TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT-HÀN

KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

--- ---

Môn học
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP (ERP)
Giảng viên hướng dẫn : TS.Trần Thảo An
Sinh viên thực hiện : Nhóm 1
Hồng Thúy Vy
Hồ Thị Nhật Đoan
Lê Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Vân Anh
Nguyễn Thảo Nguyên
Lớp : 21EL

Đà Nẵng, ngày 17 tháng 09 năm 2022

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT-
HÀN

KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

--- ---

Môn học
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH

NGHIỆP (ERP)

Giảng viên hướng dẫn : TS.Trần Thảo An

Sinh viên thực hiện : Nhóm 1
Hồng Thúy Vy
Hồ Thị Nhật Đoan
Lê Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Vân Anh
Nguyễn Thảo Nguyên
Lớp : 21EL

Đà Nẵng, ngày 17 tháng 09 năm 2022

Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành chuyên đề báo cáo này chúng em chân thành gửi đến TS.Trần Thảo
An – giảng viên học phần “Hệ thống thông tin quản lý”-người đã cung cấp những kiến thức,
kỹ năng cũng như đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ nhóm chúng em hoàn thành chuyên đề
báo cáo này lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Và không thể không cảm ơn những thành viên trong nhóm 1. Những con người đã
miệt mài tìm hiểu và hoàn thành báo cáo này đúng thời hạn và tốt nhất có thể. Do kiến thức,
tầm hiểu biết còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu vấn đề
cũng như lỗi trình bày. Chúng em rất mong nhận được sự góp ý và đánh giá chân thành của
cô để bài báo cáo có thể đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Cuối cùng, nhóm chúng em xin kính chúc cô sức khỏe vững bền và đạt nhiều thành
công trong sự nghiệp cao quý.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện: Nhóm 1-Lớp 21EL
Hồng Thúy Vy
Hồ Thị Nhật Đoan
Lê Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Vân Anh
Nguyễn Thảo Nguyên

Nhóm 1 – Lớp 21EL I

Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................................................... I
MỤC LỤC ................................................................................................................................................... II
DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU ................................................................................................. III
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................................................ III
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ...............................................1
1.1. THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU .....................................................................................................1
1.1.1. Khái niệm về thông tin .....................................................................................................1
1.1.2. Khái niệm về dữ liệu ........................................................................................................1
1.1.3. Khái niệm về thông tin quản lý ........................................................................................2
1.1.4. Các thuộc tính của thông tin .............................................................................................3
1.2. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................................................................4
1.2.1. Khái niệm về hệ thống ......................................................................................................4
1.2.2. Khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................................................4
1.2.3. Các bộ phận của hệ thống thông tin .................................................................................5
1.3. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ...............................................................7
1.3.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ..............................................................................7
1.3.2. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý .................................................................7
1.3.3. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý .......................................................................9
CHƯƠNG 2 : HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) .....................10
2.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) ..10
2.1.1. Khái niệm .......................................................................................................................10
2.1.2. Lịch sử hình thành ..........................................................................................................10
2.1.3. Đặc trưng của ERP .........................................................................................................12
2.1.4. Cấu trúc của một hệ thống ERP......................................................................................13
2.1.5. Phân loại phần mềm ERP ...............................................................................................15
2.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ...........................................17
2.2.1. Hệ thống doanh nghiệp làm việc như thế nào?...............................................................17
2.2.2. Phần mềm doanh nghiệp.................................................................................................17
2.2.3. Các thành phần hệ thống và hoạt động của ERP ............................................................18
2.2.3.1. Hệ thống hoạt động trong giai đoạn triển khai ERP ...............................................18
2.2.3.2. Hệ thống hoạt động trong giai đoạn sử dụng và vận hành ERP .............................20
2.2.4. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phân mềm quản lý rời rạc..............................22
CHƯƠNG 3: XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ...................25
3.1. XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC.......................................25
3.1.1. Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống ............................................................25
3.1.2. Ưu – Nhược điểm của ERP ............................................................................................26
3.1.2.1. Ưu điểm ..................................................................................................................26
3.1.2.2. Nhược điểm ............................................................................................................26
3.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP ................................................................................................27
3.1.3.1. Đối với bản thân doanh nghiệp ...............................................................................27
3.1.3.2. Đối với nhà quản lý.................................................................................................27
3.1.3.3. Đối với các nhà phân tích - nhân viên ....................................................................27
3.1.4. Khó khăn khi áp dụng ERP ............................................................................................27
3.2. KẾT LUẬN ............................................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................................................31

Nhóm 1 – Lớp 21EL II

Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU
Hình 1.1 Các bộ phận của hệ thống thông tin.............................................................. 5
Hình 2.1 Miêu tả sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện đại ngày nay .......................... 11
Bảng 2.1 Các chức năng của phân hệ trong hệ thống ERP ....................................... 13
Bảng 2.2 Các thành phần trong giai đoạn triển khai ERP ......................................... 18
Bảng 2.3 Các thành phần trong giai đoạn vận hành ERP .......................................... 20
Hình 2.2 Hệ thống theo cách nhìn truyền thống ........................................................ 23
Bảng 3.1 Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam.......................................... 29

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Tên viết tắt Ý nghĩa
HTTT Hệ thống thông tin
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
POS Point-of-Sale – Điểm bán hàng
ERP Enterprise Resources Planning - Quản trị tích hợp doanh nghiệp
SCM Supply Chain Management - Quản trị chuỗi cung cấp
LAN Local Area Networks - Mạng cục bộ
KT Kế toán

Nhóm 1 – Lớp 21EL III

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1. THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU
1.1.1. Khái niệm về thông tin
Thông tin (Information) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách sao cho
chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ liệu đó. Để tổ
chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và các
mối quan hệ giữa các dữ liệu. Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin thực sự là một quá trình,
một tập hợp các công việc có quan hệ logic với nhau để đạt được một kết quả đầu ra mong
muốn. Có thể nói thông tin là những dữ liệu được chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng
hơn thông qua việc ứng dụng tri thức. Thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình được gọi là thông tin quản lý. Như
vậy có thể hiểu thông tin quản lý là những dữ liệu có ích đã được lựa chọn, tổ chức và xử
lý theo một cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn. Tất cả
các tổ chức đều cần thông tin phục vụ các mục đích khác nhau

Ví dụ: Một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về:

- Số lượng hàng hoá bán

- Nơi bán hàng
- Thời gian bán hàng
- Địa điểm bán hàng
- Phương thức thanh toán …

1.1.2. Khái niệm về dữ liệu

Dữ liệu (Data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các
giao dịch kinh doanh. Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về thuộc tính (đặc
điểm) của các thực thể như người địa điểm hoặc các sự kiện. Dữ liệu có thể ở dạng số hoặc
văn bản và bản thân dữ liệu thường mang tải giá trị thông tin. Khi các yếu tố này được tổ
chức hoặc sắp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trở thành thông tin.

Dữ liệu có 2 loại chính là Structured VS. Unstructured data

• Structured data (Dữ liệu có cấu trúc)

- Thường được gọi là dữ liệu định lượng
- Là dạng dữ liệu và số liệu khách quan

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 1

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
- Được lưu trữ trong Excel, SQL, Google Sheet
- Dễ dàng thu thập, truy xuất, lưu trữ và sắp xếp
- Dễ dàng trích xuất thông tin

Ví dụ : con số, họ tên, ngày tháng, địa chỉ thông tin giao dịch.

• Unstructured data (Dữ liệu không có cấu trúc)

- Thường được gọi là dữ liệu định tính
- Nó có thể là các ý kiến chủ quan và đánh giá thương hiệu của bạn dưới dạng văn
bản
- Chỉ ở dưới dạng văn bản
- Có thể được lưu trữ trong các tài liệu Word, Elasticsearch hoặc Solr, nơi có thể
thực hiện các truy vấn tìm kiếm từ và cụm từ
- Khó có thể thu thập, gây khó khăn cho việc xuất, lưu trữ và sắp xếp trong cơ sở
dữ liệu thông thường
- Không thể kiểm tra các phương pháp và công cụ phân tích dữ liệu

Ví dụ: phản hồi khảo sát nhận xét trên Social Media, nhận xét blog phản hồi email

1.1.3. Khái niệm về thông tin quản lý

cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn. Tất cả các tổ
chức đều cần thông tin phục vụ các mục đích khác nhau.

• Lập kế hoạch: Để có thể lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các
nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân
bổ các nguồn lực vốn dĩ hạn hẹp và trong ngữ cảnh này thông tin được cần đến để
hỗ trợ quá trình ra quyết định.
• Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết quả
thực hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được sử dụng để đánh giá xem kế
hoạch có thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước. Trên
cơ sở thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập các thông tin giao dịch hoặc sự kiện là cần
thiết vì nhiều lý do khác nhau thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu cầu
mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 2

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo
lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp.
• Hỗ trợ ra quyết định: Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng, người làm
công tác quản lý có cơ hội ra những quyết định hiệu quả và đúng đắn.

1.1.4. Các thuộc tính của thông tin

Đặc trưng của thông tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công
tác quản lý và ra quyết định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:

• Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi. Thông tin
không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập
vào hệ thống trước đó.
• Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ liệu quan trọng. Một báo
cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không liệt kê được các chi phí có liên
quan.
• Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị của nó mang lại cao hơn chi
phí tạo ra nó.
• Tính mềm dẻo: Thông tin được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông
tin hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá
trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính.
• Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nó có thể phụ
thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc
thông tin
• Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan
trọng, thể hiện ở chỗ nó có hướng đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị
sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không.
• Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng giản đơn, không quá
phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong
việc lựa chọn thông tin.
• Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời nếu nó đến với người sử dụng vào thời
điểm cần thiết.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 3

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• Tính kiểm tra được: Thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn rằng nó
hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin).
• Tính dễ khai thác: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với người sử
dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần.
• Tính an toàn: Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không có thẩm
quyền.

1.2. HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.2.1. Khái niệm về hệ thống
Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên
hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù
hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động
để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong
một quá trình xử lý có tổ chức.

Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:

• Các yếu tố đầu vào (Inputs)

• Xử lý, chế biến (Processing)
• Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm
khác liên quan đến hệ thống như:

• Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
• Hệ thống con của hệ thống;
• Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở,
nếu nó có quan hệ với môi trường…

1.2.2. Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền
thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin.

Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó
cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 4

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy
dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
• Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết
định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
• Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không
nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những
thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
• Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải
được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin.
Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
• Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn
nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.

Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên
dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.

1.2.3. Các bộ phận của hệ thống thông tin

Hình 1.1 Các bộ phận của hệ thống thông tin

• Đầu vào

Trong HTTT, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý
vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu
thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên; trong một trường đại

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 5

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
học, các giảng viên phải trả điểm thì mới có sơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho
các sinh viên. Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống
nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn.

Trong khi ở hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của các nhân viên thì ở hệ
thống điện thoại khẩn cấp, một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy,
đầu vào của một HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn
khách hàng. Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể đượcthực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự
động hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập liệu
thủ công, nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa trong một siêu thị thì lại là hình
thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống

thông qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào cách
nhập liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được
thông tin đầu ra như mong muốn.

• Xử lý

Trong một HTTT, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành
các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính toán, so sánh
và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ
công hay với sự trợ giúp của các máy tính.

• Đầu ra

Trong một HTTT, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông thường
ở dạng các tài liệu và báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trả lương cho nhân
viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng
và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại là đầu vào
của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống
thanh toán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu
vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra có thể tồn tại ở nhiều dạng
khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình thường là những thiết bị
ra chuẩn; việc đưa kết quả ra cũng có thể được thực hiện thủ công bằng tay (ví dụ các báo
cáo và tài liệu viết bằng tay).

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 6

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• Thông tin phản hồi

Trong một HTTT, thông tin phản hồi (feedback) là kết quả đầu ra được sử dụng để
thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống.
Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào
hoặc thay đổi một tiến trình công việc. Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của
một nhân viên nhầm 40 thành 400 thì hệ thống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm
ngoài khoảng giá trị cho phép (chỉ được phép từ 0 đến 100) và đưa ra một thông báo lỗi
như một thông tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại và hiệu chỉnh
số liệu đầu vào về giờ công lao động cho đúng là 40.

1.3. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.3.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) là hệ thống

tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung
cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.

Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ thập niên 60 nhằm cung

cấp các báo cáo quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt
động quản lý ở các cấp độ của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo
ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.

(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp)

1.3.2. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần
cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng
mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá
trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn,
thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện
quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể
kể đến như:

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 7

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
- Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công
việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc
từ xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là
khắp toàn cầu. Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển
trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.

- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý
kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều
cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát
sinh từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên
nhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao.

Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả
năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp
quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này,
người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và
giải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn.

- Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các
xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong
các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực
hiện.

- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm
nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc
thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều
năng lực hơn thực hiện (outsourcing).

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý định
vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức
làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số
hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử
(ecommerce).

- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp
việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 8

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp)

1.3.3. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý

Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết
đều có tác dụng trợ giúp các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo thực thi tốt hơn và kịp thời hơn
quá trình ra quyết định.

Nói chung, các HTTT quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:

• Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo
• siêu liên kết.
• Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý
• khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau.
• Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao mềm: Phần lớn các báo cáo quản
lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ở dạng sao cứng), một số được hiển thị ra màn
hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo có thể được gửi ra tệp phục
vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập dữ liệu
lại.
• Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống máy tính:
Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các CSDL,
một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài về các đối
thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác.

(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp)

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 9

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
CHƯƠNG 2 : HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP (ERP)
2.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP (ERP)
2.1.1. Khái niệm
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP

• E: Interprise (Doanh nghiệp).

• R: Resource (Tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần
cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng
ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành
tài nguyên.
• P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch
như thế nào?

Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp là bộ các mô đun phần mềm tích
hợp và một cơ sở dữ liệu dùng chung cho phép chia sẻ dữ liệu cho nhiều tiến trình kinh
doanh khác nhau và cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong tổ chức doanh nghiệp.

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh
nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng
cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

ERP thu thập dữ liệu từ các tiến trình nghiệp vụ khác nhau của các lĩnh vực khác
nhau trong doanh nghiệp và lưu trữ dữ liệu thu thập được trong một kho dữ liệu tổng thể
và cho phép các bộ phận khác có thể truy cập đến kho dữ liệu

2.1.2. Lịch sử hình thành

ERP là chữ viết tắt của từ Enterprise Resource Planning.

Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Nhưng người tiên
phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày này bằng cách ghép
các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây lộn xộn trong thời gian qua như
MRP, MRPII, ERP, và gần đây là ERM

Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 10
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• MRP: Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
• MRPII: Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất
• ERP: Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
• ERM: Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Hình 2.1 Miêu tả sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của
quá trình quản lý sản xuất bao gồm:

• Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ)

• Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock)
• Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOMP)
• Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)

Vào những thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên
sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất.

Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và
chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự lẫn lộn giữa MRPII
và MRP đã bắt đầu ngày sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu trong đào tạo

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 11

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII. Khi những chuyên gia tư vấn các nhà hoạch
định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi thảo luận MRP và MRPII.

Đến những năm 1990, điều gì đã xuất hiện khái niệm ERP? Đó chính là công nghệ
thông tin. Công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống
MRPII.

Hệ thống ERP được định nghĩa như sau: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource
Planning. Đó chính là một hệ thống phần mềm giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh
hoạt động một cách hiệu quả và toàn diện

2.1.3. Đặc trưng của ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc
phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng
riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng
kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ
thống mạnh hơn.

Nói ERP là một hệ thống phần mềm được đóng gói sử dụng trong việc hỗ trợ hoạt
động của doanh nghiệp, cung cấp các công cụ và tiện ích tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ
đưa ra các dự báo, phán đoán ở tương lai. Do đó ERP có các đặc trưng riêng:

• ERP là phần mềm đóng gói

• Tích hợp các quy trình nghiệp vụ chính của doanh nghiệp thành một thể thống
nhất
• Xử lý các giao dịch chính của các tổ chức
• Sử dụng một kho dữ liệu
• Cho phép truy cập dữ liệu “thời gian thực”
• Tích hợp hoạt động xử lý giao dịch và hoạt động lập kế hoạch
• Tài chính và thông tin nghiệp vụ được hệ thống ERP cung cấp một cách tự
động trên dữ liệu quá khứ mà không cần các hướng dẫn chỉ thị của con người
• Rất khó có thể thay đổi sau khi hệ thống ERP được triển khai
• Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng việc thay đổi yêu cầu của tổ
chức

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 12

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
Hệ thống ERP có kiến trúc hệ thống mở. Điều này có nghĩa là mọi phân hệ có thể hoạt
động hoặc gỡ bỏ khi cần mà không ảnh hưởng tới các phân hệ khác

2.1.4. Cấu trúc của một hệ thống ERP

Một hệ thông ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phân hệ sau:

Bảng 2.1 Các chức năng của phân hệ trong hệ thống ERP
STT PHÂN HỆ TÍNH NĂNG/MODULE

Kế toán tài chính:

Sổ cái
Phải thu/Phải trả
Sổ đặc biệt
Kế toán tài sản cố định
Tổng hợp báo cáo
Quản lý đầu tư:
Lập kế hoạch, lập ngân sách và quản trị đầu tư
Dự đoán, mô phỏng và tính toán khấu hao
Kiểm soát tổng chi phí phải trả
1 Tài chính kế toán Kế toán chi phí trung tâm
Đơn đặt hàng phải thanh toán
Tính chi phí theo hoạt động
Kế toán chi phí sản phẩm
Kiểm soát đối tượng chi phí
Phân tích lợi nhuận
Quản lý ngân sách:
Quản lý tiền mặt
Quản lý ngân sách
Quản lý rủi ro thị trường
Quản lý quỹ
Quản lý nhân sự:
Quản trị nguồn
2 Danh mục nhân viên
nhân lực
Quản lý nhân sự

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 13

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
Hệ thống thông tin
Tuyển dụng
Quản lý nghỉ mát
Quản lý phúc lợi
Quản lý tiền lương
Quản lý cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức
Lịch công tác
Mô tả công việc
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch chi phí nhân sự
Kế toán lương:
Kế toán tổng/thực
Tính năng history
Khả năng dialog
Khả năng đa đơn vị tiền tệ
Các giải pháp quốc tế
Quản lý thời gian làm việc:
Lập kế hoạch ca làm việc
Kế hoạch công việc
Ghi nhận thời gian
Khẳng định vắng mặt
Phát triển nhân lực:
Lập kế hoạch công việc và thế hệ kế tiếp
So sánh hồ sơ
Đánh giá khả năng
Quyết định đào tạo thêm
Đào tạo và quản lý sự kiện
Lập kế hoạch nguyên liệu và năng lực
3
Kiểm soát điều đồ sản xuất

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 14

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
Quản trị sản xuất Quản lý chất lượng
Sản xuất đúng lúc/có tính chất lặp
Quản lý chi phí
Quản lý dữ liệu kỹ thuật
Kiêm soát thay đổi kỹ thuật
Quản lý cấu hình
Kiểm soát hàng theo đợt/lô
Gia công
Các hoạt động trước khi mua hàng
Mua hàng
Quản lý nguyên vật
4 Đánh giá nhà cung cấp
liệu
Quản lý kho
Kiểm tra nguyên liệu và hóa đơn
Lập kế hoạch chất lượng
Kiểm tra chất lượng
5 Quản trị chất lượng
Kiểm soát chât lượng
Quản lý chất lượng sử dụng máy tính
Kiểm soát bảo trì phòng ngừa
Quản lý thiết bị
6
Quản lý bảo dưỡng Quản lý thành phần
máy móc thiết bị Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng máy móc
Yêu cầu bảo hành máy móc thiết bị
Theo dõi – quản lý

2.1.5. Phân loại phần mềm ERP

• Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc
thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng
của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi
phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 15

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh. Ngoại trừ những dự án nhỏ và không quan trọng,
chúng tôi không khuyên chọn cách này vì những rủi ro đáng kể của cách này.

• Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:

Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn
đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại phần mềm này
hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi đó thì nhu cầu cho các phần mềm
thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm loại này nên xem xét kỹ khả năng hỗ
trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần
mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty

• Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:

Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong
nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s
AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect,
Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ
Company’s Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s KT VAS. Ngoài phân hệ kế toán,
một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ ERP khác
nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước
ngoài thường có.

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp:

Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và
được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một
địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng
chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về các phần mềm
này bao gồm QuickBooks, PeachTree và MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô-
la Mỹ. Các phần mềm này thường không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình:

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế
dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động
kinh doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế toán và nhân sự. Các phần mềm này thường

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 16

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần
mềm chính chạy trên một máy chủ (server) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng
cục bộ LAN. Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision,
Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam. Các phần mềm này thường có giá từ 20.000 đôla
Mỹ đến 150.000 đôla Mỹ kể cả chi phí triển khai, và tùy theo số phân hệ được sử dụng.

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Các phần mềm bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế
dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều
người sử dụng cùng lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh
doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe. Ví dụ bao gồm: Oracle EBS,
SAP, và PeopleSoft. Chi phí cho các phần mềm này ít nhất là vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặc
biệt là khi cộng cả chi phí triển khai.

