‫מארגז הכלים של שיתופים‬

‫תכנית עבודה‬

‫דוגמה לתכנית עבודה לפרויקט "להבה"‪-‬‬

‫פרויקט יזמות צעירה‪ -‬המתקיים בעמותת "יצירה" לקידום בני נוער בסיכון‬
‫תכנית זו מפרטת מימד אחד בארגון‪ ,‬כלומר‪ ,‬זוהי תכנית עבודה לפרויקט ספציפי‪ .‬תכנית עבודה כוללת‬
‫לארגון כולו תכתב באופן דומה אך תפרט את כלל מימדי הארגון )פרויקטים שונים‪ ,‬שותפים‪ ,‬צוות וכו'(‪.‬‬

‫שלבי בניית תכנית העבודה‪:‬‬

‫קביעת חזון הפרויקט‪ -‬השינוי החברתי הרצוי‬ ‫‪(1‬‬
‫עמותת "יצירה" מקדמת את החשיבה ההמצאתית והיצירתית במסגרות חברתיות שונות‪.‬‬
‫תיאור הזיקה בין מטרות הארגון והפרויקט )האופן שבו מטרות הפרויקט נגזרות ממטרות הארגון‬
‫וכיצד הן תתרומנה להשגת מטרות הארגון(‪:‬‬
‫מטרות הפרויקט מקדמות יישומים של חשיבה המצאתית יצירתית לצרכים של פיתוח עצמי והעצמה‬
‫באמצעות ייזום עסקי בקבוצות של נוער בסיכון‪.‬‬

‫מפת "בעלי עניין"‬ ‫‪(2‬‬

‫הקשר‬
‫קידום אוכלוסיות בתחום אחריותו‬
‫קידום החינוך המדעי‬
‫משקיעים פוטנציאליים‬
‫הפרויקט עשוי למנף את‬
‫השירותים שהעמותה מספקת‬
‫תפקיד‬ ‫שם‬
‫מנהל אגף – משרד הקליטה‬ ‫רחל‬
‫מנהל אגף – משרד החינוך‬ ‫ד"ר יואל‬
‫יזמים פרטיים‬ ‫איתן‪ ,‬מיכל‪ ,‬יורם‪ ,‬רונן‬
‫מנהלת העמותה‬ ‫ענת‬
‫צורכי קהל היעד – בני נוער בסיכון‬ ‫‪(3‬‬
‫
העצמה אישית‬
‫
רכישת כלים בסיסיים ליזמות עסקית‬
‫
חשיבה עסקית בסיסית‬
‫
יסודות של חשיבה המצאתית‬
‫
עקרונות בחשיבה שיווקית‬
‫
מתכנון שיווקי לתכנית עסקית‪ -‬כישורים‬
‫
העצמה וטיפוח הביטחון העצמי‬
‫
כישורי פרזנטציה‬

‫מאפייני קהל היעד‬ ‫‪(4‬‬

‫
מחויבות התחלתית נמוכה למסגרות חיצוניות‬
‫
קושי להתנתק ממסגרות חברתיות קיימות‬

‫‪1‬‬
‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫
ציניות‪ ,‬ספקנות‬
‫
קושי בדחיית סיפוקים‬
‫
חלק מהמשתתפים חווה אכזבות מתהליכי העצמה קודמים‬

