COMPLAIN

I, Translation:
English - Vietnamese
1, Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 của đơn hàng nói trên được
vận chuyển bởi con tàu MS. White Queen được báo là đã bị hư hại.
2, Chúng tôi đã chuyển thư khiếu nại của ngài tới công ty đóng gói
chuyến hàng này và yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn.
3, Tôi xin đính kèm biên bản giám định do công ty Vinacontrol cấp để
chứng thực rằng thiệt hại đã được phát hiện khi hàng dỡ tại cảng.
4, Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số… và số
hàng bên trong chờ tới khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới.
5, Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và
những đơn hàng tiếp theo của chúng ta sẽ được gửi đúng theo yêu cầu của
chúng tôi.
6, Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi
theo như đã đặt và hóa đơn, chuyến hàng này chỉ gồm 98 thùng.
7, Chúng tôi sẽ rất vui nếu quý ngài gửi cho chúng tôi sản phẩm thay thế
cho hàng bị vỡ vì chúng tôi cần hàng để bán cho khách hàng.
8, Đây là lần thứ 3 xảy ra sai sót như vậy và chúng tôi không còn thấy hài
lòng với dịch vụ mà quý cty cung cấp.
9, Trừ khi quý ngài thực hiện các đơn hàng đầy đủ và hiệu quả trong
tương lai, chúng tôi sẽ xem xét thay một nhà cung cấp khác. Hãy đảm bảo
rằng vấn đề này không phát sinh một lần nữa.
10, Quý ngài có thể nói với bộ phận giao hàng quan tâm hơn khi giải
quyết đơn hàng? Tên và địa chỉ của tôi là C.J.Schwartz Bergstr. 101
Koln. Nhưng cũng có một người khác tên C. Schwartz, Bergste. 110 Koln
buôn bán các thiết bị điện tử.
11, Chúng tôi đã kiểm tra tài khoản của quý ngài và nhận thấy rằng chúng
tôi đã gửi nhầm bảng quyết toán cho công ty anh do nhầm lẫn về tên và
địa chỉ. Các dữ liệu đã được điều chỉnh và sẽ không còn rắc rối nữa. Hãy
liên hệ với chúng tôi một lần nữa nếu có tình huống tương tự xảy ra, cảm
ơn quý ngài một lần nữa vì đã chỉ ra sai sót.
13, Nhà máy vừa báo cho chúng tôi rằng do nhu cầu nội địa đột biến, họ
đã không thể giải quyết các đơn hàng và đã trễ vài chuyến giao hàng.
14, Để thể hiện thiện chí chúng tôi sẽ bán cho ngài với tổng giá trị là
1000 đô la nhằm giải quyết phàn nàn của quý ngài.
15, Chúng tôi đã so sánh cẩn thận hàng hóa mà quý ngài gửi lại với mẫu
của chúng tôi và không thấy bất cứ khác biệt gì giữa chúng. Vì vậy, trong
trường hợp này chúng tôi sẽ không thể thay thế hàng hóa hay gửi lại tiền
cho quý ngài được.
16, Lớp sơn trên thân của những chiếc xe đã trở nên bạc màu vì phản ứng
trong thành phần hóa chất của loại sơn được sử dụng để phun lên xe.
Chúng tôi đã liên hệ với nhà cung cấp và đang đợi hồi âm từ họ. Trong
khi đó chúng tôi đã ngừng sản xuất mẫu xe này và thông báo cho những
khách hàng đã được cung cấp mặt hàng này.
17, Loại vải mà quý ngài phàn nàn bây giờ đã được thu hồi. Lỗi xảy ra do
kiểu dệt, mà bắt ngồn từ lỗi lập trình máy dệt. Lỗi này đã được khắc phục
và vải thay thế sẽ được gửi tới quý ngài.
18, Nhà máy của chúng tôi hiện tại đã kiểm tra các hàng mà quý ngài trả
lại tuần trước, và họ thông báo với chúng tôi rằng mạch điện đã bị sử
dụng quá tải. Chúng tôi có thể sửa cái máy, nhưng chúng tôi phải tính phí
sửa chữa vì việc vận hàng không đúng không nằm trong nội dung bảo
hành.
19, Các sản phẩm thay thế cho sản phẩm bị lỗi đang trên đường vận
chuyển tới quý ngài, và quý ngài sẽ nhận được chúng vào ngày mai.
Chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ hài lòng với chúng và sẽ không lặp
lại lỗi như vậy nữa. Cảm ơn quý ngài vì đã kiên nhẫn trong vấn đề này và
chúng tôi tiếp tục liên lạc với quý ngài.
20, Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là sai sót hiếm có và sẽ
không xảy ra một lần nữa. Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về
sự bất tiện.

