ಉಪನ್ಯಾಸ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು

ಕೋರ್ಸ್‌ನ ಶೀರ್ಷಿಕೆ: NME - II – ಕಚೇರಿ

ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಪರಿಚಯ
ಪೇಪರ್ ಕೋಡ್: 18UCAN2
ಸಂಕಲಿಸಿದ
ಡಾ. ಎಸ್.ಹರಿ ಗಣೇಶ್
ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಸೈನ್ಸ್
ವಿಭಾಗ ಎಚ್.ಎಚ್. ​ರಾಜಾಸ್ ಕಾಲೇಜು, ಪುದುಕೊಟ್ಟೈ

*** ಘಟಕ- I ****

ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅರ್ಥ ಕಛೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ಯೋಜಿಸುವ, ಸಂಘಟಿಸುವ, ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ
ಮಾಡುವ, ಸಂವಹನ ನಡೆಸುವ, ಸಂವಹನ
ನಡೆಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರದ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಸಮರ್ಥವಾಗಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಥಿಕವಾಗಿ ಸಾಧಿಸಲು
ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿರುವ ಜನರ
ಗುಂಪು . ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಂಶಗಳು ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕಟ್ಟಡದ ಕಂಬಗಳು ಎಂದು
ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪಿಲ್ಲರ್ ಇದ್ದರೆ

ಬಲವಾದ, ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ, ಕಟ್ಟಡವು ಸಹ ಬಲವಾಗಿದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ದಕ್ಷ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆಯು

ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿದೆ. ಕಚೇರಿ
ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಗತ್ಯ ಅಂಶಗಳು ಈ ಕೆಳಗಿನಂತಿವೆ.
1. ಸಿಬ್ಬಂದಿ
ಕಚೇರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವಾಸ್ತವವಾಗಿ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ,
ಕಚೇರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ಆಯ್ಕೆ ಮತ್ತು ನಿಯೋಜನೆಯನ್ನು
ಸಣ್ಣ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ನಡೆಸುತ್ತಾರೆ. ದೊಡ್ಡ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿಯನ್ನು
ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ನಿರ್ವಹಣಾ ವಿಭಾಗವು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ಎರಡೂ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ ಅವರ ದಕ್ಷತೆಗೆ
ಅನುಗುಣವಾಗಿ
ಕೆಲಸವನ್ನು ಹಂಚುವ ಮೂಲಕ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು, ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ
ನೀಡಬೇಕು.

ನಿಗದಿತ ಸಮಯದೊಳಗೆ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿರುವ ವಿಧಾನಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ಮತ್ತು

ಕಚೇರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಿ. ಕಚೇರಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಈ ಎಲ್ಲಾ
ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಕು.
2. ಮೀನ್ಸ್
ಮೀನ್ಸ್ ಕಛೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಬಳಸುವ ಸಾಧನಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಎಂದರೆ ಪೆನ್,
ಪೆನ್ಸಿಲ್, ಎರೇಸರ್, ಪೇಪರ್, ಇಂಕ್, ಆಫೀಸ್ ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು, ಟೈಪ್ ರೈಟರ್, ಕಂಪ್ಯೂಟರ್, ಪ್ರಿಂಟರ್, ಕ್ಯಾಲ್ಕುಲೇಟರ್
ಮತ್ತು ಮುಂತಾದವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಕಷ್ಟು ಉಪಕರಣಗಳನ್ನು ಸರಬರಾಜು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ
ಮತ್ತು
ಗುರಿಗಳನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಅವುಗಳನ್ನು ಅತ್ಯಂತ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಥಿಕ ಬಳಕೆಗೆ ಇರಿಸಲಾಗಿದೆ.
3. ಪರಿಸರ
ವ್ಯವಹಾರದ ಸ್ವರೂಪವು ಕಚೇರಿಯ ಪರಿಸರವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ. ವಿವಿಧ
ಕಛೇರಿ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ ಅಥವಾ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ನಡೆಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ
ಸುಗಮ ನಿರ್ವಹಣೆಗಾಗಿ ಕೆಲಸದ ವಾತಾವರಣವನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ . ವಿವಿಧ
ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳು ಮತ್ತು ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಮೂಲಕ ಸೂಕ್ತವಾದ ವಾತಾವರಣವನ್ನು
ತರುವುದು ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಕರ್ತವ್ಯ ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಯಾಗಿದೆ . 4. ಉದ್ದೇಶ ಕಚೇರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ
ಕೆಲಸವನ್ನು ಯಾವ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಇತರರ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ಮೇಲೆ ಅಂತಹ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಭಾವದ
ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿದಿರಬೇಕು . ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಕಚೇರಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಕಲಿಸುತ್ತಾರೆ. ಹಾಗಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ
ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯು ಕಚೇರಿ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಅತ್ಯಂತ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಥಿಕ ಬಳಕೆಯನ್ನು ತರುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು
ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಸಾಧಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಆಫೀಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್‌ನ ಏಳು ಪ್ರಮುಖ ಕಾರ್ಯಗಳು ಆಫೀಸ್
ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಎನ್ನುವುದು ಒಂದು ಕಚೇರಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಳಗಿನ ಕೆಲಸದ ವಿನ್ಯಾಸ, ಅನುಷ್ಠಾನ, ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ
ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ನೀವು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ವೃತ್ತಿಯಾಗಿದೆ . ಉತ್ಪಾದಕತೆ ಮತ್ತು ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವುದು
ಗುರಿಯಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಪಾತ್ರಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಜನರು ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಏಳು ಪ್ರಮುಖ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಕಲಿಯಲು
ಆಫೀಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಕೋರ್ಸ್‌ನ ಮೂಲಕ ಹೋಗಿದ್ದಾರೆ . ಯೋಜನೆ ಯೋಜನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲ
ಹಂತವಾಗಿದೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಹಂತವಾಗಿದೆ. ಇದು ಭವಿಷ್ಯದ ಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗಾಗಿ ಉತ್ತಮವಾಗಿ
ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಲಾದ ಕೋರ್ಸ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಚೇರಿಯೊಳಗಿನ ಜನರು ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ.
ಸ್ಥಿರತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲು ಜನರು ಅನುಸರಿಸಲು ಇದು ಹಂತಗಳು
ಅಥವಾ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ . ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಕಾರ್ಯವಾಗಿದೆ ಆದ್ದರಿಂದ ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಇದು
ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಆಯ್ಕೆ, ನೇಮಕಾತಿ, ಪರಿಹಾರ ಮತ್ತು ತರಬೇತಿಯ ಬಗ್ಗೆ. ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಸರಿಯಾದ ಸಮತೋಲನವನ್ನು
ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಬಡ್ತಿ ಮತ್ತು ನಿವೃತ್ತಿಯಂತಹ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಸಹ ಇದು ಒಳಗೊಳ್ಳಬಹುದು .
ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ನಿರ್ದೇಶಿಸುವುದು ಒಂದು ವಿಷಯ ಆದರೆ ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು
ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವುದನ್ನು ನಿರ್ದೇಶಿಸುವುದು ಎಂದರ್ಥ. ಇದು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು
ಅನುಸರಿಸುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ತರಬೇತಿ ಮತ್ತು ನಿರಂತರ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸದ ಜನರನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಇದು ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಸಹ ಒಳಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಸಂವಹನ
ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ರೂಪಿಸಲಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ಜನರನ್ನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲು, ಸಿಬ್ಬಂದಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನ
ಮಾಡುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಇದು ಉತ್ತಮ ಮಾನವ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಏನು ಬೇಕು
ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ಅವರಿಗೆ ಅನುವು
ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ. ಮಾಹಿತಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸ್ಪಷ್ಟತೆ, ಸಮಗ್ರತೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯತಂತ್ರದ ಬಳಕೆಯು ಈ ಕೌಶಲ್ಯದೊಳಗೆ
ಮಾಸ್ಟರಿಂಗ್ ಮಾಡಬೇಕಾದ ಮೂರು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶಗಳಾಗಿವೆ. ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವುದು ಸೂಕ್ಷ್ಮ-
ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಅಲ್ಲ ಆದರೆ ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಎಂದು
ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಜನರು ಅದರೊಳಗೆ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಕಾಣುವಂತೆ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ .
ಇದು ನಡೆಸಲ್ಪಡುವ ಭೌತಿಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ, ಗಣಕೀಕೃತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಅಥವಾ ಸ್ಥಿರತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು
ಹಣಕಾಸಿನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಂತಹ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಅನ್ವಯಿಸಬಹುದು . ನಮ್ಯತೆಯ ತತ್ವ ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ನಿಯಂತ್ರಣ ಕ್ರಮಗಳಿಗೆ
ಅನ್ವಯಿಸುವ ಕಚೇರಿಯ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ ದೃಢವಾದ ಆಧಾರವೂ ಇರಬೇಕು. ಸಮನ್ವಯಗೊಳಿಸುವಿಕೆ
ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ತಂತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿರಬಹುದು - ಎಲ್ಲರೂ ಸಾಮರಸ್ಯದಿಂದ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು
ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ತಂಡದೊಳಗೆ ಆದರೆ ವ್ಯಾಪಾರದ ಇತರ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಯೋಜಿಸುವ ಅಗತ್ಯತೆ . ನೇರ
ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಈ ಪ್ರದೇಶದಲ್ಲಿ ಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಮಾಡಲು ಹಲವಾರು ಪ್ರಮುಖ ತತ್ವಗಳನ್ನು
ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ - ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಕೆಂಪು ಟೇಪ್ ಅನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ಅವುಗಳು
ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಮತ್ತು ಅನುಸರಿಸಲು ಸುಲಭವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು. ಮುಂದುವರಿಕೆಯು ಮತ್ತೊಂದು
ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ - ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ರೂಪಿಸಿದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು
ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು . ಪ್ರೇರೇಪಿಸುವುದು ಸಿಬ್ಬಂದಿಯನ್ನು ಪ್ರೇರೇಪಿಸುವುದು ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ
ಕಠಿಣ ಪಾತ್ರವಾಗಿದೆ. ಸ್ವಯಂ ಪ್ರೇರಣೆ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಪ್ರೇರಣೆ ಇದೆ ಮತ್ತು ಗುರಿ ಮತ್ತು ಗುರಿಗಳನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಈ ಎರಡನ್ನೂ
ಬಳಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ . ಶಿಸ್ತನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳುವಾಗ ನೈತಿಕತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯ ಮತ್ತು ಅಧೀನ
ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವುದು ಸಹ ಮಾಡಬೇಕು - ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಮುನ್ನಡೆಸುವುದು.
ತೀರ್ಮಾನ ಕಛೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಈ ಏಳು ಪ್ರಮುಖ ಕಾರ್ಯಗಳು ಕಛೇರಿಯನ್ನು ಸುಗಮವಾಗಿ ನಡೆಸುವುದನ್ನು
ಸರಳವಾಗಿ ಪಡೆಯುವುದಕ್ಕಿಂತ
ಹೆಚ್ಚಿನದನ್ನು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ .
ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಹೊಂದುವ ಗುರಿ, ಅದನ್ನು
ಸ್ಥಿರವಾಗಿ ಅನ್ವಯಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು ಅವರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ
ಬೆಂಬಲವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ.

