CHƯƠNG 7: COMPLAINTS

1. TRANSLATION
English - Vietnamese
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned order shipped on the M.S
White Queen was reported damaged.
Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói trên được chuyên chở trên
con tàu W. Queen được báo là bị hư hại.
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this consignment and have
asked them to strengthen the material.
Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến công ty đã đóng gói chuyến
hàng này và đã yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage was
noticed when they were discharged at the port.
Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
4. We shall be very much obliged if you will keep case No.... and its contents until called for by
our forwarding agents.
Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số... và số hàng bên trong
chờ khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will be dispatched strictly
according to our wishes.
Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng sau
này sẽ được gửi theo đúng yêu cầu của chúng tôi.
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums ordered and invoiced the
consignment contains only 98 drums.
Sau khi xem xét/ kiểm tra kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi đặt mua
và ghi trên hóa đơn, chuyến hàng này chỉ gồm có 98 thùng.
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken articles, as we need these
to complete our sales to our customers.
Chúng tôi sẽ lấy làm vui mừng nếu quý ngài gửi cho chúng tôi hàng thay thế cho số hàng bị vỡ vì
chúng tôi cần số hàng này để hoàn tất việc bán hàng cho khách hàng.
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the service
you offer.
Đây là lần thứ ba khi sai sót như vậy lại xảy ra và chúng tôi rất không hài lòng với các
dịch vụ mà quý ngài cung cấp.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider changing to
another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.
Trong tương lai, trừ khi quý ngài hoàn thành đơn đặt hàng, nếu không chúng tôi sẽ
phải thay đổi nhà cung cấp khác. Hãy đảm bảo rằng vấn đề này không phát sinh một lần
nữa.
10. Could you tell your dispatch department to take special care when addressing consignments?
My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. But there is a C. Schwartz, Bergstr.
110 Koln who also deals in electrical fittings.
Ông có thể yêu cầu phòng giao hàng quan tâm hơn khi giải quyết lô hàng? Tên và địa
chỉ của tôi là C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. Nhưng có một người khác c ũng có tên
C.Schwartz, Bergstr. 110 Koln chuyên buôn bán thiết bị điện tử.
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending you the wrong
statement due to a confusion in names and addresses. The database has been adjusted and there
should be no more difficulties. Please contact us again if a similar situation arises, and thank you
again for pointing out the error.
Hiện chúng tôi đã kiểm tra tài khoản của chúng tôi và thấy rằng chúng tôi đã gửi nhầm
bảng quyết toán cho công ty anh do nhầm lẫn về tên và địa chỉ. Dữ liệu đã được điều
chỉnh và không còn rắc rối nữa. Cứ liên hệ với chúng tôi một lần nữa nếu tình trạng
tương tự phát sinh, và cảm ơn công ty anh một lần nữa vì đã báo sai sót này cho chúng
tôi.
13. The factory has advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have been
unable to cope with orders and are behind with some deliveries.
Bên nhà máy đã thông báo cho chúng tôi rằng do nhu cầu trong nước tăng ngoài mức
dự tính, họ đã không thể thực hiện được các đơn hàng và chậm giao đối với một số
chuyến hàng.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of your
claim.
Để tỏ thiện chí, chúng tôi xin bồi thường 1000 đô la để giải quyết dứt điểm khiếu nại
của quý ngài.
15. We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no
difference between them. Therefore, in this case we are not willing either to substitute the articles
or to offer a credit.
Chúng tôi đã so sánh kỹ lưỡng các món hàng công ty anh trả lại với các mặt hàng mẫu
của chúng tôi và thấy không có sự khác biệt giữa chúng. Vì vậy, trong trường hợp này,
chúng tôi không thể thay mặt hàng hoặc gửi lại tiền cho công ty anh được.
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a chemical imbalance
in the paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own suppliers and are
waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of production and calling in all
those that have been supplied.
Lớp sơn trên phần thân xe trở nên bạc màu vì phản ứng trong thành phần hóa chất
trong sơn được sử dụng để phun xe. Chúng tôi đã liên hệ với nhà cung cấp và đang chờ
câu trả lời của họ. Trong khi đó chúng tôi ngừng việc sản xuất các mô hình sản xuất xe
này và liên hệ với tất cả những khách hàng đã được cung cấp mặt hàng này.
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault was in the weave of the
cloth, which was due to a programming error in the weaving machines. This has now been
corrected and replacement fabric will be sent to you.
Loại vải công ty anh phàn nàn hiện đã được thu hồi. Lỗi sản phẩm xảy ra là do kiểu
dệt, mà bắt nguồn từ lỗi lập trình ở máy dệt. Vấn đề này đã được sửa chữa và mặt hàng
vải thay thế sẽ được gửi đến cho công ty anh.
18. Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they inform us that the
circuits were overloaded. We can repair the machine, but it will be necessary to charge you as
incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
Hiện tại nhà máy của chúng tôi đã kiểm tra các món hàng công ty anh trả lại vào tuần
trước, và qua kiểm tra, chúng tôi biết rằng mạch điện đã bị sử dụng quá tải. Chúng tôi có
thể sửa chữa lại cái máy này, nhưng chúng tôi phải tính phí sửa chữa vì nội dung bảo
hành không bao gồm việc vận hành sản phẩm không đúng.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you should receive them
tomorrow. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no repetition of the
faults. Thank you for your patience in this matter, and we look forward to hearing from you
again.
Hàng thay thế cho các các mặt hàng bị lỗi đang được vận chuyển đến công ty anh, anh
có thể nhận được chúng vào ngày mai. Chúng tôi chắc chắn rằng anh sẽ hài lòng với
những sản phẩm được thay thế vì sẽ không gặp lại khiếm khuyết như vậy nữa. Cảm ơn
công ty anh vì đã kiên nhẫn trong vấn đề này, và chúng tôi mong muốn tiếp tục liên lạc
với công ty anh
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely to occur again.
Please accept our apologies for the inconvenience.
Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là một sai sót hiếm có và khó có khả
năng xảy ra một lần nữa. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.

Vietnamese – English
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của các ngài
về chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng tôi cách
đây một tuần rồi.
This letter is to inform you that we have not received any information from you about the
consignment under the above mentioned order, which should have arrive us one week ago.
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn đặt
hàng số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
We are writing to complain about the shipment of the tractors under the order number
HG12, which have not received it
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý ngài.
The goods we received are very much inferior in quality to your sample.
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng ngay là
rất quan trọng.
When we placed this order with you, we stressed that prompt delivery was most essential.
5. Chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết
quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô hàng này.
It is absolutely essential that the delivery should be punctual; otherwise we cannot
carry out our sales.
6. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại được phát
hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage
was noticed when they were discharged at the port.
7. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và sẽ gửi các
đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
We shall take all the measures possible to prevent this occurring again and dispatch
your future orders in accordance with your wishes.
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận chuyển đã đến cảng
ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460
hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa đơn.
Your consignment under our order No 1527 carried by S.S Song Huong arrived at our
port today. After careful inspection it has been found that against 24,000 tins of
condensed milk ordered and invoiced the consignment contains only 23,460 tins.
9. Chuyến hàng trước của quý ngài đã không đạt được tiêu chuẩn thông thường của quý ngài.
Your previous consignment did not meet your usual standards.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây là do những
tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
We are extremely sorry about this delay but you will realize that it was due to
circumstances beyond our control.
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ về việc
chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm và rằng công ty
ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới.
We have passed them (the cuttings) on to the factory for comment and have told them
how greatly concerned we were over your disappointment in the quality and the fact that
you had supplied the cloth to new customers.
12. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài và sẽ thực
hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.
Once again, we apologize sincerely for the trouble caused to you, and will take all
possible steps to ensure that such mistake will not be made again.
13. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm một cách
nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thoả đáng.
We expect you will have no difficulty in obtaining full indemnity from them, and trust
the matter will be settled to your satisfaction.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số thùng và số hộp
sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi.
From the enclosed documents and packing list, you will see that the number of cases
and the tins coincides with that invoiced by us.
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm vì theo quan
điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
Therefore, we would advise you to address your claim to the Insurance Company as
in our opinion this is a case of pilferage.
16. Chúng tôi hi vọng rằng quý ngài sẽ hài lòng với cách giải quyết của chúng tôi và tin tưởng rằng
quý ngài sẽ đặt hàng thường xuyên trong tương lai.
We hope that you will be satisfied with our solution and trust that you will order regularly in
the future.
 2. LETTER WRITING

Letter 1 - COMPLAINT OF QUANTITY

Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng bằng
điện thuộc đơn đặt hàng số 1234 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 20-05-20... theo điều kiện
CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 20 tháng 06,
20...
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu R20, 100 chiếc máy giặt kiểu 2244 và 500
chiếc TV màu LCD kiểu 5500.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng đến giám định lô
hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. TV: 440 chiếc màu
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 10 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. 02 máy giặt bị vỡ và không thể sửa chữa được.
Anh/chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi tiết như đã nêu
trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu.

Dear Sir,
We would like to inform you that your consignment of order number 1234 which transported by
Carl Maxstart of Federal Republic of Germany has arrived HaiPhong Port . But this order is in
damage condition.
Our employee in Hai Phong asked VinaControl Hai Phong officials to come to inspect the
consignment. After careful inspection, we find that the actually consignment has:
+ 190 fridges, short of 10 units;
+ 440 sets of colour TV, short 60 sets;
+ 100 sets of washing machines, two of them was broken and can’t not be repaired. Because we are
urgently in need of these goods, we suggest for the following solutions:
+ For the undelivered fridges, we will buy from ThaiLand with your cost;
+ 60 sets of colour TV should be delivered as soon as possible.
We would be grateful if you can check the consignment soon and send us a reply about these
damages as soon as possible but not later than 10 April.
We are pleased to enclosed our invoice and Survey report of VinaControl foryour reference.
We are afraid that we must change our supplier for the next orders if this problem is not solved
above deadline.
We look forward to hear from you soon
Yours sincerely,