Vietnamese - English
1, This letter is to inform you that we have not heard from you about the
consignment under the above, which should have reached us one week
ago.
2, We are writing to complain about the shipment of the tractors under the
order No. HG12, which we have not received.
3, The goods we received are much inferior in quality to your samples.
4, When we placed this order with you, we stressed that prompt delivery
was most essential.
5, It is absolutely necessary to delivery on time, otherwise we cannot
carry out our sales.
6, We find that 100 bags of coffee exported by Catrine to us are Santos
coffee, New York type 2, contain an excessive quantity of unripe, shelly,
broken, weevilly and defective beans and corresponds to Santos Coffee,
New York type 3/4.
7, The materials seems to be too loosely woven and is inclined to pull out
of shape. By separate mail we have sent you a cutting from earlier
consignment so that you van compare the two and see the difference in
texture.
8, Your consignment under our order No.1527 carried by S. Song Huong
have arrived at our port today. After careful inspection, it has been found
that against 24000 tins of condensed milk ordered and invoiced the
consignment contains only 23460 tins.
9, As we are in urgent need of these items, we have got them from
Thailand. Therefor we would like you to send us as compensation of
1000USD as a balance between your price and another supplier’s and
have your attention to the remaining shipment.
10, We are extremely sorry for this delay but you will realize that it was
due to circumstances beyond our control.
11, We have passed the fabric cutting on to the factory for comment and
have told them how greatly concerned we were on your disappointment
in the quality and the fact that you had supplied the cloth to new
customers.
12, They expressed their great regret and we have arranged with them for
the immediate dispatch of replacements. Furthermore, they guarantee the
quality of the items now sent.
13, If you agree to sell the cloth which has lower quality than the earlier
shipment with the best price obtainable for it, we will send you a credit
note for the differences as soon as we hear from you.
14, From the enclosed document and packing list, you will see that the
number of cases and tins coincides with that invoiced by us.
15, Therefor, we advise you to send complain letter to insurance
company, as in our opinion this is a case of pilferage.
16, We expect you will have no difficulty in obtaining full indemnity
from insurance company and trust the matter will be settled to your
satisfaction.
17, Once again, we apologize sincerely for the trouble caused to you and
we will take every possible steps to ensure this mistake will not be made
again.
18, We will take all the measures possible to prevent this occurring again
and dispatch your future orders in accordance with your wishes.
19, I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect
that the damage was noticed when they was discharged at the port.
20, In the meantime, we are holding the above mentioned case at your
disposal. Please let us know what you want us to do with it.

II, Letter writing

Letter 1
Dear Sirs,
We would like to inform you that our order No. 2027 of August 10 th 20--
carried by Carl Maxstart Federal Republic of Germany arrived at
HaiPhong port today, November 19th 20--, was in damage condition.
After careful inspection by Vinacontrol HaiPhong, it has been found that
the shipment actually contains 190 units of refrigerators, 440 sets of
colour TV, 60 sets of black and white TV and 100 units of washing
machines. Therefore, this shipment is short of 100 units of refrigerators,
60 sets of black and white TV are out of order, short of 60 sets of colour
TV, 2 washing machines broken beyond our repair.
We ask you to solve the problem as follows:
1, For the refrigerators undelivered, we shall get them from Thailand and
you have to pay all costs as we are in urgent need of this item.
2, For TV, you are required to send us 60 short units as quickly as
possible and for 60 sets of black and white TV, we offer the following
suggestions at your disposal as follows:
+ Accept a discount of 30%
+ We will dispose them at the highest possible price.
+ Send somebody to take them away.
We hope to hear from you soon.
Your faithfully

Letter 2
Dear Sirs,
We are writing to inform you that your delivery which is carried by S.
Hau Giang has arrived at Saigon Port today, June 25 th 20-- and it does not
match our order No. 2315TL.
According to survey report No. 215/VCL issued by SGS, the shipment
contains only 136 units. To be specific, the status is as follows:
1, When unload on the port, the shipment was found to be shortage of 7
cases, 2 units each, numbered from 8 to 15, making a total of 14 units.
2, Out of the 136 units delivered:
- 4 units were not of Heaterman 191VA, but 191WH, out of our order.
- 2 units were broken beyond our repair.
3, The shipment also contains 4 units of 191VL, which are unordered
heater.
We would like to solve the problem as follows:
- Deliver the replacement for 14 units of the undelivered goods, 4 units of
wrongly delivered goods and 2 broken units, totaling 20 units at your
costs as soon as possible.
- If within 45 days from the date on this letter, the aforementioned goods
have not reached us in Vietnam, we will get them from another supplier
at your cost and rick
- For 4 unordered 191 VL heaters, we are willing to sell them at the
highest possible prices, if this suggestion is out of your plan, could you
give us your latest settlement?
We cannot allow this situation to continue, we are sorry to tell you that
unless you guarantee to deliver the goods according to our wishes in the
future, we will be forced to look for another supplier.
Your faithfully,
Van Anh
Chief of importing department.