‫‪2017 - 1439‬‬

‫اإلصدار األول‬
 ‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة‬
‫للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب‬
‫التقني والمهني‬
 ‫المحتويات‬
‫‪8‬‬ ‫مقدمة‬
‫‪9‬‬ ‫كلمة المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬
‫حوكمة إدارة المبادرات ما بين مكتب تحقيق الرؤية والجهات المالكة للمبادرات في الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني ‪10‬‬
‫‪12‬‬ ‫منطلقات الحوكمة‬
‫‪14‬‬ ‫نموذج الحوكمة‬
‫‪18‬‬ ‫المهام والمسؤوليات حسب نموذج الحوكمة‬
‫‪26‬‬ ‫خطة التواصل‬
‫‪28‬‬ ‫آلية التصعيد‬
‫‪32‬‬ ‫إجراءات تنفيذ مبادرات الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪33‬‬ ‫مقدمة‬ ‫‪.1‬‬
‫‪33‬‬ ‫‪ .1 .1‬لمحة عامة‬
‫‪34‬‬ ‫‪ .2 .1‬طريقة استخدام دليل إدارة تنفيذ المبادرات‬
‫‪37‬‬ ‫‪ .3 .1‬لمحة عن مراحل المشروع‬
‫‪38‬‬ ‫إجراءات التحضير والتخطيط‬ ‫‪.2‬‬
‫‪38‬‬ ‫‪ .1 .2‬إجراء تأسيس مبادرات جديدة‬
‫‪41‬‬ ‫‪ .2 .2‬إجراء التعاقد‬
‫‪45‬‬ ‫‪ .3 .2‬إجراء إعداد الخطة التنفيذية‬
‫‪48‬‬ ‫إجراءات التنفيذ‬ ‫‪.3‬‬
‫‪48‬‬ ‫‪ .1 .3‬إجراء إدارة التنفيذ‬
‫‪51‬‬ ‫‪ .2 .3‬إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات‬
‫‪55‬‬ ‫ّ‬
‫والتحكم‬ ‫إجراءات المراقبة‬ ‫‪.4‬‬
‫‪55‬‬ ‫‪ .1 .4‬إجراء إدارة التغيير‬
‫‪59‬‬ ‫‪ .2 .4‬إجراء إدارة المخاطر‬
‫‪63‬‬ ‫‪ .3 .4‬إجراء إدارة التحديات‬
‫‪66‬‬ ‫‪ .4 .4‬إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة‬
‫‪69‬‬ ‫إجراءات مرحلة اإلغالق‬ ‫‪.5‬‬
‫‪69‬‬ ‫‪ .1 .5‬إجراء إغالق المشروع‬
‫‪72‬‬ ‫‪ .2 .5‬إجراء إغالق المبادرة‬
‫‪75‬‬ ‫إجراءات داعمة إلدارة التنفيذ‬ ‫‪.6‬‬

‫‪75‬‬ ‫‪ .1 .6‬إجراء إدارة أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين والتواصل‬

‫‪77‬‬ ‫‪ .2 .6‬إجراء إدارة الجودة‬

‫‪79‬‬ ‫‪ .3 .6‬إجراء إدارة المشتريات‬

‫‪80‬‬ ‫‪ .4 .6‬إجراء إدارة الموارد البشرية‬

‫‪81‬‬ ‫‪ .5 .6‬إجراء إدارة الدروس المستفادة‬

‫‪82‬‬ ‫‪ .6 .6‬إجراء إدارة االجتماعات‬

‫‪84‬‬ ‫‪ .7 .6‬إجراء إدارة األعمال المناطة‬

‫‪86‬‬ ‫المالحق‬
‫‪88‬‬ ‫الملحق ‪ :1‬األدوات والمنهجيات‬
‫‪96‬‬ ‫الملحق ‪ :2‬مسرد عربي – إنجليزي بأهم المصطلحات‬
 ‫مقدمة‬

‫تبــذل وزارة التعليــم جهــود ًا كبيــرة لتحقيــق رؤيــة المملكــة العربيــة الســعودية ‪ ،2030‬الراميــة‬
‫ّ‬
‫التطلعــات واآلمــال‬ ‫لتحقيــق كافــة الطموحــات واآلمــال للوطــن والمواطنيــن‪ ،‬وبــا شــك فــان‬
‫المناطــة بهــا‪ ،‬ولتحقيــق أعلــى نســب النجــاح فإنــه‬
‫المنشــودة مــن وزارة التعليــم هــي بحجــم المســؤولية ُ‬
‫يلــزم تحديــد الوســائل واألدوات الواجــب اعتمادهــا بمــا يضمــن تنســيق وتوحيــد جهــود جميــع األطــراف ويكفــل‬
‫تحقيــق األهــداف اإلســتراتيجية‪.‬‬

‫المنطلــق يســر مكتــب تحقيــق الرؤيــة بــوزارة التعليــم أن يقــدم لشــركاء النجــاح فــي ثنايــا هــذا الكتــاب منهجيــة‬
‫مــن هــذا ُ‬
‫المعــدة بمــا يتوافــق مــع متطلبــات المرحلــة‪ ،‬وبمــا يحقــق الكفــاءة والفاعليــة علــى أكمــل وجــه‪ ،‬مــن‬
‫إدراة المشــاريع ُ‬
‫خــال توضيــح آليــات العمــل فــي مختلــف محطــات رحلــة النجــاح‪ ،‬وبمــا يتناســب مــع أفضــل الممارســات العالميــة فــي‬
‫إدراة المشــاريع‪.‬‬

‫والــذي يعــد منطلــق العمــل فــي تنفيــذ مبــادرات برامــج تحقيــق رؤيــة المملكــة العربيــة الســعودية ‪ ،2030‬وبمــا‬
‫يضمــن ســهولة بنــاء وتنفيــذ مخرجــات تلــك المبــادرات بمــا يســهم فــي رفــع جــودة التعليــم وتحســين مخرجاتــه‪.‬‬
 ‫كلمة المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬

‫إن مشــوار األلــف ميــل يبــدأ بخطــوة‪ ،‬وكانــت الخطــوة األولــى أن وضعــت قيادتنــا الرشــيدة بقيــادة‬
‫خــادم الحرميــن الشــريفين الملــك ســلمان بــن عبــد العزيــز وولــي عهــده األميــن األميــر محمــد بــن‬
‫ســلمان _ حفظهمــا اللــه _رؤيــة المملكــة العربيــة الســعودية ‪2030‬؛ لتطويــر حاضرنــا والرقــي بــه‪،‬‬
‫بعزيمــة ال تنضــب وعمــل دؤوب‪.‬‬

‫ولتحقيــق هــذه الرؤيــة الطموحــة فقــد وضــع مكتــب تحقيــق الرؤيــة نصــب عينيــه مســؤولية المســاهمة فــي بنــاء‬
‫أجيــال المســتقبل‪ ،‬مــن خــال التطويــر الهــادف والتميــز فــي العمــل‪ ،‬وأن يكــون بيــت خبــرة فــي هــذا المجــال‪ ،‬ممــا يضــع‬
‫علــى عاتــق منســوبيه مســؤولية كبــرى تتمثــل فــي تعزيــز الجهــود ومضاعفتهــا‪ ،‬وتنميــة اإلمكانــات والمــوارد‪،‬‬
‫واســتثمار الطاقــات لتحقيــق هــذه الرؤيــة التــي ال حــدود لهــا‪ ،‬لتحقيــق أفضــل النتائــج وبشــكل مســتمر‪.‬‬

‫إن اإلعــداد والتحضيــر لهــذه المنهجيــة الموحــدة قــد مــر بالعديــد مــن المراحــل الزمنيــة‪ ،‬بــدء ًا بعقــد العديــد مــن‬
‫اللقــاءات والنقاشــات مــع أصحــاب المصلحــة‪ ،‬وذلــك بهــدف الوصــول إلــى أســاس ترتكــز عليــه العالقــة بيــن جميــع‬
‫األطــراف لتحقيــق األهــداف المنشــودة مــن مبــادرات وزارة التعليــم‪.‬‬

‫وإيمانـ ًا بأهميــة التميــز المؤسســي والعمــل المتكامــل المبنــي علــى معاييــر دقيقــة‪ ،‬واســتجابة لما نشــهده‬
‫مــن النمــو والتطــور المتســارع فــي مختلــف القطاعــات فــي مجــال إدارة المشــاريع قــام مكتــب تحقيــق‬
‫الرؤيــة بصياغــة منهجيــة موحــدة لقطــاع التعليــم والتــي تعــد الوثيقــة األساســية لتحديــد األدوات‬
‫واألدوار والمســؤوليات لإلرتقــاء بمســتوى مخرجــات مبــادرات وزارة التعليــم المحققــة لرؤيــة‬
‫المملكــة العربيــة الســعودية ‪.2030‬‬

‫د‪ .‬محمد بن محسن الحارثي‬

 ‫حوكمة إدارة المبادرات ما بين مكتب تحقيق‬
‫الرؤية والجهات المالكة للمبادرات في الجامعات‬
‫والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫منطلقات‬
‫الحوكمة‬
 ‫•قــرار مجلــس الــوزراء الموقــر رقــم (‪ )308‬بتاريــخ ‪1437 /7 /18‬هـــ القاضــي بالموافقــة علــى ( رؤيــة المملكــة العربيــة الســعودية ‪ ،) 2030‬وقيــام مجلس الشــؤون‬
‫االقتصاديــة والتنميــة بوضــع اآلليــات والترتيبــات الالزمــة لتنفيــذ هــذه الرؤيــة‪ ،‬ومتابعــة ذلــك‪ ،‬وتوجيــه الــوزارات واألجهــزة الحكوميــة األخــرى باتخــاذ مــا يلــزم لتنفيــذ‬
‫هــذه الرؤية‪.‬‬

‫•قرار اعتماد تأسيس مكاتب تحقيق رؤية المملكة العربية السعودية ‪ 2030‬رقم ‪ 44643‬بتاريخ ‪ 1437/9/15‬هـ‪.‬‬

‫•األمــر الســامي الكريــم رقــم (‪ )61063‬وتاريــخ ‪1437/12/26‬هـــ‪ ،‬القاضــي بالموافقــة علــى تعديــل اســم (مكاتــب التحــول الوطنــي) لتكــون (مكاتــب تحقيــق رؤية‬
‫المملكــة العربيــة الســعودية ‪ )2030‬وتكليــف هــذه المكاتــب بمتابعــة مــا يتصــل بتحقيــق الرؤيــة فــي األجهــزة الحكوميــة‪..‬‬

‫•األمــر الســامي الكريــم رقــم (‪ )32215‬وتاريــخ ‪1438/7/14‬هـــ القاضــي باإلســراع فــي تمكيــن مكاتــب تحقيــق (رؤيــة المملكــة العربيــة الســعودية ‪ ) 2030‬مــن‬
‫ممارســة مهماتهــا‪.‬‬

‫•قرار معالي وزير التعليم رقم (‪ )67825‬وتاريخ ‪1438 / 8 /1‬هـ المتضمن اعتماد الهيكل التنظيمي وتحديد المهام واالختصاصات لمكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫•قرار اعتماد حوكمة إدارة المشاريع بين مكتب تحقيق الرؤية و الجهات المالكة للمبادرات داخل جهاز وزارة التعليم رقم ‪ 108293‬بتاريخ ‪ 1438/11/29‬هـ‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪13‬‬
 ‫نموذج‬
‫الحوكمة‬
 ‫الهدف‬

‫تهــدف هــذه الحوكمــة إلــى تعريــف وتنظيــم العالقــة بيــن األطــراف األساســية‪ ,‬وإدامتهــا مــا بيــن مكتــب تحقيــق الرؤيــة‪ ,‬والجامعــات والمؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي والمهنــي ‪,‬وذلــك‬
‫يمكــن مكتــب تحقيــق الرؤيــة مــن تقديــم الدعــم والمتابعــة الفاعلــة مــع الجهــات المالكــة ‪,‬والمنفـ ّ‬
‫ـذة للمبــادرات بهــدف‬ ‫ّ‬ ‫لضمــان مأسســة العمــل ورفــع كفاءتــه‪ ,‬وتنســيق الجهــود؛ ممــا‬
‫تحقيــق رؤيــة المملكــة ‪.2030‬‬

‫الجهات الرئيسة في الحوكمة‬

‫يتكون نموذج الحوكمة ما بين مكتب تحقيق الرؤية في وزارة التعليم والجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني من الجهات الرئيسة التالية‪:‬‬

‫‪ )1‬الجهات المالكة للمبادرات‪ :‬هي الجهات التابعة لوزارة التعليم والمسؤولة عن بناء وتنفيذ وإدارة مبادرات الجهة في برامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫تتكون الجهات المالكة للمبادرات في الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني من التالي‪:‬‬
‫ّ‬ ‫•‬

‫•مديــر الجهــة‪ :‬هــو معالــي مديــر الجامعــة فــي حالــة الجامعــات أو معالــي المحافــظ فــي المؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي والمهنــي والــذي يتمثــل دوره فــي اإلشــراف العــام علــى‬
‫فريــق إدارة المبــادرات بمــا يحقــق األهــداف العامــة للجهــة المحققــة لبرامــج رؤيــة المملكــة ‪.2030‬‬

‫•مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ :‬هــو المشــرف علــى بنــاء وتقويــم وتنفيــذ المبــادرات‪ ،‬متخصــص فــي إدارة المشــاريع‪ ،‬ويرتبــط بمديــر الجهــة‪ ،‬ويكــون نقطــة التواصــل الوحيــدة مــع مكتــب تحقيــق‬
‫الرؤية‪.‬‬

‫•فريق إدارة المبادرات‪ :‬هو فريق متخصص باإلدارة االستراتيجية وإدارة المشاريع وإدارة التغيير يقدم الدعم الالزم لمدير الفريق بما يحقق أهداف الجهة‪.‬‬

‫•مالك المبادرة‪ :‬هو المسؤول عن تنفيذ المبادرة وتحقيق األهداف والمؤشرات الخاصة بها بحسب المهام الموكلة إليه‪.‬‬

‫•مدير المبادرة‪ :‬هو الشخص الذي يدير تنفيذ المبادرة بحسب المهام الموكلة إليه ويعين من قبل مالك المبادرة‪.‬‬

‫•إدارة الشــؤون الماليــة واإلداريــة فــي الجهــة أو مــن يقــوم بدورهــا‪ :‬الجهــة المعنيــة باســتكمال إجــراءات التعاقــد والمشــتريات والجوانــب الماليــة الخاصــة بالمبــادرات فــي الجهــة وفــق‬
‫األنظمــة واللوائــح المنظمــة لذلــك ومــا يســتجد مــن تعليمــات وأوامــر بهــذا الشــأن‪.‬‬

