СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ – ИНТЕРНА РЕВИЗИЈА

ЗА СТУДЕНТИТЕ ОД ЧЕТВРТА ГОДИНА НА ЕКОНОМСКИ ФАКУЛТЕТ

ПО ПРЕДМЕТОТ

ИНТЕРНА РЕВИЗИЈА

Ментор: Проф. д-р Јанка Димитрова Студент:

Индекс бр.

Штип, декември 2019

 Содржина

ДЕЛ I: СИМУЛАЦИЈА НА РЕВИЗИЈА...........................................................................................4
Позадински информации................................................................................................................4
Оротавија............................................................................................................................................4
Планирање на ангажманот за внатрешна ревизија..................................................................7
Систем на платен паркинг..............................................................................................................8
Криза за бегалци...............................................................................................................................8
Јавно приватно партнерство (ЈПП).............................................................................................10
Планирана посета на претставници од институциите на ЕУ................................................10
Голема реформа на ИТ системите и инфраструктурата.......................................................11
Подобрување на туристичката привлечност на Оротавија...................................................13
Управување со зимските снежни врнежи..................................................................................14
Задачи:..............................................................................................................................................15
Извршување на ангажманот за внатрешна ревизија..............................................................16
Финансии..........................................................................................................................................16
Управување со средства...............................................................................................................18
Набавки и склучување договори.................................................................................................19
Човечки ресурси..............................................................................................................................22
Општи ИТ контроли........................................................................................................................24
Водич за земање примерок..........................................................................................................25
Задачи:..............................................................................................................................................26
ДЕЛ II: ДОКУМЕНТАЦИЈА И ПРИМЕРИ....................................................................................27
Известување за ангажманот за внатрешна ревизија.............................................................27
Завршен состанок...........................................................................................................................27
Акционен план за управување и следење................................................................................27
Анкета за задоволство...................................................................................................................28
Задачи:..............................................................................................................................................28
Дел III – обрасци за документација и примери:.......................................................................29
Образец 1: Идентификувани ризици и поврзани процеси за ревизија...........................29
Образец 2: Детална програма за ревизија................................................................................30
Пример 3: Започнување со станок..............................................................................................31
Образец 4: Земање примерок......................................................................................................32
Образец 5: Прегледајте го дизајнот на контролите и изберете контроли за
понатамошно тестирање...............................................................................................................35
 Процес:.....................................................................................................................................35

Образец 6: Резиме на препораките............................................................................................36

ДЕЛ I: СИМУЛАЦИЈА НА РЕВИЗИЈА

Позадински информации

Оротавија е главниот град на Рамовиа, земја со среден приход која се наоѓа во

Централна Европа и има 4 милиони жители. Околу 500 илјади жители
живеат во главниот градот Оротавија, или околу 1/8 од населението во
државата. Државата е поделена на7 региони, од кои еден е главниот град,
општина Оротавија. Регионите се првото ниво на јавна администрација
(проследено со области и окрузи).

 Оротавија

 Главниот град Оротавија има градоначалник, господин Биг, кој го води градот
речиси 10 години. Тој е моментално во својот 3-ти мандат како градоначалник,
има поминато 2 години од последните локални избори и тој има останато уште
2 години од мандатот. 
Иако г-дин Биг е официјално непартиски кандидат, во минатото
тој бил член на политичката партија "Лига за просперитет на граѓаните", која
што владее во државата во последните 6 години. 
Г-дин Биг доби силна поддршка од политичарите
од оваа партија на последните два избори.
Владеачко телото на Оротавија е Градскиот совет, кој се состоиод 30 членови.
Г-дин Биг е претседател на на Градскиот Советот и е одговорен за водење на
дневните активности на Оротавија.

Угледот на градоначалникот и на општината е прилично добар. Сепак, повреме
но има критики од еден мал дел од независните медиуми дека општината е
доминирана од страна на политичарите, поддржувачи, или семејствата и
пријателите на на владејачкатапартија "Лига за просперитет на граѓаните".
Вообичаената реакција на Портпаролот на Оротавија на ваквите обвинувања е
дека вработувањата се направени врз основа на индивидуалните перформанси
на кандидатите и за секое работно место имало процес на конкурентна
селекција  со независна евалуација на кандидатите.

Сектори на општината Оротавија се: 

- сектор за финансии,
- сектор за буџетирање,
- сектор за управување со средства и одржување,
- сектор за планирање на инвестиции,
- сектор за образование,
- сектор за културата и музеи,
- сектор за човечки ресурси, 
- правен сектор и 
- ИТ сектор. 

Сите сектори се надгледувани од страна на раководителите во тој

сектор и нивните заменици. Раководителите на секторите даваат
извештај директно на градоначалникот на Оротавија, г-дин Биг, и неговите
двајца заменици: г-дин Мунко и г-ѓа Галуша.

Службата за внатрешна ревизија е независна единица на општина

Оротавија, основана пред речиси една деценија преку една голема реформа
кога државата воведувше современи принципи на финансиска контрола во
јавниот сектор. По напорите од неколку години, секторот за
внатрешна ревизија сега е соодветно екипиран со три помлади ревизори,
двајца сениор внатрешни ревизори и раководител на секторот - Г-
дин Свето, кој е сосема нов (назначен пред 6 месеци), но
е многу искусен и квалификуван. Внатрешните ревизори се назначени од
страна на Советот на општината и даваат извештај до истиот, но во пракса има
блиски односи со градоначалникот, кој се потпира на секторот за внатрешна
ревизија за секојдневни совети и поддршка.

Општината Оротавија во моментов ги извршува своите активности со 2%

годишен дефицит. Нивото на акумулирани долгови изнесува до 40% од
годишните буџетирани приходи. Приходите и расходите на градот беа
избалансирани до пред 9 години, но од тогаш ситуацијата почна да се влошува
со постепено зголемувањена годишното ниво на акумулиран дефицит.

Општинските приходи во голема мера се генерирани од:

- локалните даноци (најчесто данок на имот),

- локални такси (за собирањена отпад од поединци и компании,  за

снабдување со вода, за јавниот транспорт во градот, паркинг, итн.).

Оротавија поседува некои средства (земјиште, згради, објекти, патишта, мостов
и, градска инфраструктура), кои, во многу случаи, не генерираат приходи, или
генерираните приходите се под очекувањата. Оротавија постепено продава
некои од овие средства за да се покријат тековните и
инвестициските трошоци на градот и се вклучени во развој на решенија,
така што средствата ќе може да се користат поефикасно и со цел да
генерираат приходи.

За да ги финансира своите активности, Оротавија издава обврзници,
искористувајки ја можноста која се појави од неодамна со промена
на законската регулатива, која овозможува обврзниците да се нудат на
домашните купувачи на обврзници (институционални и приватни инвеститори).
Орортавија ги издаде своите први општински обврзници минатата година.
55% од понудени обврзници беа купени. Но, на процесот
се гледа како на добар почетен чекор за да се развие пазарот за овој тип на
финансирање во годините кои следуваат. Средствата генерирани преку
обврзници се користат за финансирање на градските капитални инвестиции.

Некои приходи се дистрибуирани од буџетот на централната влада
во форма на субвенции, поддржани од страна на 15 % удел на
персонален данок на доход собрани од граѓаните регистрирани како
жители на Оротавија. За да се зголемат субвенциите од владата,
градот се бори со "илегалци" – луѓе кои се преселиле во главниот град и кои
живеат, работат и ја користат инфраструктурата на Оротавија, но сеуште
се регистрирани како жители во други региони. Процентот на данок на
личен доход собран за овие граѓани се префрлени на регионите во кои тие
се регистрирани, а не на местото на живеење во Оротавија. "Илегалците" во
моментов се идентификуваат преку проверка на улиците и преку
контроли во различни бизниси и места на изградби и се казнети со парични
казни. Во градот сеуште немаат пронајдено поефективни
решенија за "илегалците" и градот е отворен за предлози за тоа како да се
подобри ситуацијата.

Секторот за финансии на Оротавија се занимава со прашања кои се

однесуваат на финансии, сметководство, известување, и управување на
паричните текови. Секторот за финансии сеуште се развива за да се справува
со повеќе комплексни финансиски прашања како што се прашањата: издавање
на општински обврзници, управување на готовина, фискална дисциплина,
планирање на расходите и приходите, итн. Иако капацитетот е подобрен во
изминатите 3 години, секторот за финансии има висока стапка на флуктуација
на вработените.

Градот има повеќе од 50 банкарски сметки во различни банки - некои во
приватни банки, други целосно или делумно во државна сопственост. Градот
има отворени неколку кредитни лимити за пречекорување во оние банки кои се
користат за да се исполни побарувачката за средства во случаи на недостаток.
Некои банки користат електронско банкарство, но секоја има свој сопствен
систем. Некои банкарски извештаи не можат да се добијат на интернет и
тие се испраќаат по пошта на секторот за финансии еднаш неделно. Во други
случаи, овластен поединец од секторот за финансии ги собира банкарските
извештаи секој ден од банкарските филијали (иако во реалноста тоа не е
секогаш можно). Оротавија никогаш нема направено анализа на тоа дали сите
банкарски сметки се потребни и ако да дали има можни начини на
рационализирање на банкарските услуги; или дали има придобивки од
консолидирање на давателите на банкарски услуги; или надградба на
технологија за посигурни и едноставни за користење ИТ решенија.

Оперативните и капиталните трошоци на Оротавија се однесуваат на набавка

на услуги за своите жители како што се: образование (градинки, основно и
средно образование), обезбедување на техничка инфраструктура во градот
(градењена нови и одржување на постојните: патишта, мостови, тротоари,
транспортен систем, итн), подобрувањена здравствените услуги на болниците
и негата во домовите, итн. Градот се соочува со многу предизвици, вклучувајќи
ја растечката популација на имигранти од руралните области на земјата и затоа
услугите заостануваат. Транспортниот систем бара големи надградби на
инфраструктурата (нови патишта, нови трамвајски линии, замена на старите 
трамваи и автобуси и додавање на повеќе од нивната постоечка транспортна
флота) за да се задоволи зголемената побарувачка како резултат
на проширувањето на територијата на главниот град.
Рамовиа се наоѓа на еден од патиштата кој ги поврзува земјите со пониски
приходи со земјите со побогати приход на запад. Многу политички и економски
бегалци ја користат Оротавија како пат да преминат во побогатите земји,
но неодамна граничниот премин за излегување од Рамовиа беше блокиран и ги
спречуваше од напуштање на земјата. Како резултат на тоа, Владата беше
принудена да гради кампови за многуте бегалци привремено да се сместат
во Рамовиа, додека нивната состојба не
биде појасно дефинирана. Еден таков камп беше основан во Оротавија.
Иако поголемиот дел од трошоците за изградба и
одржување на бегалскиот камп се покриени од страна на државата, главниот
град мораше да се справи со зголемените трошоци за комунални услуги за
водење на кампот како што се: вода, електрична енергија, транспорт,
канализација, трошоци за управување со отпад, основно образование, итн.

Во последните неколку години, довербата на јавноста кон полицјата
на главниот град е во опаѓање. Граѓаните сметаат дека
има намалување на заштитата и безбедноста и некои области на градот 
станале доста опасни за јавноста. 

Друг проблем е недостаток на дисциплина во контролата на сообраќајот.

Полицајците се обвинети дека несоодветно се занимаваат со брзото
возење или казните за паркирање во забранетите области. Началникот на
полицијата во Оротавија е назначен директно од страна на градоначалникот 
врз основа на посебни права доделени од
страна на Министерството за внатрешни работи. Оправдувањето
на Министерството е тоа што градоначалникот е непартиска личност, па
поставувањето на шефот на полицијата во главниот град гарантира
непристрасна и политички неутрална полициска сила.

Има многу различни, неповрзани, ИТ системи кои ги поддржуваат активностите

на Оротавија. Во голема мера овие системи се наследени од минатото и
многу од овие системи се засновани на старомодна технологија. Иако се
развивани и се менувани со текот на годините, има итна потреба за реформа
на ИТ системите со цел да се направат трансакциите посигурни и поефикасни.

Планирање на ангажманот за внатрешна ревизија

Од превземањето на својата нова улога пред 6 месеци, една од клучните

активности преземени одстранана г-дин Свето, раководителот на секторот за
внатрешна ревизија, е развојна стратегија базирана на ризци и процес на
годишно планирање.

Ова се покажа како задача која одзема многу време. Оратовија нема политика

за управување со ризици која би ги  оценувала ризиците на
општината за постигнување на своите цели. Г-дин Свето требада го искористи
своето професионално расудување за утврдување на ризиците во рамките на
организацијата. Понатаму, г-дин Свето не можеше да најде добро
документиран стратешки и годишен план во дадотеките на
изминатата внатрешна ревизија. Тој свика состанок со персоналот за да
разговара за тековниот процес на планирање и следниве информации
му се достапни на г-дин Свето за време на неговите дискусии:
 

Систем на платен паркинг

 Со цел да се генерираат дополнителни приходи, Оратовија одлучи да воведе

еден нов систем на задолжително плаќање паркинг во неколку зони на главниот
град. Платениот паркинг ќе се применува првично само во центарот на
главниот град, а потоа ќе се прошири во иднина. Чекор-по- чекор пристапот
за спроведување беше употребен за да се избегне големо незадоволство меѓу
жителите на градот. Воведување на зони за платени паркинг бара големи
капитални инвестиции во соодветна опрема -вклучувајќи паркинг машини и
вработување на паркинг контролори, но, сеуште не е одлучено како да
се финансира системот (лизинг, купување на опрема, итн.).

Инвестицијата на недвижности, постројки и

опрема,  во нови техничкa ИТопрема e планирана врз
основа на анализа подготвена од страна на градот.
Повраток на инвестицијата се пресметува врз основа на
проектираните приходи и трошоци на новиот проект. Предлогот изгледа многу 
привлечен на хартија и беше донесена одлука да се оди напред со еден тендер
кој е меѓународно конкурентен  за стекнување на нова паркинг техничка и ИТ
инфраструктура.
 

Криза за бегалци

 Многу бегалци, кои сакаат да поминат преку Рамовиа, но им беше забранет

пристап до соседните земји од административни или други причини остануваат
во Рамовиа. Владата на Рамовиа создаде неколку транзитни кампови за
бегалци, вклучувајќи еден во Оротавија.

Поголемиот дел од трошоците за водење на бегалскиот камп се покриени од

страна на централната власт, но во главниот град мораат да се справат со
зголемувањето на трошоците за комунални услуги за водење на кампот: вода,
електрична енергија, транспорт, канализација, трошоците за управување со
отпад, основно образование, медицински услуги, итн. Како што ситуацијата
со буџетите на централна влада на Рамовиа и на Оротавија се многу тешки,
централната влада на Рамовиа има барање до институции на Европската унија
(ЕУ) за средства директно насочени кон одржување на бегалските кампови.
Институциите на ЕУ се согласија да обезбедат грант од 250.000 евра со кои ќе
се финансираат посебните потреби на бегалски камп во Оротавија. Бидејќи
Рамовиа е надвор од европскиот единствен пазар, институциите на ЕУ побараа
спроведување на одредени процедури и политики за зајакнување на системот
на внатрешна контрола за управување на јавните финансии во главниот град
Оротавија.
Грантот ги покрива следниве трошоци: 

(i) трошоците за комунални услуги за водење на кампот - вода,

електрична енергија, транспорт, канализација, трошоците за
управување со отпад; 

(ii) храна и пијалоци за бегалците;

(iii)  шатори, душеци, јоргани, килими; 

(iv) облека и играчки за деца; 

(v) обуки за основни вештини - шиење, готвење и сл .; 

(vi)  основно образование за деца.

Дел од буџетот е истотака наменет за мали поправки, одржување на
патиштата, и одржување на оградата.

Грантот е раководен од страна на секторот за сметководство на Оротавија, кои

мора да се осигураат дека  строгиот систем на интерни контроли за
трошењето на средствата се спроведува во согласност со донатороските 
барања 

Сите документи за набавки  мора да бидат регистрирани во регистар на влезни

документи. Сите плаќања за набавките мора да бидат врз основа на документи
поврзани со набавката (фактури/договори за набавка, итн.). Сите документи за
набавка морада бидат физички одобрени (потпишани и со датум) од
страна на поединецот одговорен за нарачување на стоки или услуги, или од тој
што преговара за условите за набавка на услугите/стоките за испораката. Исто
така треба да бидат потпишани од соодветниот директор или заменик-
директор на соодветниот оддел за нарачки. 

Физичките исплати морада бидат одобрени во банкарскиот систем од
страна на директорот или на заменик директор на релевантниот оддел за
набавки, од страна на сметководител кој го правел плаќањето (од секторот за
сметководство) и од страна на директорот и заменик-директорот на секторот за
сметководство.

За набавки поголеми од 5000 евра, потребно е да се организира аукција со

најмалку 3 независни снабдувачи. За набавки поголеми од 5.000 евра потребно
е да се потпише договор за набавка како основа за трансакцијата и
фактурата. Европските донатори бараат периодични извештаи за трошење со
кратко објаснување на што средства се потрошени по категории на трошоци
и обезбедување на кратка проценка на трошоци за следниот период. 

Овие дополнителни барања на европските донатори, ги зголемуваат

административните трошоци на главниот град а дополнителните процедури ги
комплицираат процесите на одобрување и известување. За да се одговори на
овие прашања, главниот град вработува дополнителен сметководител за
поддршка на постоечките вработени, трошоците за вработување на дополнител
ното лице (платите, социјалните давачки, итн) се покриени од страна на
европските фондови.

Јавно приватно партнерство (ЈПП)

Главниот град се наоѓа на двете страни на најголемата река во земјата –
Вијанка. Има само два мостови за поврзување на двата брегови на двете
страни на реката. Поради метежот во центарот на градот и зголемувањето на
сообраќајот, градот има одлучено дека е дојдено вистинското време за да се
изгради третиот мост.

Во постојната фискални клима Оратовија неможе да ги финансира големите

капитални инвестиции со користење на интерно генерирани фондови.
Градоначалникот затоа предлага воспоставување на јавно приватно 
партнерство (ЈПП), за да се постигне изградба на мостот. Концептот е
релативно нов во земјата и Советот на
градот нема искуство со ЈПП и со елементите од овој тип на
договор. Градоначалникот ја промовира употребата на ЈПП , бидејќи:
 градот ќе има корист веднаш од имањето на нов мост;
 ЈПП проектите се користат ширум светот; 
 агенциите и институциите за финансиски развој ги промовираат
овие решенија, како алтернатива за
регионите и заедниците со мал пристап до финансии.

Концептот е изградбата на новиот мост да биде финансиран од страна на

приватен инвеститор кој потоа ќе управува со новиот мост преку собирање
на мала патарина од корисниците, за одреден број на години.
Градоначалникот побара физибилити студија и проекција на буџетот да бидат
подготвени од страна на секторот за буџетирање на општината, а формиран е
и посебен тим под на раководство на градоначалникот вклучувајќи ги и
претставниците на избраните сектори од Оротавија:

- секторот за буџетирање,

- секторот за финансии,

- секторот за управување со средства и 

- секторот за планирање на инвестиции.

 

Планирана посета на претставници од институциите на ЕУ

 Министерот за развој на Рамовиа е домаќин на посета од страна на ЕУ
институции кои се заинтересирани да дадат своја поддршка во развојот на
земјата преку (ко)финансирање на некои пилот програми во Оротавија.
Атмосферата во општината е доста напната, бидејќи градоначалникот врши 
притисок на директорите на секторите во главниот град за да биде сигурен
дека потенцијалните проекти се презентирани во добро светло на Европската 
делегација. Многу работи се во тек за да се развјат проекти кои ќе се
презентираат на ЕУ институциите кои се релевантни, особено во областите кои
се историски занемарени со оглед на ограничените буџетски средства.

Планирано е Европската делегација да ги посети избраните училишта, детски

градинки, универзитетот, и една од најголемите и најсовремени
болници во главниот град. Предложените проекти вклучуваат:
 Целосно реновирање на внатрешноста на 10 градинки, вклучително и
замена на инженеринг и инфраструктура за домаќинства. Понатаму 10
градинки, кои не бараат големо реновирање, ќе добијат нови игралишта.
 Поддршка з подобрена стоматолошка хигиена на ученици од основните
училишта и финансирање на едногодишна програма за обезбедување 
флуоризација во сите основни училишта во Оротавија.
 Изградба на нови спортски објекти во две избрани средни училишта – да
се изгради комплетно нови спортски сали во тие училишта.
 Опремување на универзитетски библиотеки со модерна ИТ 
инфраструктура (компјутери, ИТ мрежа, безжичен интернет пристап за 
корисниците на на библиотеката) и да се купат странски книги и да се плаќа за
претплата на избраните релевантни списанија и весници.
 Предложениот проектот за главната болница во Оратовија вклучува три
главни пилот активности:
(i) набавка на CTR опрема (вклучувајќиги и трошоците за сервисирање на
опремата за 3 години);
(ii) испраќање на избраниот тим на лекари во една од
водечките универзитетски болници во Швајцарија за да ги обучуваат за
најновите методи за поставување на вештачко колено и замена на колк; и
(iii) мерки за преземање на превентивни активности против појава на
бактерии (сепса).

Градоначалникот ги одобрил сите предложени проекти за презентација на

делегација за време на нивната посета. Тој се надева дека воспоставената
соработка со бегалскиот камп ќе биде добра почетна точка за иднина соработка
и на други проекти. Исходот на на посетата останува да се види.
 

Голема реформа на ИТ системите и инфраструктурата

 Голема реформа на ИТ инфраструктурата на главниот град е во тек. Посебен

тим беше организиран пред неколку месеци под раководството на директорот
на ИТсекторот со директен надзор на градоначалникот. 
Главната цел на тимот беше:
(i) да ги преземе активностите на сите ИТ системи во моментов кои се
во употреба; 
 (ii) да оцени дали секој систем требада биде понатаму развиен,
укинат или заменет со нови консолидирани решенија; 
(iii)  развивање стратегија за ИТ.

Експертизата и знаењето на независниот ИТ консултант ќе се искористи за
спроведување на оваа активност. 

Г-дин Плачета, основач и менаџер сопствена ИТ развојна компанија -

"Професионални ИТ решенија", беше избран преку тендер.

Тимот утврди дека општината користи повеќе од 20 различни ИТ програмски

решенија. Различни јавни институции користат различни програми за
извршување на истата функција. Различни системи се користат за внатрешни
цели (на пример, сметководствена програма, програма за плати, програма за
управување на фиксни средства и пресметка на амортизација, неколку
различни програми за управување со складиштата (една се користи од
страна на администрацијата на Оротавија), различни решенија се користат за
управување со отпадот, вода, јавен превоз, итн.). Спектар на други системи
се користат за целите на активностите и функциите
на градот (например, различни платежна системи се користат од страна
на секторите за комунални услуги). Г-дин Плачета соработува со тимот за ИТ и
помага со проценката на тековните ИТ перспективи и е вклучен во пишувањето
на ИТ стратегијата за во иднина.

Многу компании и ИТ консултанти се заинтересирани да бидат вклучени во
проектот. Главниот град доби понуди од повеќе од 10 помали локални компании
и поголем ИТ консултанти. Повеќето понудувачи имаат искуство во работењето
на ИТ во јавниот сектор. Немаше материјални разлики во
финансиските понуди.Тимот, под силното влијание на градоначалникот, одлучи 
дека "ќе биде подобро ако се избере некој со добар познавање и разбирање на
локалниот ИТ пазар и локалните потреби, барања и ограничувања". 
Во текот на претходните 3 години компанијата на Г-дин Плачета разви или
беше вклучена во надградба на три ИТ системи кои се користат од
страна на главниот град и тоа помогна во постапката на избор. Она што, исто
така, помогна беше перцепцијата на г-дин Плачета како филантроп кој е
вклучен во животот на локалната заедница (неговата ИТкомпанија неодамна
спонзорираше патување во странство за студентите на едно приватно
училиште во Оратовија). 
Се чини дека не беше спомнато, или дека има влијание на одлуката, дека двете
деца на г-дин Плачета го посетуваат ова училиште, исто како и двете деца на г-
дин Биг кои беа на патувањето.

Главниот град неодамна започна со проектот консолидација на банкарските

услуги, намалување набројот на банкарски сметки и банките кои се користат,
и како на резултат на тоа, исто така, се консолидираат ИТ банкарските
решенија. Оротавија одлучи дека сите банкарски трансакции кои се базирани
на хартија треба да бидат елиминирани. 
Тим одговорен за оценка на тековните
банкарски понуди и за преговарање на условите беше основан од вработените 
во секторот за финансии. Тимот е раководен од страна на директорот на
секторот за финансии со директен надзор на на градоначалникот и еден од
неговите заменици, г-ѓа Галуша.

Процесот на консолидирање на банкарските услуги е сеуште во тек и конечниот

исход се уште не се знае. Безброј и повторувачки средби со претставници на
банките се јасни знаци за тимот дека менаџментот е во преговори
за најдобар договор за градот. Резултатите од состаноците треба да се чуваат
во тајност, со цел информации да не излегуваат во јавноста со детали
од преговорите. Затоа на членовите на тимот не им е
дозволено да присуствуваат. Како и да е, членовите на работната група се
воодушевени кога ја гледаат длабоката посветеност на раководството 
за намалување на трошоците (како монетарни, така и оперативни) 
со извршување на помалку банкарски услуги.
 

Подобрување на туристичката понуда на Оротавија

Со цел да привлече повеќе посетители, како странски, така и граѓани на

Рамовиа, главниот град размислува да спроведе неколку проекти што ќе
ја подобрат привлечноста на градот и се надеваат дека ќе донесат многу нови
посетители. Локалниот данок за туристи во моментов обезбедува само
еден мал дел од приходите на главниот град, но во план е да се зголеми бројот
на посетители и со тоа да се зголемат приходите. 
Секој турист плаќа1 евро за секоја ноќ помината во хотел во Рамовиа. 
Данокот се собира од хотели, пансиони, кревет и појадок, хостели, младински
хостели, итн. и се дистрибуира до локалните власти. 
Собирањето на данок е несовршено, но Оротавија работи на начините за 
зајакнување на ова контрола.
Градот има избрано неколку проекти за подобрување на атрактивноста. Една 
од нив е елиминација на сообраќајот на возила од клучните историски улици на
Оротавија и воведување на пешачки зони. Концептот беше претставен на
градскиот совет и беше одобрен во еден транспарентен процес со гласање.
Предложените измени на градската транспортна мрежа се објавени за јавноста
преку локалните медиуми, со краток рок за имплементација од 2 месеци од
денот на одобрување. 
Новата пешачка зона вклучува две големи историски улици, кои се популарни
за шопинг. Сопствениците на локалните продавници веднаш протестираа
против предлогот. Тие тврдат дека отстранување на сообраќај ќе ги
обесхрабри купувачи од посета на овие традиционални
шопинг области бидејќи нема да можат да ги користат своите автомобили во
центарот тие ќе ги посетуваат шопинг центрите кои се лоцирани на
периферијата на градот, во сопственост на големите мултинационални
малопродажни синџири. 
Ова нема да биде добро за локалната економија и може да ги оштети 
бизнисите на семејствата сопственици на продавници во центарот, кои со
децении претставуваат главн извор на приходи за многу семејства. 
Сопствениците на локалните продавници тврдат дека шопинг центрите се
тие кои ќе имаат корист од промените и тие се ослободени
од многу локални даноци со години како резултат на договорите за
инвестирање со главниот град. 
Сопствениците на локалните продавници протестираа дека одлуката за
пешачки зони беше донесена без никакви консултации со локалната заедница,
кои можби имаат идеи за решенија корисни за главниот
град и дека временската рамка за имплементација на пешачката зона беше
многу кратка.

Сопствениците на мали продавници  од погодената област создадоа

организација - "Унија на сопствениците на фамилијарни продавници на
Оротавија", се собраа луѓе кои се заинтересирани за водење на оваа статус кво
состојба и протестираа пред градското собрание. Како на резултат на тоа,
градските претставници започна преговори со нивната трговска организација.

Едно договорено решение беше да се обезбеди нов паркинг во близина на

пешачката зона, кој ќе го подобри шопинг искуството по
спроведувањето на пешачката зона. Средства за изградба на новиот паркинг се
доделени од централната власт , за да се смират лутите граѓани на Оратвија.
Целосно нов, неколку спрата висок (вклучувајќи и подземно ниво) паркинг
зградата се гради во центарот на главниот град, зад планираната пешачка
зона. Градежните работници започнаа со работа минатата недела и го
подготвуваат земјиштето за поставување на основата. 

За време на подготвителните активности работниците открија остатоци

од стари ѕидови под земја, кои би можеле да бидат остатоци од стари
историски објекти. Тие престанаа да копаат и управителите на
градежната компанија ги известија властите за откритието. 

Археолошки тим од Универзитетот на Оротавија испита и потврди дека
остатоците се од историско значење. 

Работата е сеуште во тек, но првите заклучоци укажуваат на откривањето

на една стара трговска куќа од 16 от век со некои интересни артефакти: предме
ти направени од стакло, порцелан, па дури и некои вредни монети
и парчиња на накит.

Тековната временска рамка на археолошките работи сеуште е непозната, како

што е и нејзиното влијание врз изградбата на планираниот нов паркинг објект.

Управување со зимските снежни врнежи

Голем проблем во Оротавија е управување на зимскиот снег и како да се
подобри расчистувањето на улиците. 
Зимите во Оратовија се кратки , но можеда бидат тешки. 
Со оглед на релативно кратко времетраење на врнежите од снег, не е 
економски оправдано главниот град да купи опрема за расчистување на
снег. Алтернативни решенија беа користени, но никогаш не беа ефикасни.
Секоја година проблемите со обилните снежни врнежи предизвикуваат хаос во
градот, што ги погодува неговите жители. Транспортниот систем не
работи правилно во текот на овие периоди на силни снежни врнежи,
предизвикувајќи сериозни економски проблеми. Како резултат на климатските
промени, зимите во главниот град се во траење од една-две недели подолго
од оние во 70-тите и 80-тите години и тие се се повеќе сериозни.
Градот работи на алтернативни решенија за расчистување на улиците во зима 
без да има потреба да инвестираат во опрема. Една од идеите е услугите да ги
извршуваат приватни компании. Сепак, во моментов нема компании во
Оратовија со потребната опрема. Другата идеја е заеднички да ја користат
постоечката опрема која, иако не е специјално дизајнирана за расчистување на
снегот од улиците, може да се користи по неклку мали и евтини модификации.
Овој предлог беше даден од страна на асоцијацијата на локалните земјоделци
и е одобрена од страна на Оротавија. 
Заедницата на земјоделците од околните села и фармите ќе обезбедат услуги
за расчистување на снегот и за возврат локалните земјоделци ќе добијат
дополнителен извор на приходи во текот на сезоните кога тие неможат да
работат на полињата. Тие нема да се вработени на полно работно време во
општината, но ќе им се плаќа само за часовите кога
всушност работеле (фиксен надомест на час). 
Постоечките трактори на земјоделците и другите транспортни возила 
релативно лесно се модифицираат за отстранување на снег. 
Се проценува дека трошоците за инсталирање на овие дополнителни парчиња 
на опрема ќе се помеѓу 2.000 и 4.000 евра во локална валута и се на
товар на земјоделците. Бидејќи тоа е значителен износ за многу од нив,
главниот град преговараше со една од државните банки и договорија
еден корисен договор. На земјоделците ќе бидат доделени пониски каматни
стапки од тие на пазарот за кредити со рок на отплата од 4-6 години,
од вредноста на опремата, гарантирани од страна на главниот град. Заемите ќе
бидат вратени од приходите за отстранување на снег. Врз основа на
условите од последните 3 зими,  се проценува дека кредитите треба
да бидат вратени во целост во рок од 3-4 години (земајќи ги во предвид
сите проценети трошоци, вклучувајќи ги и одржување, технички прегледи, итн.).
Сепак, временските услови се непредвидливи - има шанси и за поблаги
временски услови.
 

Задачи:

За задачите подолу, користете го Дел II – обрасци за документација и примери:

(i) Користејќи го образец 1, документирајте го разбирањето на вашиот тим
за ризиците и за поврзаните области / процеси на кои треба да им се изврши
ревизија.     
(ii) Користејќи го образец 2, развијте детална програма за внатрешна ревизија
за следните процеси: 
- Финансии,
-  Управување со средства, 
- набавки,
- договори,
- човечки ресурси, 
- генерални контроли на ИТ   

Извршување на ангажманот за внатрешна ревизија

Преку истражување и инспекциски процедури ќе се запознаете со процесите и
системите на главниот град, како што се опишани во следните делови.
 

Финансии

 Секторот за финансии на Оротавија се занимава со прашања кои се

однесуваат на менаџмент на финансиите, банкарство (рачно и електронсо),
сметководство (книжење на дополнувања и отстранување на фиксни средства,
пресметување на амортизацијата, пресметка на платите, книжење на други
трансакции – вклучувајќи ситни пари, сметководствени проценки, промени на
сметководствените политики и политиките за известување засновани
врз промените во законодавството и регулаторното опкружување), 
финансиското и друго известување (задолжително со закон и што се бара со
други прописи) и управување со протокот на пари. Секторот исто така се
занимава со годишниот буџетски процес и се вклучени во сите прашања за
управивање со средства на главниот град. 
Улогите и одговорностите на персоналот  во секторот за
финансии  се јасно дефинирани и се поддржани во систематизацијата за опис
на работните места. Поради релативно голема тимска работа во овој
сектор, можно е да се постигне соодветна поделба на должностите. 
За време на отсуствата на персоналот, како што се одмори, системот дава
пристап на друг вработен за да го замени, но тоа е само привремено и
привремениот пристап е доделен врз основа на формално барање
на раководителот на секторот за финансии (или неговиот заменик). Ова исто
така важи и за овластување за трансакции и извршување на плаќања. Постојат
утврдени ограничувања во рамките на секторот за финансии за плаќање на
трансакции.
На службеници им е дозволено да направат исплати за трансакции кои
не надминуваат вредност од 50 евра ако фактурата е одобрена од страна
на релевантниот персонал на секторот.
Фактурите со вредност помеѓу 50 – 1000 евра мора да бидат дополнително 
одобрени од страна на раководителот на секторот за финансии
или неговиот заменик. Овие фактури мора, исто така, да се одобрени од страна
на релевантниот персонал од одделот на кој што се однесуваат фактурите.
Фактурите со вредност над 1000 евра мора да бидат дополнително одобрени
од страна на градоначалникот или еден од неговите заменици. Повторно, овие
фактури мора да бидат одобрени пред уплатата.

Секторот за финансии во моментов го води процесот на модернизирање и

рационализирање на банкарските услуги кои се користат од страна на главниот
град. Капацитетот на секторот за финансии сеуште е во развој да се справи со
повеќе комплексни финансиски прашања како што се прашањата на општински
обврзници, управување со готови пари, фискална дисциплина на планирање на
расходите и приходите, итн. 

Иако капацитетот е подобрен во изминатите 3 години, секторот за финансии 

сеуште има висока стапка на флуктуација на персоналот. Во
моментов, секторот за финансии се состои од 8 луѓе, плус раководителот,
кој известува директно на градоначалникот на Оротавија и на неговите двајца
заменици.

Секторот за финансии иницира адхок средби со клучниот персонал, вклучувајќи

го и градоначалникот, ако има поголеми проблеми да се дискутираат 
или доколку има индикации за отстапувањата од буџетот. Истотака, имаат и
формални состаноци организирани секој квартал со клучниот персонал со цел
да се разговара за ефикасноста на индикаторите и реализацијата  на буџетот.
Секторот за финансии управуваше со процесот на издавање на обврзници
минатата година. Тие беа привите општински обврзници издадени од страна на
Оротавија, и 55% од понудените обврзници беа купени. На процесот се гледа
како на добар почетен чекор за да се развие пазарот за овој тип на
финансирање во годините кои следуваат. Средства генерирани преку
обврзници се користат за финансирање на главниот град и инвестициите
потребни на градот. Секторот за финансии нема вештини за вреднување
и соодветно следење на добивки и загуби од издадените обврзници и тие
сметаат на експертизата на секторот за внатрешна ревизија за насоки во овие
посложени области.

При прегледувањето на ситните пари и патните трошоци, ревизорскиот тим

откри дека некои трошоци поврзани со службени патувања за посета на
бегалски камп во соседната земја, се подмирени во готово. Донаторите на
финансии изјавија дека ниедни трошоци поврзани за бизнис патувања нема
да бидат покриени од грантот. Во трошоците вклучени се и дневниците.

Главниот град има многу банкарски сметки во различни банки и има дозволени

пречекорувања во неколку банки кои се користат за да се исполни
побарувачката за средства во случаи на недостаток. Некои банки користат
електронско банкарство, некои не. Некои банкарски извештаи се достапни на
интернет, другите се испраќаат по пошта до секторот за финансии на главниот
град еднаш неделно или тие се собрани од банките од страна на овластен
поединец (и) од секторот за финансии. Секторот за финансии ќе го води
процесот на модернизација и рационализација на банкарските услуги кои се
користат од страна на главниот град.
Клучни контроли на секторот за финансии вклучуваат:
 Соодветно сегрегација на должности во секторот за финансии
 Привремено заменети права за пристап се засноваат на формални
барања. Истото се однесува на одобрување на трансакции и правење на
плаќања.
 Ограничувања за плаќања се воведени (службениците до 50 евра;
службениците и раководителот на секторот за финансии или неговиот
заменик помеѓу 50 – 1000 евра; и службениците и раководител на секторот за
финансии или неговиот заменик или градоначалникот за плаќања над 1000
евра)
 Верификација на овластувањата за трошоци од раководителите
на секторите, проверка на фактурите за соодветно овластување.
 Следење на клучните перформансни индикатори и реализацијата на
буџетот.
 Одобрувањето и исплатата на надоместоците за службени патувања.
 

Управување со средства

 Секторот за управување со средства има голема улога кога се планираат

големи проекти кои се однесуваат на средствата на главниот град – како што е
реновирање. Секторот се состои од 5 вработени со полно работно
време - луѓе со техничка позадина, најчесто инженери, предводена од
страна на раководителот на секторот. Секторот соработува
со адхок надворешни консултанти со одредени специјалности зависно од
потребата, со надоместок на дневна основа. 
Секторот за управување со средства ја води целокупнта документација на
постоечките средства на главниот град во регистар на средства. Секторот за
управување со средства  периодично ги прегледува стапките за
амортизација кои се користат од страна на општината и
прават проценки за стапката на амортизација на новите средства.
Членови на тимот се одговорни за спроведување на периодични физички 
проверки на средствата и се вклучени во проектите кои влијаат на средства
на главниот град. Тимовите од другите сектори  (на пример набавки,
финансии, буџетирање), често практикуваат да соработуваат со секторот за
управување со средства за различни проекти.

Во моментов постојат два големи проекти од областа на секторот за

управување со средства:

- изградба на третиот мост во главниот град; и 

- воведување на систем на платен паркинг. 

Мостот ќе биде изграден со користење на ЈПП, со тоа што приватниот партнер
ќе ја финансира изградбата на објектот. Воведување на систем на платен
паркинг ќе бара инвестиции во соодветна опрема, како и вработување
на паркинг контролори. Проектот ќе биде финансиран од страна на главниот
град со сопствени ресурси, но сеуште не е одлучено дали тоа ќе биде 
преку лизинг, капитални инвестиции (набавка на опрема), или
со други средства.

Направените трошоци за подготовка на проектите (на пример, физибилити

студија, плати и други трошоци) се евидентирани во сметководствениот
систем за да се вклучат во вредноста на проектот. Сепак, во моментов не
е јасно дали сите овие трошоци би можеле да се капитализираат. Почетните
контроли на процесите веќе идентификуваа трошоци кои беа книжени на
погрешни конта во сметководствениот софтвер.
Клучните контроли на управувањето со средства вклучуваат:
 Секторот за управување со средства чува евиденција и документација
на постојните средства на главниот град (регистар на средства)
 Спроведување на периодична физичка верификација (попис)
на средствата запишани во регистарот на средства. Секоја варијација која
се идентификува е евидентирана веднаш.
 Идентификација на состојбата на средствата е спроведена за време
на физички попис и предлозите за отписи од регистарот се документирани.
 Секторот за управување со средства периодично ги разгледува стапките
на амортизација кои се користат и доделува нови стапки на
амортизација за новите средства.
 

Набавки и склучување договори

Процесот на набавки во Оротавија е обично тимска работа, вклучувајќи

ги претставниците на сите релевантни институции на главниот град. Овие
тимови се справуваат со специфични набавки ако вкупната вредност
на инвестицијата надминува10.000 евра. Процесот на набавка за инвестиции
под оваа вредност е извршен од страна на релевантните
сектори (т.е. на секторот кој ќе биде на примачот на на стоките или услугите).
За сите набавки, најмалку три конкурентски понуди требада бидат добиени и
кога се оценуваат се земаат во предвид елементи како што се: цената, услови
на плаќање, угледот или искуство на добавувачот, проценка на претходната
соработка со добавувачите, итн. Во такви случаи избор на добавувачот е
предложен од страна на релевантниот сектор и изборот мора да биде
одобрен од страна на раководителот на секторот и од страна на
градоначалникот или еден од неговите заменици. 
За набавки кои надминуваат 10,000 евра потребно е да се создаде посебен тим
за набавка. 
Главниот град нема ИТ решение за управување со одобрувањето на набавки и
истото се врши на хартија.
Влегување во обврски преку договори ги вклучува клучните претставници
на главниот град. Договорите се договараат во согласност со условите
утврдени во избор на набавки и сите договори се разгледуваат од
страна на адвокатите на главниот град. Договорите се потпишани од страна
на соодветните претставници на Оротавија и слични услови за вредност се
применуваат како и за набавки: 

- договори со вредност поголемаод 10.000 евра се потпишуваат од
страна на раководителот на секторот кој е задолжен за набавката
и од градоначалникот или заменик- градоначалникот (одобрување на
хартија);

- договори со вредност под 10.000 евра се потпишуваат од страна на

раководителот на секторот (одобрување на хартија). Сите услови
на договорот се разгледани и одобрени од адвокатите на Оротавија и од
страна на секторот за финансии за потенцијален ризик од кршење
на законите или прописите, или за потенцијалните скриени  правни
ризици

Тим од внатрешни ревизори ги  испитуваа процесите на набавките за новиот

платен паркинг систем и склучувањето на договор со една приватна компанија
за изградба на 3-тиот мост преку јавно-приватно партнерство.

Со цел да се избере најдобриот снабдувач на опрема и да се воспостават фер

процедури за наддавање, нов тим беше формиран и предводен од
градоначалникот на Оротавија и претставници на секторот за
буџетирање, секторот за управување со средства и одржување и секторот за
планирање на инвестиции на Оротавија. 

Делегација од главниот град посетила еден релевантен трговски саем

во Франкфурт, Германија, за да направи истражување и да ги поттикнат
производителите на паркинг машини да учествуваат во меѓународниот процес
на наддавање. Градоначалникот и двајца претставници од сектори (директори и
/ или заменик- директори) учествуваа во еднонеделно бизнис патување.

По враќањето од патувањето, тимот изготви критериуми за избор при процесот

на наддавање, кој првично ја вклучува: 

- цената на опремата, 

- трошоци за одржување на опремата, 

- времетраење и услови на техничка поддршка, 

- услови за гаранција на опремата и 

- едноставноста на паркинг машините.

После презентацијата и дискусијата за критериумите за избор помеѓу тимот,

еден дополнителен критериум беше вклучен, врз основа на предлог
од градоначалникот. Овие критериуми ја вклучуваат важноста екранот на
машините да бидат во боја и на допир, а не само со копчиња. Оправдувањето
на градоначалникот за потребата за оваа функција е дека процесот на плаќање
ќе се олесни за луѓето кои не се навикнати да користат апарат за паркирање. 

Предлогот на градоначалникот беше прифатен од страна на работната

група и критериумите за избор се ажурираа соодветно со додавање на 
критериумите "колор екран на допир".
Процесот на наддавање беше најавен со датум на отворање и затворање.
Критериумите за избор беа јавно објавени, но процентот на влијание на секој
конкретен критериуми на вкупниот резултат беше чуван во тајност од јавноста и
понудувачите. 
Временската рамка за наддавање траеше една недела, а понудите беа
добиени во затворени пликови. Тимот ги анализираше резултатите и излезе
дека германска компанија победи бидејки понуди технички
напредни модели, со екран со висока резолуција во боја и на допир. 
Условите на гаранцијата беа слични како на другите понудувачи, но цената на
опремата и трошоците за одржување беа 60% повисоки од цените
на најевтиниот понудувач и 20% повисоки отколку цената на втората најскапа 
опрема.

Договор беше потпишан за купување на 40 единици, во комбинација

со задолжително одржување кое ќе се врши од страна на добавувачот во
временската рамка на гаранцијата на опремата од 3 години.

Правниот сектор неодамна беше многу зафатен бидејќи беа вклучени во

преговорите за еден голем договор за ЈПП за финансирање на изградбата на
новиот мост во главниот град. По подготовителната фаза (на пример
дефинирањето на локација и архитектонскиот дизајн на мостот), главниот град
покани компании официјално да ги покажат својот интерес за инвестирање
преку еден проект на ЈПП. Процесот беше неуспешен, без ниту една компанја
да изрази интерес да учествува. Главната причина која е наведена е
дека градот и земјата немаат искуство во овој тип на проекти, кој е релативно
голем во обем и во вредност. Истотака, беше изјавено дека претпоставките на
инвестицијата и проекциите за приходи се склони на грешки и крајниот
исход е апсолутно нејасен. Проектот се чинеше дека е
пропаднат, додека претставниците на Министерството за развој не започна
охрабрувачки разговори со инвестициската банка ‘’Богати Браќа’’. Некои услови
на проектот мораше да бидат изменети од странана Оротавија. 

Времетраењето на ЈПП, првично планирано за 20 години под

претпоставка дека ќе имаше breakeven по 15 години,
мораше да биде продолжено, на пример,  ‘’Богати Браќа’’ да стекнат
право да работат на програмата 30 години пред правата и обврските да се
вратат на Оротавија. Договорот утврди придржување на архитектонските и
техничките спецификации, но не наметна никаков задолжителен финансиски
товар за прилагодувања направени за да се овозможи мостот да има
трамвајска инфраструктура. Ваквите одлуки ќе треба да се направат со 
взаемна согласност од двете страни, Оротавија и ‘’Богати Браќа’’. 

Со оглед на тоа што Министерството за развој имаше улога во обезбедувањето

на компанијата, заменик- министерот го потпиша договорот.

Тековните големи реформи на ИТ инфраструктура на главниот град се

раководени од страна на независен ИТ консултант, г-дин Плачета, избран
преку тендер. Г-дин Плачета, основач и менаџер на неговата сопствена ИТ
развој на компанијата - "Професионална ИТ решенија", работи со ИТ тимот за
да им помогне во проценката на тековната ИТ перспектива и е вклучен
во пишувањето на ИТ стратегија за во иднина.
Клучните контроли на постапките за набавки и договори вклучуваат:
 Предефиниран процес кој бара најмалку три конкурентски понуди за сите 
селекции.

 Консултации со адвокатите и сите релевантни сектори во општината

(вклучително и задолжително со секторот за финансии),
 Формални процеси за одобрување:
o Набавки и договори под 10.000 евра барат овластување од
раководителот на секторот и од градоначалникот или еден од неговите
заменици
o За набавки и договори кои надминуваат 10.000 евра се променува
истото плус се формира посебен тим за набавки.
 

Човечки ресурси

 Најголем број од персоналот на општината Оротавија е од

поддржувачите или членови на семејството и пријатели на челниците на
владејачката партија - Лига за просперитет на граѓаните. Секторот
за човечки ресурси во Оротавија е одговорен за вработување, обука и развој 
на персоналот на главниот град и некои од нејзините поврзани институции, на
пример, канцеларија за издавање лични карти, паркинг контролорите на градот
и општинската полиција.
Компанијата за јавниот градски превоз, комуналните претпријатија и повеќето
училишта и градските болници имаат сопствени сектори за човечки ресурси.

Раководителите на секторите имаат најдобро разбирање на обемот на работа

и идните промени во нивните единици, кои бараат нови вработувања. 

Раководителите на секторите бараат вработување на нов персонал кога е

потребно, го информираат секторот за човечки ресурси за улогата и
одговорностите на новите вработени. Секторот за човечки ресурси подготвува
детален документ со спектар на надлежности, ги опишува очекувања од
кандидатите (вклучувајќи ги условите за формалното образование) и ги
опишува условите на вработување. Овој сет на документи е испратен назад
до раководителите на сеторите за конечн преглед. Раководителите на
секторите ги ажурираат документите ако е потребно (и ги испраќаат назад на
секторот за човечки ресурси за промени). Ако нема понатамошни промени,
раководителите на секторите одобруваат и секторот
за човечкиресурси бара одобрување за новата позиција од градоначалникот
(или неговиот заменик ако градоначалникот е отсустен). Кога градоначалникот
(или заменикот) е задоволен со образложението добиено од раководителот на
секторот, тој го испраќа назад потпишаното барање до секторот за човечки
ресурси. Врзоснова на оваа формално одобрување, секторот за човечки
ресурси започнува со процесот на вработување: огласот за работа е објавен на
веб страната на Оротавија со јасни барања за работа,  очекувањата 
од кандидати  и крајниот рок за апликации. 

Информации во врска со очекуваната плата не се откриваат отворено на веб-

страна. Конечниот договор за работа е потпишан од стра на секторот
за човечки ресурси и раководителот на релевантниот сектор.

Многу од вработените се ангажирани на основа на краткорочни договори,

обновени многу пати. Овој пристап беше усвоен да за да се заштедат пари за
придонеси за овие вработени. Законот за вработување се менува во земјата и
бара вработување на полно работно време после 4 -то продолжување
на краткорочниот договор. Секторот за човечки ресурси и адвокатите во
моментов го истражуваат влијанието на законските промени на главниот
град. Три опции беа идентификувани: 

- да вработуваат нови луѓе на секои 6 месеци – со оваа опција 

трошоците за преквалификација на персоналот ќе станат  доста високи,
- да не се направи ништо и да се
продолжи со тековната практика - оваа опција е фаворизирана од
страна на градоначалникот, но спротивставени се од секторот за човечки
ресурси и адвокатите;
- да се разгледа отворањето на постојани позиции - оваа опција
се препорачува од страна на секторот за човечки
ресурси и адвокатите, но не и од градоначалникот.

Во минатата година, главниот град ангажирал неколку нови луѓе, вклучувајќи и
два во секторот за финансии, еден во ИТ секторот и еден во секторот за
управување со средства.

Друга важна улогата на секторот за човечки ресурси е планирање на развој и

кариера за вработените. Вработените на Оротавија имаат за право да ги
развијат своите технички вештини во согласност на план договорен со нивниот
менаџер. Овој план за развој се дискутира на годишните состаноци за
развој. Во текот на овие состаноци, перформансите на персоналот се
оценуваат и тие се охрабруваат да разговараат за развој на кариера
вклучувајќи ги и можните промени на нивните одговорности,
вклучувајќи промени на секторот кога можност или интерес се јавува.

Постои официјален кодекс на однесување со етички вредности, напишан пред
некое време и сеуште е во употреба. Кодот на однесување опишува неколку
етички дилеми и адресира прашања за корупција, измама, еднакви можности за
вработените, фер третман, и зајакнување на работната околина.
Клучните контроли на секторот за човечки ресурси вклучуваат:
 Секторот за човечки ресурси неможе да иницира потреба за нови
вработени (освен од својот сопствен оддел), раководителите на секторите
бараат нов кадар за вработување.
 Секторот за човечки ресурси не одлучува за условите на
договорот и работните обврски, но ги прочистува описите на одговорностите,
очекувањата (вклучувајќи ги и формалните барања за
образование), и условите за вработување. Раководителите на секторите ги
прегледуваат и ажурираат документите ако е потребно и ги испраќаат назад до
секторот за човечки ресурси за понатамошни промени.
 Независно одобрување на нови вработувања - одобрувања за нови пози
ции/замени од градоначалникот или неговиот заменик  (во отсуство на
градоначалникот).
 Градоначалникот (или заменик) испраќа потпишано барање до секторот
за човечки ресурси (одобрување на хартија).
 Конечниот договорт за работа со новите вработени е потпишан од страна
на секторот за човечки ресурси и раководителот на релевантните сектори.
 

Општи ИТ контроли

 ИТ единицата е одговорна за општи ИТ поврзани прашања на главниот град

(како што се модернизација и одржување на ИТ инфраструктурата, права за
пристап, периодични прегледи на овие права, и безбедноста и сигурноста на И
Т структурите) и за некои меѓусекторски функции во рамките на Оротавија (на
пример, обезбедување помош за време на одржување на сметководствени
софтвер, банкарски системи, итн).
ИТ тимот се состои од раководителот на секторот и 3 ИТ специјалисти.
Раководителот на ИТ единицата известува на раководителот на секторот
за финансии.
Еденицата за ИТ е одговорна за управување со пристапните права во
системите. Секој вработен со договор за вработување (со полно работно
време или со скратено работно време) во главниот град има специфичен
ИД со лозинка која овозможува пристап до мрежата. Има барање да се
менуваат лозинките на секои 90 дена и контролите во системот ги потсетува
корисниците да ја направат оваа промена. 
Некои вработени имаат пристап до друг специфичен софтвер во
согласност на нивната улога и функција во главниот град.
На пример, вработените од секторот за финансии имаат пристап
до сметководствениот софтвер, некои, исто така, имаат пристап до
банкарските платежни системи на различни банки.
Вработените во секторот за управување со средства имаат пристап само
за читање до регистарот на основни средства; секторот за човечки ресурси
има пристап до системот со платен список и базата на човечки ресурси, итн. 
Овие различни ИТсистеми развиени од различни компании барат поинакви ИД
и лозинки за пристап. 
Пристапот до банкарските системи е исто така ограничен на користење
на специфични банкарски безбедносни токени.

Одобренија за трансакции и договори, како и одобрување на прашања

поврзани со човечки ресурси сеуште не се дигитализирани и се се одобрува на
хартија.

Кодот на однесување е дискутиран во текот на ориентационата обука за сите

нови вработени и нивните потписи потврдуваат дека се согласуваат да го
почитуваат.

Се очекува дека внатрешните ревизори ќе ги пријават слабостите во системот и
ќе предложат подобрувања на постојните процедури и процеси.
Клучните контроли во рамките на општите ИТ контроли вклучуваат:
 Специфичен ИД и лозинка за секој вработен кој е поврзан на мрежата се
менуваат на секои 90 дена
 ИТ системот, вклучувајќи пристапни права и лозинки, е централно 
управуван од страна на ИТ секторот
 Пристап до онлајн банкарски системи е исто така ограничен од странана 
ИД и лозинка и некои од нив имаат потреба од користење на специфични
банкарски безбедносни токени
 

Водич за земање примерок

 Тимот на внатрешна ревизија планира да користи ревизорски примерок за да ја

тестира ефективноста на внатрешните контроли и како субстантивни тестови за
усогласеност.

Ревизорската методологија проследена од страна на тимот за внатрешна

ревизија препознава дека ревизорот може да избере помеѓу статистички и 
нестатистички пристап за земање на примерок. Најчесто ревизорите се должни
да користат случајно избран примерок, но кога целите на ревизорот се да даде
заклучок за популацијата во парични износи,  тогаш се користи примерок врз
основа на монетарната единица. Овој примерок се избира врз основа на тоа
дека секој елемент има можност на избор пропорционална на неговата 
големина и најчесто се користи при земање примероци за испитувањето на
бврски, плати, итн.

Атрибутивен примерок се применува при тестирање на внатрешната контрола

за усогласеност, бидејќи ревизорот е првенствено загрижени за стапката на
отстапувања од пропишаната контрола или, во тестовите на усогласеност, дали
има доказ за усогласеност. Атрибутивниот примерок вклучува избор на мал
број на трансакции и правење претпоставки за тоа како нивните
карактеристики ја претставуваат целата популација од која избраните
ставки се дел.

Табелите подолу покажуваат предложен минимална големина на примерок за

тестирање на контролата кои се главно користени од страна на надворешните
ревизори:

Табела 1: Голем примерок (популација над 250 артикли) и „0“
очекувани отстапувања

 
Инхерентенризик  
Значење Веројатност Минимална големина
на примерок
Високо Висока 60
Високо Средна 40
Средно Висока 40
Средно Мала 25
 
 

Табела 2: Мал примерок (популација под 250 артикли) и „0“
очекувани отстапувања

 
Фреквенција Минимална големина
на примерок
Квартално 2
Месечно 2-4
Полумесечно 3-8
Неделен 5-9
 
 

Задачи:

За задачите подолу, користете го Дел II – образци за документација и примери:

(i) Погледнете го Образец 3 и прегледај ги забелешките од првичниот состанок

на тимот     
(ii) Користејки ги информациите во Образец 4, пресметајте еден примерок за
понатамошно тестирање   
(iii) Користејќи го Образец 5, документирајте го пристапот на вашиот тим за 
прегледување на дизајнот на контролите и изберете дополнителни контроли за
тестирање 

ДЕЛ II: ДОКУМЕНТАЦИЈА И ПРИМЕРИ

Известување за ангажманот за внатрешна ревизија

Тимот за внатрешна ревизија се подготвува за завршен состанок и во моментов

ги развива препораките / изготвува првичен извештај. Следните области земаат
во предвид:
 

Завршен состанок

 Г-дин Свето свика завршен состанок, главните области за кои се дискутира се

подолу.
Тимот за ревизија го разгледа дизајнот на постоечките контроли за
финансии, управување со средства, набавки, склучување договори, човечки
ресурси и општи ИТ контроли. Документацијата, тестирањето,  резултатите,
забелешките и препораките, беа презентирани на градоначалникот и неговиот 
оперативен тим за време на завршниот состанок.
Состанокот беше можност за тимот на менаџери на главниот град да ги
разберат наодите и да ги коментираат на прашањата за кои што не беа
сигурни. Исто така, ова беше можност да се адресираат коментарите
за кои тие се спротивставуваат.

Дискусијата во врска со наодите е од корист за главниот град бидејќи тимот на

менаџери е алармиран за проблеми за кои што можеби не се свесни.
Тие се информирани за постапките кои би можеле да бидат зајакнати и
подобрени за да ги адресираат недостатоци на сегашниот систем. Тимот за
внатрешна ревизија е корисен во дизајнирање специфични процедури за
намалување на идентификуваните ризици и нивната комуникација од тимот на
менаџери е многу ценета.
 

Акционен план за управување и следење

 Врз основа на наодите на внатрешната ревизија, менаџментот има развиено

акционен план, кој бил разгледан и од страна на внатрешните ревизори и
соодветени мониторинг процедури се воспоставени.
Тимот на внатрешна ревизија ќе прави периодично (месечно) следење на
напредокот на имплементацијата на акциониот план.
 Анкета за задоволство
 
Г-дин Свето за прв пат воведува анкета за задоволство на клиентите од
внатрешната ревизија. Добра практика во внатрешната ревизија. Оваа анкета
собира повратни информации од ревизорските клиенти и менаџментот за
ефикасноста на тимот за внатрешна ревизија и придобивките од ангажманот.

Прашалник беше испратен до клиентите барајки од нив да дадат свое мислење

за разбирањето на тимот за специфичностите на бизнисот и ризиците поврзани
со активностите, на релевантноста на набљудувањата и придобивките од 
дадените  препораки.

Задачи:

За задачите подолу, користете го Дел II – обрасци за документација и примери:

(i) Користејќи го Образец 6 да се развие и да се подготви сет на препораки
за Оротавија кои ќе бидат вклучени во конечниот извештај

Дел III – обрасци за документација и примери:

 Образец 1: Идентификувани ризици и поврзани процеси за ревизија

Име на субјект : Главен град Оротавија              
Крај на годината : 31 декември              
 
Подготвено од: 
Прегледано од: 
Датум:  
Место:  
 
Реф. Идентификуван ризик Поврзан процес(и) за ревизија 
     

     

     
     

     

     

     

Образец 2: Детална програма за ревизија

Име на субјект: Главен град Оротавија              
Крај на годината: 31 декември              
Цел: Развивање на деталнa програма за внатрешна ревизија на следните
процеси: финансии, управување со средства, набавки и договори, човечки
ресурси, ИТ општи контроли.             
 
Подготвено од:  
Прегледано од:  
Датум:  
Место:  

Предвидено Буџетски часови
Реф. Опсег на работа
време
     

       

       

       
       

       

       

       

Пример 3: Започнување состанок

Име на субјект: Главен град Оротавија              
Крај на годината: 31 декември              
Цел: Забелешки од почетен состанок 
 
Подготвено од: Висок внатрешен ревизор
Прегледано од: Г-динСвето
Датум: Денес
Место: Оротавија, Рамовиа
 
Беше одржана средба за внатрешна ревизија и се дискутираше за следниве
точки:
 
Цел:

Целта на почетниот состанок е да се претстави ревизорскиот тим, да се објасни

опсегот и пристапот на ревизијата, се воспоставија протоколи за комуникација,
се комуницираше за рокови за проектот и сеинформираа колегите за улогата
на внатрешната ревизија и вредноста на една добро спроведена ревизија.
Тимот користеше визуелна презентација за време на состанокот.

Тим за внатрешна ревизија:

Раководител на секторот за внатрешна ревизија г-дин Светоплус, 4 члена на

тимот за внатрешна ревизија.
 
Други учесници:
Г-дин Биг, Г. Мунко и г-ѓа Галуша; Раководители на сектори и заменици на
секторот за финансии, набавки, управување и одржување со средства , човечки
ресурси, правен сектор и ИТ сектор.

Цел и пристап на ревизијата:

Ревизијата ќе се врши во просториите на општината. Ревизорските процедури
ќе вклучуваат интервјуа со персоналот на општината, инспекција на документи,
истрагата на процедури, примена на аналитички постапки, рекалкулирање на
табели  и потврдување на салда. Тимот за  внатрешна ревизија не беше
известен за било какви специјални безбедносни мерки. Очекувањата на
субјектот се дека ревизорите ќе обезбедат помош преку насоки на секторот за
финансии во однос на книжењето и вреднување на општинските обврзници.

Протоколи за комуникација

Директна комуникација на ревизорски тим со релевантните службеници од 
Оротавија. Комуникацијата на наодите за општината ќе се одвива преку
раководителот на секторот за внатрешна ревизија, Г-динСвето.

Временски рокови за проектот

Работата на терен за проектот ќе се спроведува во текотна 4 недели почнувајќи

од 6 –ти март. Финалниот извештај се очекува во првата недела од мај.

Образец 4: Земање примерок

Име на субјект: Главен град Оротавија              
Крај на годината: 31 декември              
Цел: Пресметка на примерок: Обврски кон добавувачите врз основа на обемот
на трансакции.             

Извори на информации: Ledger на Обврски кон добавувачите на Оротавија

 
Подготвено од:  
Прегледано од:  
Датум:  
Место:  
  
Табела 3: Параметри за земање примерок

Книговодствена вредност на популацијата 100.000 евра

Број на ставки 30
Интервал на земање пример 2,8
(Книговодствена вредност на популацијата
/ Број на предмети)
Случаен број 2
 

Табела 4: Обврски кон добавувачите на 31 декември

РеференцаБиланс Кумулативен Ставка за земање примерок

биланс
1 0,1 0,1  

2 0,1 0,2  

3 0,1 0,3  

4 0,3 0,6  

5 0,3 0,9  

6 0,3 1,2  

7 0,4 1,6  

8 0,4 2  

9 0,6 2,6  

10 0,6 3,2  

11 0,7 3,9  

12 0,9 4,8  
 
РеференцаБиланс КумулативенбилансСтавказаземањепримерок
13 1 5,8  

14 1,1 6,9  

15 1,4 8,3  

16 1,5 9,8  

17 1,6 11,4  

18 1,6 13  
19 2 15  

20 2 17  

21 2 19  

22 2,5 21,5  

23 3 24,5  

24 3 27,5  

25 4 31,5  

26 4,5 36  

27 8 44  

28 11 55  

29 20 75  

30 25 100  

Вкупно 100  

Примерок      

% од      

Образец 5: Прегледајте го дизајнот на контролите и изберете контроли за

понатамошно тестирање

Име на компанијата: Главен град Оротавија

Крај на годината: 31 декември          
Цел: Да се разгледа и документира дизајнот на контроли во рамките на
финансии, управување со средства, набавки и договори, човечки ресурси, и
ИТ општи контроли и изберете контроли за дополнително тестирање.             

Процес:   -------------------------------------------------------------------------------------------------   
                                                                                                 

Подготвено од:   Датум:  

Прегледано од:   Место:  
 
 
 
Цели на менаџментот
        
Ризик

       
Одговор на контролата
на ризикот
       
Контроли за
ублажување Mitigating
controls
Проценка на        
контролите (силна или
слаба)
       

Опис на тестот

 
 
Овде треба да креирате табели за сите процеси - финансии, управување со
средства, набавки и договори, човечки ресурси, и ИТ општи контроли 

Образец 6: Резиме на препораките

Име на компанијата: Главен град Оротавија

Крај на годината: 31 декември              
Цел: Сумирање на наодите од тестирање на внатрешна контрола, развој на
препораки и документирање на одговорот на клиент.      
       
Подготвено од:  
Прегледано од:  
Датум:  
 
Референца Одговор од менаџментот
Набљудување Препорака
и третман
/ наод