CHƯƠNG 5: ORDERS

1. TRANSLATION
English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated ... and are pleased to enclose our
order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn vì đã nhận được đề nghị của quý ngài ngày ... và vui lòng gửi
kèm theo đơn đặt hàng số 3678 của chúng tôi cho 4 mặt hàng trong danh mục của quý ngài.

2. Your offer dated...encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms and
conditions in the enclosed order.
Đề nghị của quý ngài ngày ... đã khuyến khích chúng tôi đặt hàng dùng thử với quý ngài. Vui
lòng tìm các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng kèm theo.

3. We are much obliged for your quotation of...and would be glad if you could accept our order
for the following goods.
Chúng tôi rất có nghĩa vụ đối với báo giá của quý ngài về ... và sẽ rất vui nếu quý ngài có thể
chấp nhận đơn đặt hàng của chúng tôi cho những hàng hóa sau đây.

4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will
be supplied from current stock at the price named.
Chúng tôi vui lòng cung cấp cho quý ngài đơn đặt hàng cho các mặt hàng sau với sự hiểu biết
rằng chúng sẽ được cung cấp từ kho hiện tại với mức giá đã nêu.

5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy duly
signed.
Kèm theo là xác nhận của chúng tôi về đơn đặt hàng trùng lặp, trong đó vui lòng gửi lại cho
chúng tôi một bản có chữ ký hợp lệ.

6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
Chúng tôi sẽ biết ơn vì đã giao hàng nhanh chóng vì hàng hóa đang cần gấp.

7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the
goods delivered after that date.
Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện chắc chắn của đơn hàng này, và chúng tôi có quyền từ chối
hàng được giao sau ngày đó.

8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you will
continue to do business with us.
Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ sẽ không gây ra cho quý ngài bất kỳ sự bất tiện nghiêm trọng nào
và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục hợp tác kinh doanh với chúng tôi.

9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be pleased
with them.
Chúng tôi hy vọng rằng hàng hóa sẽ đến tay quý ngài một cách an toàn và trong thời gian tốt và
quý ngài sẽ hài lòng với chúng.
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will
perfectly suit your needs.
Chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ thấy những hàng hóa này vừa ý về mọi mặt và chúng sẽ
hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của quý ngài.

11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later
than...
Vui lòng xác nhận sự chấp nhận của quý ngài đối với đơn đặt hàng này và sự chấp nhận đó sẽ đến
không muộn hơn ...

12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales confirmation in
two originals, one of which please sign and return to us for our file.
Bằng văn bản này, chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và đính kèm xác
nhận bán hàng của chúng tôi thành hai bản chính, một trong số đó vui lòng ký tên và gửi lại cho
chúng tôi để lưu hồ sơ.

13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective during
the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of
charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused by
improper storage or careless maintenance.
Bảo hành là 24 tháng sau khi gửi. Nếu máy bị lỗi trong thời gian bảo hành, người bán cam kết
thay thế hoặc sửa chữa miễn phí bất kỳ bộ phận nào bị lỗi. Bảo hành này không áp dụng cho các
hao mòn thông thường hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách hoặc bảo trì bất cẩn.

14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and large
orders with you in the near future.
Chúng tôi kỳ vọng sẽ tìm được thị trường tốt cho những chiếc khăn trải bàn này và hy vọng sẽ đặt
được những đơn hàng lớn hơn nữa với quý ngài trong tương lai gần.

15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to supply
more next time.
Có một nhu cầu ổn định đối với mặt hàng này trên thị trường này. Chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ
có thể cung cấp nhiều hơn trong thời gian tới.

16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in
the near future.
Chúng tôi gửi kèm theo đơn đặt hàng dùng thử. Nếu chất lượng đạt được như mong đợi của
chúng tôi, chúng tôi sẽ gửi các đơn đặt hàng tiếp theo trong tương lai gần.

17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
Do các cam kết nặng nề, chúng tôi không có khả năng chấp nhận các đơn đặt hàng mới.

18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
Do thiếu nguyên liệu, nhà máy phải ngừng tiếp đãi các đơn hàng mới.
19. We thank you for your order of... but regret very much that we are unable to execute your
order immediately owing to heavy demand.
Chúng tôi cảm ơn quý ngài đã đặt hàng ... nhưng rất tiếc là chúng tôi không thể thực hiện đơn
hàng của quý ngài ngay lập tức do nhu cầu quá lớn.

20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us and
mark the beginning of a happy working relationship.
Chúng tôi hy vọng rằng việc xử lý đơn đặt hàng đầu tiên của quý ngài sẽ dẫn đến việc kinh doanh
xa hơn giữa chúng tôi và đánh dấu sự khởi đầu của một mối quan hệ làm việc hạnh phúc.

Vietnamese – English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc thực
hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
We look forward to receiving your delivery notice soon and hope that fulfilling this order will
lead to more business between our two companies.

2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạn là cực kỳ quan trọng vì đơn hàng
này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
We would like to emphasize that on-time delivery is extremely important as this order accounts
for a large part of our construction.

3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng tôi
sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một thời điểm nào đấy
trong tương lai không xa.
Although the rather low 15% trade discount disappointed us, we will place an order and hope that
this discount will be revisited at some point in the not too distant future.