‫‪ )2‬مكتب تحقيق الرؤية‪ :‬هو الجهة المشرفة على بناء برامج وزارة التعليم والجهات التابعة لها المحققة لرؤية المملكة ‪ ،2030‬ومتابعة تنفيذها وتقويمها وتطويرها‪.‬‬

‫ّ‬
‫المنفــذة لهــا‪ ،‬منهــا علــى ســبيل المثــال ال الحصــر‪ :‬مركــز اإلنجــاز‬ ‫‪ )3‬الجهــات الداعمــة الخارجيــة‪ :‬هــي جهــات حكوميــة تقــدّ م الدعــم الــازم لجميــع برامــج رؤيــة المملكــة ‪ 2030‬والجهــات‬
‫والتدخــل الســريع‪ ،‬المركــز الوطنــي لقيــاس أداء األجهــزة العامــة‪ ،‬مكتــب ترشــيد اإلنفــاق الرأســمالي والتشــغيلي‪ ،‬المركــز الوطنــي للتخصيــص‪ ،‬وزارة االقتصــاد والتخطيــط ‪ ،‬وزارة الماليــة‪،‬‬
‫المراكــز والمكاتــب التنفيذيــة لبرامــج رؤيــة المملكــة ‪.2030‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪15‬‬
 ‫وزﻳﺮ اﻟﺘﻌﻠﻴﻢ‬

‫اﻟﺠﺎﻣﻌﺔ ‪ /‬اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻟﻠﺘﺪرﻳﺐ اﻟﺘﻘﻨﻲ واﻟﻤﻬﻨﻲ‬

‫ﻣﻜﺘﺐ ﺗﺤﻘﻴﻖ‬

‫واﻟﺘﻨﻤﻴﺔ واﻟﺠﻬﺎت اﻟﺘﺎﺑﻌﺔ ﻟﻪ‬

‫ﻣﺠﻠﺲ اﻟﺸﺆون اﻻﻗﺘﺼﺎدﻳﺔ‬
‫ﻣﺪﻳﺮ اﻟﺠﻬﺔ‬
‫اﻟﺮؤﻳﺔ‬
‫ﻓﺮﻳﻖ إدارة اﻟﻤﺒﺎدرات‬
‫إدارة اﻟﺸﺆون اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ واﻹدارﻳﺔ‬
‫ﻓﻲ اﻟﺠﻬﺔ أو ﻣﻦ ﻳﻘﻮم ﺑﺪورﻫﺎ‬

‫ﻣﻜﺘﺐ اﻹدارة‬
‫اﻻﺳﺘﺮاﺗﻴﺠﻴﺔ‬
‫اﻟﻤﺒﺎدرة ‪2‬‬ ‫اﻟﻤﺒﺎدرة ‪1‬‬

‫ﻣﺎﻟﻚ اﻟﻤﺒﺎدرة‬ ‫ﻣﺎﻟﻚ اﻟﻤﺒﺎدرة‬

‫ﻣﻜﺘﺐ إدارة‬
‫ﻣﺪﻳﺮ اﻟﻤﺒﺎدرة‬ ‫ﻣﺪﻳﺮ اﻟﻤﺒﺎدرة‬ ‫اﻟﻤﺸﺎرﻳﻊ‬

‫اﻟﻤﺸﺮوع‬ ‫اﻟﻤﺸﺮوع‬ ‫اﻟﻤﺸﺮوع‬ ‫اﻟﻤﺸﺮوع‬

‫)ص(‬ ‫)س(‬ ‫)ص(‬ ‫)س(‬ ‫ﻣﻜﺘﺐ إدارة اﻟﺘﻐﻴﻴﺮ‬
‫واﻟﺘﻮاﺻﻞ‬

‫يتم التواصل ما بين الجهات المالكة للمبادرات مع الجهات الداعمة من خالل مكتب تحقيق الرؤية فقط‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪16‬‬
 ‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬
‫‪17‬‬
‫المهام والمسؤوليات‬
‫حسب نموذج الحوكمة‬
 ‫المهام والمسئوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬

‫‪1.1‬تمثيل وزارة التعليم والجهات التابعة لها أمام الجهات ذات العالقة بتنفيذ برامج وتوجهات وأهداف رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪2.2‬بناء األهداف االستراتيجية ومؤشرات األداء الرئيسة ومتابعتها للبرامج والمبادرات المحققة لرؤية المملكة ‪ 2030‬في وزارة التعليم والجهات التابعة لها‪.‬‬

‫‪3.3‬اإلشراف على بناء وتنفيذ وتقويم وتطوير برامج ومبادرات وزارة التعليم‪ ،‬والجهات التابعة لها المحققة لرؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪4.4‬اإلشراف على بناء ومتابعة تحقيق أهداف الجهة المنبثقة من أهداف الوزارة‪.‬‬

‫‪5.5‬إدارة وتقويم األداء ألهداف ومؤشرات ومبادرات وزارة التعليم‪ ،‬والجهات التابعة لها في البرامج المحققة لرؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪6.6‬تقديم الدعم والمساندة لقطاعات وزارة التعليم والجهات التابعة لها بما يحقق تنفيذ برامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫المعوقات للقضايا الحرجة التي تواجه وزارة التعليم والجهات التابعة لها في تحقيق رؤية المملكة ‪.2030‬‬
‫ّ‬ ‫‪7.7‬توفير الدعم التحليلي وحل‬

‫‪8.8‬بناء الشراكات مع الجهات ذات العالقة ببرامج رؤية المملكة ‪ 2030‬داخليًّا وخارجيًّا‪.‬‬

‫‪9.9‬نشر ثقافة األداء وتطويره في قطاعات وزارة التعليم والجهات التابعة لها‪.‬‬

‫‪1010‬دراسة واقتراح التوجهات المستقبلية لوزارة التعليم في برامج رؤية المملكة ‪ 2030‬والرفع بها لوزير التعليم العتمادها‪.‬‬

‫‪1111‬العمل على اعتماد مبادرات رؤية المملكة ‪ 2030‬للجهات التابعة لوزارة التعليم وميزانيتها وخططها مع الجهات الداعمة ذات العالقة‪.‬‬

‫‪1212‬إقرار عقود مبادرات رؤية المملكة ‪ 2030‬للجهات التابعة لوزارة التعليم‪.‬‬

‫‪1313‬متابعة إنجاز المبادرات مع مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬

‫‪1414‬متابعة الحالة المالية للصرف على برامج ومبادرات وزارة التعليم والجهات التابعة لها بما يحقق رؤية المملكة ‪. 2030‬‬

‫‪1515‬اإلشراف على تطبيق فريق إدارة المبادرات لمنهجية إدارة المشاريع المعتمدة لدى مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1616‬اعتماد شهادات اإلنجاز حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1717‬اعتماد طلبات التغيير حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1818‬الرفع إلى الجهات الداعمة بتعليق المبادرات أو إلغائها‪.‬‬

‫‪1919‬تأهيل الكوادر البشرية وتدريبها بما يحقق إنجاز المبادرات وتحقيق األهداف‪.‬‬

‫‪2020‬إصدار التقارير الدورية ورفعها للجهات ذات العالقة‪.‬‬

‫‪2121‬اعتماد الرفع بالمناقالت بين اعتمادات المبادرات ومتابعة ذلك مع الجهات الداعمة‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪19‬‬
 ‫المهام والمسئوليات‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪1.1‬بناء أهداف الجهة المحققة ألهداف وزارة التعليم االستراتيجية بالتنسيق مع مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪2.2‬ضمان تحقيق أهداف الجهة المعتمدة‪ ،‬وإدارة وقياس أدائها‪.‬‬

‫‪3.3‬المشاركة في إعداد ميزانية المبادرات ضمن مشروع ميزانية الجهة ومناقشتها مع الجهات ذات العالقة بالتنسيق مع مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪4.4‬اإلشراف على بناء وتنفيذ وتقويم مبادرات الجهة ووضع أولوية تنفيذها ومواءمتها مع أهداف الجهة‪.‬‬

‫‪5.5‬إعداد حوكمة المبادرات في الجهة بما يتوافق مع حوكمة إدارة المبادرات المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪6.6‬التوصية بتسكين أو إعادة تسكين المبادرات‪ ،‬والرفع بها إلى مدير الجهة لالعتماد‪.‬‬

‫‪7.7‬التوصية بتعليق المبادرات أو إلغائها والرفع بها إلى مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪8.8‬ضمان تطبيق منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪9.9‬الرفع بتشكيل أعضاء فريق إدارة المبادرات واللجان الالزمة لحوكمة المبادرات التشاركية وأي لجان أخرى إلى مدير الجهة لالعتماد‪.‬‬

‫‪1010‬متابعة تخطيط وتنفيذ وإغالق المشاريع مع الجهات المالكة حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1111‬تطبيق إجراءات التعاقد حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1212‬مراجعة شهادات اإلنجاز وطلبات التغيير حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة والرفع بها إلى مكتب تحقيق الرؤية لالعتماد‪.‬‬

‫‪1313‬تذليل التحديات والمعوقات التي تواجه المبادرات داخل الجهة‪.‬‬

‫‪1414‬تصعيد معوقات تنفيذ المبادرات بحسب آلية التصعيد المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1515‬إعداد ورفع التقارير والوثائق المطلوبة من أصحاب المصلحة إلى مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1616‬نشر ثقافة األداء والمعرفة وتقديم التوعية الالزمة في إدارة المشاريع‪.‬‬

‫‪1717‬التواصل والمتابعة الدائمة مع مكتب تحقيق الرؤية وتنفيذ متطلباته‪.‬‬

‫‪1818‬االلتزام بتطبيق حوكمة ومنهجيات مكتب تحقيق الرؤية في كل ما يتعلق ببرامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪1919‬التوصية بطلب إجازة العقود و طلب المناقالت بين اعتمادات المبادرات والرفع بها إلى الشؤون المالية في الجهة‪.‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪20‬‬
 ‫المهام والمسئوليات‬

‫مالك المبادرة‬

‫‪1.1‬ضمان إنجاز المبادرة وتحقيق أهدافها‪.‬‬

‫‪2.2‬تحديد نطاق عمل المبادرات وتحديثه‪.‬‬

‫‪3.3‬ترتيب أولويات تنفيذ المشاريع ضمن المبادرة الواحدة بالتنسيق مع مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬

‫‪4.4‬القيام بإجراءات التعاقد حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪5.5‬ضمان توفير الموارد للمبادرات والمشاريع التابعة لها بالتنسيق مع مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬

‫‪6.6‬اعتماد الخطة التنفيذية حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪7.7‬اعتماد الخطة التعريفية والتسويقية للمبادرة بالتنسيق مع مدير فريق إدارة المبادرات ونشرها ألصحاب المصلحة الرئيسيين‪.‬‬

‫‪8.8‬متابعة حالة إنجاز المبادرات ومؤشرات األداء مع األهداف المطلوب تحقيقها من المبادرات والمشاريع التابعة لها‪.‬‬

‫‪9.9‬التنسيق الدوري المستمر مع مدير فريق إدارة المبادرات لمراجعة المخرجات والتأكد من جودتها‪.‬‬

‫‪1010‬اعتماد مخرجات المبادرات حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1111‬اعتماد شهادات اإلنجاز وطلبات التغيير حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية والرفع بها لمدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬

‫‪1212‬تذليل الصعوبات وإيجاد حلول للتحديات التي يتم تصعيدها من مديري المبادرات‪.‬‬

‫معوقات تنفيذ المبادرات بحسب آلية التصعيد الخاصة المعتمدة بمكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬
‫ّ‬ ‫‪1313‬تصعيد‬

‫‪1414‬االلتزام بتطبيق الحوكمة والمنهجيات المعتمدة بمكتب تحقيق الرؤية في كل ما يتعلق ببرامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪1515‬مراجعة واعتماد التقارير والوثائق المطلوبة والرفع بها إلى مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬

‫‪1616‬التنسيق مع مدير فريق إدارة المبادرات لرفع توصية بطلب إجازة العقود و بطلب المناقالت بين اعتمادات المبادرات‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪21‬‬
 ‫المهام والمسئوليات‬

‫مدير المبادرة‬

‫‪1.1‬العمل على إنجاز المبادرة وتحقيق أهدافها‪.‬‬

‫‪2.2‬تحديد الموارد البشرية الالزمة لتنفيذ المبادرة‪ ،‬والرفع بها إلى مالك المبادرة‪.‬‬

‫‪3.3‬إعداد الخطة التنفيذية للمبادرة‪ ،‬والتأكد من مطابقتها لمنهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية ورفعها إلى مالك المبادرة‪.‬‬

‫‪4.4‬إعداد الخطة التعريفية والتسويقية للمبادرة بما ال يتعارض مع الخطة التسويقية المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪ ،‬وذلك بالتنسيق مع مالك المبادرة‪.‬‬

‫‪5.5‬إدارة تنفيذ المبادرة ومتابعتها والتواصل مع أصحاب المصلحة‪.‬‬

‫‪6.6‬التنسيق الدوري المستمر مع مالك المبادرة لمراجعة المخرجات والتأكد من جودتها‪.‬‬

‫‪7.7‬إعداد شهادات اإلنجاز حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪8.8‬إعداد طلبات التغيير ومناقشتها مع مالك المبادرة حسب منهجية إدارة المشاريع المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪9.9‬وضع الحلول الوقائية والتصحيحية للمخاطر والتحديات وتنفيذها‪.‬‬

‫‪1010‬تصعيد معوقات تنفيذ المبادرات بحسب آلية التصعيد المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪1111‬االلتزام بتطبيق حوكمة ومنهجيات مكتب تحقيق الرؤية في كل ما يتعلق ببرامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫‪1212‬إعداد ورفع التقارير المطلوبة دوري ًا إلى مدير فريق إدارة المبادرات بالتنسيق مع مالك المبادرة‪.‬‬

‫‪1313‬توثيق الدروس المستفادة‪.‬‬

‫‪1414‬حفظ وثائق المبادرة وأرشفتها ورقي ًا وإلكتروني ًا‪.‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪22‬‬
 ‫المهام والمسئوليات‬

‫إدارة الشؤون المالية واإلدارية في الجهة أو من يقوم بدورها‬

‫‪1.1‬تبليغ مدير فريق إدارة المبادرات بالميزانيات واالعتمادات المالية المحددة لبرامج رؤية المملكة ‪ 2030‬والمبادرات الخاصة بالجهة‪.‬‬

‫‪2.2‬العمل على استكمال إجراءات التعاقد ومتابعة إجازة العقود مع الجهات ذات العالقة حسب المنهجية المعتمدة في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫‪3.3‬االرتباط على ميزانية المبادرات‪.‬‬

‫‪4.4‬استكمال صرف المستحقات المالية لمبادرات برامج رؤية المملكة ‪ 2030‬في الجهة‪.‬‬

‫‪5.5‬مراجعة وتنفيذ طلبات التغيير الخاصة ببرامج رؤية المملكة ‪ 2030‬الخاصة بالجهة‪.‬‬