2.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

2.2.1. Hệ thống doanh nghiệp làm việc như thế nào?
Hệ thống doanh nghiệp tính năng một bộ Module tích hợp phần mềm và cơ sở dữ liệu
tập trung cho phép dữ liệu được chia sẻ bởi nhiều quy trình kinh doanh khác nhau và các
khu chức năng trong toàn doanh nghiệp

2.2.2. Phần mềm doanh nghiệp

Được xây dựng dựa trên hàng ngàn những quy trình kinh doanh được xác định trước
thông qua các thực hành công việc tốt nhất

• Tài chính và kế toán

• Nguồn nhân lực
• Sản xuất
• Bán hàng và tiếp thị

Để thực hiện, doanh nghiệp cần:

• Chọn chức năng của hệ thống mà họ muốn sử dụng

• So sánh quy trình kinh doanh với các quy trình của phần mềm
• Sử dụng bản cấu hình phần mềm cho sự điều chỉnh

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 17

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
2.2.3. Các thành phần hệ thống và hoạt động của ERP
2.2.3.1. Hệ thống hoạt động trong giai đoạn triển khai ERP
Triển khai được bắt đầu từ giai đoạn phân tích của đội dự án cho tới cài đặt và được
doanh nghiệp sử dụng chấp nhận, là giai đoạn thực hiện một dự án tin học. Bảng sau gồm
3 cột để phân tích các thành phần ERP theo cách nhìn WS và phân tích mức độ ảnh hưởng
của các thành phần này với hệ thống ERP. Trong bảng này, “doanh nghiệp” tức là doanh
nghiệp mua ERP và đang tiến hành giai đoạn triển khai ERP. “Nhà cung cấp” là khái niệm
mô tả nhà cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Họ có nhiệm vụ phân tích hoạt động
doanh nghiệp, thiết kế giải pháp ERP và cài đặt, hướng dẫn sử dụng ERP cho doanh nghiệp.

Bảng 2.2 Các thành phần trong giai đoạn triển khai ERP

Work system ERP Mức độ ảnh hưởng đến ERP

Sản phẩm và dịch vụ Kết quả dự án ERP, phần
mềm ERP được chấp nhận
(Product and service)
và triển khai.
Là quá trình phân tích hoạt
động kinh doanh của doanh
nghiệp, yêu cầu quản lý và
thông tin từ người sử dụng,
tìm hiểu hệ thống thông tin
Thực hiện công việc hiện hành để đưa ra quyết
định tái cấu trúc qui trình
(Work practices). kinh doanh và quản lý phù
hợp cũng như đưa ra quyết
định chọn hệ thống ERP và
nhà cung cấp phù hợp. Qui
trình cài đặt/hướng dẫn sử
dụng ERP được lựa chọn
Đội dự án của nhà cung cấp.
Nhân viên phòng ban doanh
Người tham gia nghiệp tham gia phân tích
hệ thống. Ban quản lý cấp
(Participants)
cao doanh nghiệp: đưa ra
các quyết định chấp thuận
hay không dự án ERP
Chất lượng sản phẩm quyết
định sự thành công hay thất
bại của các giai đoạn sau
này
Nền tảng cốt lõi cho sự
thành công của dự án. Ảnh
hưởng tới thành phần này
chủ yếu là thành phần
“người tham gia” là nhà
cung cấp giải pháp ERP và
đại diện quản lý của doanh
nghiệp. Từ đây có thể thấy
rủi ro lớn nhất là từ phía qui
trình triển khai của nhà cung
cấp ERP
Nền tảng cốt lõi cho sự
thành công dự án, bởi vì từ
góc độ nhà cung cấp, trình
độ và kinh nghiệm của đội
dự án trong phân tích và đưa
ra giải pháp giải quyết vấn
đề liên quan dự án sẽ quyết
định chất lượng dự án. Đối
với doanh nghiệp, dự án
ERP thường tốn kém tài
chính, thời gian và quan
trọng là sẽ tạo sự xáo trộn,

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 18

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
thay đổi qui trình quản lý và
kinh doanh của doanh
nghiệp. Vì vậy sự quyết tâm
theo đuổi hay ngưng dự án
của ban quản lý là nhân tố
có tính cốt lõi của sự thành
công dự án.
Quan trọng vì mức độ đầy
đủ, chính xác của nó giúp
đội dự án và ban quản lý
doanh nghiệp đánh giá
Dữ liệu cần thiết về hoạt chính xác tình hình và đưa
Thông tin động kinh doanh và quản lý quyết định phù hợp nhằm
(Information). hiện hành của doanh đảm bảo chất lượng dự án.
nghiệp. Chất lượng thông tin phụ
thuộc rất nhiều kiến thức,
kinh nghiệm, thái độ của
người tham gia và chất
lượng cơ sở hạ tầng.
Quan trọng vì nó góp phần
Kỹ thuật Hệ thống thu thập, xử lý tạo chất lượng thông tin thu
(Technologies) thông tin phục vụ dự án. thập để phân tích và chất
lượng giải pháp
Quan trọng vì xác định rõ
yêu cầu và chấp nhận dự án.
Khách hàng Tuy nhiên, thành phần này
Doanh nghiệp.
(Customers) có thể xem xét gắn kèm với
thành phần “người tham
gia”.
Quan trọng. Qui định quản
lý và hoạt động, thái độ tuân
thủ và hợp tác vì mục tiêu
chung của doanh nghiệp là
Môi trường Văn hóa doanh nghiệp và sự
nền tảng quyết định mức độ
hợp tác giữa doanh nghiệp
(Environment). thành công hay thất bại, thời
và nhà cung cấp.
gian nhanh hay chậm của dự
án. Thành phần này ảnh
hưởng trực tiếp tới thành
phần “người tham gia”.
Chiến lược phát triển dự án
Rất quan trọng vì nó quyết
chẳng hạn như tiêu chuẩn
Chiến lược định mức độ thành công hay
chọn lựa nhà cung cấp, mức
thất bại của dự án. Nó ảnh
(Strategies) độ ưu tiên và phạm vi của
hưởng trực tiếp tới thành
dự án cho phù hợp tài chính
phần “người tham gia” cũng
và thời gian.
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 19
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
như “thực hiện công việc”
và “sản phẩm”