‫מטרות הפרויקט לטווח ארוך – ‪Long Term Outcomes‬‬ ‫‪(5‬‬

‫א‪ .‬מה כלול במטרות הפרויקט?‬
‫ברמת בעלי העניין‬ ‫ברמת הארגון‬ ‫ברמת קהל היעד של‬
‫התכנית‬
‫הרחבה של מספר‬ ‫הרחבה של פרויקט הלמידה לקבוצות‬ ‫תכניות שהפכו לעסק אשר‬
‫המשתתפים המובילים‬ ‫נוספות בקרב קהל היעד הספציפי – בני‬ ‫מניב הכנסות‬
‫יזמות עסקית‬ ‫נוער בסיכון‬
‫מספר נתון של עסקים‬ ‫שיתוף פעולה קבוע עם מנטורים מהעולם‬ ‫פיתוח של רשתות קשר‬
‫שהוקמו כתוצאה מהתכנית‬ ‫העסקי‬ ‫עסקיות‬
‫חיבורים לגורמים מקצועיים‬ ‫הרחבה של מספר המשתתפים בתכנית‬ ‫פיתוח כישורים קריטיים‬
‫בתחום במגזר העסקי‬ ‫להצלחה ביזמות עסקית‬
‫העמקת התקצוב ממקורות חיצוניים‬

‫פרויקט אשר פועל באופן קבוע כתשתית‬

‫לפעילויות נוספות של העמותה‬
‫פיתוח נישה ייחודית המתייחסת להרחבת‬
‫הפעילות להכשרות מתקדמות יותר בתחום‬
‫הייזום העסקי‬

‫ב‪ .‬מה לא כלול במטרות הפרויקט?‬

‫
לימודים בסיסיים )למשל‪ ,‬מתמטיקה(‪.‬‬
‫
סיוע ישיר בתעסוקה למשתתפים בתכנית‪.‬‬

‫מודל הפעולה‪ -‬עקרונות פעולה מרכזיים‬ ‫‪(6‬‬

‫
עבור צוות הפרויקט‪ -‬הדרכת המשתתפים לקביעת יעדים אישיים של‬
‫צמיחה והתפתחות‪.‬‬
‫
עבור צוות הפרויקט‪ -‬אמפתיה וסבלנות למשתתפים בתהליך הצמיחה‪.‬‬
‫
עבור צוות הפרויקט‪ -‬מקצוענות ויסודיות במילוי דו"חות ההתקדמות של‬
‫המשתתפים‪.‬‬
‫
ביחס לבעלי העניין‪ -‬שקיפות מלאה‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫גזירת מטרות ליעדים ‪ /‬זמן‬ ‫‪(7‬‬

‫דוגמה למסמך מטרות ויעדים‬
‫יעדים ביחס לאוכלוסיית היעד – עמותת "יצירה"‪ ,‬פרויקט "להבה"‬
‫המטרה‪ ,‬ברמת קהל היעד ‪ /‬הארגון‪ /‬בעלי עניין )סמן בקו( ‪________________________________________________ :‬‬

‫תוצאות מצופות )לבצע עד לתאריך(‬

‫תוצאה בפועל ‪/‬‬ ‫קבוצה ‪2‬‬ ‫קבוצה ‪1‬‬ ‫ערכי סף‬ ‫מדדי הצלחה‬ ‫יעדים‬
‫הערות‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬
‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬ ‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬
‫‪11.07‬‬ ‫‪4.07‬‬ ‫‪8.06‬‬ ‫‪11.07‬‬ ‫‪4.07‬‬ ‫‪8.06‬‬ ‫‪ 75%‬מהמשתתפים מגיעים‬ ‫הגעה לפגישות אישיות‬ ‫יצירת קשר‬
‫לפגישות האישיות והקבוצתיות‬ ‫וקבוצתיות‬ ‫ובניית יחסי אמון‬
‫שהוזמנו אליהן‬ ‫עם רכז התכנית‬
‫‪11.06‬‬ ‫‪6.06‬‬ ‫‪10.06‬‬ ‫‪4.06‬‬ ‫‪ 75%‬מהמשתתפים הגיעו למועד‬ ‫זיהוי צרכים‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫הראשון שהוזמנו אליו‬ ‫שיתוף פעולה בתהליך הריאיון‬ ‫וכוחות בקרב‬

‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫‪ 100%‬מהמשתתפים משתפים‬ ‫האישי‬ ‫המשתתפים‪ ,‬כדי‬

‫להגיע להתעצמות‬
‫פעולה בתהליך‬
‫ולעצמאות‬

‫‪1‬‬
 ‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫תוצאות מצופות )לבצע עד לתאריך(‬

‫תוצאה בפועל ‪/‬‬ ‫קבוצה ‪2‬‬ ‫קבוצה ‪1‬‬ ‫ערכי סף‬ ‫מדדי הצלחה‬ ‫יעדים‬
‫הערות‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬
‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬ ‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬
‫‪12.06‬‬ ‫‪6.06‬‬ ‫‪11.06‬‬ ‫‪4.06‬‬ ‫‪ 75%‬הגיעו למועד הראשון‬ ‫מעורבות פעילה במילוי שאלון‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫שהוזמנו אליו‬ ‫היכרות‬
‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬
‫‪12.06‬‬ ‫‪7.06‬‬ ‫‪11.06‬‬ ‫‪6.06‬‬ ‫‪ 100 %‬מהמשתתפים מילאו את‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫השאלון עם רכז התכנית‬
‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬
‫‪3.07‬‬ ‫‪10.06‬‬ ‫‪12.06‬‬ ‫‪8.06‬‬ ‫‪ 90%‬מהמשתתפים הגדירו את‬ ‫הגדרת התחום‪/‬ים בהם דרוש‬ ‫התוויית יעדים‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫השינוי הרצוי יחד עם רכז‬ ‫שינוי‪ ,‬מנקודת ראותו האישית‬ ‫להשגה‪ ,‬לקראת‬
‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫התכנית‬ ‫של כל אחד מהמשתתפים‬ ‫השינוי הרצוי‬

‫‪2.07‬‬ ‫‪10.06‬‬ ‫‪12.06‬‬ ‫‪8.06.‬‬ ‫‪ 90%‬מהמשתתפים בונים תכנית‬ ‫המשתתפים בוחרים ‪2-1‬‬ ‫בניית תכנית‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫אישית‪ ,‬הכוללת יעדים מוגדרים‬ ‫יעדים )עם דגש על ייזום(‬ ‫אישית להשגת‬
‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫ודרכי פעולה מפורטים ומוגבלים‬ ‫ובונים יחד עם הרכז תכנית‬ ‫היעדים‬
‫בזמן‬ ‫פעולה‬

‫‪2‬‬
 ‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫תוצאות מצופות )לבצע עד לתאריך(‬

‫תוצאה בפועל ‪/‬‬ ‫קבוצה ‪2‬‬ ‫קבוצה ‪1‬‬ ‫ערכי סף‬ ‫מדדי הצלחה‬ ‫יעדים‬
‫הערות‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬ ‫טווח‬
‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬ ‫ארוך‬ ‫בינוני‬ ‫קצר‬
‫‪3.07‬‬ ‫‪11.06‬‬ ‫‪12.06‬‬ ‫‪9.06‬‬ ‫‪ 90%‬מהמשתתפים בונים טיוטות‬ ‫השתתפות בלמידה‬ ‫למידה בהכשרה‬
‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫מחזור‬ ‫לרעיונות לייזום עסקי‬ ‫מעורבות בהכשרה‬ ‫הקבוצתית‬
‫שני‬ ‫שני‬ ‫שני‬ ‫ראשון‬ ‫עיצוב של טיוטות לרעיונות‬
‫לייזום עסקי‬
‫‪11.07‬‬ ‫‪1.07‬‬ ‫‪11.07‬‬ ‫‪12.06‬‬ ‫‪ 90%‬מהמשתתפים עומדים ב־‬ ‫המשתתפים פועלים למימוש‬
‫מימוש התכנית‬
‫‪90%‬‬ ‫‪35%‬‬ ‫‪90%‬‬ ‫‪35%‬‬ ‫‪ 75%‬מתכנית העבודה שבנו יחד‬ ‫היעדים שהציבו לעצמם‬
‫האישית‬
‫עם המנטור‬ ‫בתכנית האישית‬

‫‪3‬‬
‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫משאבי הפרויקט‬ ‫‪(8‬‬

‫מקורות מימון ‪ /‬תכנון תקציבי = סעיפים ועלויות לאורך זמן – תקציב מפורט‪ :‬משכורות‪ ,‬הצטיידות‪ ,‬תקציב‬

‫סה"כ‬ ‫עלות יחידה‬ ‫כמות‬ ‫סעיפי התקציב‬

‫שכר‬
‫עיצוב של ערכות וחומרי‬
‫למידה – מחזור ראשון‬
‫פיילוט‬
‫הכנה של חומר פרסומי‬
‫סה"כ‬

‫אבני דרך קריטיות‬ ‫‪(9‬‬

‫זמן‬ ‫אחראי‬ ‫אבן דרך‬

‫‪10/4‬‬ ‫אורית‬ ‫סיום העברה של שאלוני אבחון‬
‫‪15/4‬‬ ‫אמנון‬ ‫סיום ראיונות אישיים‬
‫‪4/5‬‬ ‫יוסי‬ ‫תכנית עבודה‪ -‬טיוטא מס' ‪1‬‬
‫‪15/5‬‬ ‫יוסי‬ ‫תכנית עבודה‪ -‬טיוטא מס' ‪2‬‬
‫‪22/5‬‬ ‫יוסי‬ ‫מצגת ראשונה לבעלי עניין – התקדמות עד כאן‬

‫‪ (10‬הגדרת תחומי אחריות של צוות הפרויקט‬

‫תחומי אחריות עיקריים‬ ‫תפקיד‬ ‫שם‬

‫‪ -‬עמידה במטרות הפרויקט‬ ‫מנהל הפרויקט‬ ‫יוסי‬
‫‪ -‬עמידה ביעדי התקציב‬
‫‪ -‬פיתוח הזדמנויות למינוף הפרויקט‬
‫‪ -‬קשר מיטבי עם בעלי עניין‬
‫‪ -‬קשר מיטבי עם מנהלת העמותה‬
‫‪ -‬ניהול משימות הצוות ואנשי הצוות לביצועים מעולים‬

‫‪4‬‬
‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫תחומי אחריות עיקריים‬ ‫תפקיד‬ ‫שם‬

‫‪ -‬ביצוע של תכניות העבודה בהתאם לתכנון‬ ‫רכזת צוות ‪1‬‬ ‫אורית‬
‫‪ -‬ניהול שוטף של ביצוע התכנית‬
‫‪ -‬ניהול הקשר השוטף עם המשתתפים‬
‫‪ -‬איכות ההדרכה למשתתפים‬
‫‪ -‬איכות הליווי האישי של המדריכים‬
‫‪ -‬דיווח למנהל הפרויקט בהתאם לתכניות‬
‫‪ -‬ביצוע של תכניות העבודה בהתאם לתכנון‬ ‫רכז צוות ‪2‬‬ ‫אמנון‬
‫‪ -‬ניהול שוטף של ביצוע התכנית‬
‫‪ -‬ניהול הקשר השוטף עם המשתתפים‬
‫‪ -‬איכות ההדרכה למשתתפים‬
‫‪ -‬איכות הליווי האישי של המדריכים‬
‫‪ -‬דיווח למנהל הפרויקט בהתאם לתכניות‬
‫‪ -‬מערכי למידה אקדמיים ומעודכנים‬ ‫רכזת אקדמית‬ ‫הלן‬
‫‪ -‬ניהול השינויים בתכניות הלמידה‬
‫‪ -‬איכות הקשר עם המנטורים‬
‫‪ -‬שדרוג איכות ההדרכה בהכשרה כתהליך מתמשך‬
‫‪ -‬ביצוע איכותי של ההדרכה בחלק מהנושאים‬ ‫מלכה‪ ,‬איתן‪ ,‬מדריכים בצוות ‪1‬‬
‫‪ -‬הסתגלות מיטבית של החניכים בנושאים הקשורים לתהליך ההעצמה‬ ‫רמי‬
‫האישיים לאורך ההכשרה‬
‫‪ -‬ביצוע איכותי של ההדרכה בחלק מהנושאים‬ ‫רענן‪ ,‬רונית‪ ,‬מדריכים בצוות ‪2‬‬
‫‪ -‬הסתגלות מיטבית של החניכים בנושאים הקשורים לתהליך ההעצמה‬ ‫אלונה‬
‫האישיים לאורך ההכשרה‬
‫‪ -‬סיוע אדמיניסטרטיבי לצוות הפרויקט‬ ‫אדמיניסטרציה‬ ‫הילה‬

‫‪5‬‬
‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫‪ (11‬מנגנוני בקרה‪ ,‬דיווח וקבלת החלטות בתכנית‬

‫מתכנס אחת ל‪-‬‬ ‫אחראי‬ ‫משתתפים‬ ‫מטרות‬ ‫פורום‬

‫אחת לשבוע‪,‬‬ ‫רכז הצוות‬ ‫רכז ‪+‬‬ ‫‪ -‬מעקב אחר תכנון מול ביצוע ברמת‬ ‫ישיבות צוות‬
‫יום ד‪ ,‬שעה‬ ‫מדריכים‬ ‫הצוות‬
‫‪16:00‬‬ ‫‪ -‬סנכרון‬
‫‪ -‬פתרון בעיות‬
‫‪ -‬תכנון קדימה‬
‫אחת לשבוע‪,‬‬ ‫מנהל‬ ‫מנהל‬ ‫‪ -‬מעקב אחר תכנון מול ביצוע ברמת‬ ‫מנהלת‬
‫יום ה‪ ,‬שעה‬ ‫הפרויקט‬ ‫הפרויקט ‪+‬‬ ‫הפרויקט‬ ‫הפרויקט‬
‫‪16:00‬‬ ‫רכזים ‪+‬‬ ‫‪ -‬סנכרון‬
‫מנהל‬ ‫‪ -‬פתרון בעיות‬
‫העמותה‬ ‫‪ -‬תכנון קדימה‬

‫אחת לחודש‬ ‫מנהל‬ ‫מנהל‬ ‫‪ -‬מעקב אחר ההתקדמות האקדמית של‬ ‫אקדמי‬
‫הפרויקט‬ ‫הפרויקט ‪+‬‬ ‫המשתתפים‬
‫רכזים‬ ‫‪ -‬מענה לצרכים של משתתפים‬
‫מדריכים ‪+‬‬ ‫ספציפיים‬
‫מנטורים‬ ‫‪ -‬תכנון קדימה‬
‫אחת לרבעון‬ ‫מנהל‬ ‫מנהל‬ ‫‪ -‬דיווח על תכנון מול ביצוע‬ ‫בעלי עניין‬
‫הפרויקט‬ ‫הפרויקט ‪+‬‬ ‫‪ -‬דיון בגורמי יסוד מקדמים ובגורמי יסוד‬
‫בעלי עניין‬ ‫חוסמים‬
‫חיצוניים‬ ‫‪ -‬דיווח על תכנון קדימה‬

‫‪6‬‬
‫מארגז הכלים של שיתופים‬
‫תכנית עבודה‬

‫‪ (12‬היערכות מראש ליציאה של גופים ממנים מהפרויקט )‪(Phasing Out‬‬

‫
כיצד הארגון‪/‬הפרויקט ימשיך להתקיים? איתור דרכי מימון חלופיות – יש לחשוב על‬
‫איתור מממנים מחליפים‪ ,‬הכנסת בעלי עניין מהממסד לארגון כדי ליצור מחויבות‬
‫וזיקה ארגונית‪ ,‬חשיבה על שיווק שירותים בתשלום או פיתוח שירותי לוואי‪ ,‬או‬
‫חלק מהפרויקטים‪ .‬לפיכך‪ ,‬ענה על השאלות‬ ‫לחילופין – כיצד נערכים לסיום‬
‫הבאות‪:‬‬
‫
מהן הפעילויות שיש לבצע על מנת לאפשר לו לפעול באופן עצמאי ולאורך זמן?‬
‫
מתי יש לבצע פעילויות אלה?‬
‫
מי יעשה זאת?‬
‫
מתי?‬

‫‪7‬‬