‫حامد عارض‬

‫آموزگار رهبری و مدیریت‬

‫‪1398‬‬
‫عناوین مورد بحث‬

‫◄ مقدمه‬
‫◄ تعاریف کنترول‬
‫◄مراحل کنترول‬
‫◄ شیوه های کنترول‬
 ‫هدف برنامه‬
‫ارتقای ظرفیت کارآموزان در بخش کنترول و نظارت جهت انجام موثر و‬
‫مثمر امور به عنوان کارآموز حین اجرای کارعملی در ادارات و نیز‬
‫کارمند در آینده‪.‬‬
 ‫مقاصد برنامه‬

‫بعد از ختم این برنامه آموزشی کارآموزان قادر خواهند شد تا‪:‬‬

‫← کنترول و برخی از مفاهیم مرتبط با آن را شرح دهند‪.‬‬
‫← جایگاه كنترول در مدیریت و نیز اهمیت و ضرورت کنترول را توضیح دهند‪.‬‬
‫← مراحل کنترول را از هم تفکیک نمایند‬
‫← شیوه ها و انواع کنترول را با هم مقایسه نمایند‬
‫← نقاط استراتیژیک در کنترول خصوصیات سیستم کنترول مؤثر تشخیص دهند‬
‫← نکات قابل توجه در طراحی سیستم کنترول و چالش های کنترول را شرح دهند‬
‫← خود كنترولی درسازمان را از کنترول مدیریتی تفکیک و در عمل کار گیرند‬
 ‫مقدمه‬
‫‪ ‬سازمان ها ‪ -‬هدایت فعالیت ها ‪ -‬رسیدن به اهداف تعیین شده ‪ -‬برنامه‬
‫ریزی؛‬
‫‪ ‬برای دستیابی به اهداف – موانع و محدودیت – انحراف؛‬
‫‪ ‬هر یک از موانع‪ ،‬عاملی ‪ -‬انحراف یا متوقف ساختن حرکت سازمان؛‬
‫روش اصالح کننده برای حفظ عملکرد سازمان – جهت نیل به اهداف‬
‫مشخص؛‬
‫‪ ‬کنترول و نظارت از وظایف مهم و دارای اهمیت ‪ -‬عاملی موثر‬
‫درتحقق اهداف و برنامه های سازمان‪.‬‬
 ‫تنظیم اهداف جدید‬ ‫کنترول‬
‫بله‬
‫اهداف تعیین شده‬
‫اهداف تعیین مرحله‬ ‫آیا حاصل‬
‫دوم‬ ‫عملکردها با‬ ‫اهداف‬
‫شده مرحله اول‬ ‫اهداف منطبق‬ ‫بدست آمده‬
‫اند‬

‫اهداف مرحله‬ ‫نخیر‬

‫عملکرد‬
‫یی‬ ‫برنامه های اصالحی‬
‫برنامه ریزی‬
‫سازماندهی‬ ‫امکانات‬
‫استخدام‬ ‫ساختار‬ ‫)فرصت ها و‬
‫رهبری‬ ‫برنامه ها‪ ،‬خط مشیها‪ ،‬روش ها‬ ‫محدودیت ها(‬
 ‫تعاریف کنترول ونظارت‬
‫کنترول عبارت از فعالیتی است که درآن فعالیت های برنامه ریزی شده با‬
‫فعالیت های انجام شده مقایسه ‪ -‬در صورت اختالف و انحراف بین آنچه‬
‫هست و آنجه باید باشد‪ ،‬به رفع و اصالح آن ها اقدام می شود‪.‬‬
‫نظارت عبارت است از کوششی که مدیردر جهت تطبیق اجرا برنامه‬
‫طرح شده انجام می دهد تا میزان صحت و سقم فعالیت ها را به دست‬
‫آورد‪.‬‬
 ‫مرحله اول‪ :‬تعیین معیارات یا‬
‫ضوابط کنترول‬
‫مرحله دوم‪ :‬مقایسه وارزیابی‬
‫عملکردها با اهداف ومعیارات‬
‫تعیین شده‬
‫مرحله سوم‪ :‬تشخیص میزان‬
‫انحرافات وتحلیل علل بروز آن ها‬
‫مرحله چهارم‪ :‬تنطیم و اجرای‬
‫برنامه ها و اقدامات اصالحی‬
 ‫مراحل کنترول ونظارت‬