**** ಘಟಕದ ಅಂತ್ಯ – I ****

****UNIT-II ****

ಕಚೇರಿ ಸಂಸ್ಥೆ, ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ಹಂತಗಳ

ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ:
―ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಅಂಗವಾಗಿದೆ. ಇದು ವ್ಯವಹಾರದ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು
ಸಮರ್ಥವಾಗಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಥಿಕವಾಗಿ ಸಾಧಿಸಲು ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಜನರ ಗುಂಪಿನ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು
ಯೋಜಿಸುವ, ಸಂಘಟಿಸುವ, ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ನೀಡುವ,
ಸಂವಹನ ಮಾಡುವ, ನಿರ್ದೇಶಿಸುವ, ಸಮನ್ವಯಗೊಳಿಸುವ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸುತ್ತದೆ .
ಯಾವುದೇ ಕಚೇರಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ದೇಶವು ಸಮಯದ ವ್ಯರ್ಥ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ನಕಲು ಮಾಡುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವುದು. ... 
ಕೆಲಸದ ವಿಭಾಗ ಅಥವಾ ವಿಶೇಷತೆ. ...  ದಕ್ಷತೆಯ ತತ್ವ. ...  ಯೂನಿಟಿ ಆಫ್ ಕಮಾಂಡ್. ...  ಖಚಿತತೆಯ ತತ್ವ. ... 
ಸ್ಕೇಲಾರ್ ತತ್ವ. ...  ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅವಧಿಯ ತತ್ವ. ...  ಅಧಿಕಾರದ ತತ್ವ. ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ವಿಧಗಳು ಹಲವಾರು ವಿಧದ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ
ರಚನೆಗಳಿವೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಗಾತ್ರಗಳು ಅಥವಾ ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಕಾರಗಳಿಗೆ ಉತ್ತಮವಾಗಿ
ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.  ಫ್ಲಾಟ್ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ. ...  ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ. ...  ಉತ್ಪನ್ನ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ. ... 
ಭೌಗೋಳಿಕ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ. ...  ಮ್ಯಾಟ್ರಿಕ್ಸ್ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ. ಕಚೇರಿಯ ನಿರ್ವಾಹಕರ ಕಾರ್ಯಗಳು ಕಛೇರಿ ನಿರ್ವಾಹಕರು
ನಿರ್ವಾಹಕರು ತಂಡ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಕಚೇರಿ ಮತ್ತು ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ಬೆಂಬಲವನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತಾರೆ . ವ್ಯವಹಾರವು
ಸುಗಮವಾಗಿ ನಡೆಯಲು ಈ ಪಾತ್ರವು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಕರ್ತವ್ಯಗಳು ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳನ್ನು ಫೀಲ್ಡಿಂಗ್ ಮಾಡುವುದು,
ಸಂದರ್ಶಕರನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ದೇಶಿಸುವುದು, ಪದ ಸಂಸ್ಕರಣೆ, ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಸ್ತುತಿಗಳನ್ನು
ರಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಫೈಲಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ನಿರ್ವಾಹಕರು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ
ಯೋಜನೆಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗಳಿಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ, ಜೊತೆಗೆ ಕಿರಿಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ
ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ನಿರ್ವಾಹಕರ ಉದ್ಯೋಗ ವಿವರಣೆ ಕರ್ತವ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳು ವ್ಯಾಪಕವಾದ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್
ಕೌಶಲ್ಯಗಳು, ಇಂಟರ್ನೆಟ್ ಸಂಶೋಧನಾ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಬಲವಾದ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು ಅಗತ್ಯವಿದೆ.
ನಿರ್ವಾಹಕರ ಕೆಲಸದ ವಿವರಣೆಯು ಇಲಾಖೆಯ ಸಹಾಯಕ, ಸಂಯೋಜಕ ಅಥವಾ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಹಾಯಕ ಎಂಬ
ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ಸಹ ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ಉದ್ಯೋಗ ವಿವರಣೆಯು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:  ಒಳಬರುವ ಕರೆಗಳಿಗೆ
ಉತ್ತರಿಸುವುದು; ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿರುವಂತೆ ಕರೆಗಳನ್ನು ಮರು-ನಿರ್ದೇಶಿಸುವುದು 
ಇಮೇಲ್ ವಿಚಾರಣೆಗಳೊಂದಿಗೆ ವ್ಯವಹರಿಸುವುದು  ನಿಮಿಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು  ಡೈರಿ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು
ಅಪಾಯಿಂಟ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೊಳಿಸುವುದು, ಮೀಟಿಂಗ್ ರೂಮ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಸೌಲಭ್ಯಗಳನ್ನು
ಕಾಯ್ದಿರಿಸುವುದು  ಡೇಟಾ ನಮೂದು (ಮಾರಾಟದ ಅಂಕಿಅಂಶಗಳು, ಆಸ್ತಿ ಪಟ್ಟಿಗಳು ಇತ್ಯಾದಿ.)  ಸ್ಥಿರ ಆದೇಶದಂತಹ
ಸಾಮಾನ್ಯ ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣೆ  ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಪ್ರಯಾಣ ಮತ್ತು ವಸತಿಗಳನ್ನು ಆಯೋಜಿಸುವುದು  ಆಂತರಿಕ
ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಘಟನೆಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೊಳಿಸುವುದು  ಪ್ರಾಯಶಃ ಕಂಪನಿಯ ಸಾಮಾಜಿಕ ಮಾಧ್ಯಮ ಖಾತೆಗಳನ್ನು
ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು  ಮಾರಾಟ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು, ಆಸ್ತಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಮತ್ತು ಹಿರಿಯ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಆಡಳಿತ ಬೆಂಬಲವನ್ನು
ಒದಗಿಸುವುದು  ನಿರ್ವಾಹಕರ ಉದ್ಯೋಗ ಅರ್ಹತೆಗಳು ಮತ್ತು ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು ಪದವಿಪೂರ್ವ ಪದವಿಯಾಗಿದ್ದರೂ ಪ್ರತಿ
ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಾಹಕರ ಪಾತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿದೆ , ಕೆಲವು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಪದವೀಧರರನ್ನು ನೇಮಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು
ಬಯಸುತ್ತಾರೆ. ಕೆಳಗಿನ ಪದವಿಗಳು ಮೌಲ್ಯಯುತವಾಗಿರುತ್ತವೆ: ನಿರ್ವಾಹಕರು Microsoft Word, Outlook,
PowerPoint ಮತ್ತು Excel ಸೇರಿದಂತೆ ವಿವಿಧ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಪ್ಯಾಕೇಜ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ . ಇದರ ಹೊರತಾಗಿ,
ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಸಂವಹನ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಸಮಯ ನಿರ್ವಹಣೆ ಕೌಶಲ್ಯಗಳನ್ನು
ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ನಿರ್ವಾಹಕರು ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಮಧ್ಯಸ್ಥಗಾರರೊಂದಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕ ಸಾಧಿಸುವ
ಸಾಧ್ಯತೆಯಿರುವುದರಿಂದ , ಆಡಳಿತದ ಉದ್ಯೋಗ ವಿವರಣೆಯು ಎಲ್ಲಾ ಸಮಯದಲ್ಲೂ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸುವುದು
ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರತೆಯ ಪ್ರಜ್ಞೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. **** ಯುನಿಟ್ ಅಂತ್ಯ – II **** **** ಯುನಿಟ್
III **** ಆಫೀಸ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಆಫೀಸ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ – ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್
ಎಂದರೇನು? • ಅವುಗಳ ರಚನೆ, ಬಳಕೆ, ನಿರ್ವಹಣೆ, ನಿಯಂತ್ರಣ, ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ಇತ್ಯರ್ಥದಲ್ಲಿ ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು
ಆರ್ಥಿಕತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಅವರ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಉದ್ದಕ್ಕೂ ದಾಖಲೆಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥಿತ ಮತ್ತು ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ
ನಿಯಂತ್ರಣ . "ದಾಖಲೆ" ಎಂದರೇನು? • ದಾಖಲೆಗಳು: ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಲಾದ ಮಾಹಿತಿ, ಯಾವುದೇ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ,
ಕಛೇರಿಯು ವ್ಯವಹಾರ ನಡೆಸಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ o ಇದು ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ o ವ್ಯವಹಾರ
ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳು ಸಹ ಒಳಗೊಂಡಿದೆ • ದಾಖಲೆಯ ಮೌಲ್ಯವನ್ನು ವಿಷಯದಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ,
ಸ್ವರೂಪವಲ್ಲ! ರೆಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು ವರ್ಸಸ್ ನಾನ್-ರೆಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು ಕಛೇರಿಯಿಂದ ತಯಾರಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಎಲ್ಲವೂ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲ •
ನಕಲಿ ಪ್ರತಿಗಳು • ಡ್ರಾಫ್ಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು • ರೂಟಿಂಗ್ ಸ್ಲಿಪ್‌ಗಳು • ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ
ನಾನು ವ್ಯತ್ಯಾಸವನ್ನು ಹೇಗೆ ಹೇಳಲಿ? ನಿಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಿ: • ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸುವುದೇ ಅಥವಾ
ದಾಖಲಿಸುವುದೇ? • ನೀತಿಯ ರಚನೆ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ, ನೀತಿಯ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ ಅಥವಾ ನೀತಿಯ
ಬದಲಾವಣೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವುದೇ? • ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗಿದೆಯೇ? ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್
ವಿರುದ್ಧ ನಾನ್-ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್: ಉದಾಹರಣೆಗಳು • ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರಿಗೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ನಿಯಮಗಳು: ರೆಕಾರ್ಡ್! •
ಸಮಿತಿಯ ನಿಯೋಜನೆಯ ಅಧೀನಕ್ಕೆ ಸೂಚನೆ ನೀಡುವ ಮೆಮೊ: ದಾಖಲೆ! • ಕಳುಹಿಸುವವರು ದಾಖಲೆಯಾಗಿ
ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು; ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಅಳಿಸಬಹುದು • ವರದಿಯ ಕರಡು: ನಾನ್-ರೆಕಾರ್ಡ್! • ಅಂತಿಮ
ವರದಿಯು ದಾಖಲೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಆದಾಗ್ಯೂ ―ರೆಕಾರ್ಡ್ ಸರಣಿ‖ ಎಂದರೇನು? • ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಗುಂಪು
ಫೈಲಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಜೋಡಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅದೇ ಚಟುವಟಿಕೆ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿ ರಚಿಸಿದ,
ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಅಥವಾ ಬಳಸಿದ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆ • ಒಂದೇ ದಾಖಲೆಯ ಪ್ರತಿಗಳು ವಿಭಿನ್ನ ಸರಣಿಗಳಿಗೆ
ಸೇರಿರಬಹುದು– ಯಾವುದು ಮೂಲ ಎಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಿ ! • ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಘಟಕವು ದಾಖಲೆಗಳ
ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ ಎಂದರೇನು? • ದಾಖಲೆಗಳ ಧಾರಣ/ವಿಲೇವಾರಿ ದೃಢೀಕರಣ (RRDA) ಎಂದೂ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ • ಕಛೇರಿಯಲ್ಲಿ
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಡಲು ಸಮಯದ ಉದ್ದವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ– ಇದನ್ನು ಧಾರಣ ಅವಧಿ ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ •
ಇತ್ಯರ್ಥಕ್ಕೆ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ (ನಾಶಗೊಳಿಸಿ ಅಥವಾ ವರ್ಗಾವಣೆ) ದಾಖಲೆಗಳ ಜೀವನ ಚಕ್ರ ಜೀವನ ಚಕ್ರ
ಜೀವನವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ ಸೈಕಲ್: ರಚನೆ ಮತ್ತು ಬಳಕೆ • ರೆಕಾರ್ಡ್ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ • ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್
ಸರಣಿಯಾಗಿ ಆಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ • ರಚನೆಕಾರರು ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯದಿಂದ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ
ಗುಂಪು • ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ಕಚೇರಿಯಾದ್ಯಂತ ವಿತರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಸೂಕ್ತವಾದ ಜೀವನ ಚಕ್ರವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆ • ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ • ನಿಷ್ಕ್ರಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆಫ್-ಸೈಟ್
ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬಹುದು • ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ, ಆದರೆ ಕಡಿಮೆ/ಯಾವುದೇ ಆರ್ಕೈವಲ್
ಮೌಲ್ಯವಿಲ್ಲದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಫೈಲಿಂಗ್ ಎಸೆನ್ಷಿಯಲ್ಸ್ ಫೈಲಿಂಗ್ ಕುರಿತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಸೂಚನೆ • ಸ್ಥಿರವಾಗಿರಿ– ಇದೇ ರೀತಿಯ
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಫೈಲ್ ಮಾಡಿ • ಮೊದಲೇ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿ- ವರ್ಣಮಾಲೆಯ? ಸಂಖ್ಯಾಶಾಸ್ತ್ರವೇ?