Cơ sở hạ tầng Tất cả các vấn đề về tổ chức Quan trọng, có tính hỗ trợ

cơ sở dữ liệu, hệ thống kỹ nhằm giúp dự án có dữ liệu
(Infrastructure). thuật hiện hành. lưu trữ đầy đủ về hệ thống.
(Nguồn “ Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211
Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thông”)
Kết luận: Qua phân tích các thành phần hệ thống trong giai đoạn triển khai, chúng ta
có thể nhận thấy tất cả các thành phần hệ thống đều quan trọng trong việc quyết định sự
thành công của dự án. Tuy nhiên, các nhân tố liên quan tới chiến lược phát triển hệ thống,
ban quản lý cấp cao doanh nghiệp và nhà cung cấp là các nhân tố cơ bản cốt lõi quyết định
sự thành công của dự án. Ngoài ra những vấn đề về môi trường văn hóa hợp tác, tuân thủ
của doanh nghiệp cũng như kiến thức, kinh nghiệm của nhân viên doanh nghiệp tham gia
trong quá trình phát triển dự án cũng quan trọng.

2.2.3.2. Hệ thống hoạt động trong giai đoạn sử dụng và vận hành ERP
Bảng 2.3 Các thành phần trong giai đoạn vận hành ERP

Work system ERP Mức độ ảnh hưởng tới ERP

Thông tin kinh doanh; thông Quyết định sự thành công
Sản phẩm dịch vụ tin tài chính kế toán phục vụ và chấp nhận của người sử
(Products & services) các người sử dụng liên dụng hệ thống ERP.
quan.
Nền tảng cốt lõi quyết định
thành công của ERP vì đạt
được quy trình quản lý phù
Qui trình thu thập, nhập hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp
liệu, xử lý thông tin của các đạt mục tiêu quản lý: cắt
phân hệ trong hệ thống giảm chi phí, cải thiện khả
Thực hiện công việc ERP. Tuy nhiên, do đặc năng phục vụ khách hàng,
điểm ERP nên đây cũng cải thiện lợi nhuận, kiểm
(Work practices). chính là qui trình quản lý và soát chi phí. Đồng thời nó
thực hiện hoạt động kinh còn giúp nâng cao tự động
doanh (xét duyệt và thực hóa trao đổi thông tin và đẩy
hiện). nhanh tốc độ xử lý thông tin
(Jarrar & Aspinwall (1999)
và tính chính xác, tin cậy,
kịp thời của thông tin.
Người tham gia Nhân viên các bộ phận thực Nền tảng cốt lõi quyết định
hiện hoạt động kinh doanh sự thành công của ERP.
(Participants). và đưa dữ liệu về hoạt động Người tham gia phải có kỹ
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 20
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
kinh doanh; Là người quản
lý xét duyệt thông tin và
quyết định trong chuỗi qui
trình hoạt động của hệ
thống; Là nhân viên bộ phận
kế toán trong quá trình xử lý
kế toán. Họ vừa là người
tham gia hoạt động kinh
doanh vừa là người sử dụng
ERP.
Dữ liệu thu thập trong quá
trình thực hiện hoạt động
kinh doanh và các dữ liệu
Thông tin lưu trữ trong CSDL về
(Information). chính sách qui định, hoạt
động kinh doanh đã thực
hiện và dữ liệu kế toán liên
quan.
Kỹ thuật Thiết bị và các phần mềm
ERP; hệ thống truyền
(Technologies) thông.
Người sử dụng thông tin của
hệ thống là tất cả các nhân
viên, người quản lý nội bộ
hoặc những người bên ngoài
hệ thống chẳng hạn khách
Khách hàng hàng hay nhà cung cấp (nếu
ERP II được triển khai), nhà
(Customers). đầu tư. Khách hàng có thể
truy cập trực tiếp vào hệ
thống ERP hoặc gián tiếp
thông qua kênh truyền
thông doanh nghiệp để lấy
thông tin
Luật pháp liên quan hệ
Môi trường thống ERP Văn hóa tổ chức
sử dụng ERP: chuẩn mực
(Environment) đạo đức; văn hóa hợp tác
hoạt động
Nhóm 1 – Lớp 21EL
năng về qui trình xử lý hoạt
động kinh doanh, xử lý
thông tin và nhận thức tầm
quan trọng của mức độ ảnh
hưởng thao tác ERP của
mình với các bộ phận khác.
Rất quan trọng vì mức độ
kịp thời, chính xác và đầy
đủ của dữ liệu ảnh hưởng
quyết định chất lượng thông
tin là sản phẩm của ERP và
cũng đồng thời quyết định
chất lượng hoạt động xử lý
kinh doanh
Quan trọng vì ảnh hưởng
chất lượng thông tin lưu trữ
và xử lý
Quan trọng vì: Đối với
người sử dụng trong nội bộ,
họ chính là người vừa đưa
dữ liệu vào hệ thống, vừa
lấy thông tin do hệ thống xử
lý nên thao tác, thái độ sử
dụng hệ thống của họ góp
phần quyết định sự ổn định
và chính xác, kịp thời xử lý
thông tin. Lúc này họ là
“người tham gia”. Đối với
người sử dụng bên ngoài, họ
là người đòi hỏi mức độ
thông tin chính xác, tin cậy
để ra quyết định đầu tư, cho
vay. Vì thế tác động ngược
lại đối với yêu cầu đảm bảo
tính chính xác, tin cậy, kịp
thời của hệ thống
Hỗ trợ quan trọng. việc xây
dựng văn hóa hợp tác của
toàn doanh nghiệp giúp đạt
mục tiêu quản lý chung
Trang 21
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”

Hỗ trợ cực kỳ quan trọng vì

chiến lược chất lượng thông
tin, kiểm soát chất lượng
Chiến lược quản lý kinh ERP sẽ quyết định chi phối
doanh, nhân sự và chất các thủ tục kiểm soát xử lý
Chiến lược lượng sản phẩm thông tin kinh doanh và xử lý thông
(Strategies). (ví dụ kiểm soát thay đổi); tin. Nó tác động tới các
Chiến lược kiểm soát hệ thành phần “thực hiện hoạt
thống ERP và thông tin. động”, “người tham gia”,
“thông tin” và “cơ sở hạ
tầng” và từ đó tác động tới
“sản phẩm”.
Hỗ trợ cơ bản, quan trọng vì
chất lượng các thành phần
Cơ sở hạ tầng Tổ chức hệ cơ sở dữ liệu, hệ
hệ thống phụ thuộc chất
thống thông tin, truyền
(Infrastructure). lượng cơ sở hạ tầng: an
thông
toàn, bảo mật, chính xác,
sẵn sàng sử dụng.
(Nguồn “ Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211
Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thông”)

Kết luận: Trong giai đoạn sử dụng, các nhân tố ảnh hưởng sự thành công của ERP
nhiều hơn và có thể phân thành các nhóm:

• Rất quan trọng (mang tính chất cốt lõi): bao gồm qui trình xử lý kinh doanh và xử
lý thông tin; người tham gia trong quá trình xử lý kinh doanh và xử lý thông tin,
chiến lược sử dụng và kiểm soát chất lượng hệ thống ERP, kiểm soát an toàn dữ
liệu và kỹ thuật.
• Các quan trọng có tính chất hỗ trợ: văn hóa doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng.
• Các nhân tố có tính ảnh hưởng: người sử dụng bên ngoài hệ thống.

2.2.4. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phân mềm quản lý rời rạc
Điểm phân biệt cơ bản của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm
quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích
hợp. ERP chỉ là một hệ thống phần mềm thống nhất và các phân hệ của nó thực hiện các
chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều
hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "tổng
thể hữu cơ" do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể
chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 22

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông
thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy
trình.

Hình 2.2 Hệ thống theo cách nhìn truyền thống

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức
nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và
quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các
doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề.

Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau:

• Nếu cơ cấu tổ chức theo phòng, ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều
dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang.
• Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực
hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào
và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra.
• Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu
ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp…

Một điều dễ nhận ra là, một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy
trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình
hoạt động đến bước sau cùng thì cần có sự tham gia của nhiều phòng, ban.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 23

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho một phòng, ban cụ thể (như phòng
kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm
của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được
thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có
tính kiểm soát.

Các phân hệ của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban, nhưng hơn thế, nó giải quyết
mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy
trình. Thông tin được luân chuyển giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ.
Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm
chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động (nhờ giảm thời
gian tìm kiếm, chờ đợi) và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp (tránh trùng
lặp, thông tin chuẩn hóa).

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 24

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
CHƯƠNG 3: XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG HOẠCH
ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
3.1. XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC
Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của Công nghệ thông tin, ERP đã
nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to
lớn mà nó mang lại. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng
cường năng lực quản lý trong đó có ERP là điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp
cung ứng giải pháp này. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu
cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng.

3.1.1. Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống

• Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng
một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành
nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán
khác nhau.

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định
nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định
để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau

• Thiết lập tài khoản trung gian

Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều
so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ
thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian

• Hạch toán tự động

Điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự
động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót
về định khoản hầu như không xảy ra.

• Bút toán đảo

Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán
vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 25

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• Tác nghiệp hoàn chỉnh
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu chúng ta cắt đứt
một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống
sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trìn h, để giữ được
kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực
hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.
• Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, chúng ta có thể xây
dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin theo yêu cầu của đơn vị quản
lý.
• Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các
DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dà ng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy
vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.
• Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất
kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản
xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm
soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.

3.1.2. Ưu – Nhược điểm của ERP

3.1.2.1. Ưu điểm
- Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất,
có thể tự động hoá các quy trình quản lý

- Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem
lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

3.1.2.2. Nhược điểm

- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD.

- Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận
và biết cách thay đổi.