‫ادامه فعالیت‬

‫بلی‬

‫نتایج عملکرد در‬ ‫آیا‬ ‫معیارات‬

‫مرحله‬ ‫عملکردها با معیارات منطبق‬ ‫عملکرد‬
‫هستند؟‬
‫بعدی‬ ‫نتایج عملکرد‬

‫نخیر‬

‫برنامه ها و اقدامات‬
‫اصالحی‬
‫‪‬رسالت‬
‫‪‬اهداف کلی‬
‫‪‬خط مشیها‬
‫‪‬راهبردها‬
‫‪‬روش ها‬
‫‪‬بودجه ها‬
 ‫مرحله اول ؛ تعیین معیارها یا ضوابط کنترول‬
‫• منظور از تعیین ضوابط کنترول‪ ،‬تعریف و تفسیر اهداف سازمان؛‬

‫• معیارات‪ ،‬با همه مراتب برنامه ریزی‪-‬تدوین رسالت سازمان؛ انواع‬

‫معیارهای کنترول‪ :‬معیارهای کمی‪ ،‬معیارهای کیفی‪ ،‬معیارهای مختلط‪.‬‬

 ‫نقش معیارات درکنترول‬

‫نخیر‬
‫تعیین معیارات‬ ‫مقایسه‬ ‫انجام اقدامات‬
‫آیا عملیات‬
‫( کمی و کیفی)‬ ‫عملیات با‬ ‫اصالحی‬
‫معیارات‬ ‫با معیارات‬
‫مطابقت‬
‫دارند؟‬
‫بلی‬

‫ادامه عملیات‬
 ‫مرحله دوم‪ :‬مقایسه و ارزیابی عملکردها با اهداف و‬
‫معیارات تعیین شده‬
‫• دراین مرحله مدیر باید بداند که آیا آنچه درعمل اتفاق افتاده است‪ ،‬با آنچه‬
‫که باید رخ می داد‪ ،‬آیا تفاوت واختالف دارد یا خیر؟‬
 ‫روش ارایه گزارش‬

‫روش پیش بینی‬

‫روش های مقایسه‬
‫و ارزیابی‬
‫روش مشاهده و‬
‫مذاکره غیر رسمی‬

‫روش نمونه گیری‬

 ‫مرحله سوم‪ :‬تشخیص میزان انحراف ها و تحلیل علل‬
‫بروز آن ها‬

‫•انحراف ها از طریق مقایسه نتایج عملیات با اهداف و معیارات از پیش‬

‫تعیین شده شناسایی می شوند‪ .‬برای تشخیص انحرافها باید نقاط مهم و‬
‫استراتیژیک را مد نظر قرار داد‪.‬‬
 ‫مرحله چهارم‪ :‬تنظیم و اجرای برنامه ها واقدامات‬
‫اصالحی‬
‫• اگر نتیجۀ عملیات ازمعیارات پایین تر باشد‪ ،‬برای تنظیم و اجرای‬
‫برنامه های اصالحی ضرورت احساس می شود ‪.‬‬
 ‫کنترول‬

‫عملیاتی‬

‫کنترول‬ ‫کنترول‬
‫مستمر‬ ‫شیوه های‬ ‫بودجوی‬
‫کنترول‬
‫ونظارت‬

‫کنترول‬
‫کنترول‬
‫گزارش‬
‫خاص‬
‫های آماری‬
 ‫‪ -1‬کنترول عملیاتی‬
‫•روش هایی است که در امور تدارکات‪ ،‬بازاریابی‪ ،‬مالی و نظایر آن به‬
‫کار می رود و عملیات مرتبط با تولید و ارایه خدمات را در دوره های‬
‫عملیاتی کوتاه مدت‪ ،‬میان مدت‪ ،‬بلندمدت بررسی می کند‪ .‬نتیجۀ این‬
‫بررسی های برای تنظیم عملیات تولید وخدمات مفیداست‪.‬‬
 ‫‪ -2‬کنترول بودجوی‬
‫• یعنی ارایه برنامه های سازمان در قالب اعداد و ارقام مالی‪.‬‬
‫• مدیران با تنظیم بودجه مشخص می کنند که در چه محدوده یی از‬
‫زمان چه میزان از منابع مالی باید برای انجام یک طرح‪ ،‬برنامه‪ ،‬یا‬
‫عملیات به کار رود ‪.‬‬
 ‫‪ -3‬کنترول گزارش های آماری‬
‫• یکی از شیوه ها دیگر کنترول عبارت است از تهیه گزارش های‬
‫مستمر دوره یی (هفتگی ‪ ،‬ماهانه و‪ ).....‬که مدیر می تواند خواستار‬
‫آن شود‪.‬‬
 ‫‪ -4‬کنترول خاص‬
‫• طور غیرمستمر و در حاالت استثنای انجام میشود‪.‬‬
 ‫کنترول قبل‬
‫ازعملیات‬
‫(آینده نگر)‬

