1.

Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của các ngài về chuyến
hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng tôi cách đây một tuần rồi.

This letter is to inform you that we have not heard

2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn đặt hàng số
HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.

3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý ngài.

4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng ngay là rất quan
trọng.

5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng tôi không thể thực hiện được
việc bán hàng của mình.

6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho chúng tôilà loại cà phê Santos,
New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt ăn và hạt hỏng và loại cà fê
Santos này tương ứng với loại ¾.

7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng biến dạng. Chúng tôi đã gửi
bằng thư riêng cho công ty của quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ lô hàng trước đó để quý công ty
có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết cấu.

8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận chuyển đã đến cảng ngày
hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460 hộp thay vì
24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa đơn.

9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái Lan; Do đó, chúng tôi yêu cầu
quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ giữa giá của quý công ty và gía của nhà
cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công ty lưu tâm hơn đến các chuyến hàng còn lại.

10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây là do những tình
huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.

11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ về việc chúng
tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm và rằng công ty ngài đã cung
cấp vải cho các khách hàng mới.

12. Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay lập tức cho quý công ty.
Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của mặt hàng được gửi đi lần này.

13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải với chất lượng kém hơn trong đợt giao hàng vừa rồi với
mức giá tương thích, chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty một phiếu ghi có về chênh lệch giá trị của hai loại
vải sau khi chúng tôi nghe tin từ quý công ty.

14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số thùng và số hộp sữa
trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi.
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm vì theo quan điểm
của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.

16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm một cách nhanh
chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thoả đáng.

17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài và sẽ thực hiện
mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.

18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và sẽ gửi các đơn
hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.

19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại được phát hiện
khi hàng được dỡ tại cảng.

20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết
quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô hàng này.

III. Letter writing

Letter 1

COMPLAINT OF QUANTITY

Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng bằng
điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.

Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 10-8-20… theo điều kiện
CIF Hải Phòng.

Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19 tháng 11,
20…

Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu 4488
và 500 chiếc TV màu 19 in kiểu 5033.

Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng đến giám định lô
hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:

a. Chuyến hàng thực chất có:

1. Tủ lạnh: 190 chiếc

2. TV: 440 chiếc màu, 60 chiếc đen trắng

3. Máy giặt: 100 chiếc

b. Tình trạng hàng hóa:

 1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc

2. TV màu thiếu 60 chiếc

3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.

4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.

Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi tiết như đã nêu
trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:

1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang cần gấp.

2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu và đề nghị Nhật cho
hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo cách:

+ Giảm giá 30%

+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được

+ Cho người đến mang đi.

Letter 2

COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE

Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại và fax:
84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater) kiểu Heaterman
191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury
Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được
báo có tổn thất.

Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa trong tình trạng
như sau:

1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện thấy thiếu 7
kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.

2. Trong 136 chiếc đã giao có:

- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm trong đơn
hàng.

- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.

3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.

Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo những hướng
giải quyết như sau:

a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc bình kiểu
191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là 20 chiếc.

b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về đến Việt Nam,
TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D EDWARD phải chịu mọi tổn
thất phát sinh từ việc này.

c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất có thể được và
do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD không đồng ý với phương án này,
thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.

Lưu ý:

 Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL

 Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
 Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và thuyết phục hơn.

Letter 3

Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP. HCM, điện thoại
và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--; ký hợp đồng số No. TL.
9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng (concrete bump B3500 HDR-20) với công ty
DIENHELM & CO. LTD. ENGINEERING, trụ sở tại 1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320, Thái
Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là USD200.000, với điều kiện giao hàng đến cảng Sài Gòn vào
hoặc trước ngày 15/04/20-- là ngày mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp
đồng, phần còn lại 80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận được hàng.

Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là tiền bồi thường
thiệt hại ước tính.

Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng như thông báo gì
của người bán về chuyến hàng nói trên.

Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để Giám đốc Lưu Văn
Dũng ký với những ý sau:

- Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này, TRIEU
VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy thác cho một công
ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện phụ sản tại huyện Hóc Môn,
công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20--. Việc thiếu máy này khiến cho họ không
thể tiến hành thi công được.
- Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên có ghi rõ TRIEU
VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ nếu thực tế xảy ra việc chậm
giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một doanh nghiệp khác với chi
phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này lên tới 2400 đô la.
- TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM & CO., LTD.
 ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công ty tại ngân hàng
Vietcombank, TP. HCM.
- Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt khi nào hàng sẽ
về đến cảng Sài Gòn.
- Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng theo tỉ lệ phạt
trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được Việt Nam trước
ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp đồng do chậm giao hàng” trong hợp đồng 2
bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này và DIENHELM phải hoàn trả lại số
tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh khác.
- Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM cũng không
muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.

Letter 4

Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000 chiếc hiệu ZM 340 của công ty
SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày
hôm qua. Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ bếp ga ZM
340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng
không thể sửa chữa được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công, ông
Lê Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một số điểm sau:

1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để giám định và lập biên
bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng đuợc kết luận là do sơ suất của người bán trong
quá trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.

2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của công
ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi
thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do người bán chịu.

Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư khiếu
nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki

Letter 5

Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng những thông tin gợi
ý sau:

-Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng

-Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến

-Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong ước tính 700 kg đã bị
thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu.

-Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
-Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám định liên quan; không
chấp nhận gởi hàng thay thế.

-Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh

Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư khiếu
nại.

COMPLAINT LETTER

Dear Mr. Suzuki

We have received the consignment of 3000 gas stoves model ZM 304 and 2000 stove model ZM 340
under our order No. TTN/012, carried by Orient which arrived at Saigon port yesterday.

However, we very much regret to inform you that

when that consignment was cleared at the port, we realized there were only 1500 items model ZM 340
delivered, which means 500 ones were missing. Among 3000 gas stoves ZM 304 received, there were
200 items heavily broken and unable to be repaired. When we found out about the missing items, we
invited a representative of VINACONTROL TP.HCM to inspect and make a survey report for the above
consignment. The reason for the missing and broken cases is concluded to be the seller’s carelessness in
packing the goods into the containers.
We can put aside the broken items at your disposal, but you must immediately send us 120.000USD by
TTR to our account at VietcomBank, VN, TPHCM branch, as a compensation for your inadequate
shipment at your expense.

We look forward to receive your response and the above money as soon as possible. If you feel our
solution is unacceptable, you can suggest other ways. In case there is no satisfactory solution within one
week, we have no choice but to take legal action.

Yours sincerely

Dear Sirs,

We write this letter to complain about the consignment of water heater under our order No. 5644TB,
which is carried by SS SH, arrived at SG port on…

We regret to inform you that on opening the containers with the supervision of a representative from
VNC in SG, it was found that the actual consignment included only 136 items instead of 150 items stated
in the order and invoice. The condition of the actual consignment is as follows:

- When the goods reached the port and loaded on the quay, it was found that 7 boxes were missing,
each box contained 2 heaters, thus there were 14 missing in total.

- Out of 136 items received, there were 4 items of Heaterman model 1913 not included in our order as
we requested for Heaterman model 1912.

- There were 2 items seriously broken beyond repair.

- There were 4 air-conditioners of Pana model 1219 not for this order.

To prove the situation, we enclose in this letter some related documents:

- A Survey Report issued by VNC.

- 01 copy of the order, packing list, Report on Receipt of Cargo, and Cargo Outturned Report.

The Survey Report stated that short-shipped and broken goods are caused by an error made during
loading the goods into the containers and wrong packing.

This problem has caused inconvenience to our business and we suggest you should deliver additional
goods and replacements for 14 missing, 4 wrongly delivered, and 2 broken items, thus 20 items in total.
If the goods arrive in VN later than 45 days from the date on this letter, we will place orders with
another supplier and all arise costs will be at your expense.

With regard to 4 air-conditioners, we can help you to sell it at the highest price possible, and we would
like you to send us your quotation. If this solution is not satisfactory to you, please suggest another way.
We hope this incident will never happen in the future and look forward to your response.

Yours faithfully,