‫‪6.6‬تزويد مدير فريق إدارة المبادرات بالتقارير المالية الالزمة عند الطلب‪.‬‬

‫‪7.7‬العمل على استكمال جميع اإلجراءات المتعلقة بالشؤون اإلدارية والمالية لمبادرات برامج رؤية المملكة ‪ 2030‬في الجهة حسب األنظمة والتعليمات‪.‬‬

‫‪8.8‬رفع طلب إجازة العقود و رفع طلب المناقالت بين اعتمادات المبادرات إلى مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪23‬‬
 ‫خطة التواصل‬
‫التقارير والوثائق‬
 ‫يوضح الجدول اآلتي التقارير والوثائق المطلوبة والتي يتم التواصل بشأنها فيما بين الجهة المالكة ومكتب تحقيق الرؤية‪:‬‬

‫أصحاب العالقة‬ ‫الجهة ‪ /‬الشخص المسؤول‬

‫أدوات التواصل‬ ‫يوم التواصل‬ ‫دورية التواصل‬ ‫نوع التواصل‬
‫(إلى)‬ ‫(من)‬

‫إلكترونيًّا *‬ ‫عند إعداد الخطة أو طلب تغيير‬ ‫عند إعداد الخطة أو طلب تغيير‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫الخطة التنفيذية للمشروع‬

‫‪ - 15‬مارس‬

‫‪ - 15‬يونيو‬
‫إلكترونيًّا*‬ ‫ربع سنوي‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫تقرير حالة المبادرة‬
‫‪ - 15‬سبتمبر‬

‫‪ – 15‬ديسمبر‬

‫‪ - 28‬مارس‬

‫‪ - 28‬يونيو‬ ‫التقرير ربع السنوي لحالة‬

‫إلكترونيًّا*‬ ‫ربع سنوي‬ ‫مدير الجهة‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬
‫‪ - 28‬سبتمبر‬ ‫المبادرات‬

‫‪ – 28‬ديسمبر‬

‫يتم التواصل إلكترونيًّا عبر أدوات مكتب تحقيق الرؤية (البريد اإللكتروني‪ ،‬تطبيقات‪ ،‬وغيرها‪)..‬‬
‫* ّ‬

‫يوضح الجدول اآلتي التقارير والوثائق المطلوبة والتي يتم التواصل بشأنها فيما بين مالك أو مدير المبادرة ومدير فريق إدارة المبادرات (داخل الجهة)‪:‬‬

‫الجهة ‪ /‬الشخص المسؤول‬

‫أدوات التواصل‬ ‫يوم التواصل‬ ‫دورية التواصل‬ ‫أصحاب العالقة (إلى)‬ ‫نوع التواصل‬
‫(من)‬

‫إلكترونيًّا *‬ ‫عند إعداد الخطة أو طلب تغيير‬ ‫عند إعداد الخطة أو طلب تغيير‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مالك المبادرة‬ ‫الخطة التنفيذية للمشروع‬

‫إلكترونيًّا*‬ ‫يوم (‪ )10‬من كل شهر‬ ‫شهري‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مدير المبادرة‬ ‫تقرير شهري لحالة المبادرة‬

‫إلكترونيًّا*‬ ‫يوم (‪ )10‬كل شهرين‬ ‫كل شهرين‬ ‫مالك المبادرة‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫التقرير لحالة المبادرة‬

‫يتم التواصل إلكترونيًّا عبر أدوات مكتب تحقيق الرؤية (البريد اإللكتروني‪ ،‬تطبيقات‪ ،‬وغيرها‪)..‬‬
‫* ّ‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪25‬‬
 ‫خطة التواصل‬
‫االجتماعات الدورية‬
 ‫ّ‬
‫يوضح الجدول أدناه ملخص عن االجتماعات الدورية الخاصة بمبادرات الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‪:‬‬

‫الحضور‬ ‫دورية االجتماع‬ ‫هدف االجتماع‬ ‫االجتماع‬ ‫م‬

‫•مدير الجهة‬
‫•المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية أو من ينوب عنه (عند الحاجة)‬
‫اجتماع ربع سنوي لعرض أداء المبادرات في‬
‫•مالك المبادرات‬ ‫ربع سنوي‬ ‫عرض أداء المبادرات‬ ‫‪.1‬‬
‫الجهة‬
‫•مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫•إدارة الشؤون المالية واإلدارية في الجهة أو من يقوم بدورها‬

‫•مالك المبادرة‬
‫•مدير المبادرة‬
‫شهري‬ ‫مناقشة حالة المبادرة‬ ‫اجتماع شهري لمناقشة حالة المبادرة‬ ‫‪.2‬‬
‫•مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫•ممثلو مكتب تحقيق الرؤية (عند الحاجة)‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪27‬‬
 ‫آلية‬
‫التصعيد‬
 ‫المعوقات والتحديات التي قد تسهم في تعثر المبادرات‬
‫ّ‬ ‫يوضح النموذج اآلتي‪ :‬آلية تصعيد‬

‫ﻣﺴﺘﻮى‬ ‫ﻣﺴﺘﻮى‬ ‫ﻣﺴﺘﻮى‬

‫اﻟﺘﺼﻌﻴﺪ اﻟﺜﺎﻟﺚ‬ ‫اﻟﺘﺼﻌﻴﺪ اﻟﺜﺎﻧﻲ‬ ‫اﻟﺘﺼﻌﻴﺪ اﻷول‬

‫ﻣﻜﺘﺐ ﺗﺤﻘﻴﻖ‬ ‫ﻣﺪﻳﺮ ﻓﺮﻳﻖ إدارة‬

‫وزﻳﺮ اﻟﺘﻌﻠﻴﻢ‬
‫اﻟﺮؤﻳﺔ‬ ‫اﻟﻤﺒﺎدرات‬

‫ﺑﺤﺪ أﻗﺼﻰ ‪5‬‬ ‫ﺑﺤﺪ أﻗﺼﻰ ‪4‬‬ ‫ﺑﺤﺪ أﻗﺼﻰ ‪5‬‬

‫أﻳﺎم ﻋﻤﻞ‬ ‫أﻳﺎم ﻋﻤﻞ‬ ‫أﻳﺎم ﻋﻤﻞ‬

‫يوضح الجدول اآلتي ‪ :‬المهام والمسؤوليات لمستويات التصعيد حسب ما ورد في الشريحة السابقة‬

‫المهام والمسؤوليات‬ ‫الجهة‬ ‫مستوى التصعيد‬

‫•علــى الجهــة المالكــة تصعيــد المعوقــات والتحديــات مــع الحلــول المقترحــة إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ,‬مــع توثيــق اإلجــراءات‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا‪.‬‬
‫ّ‬ ‫المتخــذة لمحاولــة حــل‬
‫المعوقــات والتحديــات التــي لــم يتــم حلهــا مــن قبلــه إلــى مديــر الجهــة‪ ,‬مــع توثيــق‬
‫ّ‬ ‫•يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بتصعيــد‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا‪.‬‬
‫ّ‬ ‫اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مستوى التصعيد األول‬
‫•فــي حــال لــم يتمكــن مديــر الجهــة إيجــاد الحلــول للمعوقــات والتحديــات يتــم التصعيــد إلــى مكتــب تحقيــق الرؤيــة ‪ ،‬مــع توثيــق‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا وتقديــم الحلــول المقترحــة‪.‬‬
‫ّ‬ ‫اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬
‫•يجب االلتزام بالمدة المحددة ( ‪ 5‬أيام ) لحل المعوقات والتحديات حسب النموذج المذكور في الشريحة السابقة‪.‬‬

‫المعوقات والتحديات‪.‬‬
‫ّ‬ ‫•توفير الدعم للجهات التابعة لوزارة التعليم لحل‬
‫•فــي حــال لــم يتمكــن مكتــب تحقيــق الرؤيــة مــن إيجــاد الحلــول للمعوقــات والتحديــات يتــم التصعيــد إلــى معالــي الوزيــر‪ ،‬مــع توثيــق‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا وتقديــم الحلــول المقترحــة ‪.‬‬
‫ّ‬ ‫اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬ ‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫مستوى التصعيد الثاني‬
‫•يجب االلتزام بالمدة المحددة ( ‪ 4‬أيام ) لحل المعوقات والتحديات حسب النموذج المذكور في الشريحة السابقة‪.‬‬
‫•مكتب تحقيق الرؤية يملك كامل األحقية في مناقشة حلول المعوقات والتحديات مع الجهات الداعمة أو غيرها‪.‬‬

‫•اتخاذ القرارات والتوجيه‪.‬‬ ‫وزير التعليم‬ ‫مستوى التصعيد الثالث‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪29‬‬
 ‫إجراءات تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات‬
‫والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫إجراءات تنفيذ مبادرات الجامعات‬
‫والمؤسسة العامة للتدريب‬
‫التقني والمهني‬
 ‫‪1.1‬مقدمة‬
‫‪1.11.1‬لمحة عامة‬
‫ُتسند مسؤولية تنفيذ المشاريع والمبادرات الواردة في رؤية المملكة ‪ 2030‬إلى المجموعات الثالث التالية‪:‬‬

‫•الجهات المالكة والمنفذة للمبادرات‪ :‬هي الجهات التابعة لوزارة التعليم والمسؤولة عن بناء وتنفيذ وإدارة مبادرات الجهة في برامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫•مكتــب تحقيــق الرؤيــة فــي وزارة التعليــم‪ :‬هــو كيــان داخــل وزارة التعليــم ُيعنــى بتوجيــه كل مــا يتعلــق بعمــل رؤيــة المملكــة ‪ 2030‬وإدارتهــا ضمــن صالحياتــه‪ ،‬ووظيفتــه اإلشــراف‬
‫والمتابعــة وتحســين أداء إدارة المبــادرات والبرامــج ذات العالقــة واســتراتيجيتها ونتائجهــا ومؤشــرات قياســها االســتراتيجية‪ ،‬ومســاعدة مـ ّ‬
‫ـاك ومديــري المبــادرات والجهــات ذات العالقــة‬
‫فــي تحقيــق أهــداف ومؤشــرات الــوزارة االســتراتيجية فــي الرؤيــة والبرنامــج‪.‬‬
‫ّ‬
‫المنفــذة لهــا‪ ،‬منهــا علــى ســبيل المثــال ال الحصــر‪ :‬مركــز اإلنجــاز والتدخــل‬ ‫•الجهــات الداعمــة‪ :‬هــي جهــات حكوميــة تقــدّ م الدعــم الــازم لجميــع برامــج رؤيــة المملكــة ‪ 2030‬والجهــات‬
‫الســريع‪ ،‬المركــز الوطنــي لقيــاس أداء األجهــزة العامــة‪ ،‬مكتــب ترشــيد االنفــاق التشــغيلي والرأســمالي‪ ،‬مركــز الملــك ســلمان لــرأس المــال البشــري‪ ،‬المركــز الوطنــي للتخصيــص‪ ،‬وزارة‬
‫اإلقتصــاد والتخطيــط ‪ ،‬وزارة الماليــة‪ ،‬المراكــز والمكاتــب التنفيذيــة لبرامــج رؤيــة المملكــة ‪.2030‬‬

‫هــذه الوثيقــة هــي جــزء مــن منهجيــة إدارة المشــاريع المعتمــدة مــن قبــل مكتــب تحقيــق الرؤيــة والتــي يسترشــد بهــا مــاك ومــدراء المبــادرات و مديــر فريــق إدارة المبــادرات فــي الجامعــات‪،‬‬
‫والمؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي والمهنــي لتنفيــذ مشــاريع ومبــادرات رؤيــة المملكــة ‪ 2030‬فــي وزارة التعليــم‬

‫‪1. 11.11.1‬هدف دليل إدارة تنفيذ المبادرات‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات وثيقة توضح العمليات والموارد المستخدمة في إدارة تنفيذ المبادرات‪ .‬ويمكن تلخيص الغاية من هذا الدليل فيما يلي‪:‬‬

‫•دعم المشاريع من خالل اتباع أساليب موحدة‪/‬معيارية إلدارة المشاريع؛‬

‫وفعالية؛‬
‫ّ‬ ‫•رصد مشاركة جميع أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين ومتابعتها لضمان تنفيذ مشاريع ومبادرات رؤية المملكة ‪ 2030‬في وزارة التعليم بكفاءة‬

‫•تزويد أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين بالمبادئ اإلرشادية والعمليات واإلجراءات والنماذج الضرورية لتمكينهم من تنفيذ مشاريعهم؛‬

‫من المقرر أن يستخدم دليل إدارة تنفيذ المبادرات كل من‪:‬‬

‫•مدراء ومالك المبادرات في الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‪.‬‬

‫•فِ رق إدارة المبادرات في الجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬

‫يجــب اســتخدام هــذا الدليــل مــن قبــل اصحــاب المصلحــة بصفتــه المنهجيــة التــي تحتــوي علــى العمليــات والقوالــب والتفاصيــل الالزمــة إلدارة المبــادرات ومشــاريعها‪ .‬وهــذا مــا يســتدعي‬
‫مراجعتــه وتحديثــه باســتمرار لمواكبــة أي تغييــر فــي مكتــب إدارة المشــاريع‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪33‬‬
 ‫‪1.11.1‬طريقة استخدام دليل إدارة تنفيذ المبادرات‬
‫ّ‬
‫والمنفــذة فــي الجامعــات والمؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي‬ ‫يهــدف هــذا القســم إلــى شــرح أدوات ومنهجيــات العمليــات التــي ســيتم اســتخدامها فــي مبــادرات الجهــات المالكــة‬
‫والمهنــي حيــث يســتعرض المهــام ومصفوفــة توزيــع األدوار والمســؤوليات واألدوات والنمــاذج المســتخدمة فــي هــذه العمليــات لضمــان االتســاق والتوافــق بيــن كل المشــاريع وتقديــم‬
‫المعلومــات عــن هــذه المشــاريع بطريقــة موحــدة إلــى مكتــب إدارة المشــاريع فــي مكتــب تحقيــق الرؤيــة‪.‬‬

‫‪1. 11.11.1‬محتويات دليل إدارة تنفيذ المبادرات‬

‫ويشمل هذا القسم العمليات التالية‪:‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪34‬‬
 ‫‪1. 11.11.1‬المصطلحات االساسية‬

‫تستعرض األقسام التالية من دليل إدارة تنفيذ المبادرات ‪ ,‬اإلجراءات التي سيستخدمها مالك ومدراء المبادرات في الجهات المالكة للمبادرات‪.‬‬

‫وفيما يلي المصطلحات التي سوف تستخدم في هذا الدليل ‪:‬‬

‫•مكتب إدارة المشاريع‪ :‬يشير إلى مكتب إدارة المشاريع في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫•مديــر مشــروع‪ :‬هو‪/‬هــي الشــخص المســؤول مــن قبــل مكتــب إدارة المشــاريع فــي مكتــب تحقيــق الرؤيــة عــن متابعــة إنجــاز المبــادرات‪ .‬ويعمــل مديــر المشــروع كنقطــة تواصــل بيــن مكتــب‬
‫تحقيــق الرؤيــة والجهــة المالكــة للمبــادرة‬