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 26

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
3.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP
3.1.3.1. Đối với bản thân doanh nghiệp
• Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý
giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó
vào sản xuất – kinh doanh.
• Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên
việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan
trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
• Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu
hóa kinh tế hiện nay.
• Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài
chính rõ ràng luôn tạo niềm tin c ho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc
hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.
• Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các
thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với
thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng
tiếp cận với thị trường và khách hàng.
3.1.3.2. Đối với nhà quản lý
• Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các
công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý
thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
• Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh
doanh.
• Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề
tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải
thực hiện ít nhất
3.1.3.3. Đối với các nhà phân tích - nhân viên
• Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải
pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv..
• Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa
• Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động
• Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong
công việc.
• Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công
việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công
việc là rất cần thiết.
3.1.4. Khó khăn khi áp dụng ERP
• Nguồn nhân lực

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 27

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con
người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy
trình mới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có độ i ngũ lao động "già" thì khó khăn
càng tăng lên.

Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá
trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng.
Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không
phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.

• Công nghệ
Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công
nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các
yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai.

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL
được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng
công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa v ới việc các máy trạm không cần thiết phải cài
đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet
Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính
vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống
mạng máy tính không đồng bộ.

• Chi phí
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước
tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền
thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền
(gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu,
thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra,
doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn
hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển
khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.

Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương
nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 28

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép
chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu

Bảng 3.1 Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam

Tên phần mềm Giá trị trung bình (đơn vị : USD)

SAP 400.000 – 1 triệu
Oracle 100.000 – 500.000
Scala 7.000 – 200.000
Exact 50.000 – 100.000
AZ 70.000
Pythis 30.000
Fast 25.000
EFFECT 8.000 – 50.000
Vietsoft 6.000 – 40.000
VIAMI 2.000 – 30.000
(Nguồn: Orale, trung tâm FPT – ERP)

3.2. KẾT LUẬN

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – viết tắt của Enterprise Resource
Planing) mô tả hệ thống phần mềm hỗ trợ toàn diện hoạt động quản lý doanh nghiệp nhằm
tối ưu hóa các nguồn lực và xử lý thông tin. Vì những lợi ích và vai trò quan trọng không
thể phủ nhận, ERP được ứng dụng rộng rãi và hiệu quả trên toàn thế giới, và Việt Nam
cũng không nằm ngoài xu hướng này. Tuy nhiên, việc triển khai hay ứng dụng ERP không
phải lúc nào cũng thành công.

Có rất nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công quan trọng (Critical success factors
– viết tắt CSFs) hoặc các rủi ro liên quan tới triển khai và ứng dụng ERP. Có nhiều cách
tiếp cận khác nhau của rủi ro và do đó có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát rủi ro. Vì
vậy việc tìm kiếm một khái niệm nền tảng để xem xét vấn đề một cách toàn diện khi đánh
giá một hệ thống hay một dự án là vấn đề quan trọng.

Ứng dụng mô hình Work System trong phân tích một hệ thống ERP giúp chúng ta xác
định các nhân tố thành công, rủi ro một cách dễ dàng hơn và từ đó phân loại được các nhân
tố thành công hoặc các rủi ro liên quan tới hệ thống ERP ở từng giai đoạn phát triển hệ
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 29
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
thống. Từ đó, việc xây dựng các mô hình nghiên cứu cũng dễ dàng hơn. Giai đoạn triển
khai hệ thống ERP cần tập trung vào các nhân tố như nhà cung cấp, ban quản lý cấp cao
doanh nghiệp và chiến lược phát triển hệ thống. Trong khi đó, giai đoạn sử dụng cần tập
trung nghiên cứu các nhân tố về qui trình xử lý kinh doanh, người tham gia qui trình xử lý
kinh doanh và các chiến lược về an toàn hệ thống, kiểm soát hệ thống cũng như xây dựng
văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần lưu ý nghiên cứu các nhân tố liên
quan mức độ hài lòng và tin cậy của đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp.

Với lượng kiến thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được kĩ càng, bài nghiên cứu trên
vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu xót, nhóm 1 hi vọng giảng viên phụ trách (TS. Trần Thảo
An) có thể chấp nhận những sai xót này và nhóm em sẵn sàng nhận lời góp ý, bổ sung, nhắc
nhở từ cô!

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 30

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. “Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211”- Th.S Nguyễn
Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thông
2. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1-
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
3. “Tài liệu học tập Hệ thống thông tin quản lý”- Chủ biên ThS. Vũ Văn Giang-Khoa
QTKD- Trường ĐH Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp- Hà Nội 2019
4. Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” – Vũ Xuân Nam
5. Carl Marnewick and Lessing Labuschagne (2005), “A conceptual model for
enterprise resource planning (ERP), Information Management & Computer
Security”, vol.13 No. 2
6. Carlos Ferran, Ricardo Salim, “Enterprise resource planning for Global
Economiies”, Informatin science reference, IGI Global, 2008
7. James A O’Brien, George M. Marakas (2011), “Management Information System”

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 31

Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
LỜI NHẬN XÉT

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Bảng trọng số nhiệm vụ

Tên Nhiệm vụ Trọng số Điểm Đánh giá

Hồng Thúy Vy 1.1+2.1+2.2 20%

Nguyễn Thị Vân Anh 1.2+2.1+2.2 20%

Nguyễn Thảo Nguyên 1.3+2.1+2.2 20%

Hồ Thị Nhật Đoan 2.1+3.1+Slide 20%

Lê Thị Thúy Hằng 2.2+3.1+Báo 20%

cáo

Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 32