CHƯƠNG 5: ORDERS

1. TRANSLATION
English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated ... and are pleased to enclose our
order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
- Chúng tôi xin chân thành cảm ơn vì đã nhận được thư đề nghị của bạn vào ngày ….và rất vui
long có thể đính kèm thư đặt hàng mang số hiệu 3678 của chúng tôi với 4 loại mặt hàng bên dưới
danh mục của bạn .
2. Your offer dated … encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms and
conditions in the enclosed order.
- Thư đề nghị của bạn vào ngày …. Đã khuyến khích chúng tôi đặt thử một đơn hàng bên bạn .
Xin vui long đính kèm các điều khoản và điều kiện kèm theo trong đơn đặt hàng
3. We are much obliged for your quotation of… and would be glad if you could accept our order
for the following goods.
- Chúng tôi rất vui long cho đơn báo giá của bạn về …. Và rất vui nếu bạn có thể chấp nhận thư
đặt hàng của chúng tôi với những loại hàng hoá sau đây .
4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will
be supplied from current stock at the price named.
- Chúng tôi rất vui khi có thể cung cấp cho bạn một bức thư đăt hàng cho các sản phảm sau và
chúng tôi hiểu rằng chúng sẽ cung cấp từ kho hiện tại
5. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later
than...
- Xin hãy xác nhận về chấp nhận của bạn về đơn đặt hàng này cũng như sự xác nhận này sẽ
không trễ hơn …..
6. We would be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
- Chúng tôi rất biết ơn về sự giao nhanh nhanh chóng của bạn bởi vì những hàng hoá trên đang
được cần gấp
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse
the goods delivered after that date.
- Giao hàng trước tháng 2 là một điều kiện cố định trong thư đặt hàng này , và chúng tôi có quyền
được từ chối nhận hàng sau ngày hôm ấy
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you will
continue to do business with us.
- Chúng tôi tin rằng sự trì hoãn này sẽ không gây ra bất kì sự bất tiện nào cho bạn và hi vọng rằng
bạn sẽ tiếp tục hợp tác với chúng tôi .
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be pleased
with them.( sale confirmation )
- Chúng tôi hi vọng rằng những mặt hàng này sẽ tiếp cận với bạn một cách an toàn và vào khoảng
thời gian phù hợp bạn sẽ hài long với chúng
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will
perfectly suit your needs.( Sales confirmation )
- Chúng tôi có thể đảm bảo rằng bạn sẽ hài long với những loại sản phẩm này và chúng sẽ có thể
đáp ứng cũng như phù hợp với những yêu cầu của bạn
11. We thank you for your order of... but regret to inform you that we are unable to execute your
order immediately owing to/due to heavy demand.
- Chúng tôi rất cảm ơn về thư đặt hàng của bạn cho … nhưng rất tiếc khi phải thông báo với bạn
rằng chúng tôi không thể thực hiện ngay thư đặt hàng đó bởi vì nhu cầu quá lớn
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales confirmation in
two originals, one of which please sign and return to us for our file ( Sales confirmation)
.Chúng tôi ở đây để xác nhận việc chúng tôi chấp nhận đơn đặt hàng của bạn và đính kèm theo
đó là thông báo xác nhận đơn hàng của chúng tôi có 2 bản chính , một trong 2 xin hãy kí tên và
gửi trả lại để chúng tôi có thể lưu trữ.
13. Warranty/Guarantee is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be
defective during the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any
defective part free of charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or
damage caused by improper storage or careless maintenance. ( order )
- Bảo hành sẽ kéo dài 24 tháng sau khi gửi đi . Nếu máy móc bị trục trặc trong suốt thời gian bảo
hành , người bán sẽ phải cam kế thay thế hoặc sửa chữa miễn phí bất kì bộ phận nào bị lỗi . Bảo
hành này không áp dụng cho tất cả những hao mòn thông thường hoặc những hư hại được gây ra
bởi việc bảo quản không đúng cách hay bảo trì 1 cách bất cẩn
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and large
orders with you in the near future.( Order)
- Chúng toi mong có thể tìm được một thị trường tốt cho mặt hàng khan trải bàn để có thể đặt
them nhiều hàng với số số lượng lớn trong tgian tới
15. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy duly
signed.( Sales confirmation)
- Đính kèm là sự xác nhận của chúng tôi về thư đặt hàng này, trong đó hãy gửi lại cho chúg tôi
một bản đã được kí tên
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in
the near future.( Order)
- Chúng tôi đã gửi kèm theo một đơn đặt hàng dung thử . Nếu chất lượng sp đạt được những
mong đợi của chúng tôi , chúng tôi sẽ gửi nhiều thư đặt hàng hơn trong tgian tới .
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.(reply)
- Do có nhiều cam kết , chúng tôi không có khả năng chấp nhận them đơn đặt hàng mới
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.(reply)
- Do sự thiếu hụt về vật liệu thô , nhà máy sẽ phải ngừng nhận them đơn đặt hàng mới .