‫انواع‬
‫کنترول‬
‫کنترول بعد‬ ‫کنترول همگام‬
‫از عملیات‬ ‫با عملیات‬
‫(گذشته نگر)‬ ‫(حال نگر)‬
 ‫‪ -1‬کنترول قبل از عملیات‬

‫• برای جلوگیری از اشتباهات و انحرافات احتمالی‪ ،‬قبل از وقوع آنها‬

‫انجام می گیرد‪ .‬این نوع کنترول زماني مؤثر و قابل استفاده است که‬

‫امکان دسترسی سریع به اطالعات دقیق وجود داشته باشد‪.‬‬

 ‫‪ -2‬کنترول همگام با عملیات‬
‫• دراین حالت‪ ،‬عملیات هر مرحله از برنامه‪ ،‬در زمان اجرای آن تحت‬

‫کنترول قرار می گیرد وکوشش می شود تا در هنگام اجرای عملیات‪،‬‬

‫عملکردهای انحرافی اصالح گردد و از وقوع خطاهای بیشتر جلوگیری‬

‫شود‪.‬‬
 ‫‪ -3‬کنترول بعد از عملیات‬
‫• در این حالت‪ ،‬پس از پایان یافتن عملیات‪ ،‬با بررسی نتایج آن‪ ،‬میزان‬
‫نواقص وانحرافات از برنامه ها مشخص می شود‪.‬‬
 ‫‪ -5‬کنترول مستمر‬

‫• کنترول مستمر از تدابیری است که مدیران برای نظارت دایمی بر‬

‫بعضی از برنامه ها اتخاذ می کنند‪.‬‬

 ‫چالش های‬
‫کنترول‬

‫استفاده از معیار‬
‫تاخیر در ارایه‬ ‫مقاومت کارکنان‬
‫های غیر واقعی‬
‫نتایج کنترول‬ ‫در برابر کنترول‬
‫درکنترول‬
‫خود كنترولي درسازمان‬
‫خود كنترولي‪ ،‬ایجاد حالتي است در ضمیر‬

‫فرد كه او را به انجام وظایفش متمایل مي‬

‫سازد‪ ،‬بدون آنكه عامل خارجي او را تحت‬

‫كنترل داشتـه باشد‪.‬‬

‫کارکنان بدون حضور مقام مافوق و بدون‬

‫ترس از عواقب كنترول‪ ،‬وظایف خویش را‬

‫انجام مي دهند‪.‬‬
‫ماهیت و هدف خودكنترولی‬

‫هدف خود کنترولی ارایه یك شخصیت‬

‫سالم است كه به بلوغ فكری رسیده باشد‬

‫و در برابر انواع مشكالت از خود‬

‫مقاومت نشان می دهد و خود با تفکر و‬

‫بینش‪ ،‬عامل آن را انتخاب كند‪.‬‬

 ‫ایمان به خدا‬
‫واعتقادات‬
‫دینی‬

‫حس تعلق و‬ ‫توجه به‬

‫وفاداري به‬ ‫شخصیت‬
‫سازمان‬ ‫و حرمت‬
‫زمینه های‬ ‫كاركنان‬
‫رسیدن به‬
‫خود کنترولی‬

‫دادن انگیزه و‬ ‫رضایت شغلي‬

‫تشویق افراد‬ ‫و ارضاي‬
‫به خودكنترولی‬ ‫نیازهاي كاركنان‬
 ‫محدوده بین كنترول و خودكنترولی‬
‫• ضمن اینكه افراد خود كنترولی را رعایت می كنند مدیر نیز باید با‬
‫رعایت ضوابط‪ ،‬كنترول الزم را در سازمان اعمال كند ‪.‬‬
‫• نمی توان گفت كه چون افراد خودكنترول اند احتیاجی به كنترول از‬
‫طرف مدیر نیست‪.‬‬
 ‫خالصه و نتیجه گیری‬

‫كنترول و نظارت یكی از وظایف مهم مدیران است كه بوسیلهی آن‬

‫میزان تحقق اهداف سازمانی و اصالح یا تغییرات الزم درسازمان معلوم‬

‫میگردد‪ .‬توانایی مدیر درانجام این وظیفه سبب بهبود مدیریت در‬

‫زمینههای گوناگون سازمان از جمله تحقق اهداف سازمانی‪ ،‬ایجاد نظم و‬

‫انضباط‪ ،‬افزایش انگیزه و رضایت شغلی كاركنان و ارتقای كیفیت‪،‬‬

‫خواهد شد‪.‬‬
‫سوال و جواب‬
‫شاد و موفق باشید‬