4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán hưởng
trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và thông báo về
việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu.
Payment is made by irrevocable L/C opened by the buyer to the seller within 15 days after the
buyer receives the notice of readiness for delivery and notice that the export license has been
obtained .

5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ
khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo hành,
người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí cho người
mua.
12 months warranty from the date of delivery. The seller is responsible for any defects in the
delivered goods. If a defect is found during the warranty period, the seller must replace, repair,
adjust or remedy the defect free of charge to the buyer.

6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến
chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
All necessary documents attached to this machine must be signed by you and sent to us
immediately after your acceptance of this order.

7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo
hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
The required cargo must be insured under the terms of marine all-risks insurance and insurance
must be purchased at a reputable insurance company.

8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua
chỉ định.
The seller must insure the goods at a reputable insurance company appointed by the buyer.

9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi dẫn
đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng đai sắt.
We regret that most of the boxes in the previous shipment were damaged on arrival resulting in
poor quality. Therefore, for this trip, we suggest that you reinforce it with an iron belt.

10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn
cảm thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn
cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất kỳ đề
nghị nào có thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
We hope that you will give more thought to this matter, but if you still feel that you cannot accept
our offer, we hope that it will not prevent you from purchasing from us. we. We would be happy
to scrutinize any offer that could lead to business between us.

11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố. Toàn bộ
số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như quý ngài đề
nghị sẽ không tiết kiệm.
In order to save freight, we require the goods to be packed in reinforced crates. All goods are
wrapped in waterproof paper. A sealed metal container like the gentleman suggested will not save
money.

12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng dẫn
sử dụng, catalo... để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
Please send us technical documents such as drawings, manuals, catalogs... for us to study and
translate into Vietnamese.

13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu hàng
hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.
In order to minimize loss during transportation, we require that the goods be packed in wooden
boxes with iron braces carefully.

14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu
được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước ngày...
Your order has been taken care of by us right away, but due to the late delivery of materials, we
are afraid it will not be possible to fulfill your order by...
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để đảm
bảo giao hàng đúng hạn.
As we are in urgent need of this item, we ask that you arrange everything to ensure on-time
delivery.

16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ chối
nhận hàng nếu chúng được giao chậm.
We must insist on delivery within the stated time and reserve the right to refuse delivery if they
are delayed.

17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao đối
với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
We thank you for your order, but unfortunately, due to high domestic demand for the items you
ordered, we are currently out of stock.

18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn về mọi
mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao hàng nói
riêng.
We believe that our new items will make you satisfied in every way because we pay great
attention to your order in general and to the delivery in particular.

19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó khăn
cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình trạng chậm giao
hàng.
It is fair to say that recent changes to import quotas have made it difficult for us to fulfill our
contracts and thus cannot avoid delivery delays.

20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể cho
quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
We regret that we had to decline your order because we were unable to give you the discount you
requested.

2. LETTER WRITING

Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export Corporation) nhận
được thư chào hàng số CM1234 đề ngày cùng với catalogue số CD001 của công ty Dawson
Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel
cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD22 và loại SC33 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn hàng,
phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay vì 100% bằng
L/C như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày vận hành chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao. Nhấn
mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa
hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật (technical documents) hướng dẫn lắp đặt, vận hành
và bảo dưỡng. Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng
dẫn chạy thử máy (a demonstration).
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạn vì hiện nay các khách hàng của
Machino đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino e rằng nếu hàng giao trễ sẽ ảnh
hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt hàng
thường xuyên.
6. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận bán hàng
sớm.

Letter 2
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng, Quận 3, Tp.HCM
nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty Household Electronics,
Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo các điều kiện
thông thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo
hiểm...) và chú ý các điểm chính như sau:
Số lượng: 100 chiếc kèm theo các phụ tùng (spare parts) được ghi trong phụ lục số 1
Giá: CIF Sài Gòn 30 USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000
Chất lượng: theo catalogue mới nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của người bán
Bao bì: theo tập quán xuất khẩu của nước người bán,
Giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 1 và đầu tháng 2 năm 2011,
Bảo hành 15 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi
trong chào hàng,
Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả ngay.
Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiết khấu số lượng 5% đối với đơn hàng này.
Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi (after-sales service) tốt
thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh lá thư. Bắt đầu thư
bằng Dear Sirs.

Letter 3: Declining the order

Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc công ty John Samuel
Brothers Pte Ltd. vào ngày 20/05/20-- đặt mua 8 chiếc tivi hiệu Sony and 15 chiếc máy tính xách
tay hiệu Dell. Tuy nhiên, công ty anh/chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy
viết thư trả lời ông John Samuel theo những gợi ý sau:
- Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu giao hàng trước dịp
Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên quyết của đơn hàng.
- Công ty cũng đã đặt hàng 30 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách đây 1 tháng nhưng sẽ
không có hàng trước cuối tháng 11.
- Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách hàng đến công ty
Television Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có lượng lớn hàng hóa.
- Đối với mặt hàng máy tính xách tay, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác yêu cầu bán
chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $6,000. Nếu có thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp
xếp để giao hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear...