Professional Documents
Culture Documents
HỆ THỐNGTTQL ERP - Nhóm1
HỆ THỐNGTTQL ERP - Nhóm1
HỆ THỐNGTTQL ERP - Nhóm1
Môn học
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
Môn học
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành chuyên đề báo cáo này chúng em chân thành gửi đến TS.Trần Thảo
An – giảng viên học phần “Hệ thống thông tin quản lý”-người đã cung cấp những kiến thức,
kỹ năng cũng như đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ nhóm chúng em hoàn thành chuyên đề
báo cáo này lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Và không thể không cảm ơn những thành viên trong nhóm 1. Những con người đã
miệt mài tìm hiểu và hoàn thành báo cáo này đúng thời hạn và tốt nhất có thể. Do kiến thức,
tầm hiểu biết còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu vấn đề
cũng như lỗi trình bày. Chúng em rất mong nhận được sự góp ý và đánh giá chân thành của
cô để bài báo cáo có thể đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Cuối cùng, nhóm chúng em xin kính chúc cô sức khỏe vững bền và đạt nhiều thành
công trong sự nghiệp cao quý.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện: Nhóm 1-Lớp 21EL
Hồng Thúy Vy
Hồ Thị Nhật Đoan
Lê Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Vân Anh
Nguyễn Thảo Nguyên
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về:
Ví dụ : con số, họ tên, ngày tháng, địa chỉ thông tin giao dịch.
Ví dụ: phản hồi khảo sát nhận xét trên Social Media, nhận xét blog phản hồi email
• Lập kế hoạch: Để có thể lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các
nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân
bổ các nguồn lực vốn dĩ hạn hẹp và trong ngữ cảnh này thông tin được cần đến để
hỗ trợ quá trình ra quyết định.
• Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết quả
thực hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được sử dụng để đánh giá xem kế
hoạch có thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước. Trên
cơ sở thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập các thông tin giao dịch hoặc sự kiện là cần
thiết vì nhiều lý do khác nhau thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu cầu
mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát.
• Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi. Thông tin
không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập
vào hệ thống trước đó.
• Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ liệu quan trọng. Một báo
cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không liệt kê được các chi phí có liên
quan.
• Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị của nó mang lại cao hơn chi
phí tạo ra nó.
• Tính mềm dẻo: Thông tin được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông
tin hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá
trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính.
• Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nó có thể phụ
thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc
thông tin
• Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan
trọng, thể hiện ở chỗ nó có hướng đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị
sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không.
• Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng giản đơn, không quá
phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong
việc lựa chọn thông tin.
• Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời nếu nó đến với người sử dụng vào thời
điểm cần thiết.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động
để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong
một quá trình xử lý có tổ chức.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm
khác liên quan đến hệ thống như:
• Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
• Hệ thống con của hệ thống;
• Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở,
nếu nó có quan hệ với môi trường…
Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó
cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên
dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.
Trong HTTT, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý
vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu
thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên; trong một trường đại
Trong khi ở hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của các nhân viên thì ở hệ
thống điện thoại khẩn cấp, một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy,
đầu vào của một HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn
khách hàng. Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể đượcthực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự
động hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập liệu
thủ công, nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa trong một siêu thị thì lại là hình
thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống
thông qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào cách
nhập liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được
thông tin đầu ra như mong muốn.
• Xử lý
Trong một HTTT, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành
các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính toán, so sánh
và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ
công hay với sự trợ giúp của các máy tính.
• Đầu ra
Trong một HTTT, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông thường
ở dạng các tài liệu và báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trả lương cho nhân
viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng
và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại là đầu vào
của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống
thanh toán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu
vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra có thể tồn tại ở nhiều dạng
khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình thường là những thiết bị
ra chuẩn; việc đưa kết quả ra cũng có thể được thực hiện thủ công bằng tay (ví dụ các báo
cáo và tài liệu viết bằng tay).
Trong một HTTT, thông tin phản hồi (feedback) là kết quả đầu ra được sử dụng để
thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống.
Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào
hoặc thay đổi một tiến trình công việc. Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của
một nhân viên nhầm 40 thành 400 thì hệ thống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm
ngoài khoảng giá trị cho phép (chỉ được phép từ 0 đến 100) và đưa ra một thông báo lỗi
như một thông tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại và hiệu chỉnh
số liệu đầu vào về giờ công lao động cho đúng là 40.
tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung
cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.
Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ thập niên 60 nhằm cung
cấp các báo cáo quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt
động quản lý ở các cấp độ của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo
ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp)
HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá
trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn,
thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện
quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể
kể đến như:
- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý
kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều
cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát
sinh từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên
nhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao.
Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả
năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp
quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này,
người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và
giải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn.
- Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các
xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong
các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực
hiện.
- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm
nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc
thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều
năng lực hơn thực hiện (outsourcing).
- Cải tiến các hoạt động kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý định
vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức
làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số
hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử
(ecommerce).
- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp
việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.
Nói chung, các HTTT quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:
• Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo
• siêu liên kết.
• Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý
• khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau.
• Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao mềm: Phần lớn các báo cáo quản
lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ở dạng sao cứng), một số được hiển thị ra màn
hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo có thể được gửi ra tệp phục
vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập dữ liệu
lại.
• Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống máy tính:
Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các CSDL,
một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài về các đối
thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác.
(Nguồn Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp)
Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp là bộ các mô đun phần mềm tích
hợp và một cơ sở dữ liệu dùng chung cho phép chia sẻ dữ liệu cho nhiều tiến trình kinh
doanh khác nhau và cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong tổ chức doanh nghiệp.
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh
nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng
cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
ERP thu thập dữ liệu từ các tiến trình nghiệp vụ khác nhau của các lĩnh vực khác
nhau trong doanh nghiệp và lưu trữ dữ liệu thu thập được trong một kho dữ liệu tổng thể
và cho phép các bộ phận khác có thể truy cập đến kho dữ liệu
Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Nhưng người tiên
phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày này bằng cách ghép
các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây lộn xộn trong thời gian qua như
MRP, MRPII, ERP, và gần đây là ERM
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 10
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
• MRP: Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
• MRPII: Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất
• ERP: Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
• ERM: Enterprise Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp
Hình 2.1 Miêu tả sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của
quá trình quản lý sản xuất bao gồm:
Vào những thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên
sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất.
Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và
chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự lẫn lộn giữa MRPII
và MRP đã bắt đầu ngày sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu trong đào tạo
Đến những năm 1990, điều gì đã xuất hiện khái niệm ERP? Đó chính là công nghệ
thông tin. Công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống
MRPII.
Hệ thống ERP được định nghĩa như sau: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource
Planning. Đó chính là một hệ thống phần mềm giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh
hoạt động một cách hiệu quả và toàn diện
Nói ERP là một hệ thống phần mềm được đóng gói sử dụng trong việc hỗ trợ hoạt
động của doanh nghiệp, cung cấp các công cụ và tiện ích tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ
đưa ra các dự báo, phán đoán ở tương lai. Do đó ERP có các đặc trưng riêng:
Bảng 2.1 Các chức năng của phân hệ trong hệ thống ERP
STT PHÂN HỆ TÍNH NĂNG/MODULE
Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc
thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng
của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi
phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho
Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn
đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại phần mềm này
hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi đó thì nhu cầu cho các phần mềm
thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm loại này nên xem xét kỹ khả năng hỗ
trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần
mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty
• Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:
Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong
nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s
AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect,
Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ
Company’s Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s KT VAS. Ngoài phân hệ kế toán,
một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ ERP khác
nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước
ngoài thường có.
Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và
được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một
địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng
chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về các phần mềm
này bao gồm QuickBooks, PeachTree và MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô-
la Mỹ. Các phần mềm này thường không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.
Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế
dành cho các công ty nhỏ và vừa. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động
kinh doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế toán và nhân sự. Các phần mềm này thường
Các phần mềm bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế
dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều
người sử dụng cùng lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh
doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe. Ví dụ bao gồm: Oracle EBS,
SAP, và PeopleSoft. Chi phí cho các phần mềm này ít nhất là vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặc
biệt là khi cộng cả chi phí triển khai.
