TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

----------

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN “NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM”

Đề tài: Tìm hiểu phân tích, thiết kế hệ thống phần mềm

quản lý khách sạn An Dương-Hải Phòng

GVHD : TS. Bùi Đình Vũ

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Tiến Đạt – 91681
Đỗ Duy Khánh – 92415
Trần Trung Hiếu – 92442

Hải Phòng, tháng 12 năm 2022

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
----------

BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN: NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

1. Tên đề tài
Tìm hiểu phân tích, thiết kế hệ thống phần mềm quản lý khách sạn An
Dương – Hải phòng
2. Mục đích
Áp dụng những kiến thức đã được học trong học phần “Công nghệ phần
mềm” phân tích, thiết kế hệ thống quản lý khách sạn An Dương – Hải Phòng
3. Công việc cần thực hiện
Khảo sát và thu thập đầy đủ thông tin về hệ thống của khách sạn.
Xác định quy trình nghiệp vụ bài toán, xác định dữ liệu, biểu mẫu liên quan
đến các nghiệp vụ, phân tích, mô hình hóa, thiết kế phi hình thức hệ thống
4. Yêu cầu
Kết quả làm bài tập lớn: Báo cáo bài tập lớn.

2
Contents
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT......................................................................................4
1.1 Hệ thống thông tin và các khái niệm thường gặp......................................................4
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin.....................................................................4
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ..............................................................................6
2.1: Giới thiệu khách sạn An Dương – Hải Phòng............................................................6
2.2: Thực trạng và mục đích xây dựng hệ thống phần mềm..............................................7
2.3: Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán.........................................................................7
2.3.1: Tổng quan về khách sạn......................................................................................7
2.3.2: Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................8
2.3.3: Phạm vi phần mềm..............................................................................................9
2.3.4: Thông tin các đối tượng cần xử lí......................................................................10
2.3.5: Quan hệ giữa các đối tượng cần xử lí................................................................10
2.3.6: Mô tả nghiệp vụ chi tiết của các chức năng.......................................................11

3
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Hệ thống thông tin và các khái niệm thường gặp

Về mặt kĩ thuật, Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các
thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn
thông tin, trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát hoặt động trong một tổ
chức.
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người,và sự kiện trong thế
giới thực mà chúng ta gặp hằng ngày bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
Thông tin (Information) là dực liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một
hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.
Các hoạt động thông tin (Information Activities) là các hoạt động xảy ra
trong một hệ thống thông tin, bao gồm việc năm bắt – thu thập, xử lí, phân
phối – truyền đi, lưu trữ, trình diễn các dữ liệu và kiểm tra các hoạt động
trong hệ thống thông tin.
Xử lí (processing) là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, so
sánh, sắp xếp, phân loại, tổng hợp,...Nói một cách ngắn gọn, đó là các hoạt
động để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.
Trình diễn dữ liệu – thông tin (Information presentation) là cách thể hiện
các dữ liệu dưới một hình thức thể hiện xác định mà con người có thể nhận
biết được.

1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin

4
Có 5 yếu tố cấu thành hệ thống thông tin:
– Phần cứng: gồm các thiết bị tin học như: máy tính, các thiết bị ngoại vi,
đường truyền,...
– Phần mềm: các chương trình máy tính, cấu trúc dữ liệu, các tài liệu và dữ
liệu đi theo nó.
– Dữ liệu
– Thủ tục – quy trình
– Con người

5
 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ

2.1: Giới thiệu khách sạn An Dương – Hải Phòng

Nằm ở Hải Phòng, cách Nhà hát Opera Hải Phòng 13 km, khách sạn An
Dương – Hải Phòng có chỗ ở với một nhà hàng, bãi đậu xe riêng miễn phí,
phòng chờ chung và một khu vườn. Trong số các cơ sở tại khách sạn này là
một dịch vụ hướng dẫn viên và bãi đậu xe, cùng với WiFi miễn phí trong toàn
bộ tài sản. Chỗ ở cung cấp một quầy lễ tân 24 giờ, dịch vụ phòng và trao đổi
tiền tệ cho khách
Phần mềm của nhóm là Quản lý khách sạn An Dương – Hải Phòng, đây
là địa chỉ nghỉ dưỡng nổi tiếng, uy tín tại Hải Phòng
Địa chỉ: Quốc Lộ 5, Xã Tân Tiến, Huyện An Dương, Hải Phòng, Việt Nam

