项目管理必备的十大工具!

一个好的项目需要用一些好的项目管理工具来辅助

今天集各家所长，整理分享项目管理必备的十大工具，不足之处请谅解!

一、SWOT 分析法
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意义

SWOT 分析法是一种系统思维，通过分析现有资源方面的优势与劣势，把握机
会，防范可能存在的风险与威胁，达到全面、清晰把握全局的目的，对我们的
成功有非常重要的意义。

SWOT 分析法是用来确定自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将自
身的目标与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。
其中 S 代表着 strengths 优势、W 代表着 weaknesses 劣势、O 代表的是
opportunities 机会、而 T 则代表了 threats 威胁。运用好 SWOT 分析法可以从中
找出对自己有利的、值得发扬的因素，以及对自己不利的、要避开的东西，发
现存在的问题，找出解决办法，并明确以后的发展方向。

二、PDCA 循环规则
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意义

每一项工作，都是一个 PDCA 循环，都需要计划、实施、检查结果，并同步进

行改进，进入下一个计划，以良性循环的量变引发质变，到达新的高度。

PDCA 管理循环模式作为全面质量管理体系运转的基本方法，是全面质量管理所
应遵循的科学程序。

PDCA 循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获
得普及，所以又称戴明环。PDCA 循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即计
划、执行、检查、处理。在质量管理活动中，要求把各项工作按照作出计划、
计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去
解决。

PDCA 管理模式是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，特别
是在质量管理中得到了广泛的应用。改进与解决质量问题，赶超先进水平的各
项工作，都要运用 PDCA 循环的科学程序。PDCA 循环，可以使我们的思想方法
和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化。
特点：

1、大环套小环，小环保大环，互相促进，推动大循环；

2、PDCA 管理模式是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，质量就提高一步；
3、PDCA 管理模式是综合性循环，4 个阶段是相对的，它们之间不是截然分开
的。

缺点：

随着更多项目管理中应用 PDCA 管理模式，在运用的过程中发现了很多问题，

因为 PDCA 管理模式中不含有人的创造性的内容。他只是让人如何完善现有工
作，所以这导致惯性思维的产生，习惯了 PDCA 管理模式的人很容易按流程工
作，因为没有什么压力让他来实现创造性。所以，PDCA 管理模式在实际的项目
中有一些局限。

三、6W2H 法

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意义

做任何工作都可以用 6W2H 来思考，这是以价值为导向的标准化思维流程，有

助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。
6W2H 是一个以价值为导向的标准化思维流程，是人们在追求理想和目标的过
程中，都要经过选择目标 （which）→选择原因（why）→功能如何→
（what）→什么场地（where）→什么时间（when）→什么组织（who）→如
何提高效率（how to do）→性价比如何（how much）八个方面提出问题并从中
选择性价比最高的方法和路径来实现预定目标。
Which：确定目标、选择对象；
Why：选择原因、发生原因；

What：内容、本质和功能；

Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；

When：在什么时间进行工作，什么时间完成；

Where：工作发生的地点、着手点；

How：用什么方法进行，如何提高效率；

How much：需要多少成本、性价比如何？

做任何工作都应该从 6W2H 来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目

性。汇报工作也应该用 6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

四、SMART 原则

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意义
项目进行时，制定工作目标或者任务目标是必不可少的，这个过程考虑目标与
计划是不是 SMART 化的，SMART 化的计划具有良好可执行性的，能指导并保证
计划得以实现。
SMART 用于目标管理，目标必须具备以下五个维度。
1、目标必须是具体的（Specific）
2、目标必须是可以衡量的（Measurable）
3、目标必须是可以达成的（Attainable）
4、目标必须和其他的目标有相关性（Relevant）
5、目标必须是由具体的截止期限的（Time-based）

五、时间管理-重要与紧急四象限法则

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意义

优先顺序=重要性*紧迫性

在进行时间安排时，应权衡事项的优先顺序，对工作要有统筹能力，防患于未
然，掌握主动权。

六、任务分解法[WBS]
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通常分解如下图
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意义

一个项目，必须细致的分解任务才能有条不紊的完成。只有将任务分解得足够
清晰、足够细致，才能统筹安排你的时间表，通过 WBS 分解任务，将最开始很
笼统的目标分解到最小的可实现的任务，任务可实现说明目标是可实现，也利
于安排工作计划。

七、二八原则（帕累托法则）
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意义
二八原则的通俗解释是用 80%的精力和资源去完成最重要的 20%的工作，通过
二八原则找出最关键的 20%的工作，然后作为项目重点工作去攻关。
在工作中要善于抓主要问题，从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重
要、最紧迫的事情上。
明确态度、再排定先后顺序，定出远期和近阶段目标；

重新审视工作时间表，分出事情的轻重缓急，要毫不留情的抛弃低价值的活动；

永远先做最重要的事情。

核心理念：人类社会 20%的资源，与 80%的资源活动有关。

应用要决：要事第一，重要产品第一，关键人物第一，核心环节第一。

应用领域：政治、经济、军事、社会生活、企业经营、组织管理。

八、RACI 责任分配矩阵
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意义

责任分配矩阵将人员配备工作与项目工作分解结构相联系，分工明确，将项目
所需完成的工作落实到项目有关部门或个人，并明确表示出他们在组织中的关
系、责任和地位，非常有利于项目的顺利推进，也有用 RACPI,P 指的是谁参与。

RACI 矩阵是非常有效的人力资源管理工具和项目管理工具。人力资源活动中，
RACI 矩阵常用于组织结构调整；而在项目管理活动中，RACI 矩阵在项目初期分
配、澄清项目组成员权利与责任的有效工具；也可以在项目早期以及进行过程
当中作为沟通工具使用；更可以在项目中期和后期的撕逼大战中占得先机。

1、谁执行（R = Responsible），负责执行任务的角色，具体负责操控项目、解
决问题。

2、谁负责（A = Accountable），对任务负全责的角色，只有经其同意或签署之
后，项目才能得以进行。

3、咨询谁（C = Consulted），在任务实施前、中 提供指定性意见的人员。

4、告知谁（I = Informed），及时被通知结果的人员，不必向其咨询、征求意见。
有时又成为 RASCI 矩阵，即多了一个 S：S(Support)支持者：有钱出钱，有力出
力
下图是一个典型的 RACI 矩阵

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九、甘特图
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意义

甘特图可以从全局的角度更直观地看到项目的整体规划，非常适合二次优化长
期计划，通过对甘特图的运用将中长期的目标切割成一个个可控性更强的短期
计划，从而让计划落地，提高行动的效率，同时通过甘特图也可以看到项目的
节点和里程碑。

十、PERT 图
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意义

它能标识出项目的关键路径，以明确项目活动的重点，对项目活动的资源分配
能协调整个计划的各道工序，合理安排人力、物力、时间、资金，加速计划的
完成，关键路径通常是项目耗时最长的一条路径，也就是项目的总周期，也就
是说关键路径的任务完成，其他非关键路径的任务也是完成的，项目也就是完
成了。

PERT 图和甘特图（Gantt 图）都是项目管理中非常常用的工具，可以用来描述

项目进度。但两者的侧重点不同。
PERT 图描绘出项目包含的各种活动的先后次序，标明每项活动的时间或相关的
成本，能清晰地描述子任务之间的依赖关系；
甘特图能清晰地描述每个任务从什么时候开始，到什么时候结束，以及任务之
间的并行关系。但它不能清晰地反应出任务之间的依赖关系。