CÔNG TY TNHH DREAM PLASTIC

NAM ĐỊNH

KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ SEAL

SEALS CONTROL PROCEDURE
MÃ SỐ : AN-14
LẦN BAN HÀNH : 1/3
NGÀY : 25/05/2021

Biên soạn tài liệu Kiểm tra tài liệu Phê duyệt tài liệu

Trần Thị Lan Jeong Yeon Seok Zheng Yengyu

 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 2 of 6

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

TT Nơi nhận TT Nơi nhận

1 Ban Giám đốc  7 Phòng Chất lượng 
2 Phòng Nhân sự  8 Phòng R&D 
3 Phòng Hành chính-Tổng vụ  9 Phòng Kinh doanh 
4 Phòng Thu mua  10 Phòng Tài chính – Kế toán 
5 Phòng XNK 
6 Phòng Sản xuất 

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI

Lần sửa Người đề
Ngày tháng Nội dung hiệu chỉnh Người phê duyệt
đổi nghị
02/01/2019 01 Bổ sung yêu cầu theo SCS Audit team Jeong Yeon Seok
02/01/2020 Xem xét định kì Audit team Jeong Yeon Seok
03/08/2020 02 Bổ sung theo yêu cầu Hasbro Audit team Jeong Yeon Seok
04/01/2021 Xem xét định kì Audit team Jeong Yeon Seok
25/05/2021 03 Bổ sung nội dung giám sát Audit team Jeong Yeon Seok
quá trình cấp phát và quản lý
seal chì
06/01/2022 Xem xét định kì Audit team Jeong Yeon Seok
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 3 of 6

I. MỤC ĐÍCH/PURPOSE
Nhằm đảm bảo an toàn cho việc vận chuyển hàng hóa của Công ty TNHH DREAM PLASTIC NAM
ĐỊNH.
To ensure safety for the transportation of goods of DREAM PLASTIC NAM DINH CO., LTD
Đảm bảo phương tiện không bị xâm phạm hay phá hủy từ những yếu tố bên ngoài cũng như bên
trong công ty.
Ensure the vehicle is not compromised or destroyed from outside factors as well as inside the
company
Đảm bảo Seal trong tình trạng an toàn trước và sau khi sử dụng.
Ensure Seal in a safe condition before and after use.

II. PHẠM VI/SCOPE

Áp dụng cho tất cả các bộ phận, phòng ban, phân xưởng có liên quan đến quá trình vận chuyển
hàng hóa. Được quản lý giám sát chặt chẽ bởi Bộ Phận Hành Chính.

Applicable to all departments, departments, workshops involved in the transport of goods.

Managed closely by the Administration Department.

III. TÀI LIỆU THAM KHẢO/REFERENCE

Bộ tài liệu an ninh Hasbro
Bộ tiêu chuẩn CTPAT
IV. QUI TRÌNH QUẢN LÝ SEAL/SEAL MANAGERMENT PROCESS

1. Cấp phát seal/ Seal issuance

Nhà máy chỉ định một nhân viên phụ trách kiểm soát, lưu trữ seal và chỉ nhân viên này mới được
phép cấp phát chì/ seal. Việc cấp phát chì cối được ghi chép theo sổ theo dõi cấp phát chì, trong đó
cần làm rõ các thông tin sau:
- Ngày cấp phát
- Số seal được cấp phát
- Số phương tiện vận chuyển
- Mã ship hàng
- Thông tin tài xế
- Người phụ trách cấp phát và người nhận seal

Ngoài ra, sổ cấp phát cần ghi rõ các thông tin liên quan đến ngày nhập seal, số seal được liệt kê theo
thứ tự, tên nhà cung ứng seal.

The factory appoints an employee in charge of seal control and storage and only this employee is allowed
to issue the lead / seal. The distribution of seal is recorded in the lead allocation log, in which the
following information should be clarified:
- Date of issue
- The number of seals is allocated
- Number of means of transport
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 4 of 6

- Shipping code
- Driver information
- The person in charge of issuing and receiving the seal

In addition, the allocation book should specify information related to seal entry date, seal number
listed in order, and name of the seal supplier.

2. Lưu trữ seal/ Seal storage

- Nhân viên phụ trách phát hành chì /seal phải tiến hành kiểm kê tồn kho seals hàng tuần và ghi lại
theo số lượng tồn kho thực tế. Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào, nhân viên
tồn kho cần báo cáo ngay cho trưở ng bộ phận.

The staff in charge of issuing lead / seal must conduct a weekly inventory audits of seals and record
them according to the actual amount of inventory. During the inventorying process, if any discrepancy
is detected, the inventory officer should immediately report it to the department manager.

- Chì phải được lưu trữ trong tủ khóa, có biển báo tủ lưu trữ, nằm trong khu vực có lắp đặt camera.

Seal must be stored in lockers, with storage cabinet signs, located in the area where cameras are
installed.

- Chì hỏng/ chì đã qua sử dụng cần được hủy hợp lý. Ghi chép quá trình hủy cần được lưu trữ.

Used seal/ damaged seal should be disposed of properly. Records of cancellation should be kept

- Các ghi chép về cấp phát, tồn kho seal được lưu trữ trong vòng 3 năm

The records on seal allocation and inventory are stored for 3 years

3. Yêu cầu về việc thay thế seal hỏng/ Requirements on seal replacement

Trong một số trường hợp, cần phải tiến hành thay niêm phong chì khi lô hàng đang trên đường vận
chuyển. Lý do phổ biến nhất là do seal gốc đã bị hư hại, có người đã cố gắng đột nhập vào phương
tiện vận chuyển hoặc hải quan kiểm hóa.
In some cases, it may be necessary to replace the lead seal while the shipment is in transit. The
most common reason is because the original seal has been damaged, someone tried to break into a
vehicle or customs inspection.
Các dấu hiệu cho thấy seal bị hỏng bao gồm:
Signs that indicate a broken seal include:

- Seal bị móp, méo, biến dạng/ Seal is dented, distorted, deformed

- Có thể mở dễ dàng bằng áp lực tay/ Can open easy by pressure hand

- Không xoay được dễ dàng/ Doesn't rotate easily

- Có dấu hiệu bị trầy xước/ There are signs of scratches

- Có dấu hiệu bị dán keo hay bị biến dạng do nhiệt/ There are signs of glue sticking or heat deformation

- Bị sờn, phai màu của lớp phủ nhựa/ Frayed, faded color of the plastic coating

- Cách nhận dạng không đúng qui cách/ Identification method is not correct
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 5 of 6

- Trầy xước gần chỗ khóa seal/ Scratches near the seal lock
- Biến dạng ở chỗ khóa seal/ Deformation in place of locking seal

- Dấu hiệu chế tạo hay chỉnh sửa trên các bộ phận của seal/ Fabrication or modification marks on
seal parts

- Seal không bấm được/ Seal cannot press

- Số lượng seal thiếu hoặc thừa/ Number of seals missing or excess

Nếu seal bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển thì báo cho bảo vệ để lập biên bản, báo cáo cán bộ an
ninh nhà máy, ban giám đốc cũng như cập nhật thông tin đến DAMCO và các bên liên quan ; đồng
thời trả hàng về nơi xuất để kiểm tra lại.

If the seal is damaged during transportation, report it to the security guard to record, report to the
plant security staff, the board of directors as well as to update the information to DAMCO and
stakeholders; At the same time, return the goods to the place of export to check again.

4. Yêu cầu về chì cối (áp dụng cho hàng Hasbro)/ Bolt seal requirements (applied for Hasbro
shipment)
- Khóa niêm phong chì cối được mua với số lượng vừa phải, đủ dùng trong 1 quý. Chỉ dùng
chì cối đạt tiêu chuẩn ISO 17712 để niêm phong phương tiện xuất hàng Hasbro.
Mortar sealing locks are purchased with a moderate quantity, enough for a quarter. Only use
the ISO 17712 mortar lead to seal the Hasbro delivery vehicle.
- Chứng nhận niêm phong chì được cấp trong vòng 24 tháng. Chứng chỉ được cấp bởi đơn vị đã
được chứng nhận trong đó nêu rõ chì dùng cho xuất hàng Hasbro đạt chuẩn ISO 17712 áp dụng
hiện hành. Nhà máy cần lưu 1 bản chứng chỉ còn giá trị.
Seal certificates are issued within 24 months. Certificate issued by a certified organization
stating that the lead used for Hasbro export meets the currently applicable ISO 17712
standard. The factory needs to keep 1 valid certificate
- Nhà máy cần lưu trữ các thông tin liên quan đến việc mua bán bolt seal như đơn đặt hàng, hóa
đơn thanh toán. Thông tin về model của chì trên đơn đặt hàng phải trùng khớp với thông tin
model chì trên chứng chỉ chất lượng chì.
The factory needs to store information related to the purchase and sale of bolt seal such as
orders, bill payment. The seal information on the order must match the lead model
information on the seal quality certificate
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 6 of 6

5. Phương pháp kiểm tra chì khóa niêm phong VVTT/ VVTT sealing test method
a. V-Kiểm tra ngoại quan chì khóa niêm phong và thiết bị khóa cánh container
V - Check the bonded lead sealing device and the container wing locking device

- Kiểm tra chì khóa và cơ chế khóa của container/ Check the container lock lead and locking mechanism
- Nêu phát hiện nghi ngờ seal hoặc khóa bị tổn hại, cần báo cáo ngay cho người phụ trách/ If any
suspected seal or lock is found to be damaged, immediately report it to the person in charge
- Kiểm tra seal hoặc khóa HASP có bị lỏng không/ Check whether the HASP key or seal is loose

b. V-Xác nhận số seal/ Confirm seal number

- Xác nhận tính chính xác của số seal/ Confirm the accuracy of the seal number

- Xác nhận số seal thực tế vơi số seal trên tài liệu shipping/ Confirm the actual seal number with the seal
number on the shipping document
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi: 03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 7 of 6

c. T-Lồng seal vào đúng vị trí/ Insert the seal in the corect possition.
- Lồng seal sao cho seal vào đúng vị trí. Nếu thấy seal có hiện tượng bị tách rời cần báo cáo lên
người phụ trách hoặc cấp quản lý.

Insert the seal in the correct possition. If the seal appears to be detached, it should be reported
to the person in charge or to management.

d. T-xoắn, vặn seal để kiểm tra độ lỏng/ twist, screw the seal to check for looseness

- Di chuyển, xoắn vặn để đảm bảo seal không bị rơi xuống/ Move and twist to ensure the seal does not
fall off

6. Yêu cầu về kiểm tra ngẫu nhiên quá trình cấp phát seals chì/ Requirements for random checking
of seals issuran process:
- Quản lý bộ phận seal – Park Min ki tiến hành kiểm tra định kì hàng quý (kiểm tra ngẫu nhiên
không báo trước) để đảm bảo nhân viên phụ trách tuân thủ đúng quy trình cấp phát và quản lý
seal chì.
The sales department manager – Park Min Ki conduct quarterly check (random checks without
notice) to ensure that the staff in charge follow the correct process of issuing and managing lead
seals.

- Nội dung kiểm tra phải được ghi chép vào hồ sơ và lưu trữ bởi nhân viên phụ trách
The content of the inspection must be recorded in the file and kept by the staff in charge

- Báo cáo kiểm tra nên bao gồm các thông tin:
+ Nội dung kiểm tra
+ Ngày/ giờ kiểm tra
+ Tên người kiểm tra
+ Bộ phận tiếp nhận kiểm tra.
The inspection report should include the following information:
+ Test content
+ Test date/time
+ Tester's name
+ Department of receiving checking.
 Số hiệu: AN-14
KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ Ban hành: 02/04/2018
Sửa đổi:03(25/05/2021)
SEAL Trang: Page 7 of 7

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ SEAL/CHÌ

Seal được cấp phát từ Nhân viên phụ

trách Seal tại BP.Seal

Người nhận kiểm tra tình trạng
Seal vừa nhận được. Nếu seal
không có vấn đề thì tiến hành
lưu giữ Seal và ghi chép vào sổ
theo dõi
Nếu nhận thấy Seal bị mờ hay
không còn nguyên vẹn thì báo ngay
lập tức và xin cấp, đổi Seal mới
ngay thời điểm giao Seal.

Nếu Seal bị gãy hay có dấu

Trong quá trình sử dụng Seal . Nếu
Seal bị gãy hay hư hỏng thì báo cáo
với bộ phận cấp Seal tiến hành lập
biên bản hiện trạng Seal
hiệu hư hỏng mà không báo
cáo lại thì nhân viên phụ trách
phải hoàn toàn chịu trách
nhiệm về lô hàng

Lập biên bản phải có sự tham gia

của Tổ trưởng tổ Bảo vệ, Nhân viên
phụ trách Seal, QL Kho, nhân viên
loading

Sau khi tiến hành kiểm tra nguyên

nhân, lý do Seal bị hư hỏng. Nhân
viên phụ trách Seal sẽ thu hồi Seal
bị gãy và cấp lại seal mới

Lưu hồ sơ tại
BP.Shipping