ಕಾಲಾನುಕ್ರಮವೇ? ವಿಷಯವೇ? • ಇತ್ಯರ್ಥಗಳ ಜಾಡನ್ನು ಇರಿಸಿ– ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಪ್ರಕಾರದ ಪ್ರಕಾರ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು
ಗುರುತಿಸಿ • ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಣಿಯನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕಿಸಿ ವರ್ಗೀಕರಣ ಮತ್ತು ಫೈಲ್‌ಗಳ ಜೋಡಣೆಯನ್ನು ಇರಿಸಿ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಮತ್ತು
ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಖ್ಯೆಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸಲಾದ ಫೈಲಿಂಗ್ ವಿಧಾನವನ್ನು ಸಂಖ್ಯಾತ್ಮಕ ವರ್ಗೀಕರಣ ಎಂದು
ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲಾ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಇದು ಫೈಲಿಂಗ್‌ನ
ವರ್ಗೀಕರಣದ ಪರೋಕ್ಷ ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ. ... ಇದು ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆ, ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಫೈಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯ
ಜೊತೆಗೆ ಇತರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. ಬಳಕೆದಾರರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎಲ್ಲಾ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಡೈರೆಕ್ಟರಿಗಳು ಅಥವಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಫೋಲ್ಡರ್
ಅಥವಾ ಡೈರೆಕ್ಟರಿಯನ್ನು ಅನೇಕ ಉಪ ನಿರ್ದೇಶಕರು ಮತ್ತು ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿರುವ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಕಂಟೇನರ್
ಎಂದೂ ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ . ಆದ್ದರಿಂದ ಫೈಲ್‌ಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿನ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಜೋಡಣೆಯನ್ನು
ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುತ್ತದೆ . ಫೈಲಿಂಗ್ ಮಾಡುವ 5 ವಿಧಾನಗಳಿವೆ:  ವಿಷಯ/ವರ್ಗದ ಮೂಲಕ ಫೈಲಿಂಗ್.  ವರ್ಣಮಾಲೆಯ
ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಫೈಲಿಂಗ್.  ಸಂಖ್ಯೆಗಳು/ಸಂಖ್ಯೆಯ ಕ್ರಮದ ಮೂಲಕ ಫೈಲಿಂಗ್.  ಸ್ಥಳಗಳು/ಭೌಗೋಳಿಕ ಕ್ರಮದ ಮೂಲಕ
ಫೈಲಿಂಗ್.  ದಿನಾಂಕಗಳು / ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದ ಮೂಲಕ ಫೈಲಿಂಗ್. ವರ್ಗೀಕರಣ ಮಟ್ಟಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟತೆಯ ಮಟ್ಟಗಳಾಗಿವೆ,
ಫೈಲ್ ವರ್ಗೀಕರಣ ಯೋಜನೆಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮೂರು ಪ್ರಮುಖ ಘಟಕಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ:  ವಿಶಾಲವಾದ,
ಒಳಗೊಳ್ಳುವ ವರ್ಗಗಳು, ಕಾರ್ಯಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುತ್ತವೆ.  ಪ್ರತಿ ಕಾರ್ಯದ ಕಿರಿದಾದ ಉಪವಿಭಾಗಗಳನ್ನು
ಚಟುವಟಿಕೆಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.  ಇನ್ನೂ ಕಿರಿದಾದ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾದ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ
ಉಪವಿಭಾಗಗಳು, ವಹಿವಾಟುಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುತ್ತವೆ. ಜೀವನ ಚಕ್ರ: ವಿಲೇವಾರಿ ಇತ್ಯರ್ಥ: ದಾಖಲೆಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ
ಕಚೇರಿಗೆ ತಮ್ಮ ಉಪಯುಕ್ತ ಜೀವನದ ಅಂತ್ಯವನ್ನು ತಲುಪಿದಾಗ . ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ಮೂರು ಆಯ್ಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದು: • ವಿನಾಶ •
ಗೌಪ್ಯ ವಿನಾಶ • ಶಾಶ್ವತ ಆರ್ಕೈವಲ್ ಧಾರಣ • ದಾಖಲೆಗಳ ನಾಶ • 95-98 ಪ್ರತಿಶತ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅಂತಿಮವಾಗಿ
ನಾಶಪಡಿಸಬೇಕು • ಯಾವುದೇ ನಿರಂತರ ಮೌಲ್ಯವಿಲ್ಲದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ವಿಲೇವಾರಿ ಹಂತ • ಗೌಪ್ಯ ವಿನಾಶದ
ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಮಾಹಿತಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಅಥವಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮಾಹಿತಿ ದಾವೆ ತಡೆಗಳು • ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳಿಗೆ
ಪ್ರಮುಖ ವಿನಾಯಿತಿ! • ದಾವೆ ಹಿಡಿತದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ, ಆ ಸರಣಿಯಲ್ಲಿನ ಯಾವುದೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅವಧಿಯವರೆಗೆ
ನಾಶಪಡಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ • ಕಾನೂನು ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಮತ್ತು/ಅಥವಾ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಯ ಕಸ್ಟೋಡಿಯನ್ ಹೋಲ್ಡ್
ಅನ್ನು ಇರಿಸಿದರೆ ನಿಮ್ಮ ಕಛೇರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಾರೆ ಆಧುನಿಕ ಫೈಲ್ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನಗಳು - ಆಧುನಿಕ ಫೈಲಿಂಗ್ ಸಾಧನಗಳು 
ಆಧುನಿಕ ಫೈಲಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆ.  ಸಮತಲ ಫೈಲಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆ: ಸಮತಲ ಫೈಲಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಆಧುನಿಕ ರೀತಿಯ ಫೈಲಿಂಗ್
ಆಗಿದೆ. ...  ಫ್ಲಾಟ್ ಫೈಲ್: ಫ್ಲಾಟ್ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಡ್ಬೋರ್ಡ್ ಅಥವಾ ದಪ್ಪ ಕಾಗದದಿಂದ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ... 