‫•مديــر الجهــة‪ :‬هــو معالــي مديــر الجامعــة فــي حالــة الجامعــات أو معالــي المحافــظ فــي المؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي والمهنــي والــذي يتمثــل دوره فــي اإلشــراف العــام علــى مديــر‬
‫فريــق إدارة المبــادرات بمــا يحقــق األهــداف العامــة للجهــة المحققــة لمشــاريع ومبــادرات رؤيــة المملكــة ‪ 2030‬فــي وزارة التعليــم‬

‫•مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ :‬هــو المشــرف علــى بنــاء وتقويــم وتنفيــذ المبــادرات‪ ،‬متخصــص فــي إدارة المشــاريع‪ ،‬ويرتبــط بمديــر الجهــة‪ ،‬ويكــون نقطــة التواصــل الوحيــدة مــع مكتــب تحقيــق‬
‫الرؤية‪.‬‬

‫• فريــق إدارة المبــادرات‪ :‬هــو فريــق متخصــص بــاإلدارة االســتراتيجية وبــإدارة المشــاريع وبــإدارة التغييــر يقــدم الدعــم الــازم لمديــر الفريــق بمــا يحقــق أهــداف الجهــة‪ ،‬يتــم تشــكيل هــذا‬
‫الفريــق حســبما يــراه مديــر الجهــة (مكتــب‪ ,‬إدارة‪,‬قســم‪ ,‬لجنــة‪ ,‬وغيرهــا) مــع الحفــاظ علــى مســمى «إدارة المبــادرات»‪ .‬يتمثــل فــي مديــر فريــق إدارة المبــادرات أول مــن يخولــه مــن أعضــاء‬
‫الفريــق بالصالحيــة‬

‫•مالك مبادرة‪ :‬هوالمسؤول عن تنفيذ المبادرة وتحقيق األهداف والمؤشرات الخاصة بها بحسب المهام الموكلة إليه‪.‬‬

‫•مدير مبادرة‪ :‬هو الشخص الذي يدير تنفيذ المبادرة بحسب المهام الموكلة إليه ويعين من قبل مالك المبادرة‪.‬‬

‫•الجهات المالكة للمبادرات‪ :‬هي الجهات التابعة لوزارة التعليم والمسؤولة عن بناء وتنفيذ وإدارة مبادرات الجهة في برامج رؤية المملكة ‪.2030‬‬

‫•الجهة المنفذة‪ :‬هي الجهة التي تم التعاقد معها من قبل الجهة المالكة للمبادرة لتنفيذ المشروع‬

‫•إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة ‪ :‬تشــير إلــى إدارة الشــؤون الماليــة فــي الجامعــات أو فــي المؤسســة العامــة للتدريــب التقنــي والمهنــي والتــي ُتعنــى بــإدارة التعاقــد‬
‫والمشــتريات والجوانــب الماليــة الخاصــة بالمبــادرات فــي الجهــة‬

‫•مبادرة ‪ /‬مبادرات‪ :‬برامج ذات مدد و ميزانيات محددة تقوم األجهزة العامة بتطبيقها سعي ًا لتحقيق أهدافها االستراتيجية‬

‫•مشروع‪/‬مشــاريع‪ :‬مجموعــة مــن األنشــطة يتــم تنفيذهــا لفتــرة زمنيــة مؤقتــة لتحقيــق هــدف مشــترك؛ ويتكـ ّ‬
‫ـون كل مشــروع مــن عــدة عناصــر مثــل النطــاق والجــدول الزمنــي والميزانيــة‬
‫التــي تم ّيــزه عــن المشــاريع األخــرى‬

‫•تصعيد‪ :‬رفع المشكالت والتحديات إلى المستويات األعلى حسب آلية التصعيد‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪35‬‬
 ‫‪1. 11.11.1‬مكونات اإلجراءات‬

‫يتكون كل إجراء في هذا الدليل مما يلي‪:‬‬

‫ّ‬

‫•مسار العملية‪ :‬رسم تخطيطي يوضح األنشطة الرئيسية التي تتضمنها العملية بالتسلسل‪ ،‬وجوانب االعتماد المتبادل فيما بين هذه األنشطة‪ ،‬والمدخالت والمخرجات‪.‬‬

‫يوضح الجدول التالي وصف ًا لكل شكل مستخدم في إعداد مسارات العمليات‪.‬‬

‫عملية – نشاط ضمن اإلجراء‬

‫ً‬
‫مثال‪ ،‬نعم‪/‬ال‬ ‫القرار ‪-‬تشير إلى نقطة قرار في اإلجراء العملية مع بدائل محددة مسبق ًا‪،‬‬

‫مدخل‪/‬مخرج – وثيقة ضرورية لتنفيذ مهمة‪/‬نشاط‪ ،‬أو وثيقة تنتج عن المهمة‪/‬النشاط‬

‫عملية خارجية –تشير إلى عملية خارجية عند أصحاب مصلحة خارج الجهة المنفذة ‪ /‬أو إجراء آخر في دليل إدارة تنفيذ المبادرات‬

‫ً‬
‫مفصال عن المهمات الموضحة في الرسم التخطيطي لتسلسل العملية‪ ،‬باإلضافة إلى بعض التفاصيل غير الموضحة في الرسم التخطيطي‬ ‫•وصف مهمات العملية‪ :‬يتضمن شرح ًا‬

‫•مصفوفة توزيع المسؤوليات‪ :‬توضح مسؤوليات مختلف أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين المشاركين مباشرة في المهمات الموضحة في الرسم التخطيطي‪:‬‬

‫ً‬
‫مسؤوال عن إنجاز كامل المهمة المذكورة في العملية‬ ‫•(‪( )R‬مسؤول) – يكون صاحب المصلحة‬

‫حاســب ًا عــن نجاحــه أو إخفاقــه فــي إنجــاز المهمــة الموكلــة إليــه فــي العمليــة‪ ،‬كمــا أنــه الشــخص المســؤول عــن اتخــاذ القــرار باعتمــاد أو رفــض‬
‫َ‬ ‫حاســب) – يكــون صاحــب المصلحــة ُم‬
‫َ‬ ‫(م‬
‫•(‪ُ )A‬‬
‫المهمــة‪.‬‬

‫•(‪( )C‬مستشار) – يمكن استشارة صاحب المصلحة بحيث يقدم رأيه أو مشورته إلنجاز المهمة كاملة‪.‬‬

‫(مطلع) – يتم إبالغ صاحب المصلحة بنتائج المهمة واكتمالها‪.‬‬

‫ّ‬ ‫•(‪)I‬‬

‫•نماذج العملية‪ :‬النماذج التي يمكن استخدامها خالل إنجاز مهام العملية‪ .‬وقد تكون هذه النماذج مدخالت أو مخرجات لبعض المهمات حسب ما تم تحديده في العملية‪.‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪36‬‬
 ‫‪1.11.1‬لمحة عن مراحل المشروع‬

‫‪1. 11.11.1‬إجراءات التحضير والتخطيط‬

‫•إجراء تأسيس مبادرات جديدة‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة لتأسيس مبادرات جديدة واعتمادها من الجهات الداعمة‬

‫•إجراء التعاقد‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلنشاء وثيقة المتطلبات وإعداد العقد واعتماده‬

‫•إجراء إعداد الخطة التنفيذية ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلعداد واعتماد خطة المشروع التنفيذية‬

‫‪1. 11.11.1‬إجراءات التنفيذ‬

‫•إجراء إدارة التنفيذ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة لمتابعة تنفيذ المشروع ‪ /‬المبادرة‬

‫•إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات ‪ :‬يوفر اإلجراء عمليات إدارة شهادات اإلنجاز عند االنتهاء من تسليم المخرجات‪.‬‬

‫ّ‬
‫والتحكم‬ ‫‪1. 11.11.1‬إجراءات المراقبة‬
‫•إجراء إدارة التغيير ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلدارة التغييرات التي تؤثر على المشروع أو المبادرة واعتمادها‬

‫•إجراء إدارة المخاطر ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات إلدارة المخاطر مثل‪:‬تحديد ‪ ,‬إيجاد حل أو تصعيد المخاطر التي تواجه على المشروع أو المبادرة‬

‫•إجراء إدارة التحديات ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات إلدارة التحديات مثل‪:‬تحديد‪ ,‬إيجاد حل أو تصعيد التحديات التي تواجه على المشروع أو المبادرة‬

‫•إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلعداد تقرير حالة المبادرة وإبالغ أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين‬

‫‪1. 11.11.1‬إجراءات اإلغالق‬

‫•إجراء إغالق المشروع‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلغالق المشروع وضمان االحتفاظ بجميع المخرجات والدروس المستفادة‬

‫•إجراء إغالق المبادرة ‪ :‬يوفر اإلجراء العمليات الالزمة إلغالق المبادرة‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪37‬‬
 ‫‪2.2‬إجراءات التحضير والتخطيط‬
‫‪2.22.2‬إجراء تأسيس مبادرات جديدة‬

‫‪2. 22.22.2‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪38‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫بناء على حاجة العمل‪.‬‬
‫بناء على توصية من مدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع أو ً‬
‫يحدد مالك المبادرة الحاجة لمبادرة جديد ً‬
‫يجب تنسيق أي مشروع جديد بحيث يحقق الغايات واألهداف االستراتيجية لرؤية المملكة ‪ 2030‬و االهداف االستراتيجية للجهة‬
‫اقتراح مبادرة جديدة من قبل مالك المبادرة‬
‫يناقش مالك المبادرة أهداف المبادرة العامة مع مدير فريق إدارة المبادرات و مدير الجهة قبل البدء بإعداد المستندات الالزمة‬
‫يبلغ مدير فريق إدارة المبادرات مكتب إدارة المشاريع بنوع وأهداف المبادرة المقترحة‬
‫إعــداد مســتندات اعتمــاد مبــادرة جديــدة مــن قبــل مالــك المبــادرة المكونــة مــن ميثــاق المبــادرة‪ ،‬ودراســة الجــدوى‪ ،‬وأي مســتندات داعمــة اخــرى) مثــال الخطــة‬
‫إعداد ‪ /‬تحديث مستندات اعتماد مبادرة‬
‫التفصيليــة‪ ...‬الــخ (لتوضيــح نطــاق المبــادرة المشــروع وأهدافهــا وتكاليفهــا التقديريــة وجداولهــا الزمنيــة التقديريــة‪.‬‬
‫ارسال مستندات اعتماد مبادرة جديدة التي تم إعدادها إلى مدير فريق إدارة المبادرات لمراجعتها واعتمادها‬
‫جديدة من قبل مالك المبادرة‬

‫يدرس مدير فريق إدارة المبادرات فكرة المبادرة ويتأكد من موائمتها مع األهداف االستراتيجية لرؤية المملكة ‪ 2030‬و االهداف االستراتيجية للجهة‬
‫يحدد مدير فريق إدارة المبادرات اولوية تنفيذ المبادرة المقترحة بما يتوافق مع األهداف االستراتيجية لرؤية المملكة ‪ 2030‬و االهداف االستراتيجية للجهة‬
‫في حال عدم موافقة مدير فريق إدارة المبادرات المبدئية على المبادرة المقترحة‪ ،‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإبالغ مالك المبادرة بالقرار واسباب الرفض‬
‫مراجعة مستندات اعتماد مبادرة من قبل‬
‫فــي حــال موافقــة مديــر فريــق إدارة المبــادرات المبدئيــة علــى المبــادرة المقترحــة‪ ،‬يراجــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات المســتندات المرســلة ويبلــغ مالــك المبــادرة‬
‫بالمالحظــات الســتكمالها‬
‫مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حالــة اكتمــال جميــع مســتندات اعتمــاد مبــادرة جديــدة وعــدم وجــود أي مالحظــات اضافيــة مــن مديــر فريــق إدارة المبــادرات يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بإجــازة‬
‫المبــادرة وإبــاغ مالــك المبــادرة بذلــك و بارســال مســتندات اعتمــاد مبــادرة جديــدة التــي تــم إعدادهــا إلــى مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫يعيّن مكتب إدارة المشاريع مدير ًا للمحفظة ومدير ًا للمشروع في مكتب إدارة المشاريع من أجل مراجعة مستندات اعتماد مبادرة جديدة‬
‫يدرس مكتب إدارة المشاريع فكرة المبادرة ويتأكد من موائمتها مع األهداف االستراتيجية واألولوية بالتنسيق مع الوحدات االخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫دراسة فكرة المبادرة من قبل مكتب إدارة‬
‫فــي حــال عــدم موافقــة مكتــب إدارة المشــاريع المبدئيــة علــى المبــادرة المقترحــة‪ ،‬يبلــغ مديــر المشــروع مديــر فريــق إدارة المبــادرات بقــرار المكتــب واســباب الرفــض‪,‬‬ ‫المشاريع‬
‫الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬
‫فــي حــال موافقــة مكتــب إدارة المشــاريع المبدئيــة علــى المبــادرة المقترحــة‪ ،‬يراجــع مكتــب إدارة المشــاريع المســتندات المرســلة ويبلــغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات‬
‫بالمالحظــات الســتكمالها ‪ ,‬الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬ ‫مراجعة مستندات اعتماد مبادرة في‬
‫فــي حالــة اكتمــال جميــع مســتندات اعتمــاد مبــادرة جديــدة وعــدم وجــود أي مالحظــات اضافيــة مــن مكتــب إدارة المشــاريع يقــوم مكتــب إدارة المشــاريع بإجــازة‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬
‫المبــادرة وإبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات الكترونيــا بذلــك‪ ,‬الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬
‫يبلــغ مديــر المشــروع مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ,‬الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‪ ,‬بمالحظــات مكتــب إدارة المشــاريع علــى مســتندات اعتمــاد مبــادرة‬
‫جديــدة‬
‫ـاء علــى المالحظــات الــواردة مــن مكتــب إدارة المشــاريع وارســالها إلــى مديــر فريــق إدارة‬
‫يقــوم مالــك ومديــر المبــادرة بتعديــل مســتندات اعتمــاد مبــادرة جديــدة بنـ ً‬ ‫تعديل المستندات من قبل الجهة المالكة‬
‫المبــادرات‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات المستندات التي تم تعديلها إلى مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬
‫يرسل مكتب إدارة المشاريع مستندات اعتماد مبادرة جديدة إلى الجهات الداعمة العتماد المبادرة‬
‫يتابــع مكتــب إدارة المشــاريع حالــة االعتمــاد مــع الجهــات الداعمــة ويبلــغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات بالحالــة أو أي عمــل منــاط متعلــق) مثــل إعــداد أي مســتندات‬
‫ارسال المستندات إلى الجهات الداعمة‬
‫بنــاء علــى طلــب الجهــات الداعمــة‬
‫ً‬ ‫داعمــة)‬
‫ـاء علــى طلــب الجهــات الداعمــة ويبلــغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مديــر المشــروع فــي‬
‫العتماد المبادرة الجديدة‬
‫يقــوم مالــك المبــادرة بالقيــام بــاي عمــل منــاط بنـ ً‬
‫مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫يقوم مالك المبادرة بالبدء بإجراءات التعاقد لتأسيس مشاريع داخل المبادرة‬
‫إجراء التعاقد‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء التعاقد‪)PDel2.2( .‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪39‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اقتراح مبادرة جديدة من قبل مالك المبادرة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إعداد ‪ /‬تحديث مستندات اعتماد مبادرة جديدة من قبل مالك المبادرة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مستندات اعتماد مبادرة من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫دراسة فكرة المبادرة من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إبالغ مكتب إدارة المشاريع مدير فريق إدارة المبادرات بالرفض وألسباب‬

‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مستندات اعتماد مبادرة في مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫تعديل المستندات من قبل الجهة المالكة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫ارسال المستندات إلى الجهات الداعمة العتماد المبادرة الجديدة‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪40‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫دراسة الجدوى الخاصة بالمبادرة‬ ‫‪.1‬‬

‫خطة العمل التفصيلية‬ ‫‪.2‬‬

‫ميثاق المشروع‬ ‫‪.3‬‬

‫‪2.22.2‬إجراء التعاقد‬

‫‪2. 22.22.2‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪41‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫تبدأ عملية التعاقد على المشاريع في المبادرات التي تملكها وزارة التعليم بعد اعتماد المبادرة من قبل الجهات الداعمة‬ ‫تأسيس مبادرات جديدة واعتمادها من‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء تأسيس مبادرات جديدة (‪)Pdel2.1‬‬
‫الجهات الداعمة‬
‫يعقــد مالــك المبــادرة اجتماعــا تنســيقيا مــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات يتــم خاللــه تأكيــد اليــة التعاقــد بيــن الطرفيــن‪ ،‬اســتالم النمــاذج المعتمــدة فــي مكتــب إدارة‬
‫عقد اجتماع تنسيقي بين مالك المبادرة‬
‫المشــاريع …الــخ‬
‫يقوم مدير فريق المبادرة بإبالغ مدير مشروع مكتب تحقيق الرؤية بنتيجة االجتماع‬
‫ومدير فريق إدارة المبادرات‬

‫يعــدّ مديــر المبــادرة مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع التمهيديــة اعتمــادا علــى نطــاق العمــل المعتمــد للخطــة التفصيليــة بالتنســيق مــع جهــة التعاقــد وباســتخدام‬
‫إعداد ‪ /‬تحديث مسودة وثيقة المتطلبات‬
‫النمــوذج المقــدم مــن مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع‪ /‬مديــر فريــق إدارة المبــادرات‬
‫يرسل مدير المبادرة مسودة وثيقة متطلبات المشروع إلكتروني ًا إلى مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬
‫من قبل مدير المبادرة‬

‫يراجــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع بالمقارنــة مــع قوائــم التدقيــق الخاصــة بهــا للتأكــد مــن دقــة تفاصيــل المشــروع والمخرجــات‬
‫والمعالــم ومؤشــرات األداء الرئيســية‪.‬‬
‫فــي حــال عــدم إجــازة مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع مــن قبــل مديــر فريــق إدارة المبــادرات ‪ ،‬يرســل مديــر فريــق إدارة المبــادرات المالحظــات إلــى مديــر المبــادرة لكــي‬ ‫مراجعة مسودة وثيقة المتطلبات من قبل‬
‫يصــدر نســخة معدّ لــة مــن وثيقــة متطلبــات المشــروع‬ ‫مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حــال إجــازة مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع مــن قبــل مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ،‬يرســل مديــر فريــق إدارة المبــادرات مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع إلــى‬
‫مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫يراجــع مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع بالمقارنــة مــع قوائــم التدقيــق الخاصــة بهــا للتأكــد مــن دقــة تفاصيل المشــروع‬
‫والمخرجــات والمعالم ومؤشــرات األداء الرئيســية‪.‬‬
‫ينســق مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع مــع كل مــن مكتــب إدارة االســتراتيجية ومديــر المحفظــة فــي مكتــب إدارة المشــاريع مــن أجــل مراجعــة مســودة‬ ‫مراجعة مسودة وثيقة المتطلبات من قبل‬
‫وثيقــة متطلبــات المشــروع عنــد الحاجــة‪.‬‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬
‫فــي حــال عــدم إجــازة مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع مــن قبــل مكتــب إدارة المشــاريع‪ ،‬يرســل مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع المالحظــات إلــى مديــر‬
‫فريــق إدارة المبــادرات الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة كــي يصــدرا نســخة معدّ لــة مــن مســودة وثيقــة متطلبــات المشــروع‬
‫فــي حــال إجــازة وثيقــة متطلبــات المشــروع مــن قبــل مكتــب إدارة المشــاريع ‪ ,‬يقــوم مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع بإبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرت‬
‫والــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مديــر المبــادرة إلكتروني ـ ًا بالموافقــة علــى وثيقــة متطلبــات المشــروع‪.‬‬
‫يقوم مالك المبادرة بتوقيع وثيقة متطلبات المشروع وارسال نسخة ورقية إلى كل مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫اعتماد وثيقة المتطلبات من قبل الجهة‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بالتأكد من تطابق النسخ‬ ‫المالكة‬
‫يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بالتأشــير علــى وثيقــة متطلبــات المشــروع و يقــوم بارســال نســخة رقميــة الكترونيــا مــن وثيقــة المتطلبــات الموقعــة إلــى مديــر‬
‫المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫يقوم مكتب إدارة المشاريع بالتوقيع على وثيقة متطلبات المشروع حسب الصالحيات في المكتب‬ ‫اعتماد وثيقة المتطلبات من قبل مكتب‬
‫يرسل مدير المشروع نسخة رقمية الكترونيا من وثيقة المتطلبات الموقعة إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫إدارة المشاريع‬
‫يقوم فريق إدارة المبادرات بارسال وثيقة المتطلبات إلى إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة إلتمام عمليات التعاقد مع موردين‬ ‫ارسال لوثيقة المتطلبات إلى إدارة‬
‫الشؤون المالية والمالية في الجهة‬
‫عند تحديد الجهة المنفذة‪ ,‬يناقش مدير المبادرة نطاق العمل والمتطلبات مع الجهة المنفذة‬
‫يعقد مالك المبادرة اجتماعا تنسيقيا مع مدير فريق إدارة المبادرات و مدير مشروع من مكتب إدارة المشاريع عند الحاجة يتم خالله اعتماد جهة التعاقد‬
‫تقوم إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة بإجراءات التعاقد حسب اإلجراءات المعتمدة في الجهة‬ ‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬
‫تعــد إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة مســودة العقــد بالتعــاون مــع مالــك المبــادرة و مديــر فريــق إدارة المبــادرات اســتنادا لالنظمــة واللوائــح المعتمــدة فــي‬
‫وزارة المالية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪42‬‬
 ‫اجازة العقد من ناحية فنية من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حــال إجــازة العقــد مــن قبــل مديــر فريــق إدارة المبــادرات ‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بارســال نســخة الكترونيــة مــن العقــد المجــاز إلــى مديــر المشــروع فــي‬
‫مراجعة مسودة العقد واجازتها من قبل‬
‫مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫فــي حــال عــدم إجــازة العقــد مــن قبــل مديــر فريــق إدارة المبــادرات ‪ ،‬يرســل مديــر فريــق إدارة المبــادرات المالحظــات إلــى إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة‬
‫مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫إلصــدار نســخة معدّ لــة مــن العقــد‬
‫يراجع مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع العقد للتأكد من دقة تفاصيل المشروع والمخرجات والمعالم استنادا إلى وثيقة متطلبات المشروع‪.‬‬
‫في حال إجازة العقد قبل مكتب إدارة المشاريع‪ ،‬يقوم مدير المشروع بإعداد وثيقة اقرار وارسالها إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مراجعة العقد واقراره من قبل مكتب إدارة‬
‫فــي حــال عــدم إجــازة العقــد قبــل مكتــب إدارة المشــاريع‪ ،‬يرســل مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع المالحظــات إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات إلصــدار نســخة‬ ‫المشاريع‬
‫معدّ لــة مــن العقــد‬
‫يقوم مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات بالتأشير على كل صفحة من العقد المجاز من قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫اعتماد نسخة العقد النهائية من قبل‬
‫يقوم مدير الجهة بالتوقيع على العقد المجاز من قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بارسال نسخة العقد المعتمد إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫الجهة المالكة‬

‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات وثيقة متطلبات المشروع المعتمدة و العقد المعتمد إلى إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬ ‫تنسيق مدير فريق إدارة المبادرات مع‬
‫تقــوم إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة باإلجــراءات الداخليــة (مثــل إعــداد الخطابــات‪ ،‬والحصــول علــى التواقيــع الالزمــة…‪ ،‬الــخ (العتمــاد العقــد مــن الجهــات‬
‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬
‫الالزمــة‪.‬‬
‫لمتابعة اعتماد العقد النهائية‬
‫يستلم مدير فريق إدارة المبادرات نسخة اصلية من العقد المعتمد من إدارة الشؤون المالية في الجهة‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات نسخة الكترونية إلى مالك ومدير المبادرة و إلى مكتب إدارة المشاريع‬ ‫ارسال مدير فريق إدارة المبادرات العقد‬
‫كما يرسل مدير فريق إدارة المبادرات نسخة ورقية من العقد الموقع إلى مالك المبادرة والجهة المنفذة‬ ‫الموقع إلى اصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإعداد محضر تسليم الموقع بين الجهة المالكة و المنفذة عند البدء بتنفيذ المشروع‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪43‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق‬

‫الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫عقد اجتماع تنسيقي بين مالك المبادرة ومدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إعداد ‪ /‬تحديث مسودة وثيقة المتطلبات من قبل مدير المبادرة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مسودة وثيقة المتطلبات من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مسودة وثيقة المتطلبات من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اعتماد وثيقة المتطلبات من قبل الجهة المالكة‬

‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اعتماد وثيقة المتطلبات من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫ارسال لوثيقة المتطلبات إلى إدارة الشؤون المالية والمالية في الجهة‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مسودة العقد واجازتها من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة العقد واقراره من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اعتماد نسخة العقد النهائية من قبل الجهة المالكة‬

‫تنسيق مدير فريق إدارة المبادرات مع إدارة الشؤون المالية واالدارية في‬
‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫الجهة لمتابعة اعتماد العقد النهائية‬

‫ارسال مدير فريق إدارة المبادرات العقد الموقع إلى اصحاب المصلحة ‪/‬‬
‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬
‫المعنيين‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪44‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫نموذج وثيقة متطلبات المشروع‬ ‫‪.1‬‬

‫‪2.22.2‬إجراء إعداد الخطة التنفيذية‬

‫تهــدف هــذه العمليــة إلــى وضــع خطــة المشــروع التنفيذيــة التــي تتضمــن الجــدول الزمنــي وتوزيــع المــوارد الالزمــة للمخرجــات وللمرحلــة القادمــة مــن المشــروع‪ ،‬ومــن ثــم إدارتهــا طــوال فتــرة‬
‫دورة حياة المشــروع‪.‬‬

‫خطــة المشــروع التنفيذيــة هــي الجــدول الزمنــي للمشــروع أو المرحلــة‪ُ .‬تســتخدم خطــة المشــروع التنفيذيــة لتوجيــه عمليــة تنفيــذ المشــروع وإنشــاء المخرجــات التــي تســهم فــي تنفيــذ‬
‫المشــروع‪.‬‬

‫‪2. 22.22.2‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪45‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫يســتلم مديــر المبــادرة مــن مديــر فريــق إدارة المبــادرات نمــوذج الخطــة التنفيذيــة والقواعــد اإلرشــادية لخطــة المشــروع التنفيذيــة المعتمــدة فــي مكتــب إدارة‬
‫المشــاريع‬
‫ينشئ مدير المبادرة الخطة التنفيذية معتمدا على النموذج والقواعد االرشادية المعتمدة في مكتب إدارة المشاريع‬ ‫إعداد الخطة التنفيذية من قبل مدير المبادرة‬
‫يناقش مدير المبادرة الخطة التفصيلية مع مالك المبادرة الجازتها‪ ,‬و يقوم بأي تعديالت الزمة‬
‫يقوم مدير المبادرة بـارسال الخطة التنفيذية المجازة من مالك المبادرة إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بالمراجعة المطلوبة للتحقق من تفاصيل خطة المشروع التنفيذية‪،‬‬
‫يتأكــد مديــر فريــق إدارة المبــادرات بموائمــة خطــة المشــروع التنفيذيــة مــع القواعــد االرشــادية المعتمــدة فــي مكتــب إدارة المشــاريع مــن حيــث المضمــون‪،‬‬
‫االعتماديــة‪ ،‬المخرجــات‪ ،‬المبالــغ‪ ،‬المــوارد البشــرية‪ ،‬وغيرهــا …‬ ‫مراجعة مسودة الخطة التنفيذية من قبل مدير‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات مالحظاته وتعليقاته على خطة المشروع التنفيذية إلى مدير و مالك المبادرة‬ ‫فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حــال إجــازة الخطــة التنفيذيــة مــن قبــل مديــر فريــق إدارة المبــادرات ‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بـــارسال الخطــة التنفيذيــة إلــى مديــر المشــروع فــي‬
‫مكتــب إدارة المشــاريع‬
‫يقوم مدير المبادرة بالتعديالت الالزمة استنادا لمالحظات مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫تعديل الخطة التنفيذية من قبل مدير المبادرة‬
‫يقــوم مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع بالمراجعــة المطلوبــة للتحقــق مــن تفاصيــل خطــة المشــروع التنفيذيــة‪ ،‬ويمكــن أن يقــوم بذلــك بالتعــاون مــع‬
‫مديــر المحفظــة إذا كان ذلــك ضروريـ ًا‪.‬‬
‫يتأكــد مديــر المشــروع بموائمــة خطــة المشــروع التنفيذيــة مــع القواعــد االرشــادية المعتمــدة فــي مكتــب إدارة المشــاريع مــن حيــث المضمــون‪ ،‬االعتماديــة‪،‬‬ ‫مراجعة مسودة الخطة التنفيذية من قبل‬
‫المخرجــات‪ ،‬المبالــغ‪ ،‬المــوارد البشــرية‪ ،‬وغيرهــا …‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬
‫يرسل مدير المشروع مالحظاته وتعليقاته على خطة المشروع التنفيذية إلى مدير فريق إدارة المبادرات الذي بدوره يقوم بإبالغ مالك و مدير المبادرة‬
‫يقوم مدير المبادرة بالتعديالت الالزمة استنادا لمالحظات مدير المشروع‪ ,‬و يتابع مدير فريق إدارة المبادرات التأكد من تطبيق التعديالت الالزمة‬
‫بعد اجازة مكتب إدارة المشاريع للخطة التنفيذية‪ ،‬يقوم مالك المبادرة بـاعتمادها الكترونيا وارسالها إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫اعتماد مالك المبادرة للخطة التنفيذية‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات الخطة التنفيذية المعتمدة إلى مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬
‫يشارك مدير المشروع الخطة التنفيذية التي تم تحديد خطوط اساسها مع مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫تحديد خطوط األساس للخطة التنفيذية من قبل‬
‫أي تعديل لخطوط االساس المعتمدة يجب ان تكون من خالل طلب تغيير واإلجراءات الخاصة بطلبات التغيير‬
‫مكتب إدارة المشاريع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪46‬‬
 ‫‪2. 22.22.2‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق‬

‫الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق‬

‫الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إعداد الخطة التنفيذية من قبل مدير المبادرة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مسودة الخطة التنفيذية من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫تعديل الخطة التنفيذية من قبل مدير المبادرة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫ارسال الخطة التنفيذية إلى مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة مسودة الخطة التنفيذية من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعتماد مالك المبادرة للخطة التنفيذية‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫تحديد خطوط األساس للخطة التنفيذية من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪2. 22.22.2‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫نموذج خطة المشروع التنفيذية‬ ‫‪.1‬‬

‫القواعد اإلرشادية لخطة المشروع التنفيذية‬ ‫‪.2‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪47‬‬
 ‫‪3.3‬إجراءات التنفيذ‬
‫‪3.33.3‬إجراء إدارة التنفيذ‬
‫تهدف هذه العملية إلى توضيح عمليات تنفيذ المشروع‪.‬‬

‫‪3. 33.33.3‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪48‬‬
 ‫‪3. 33.33.3‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫يتابع مدير المبادرة و مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات التقدم المحرز خالل تنفيذ المشروع وسير العمل حسب الخطة التنفيذية‬ ‫تنفيذ ومتابعة سير العمل حسب الخطة‬
‫التنفيذية‬
‫فــي حالــة إنجــاز أي مخــرج مــن مخرجــات المشــروع‪ ،‬يقــوم مديــر المبــادرة و مالــك المبــادرة و مديــر فريــق إدارة المبــادرات بـــاستكمال إجــراءات اعتمــاد شــهادة‬
‫إنجــاز المخرجــات‬ ‫إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات (‪ )Pdel3.2‬لتفاصيل العملية‬
‫في حالة وجود أي مخاطر تواجه المشروع‪ ،‬يقوم مدير المبادرة و مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات بـاستكمال إجراء إدارة المخاطر‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة المخاطر (‪ )Pdel4.1‬لتفاصيل العملية‬
‫إجراء إدارة المخاطر وإجراء إدارة التحديات‬
‫في حالة وجود أي تحديات تواجه المشروع‪ ،‬يقوم مدير المبادرة و مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات بـاستكمال إجراء إدارة التحديات‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة التحديات (‪ )Pdel4.2‬لتفاصيل العملية‬
‫في حالة وجود أي تغييرات تؤثر على المشروع‪ ،‬يقوم مدير المبادرة و مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات بـاستكمال إجراءات إدارة التغيير‬
‫إجراء إدارة التغيير‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة التحديات (‪ )Pdel4.3‬لتفاصيل العملية‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث خطة المشروع التنفيذية حسب اإلنجاز الفعلي الذي تم في المشروع خالل الفترة الزمنية المعنى بها‬ ‫تحديث الخطة التنفيذية حسب اإلنجاز الفعلي‬
‫للمشروع‬
‫يقــوم مديــر المبــادرة بأعــداد تقريــر حالــة المبــادرة وارســالها مــع خطــة المشــروع التنفيذيــة المحدّ ثــة إلــى مكتــب إدارة المشــاريع وأصحــاب المصلحــة‬
‫المعنييــن اســتنادا إلــى مــا تــم تحديــده فــي الحوكمــة‬ ‫إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة (‪ )Pdel4.4‬لتفاصيل العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪49‬‬
 ‫‪3. 33.33.3‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫تنفيذ ومتابعة سير العمل حسب الخطة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬
‫التنفيذية‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إجراء إدارة المخاطر وإجراء إدارة التحديات‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إجراء إدارة التغيير‬

‫تحديث الخطة التنفيذية حسب اإلنجاز الفعلي‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫للمشروع‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪50‬‬
 ‫‪3.33.3‬إجراء اعتماد شهادة إنجاز المخرجات‬
‫تهدف هذه العملية إلى توضيح آلية إدارة مخرجات المشروع وإصدار شهادات اإلنجاز‪.‬‬

‫‪3. 33.33.3‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪51‬‬
 ‫‪3. 33.33.3‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫تقوم الجهات المنفذة بإعداد المخرجات كما تم التعاقد عليه‬

‫مراجعة مخرجات المشروع من قبل مدير‬
‫ّ‬
‫المسلمة تتطابق مع المخرجات المذكورة في العقد‪.‬‬ ‫يتأكد مدير المبادرة إن كانت المخرجات‬
‫يقوم مدير المبادرة بمراجعة المخرجات وتقديم مالحظاته عليها‪.‬‬
‫المبادرة‬

‫في حال وجود أي مالحظات‪ ،‬تقوم الجهات المنفذة بتعديل المخرجات وارسالها إلى مدير المبادرة‬ ‫تعديل المخرجات من قبل الجهات المنفذة‬
‫بعد االنتهاء من مراجعة المخرجات‪,‬يقوم مدير المبادرة بإعداد مسودة شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف لكل المخرجات المجازة‪.‬‬
‫إعداد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من قبل‬
‫يقوم مدير المبادرة بارسال مسوغات الصرف و مسودة شهادة اإلنجاز الكترونيا إلى مدير فريق إدارة المبادرات مع اشعار مالك المبادرة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث حالة المخرج وحالة شهادة اإلنجاز في سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬
‫مدير المبادرة‬

‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بمراجعة مسوغات الصرف والتأكد من توافقها مع العقد‪ .‬ومن جودة المخرجات‬
‫فــي حــال اجــازة مســوغات الصــرف و مســودة شــهادة اإلنجــاز‪ ,‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بإجــازة شــهادة اإلنجــاز وارســالها إلكتروني ـ ًا إلــى مكتــب إدارة‬
‫المشــاريع‬ ‫مراجعة و إجازة شهادة اإلنجاز ومسوغات‬
‫فــي حــال وجــود أي مالحظــات‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بإبــاغ مديــر المبــادرة للقيــام بالتعديــات الالزمــة و اعــادة ارســالها إلــى مديــر فريــق إدارة‬ ‫الصرف من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫المبــادرات‬
‫في حال رفض مدير فريق إدارة المبادرات‪ ,‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإبالغ مدير المبادرة باالسباب و اإلجراءات التصحيحية الالزمة‬
‫يقوم مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع بمراجعة مسوغات الصرف و مسودة شهادة اإلنجاز والتأكد من توافقها مع العقد‪.‬‬
‫مراجعة و إجازة شهادة اإلنجاز ومسوغات‬
‫يقوم مدير المشروع بـطلب مراجعة المخرجات من قبل خبراء إن لزم األمر‪.‬‬
‫يقوم مدير المشروع بإجازة شهادة اإلنجاز وارسال الموافقة عليها إلكتروني ًا إلى مدير المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫الصرف من قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫في حال عدم موافقة مكتب إدارة المشاريع على المخرجات‪ ،‬يبلغ مدير المشروع مدير المبادرة بقرار المكتب واسباب الرفض‬ ‫إبالغ مدير المبادرة بالرفض واألسباب‬
‫يقوم مدير المبادرة ومالك المبادرة بتوقيع شهادة اإلنجاز‬
‫يقوم مالك المبادرة بارسال مسوغات الصرف وشهادة اإلنجاز المعتمدة إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫اعتماد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بارسال نسخة رقمية الكترونيا من مسوغات الصرف وشهادة اإلنجاز المعتمدة إلى مكتب إدارة المشاريع‬ ‫قبل الجهة المالكة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث حالة المخرج وحالة شهادة اإلنجاز في سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬
‫يقوم مدير المشروع ومدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع بدارسة شهادة اإلنجاز‬
‫اعتماد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من‬
‫يرســل مديــر المشــروع نســخة رقميــة الكترونيــا بالموافقــة أو الرفــض لشــهادة اإلنجــاز إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ,‬الــذي بــدوره يقــوم بارســالها إلــى مديــر‬
‫المبــادرة و مالــك المبــادرة و الجهــة المنفــذة‬
‫قبل مكتب إدارة المشاريع‬

‫يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بارســال مســوغات الصــرف المعتمــدة وشــهادة اإلنجــاز المعتمــدة إلــى الجهــة المنفــذة الســتكمال عمليــة دفــع المســتحقات‬
‫ارسال شهادة اإلنجاز إلى الجهة المنفذة‬
‫فور اســتالمها‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بتحديث حالة المخرج وحالة شهادة اإلنجاز في سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬
‫الستكمال عملية دفع المستحقات‬

‫تقوم الجهة المنفذة بإعداد الفواتير والمستندات الداعمة فور استالمها للنسخة االلكترونية‬
‫إعداد الفواتير والمستندات الداعمة من قبل‬
‫تقــوم الجهــة المنفــذة بـــارسال الفواتيــر والمســتندات الداعمــة إلــى إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة خــال يومــي (‪ )2‬عمــل مــن تاريــخ اســتالم‬
‫النســخة األصليــة لشــهادة اإلنجــاز المعتمــدة‬
‫الجهة المنفذة‬

‫تقــوم إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة بـــصرف المســتحقات اســتنادا إلــى إجراءاتهــا الداخليــة‪ .‬يجــب ان يتــم صــرف مســتحقات المبــادرات بنــاء علــى‬
‫االعتمــادات المطلوبــة ومنهــا قــرار مكتــب تحقيــق الرؤيــة فــي إدارة المشــاريع‪.‬‬ ‫صرف المستحقات استنادا إلى إجراءات إدارة‬
‫تبلغ إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة بحالة الصرف إلى الجهة المنفذة و مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫الشؤون المالية و االدارية‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإبالغ مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع بحالة الصرف و ارسال أمر الدفع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪52‬‬
 ‫‪3. 33.33.3‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫مراجعة مخرجات المشروع من قبل مدير‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫المبادرة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫تعديل المخرجات من قبل الجهات المنفذة‬
‫إعداد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من قبل‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬
‫مدير المبادرة‬
‫مراجعة و إجازة شهادة اإلنجاز ومسوغات‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫الصرف من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫مراجعة و إجازة شهادة اإلنجاز ومسوغات‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬
‫الصرف من قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫إبالغ مدير المبادرة بالرفض واألسباب‬
‫اعتماد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬
‫قبل الجهة المالكة‬
‫اعتماد شهادة اإلنجاز ومسوغات الصرف من‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬
‫قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫ارسال شهادة اإلنجاز إلى الجهة المنفذة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬
‫الستكمال عملية دفع المستحقات‬
‫إعداد الفواتير والمستندات الداعمة من قبل‬
‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬
‫الجهة المنفذة‬
‫صرف المستحقات استنادا إلى إجراءات إدارة‬
‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬
‫الشؤون المالية و االدارية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪53‬‬
 ‫‪3. 33.33.3‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬ ‫‪.1‬‬

‫نموذج شهادة اإلنجاز‬ ‫‪.2‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪54‬‬
 ‫ّ‬
‫والتحكم‬ ‫‪4.4‬إجراءات المراقبة‬
‫‪4.44.4‬إجراء إدارة التغيير‬
‫يهدف اإلجراء إلى تحديد وإدارة وتسهيل اتخاذ القرارات الخاصة بمراقبة التغيير في المشروع‪.‬‬

‫‪4. 44.44.4‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪55‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫يبــدأ إجــراء إدارة التغييــر بـــتحديد التغييــر المطلــوب‪ .‬ويجــب االنتبــاه إلــى أنــه ال يجــوز البــدء بتنفيــذ التغييــرات التــي تؤثــر علــى نطــاق المشــروع ومتطلباتــه إال بعــد‬
‫توثيقهــا ومراجعتهــا ومــن ثــم الموافقــة عليهــا بصــورة رســمية‬
‫يقوم مدير المبادرة بإعداد طلب التغيير استنادا إلى النماذج المعتمدة‬ ‫إعداد‪ /‬تحديث طلب التغيير من قبل مدير‬
‫يقوم مدير المبادرة بـشرح أسباب التغيير وتحديد الوثائق المطلوبة الداعمة لطلبه (التي قد تقدمها الجهة المنفذة)‪.‬‬ ‫المبادرة‬
‫يحلل مدير المبادرة طلب التغيير ويحدد تأثير طلب التغيير على نطاق العمل والتكلفة والجدول الزمني ومؤشرات األداء الرئيسية أو غيرها‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل طلبات التغيير بحيث يتضمن جميع التعديالت واإلضافات النهائية نتيجة لطلب التغيير‪.‬‬
‫يقوم مدير المبادرة بمراجعة طلب التغيير مع مالك المبادرة ويناقش تفاصيله‬
‫بناء لمالحظات مالك المبادرة‬ ‫يقوم مدير المبادرة بتعديل طلب التغيير ً‬
‫فــي حالــة اجــازة طلــب التغييــر مــن مالــك المبــادرة‪ ،‬يرســل مالــك المبــادرة طلــب التغييــر المجــاز إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات و يرفــق أي مســتندات داعمــة مــع‬
‫مناقشة طلب التغيير مع مالك المبادرة واجازته‬
‫طلــب التغييــر (مثــال‪ :‬طلــب التغييــر المقــدم مــن الجهــة المنفــذة‪ ،‬دراســة تأثيــر طلــب التغييــر علــى المشــروع …الــخ (‬
‫في حالة رفض مالك المبادرة طلب التغيير‪ ،‬يتم االنتهاء من اإلجراء‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل طلبات التغيير بحيث يتضمن جميع التعديالت واإلضافات النهائية نتيجة لطلب التغيير‪.‬‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بمراجعة طلب التغيير والتأكد من مضمونه‬
‫في حال اجازة طلب التغيير‪ ,‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإجازة طلب التغيير وارسالها إلكتروني ًا إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫فــي حــال وجــود أي مالحظــات‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بإبــاغ مديــر المبــادرة للقيــام بالتعديــات الالزمــة و اعــادة ارســالها إلــى مديــر فريــق إدارة‬
‫المبــادرات‬
‫في حال رفض مدير فريق إدارة المبادرات‪ ,‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإبالغ مدير المبادرة باالسباب‬ ‫مراجعة واجازة طلب التغيير والمستندات‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل طلبات التغيير بحيث يتضمن جميع التعديالت واإلضافات النهائية نتيجة لطلب التغيير‬ ‫الداعمة من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حالــة اجــازة طلــب التغييــر ‪ ,‬يرســل مديــر فريــق إدارة المبــادرات طلــب التغييــر المجــاز مــن مالــك المبــادرة الكترونيــا إلــى مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة‬
‫المشــاريع‬
‫يرفــق مديــر فريــق إدارة المبــادرات أي مســتندات داعمــة مــع طلــب التغييــر (مثــال‪ :‬طلــب التغييــر المقــدم مــن الجهــة المنفــذة‪ ،‬دراســة تأثيــر طلــب التغييــر علــى‬
‫المشــروع …الــخ (‬
‫يقــوم مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع بمراجعــة طلــب التغييــر‪ .‬يناقــش مديــر المشــروع طلــب التغييــر مع مديــر المحفظــة ومديــر اإلدارة االســتراتيجية‬
‫عنــد الحاجــة لذلك‬
‫فــي حــال كانــت هنــاك مالحظــات لــدى األطــراف المعنيــة علــى طلــب التغييــر‪ ،‬يرســل مديــر المشــروع إلكتروني ـ ًا التعديــات المطلــوب إجراؤهــا علــى طلــب التغييــر‬
‫إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ،‬الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬
‫ـاء لمالحظــات مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع تحــت اشــراف مديــر فريــق عمــل المبــادرات للتأكــد مــن‬
‫يقــوم مديــر المبــادرة بتعديــل طلــب التغييــر بنـ ً‬ ‫مراجعة طلب التغيير والمستندات الداعمة من‬
‫تطبيــق التعديــات‬ ‫قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫فــي حالــة رفــض مكتــب إدارة المشــاريع علــى طلــب التغييــر‪ ،‬يتــم إبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة بالقــرار‬
‫واالســباب‪ .‬حينئــذ يتــم االنتهــاء مــن اإلجــراء‬
‫فــي حالــة اجــازة طلــب التغييــر مــن مكتــب إدارة المشــاريع‪ ،‬يجيــز مديــر المشــروع طلــب التغييــر الكترونيــا و يتــم إبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات الــذي بــدوره يقــوم‬
‫بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬
‫يجيز مالك المبادرة و مدير المبادرة طلب التغيير عبر توقيعه وختمه و يرسل أصل طلب التغيير إلى مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬ ‫اعتماد طلب التغيير من قبل الجهة المالكة‬
‫يجيز مدير فريق إدارة المبادرات طلب التغيير عبر التأشير و يرسل نسخة رقمية من طلب التغيير الكترونيا إلى مكتب إدارة المشاريع‬