6
2.2: Thực trạng và mục đích xây dựng hệ thống phần mềm
Điều hành cả một hế thống khách sạn với rất nhiều nhân viên cùng sự ủng
hộ của vô vàn khách hàng thì việc nâng cấp hệ thống phần mềm hết sức cần
thiết, hiện các nhân viên trong khách sạn chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế
toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế điều đó sẽ
mất nhiều thời gian và có thể gây ra sai sót .Chính vì vậy nhằm nâng cao chất
lượng phục vụ khách hàng, tối ưu được nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân viên
từ đó giúp việc tổ chức quản lý thuận tiện hơn, phần mềm quản lý khách sạn
An Dương – Hải Phòng được xây dựng, phát triển. Phần mềm được ứng dụng
trong việc quản lý hoạt động của khách sạn, nâng cao tính chuyên nghiệp của
doanh nghiệp.
2.3: Khảo sát hiện trạng và mô tả bài toán
2.3.1: Tổng quan về khách sạn
Hiện tại, khách sạn của chúng ta gồm có 5 tầng, trong đó có 50 phòng
ngủ, 50 phòng vệ sinh, 5 phòng ăn lớn của 5 tầng trong khách sạn, 1 phòng
Fitness, 1 phòng lễ tân , 5 phòng bếp.
Khách sạn của chúng ta còn có nhiều phòng khác nhau để cho khách lựa
chọn như: phòng giường đôi, giường đơn và phòng VIP…. Trong việc dịch vụ
cho các khách hàng là có kiểu và kiểu. Về giá là thuộc với các kiểu của dịch
vụ và phòng ngủ của khách hàng có thế chọn được. Đây là dịch vụ và các giá
của việc thuê phòng trong khách sạn.
+ Các kiểu của việc thuê phòng và các dịch vụ khác:
- Phòng cả ngày
 Phòng giường đôi = 550.000 đ/ngày
 Phòng giường đơn = 300.000 đ/ngày
 Phòng VIP = 350.000 đ/ngày
(Khách sạn của chúng ta có các dịch vụ kèm theo cho khách hàng: Buổi
sáng mỗi ngày, khách hàng có thể đi ăn cơm trong phòng ăn lớn của
khách sạn từ 7:00 đến 9:00. Ngoài ra khách sạn còn cho phép khách hàng
có thể vào phòng fitness. Và bơi trong bể bơi lớn của khách sạn.)

7
 - Phòng tạm thời
 Phòng giường đơn = 180.000 đ
 Phòng VIP = 250.000 đ
2.3.2: Cơ cấu tổ chức
Mô hình nhân sự trong khách sạn được tổ chức theo chức năng công việc.
Mỗi bộ phận chia gắn liền với một chức năng công việc riệng biệt. Mô hình tổ
chức nhân sự của khách sạn được chia thành các bộ phần chính là: bộ phận
giám đốc, bộ phận nhân viên lễ tân, bộ phận nhân viên kế toán, nhân viên bán
hàng,nhân viên quản lý, nhân viên quản trị hệ thống, bộ phận nhân viên bảo vệ
và bộ phận nhân viện phục vụ, tạp vụ.
- Giám đốc khách sạn:
Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn
đều phải thông qua giám đốc, có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử
lý trong khach sạn.
- Nhân viên lễ tân:
Có nhiệm vụ tiếp nhận khách thuê phòng trực tiếp tại quầy, trả lời
những yêu cầu, thắc mắc cho khách hàng, quản lý thông tin về phòng và
khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách hàng thuê phòng, nhận yêu cầu
khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ. Lập nội dụng chi tiết phiếu thành
toán khi khách hàng trả phòng và chuyển sang bộ phận kế toán lập hóa
đơn khi thanh toán.
- Nhân viên bán hàng:
Đặt phòng hoặc hủy phòng theo yêu cầu của khách qua điện thoại
- Nhân viên kế toán:
Quản lý thông tin tài chính thu chi trong khách sạn, có nhiệm vụ lập
hóa đơn thanh toán cho khách hàng, lập phiếu chi khi khách sạn cần chi
tiêu cho vấn đề sửa chữa hoặc mua sắm phục vụ việc kinh doanh. Hàng
tháng nhân viên kế toán phải tiến hành kiểm kê tài chính thu, chi và đóng
thuế kinh doanh cho khách sạn.
- Nhân viên bảo vệ:
8
 Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn.
Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh
sáng.
- Nhân viên phục vụ-tạp vụ:
Nhân viện phục vụ -tạp vụ trông coi và khuân hành lý cho khách , có
nhiệm vụ dọn đẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi
khách yêu cầu, cung cấp các dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở
vật chất trong khi khách trả phòng.
2.3.3: Phạm vi phần mềm
Phần mềm dạng ứng dụng cho máy tính cá nhân, dùng nội bộ trong khách
sạn, chỉ có nhân viên khách sạn được sử dụng trực tiếp. Phần mềm có thể cài
đặt trên nhiều máy tính cá nhân của nhân viên. Nhưng cơ sở dữ liệu là tập trung
tại một máy chủ duy nhất.
Người dùng và chức năng của người dùng:
- Chỉ các nhân viên sau của khách sạn được phép dùng phần mềm: nhân
viên lễ tân, nhân viên bán hàng, quản trị hệ thống, và nhân viên quản lí
khách sạn được sử dụng.
- Nhân viên lễ tân có thể thực hiên các chức năng:
 Đặt phòng theo yêu cầu trực tiếp của khách tại quầy
 Hủy đặt phòng theo yêu cầu của khách tại quầy
 Checkin cho khách đã đặt phòng hoặc đặt phòng trực tiếp
 Checkout cho khách và in hóa đơn thanh toán cho khách
- Nhân viên bán hàng có thể thực hiện các chức năng:
 Đặt phòng theo yêu cầu của khách qua điện thoại
 Hủy đặt phòng theo yêu cầu của khách qua điện thoại
- Nhân viên quản lí có thể thực hiện các chức năng:
 Quản lí thông tin khách sạn: thêm/sửa
 Quản lí thông tin phòng: thêm/sửa/xóa
 Xem các loại báo cáo thống kê: xem các báo cáo doanh thu theo
thời gian/theo phòng/theo loại phòng, xem báo cáo tỉ lệ phòng trống

9
 theo thời gian/theo phòng/theo loại phòng, xem báo cáo khách hàng
đặt nhiều theo thời gian/theo nguồn gốc khách hàng
- Nhân viên quản trị hệ thống có thể thực hiện:
 Quản lí tài khoản người dùng theo yêu cầu của nhân viên:
thêm/sửa/xóa
- Giám đốc có thể thực thể thực hiện toàn bộ thao tác với phần mềm
2.3.4: Thông tin các đối tượng cần xử lí
 Thông tin về khách sạn bao gồm : tên, địa chỉ, số sao, mô tả (bao gồm mô
tả bằng văn bản và bằng hình ảnh)
 Thông tin về phòng khách sạn: tên, kiểu (single/double/twink), giá, mô tả
 Thông tin về khách hàng: tên, địa chỉ, số CCCD, điện thoại, email, ghi
chú về phục vụ đặc biệt như cho người khuyết tật, ăn chay...
 Thông tin các dịch vụ đi kèm: tên, đơn vị tính, đơn giá, mô tả
 Thông tin nhân viên trong khách sạn: tên, tên đăng nhập, mật khẩu, chức
vụ, ghi chú
 Thông tin hóa đơn thanh toán: bao gồm thông tin nhân viên thanh toán:
tên, chức vụ. Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ idcard, số điện thoại.
thông tin các phòng đăt/ở, mỗi phòng trên một dòng với các thông tin:
tên, kiểu, giá, ngày đến, ngày đi, thành tiền. Mỗi phòng có danh sách các
dịch vụ đi kèm đã sử dụng, mỗi dịch vụ có các thông tin: tên, đơn vị tính,
đơn giá, số lần dùng, thành tiền. Dòng cuối cùng là tổng tiền hóa đơn,
tổng tiền đã thanh toán trước, tổng tiền phải thanh toán còn lại
 Thông tin thống kê phòng theo doanh thu: tên phòng, kiểu phòng, mô tả,
tổng số ngày có khách, tổng doanh thu
 Thông tin thống kê khách hàng theo doanh thu: tên, địa chỉ, điện thoại,
tổng số ngày đã ở, tổng tiền thu được
 Thông tin thống kê các dịch vụ theo doanh thu: tên, tổng đơn vị tiêu thụ,
tổng doanh thu
 Thông tin thống kê doanh thu theo thời gian: tên tháng/năm/quý/tuần,
tổng lượng khách, tổng doanh thu
2.3.5: Quan hệ giữa các đối tượng cần xử lí
 Trong khách sạn có nhiều phòng, mỗi phòng chỉ thuộc vào một khách sạn
10
  Mỗi phòng có thể được đặt/ở bởi nhiều khách hàng khác nhau tại những
thời điểm khác nhau
 Mỗi khách hàng có thể đặt/ở nhiều phòng khác nhau tại những thời điểm
khác nhau
 Đối với khách lẻ, một khách hàng, tại một thời điểm, chỉ ở một phòng xác
định, xác định ngày đến, ngày đi, đơn giá nhất định
 Đối với khách đoàn, mỗi thời điểm, một khách có thể đứng tên và ở trên
danh nghĩa nhiều phòng cùng lúc (đại diện cho cả đoàn)
 Khách hàng chỉ có thể đặt phòng nếu phòng đó còn trống trong suốt thời
gian khách hàng muốn đặt
 Khách hàng có thể thanh toán nhiều lần cho đến ngày trả phòng
 Khách hàng có thể hủy đặt phòng (miên phí) nếu hủy trước ngày đến.
Nếu khách hàng hủy sau ngày đặt thì khách hàng bị lưu vào danh sách
đen và có thể bị từ chối đặt phòng trong các lần tiếp theo
 Một nhân viên bán hàng/lễ tân có thể đặt phòng nhiều lần cho khách
 Một nhân viên lễ tân có thể thanh toán nhiều lần cho khách
2.3.6: Mô tả nghiệp vụ chi tiết của các chức năng
a. Quản lý khách hàng:
- Quản lý tiếp nhận khách hàng, khách mới, khách cũ
Khi khách hàng gọi điện đến khách sạn yêu cầu đặt phòng, lễ tân sẽ
chuyển máy cho nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng hỏi khách hàng
muốn ở từ ngày nào đến ngày nào -> nhân viên tìm phòng trống cho
khách hàng trong khoảng thời gian đã chọn -> khách hàng chọn phòng
mong muốn -> khách hàng cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, số CMND,
điện thoại, ngày tháng năm sinh cho nhân viên
Nếu là khách cũ thì xem lại nhật ký giao dịch khách để áp dụng ưu
đãi phù hợp

- Quản lý nhật ký giao dịch khách

Sau khi tiếp nhận thông tin khách hàng, tư vấn cho khách hàng chọn
phòng và dịch vụ của khách sạn. Nhân viên sẽ lưu lại những giao dịch đó
với tên khách hàng, tên nhân viên quản lý, tên phòng, giá phòng, tên dịch
vụ, giá dịch vụ và thời gian sử dụng
11
 Mỗi ngày hệ thống sẽ nhắc nhở nếu là sinh nhật của khách hàng nào
đó và nhân viên sẽ nhắn tin đến số điện thoại khách hàng đã cung cấp và
giới thiệu về chương trình ưu đãi khách hàng sẽ được hưởng trong ngày

