‫مؤسسة املنتدى‬

‫املخطط الزمني مللفات ادارة املنتدى الوطني ‪ 20‬للحوار و االبداع الطالبي‬

‫التتبع باألسابيع‬ ‫املرحل‬
‫تاريخ االنجاز‬ ‫املهام الفرعية التفصيلية‬ ‫املهام االساسية‬ ‫امللف‬
‫‪3/2‬‬ ‫‪3/1 2/4 2/3 2/2‬‬ ‫‪2/1‬‬ ‫‪1/4‬‬ ‫‪1/3‬‬ ‫ة‬
‫‪15/01/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬الئحة الضيوف املركزية‬
‫‪15/01/2018‬‬ ‫اعداد الئحة الهيئات و املنظمات الطالبية و الشبابية‬
‫الضيوف‬
‫‪18/01/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬و ارسال املراسالت و الدعوات الخاصة بالضيوف و متابعة تأكيد الحضور‬
‫‪15/01/2018‬‬ ‫اعداد ورقة تقنية حول املنتدى خاصة للضيوف‬ ‫قبل‬
‫ملف‬
‫‪15/01/2018‬‬ ‫تفريغ الئحة الضيوف و توزيع تكاليف االتصاالت‬
‫العالقات‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫متابعة املكلفين بالتواصل‬ ‫املؤطرين‬
‫العامة‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫تتبع الشراكات املوقعة‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫استقبال الضيوف و املؤطرين و الحرص على راحتهم‬
‫االستقبال‬ ‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫مد الضيوف و ملؤطرين بالحقائب الخاصة‬
‫‪27/03/2018‬‬ ‫تقديم التقرير و االرشيف ملؤسسة املنتدى‬ ‫التقريراالرشيف‬ ‫بعد‬
‫‪14/01/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬قاعدة بيانات اعضاء‪ D‬االدارة و احداث بيرد و مجموعة االدارة‬
‫‪24/01/2018‬‬ ‫انجاز املخطط الزمني لكل لجنة‬ ‫االعضاء و اللجن‬
‫ملف‬
‫‪24/01/2018‬‬ ‫انجاز املخطط الزمني الشامل لالدارة‬ ‫قبل‬
‫املتابعة‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫اعداد جدول اعمال اللقاءات بتنسيق مع مدير االدارة‬
‫اللقاءات‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫ارسال دعوات اللقاءات وجدول االعمال قبل موعد اللقاء ب‪ 48‬ساعة‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫ارسال جميع االوراق لالطالع قبل موعد اللقاء ب ‪ 48‬ساعة‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫اعداد تقارير اللقاءات و ارسالها لالعضاء في حدود ‪ 48‬ساعة‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫اعداد قائمة الهيئات و الجهات املحتمل مراسلتها‬
‫املراسالت‬
‫‪12/03 - 15/01‬‬ ‫اعدادها و ارسالها و وضع املراسالت و الطلبات و تتبعها‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫اعداد‪ D‬التقرير التركيبي اليومي‬ ‫التقرير اليومي‬ ‫اثناء‬
‫‪21/03/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬التقرير التركيبي الشامل و النهائي‬ ‫التقرير النهائي‬ ‫بعد‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫تحديد مقترح املواعظ و البرنامج و املؤطرين‬ ‫املواعظ التربوية‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعدا تصور الحملة التربوية (البرنامج ‪ +‬املادة ‪ +‬الحاجيات)‬ ‫الحملة التربوية‬
‫قبل‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬تصور االخراج الفني لليلة القرآنية (البرنامج‪ + D‬الفضاء‪D)...‬‬ ‫الليلة القرآنية‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫االعداد املضموني للمجلة التربوية للمنتدى‬ ‫املجلة التربوية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على تنزيل املواعظ التربوية‬ ‫املواعظ التربوية‬
‫امللف‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على تنزيل الحملة التربوية‬ ‫الحملة التربوية‬
‫التربوي‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على الليلة القرآنية‬ ‫الليلة القرآنية‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على تدبير املجلة التربوية و تجديدها‬ ‫املجلة التربوية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على تنظيم اداء الصلوات (تحديد الفضاءات ‪ +‬التجهيزات)‬ ‫الصلوات‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫الحرص على الحفاظ على الجو التربوي للمنتدى‬ ‫الجو التربوي‬
‫‪22/03/2018‬‬ ‫اعدا التقرير التربوي للمنتدى‬ ‫التقرير‬ ‫بعد‬
‫‪24/01/2018‬‬ ‫اعداد و إرسال دعوات التأطير و االرضيات ومتابعتها‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد البطائق التقنية لجميع فقرات البرنامج‬
‫تتبع امللف العلمي‬ ‫قبل‬
‫‪01/03/2018‬‬ ‫تحديد الئحة املسييرين و املقررين‬
‫‪06/02/2018‬‬ ‫تحديد منهجية التسيير و املدد الزمنية للفقرات‬
‫‪15/02/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬بطائق املؤطرين‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫االخراج أرضية املنتدى‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫االخراج النهائي للتوجيه التربوي‬
‫تجميع حقيبة‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫االخراج البرنامج النهائي‬
‫املشارك‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬دليل املشارك (خريطة الفضاءات‪ ،‬و تقديم املحاور‪)...‬‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫ميثاق املنتدى‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫ضبط الوقت والسهر على التنزيل الجيد للبرنامج‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق مع املسييرين و املقررين‬ ‫تنفيذ البرنامج‬ ‫اثناء‬ ‫امللف‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق مع مسؤول االرشفة و التوثيق في تسليم املداخالت العلمية‬ ‫العلمي‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫ارسال بريد شكر لكل املؤطرين‬ ‫شكر املؤطرين‬ ‫بعد‬
‫‪24/01/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬الخطة اإلعالمية للمنتدى‬
‫الخطة االعالمية‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫تقديم مقترح مراحل التنزيل‬
‫‪01/03/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬مشروع البالغ الصحفي‬
‫نشر و إرسال البالغ للمؤسسات اإلعالمية املرئية والسمعية‪ D‬و املكتوبة و‬ ‫البالغ‬
‫‪13/02/2018‬‬
‫اإللكترونية‬
‫‪06/02/2018‬‬ ‫اخذ تصريحات من مدير الدورة و رئيس املنظمة‬ ‫التصريحات‬ ‫امللف‬
‫إعداد‪ D‬الئحة بالشركاء املحتملين‬ ‫قبل‬
‫‪15/02/2018‬‬ ‫االعالمي‬
‫‪10/02/2018‬‬ ‫التواصل األولي‪ D‬بالشركاء و التعرف على مستويات الشراكة‬ ‫الشراكات‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إتمام الشراكات بعد املصادقة‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إعداد ملفات الصحفيين‬ ‫ملف الصحفيين‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫اعداد فيديو اشهاري املنتدى ‪promo‬و نشره‬
‫الفيديوهات‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬شريط املنتدى (االفتتاح‪ ،‬الختام‪ ،‬الكواليس)‪D‬‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إعداد ملصق الدورة و نشره‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬الشارة التعريفية بالضيوف واملشاركين‪ D‬و اللجنة التنفيذية واإلدارة‪D‬‬
‫التصميم‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫تصميم الدعوات‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫تصميم امللفات‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫التخطيط لحملة التسويق‬
‫التسويق‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫إطالق الحملة ومتابعتها على املواقع اإلخبارية ومواقع التواصل االجتماعي‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫استقبال الصحفيين خالل املنتدى‬ ‫الصحفيين‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫البث املباشر للفقرات الخارجية للمنتدى‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫متابعة التغطية اإلعالمية للمنتدى‬ ‫التغطية االعالمية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫كتابة ونشر التقارير التركيبية الصحفية على موقع املنظمة وإرسالها للشركاء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تسجيل ارتسامات املؤطرين عن قضية املنتدى‬ ‫ارتسامات املؤطرين‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫اذاعة املنتدى اذاعة مسجلة‪.‬‬ ‫اذاعة‪ D‬املنتدى‬ ‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االدارة‪ D/‬رئاسة املنظمة‪ /‬الضيوف االجانب‪ /‬القيادات الوطنية و الدولية‪/‬‬ ‫اللقاءات الصحفية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫إعداد‪ D‬ملصقات فقرات املنتدى ونشرها‬ ‫ملصقات الفقرات‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على خيمة الصحافة‬ ‫خيمة الصحافة‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على اللوجستيك‪ D‬االعالمي‬ ‫واللوجستيك‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق مع مسؤول االرشفة و التوثيق في تجميع مختلف أشكال التغطية االعالمية‬ ‫االرشفة و التوثيق‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫اطالق حملة اداء‪ D‬املنتدى‬ ‫اصداء املنتدى‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫تفريغ ما تبقى من املواد عبر قناة اليوتيب وصفحة املنظمة الرسميية بالفايسبوك‬ ‫تفريغ املواد‬ ‫بعد‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬التقرير االعالمي املفصل‬ ‫التقرير االعالمي‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬نماذج التقارير لكل فقرات املنتدى‬ ‫التواصل مع‬
‫قبل‬
‫تجميع جميع الوثاق التنظيمية الخاصة باملنتدى‬ ‫الفروع‬ ‫ملف‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تجميع املواد العلمية من طرف املتدخلين‬
‫التواصل‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫توثيق جميع محطات املنتدى‬ ‫اثناء‬
‫خالل املنتدى‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تجميع جميع الوثاق التنظيمية الخاصة باملنتدى‬
‫األرشفة‬
‫‪22/03/2018‬‬ ‫التنسيق مع مسؤول ملف االعالم في تجميع مختلف أشكال التغطية االعالمية‬ ‫معطيات املشاركين‪D‬‬ ‫والتوثيق‬
‫بعد‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫تجميع جميع الوثائق في أرشيف مؤسسة املنتدى‬ ‫شكر املشاركين‬
‫‪14/01/2018‬‬ ‫تصميم ملف التمويل‬
‫‪24/01/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬مخطط زمني للتواصل‬ ‫إعداد‪ D‬ملف التمويل‬
‫‪25/01/2018‬‬ ‫طلب الدعم من الحهات املحددة من طرف املؤسسة‬
‫قبل‬
‫‪15/02/2018‬‬ ‫انشاء حساب بنكي و دعوة املشاركين للتعامل به‬ ‫الحساب البنكي‬
‫امللف‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫جرد وجمع جميع االحتياجات االساسية للملفات االخرى‬ ‫احتياجات اللجن‬
‫املالي‬
‫‪01/03/2018‬‬ ‫اعداد نماذج االوراق التبريرية قصد التعامل بها خالل املنتدى‬ ‫االوراق التبريرية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫جمع مساهمات املشاركين‬ ‫جمع املساهمات‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التسيير املالي للمنتدى‬ ‫التدبير املالي‬
‫‪22/03/2018‬‬ ‫اعدا التقرير املالي النهائي للمنتدى‬ ‫التقرير‬ ‫بعد‬
‫‪25/01/2018‬‬ ‫إرسال توجيه للفروع للحث على التحضير العلمي للمنتدى ‪ +‬االرضية و املحاور‬
‫‪01/02/2018‬‬ ‫إرسال دعوات املشاركة للفروع و التواصل القبلي معهم‬
‫‪01/02/2018‬‬ ‫ارسال دعوات املشاركة ألعضاء املجلس الوطني الحالي و املجالس الوطنية السابقة‬ ‫ملف‬
‫التواصل مع‬ ‫التنسيق‬
‫‪01/02/2018‬‬ ‫إعداد و اطالق استمارة املشاركة‬ ‫قبل‬
‫الفروع‬ ‫والتواص‬
‫‪01/02/2018‬‬ ‫تجميع استمارات املشاركة‬
‫ل‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫تجميع لوائح املشاركين و متابعة تأكيد الحضور‬
‫‪01/03/2018‬‬ ‫انشاء قناة ‪ télégramme‬للتواصل مع املشاركين قبل و اثناء املنتدى‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫توجيه خاص باملساهمات و العدد و محتويات االروقة‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد تصور لعمليات االستقبال‬
‫‪12/03/2018‬‬ ‫االشراف على عمليات استقبال الفروع و التواصل مع مسؤولي الوفود‬
‫‪12/03/2018‬‬ ‫تسليم الحقيبة وشارة املشاركين ملسؤولي الوفود‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق مع مسؤولي‪ D‬الوفود في توجيه املشاركين ملختلف فقرات البرنامج‬ ‫التواصل‬ ‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق مع مسؤولي‪ D‬التغذية و اإليواء و التنقل‬ ‫خالل املنتدى‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫اعداد‪ D‬التقرير اليومي حول املشاركين (العدد‪ ،‬امللتحقين‪D)...‬‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫السهر على انتظام فقرات املنتدى الوطني‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫تكوين قاعدة معطيات لكل املشاركين‪D‬‬ ‫معطيات املشاركين‪D‬‬
‫بعد‬
‫‪28/01/2018‬‬ ‫ارسال بريد شكر مرفق بتقرير حول النشاط و صور لكل للمشاركين‬ ‫شكر املشاركين‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫‪.‬‬ ‫جرد جميع فضاءات اإليواء املمكنة‬ ‫جرد االمكنة‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫حجز الفضاءات ووضع بدائل احتياطا‬ ‫حجز االمكنة‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫جرد وتوفير األفرشة واألغطية ولوازم اإليواء‬ ‫جرد االفرشة‬
‫قبل‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫إعداد مقترح ملصادر إحضار التجهيزات توفير التجهيزات‬ ‫املصادر‬
‫‪15/02/2018‬‬ ‫توزيع الفضاءات بين الذكور واإلناث‬ ‫التوزيع‬ ‫ملف‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫تحديد وحجز فضاءات للضيوف‬ ‫الضيوف‬ ‫االيواء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تدبير جيد لتوزيع املشاركين‬ ‫توزيع املشاركين‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫توزيع جيد للتجهيزات وتوفير مخزون احتياطي‬ ‫توزيع التجهيزات‬ ‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫الحرص على نظافة فضاءات اإليواء‬ ‫النظافة‬
‫‪22/03/2018‬‬ ‫إعادة التجهيزات ملالكيها‬ ‫التقرير‬ ‫بعد‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬مقترح التغذية والبرنامج‬ ‫قبل‬ ‫ملف‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫إعداد مقترح تدبير فضاءات التغذية توزيع الوجبات‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫توفير التغذية للضيوف واملؤطرين مع مراعات الخصوصيات (مرض‪)...‬‬ ‫التغذية‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫اإلشراف على تغذية املشاركين‬
‫‪25/01/2018‬‬ ‫‪.‬‬ ‫جرد جميع االمكانيات‬
‫الطلبات و املتابعة‬ ‫قبل‬
‫‪25/01/2018‬‬ ‫وضع طلبات االستفادة من النقل و متابعتها‬ ‫ملف‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق اليومي مع املشرف على كل وسيلة‬ ‫التنسيق و توزيع‬ ‫النقل‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التوزيع الجيد لوسائل النقل بين االخوان‪ D‬و االخوات‬ ‫املشاركين‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫جرد جميع االحتياجات الضرورية لباقي اللجن‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫التنسيق مع مسؤولي‪ D‬اللجان االخرى لتزويدهم باالحتياجات الضرورية‬
‫قبل‬
‫تحضير الئحة التجهيزات املطلوبة (ت السكن‪ ،‬األكل‪ ،‬النقل‪ ،‬الصوتيات‪ ،‬أدوات تزيين القاعات‪ ،‬لوازم‬ ‫ملف‬
‫‪08/03/2018‬‬
‫املعارض واألروقة‪ ،‬لوازم التصوير والتوثيق)‬ ‫التجهيزا‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫الحرص على سالمة التجهيزات‬ ‫ت‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تدبير نقل التجهيزات بين فضاءات األنشطة الخارجية و األنشطة الداخلية واإليواء‬
‫‪22/03/2018‬‬ ‫إعادة التجهيزات‬ ‫بعد‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد‪ D‬التصميم لكل الفضاءات و االمكنة و االخراج الفني لكل فقرات البرنامج‬
‫قبل‬
‫‪14/01/2018‬‬ ‫تحديد تجهيزات التزيين‬ ‫ملف‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تزيين األروقة والقاعات‬ ‫الديكور‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تزيين خاص (الجلستين االفتتاحية و الختامية‪ ،‬املهرجان)‪D‬‬
‫اعداد‪ D‬خريطة االمكنة و الفضاءات لجميع االنشطة و االروقة و املعرض و امللصقات و الالفتات و خيمة‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫قبل‬
‫االعالم‬ ‫ملف‬
‫‪20/02/2018‬‬ ‫حجز جميع الفضاءات االساسية و االحتياط‬ ‫التنظيم‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على التدبير املكاني لألنشطة و الفقرات‬ ‫تدبير الفضاءات‬ ‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫التنسيق املباشر بين االدارة و العمادة‬ ‫التنسيق‬
‫‪21-26/03‬‬ ‫رسائل شكر ملسؤولي املؤسسات و الفضاءات‬ ‫شكر املؤسسات‬ ‫بعد‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد مقترح فضاءات تنظيم الجلستين‬ ‫الفضاء‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫إعداد مقترح البرنامج وترتيب فقراته‬ ‫البرنامج‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد االخراج الفني للجلسة‬ ‫الديكور‬ ‫ملف‬
‫قبل‬ ‫الجلسة‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫اعداد تصور لعملية استقبال الضيوف‬ ‫االستقبال‬
‫االفتتاح‬
‫حجز أماكن خاصة للضيوف‬ ‫الضيوف‬
‫ية و‬
‫‪29/01/2018‬‬ ‫إعداد‪ D‬الئحة املستلزمات وتوفيرها‬ ‫املستلزمات‬ ‫الختامية‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫تزيين خاص لقاعة الجلسة‬ ‫التزيين‬
‫اثناء‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫السهر على السير املمتاز للجلستين‬ ‫سير الجلسة‬
‫‪29/02/2018‬‬ ‫تحديد الئحة الضيوف املحلية‬
‫‪29/02/2018‬‬ ‫تحديد الئحة الهيئات املحلية‬ ‫التواصل الضيوف‬
‫‪29/02/2018‬‬ ‫اعداد و ارسال و وضع املراسالت و الدعوات و الطلبات و متابعتها‬ ‫والهيئات‬ ‫قبل‬
‫‪29/02/2018‬‬ ‫التواصل و االتصال املباشر بالضيوف و الهيئات‬ ‫امللف‬
‫‪29/02/2018‬‬ ‫االشراف املحلي على عمليات جمع الدعم‬ ‫الدعم‬ ‫املحلي‬
‫طيلة املنتدى‬ ‫االشراف على عمليات التنسيق بين االدارة و املؤسسات و الهيئات املحلية‬ ‫التنسيق‬ ‫اثناء‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫شكر جميع املساهمين‪ D‬املحليين في املنتدى‬ ‫شكر املتدخلين‬
‫بعد‬
‫‪28/03/2018‬‬ ‫االعداد و االشراف على حفل نجاح املنتدى‬ ‫حفل املنتدى‬