Vietnamese – English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc thực
hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
- We look forward to receving your delivery notice soon and we hope that executing this
order will lead to more business between two companies
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạn là cực kỳ quan trọng vì đơn hàng
này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
- We would like to point out that delivery on time is essential as this order account for over
part of our construction .
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng tôi
sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại trong tương lai.
- Even though the rather low 15% trade discount disappointed us whereas , we will place an
order and hope that this discount will be reconsidered in the future.
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán hưởng
trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và thông báo về
việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu.
- By irrecvocable L/C at sight , to be opened 15 days after the buyers receive the notice of
delivery and notice that export license has been obtained .
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ
khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo
hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí
cho người mua.
- Guarantee is 12 months from the date of delivery . The seller undertakes to any defective
part free of charge . If the machine prove to be defective during the guarantee period , the
seller has to replace or repair any defective part free of charge for the buyer.
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến
chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
- All essential documents accompanying this machine must be signed and return for us as
soon ass you confirm this order .
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo
hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
- Requested goods must insure under all-risk marine insurance and insurance must be
purchased from a reputable insurance company.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua
chỉ định.
- The seller must insure for goods at a reputable insurance company appointed by the buyer
9. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể cho
quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
- We are sorry that we have to reject your order due to we can not provide a discount as
you requested .
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn
cảm thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn
cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất kỳ đề
nghị nào có thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
- We hope that you will consider more about this matter , but if you still feel you can not
accept our offer, we hope that it will not prevent you from purchasing from us . We are
pleased to deliberate any offer could lead to business between us .
11. Chúng tôi phải nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạn là rất cần thiết và chúng tôi có quyền
từ chối nhận hàng sau ngày ______ .
- We must emphazise that delivery on time is essential and we have the right to refuse the
goods delivered after that date.
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng dẫn
sử dụng, catalo... để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
- Please send us technical documents such as drawings , manuals catalogue … with the aim
of studying and translating into Vietnameses.
13. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài, song rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao đối
với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
- We thank you for your order , but we are sorry that owing to heavy domestic demand for
the items you ordered , we are currently out of stock .
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu
được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước ngày ____.
- We are interested in your order , but owing to the late of delivery of material , we are
afraid that your order will not be delivered before …..
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để đảm
bảo giao hàng đúng hạn.
- This is because we are in urgent need of this item , we ask that you can arrange to ensure
on time delivery .
2. FILLING THE GAP

Dear Sirs,

We (1)___thank you for your order ____of 25th May, 20... for Diesel engine, and we would like
to make an order under (2) ___the following terms and conditions ____ :

1. Name: Diesel Engineer, Model 4238-200PS complete with spare parts as stated in your

catalogue No 2457 attached.

2. Price: £15,690, FOB, Kobe, Japan including packing in seaworthy wooden cases.

3. (3)__Time________: In one lot in November, 2022

4. Payment: By (4)__irrecvocable L/C at sight ______ to be opened with the Bank for Foreign
Trade of Vietnam to the account of Misuit Bank Tokyo in your favour 15 days prior to the date of
shipment, valid for 90 days, for the total value of the goods to be shipped.

5. (5)____The guarantee period is _______: within 12 months from the date of operation rather
than from the date of

dispatch.

Please send us all necessary technical documents of the machine.

We (6) _are look forward to receive _____your kind confirmation of sales.

Best Regards,

3. LETTER WRITING

Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export Corporation) nhận
được thư chào hàng số CM1234 đề ngày cùng với catalogue số CD001 của công ty Dawson
Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel
cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD22 và loại SC33 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn hàng,
phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay vì 100% bằng
L/C như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày vận hành chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao. Nhấn
mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa
hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật (technical documents) hướng dẫn lắp đặt, vận hành
và bảo dưỡng. Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng
dẫn chạy thử máy (a demonstration).
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạn vì hiện nay các khách hàng của
Machino đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới.
5. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt hàng
thường xuyên.
6. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận bán hàng
sớm.

Letter 2
Anh/ Chị đang nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty Household
Electronics, Malaysia.
Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo các điều kiện thông
thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo hiểm...) và
chú ý các điểm chính như sau:
1. Số lượng: 100 chiếc kèm theo các phụ tùng (spare parts) được ghi trong phụ lục số 1
2. Giá: CIF Sài Gòn 30 USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000
3. Chất lượng: theo catalogue mới nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của người bán
4. Bao bì: theo tập quán xuất khẩu của nước người bán,
5. Giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 1 và đầu tháng 2 năm 2011,
6. Bảo hành 15 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi
trong chào hàng.
7. Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả ngay.
Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiết khấu số lượng 5% đối với đơn hàng này.
Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi (after-sales service) tốt
thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh lá thư. Bắt đầu thư
bằng Dear Sirs.

Letter 3: Declining the order

Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel (Tổng giám đốc công ty John Samuel
Brothers Pte Ltd.) vào ngày 20/05/20-- đặt mua 8 chiếc tivi hiệu Sony and 15 chiếc máy tính xách
tay hiệu Dell.
Tuy nhiên, công ty anh/chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy viết thư trả lời
ông John Samuel theo những gợi ý sau:
1. Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu giao hàng trước dịp
Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên quyết của đơn hàng.
2. Công ty cũng đã đặt hàng 30 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách đây 1 tháng nhưng sẽ
không có hàng trước cuối tháng 11.
3. Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách hàng đến công ty
Television Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có lượng lớn hàng hóa.
4. Đối với mặt hàng máy tính xách tay, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác yêu cầu bán
chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $6,000. Nếu có thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp
xếp để giao hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear...