RSUD Kota

Belakang Bengkulu masih ditemukan adanya salah letak(misfiled) sehingga

menghambat dalam proses pengambilan dan pengembalian dokumen

rekam medis baik yang disimpan maupun yang akan dipinjam.

Tujuan Penelitian ini bertujuan utuk mengetahui gambaran sistem

Penelitian peminjaman terhadap kejadian misfile dokumen rekam medis rawat

jalan pada ruang penyimpanan(filing) di RSUD Kota Bengkulu. Jenis

penelitian ini adalah observasional dengan rancangan deskriptif yaitu

melakukan deskripsi mengenai fenomena yang ditemukan.

Hasil 1. prosedur penyimpanan dokumen rekam medis tidak menggunakan
tracer.
Penelitian 2. petunjuk keluar (tracer) merupakan sarana penting dalam
mengontol penggunaan rekam medis digunakan untuk menggantikan
rekam medis yang keluar dari penyimpanan.

Tabel 4.4 literatur review 4

Nama Jurnal Jurnal hospital science

Penulis Jurnal Chamelia ramadlan, sudalhar, tegar wahyu yudha pratama
Judul Jurnal Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan berkas rekam medis

rawat jalan di puskesmas

Tahun 2018
Halaman Vol 03, No 02 hal :20-27

Jurnal
Latar Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam unit rekam medis pada
 Belakang sistem pengelolaan yaitu penyimpanan berkas rekam medis.

Penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan

dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat

mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam

medis yang di simpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam

pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya,

melindungi berkas rekam medis dari pencurian, bahaya kerusakan

fisik, kimiawi, dan biologi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas

rekam medis puskesmas kapas

Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi pengaruh design

Penelitian terhadap penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan puskesmas

kapas
Hasil 1. sudah ada SOP (standar operasional prosedur) yang dibuat pada
tahun 2017 , tetapi belum ada SOP petunjuk keluar (tracer).
Penelitian 2. tracer sebagai alat kendali untuk keluar dan masuknya berkas
rekam medis pada rak penyimpanan dan dapat menghambat dalam
penyediaan berkas rekam medis pasien serta menjadiksan berkas
rekam medis

Tabel 4.5 literatur review 5

Nama Jurnal Jurnal ilmiah perekam medis dan informasi kesehatan Imelda
Penulis Jurnal Valentina
Judul Jurnal Tinjauan system penyimpanan rekam medis menurut standard

akreditasi
Tahun 2019
Halaman Vol 4 No 1, hal :554-559

Jurnal
Latar Sistem penyimpanan rekam medis menjadi salah satu penilaian

Belakang dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem penyimpana berkas

rekam medis sangat penting untuk dilakukan daalam isntitusi

pelayanan kesehatan. Karena sistem penyimpanan dapat

mempermudah berkas rekam medis yang akan di simpan dalam rak

 penyimpanan, memperecapt di temukan kembali atau pengambilan

berkas rekam medis yang di simpan di rak penyimpanan, mudah

pengembalianya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya

pencurian.
Tujuan Untuk mengethaui penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan

Penelitian tanggal akreditasi puskesmas di puskesmas suka ramai.

Hasil 1. procedur penggunaan tracer belum dilakukan di puskesmas
tersebut
Penelitian 2. tracer sebagai alat bantu pengganti berkas rekam medis yang
dipinjam

Tabel 4.6 literatur review 6

Nama Jurnal Jurnal rekam medik dan informasi kesehatan

Penulis Try ganjar wati, novita nuarini

Jurnal
Judul Jurnal Analisis kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di

puskesmas bangsalsari
Tahun 2019
Halaman Vol 1 No 1, hal : 23-30

Jurnal
Latar Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang di lakukan di

Belakang puskesmas bangsalsari di ketahui bahwa pada bulan desember

samapai maret 2019 sebanyak 53 berkas dari 200 berkas rekam

medis mengalami salah letak atau hilang( missfile) berkas yang

salah letak atau hilang dapat menghambat proses pelayanan

pasien, selain itu rekam medis yang hilang akan di buatkan

rekam medis baru sehingga isi berkas rekam medis tidak

berkesinambungan.
Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, menentukan

Penelitian prioritas penyebab serta Menyusun upaya perbaikan masalah

 kejadian missfile.
Hasil 1. procedur yang mengatur tentang alat berupa tracer belum
digunakan sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak
Penelitian 2. tracer merupakan sraana penting dalam mengontrol penggunaan

rekam medis

Tabel 4.7 literatur review 7

Nama Jurnal Sekolah tinggi ilmu administrasi malang

Penulis Suhartinah, tri murni, M, novia, j

Jurnal
Judul Jurnal Peningkatan kinerja bagian penyimpanan dokumen rekam

medis melalui rancangan tracer (outguide)

Tahun 2020
Halaman Vol 1 No 05, hal : 30-37

Jurnal
Latar Pada bagian penyimpanan dokumen rekam medis atau filling di

Belakang puskesmas gribig malang belum menggunakan petunjuk keluar

atau tracer, yaitu pengganti petunjuk keluar dokumen rekam

medis yang aka nada peminjaman atau pengembalian dokumen

rekam medis dari ruang penyimpanan.

Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, menentukan

Penelitian prioritas penyebab serta Menyusun upaya perbaikan masalah

kejadian missfile.
Hasil 1. belum menggunakan petunjuk keluar atau tracer, yaitu pengganti
petunjuk keluar dokumen rekam medis
Penelitian 2. pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar
dari rak penyimpanan sangat perlu untuk sosialisasikan kepada
tenaga kesehatan di puskesmas

Tabel 4.8 Literatur review 8

Nama Jurnal Jurnal ilmiah pengabdian kepada masyarakat

Penulis Dewi oktavia
 Jurnal
Judul Jurnal Optimalisasi system penyimpanan rekam medis di puskesmas

padang pasir
Tahun 2019
Halaman Vol 04 No 01, hal : 116-122

Jurnal
Latar Semua fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan

Belakang rekam medis termasuk puskesmas. Dengan pelayanan rekam

medis yang berkualitas pasien akan merasa puas karena

dilayani dengan cepat. Permasalahan yang sering ditemui

adalah terjadinya misfile maupun duplikasi nomer rekam medis

akibatnya, berkas rekam medis pasien lama sulit di temukan

sehingga pencarian berkas rekam medis membutuhkan waktu

yang cukup lama.

Tujuan Tujuan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat agar sistem

Penelitian penyimpanan rekam medis menjadi optimal dalam rangka

peningkatan kualitas pelayanan rekam medis pasien rawat jalan

di puskesmas padang pasir

Hasil 1. procedure penggunaan tracer belum digunakan
2. tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di
Penelitian rak filling yang dapat digunakan untuk menulusuri keberadaan rekam
medis

Tabel 4.9 Literatur review 9

Nama Jurnal Jurnal perekam medis dan informasi kesehatan

Penulis Difa saputra, wagiran

Jurnal
Judul Jurnal Perancangan tracer untuk penyimpanan dokumen rekam medis

di puskesmas tempunak kabupaten sintang

Tahun 2020
 Halaman Vol 03 No 02, hal : 69-73

Jurnal
Latar Tracer rekam medis adalah sarana yang digunakan untuk

Belakang mengontrol penggunaan dokumen rekam medis yang biasanay

digunakan untuk menggantikan dokumen rekam medis yang

keluar dari rak penyimpanan. Dalam penggunaan tracer di

perlukan adanya suatu aturan atau panduan dalam

penggunaanya. Permasalahan yang terjadi pada sistem

penyimpanan yaitu missfile dan keterlambatan pengembalian

dokumen rekam medis.

Tujuan Merancang tracer rekam medis

Penelitian
Hasil
Rancangan tracer yang dipilih yaitu tracer alternatif 1 dengan ukuran
Penelitian Panjang dan lebarnya masing-masing 35cm x 10cm berbahan dasar
plastik poly ethyle terephthalate serta kantong slip permintaan
berukuran 8cm x 11cm bewarna merah.

Tabel 4.10 Literatur review 10

Nama Jurnal Jurnal rekam medis dan informasi kesehatan

Penulis Desi syahbaniar, rossalina, adi wijayanti, feby erawantini, efri

Jurnal tri ardianto

Judul Jurnal Analisis faktor-faktor penyebab kejadian misfile di puskesmas

kedemangan kabupaten bondowoso

Tahun 2021
Halaman Vol 02 No 02, hal : 288-296

Jurnal
Latar pada bagian penyimpanan berkas rekam medis di puskesmas

Belakang kademangan bondowoso di temukan sebanyak 51 berkas rekam

medis yang salah letak dari 366 berkas rekam medis rawat jalan
 kurun waktu seminggu.dampak dari missfile adalah

terlambatnya pelayanan pasien pada pencarian rekam medis,

terjadi duplikasi nomor rekam medis serta isi dokumen rekam

medis menjadi tidak berkesinambungan

Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor-faktor

Penelitian penyebab kejadian missfile di puskesmas kademangan

bondowoso.
Hasil Hasil dari penelitian ini adalah memperoleh prioritas masalah
penyebab kejadian missfile yaitu motivasi pimpinan yang kurang
Penelitian berupa reward dan punishment. Masalah yang ditimbulkan dari
faktor internal adalah kedisplinan petugas. Faktor eksternal yaitu dari
SOP khususnya SOP peminjaman yang tidak pernah disosialisasikan.

1. Prosedur Penggunaan Petunjuk Pengeluaran (tracer) pada penyimpanan berkas rawat

jalan

Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa hasil penelitian [1] Savitri Citra

Budi(2016) Prosedur tetap pengambilan berkas rekam medis penggunaan tracer tidak

dijalankan, [2] Lilis Masyfufah A.S.I, Ruminah (2017) Prosedur Operasional tracer

rekam medis sudah ada tetapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan, [3] Nova Oktavia,

Djusmalinar, Fitrah Tri Damayanti (2017) Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis

tidak menggunakan tracer.

Hasil penelitian [4] Chamelia Ramadlan,Sudalhar, Tegar Wahyu Yudha Pratama

(2018) belum ada SOP petunjuk keluar(tracer), [5] Valentina(2019) procedure

penggunaan tracer belum dilakukan belum dilaksanakan di puskesmas tersebut, [6] Try

Ganjar Wati, Novita Nuraini(2019) Procedure yang mengatur tentang alat berupa tracer

belum digunakan, [7] Suhartinah , Tri Murni, M.Novia J (2020) belum meggunakan

petunjuk keluar atau tracer, [8] Dewi Oktavia (2020) prosedur penggunaan tracer belum

digunakan, [9] Difa saputra, wagiran [2020] Belum adanya tracer sehingga dilakukan
perancangan tracer dengan Panjang dan lebarnya masing-masing 35cm x 10cm berbahan

dasar plastik poly ethyle terephthalate serta kantong slip permintaan berukuran 8cm x

11cm bewarna merah, [10] Desi syahbaniar, rossalina, adi wijayanti, feby

erawantini, efri tri ardianto (2021) tracer belum digunakan oleh pegawai.

2. Tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan

berkas rekam medis

Pada hasil penelitian [1] Savitri Citra Budi(2016) Tracer (outguide)

merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan rekam medis, [2] Lilis

Masyfufah A.S, Rumianah (2017) Tracer adalah pengganti rekam medis yang

akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun, [3] Nova Oktavia,

Djusmalinar, Fitrah Tri Damayanti(2017) Petunjuk keluar merupakan sarana

penting dalam mengontrol penggunaan rekam medis digunakan untuk

menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan.

Dikatakan bahwa pada hasil penelitian [4] Chamelia Ramadlan, Sudalhar,

Tegar Wahyu Yudha Pratama(2018) Tracer sebagai alat kendali untuk keluar

masuknya berkas rekam medis pada rak penyimpanan, [5] Valentina(2019) tracer

sebagai alat bantu pengganti berkas rekam medis yang dipinjam, [6] Try Ganjar

Wati, Novita Nuraini (2019) Tracer merupakan sarana penting dalam mengontrol

penggunaan rekam medis, [7] Suhartinah, Tri Murni, M.Novia J(2020)

Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak

penyimpanan, [8] Dewi Oktavia(2020) Tracer yang digunakan sebagai pengganti

berkas rekam medis di rak filing, [9] Difa saputra, wagiran [2020] Tracer rekam

medis adalah sarana yang digunakan untuk mengontrol penggunaan dokumen

rekam medis yang biasanya digunakan untuk menggantikan dokumen rekam

medis yang eluar dari rak penyimpanan, [10] Desi syahbaniar, rossalina, adi

wijayanti, feby erawantini, efri tri ardianto (2021).

B. PEMBAHASAN

Rekam medis merupakan berkas yang berisikan informasi tentang identitas

anamneses, penentuan fisik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan Tindakan medik

yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan,

maupun mendapatkan pelayanan rawat darurat (Depkes, 2006).

Ruang penyimpanan(filing) adalah suatu tempat untuk menyimpan berkas rekam

medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan salah satu unit rekam medis yang

bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pengembalian kembali dokumen rekam

medis. Tujuan penyimpanan dokumen rekam medis adalah mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing

(Ariani, 2007).

1. Prosedur penggunaan petunjuk pengeluaran (tracer) pada penyimpanan berkas rawat

jalan.

Berdasarkan hasil penelitian jurnal [1] Savitri Citra Budi(2016), [3] Nova

Oktavia,Djusmalinar,Fitrah Tri Damayanti(2017), [5] Valentina (2019),[6] Try Ganjar

Wati, Novita Nuraini (2019), [7] Suhartinah, Tri Murni, M.Novia J (2020), [8] Dewi

Oktavia (2020), dan [10] Desi syahbaniar, rossalina, adi wijayanti, feby erawantini,

efri tri ardianto (2021) mengatakan bahwa masih belum menggunakan tracer

sebagai pengganti petunjuk keluar dokumen rekam medis pada tempat

penyimpanan dokumen rekam medis(filing). Karena petunjuk keluar(tracer) juga

meningkatkan efisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan menunjukkan

dimana sebuah rekam medis untuk disimpan saat kembali.

Sedangkan pada hasil penelitian [2] Lilis Masyfufah A.S, Rumaniah

(2017) di dapatkan bahwa mereka sudah memakai prosedur penggunaan tracer

rekam medis tetapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan oleh petugas rekam

medis pendaftaran rawat jalan. Kemudian pada hasil penelitian [4] Chamelia

Ramadlan, Sudalhar, Tegar Wahyu Yudha Pratama(2018) sudah ada SOP yang

dibuat pada tahun 2017 tetapi belum ada SOP petunjuk keluar(tracer). Pada

penelitian [9] Difa saputra, wagiran [2020] Baru dilakukan rancangan mengenai

tracer.

Menurut Hatta(2009) bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan

tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer

(outguide) yang menunjukkan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda

petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama.

Adapun prosedur atau cara penggunaan tracer itu sendiri antara lain :

a. petugas pendaftaran mencatat nomor rekam medis, nama KK, tujuan

peminjam(poliklinik-poliklinik), tanggal keluar, tanngal kembali dan

keterangan ( yang meminjam atau mengambil) yang sudah tercantum dalam

petunjuk keluar.

b. petugas pendaftaran membawa petunjuk keluar yang sudah terisi ke ruang

penyimpanan untuk mencari berkas rekam medis sesuai dengan nomor rekam

medis dan nama KK (kepala keluarga).

c. setelah berkas rekam medis ditemukan, petugas meletakkan petunjuk keluar di

rak penyimpanan untuk pengganti berkas rekam medis yang dikeluarkan atau

di ambil dari rak penyimpanan.

d. petugas pendaftaran mendistribusikan berkas rekam medis sesuai urutan

antrian untuk di kirim ke poliklinik tujuan.

e. berkas rekam medis yang dikembalikan setelah pelayanan dari poliklinik di

catat ke dalam buku ekspedisi.

f. pada saat berkas rekam medis dikembalikan, petugas pendaftaran mengoreksi

rekam medis yang di terima dari poliklinik atau mencocokkan dengan buku

ekspedisi apakah jumlah yang di terima sesuai dengan jumlah keluar.

g. petugas penyimpanan mensortir rekam medis perkelompok sesuai dengan

kode wilayah.

h. rekam medis yang telah disortir oleh petugas penyimpanan dikembalikan atau

di simpan pada rak penyimpanan dan di susun sesuai dengan kode wilayah

serta nomor urut rekam medisnya.

i. pada saat melakukan penyimpanan berkas rekam medis pada rak penyimpanan

tersebut, petunjuk keluar diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan

dengan mengisi tanggal kembali.

Secara teori ini sudah seusai dengan SOP (standar operasional prosedur)

yang dibuat tentang tracer sebagai sarana penting dalam mengontrol penggunaan

berkas rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam medis yang

keluar dari penyimpanan. Petunjuk keluar ini tetap berada pada penyimpanan

sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Petunjuk
keluar ini dilengkapi dengan kantong untuk penyimpanan slip permintaan. Dari

petunjuk keluar bewarna sangat membantu petugas dalam menandai lokasi yang

benar untuk penyimpanan rekam medis.

2. tracer sebagai kartu pelacak berkas nrekam medis keluar dari rak

penyimpanan berkas rekam medis.

Berdasarkan hasil penelitioan [1] Savitri citra budi (2016), [2] lilis

masyufufah A.S 1, rumianah (2017), [3] nova oktavia, djusmalinar, fitrah tri

Damayanti (2017), [4] chamelia ramadlan, sudalhar, tegar wahyu yudha pratama

(2018) [5] valentina (2019), [6] try ganjar wati, novita nuraini (2019), [7]

suhartinah, tri murni, M, Novia, J, [8] dewi oktavia (2020) , [9] Nur Ma lika jamil,

niyalatul muna, rossalina adi wijayanti, andri permana wicaksono (2020), dan [10]

yastori (2020) mengatakan petunjuk keluar (tracer) sebagai sarana penting dalam

mengontrol penggunaan rekam medis digunakan untuk mengantikan rekam medis

yang keluar dari penyimpanan dan tujuan apapun. Pentingnya tracer sebagai kartu

pelacak berkas rekam medis keluar dari ra penyimpanan berkas rekam medis.

Dengan adanya penyimpanan berkas rekam medis maka dapat memudahkan

ditemukanya kembali berkas rekam medis pasien saat dibutuhkan. Petunjuk keluar

(tracer) juga merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan rekam

medis biasanya digunakan menggantikan rekam medis yang keluar dari

penyimpanan.

Menurut international federation health organization(IFHIRO) atau

sekarang dikenal dengan nama international federation of health information Man

agement Assiciations (IFHIMA,2012), petunjuk keluar (outguide) atau tracer,

adalah pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk

tujuan apapun. Tracer harus terbuat dari bahan yang kuat dan sebaiknya berwarna.

Ada berbagai jenis petunjuk keluar yang tersedia.

Tracer (petunjuk keluar) merupakan sarana penting dalam mengontrol

penggunaan berkas rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam

medis yang keluar dari penyimpanan. Petunjuk keluar ini tetap berada pada

penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan

kembali. Petunjuk keluar ini dilengkapi dengan kantong untuk penyimpanan slip

permintaan. Dari petunjuk keluar berwarna sangat membantu petugas dalam

menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan rekam medis.

Untuk menyajikan rekam medis dalam waktu cepat dan tepat maka perlu

diminimalisir kesalahan yang dapat memperlambat ketersediaan berkas rekam

medis dalam waktu cepat diantaranya yaitu dengan menggunakan tracer. Tracer

digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filling yang dapat

digunakan untuk menulusuri keberadaan rekam medis.

Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari

rak penyimpanan berkas rekam medis. Dengan adanya penyimpanan berkas

rekam medis maka dapat memudahkan ditemukanya kembali berkas rekam medis

pasien saat dibutuhkan. Petunjuk keluar (tracer) juga merupakn sarana penting

dalam mengontrol penggunaan rekam medis biasanya digunakan untuk

menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan.

Petunjuk keluar (tracer) juga meningkatkan efisien dan keakuratan dalam

peminjaman dengan menunjukan dimana sebuah rekam medis untuk di simpan

saat kembali. Maka dari itu kita masih bisa mengurangi permasalahan tersebut

dengan cara menggunakan tracer (petunjuk keluar berkas rekam medis). Petunjuk

keluar (tracer) juga dapat meningkatkan efisien dan keakuratan dalam

peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpan

saat kembali (Rustianto, 2011).

Tracer harus terbuat dari bahan yang kuat dan sebaiknya bewarna

pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak

penyimpanan berkas rekam medis sanagt perlu untuk disosialisasikan kepada

masyarakat tenaga kesehatan dalam hal ini puskesmas.

Data yang dibutuhkan untuk pembuatan atau perancangan petunjuk keluar

(tracer) dikumpulkan, selanjutnya data akan analisis secara deskriptif . hasil

analissi data berupa identifikasi aktifitas di tempat penyimpanan dokumen rekam

medis dan kendala yang muncul dalam penyediaan dan penyimpanan kembali

berkas rekam medis pasien.

Petunjuk keluaar atau tracer yang telah dibuat didalamnya berisi:

a. Nomer Rekam Medis: untuk mengetahui nomor rekam medis pasien

yang dipinjam

b. Nama Pasien: untuk menengetahui nama pasien yang dipinjam

c. Tanggal Dipinjam; untuk mengetahui tanggal dipinjam

berdasarkan hasil jurnal diatas, teori umum tentang tracer ini sudah sesuai

dengan International Federation Health Organization (IFHIRO) atau sekarang

dikenal dengan nama International Federation Of Health Information Man

Agement Assiciations (IFHIMA, 2012) tracer sebagai sarana penting dalam

mengontrol penggunaan berkas rekam medis keluar dari ruang filling.

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

1. Tujuh dari sepuluh jurnal masih belum menggunakan tracer sebagai petunjuk

keluar berkas rekam medis pasien, sedangkan untuk jurnal lainya pada

penelitinya. Sedangkan mereka sudah memakai prosedur penggunaan tracer

rekam medis tetapi pada kenyataanya tidak dilaksanakan dan belum digunakan

dengan sebaik mungkin

2. Dari sekian jurnal yang di riview di jelaskan bahwa tracer sebagai sarana

penting dalam mengontrol penggunaan berkas rekam medis yang digunakan

untuk menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan.

B. SARAN

1. Puskesmas Sebaiknya melakukan ujicoba ulang penggunaan tracer yang sudah

ada .

2. SOP Pengembalian Berkas Rekam Medis di Puskesmas sebaiknya terdapat isi

yang mengatur tentang waktu pengembalian berkas rekam medis agar petugas

filing tepat waktu dalam pengembalian berkas rekam medis sehingga berkas

rekam medis selalu terpantau.

3. Puskesmas sebaiknya melakukan perencanaan pembuatan tracer elektronik.

buku ekspedisi atau kode warna untuk memudahkan dalam menelusur berkas

rekam medis yang tidak berada pada tempatnya.

4. Puskesmas sebaiknya menyusun SOP yang mengatur sistem telusur berkas

rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. (2010),Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Rineka Cipta,

Bandung.

Azwar, S. (2012),Metode Penelitian, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.

Danim dan Darwis. (2012),Metodologi Penelitian Kesehatan, Penerbit Buku

Kedokteran EGC.

Departemen Kesehatan RI. (1983),Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Terpadu Puskesmas. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Hamidi. (2004),Metode Penelitian Kualitatif: Aplikasi Praktis Pembuatan

Proposal dan Laporan Penelitian, UMM Press, Malang.

Hatta, Gemala R. (2008),Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana

Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Jakarta.

Mc. Miller, K. (2000).Being A Medical Records Clerk. Prentice Hall, Inc.United

States Of Amerika.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004),Peraturan Menteri Kesehatan

Nomor 29/PER/MENKES/2004 tentang Praktik Kedokteran, Menteri

Kesehatan Republik Inodesia, Jakarta.

Moleong, L. J. (2010),Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosda Karya,

Bandung.

Notoatmodjo, S. (2010),Metodologi Penelitian Kesehatan, Rineka Cipta, Jakarta.

(2012),Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.

Nugroho, Arif T. (2015),Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan

Berkas Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, KTI

Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.

Pujilestari, Anik. (2016),Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda, Skripsi

Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Yogyakarta.

Rustiyanto, E dan Rahayu. W. A. (2011),Manajemen Filing Dokumen Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.

Sampurno, Yossi. (2015),Desain Tracer (Outguide) dalam Penyimpanan Berkas

Rekam Medis di RSIY PDHI Yogyakarta, KTI Program Studi Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.

Saryono. (2008),Metodologi Penelitian Pendidikan, Mitra Cendika, Yogyakarta.

Sugiyono. (2012),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.

(2016),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.

Sulistyaningsih. (2010).Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif-Kualitatif

LAMPIRAN
Jadwal Penelitian

K Febru Agust
Maret April Mei Juni Juli
e ari us
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
g

N i

o a

n
1 P
e
ri
ji
n
a
n
st
u
d
i
p
e
n
d
a
h
u
l
 u
a
n
2 S
t
u
d
i
P
e
n
d
a
h
u
l
u
a
n
3 P
e
n
y
u
s
u
n
a
n
P
r
o
p
o
s
al
4 U
ji
a
n
P
r
o
p
o
s
 al
5 P
e
ri
zi
n
a
n
P
e
n
el
it
ia
n
6 P
e
n
g
a
m
b
il
a
n
D
at
a
7 A
n
al
is
is
D
at
a
8 U
ji
a
n
H
a
si
l