Bảng 2.2 Các thành phần trong giai đoạn triển khai ERP
2.2.3.2. Hệ thống hoạt động trong giai đoạn sử dụng và vận hành ERP
Bảng 2.3 Các thành phần trong giai đoạn vận hành ERP
Kết luận: Trong giai đoạn sử dụng, các nhân tố ảnh hưởng sự thành công của ERP
nhiều hơn và có thể phân thành các nhóm:
• Rất quan trọng (mang tính chất cốt lõi): bao gồm qui trình xử lý kinh doanh và xử
lý thông tin; người tham gia trong quá trình xử lý kinh doanh và xử lý thông tin,
chiến lược sử dụng và kiểm soát chất lượng hệ thống ERP, kiểm soát an toàn dữ
liệu và kỹ thuật.
• Các quan trọng có tính chất hỗ trợ: văn hóa doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng.
• Các nhân tố có tính ảnh hưởng: người sử dụng bên ngoài hệ thống.
2.2.4. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phân mềm quản lý rời rạc
Điểm phân biệt cơ bản của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm
quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích
hợp. ERP chỉ là một hệ thống phần mềm thống nhất và các phân hệ của nó thực hiện các
chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều
hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "tổng
thể hữu cơ" do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể
chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công
Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau:
• Nếu cơ cấu tổ chức theo phòng, ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều
dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang.
• Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực
hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào
và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra.
• Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu
ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp…
Một điều dễ nhận ra là, một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy
trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình
hoạt động đến bước sau cùng thì cần có sự tham gia của nhiều phòng, ban.
Các phân hệ của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban, nhưng hơn thế, nó giải quyết
mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy
trình. Thông tin được luân chuyển giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ.
Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm
chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động (nhờ giảm thời
gian tìm kiếm, chờ đợi) và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp (tránh trùng
lặp, thông tin chuẩn hóa).
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định
nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định
để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau
- Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem
lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
- Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận
và biết cách thay đổi.
Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá
trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng.
Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không
phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
• Công nghệ
Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công
nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các
yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai.
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL
được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng
công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa v ới việc các máy trạm không cần thiết phải cài
đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet
Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính
vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống
mạng máy tính không đồng bộ.
• Chi phí
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước
tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền
thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền
(gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu,
thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra,
doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn
hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển
khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.
Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương
nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy
Bảng 3.1 Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam
Có rất nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công quan trọng (Critical success factors
– viết tắt CSFs) hoặc các rủi ro liên quan tới triển khai và ứng dụng ERP. Có nhiều cách
tiếp cận khác nhau của rủi ro và do đó có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát rủi ro. Vì
vậy việc tìm kiếm một khái niệm nền tảng để xem xét vấn đề một cách toàn diện khi đánh
giá một hệ thống hay một dự án là vấn đề quan trọng.
Ứng dụng mô hình Work System trong phân tích một hệ thống ERP giúp chúng ta xác
định các nhân tố thành công, rủi ro một cách dễ dàng hơn và từ đó phân loại được các nhân
tố thành công hoặc các rủi ro liên quan tới hệ thống ERP ở từng giai đoạn phát triển hệ
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 29
Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp”
thống. Từ đó, việc xây dựng các mô hình nghiên cứu cũng dễ dàng hơn. Giai đoạn triển
khai hệ thống ERP cần tập trung vào các nhân tố như nhà cung cấp, ban quản lý cấp cao
doanh nghiệp và chiến lược phát triển hệ thống. Trong khi đó, giai đoạn sử dụng cần tập
trung nghiên cứu các nhân tố về qui trình xử lý kinh doanh, người tham gia qui trình xử lý
kinh doanh và các chiến lược về an toàn hệ thống, kiểm soát hệ thống cũng như xây dựng
văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần lưu ý nghiên cứu các nhân tố liên
quan mức độ hài lòng và tin cậy của đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp.
Với lượng kiến thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được kĩ càng, bài nghiên cứu trên
vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu xót, nhóm 1 hi vọng giảng viên phụ trách (TS. Trần Thảo
An) có thể chấp nhận những sai xót này và nhóm em sẵn sàng nhận lời góp ý, bổ sung, nhắc
nhở từ cô!
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................