‫يقوم مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع بارسال الموافقة أو الرفض لطلب التغيير كنسخة رقمية إلى مدير فريق إدارة المبادرات‪.‬‬ ‫اعتماد طلب التغيير من قبل مكتب إدارة‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بارسال طلب التغيير المعتمد من مكتب إدارة المشاريع إلى إدارة الشؤون المالية في الجهة عند الحاجة لذلك‬
‫المشاريع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪56‬‬
 ‫فــي حالــة وجــوب اعتمــاد طلــب التغييــر مــن إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة ‪ ،‬يرســل مديــر فريــق إدارة المبــادرات طلــب التغييــر المعتمــد إلــى إدارة‬
‫الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة مرفقــا المســتندات الداعمــة‬
‫تقوم إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة بمراجعة طلب التغيير‬
‫فــي حالــة اجــازة طلــب التغييــر مــن إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة ‪ ،‬يتــم التوقيــع علــى طلــب التغييــر مــن قبــل إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي‬
‫الجهــة‬
‫فــي حالــة رفــض طلــب التغييــر مــن إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة فــي الجهــة ‪ ،‬يتــم إبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات بالقــرار واالســباب‪.‬والذي بــدوره يقــوم‬ ‫مراجعة و اعتماد طلب التغيير والمستندات‬
‫بإبــاغ مكتــب إدارة المشــاريع و مالــك المبــادرة و مديــر المبــادرة‬ ‫الداعمة من قبل إدارة الشؤون المالية واالدارية‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل طلبات التغيير بحيث يتضمن جميع التعديالت واإلضافات النهائية نتيجة لطلب التغيير‪ .‬حينئذ يتم االنتهاء من اإلجراء‬
‫فــي حــال كانــت هنــاك مالحظــات لــدى األطــراف المعنيــة علــى طلــب التغييــر‪ ،‬ترســل إدارة الشــؤون الماليــة واالداريــة إلكترونيـ ًا التعديــات المطلــوب إجراؤهــا علــى‬
‫طلــب التغييــر إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات‪ ،‬الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك و مديــر المبــادرة‬
‫بناء لمالحظات إدارة الشؤون المالية واالدارية تحت اشراف مدير فريق عمل المبادرات للتأكد من تطبيق التعديالت‬
‫يقوم مدير المبادرة بتعديل طلب التغيير ً‬
‫يعاد اعتماد طلب التغيير من جميع االطراف‬
‫بعد الموافقة على طلب التغيير‪ ،‬يقوم مدير المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات بتحديث أي مستند أو خطة تأثر بطلب التغيير‬
‫ومن األمثلة على التعديالت في طلب التغيير ما يلي‪:‬‬
‫تحديث خطة المشروع التنفيذية في حال وجود تغيير في نطاق وزمن وتكلفة المشروع وارساله إلى مدير المشاريع في مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬
‫تحديث سجل المخرجات وشهادة اإلنجاز في حال وجود تغيير في تكلفة المخرجات أو ميزانية المشروع‪.‬‬
‫تحديث مدير المبادرة لجميع المستندات‬
‫تحديث سجل المخرجات وشهادة اإلنجاز في حال وجود تغيير في نطاق المخرجات‪.‬‬
‫تنفيذ المخرجات حسب طلب التغيير الجديد والمضي في تنفيذ المشروع‪.‬‬
‫والخطط التي يؤثر طلب التغيير عليها‬
‫إرفاق أي تغييرات تؤثر على نطاق المخرجات أو ميزانية المشروع أو الجدول الزمني كملحق بعقد المشروع‪.‬‬
‫يقــوم مديــر المبــادرة و مديــر فريــق إدارة المبــادرات بـــتحديث ســجل طلبــات التغييــر بحيــث يتضمــن جميــع التحديثــات النهائيــة ســواء لطلبــات التغييــر المعتمــدة أو‬
‫المرفوضــة‪.‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪57‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق‬

‫الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق‬

‫الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫الجهة‬
‫المهمة‬

‫إعداد‪ /‬تحديث طلب التغيير من قبل مدير‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫المبادرة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫مناقشة طلب التغيير مع مالك المبادرة واجازته‬
‫مراجعة واجازة طلب التغيير والمستندات‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫الداعمة من قبل مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫مراجعة طلب التغيير والمستندات الداعمة من‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫قبل مكتب إدارة المشاريع‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اعتماد طلب التغيير من قبل الجهة المالكة‬
‫اعتماد طلب التغيير من قبل مكتب إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫المشاريع‬
‫مراجعة و اعتماد طلب التغيير والمستندات‬
‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫الداعمة من قبل إدارة الشؤون المالية واالدارية‬
‫تحديث مدير المبادرة لجميع المستندات‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫والخطط التي يؤثر طلب التغيير عليها‬

‫‪4. 44.44.4‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫نموذج طلب التغيير‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل طلبات التغيير‬ ‫‪.2‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪58‬‬
 ‫‪4.44.4‬إجراء إدارة المخاطر‬
‫ُتع ـرّف المخاطــر بأنهــا الخطــر الناتــج عــن إمكانيــة وقــوع حادثــة أو فعــل يؤثــر ســلب ًا علــى قدرتنــا علــى تحقيــق األهــداف التــي نرجوهــا مــن المشــروع وعلــى تنفيــذ اســتراتيجياتنا‪ .‬وهــذا مــا‬
‫يســتدعي إدارة المخاطــر فــي المشــروع مــن خــال اتبــاع عمليــة متكاملــة لتحديــد وإعــداد خطــط الطــوارئ للتخفيــف مــن تأثيــر المخاطــر علــى المشــروع؛ ويشــمل ذلــك تعظيــم نتائــج األحــداث‬
‫اإليجابيــة وتقليــل عواقــب األحــداث الســلبية إلــى أدنــى حــد مــن خــال تحديــد المخاطــر وقياســها ووضــع اســتراتيجيات االســتجابة للمخاطــر وتطويــر االســتجابة للمخاطــر ومراقبتهــا‪.‬‬

‫تهــدف إدارة المخاطــر إلــى اتبــاع طريقــة منظمــة لتحديــد وتخفيــف عوامــل الخطــر المحتملــة علــى المشــروع‪ ،‬والتــي ســيكون لهــا تأثيــر ملمــوس علــى تكلفــة المشــروع أو نطاقــه أو جودتــه‬
‫أو جدولــه الزمنــي‪ ،‬لئــا يتحــول الخطــر إلــى تحــدي ويؤثــر ســلب ًا علــى المشــروع‪.‬‬

‫‪4. 44.44.4‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪59‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫يمكن ألي فرد من أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين أو من فريق المشروع تحديد المخاطر في المشروع‪.‬‬
‫عند اكتشاف أي طرف لخطر ما‪ ،‬يجب إبالغ مدير المبادرة عنه إلكتروني ًا من خالل تعبئة نموذج تحديد خطر جديد‬
‫يقــوم مديــر المبــادرة بمراجعــة المخاطــر التــي تــم تحديدهــا مــن أصحــاب المصلحة‪/‬المعنييــن أو مــن فريــق المشــروع والموافقــة عليهــا أو رفضهــا بمــا يرتئيــه‬
‫مناســبا‬
‫يقوم مدير المبادرة بتدوين كل المخاطر الموافق عليها في سجل المخاطر‬
‫يجب على مدير المبادرة تحديد وصف الخطر‪ ،‬اسم الشخص الذي حدد الخطر وتاريخ استحقاق الخطر في سجل المخاطر‬
‫تحديد مخاطر جديدة وتدوينها في سجل‬
‫يجب على مدير المبادرة أن يعبّئ المعلومات التالية المتعلقة بالخطر‪:‬‬
‫•األولوية‬
‫المخاطر من قبل مدير المبادرة‬
‫•النوع‬
‫•المصدر‬
‫•الشدة (االحتمال × التأثير)‬
‫•الشرح‬
‫يقوم مدير المبادرة بتعيين مسؤول أو أفراد مناسبين من فريق المشروع لحل كل خطر‬

‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مدير‬

‫يتشاور مدير المبادرة مع أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين بالخطر المحدد لتحديد خطة االستجابة المناسبة للخطر‬
‫المبادرة‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مديــر المبــادرة بإيجــاد خطــة اســتجابة مناســبة أو فــي حــال احتيــاج خطــة االســتجابة لصالحيــات أعلــى‪ ،‬يقــوم مديــر المبــادرة بتصعيــد‬ ‫تصعيد المخاطر من قبل مدير المبادرة إلى مالك‬
‫المخاطــر إلــى مالــك المبــادرة‬ ‫المبادرة‬
‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مالك‬
‫يناقش مدير المبادرة مع مالك المبادرة الخطر المحدد ويحدد االستجابة المناسبة للخطر‬
‫المبادرة‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مالــك المبــادرة إليجــاد خطــة اســتجابة مناســبة أو فــي حــال احتيــاج خطــة االســتجابة لصالحيــات أعلــى‪ ،‬يقــوم مديــر المبــادرة بتصعيــد‬
‫تصعيد المخاطر من قبل مدير المبادرة إلى مدير‬
‫المخاطــر إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات مــع اشــعار مالــك المبــادرة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتوضيح اإلجراءات التي تم اتخاذها بين مدير المبادرة ومالك المبادرة المبادرات لمعالجة الخطر‬
‫فريق إدارة المبادرات‬

‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مدير‬

‫يناقش مدير المبادرة مع مدير فريق إدارة المبادرات الخطر المحدد ويحدد االستجابة المناسبة للخطر بالتعاون مع مالك المبادرة‬
‫فريق إدارة المبادرات‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مديــر فريــق إدارة المبــادرات إليجــاد خطــة اســتجابة مناســبة أو فــي حــال احتيــاج خطــة االســتجابة لصالحيــات أعلــى‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة‬
‫تصعيد المخاطر من قبل مدير فريق إدارة‬
‫المبــادرات بتصعيــد المخاطــر إلــى مكتــب إدارة المشــاريع مــع اشــعار مالــك المبــادرة‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بتوضيح اإلجراءات التي تم اتخاذها بين مدير المبادرة ومالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات لمعالجة الخطر‬
‫المبادرات إلى مكتب إدارة المشاريع‬

‫يناقــش مديــر مشــروع مكتــب إدارة المشــاريع مــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات الخطــر المحــدد ويحــدد االســتجابة المناســبة للخطــر بالتعــاون مــع مديــر المحفظــة‪،‬‬
‫ومديــر إدارة مكتــب المشــاريع‪ ،‬وادارات اخــرى فــي مكتــب تحقيــق الرؤيــة عنــد الحاجــة‬ ‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مكتب‬
‫يقــوم مديــر مشــروع مكتــب إدارة المشــاريع بإبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات بخطــة االســتجابة المقترحــة مــن مكتــب إدارة المشــاريع‪ .‬و الــذي بــدوره يقــوم‬ ‫إدارة المشاريع‬
‫بإبــاغ مديــر المبــادرة و مالــك المبــادرة‬

‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل المخاطر بخطة االستجابة المقترحة‬ ‫تحديث سجل المخاطر بخطة االستجابة من قبل‬
‫كما يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل المخاطر بخطة االستجابة المناسبة التي تم تحديدها‬ ‫مدير المبادرة‬
‫متابعة مدير المبادرة تطبيق خطة االستجابة‬
‫يتابع مدير المبادرة تطبيق خطة االستجابة المحددة حتى اإلغالق مع األشخاص المسؤولين عن تطبيق خطة االستجابة‬
‫والتأكد من إغالق المخاطر‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪60‬‬
 ‫في حال تم تحقيق المخاطر‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بإغالق الخطر في سجل المخاطر ورفعها في سجل التحديات‬
‫حينئذ‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بالقيام بإجراء إدارة التحديات‬ ‫إجراء إدارة التحديات‬
‫ُيرجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة التحديات (‪ )Pdel4.2‬لتفاصيل العملية‬

‫في حال تطبيق خطة االستجابة وإغالق الخطر‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بإغالق الخطر في سجل المخاطر‬ ‫إغالق المخاطر وتحديث سجل المخاطر‬

‫‪4. 44.44.4‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية‬
‫واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في‬