- Phiếu đánh giá khảo sát khách hàng

Khi khách hàng đã sử dụng phòng và dịch vụ của khách sạn, nhân
viên sẽ cung cấp một phiếu đánh giá khảo sát về cảm nhận sau khi sử
dụng, độ hài lòng với kết quả sử dụng và thái độ phục vụ của nhân viên.
Sau hai tuần thu thập phiếu đánh giá khảo sát khách hàng, tổng hợp thông
tin và lưu trữ dữ liệu

- Phân loại khách

+ Theo số lần đặt phòng và dịch vụ
Tất cả khách hàng đến lần đầu tiên đều được phân loại là khách
thường(1-4 điểm). Mỗi khi sử dụng dịch vụ thì cộng điểm và đến khi
được 5 điểm trở lên thì trở thành khách vip. Khách có 2 - 4 điểm thì sẽ có
voucher giảm giá 5% với tất cả dịch vụ. Khách vip thì sẽ có voucher giảm
giá 10% cho một lần sử dụng dịch vụ.
+ Theo nhu cầu sử dụng
Khách du lịch quốc tế, khách du lịch trong nước, khách vãng lai,
khách địa phương, khách đi qua các tổ chức trung gian(doanh nhân)

- Báo cáo tình hình sử dụng phòng, dịch vụ của khách

Thông báo ngày hẹn chăm sóc, báo giá với khách thông qua Email,
SMS. Cập nhật số tiền đã thanh toán, tiền đặt cọc
Tự động tính toán, kết xuất với dữ liệu, báo cáo liệt kê: doanh thu
theo ngày/tháng, chi phí ngày/tháng, lợi nhuận ngày/tháng, doanh thu số
dịch vụ đính kèm (sử dụng biểu đồ trực quan)
Thống kê khách hàng theo doanh thu: Tên phòng, mô tả, tổng số
ngày đã ở, tổng tiền thu được
b. Quản lý thông tin phòng:
- Lập danh mục phòng
Nhân viên lập danh mục phòng trong khách sạn với thông tin gồm
ID phòng, tên phòng, kiểu giá, trạng thái, mô tả
12
 Thời gian nhảy tự động cho những phòng đang phục vụ

- Thay đổi thông tin phòng

Hệ thống cho phép nhân viên quản lí thực hiện chức năng: thêm,
sửa, xóa thông tin phòng. Quản lí tìm kiếm phòng theo tên, chỉnh sửa
thông tin hiện tại của phòng (trừ ID phòng) và hệ thống cập nhập chỉnh
sửa

- Lập phiếu thuê phòng

Khi khách đến quầy lễ tân yêu cầu nhận phòng đã đặt, nhân viên lễ
tân xin số CMND của khách để kiểm tra thông tin trong danh sách khách
hàng đã đặt phòng nhưng chưa nhận phòng
Nhân viên lễ tân cập nhập lại thông tin khách hàng đã nhận phòng,
lấy chìa khóa giao cho khách. Trong khi nhận phòng khách có thể đặt
trước tiền một phần hoặc toàn bộ theo nguyện vọng của mình. Khi đó
nhân viên bổ sung thông tin trả trước và xuất phiếu thuê phòng cho khách
chứa thông tin khách hàng, thông tin phòng, thông tin đặt phòng, số tiền
đã thanh toán

- Tra cứu phòng

Nhân viên có thể thực hiện tra cứu phòng theo tên, ID phòng, theo
tình trạng (sẵn có, đang được thuê, đang được bảo trì,…)
Tự động thông báo tới nhân viên những phòng sắp hết thời gian thuê

- Lập hóa đơn thanh toán

Khách hàng cầm chìa khóa ra quầy lễ tân yêu cầu trả phòng và
thanh toán, lễ tân nhận chìa khóa và kiểm tra thông tin và in hóa đơn ->
gọi nhân viên dọn phòng yêu cầu kiểm tra phòng do khách muốn trả đồng
thời kiểm tra thông tin các lần tạm thanh toán của khách nếu có, danh
sách các dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian ở khách sạn( nếu có
) chức năng bổ sung dịch vụ, tổng tiền còn phải thanh toán
Nếu nhân viên dọn phòng báo lại khách có làm hỏng đồ hoặc sử
dụng đồ ăn, nước uống trong mini bar thì lễ tân thêm vào phần dịch vụ bổ
sung -> báo lại thông tin cho khách kiểm tra lần cuối trước khi xuất hóa
13
 đơn: thông tin khách, thông tin phòng, ngày đến, ngày đi, tổng tiền
phòng, các dịch vụ đã sử dụng, tổng tiền đã sử dụng, tổng tiền đã thanh
toán trước, tổng tiền còn lại phải thanh toán -> khách hàng xác nhận

- Lập báo cáo doanh thu theo loại phòng

Nhân viên lựa chọn thống kê từ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết
thúc thống kê, hiển thị kết quả dưới dạng bảng biểu hoặc đồ thị linh hoạt.
Đồng thời có thể thống kê nhanh theo ngày/tháng

- Lập báo cáo doanh thu theo mật độ sử dụng phòng

Hàng ngày/tháng hệ thống tổng hợp lại danh sách phòng với thời
gian sử dụng hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan dễ dàng so sánh để đưa
ra phương án cải thiện chất lượng với những phòng có tỷ lệ sử dụng thấp
c. Quản lý dịch vụ:
- Lập danh mục dịch vụ
Nhân viên nhập danh sách dịch vụ bao gồm tên dịch vụ, loại dịch
vụ, giá tiền, đơn vị tính, mô tả dịch vụ, ghi chú
Nếu hết hàng hệ thống sẽ tự động chuyển dịch vụ thành hết hàng
- Chỉnh sửa thông tin dịch vụ
Hệ thống cho phép tài khoản nhân viên thực hiện sửa , thêm hoặc
xoá thông tin dịch vụ. Nhân viên có thể chỉnh sửa tên, giá tiền và loại
dịch vụ, hệ thống sẽ xác nhận chỉnh sửa và cập nhập thông tin dịch vụ.

- Tra cứu dịch vụ

Hệ thống có chức năng tra cứu thông tin dịch vụ theo tên, id, loại
dịch vụ và tình trạng dịch vụ(còn hàng hay hết hàng)

- Lập báo cáo doanh thu theo dịch vụ

Nhân viên có thể tra cứu doanh thu theo từng mặt hàng hoặc loại
hàng, hệ thống sẽ hiện kết quả doanh thu theo ngày hoặc tháng, nhân viên
còn có thể tra cứu doanh thu dịch vụ theo từng mốc thời gian hoặc trong
khoảng thời gian nhất định. Kết quả thống kê được hệ thống hiển thị dưới

14
 dạng biểu đồ hoặc bảng một cách dễ hiểu. Hệ thống cho phép xuất thông
tin dưới dạng bảng hoặc biểu đồ để tiện cho việc báo cáo doanh thu

- Lập phiếu đánh giá dịch vụ

Hệ thống sẽ cập nhập đánh giá dịch vụ dựa theo phản hồi từ khách
hàng qua hệ thống. Nếu khách hàng đánh giá dịch vụ tiêu cực, hệ thống
sẽ thông báo cho nhân viên để giải quyết
d. Quản lý nhân viên:
- Quản lý thông tin nhân viên
Quản lý nhập danh sách nhân viên với những thông tin bao gồm tên,
chức vụ ,số CMND ,số điện thoại và địa chỉ nhà
Trong quá trình hoạt động, người quản lý nhân sự sẽ xem thông tin
của nhân viên để cập nhật các thông tin mới của nhân viên đồng thời phát
hiện những sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên

- Quản lý hợp đồng nhân sự

Cập nhật thời gian trong hợp đồng lao động của nhân viên, thông
báo những hợp đồng sắp đến hạn
Tạo Email tuyển dụng tự động đến những ứng viên thông báo kết
quả.Thực hiện chức năng thêm hợp đồng mới khi có ứng viên trúng tuyển

- Quản lý chấm công

Hàng ngày, người quản lý cập nhật thông tin ngày công làm việc
của nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này
được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình
Quản lý thực hiện việc điều chỉnh thời gian làm việc và ngày nghỉ
của nhân viên, khi có nhân viên nghỉ hoặc lượng công việc quá tải, quản
lý sẽ liên lạc và điều thêm nhân viên đến giúp. Hệ thống sẽ thông báo cho
nhân viên thời gian làm việc. Nhân viên sẽ thực hiện việc chấm công với
hệ thống và kết thúc chấm công sau khi xong việc. Nhân viên có thể xem
lịch làm việc, nhận thông báo khi có thay đổi về thời gian
Cuối tháng, người quản lý sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm công đã
kiểm tra để lập ra báo cáo chấm công để chuyển cho chủ khách sạn kí
duyệt
15
e. Quản lý tài chính kế toán:
- Quản lý thu chi
Ghi lại tất cả giao dịch thu chi chi tiết, rõ ràng từ tiền thu của khách
hàng, chi phí nhập hàng hóa, chi phí bảo trì, chi phí dịch vụ phát sinh.
Cho phép tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi
Thống kê và thông báo tổng số tiền thu trong 1 ngày, lưu chi tiết
phiếu thu, phiếu chi

- Quản lý quỹ, công nợ

Theo dõi được khoản nợ phát sinh và khoản nợ đã trả đối với từng
Nhà cung cấp theo khoảng thời gian nhất định, khoản nợ nào cần ưu tiên
trước để điều phối dòng tiền hợp lý
Quản lí công nợ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp
Quản lí nhật kí thu tiền, chi tiền để tự cập nhật vào sổ quỹ
Phân chia các khoản thu chi theo thực tế nhu cầu hoạt động

- Quản lý lương nhân viên

Hệ thống sẽ tự tính toán tiền lương cho nhân viên dựa theo thời gian
chấm công, chức vụ, thời gian làm ngoài giờ và thưởng. Thống kê tiền
lương nhân viên sẽ được hiện ra theo dạng bảng
Tự động tổng hợp doanh thu theo từng nhân viên và mức hoa hồng
được hưởng
Tự động tính lương, in phiếu lương theo bảng lương hoặc nhân viên
được chọn
Tích hợp phiếu gửi qua email, sms

- Lập báo cáo tổng hợp thu, chi

+ Theo phòng
Hàng ngày/tháng thống kê những khoản thu/chi cho từng phòng
Hiển thị kết quả dưới dạng biểu đồ trực quan để dễ dàng so sánh
đưa ra phương án cải thiện chất lượng với những phòng có lợi nhuận
thấp, đồng thời điều chỉnh mức chi phù hợp
+ Theo dịch vụ

16
 Hàng ngày/tháng thống kê chi phí dịch vụ phát sinh, lợi nhuận từ
những dịch vụ đang được sử dụng. Đưa kết quả vào biểu đồ trực quan

- Lập báo cáo thuế

Hàng tháng lập danh mục những khoản thuế phải chi, những khoản
đã thanh toán bao gồm:
Thuế giá trị gia tăng VAT=doanh thu VAT*tỷ lệ VAT
Thuế thu nhập cá nhân=doanh thu tính thuế TNCN*tỷ lệ thuế
TNCN
Thuế môn bài theo quy định
f. Một số biểu mẫu liên quan
- Biểu mẫu 1:
BM1 Danh mục phòng
STT Phòng Loại phòng Đơn giá Ghi chú

- Biểu mẫu 2:
BM2 Phiếu thuê phòng
Phòng: ………….. Ngày bắt đầu thuê:…………..
STT Khách hàng Loại khách CMND Địa chỉ

- Biểu mẫu 3:
BM4 Hóa đơn thanh toán
Khách hàng:…….. Địa chỉ:……………. Trị giá:………..
STT Phòng Số ngày Đơn giá Tiền

17
 - Biểu mẫu 4:
BM4 Báo cáo doanh thu theo loại phòng
Tháng:…………………………………………….
STT Loại phòng Doanh thu Tỷ lệ

- Biểu mẫu 5:
BM5 Báo cáo mật độ sử dụng phòng
Tháng:………………………………………..
STT Phòng Số ngày thuê Tỷ lệ

18
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1: Phân tích hệ thống chức năng
3.1.1: Sơ đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Chức năng hệ Chức năng khai Quản lý khách Quản lý nhân Quảnn lý Quản lý tài
Thống kê báo cáo
thống báo danh mục hàng viên phòng/dịch vụ chính/marketing

Báo cáo lợi

Khai báo/cấu Danh mục khách Cập nhâp khách Cập nhập nhân Cập nhập phòng Cập nhập hàng
nhuận khách
hình hệ thống hàng hàng viên và dịch vụ hóa nhập
hàng

Lập báo cáo lợi

Lưu nhật kí giao Hợp đồng nhân Lập phiếu đăng
Tạo tài khoản Danh mục giá Lập phiếu chi nhuận theo
dịch viên kí phòng
phòng

Lập báo cáo

Danh mục nhân Tra cứu nhân Danh mục
Đăng nhập Tra cứu khách Lập đơn dịch vụ lợi nhuận theo
viên viên lương/thưởng
dịch vụ

Cập nhập chức Cập nhập danh Lập báo cáo

Đăng xuất Danh mục phòng Phân loại khách Phiếu trả phòng
vụ mục công nợ phòng/dịch vụ

Danh mục dịch Lập phiếu đánh Lập hóa đơn Lập báo cáo
Đổi mật khẩu Phân ca làm việc Cập nhập sổ quỹ
vụ giá thanh toán nhập hàng hóa

Quản trị người

Danh mục loại Thêm khách Chỉnh sửa thông Lập báo cáo
dùng/Phân Thêm nhân viên Danh mục thuế
thu hàng tin phòng/dịch vụ công nợ
quyền

Sao
Danh mục loại Sửa thông tin Sửa thông tin Thêm phòng/dịch Tổng hợp phiếu Lập báo cáo
lưu(Backup)
chi khách nhân viên vụ thu/chi thuế
dữ liệu

Khôi phục dữ Danh mục hóa xóa phòng/dịch Chương trình Lập báo cáo
Xóa khách Xóa nhân viên
liệu đơn vụ khuyến mãi chi phí dịch vụ

Cập nhập trang Lập báo cáo

Chức năng khai Danh mục phiếu
thiết bị cho tổng hợp
báo danh mục thu/chi
phòng thu/chi
19
3.2: Phân tích hệ thống dữ liệu
3.2.1: Sơ đồ ngữ cảnh

Khách hàng Quản lý

(1) (2) (4) (3)

Lễ tân (5) Nhân viên

(14)
Hệ thống quản lý (6)
(13)
khách sạn
(12) (8)
(11) (7)
Quản trị viên (10) (9) Kế toán

Chủ khách sạn

Chú thích:
(1): Thông tin dữ liệu khách hàng, yêu cầu tra cứu thông tin từ khách hàng, yêu
cầu đặt phòng/dịch vụ
(2): Thông tin phòng/dịch vụ, báo giá, phiếu nhận phòng, hóa đơn
(3):
(4):
(5):
(6):
20
(7):
(8):
(9):
(10):
(11):
(12):
(13):
(14):

21
 3.2.2: Sơ đồ mức đỉnh

40 41
T/tin tài khoản/quyền

39 42
1
T/tin hệ thống
Quản trị viên Khai báo hệ
thống 38
43
Dữ liệu backup

37 44
Danh mục giá

36 45
Danh mục phòng
Lễ tân
2 Khai báo
33
danh mục 32

35 46 Báo cáo
4
3
Danh mục dịch vụ thống kê
31
6 5

34
47
Danh mục khách hàng

8 Quản lý
phòng/dịch vụ 30
7
Khách hàng 9 29 48
Danh mục nhân viên

10 Quản lý
28
khách hàng 49
Phiếu thu/chi

Nhân viên 11 27
50
Quản lý nhân Danh mục hóa đơn
12
viên 26
24 51
15 25 Danh mục loại thu
13
Kế toán 52
Quản lý tài 23 Danh mục loại chi
14 chính/marketing 22

21 Danh mục khuyến mãi

53
16
17 20
Quản lý
18 19

Chủ khách sạn

22
Chú thích:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
23
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.

24
25