ಆರ್ಚ್ ಲಿವರ್ ಫೈಲ್: ...  ಅನುಕೂಲ:  ಅನನುಕೂಲತೆ:  ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ಲಂಬ ವ್ಯವಸ್ಥೆ: ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳು
**** ಯುನಿಟ್ ಅಂತ್ಯ - III **** ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಪೇಪರ್ ಅನಲಾಗ್ ಇ-ಮೇಲ್ ಸಂದೇಶ ಮೆಮೊ, ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ
ಪತ್ರ ಇ-ಫಾರ್ಮ್ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ ಫಾರ್ಮ್ ಮಾಸ್ಟರ್ ನಕಲು ಮ್ಯೂಸಿಯಂ ಪ್ರವೇಶ ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಪ್ರವೇಶ ಕಾರ್ಡ್ ಕ್ಯಾಟಲಾಗ್
ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಕಾಗದ (ಇ- ಮೇಲ್ ಅಥವಾ D2L- ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ) ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಕಾಗದವನ್ನು ತರಗತಿಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಮೇಲ್
ಮೂಲಕ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ ತ್ವರಿತ ಸಂದೇಶ ಲಾಗ್ ಸಂವಾದದ ಮೆಮೊರಾಂಡಮ್ **** UNIT- IV **** ಆಫೀಸ್
ಕಮ್ಯುನಿಕೇಶನ್ ಆಫೀಸ್ ಸಂವಹನವು ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಗುಂಪು ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಂದು ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಗುಂಪಿನ ನಡುವೆ
ಮೌಖಿಕವಾಗಿ ಮತ್ತು ಮೌಖಿಕವಾಗಿ ಜ್ಞಾನ ಮತ್ತು ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದೆ . ಕೆಲಸವನ್ನು
ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ, ಜೊತೆಗೆ ನಂಬಿಕೆಯ ಪ್ರಜ್ಞೆಯನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿ
ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು. ಕಂಪನಿಗಳು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಉತ್ಪಾದಕವಾಗಿರಲು
ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಸಂವಹನವು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ . ... ಮುಕ್ತ ಸಂವಹನ ಮಾರ್ಗಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ಸಮಯ ಮತ್ತು
ಶಕ್ತಿಯನ್ನು ವ್ಯಯಿಸುವ ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ನಡುವೆ ವಿಶ್ವಾಸವನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತಾರೆ, ಉತ್ಪಾದಕತೆ,
ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ಮತ್ತು ಒಟ್ಟಾರೆ ನೈತಿಕತೆಯನ್ನು ಉಂಟುಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಸಂವಹನದ ಐದು ವಿಧಗಳು  ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ.
ನಾವು ಇತರರೊಂದಿಗೆ ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ . ...  ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ. ನಾವು
ಮಾತನಾಡುವಾಗ ನಾವು ಏನು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ ಎಂಬುದು ನಿಜವಾದ ಪದಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಹೇಳುತ್ತದೆ. ...  ಲಿಖಿತ
ಸಂವಹನ. ಅದು ಇಮೇಲ್, ಜ್ಞಾಪಕ, ವರದಿ, ಫೇಸ್‌ಬುಕ್ ಪೋಸ್ಟ್, ಟ್ವೀಟ್, ಒಪ್ಪಂದ, ಇತ್ಯಾದಿ. ...  ಆಲಿಸುವುದು. ... 
ದೃಶ್ಯ ಸಂವಹನ. ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳದ ಯಶಸ್ಸಿಗೆ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳು  ಆಲಿಸುವಿಕೆ. ಉತ್ತಮ ಕೇಳುಗರಾಗಿರುವುದು ಉತ್ತಮ
ಸಂವಹನಕಾರರಾಗಲು ಉತ್ತಮ ಮಾರ್ಗಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ...  ಅಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ. ನಿಮ್ಮ ದೇಹ ಭಾಷೆ, ಕಣ್ಣಿನ
ಸಂಪರ್ಕ, ಕೈ ಸನ್ನೆಗಳು ಮತ್ತು ಧ್ವನಿಯ ಧ್ವನಿ ಎಲ್ಲವೂ ನೀವು ತಿಳಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಬಣ್ಣಿಸುತ್ತದೆ. ... 
ಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ. ...  ಸೌಹಾರ್ದತೆ. ...  ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸ. ...  ಸಹಾನುಭೂತಿ. ...  ಮುಕ್ತ ಮನಸ್ಸು. ...  ಗೌರವ.
ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಮತ್ತು ವರದಿ ಬರವಣಿಗೆ ಸಲಹೆಗಳು ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್‌ಗಳು! 
ಮೊದಲ ವಾಕ್ಯವು ಬಿಂದುವಿಗೆ ಸರಿಯಾಗಿರಬೇಕು. ರಂಪಾಟ ಮಾಡಬೇಡಿ.  ನಿಮ್ಮ ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ಸಣ್ಣ
ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.  ಇದು ಅಧಿಕೃತ ಸಂವಹನದ ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ ಆದ್ದರಿಂದ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು
ಅಭ್ಯಾಸ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಮ್ಯವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.  ಟೋನ್ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ. ...  ಪ್ರೇಕ್ಷಕರ ಬಗ್ಗೆ ಜಾಗೃತರಾಗಿರಿ.  ಎಡಿಟ್,
ಎಡಿಟ್, ಎಡಿಟ್.  ನಿಮ್ಮ ವರದಿಯನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಇರಿಸಿ - ನೆನಪಿಡಿ, ಜನರು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು ಓದುವ
ಸಮಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದಿಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ, ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸುಲಭವಾಗಿ ಓದಲು, ಕನಿಷ್ಠ
ಪರಿಭಾಷೆಯೊಂದಿಗೆ ಇರಿಸಿ. ನೀವು ಮಾತನಾಡುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನೀವು ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಓದುಗರು ನೀವು ಸಂವಹನ
ಮಾಡಲು ಬಯಸುವದನ್ನು ಗ್ರಹಿಸಲು ಸುಲಭವಾಗಬಹುದು. ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ
ಪಠ್ಯವನ್ನು ಒಡೆಯಿರಿ. "ಕಾನೂನು ಕರಡು" ಎಂದರೆ ಯಾವುದೇ ಲಿಖಿತ ಕಾನೂನು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು - ಒಂದು
ಚಲನೆ, ಪತ್ರ, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ, ಜ್ಞಾಪಕ ಅಥವಾ ಒಪ್ಪಂದ. ವಕೀಲರು ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ಶಿಕ್ಷಕರು ಈ ಪದಗುಚ್ಛವನ್ನು
ಸಾರ್ವಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ: "ಡ್ರಾಫ್ಟ್ ಎ ಬ್ರೀಫ್" ಅಥವಾ "ಡ್ರಾಫ್ಟ್ ಎ ಲೆಟರ್." "ಕಾನೂನು ಕರಡು ರಚನೆ" ಎಂದರೆ
ಬೈಂಡಿಂಗ್ ಕಾನೂನು ಪಠ್ಯದ ಬರವಣಿಗೆಯನ್ನು ಈ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ, ವರದಿಯು ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಬರೆಯಲಾದ
ಔಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನವಾಗಿದೆ. ಡೇಟಾದ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ, ಅವುಗಳ ಮಹತ್ವ, ಅವುಗಳಿಂದ ಪಡೆದ
ತೀರ್ಮಾನಗಳು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಶಿಫಾರಸುಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಇದು
ಒಳಗೊಂಡಿದೆ . ವರದಿ ಬರವಣಿಗೆ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್  ಶೀರ್ಷಿಕೆ ವಿಭಾಗ - ಇದು ಲೇಖಕರ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವರದಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ
ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.  ಸಾರಾಂಶ - ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶಗಳು, ತೀರ್ಮಾನಗಳು ಮತ್ತು ಶಿಫಾರಸುಗಳ ಸಾರಾಂಶದ
ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ...  ಪರಿಚಯ - ವರದಿಯ ಮೊದಲ ಪುಟವು ಪರಿಚಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ...  ದೇಹ - ಇದು ವರದಿಯ
ಮುಖ್ಯ ವಿಭಾಗವಾಗಿದೆ. ಕಛೇರಿ ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಮೇಲಿಂಗ್‌ನ ಅರ್ಥ  ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಸಂದೇಶವಾಹಕ, ಕೊರಿಯರ್
ಅಥವಾ ಅಂಚೆ ಕಛೇರಿಯ ಮೂಲಕ ಹಾದುಹೋಗುವ ಯಾವುದೇ ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನ ಎಂದು ವಿವರಿಸಬಹುದು . ಗ್ರಾಹಕರು,
ಪೂರೈಕೆದಾರರು, ಶಾಖೆಗಳು, ಇಲಾಖೆಗಳು, ಬ್ಯಾಂಕ್‌ಗಳು, ಹಣಕಾಸು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು, ಸರ್ಕಾರಿ ಏಜೆನ್ಸಿಗಳು, ಸರ್ಕಾರೇತರ
ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಮುಂತಾದವುಗಳೊಂದಿಗೆ ನಿರಂತರ ಸಂಪರ್ಕದ ಅಗತ್ಯವಿದೆ .  ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳದ ಸಂವಹನವು
ಸಂಸ್ಥೆಯೊಳಗೆ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ/ಗುಂಪು ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ/ಗುಂಪಿನ ನಡುವೆ ಮೌಖಿಕ ಮತ್ತು ಮೌಖಿಕ ಎರಡೂ ಮಾಹಿತಿ
ಮತ್ತು ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ವಿನಿಮಯ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದೆ. ಇದು ಇಮೇಲ್‌ಗಳು, ಪಠ್ಯ ಸಂದೇಶಗಳು,
ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು, ಕರೆಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.  ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು, ಗುರಿ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು
ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು, ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿಸಲು, ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನೀಡಲು ಮತ್ತು
ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ನಡುವಿನ ತಪ್ಪುಗ್ರಹಿಕೆಯನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಕಚೇರಿ ಸಂವಹನ ಅಗತ್ಯ. ... ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ನೌಕರರು ಮತ್ತು
ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುವ ಸೇತುವೆಯಾಗಿದೆ **** ಘಟಕದ ಅಂತ್ಯ – IV **** **** UNIT- V **** ಫಾರ್ಮ್
ಲೆಟರ್‌ಗಳು - ಅರ್ಥ, ತತ್ವಗಳು ಮತ್ತು ಅಂಶಗಳು ಡಿಸೈನಿಂಗ್ ಆಫೀಸ್ ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಪರಿಗಣಿಸಲಾದ ಫಾರ್ಮ್
ವಿನ್ಯಾಸದ ಆಕಾರದ ಅಂಶಕ್ಕೆ ಹೋಲುತ್ತದೆ. ವ್ಯತ್ಯಾಸವೆಂದರೆ ರೂಪ ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಎರಡು ಆಕಾರಗಳ ಬದಲಿಗೆ ಮೂರು
ಆಯಾಮಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಕಲಾಕೃತಿಯಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ . ಮೂರು ಆಯಾಮಗಳು ಉದ್ದ, ಅಗಲ ಮತ್ತು ಆಳ.
ಏಳು ಅಂಶಗಳು ರೇಖೆ, ಬಣ್ಣ, ಮೌಲ್ಯ, ಆಕಾರ, ರೂಪ, ಸ್ಥಳ ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸ. ಅಕ್ಷರಗಳ ವಿಧಗಳು  ಔಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರಗಳು. 
ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರಗಳು.  ಅರೆ-ಔಪಚಾರಿಕ ಅಕ್ಷರಗಳ ಮಾದರಿ ಪತ್ರದ ಸ್ವರೂಪ 1. ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ (ನೀವು ಈಗಾಗಲೇ
ಅದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಲೆಟರ್‌ಹೆಡ್‌ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯದ ಹೊರತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿ .) ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು.
ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸ. ... 2. ದಿನಾಂಕ. 3. ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ (ನೀವು ಬರೆಯುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಕಂಪನಿ) ಹೆಸರು. ಶೀರ್ಷಿಕೆ. ...
4. ಶುಭಾಶಯ (ವಂದನೆ ಉದಾಹರಣೆಗಳು) 5. ಪತ್ರದ ದೇಹ. 6. ಮುಚ್ಚುವುದು. 7. ಸಹಿ. 8. ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳಲ್ಲಿ
ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕಾದ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ ಸಹಿ ಅಂಶಗಳು ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಸೂಕ್ತ ವಿನ್ಯಾಸ: ಸುಲಭವಾದ ಕ್ಲೆರಿಕಲ್
ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯು ಕಚೇರಿ ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವ ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶವಾಗಿದೆ. ...  ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿ ಸುಲಭ:
ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಲು ಸುಲಭವಾಗುವಂತೆ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಬೇಕು. ...  ಸರಳ ವಿನ್ಯಾಸ: ಸರಳ ರೂಪವು
ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿರುವ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪೂರ್ಣಗೊಳ್ಳಲು ಕಡಿಮೆ ಸಮಯ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. 
ಸೌಂದರ್ಯಶಾಸ್ತ್ರ. ...  ದಕ್ಷತಾಶಾಸ್ತ್ರ. ...  ಮೆಟೀರಿಯಲ್ಸ್. ...  ತಯಾರಿಕೆ. ...  ಮಾಡ್ಯುಲಾರಿಟಿ. ...  ಸುಸ್ಥಿರತೆ. ... 
ರಕ್ಷಣೆ. ...  ಪ್ಯಾಕೇಜಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಅಸೆಂಬ್ಲಿ. ವರದಿ ಬರವಣಿಗೆಯ ವಿಧಗಳು  ದೀರ್ಘ ವರದಿ ಮತ್ತು ಕಿರು ವರದಿಗಳು:
ಹೆಸರೇ ಸೂಚಿಸುವಂತೆ ಈ ರೀತಿಯ ವರದಿಗಳು ಸಾಕಷ್ಟು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿವೆ . ...  ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ವರದಿಗಳು: ... 
ಲಂಬ ಮತ್ತು ಲ್ಯಾಟರಲ್ ವರದಿಗಳು: ...  ಆವರ್ತಕ ವರದಿಗಳು: ...  ಔಪಚಾರಿಕ ಮತ್ತು ಅನೌಪಚಾರಿಕ ವರದಿಗಳು: ... 
ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣಾತ್ಮಕ ವರದಿಗಳು: ...  ಪ್ರಸ್ತಾವನೆ ವರದಿಗಳು: ...  ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ವರದಿಗಳು: ಇದು
ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸುವ ಮತ್ತು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಶಿಫಾರಸುಗಳನ್ನು ಮಾಡುವ ಸಂಶೋಧನೆಯ ಆಧಾರದ
ಮೇಲೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದೆ. ವರದಿಗಳ ಪ್ರಕಾರಗಳಲ್ಲಿ ಮೆಮೊಗಳು, ಸಭೆಯ ನಿಮಿಷಗಳು, ವೆಚ್ಚದ ವರದಿಗಳು, ಆಡಿಟ್
ವರದಿಗಳು, ಮುಚ್ಚುವಿಕೆ ವರದಿಗಳು, ಪ್ರಗತಿ ವರದಿಗಳು, ಸಮರ್ಥನೆ ವರದಿಗಳು, ಅನುಸರಣೆ ವರದಿಗಳು, ವಾರ್ಷಿಕ
ವರದಿಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಸಾಧ್ಯತಾ ವರದಿಗಳು ಸೇರಿವೆ. **** ಘಟಕದ ಅಂತ್ಯ - ವಿ **** ***** ಆಲ್ ದಿ ಬೆಸ್ಟ್ *****