‫مكتب تحقيق‬
‫الرؤية‬

‫المشرف العام‬
‫على مكتب‬
‫تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المحفظة‬
‫في مكتب إدارة‬
‫المشاريع‬

‫مدير المشروع‬
‫في مكتب إدارة‬
‫المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة‬

‫المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫تحديد مخاطر جديدة وتدوينها في سجل‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫المخاطر من قبل مدير المبادرة‬
‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫المبادرة‬
‫تصعيد المخاطر من قبل مدير المبادرة إلى مالك‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرة‬
‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مالك‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬
‫المبادرة‬
‫تصعيد المخاطر من قبل مدير المبادرة إلى مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬
‫فريق إدارة المبادرات‬
‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫فريق إدارة المبادرات‬
‫تصعيد المخاطر من قبل مدير فريق إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرات إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫تحديد خطة االستجابة للمخاطر من قبل مكتب‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫إدارة المشاريع‬
‫تحديث سجل المخاطر بخطة االستجابة من قبل‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬
‫مدير المبادرة‬
‫متابعة مدير المبادرة تطبيق خطة االستجابة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫والتأكد من إغالق المخاطر‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إغالق المخاطر وتحديث سجل المخاطر‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪61‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫سجل المخاطر‬ ‫‪.1‬‬

‫ُيرجــى مراجعــة الملحــق المنهجيــة المشــتركة لتصنيــف المخاطــر‪ .‬لالطــاع علــى مزيــد مــن التفاصيــل المتعلقــة باحتمالية‪/‬إمكانيــة حــدوث المخاطــر تأثيــر المخاطــر‪ ،‬درجــة التعـرّض (االنكشــاف)‬
‫لهــا‪ ،‬مصفوفــة عالمــات حــدّ ة المخاطــر‪ ،‬أنــواع المخاطــر‪ ،‬وتصنيــف حالــة المخاطــر‪.‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪62‬‬
 ‫‪4.44.4‬إجراء إدارة التحديات‬
‫يوثــق هــذا القســم العمليــة والنمــاذج واألدوات التــي يســتخدمها أي مشــروع ضمــن مكتــب إدارة المشــاريع فــي الجهــات الخارجيــة لتحديــد التحديــات وتقييمهــا وحلهــا وإدارتهــا طــوال فتــرة‬
‫تنفيذ المشــروع‪.‬‬

‫ُتعرّف التحديات بأنها مشكلة أو عائق تؤثر على تقدم المشروع وتحقيق اهدافه ويلزم ايجاد حلول مناسبة لها في الوقت المحدد‬

‫تهــدف عمليــة معالجــة التحديــات إلــى تحديــد التحديــات فــي الوقــت المناســب وتكليــف شــخص مناســب بمســؤولية اســتقصاء التحديــات وإيجــاد حلــول لهــا‪ ،‬ومراقبــة ورصــد حالــة التحــدي‬
‫للتأكــد مــن إيجــاد حــل لــه فــي أقــرب وقــت ممكــن‪.‬‬

‫‪4. 44.44.4‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪63‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬

‫يمكن ألي فرد من أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين أو من فريق المشروع تحديد تحديات في المشروع‪.‬‬
‫عند اكتشاف أي طرف لتحدي ما‪ ،‬يجب إبالغ مدير المبادرة عنه إلكتروني ًا من خالل تعبئة نموذج تحديد تحدي جديد‬
‫يقوم مدير المبادرة بمراجعة التحديات التي تم تحديدها والموافقة عليها أو رفضها بما يرتئيه مناسبا‬
‫يقوم مدير المبادرة بتدوين كل التحديات الموافق عليها في سجل التحديات‬
‫يجب على مدير المبادرة تحديد وصف التحدي‪ ،‬اسم الشخص الذي حدد التحدي وتاريخ استحقاق التحدي في سجل التحديات‬
‫يجب على مدير المبادرة أن يعبّئ المعلومات التالية المتعلقة بالتحدي‪:‬‬ ‫تحديد تحديات جديدة وتدوينها في سجل‬
‫•األولوية‬ ‫التحديات من قبل مدير المبادرة‬
‫•النوع‬
‫•المصدر‬
‫•الشدة‬
‫•الشرح‬
‫يقوم مدير المبادرة بتعيين مسؤول أو أفراد مناسبين من فريق المشروع لحل كل تحدي‬

‫يتشاور مدير المبادرة مع أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين بالتحدي المحدد لتحديد الحلول المناسبة للتحدي‬ ‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مدير المبادرة‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مديــر المبــادرة إليجــاد الحلــول المناســبة للتحــدي أو فــي حالــة احتيــاج الحلــول لصالحيــات أعلــى‪ ،‬يقــوم مديــر المبــادرة بتصعيــد التحديــات‬ ‫تصعيد التحديات من قبل مدير المبادرة إلى‬
‫إلــى مالــك المبــادرة‬ ‫مالك المبادرة‬
‫يناقش مدير المبادرة مع مالك المبادرة التحدي المحدد ويحدد الحلول المناسبة للتحدي‬ ‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مالك المبادرة‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مالــك المبــادرة بإيجــاد الحلــول المناســبة للتحــدي أو فــي حالــة احتيــاج الحلــول لصالحيــات أعلــى أو فــي حالــة تجــاوز مــدة الحــل المحــددة‬
‫تصعيد للتحديات من قبل مدير المبادرة إلى‬
‫فــي الحوكمــة‪ ،‬يقــوم مديــر المبــادرة بتصعيــد المخاطــر إلــى مديــر فريــق إدارة المبــادرات مــع اشــعار مالــك المبــادرة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتوضيح اإلجراءات التي تم اتخاذها بين مدير المبادرة ومالك المبادرة لمعالجة التحدي‬
‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مدير فريق إدارة‬

‫يناقش مدير فريق إدارة المبادرات مع مدير المبادرة التحدي المحدد ويحدد الحلول المناسبة للخطر بالتعاون مع مالك المبادرة‬
‫المبادرات‬
‫فــي حالــة عــدم مقــدرة مديــر فريــق إدارة المبــادرات بإيجــاد الحلــول المناســبة للتحــدي أو فــي حالــة احتيــاج الحلــول لصالحيــات أعلــى أو فــي حالــة تجــاوز مــدة الحــل‬
‫تصعيد للتحديات من قبل مدير فريق إدارة‬
‫المحــددة فــي الحوكمــة‪ ،‬يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بتصعيــد التحديــات إلــى مكتــب إدارة المشــاريع مــع اشــعار مالــك المبــادرة‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بتوضيح اإلجراءات التي تم اتخاذها بين مدير المبادرة ومالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات لمعالجة التحدي‬
‫المبادرات إلى مكتب إدارة المشاريع‬

‫يناقــش مديــر مشــروع مكتــب إدارة المشــاريع مــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات التحــدي المحــدد ويحــدد الحلــول المناســبة للخطــر بالتعــاون مــع مديــر المحفظــة‪،‬‬
‫ومديــر إدارة مكتــب المشــاريع‪ ،‬وادارات اخــرى فــي مكتــب تحقيــق الرؤيــة عنــد الحاجــة‬
‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مكتب إدارة‬
‫يقــوم مديــر مشــروع مكتــب إدارة المشــاريع بإبــاغ مديــر فريــق إدارة المبــادرات بخطــة االســتجابة المقترحــة مــن مكتــب إدارة المشــاريع‪ .‬و الــذي بــدوره يقــوم‬
‫بإبــاغ مديــر المبــادرة و مالــك المبــادرة‬
‫المشاريع‬
‫يصعد مكتب إدارة المشاريع التحديات عند الحاجة حسب ما تم تعريفه في الحوكمة‬

‫يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل التحديات بالحلول المقترحة‬ ‫تحديث سجل التحديات بالحلول من قبل مدير‬
‫كما يقوم مدير المبادرة بتحديث سجل التحديات بالحلول المناسبة التي تم تحديدها‬ ‫المبادرة‬
‫متابعة مدير المبادرة تطبيق الحلول والتأكد من‬
‫يتابع مدير المبادرة تطبيق الحلول المحددة حتى اإلغالق مع األشخاص المسؤولين عن تطبيقهـا‬
‫إغالق التحديات‬
‫في حال تطبيق الحلول وإغالق التحدي‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بإغالق التحدي في سجل التحديات‬ ‫إغالق التحديات وتحديث سجل التحديات‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪64‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المحفظة في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫تحديد تحديات جديدة وتدوينها في سجل‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫التحديات من قبل مدير المبادرة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مدير المبادرة‬
‫تصعيد التحديات من قبل مدير المبادرة إلى‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬
‫مالك المبادرة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مالك المبادرة‬
‫تصعيد للتحديات من قبل مدير المبادرة إلى‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬
‫مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مدير فريق إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرات‬
‫تصعيد للتحديات من قبل مدير فريق إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرات إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫تحديد الحلول للتحديات من قبل مكتب إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫المشاريع‬
‫تحديث سجل التحديات بالحلول من قبل مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬
‫المبادرة‬
‫متابعة مدير المبادرة تطبيق الحلول والتأكد من‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫إغالق التحديات‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إغالق التحديات وتحديث سجل التحديات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪65‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫سجل التحديات‬ ‫‪.1‬‬

‫لالطالع على تفاصيل إضافية حول طريقة ترتيب أولوية التحديات وتصنيفها‪ ،‬انظر إلى القسم الموجود في الملحق بعنوان المنهجية المشتركة لتصنيف التحديات‪.‬‬

‫‪4. 44.44.4‬آلية التصعيد‬

‫المهام والمسؤوليات‬ ‫الجهة‬ ‫مستوى التصعيد‬

‫يتم تحديد الية التصعيد و مدة الحل المتاحة حسب حوكمة الجهة‬ ‫الجهة المالكة‬ ‫مستوى التصعيد ‪0‬‬
‫المعوقــات والتحديــات التــي لــم يتــم حلهــا إلــى مديــر الجهــة دون تأخــر فــي ذلــك‪ ،‬وبمــا ال يتجــاوز‬
‫ّ‬ ‫يقــوم مديــر فريــق إدارة المبــادرات بتصعيــد‬ ‫الجهة المالكة ‪-‬‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا‪.‬‬
‫ّ‬ ‫مــدة الحــل المتاحــة (‪ 5‬ايــام)‪ ،‬مــع توثيــق اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬
‫مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مستوى التصعيد ‪1‬‬
‫المصعــدة إلــى مديــر الجهــة ودون تأخــر فــي ذلــك‪ ،‬وبمــا‬
‫ّ‬ ‫والمعوقــات‬
‫ّ‬ ‫يتــم التصعيــد إلــى مكتــب تحقيــق الرؤيــة فــي حــال لــم يتــم حــل التحديــات‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا‪.‬‬
‫ّ‬ ‫ال يتجــاوز مــدة الحــل المتاحــة‪ ،‬مــع توثيــق اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬
‫المعوقــات والتحديــات إلــى معالــي الوزيــر فــي حــال لــم يتــم ّ‬
‫حلهــا دون تأخــر فــي ذلــك‪ ،‬وبمــا ال يتجــاوز مــدة الحــل المتاحــة (‪ 4‬ايــام)‪،‬‬ ‫ّ‬ ‫تصعيــد‬ ‫مكتب تحقيق الرؤية‬
‫مستوى التصعيد ‪2‬‬
‫المعوقــات والتحديــات قبــل تصعيدهــا‪.‬‬
‫ّ‬ ‫مــع توثيــق اإلجــراءات المتخــذة لمحاولــة حــل‬
‫اتخاذ القرارات واعتماد الحلول على المقترحات المرفوعة من قبل مكتب تحقيق الرؤية‪.‬‬ ‫وزير التعليم‬
‫مستوى التصعيد ‪3‬‬
‫المعوقات والتحديات إلى الجهات الداعمة عند اللزوم‪.‬‬
‫ّ‬ ‫تصعيد‬

‫‪4.44.4‬إجراء إعداد تقرير حالة المبادرة‬

‫‪4. 44.44.4‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪66‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫يقوم مدير المبادرة بجمع المعلومات المطلوبة عن التقدم المحرز في تنفيذ المشروع من خالل الخطة التنفيذية المحدثة ومراجعة‬
‫جمع وتحليل معلومات عن أداء المبادرة‬
‫جميع السجالت ذات الصلة بما في ذلك سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‪ ،‬وسجل المخاطر‪ ،‬وسجل التحديات وسجل طلبات التغيير‬
‫يقوم مدير المبادرة بإعداد تقرير حالة المبادرة بشكل دوري استنادا إلى المدة الزمنية المحددة في الحوكمة‬
‫يتضمن تقرير حالة المبادرة ملخص عن اإلنجازات الرئيسية للمبادرة ومشاريعها خالل فترة التقرير‪ ،‬االعمال والمخرجات المخطط إنجازها‬ ‫إعداد تقرير حالة المبادرة من قبل مدير المبادرة‬
‫في االسابيع التي تلي التقرير‪ ،‬كما يتضمن أي مخاطر وتحديات اساسية تواجه المبادرة‬
‫يرسل مدير المبادرة تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية المحدثة إلى مدير فريق إدارة المبادرات ‪ ،‬ومالك المبادرة‪ ،‬ومن يراه مناسبا‬ ‫ارسال تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية‬
‫من أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين حسب ما ورد في خطة التواصل إلبالغهم بمستجدات حالة المشروع والحصول على الدعم الالزم‬ ‫المحدثة إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫يقوم مدير المبادرة بالدعوة إلى اجتماع مع مدير فريق إدارة المبادرات لمناقشة تقرير حالة المبادرة ومشاريعها‪ ،‬اتخاذ القرارات‬
‫عقد اجتماع ومناقشة حالة المبادرة بين مدير‬
‫الالزمة‪ ،‬وتحديد اعمال مناطة لمتابعتها‬
‫المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫يتم مناقشة الحالة مع مدير المشروع عند الحاجة‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية المحدثة إلى مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‪ ،‬ومن‬ ‫ارسال تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية‬
‫يراه مناسبا من أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين حسب ما ورد في خطة التواصل إلبالغهم بمستجدات حالة المبادرة والحصول على الدعم‬ ‫المحدثة إلى مكتب إدارة المشاريع وأصحاب‬
‫الالزم‬ ‫المصلحة ‪ /‬المعنيين‬

‫‪4. 44.44.4‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫إدارة‬ ‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬ ‫المهمة‬

‫الشؤون‬
‫وحدات أخرى في‬
‫مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام‬
‫على مكتب تحقيق‬
‫الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المحفظة‬
‫في مكتب إدارة‬
‫المشاريع‬

‫مدير المشروع‬
‫في مكتب إدارة‬
‫المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة‬

‫المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المالية‬
‫واالدارية‬
‫في الجهة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫جمع وتحليل معلومات عن أداء المبادرة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إعداد تقرير حالة المبادرة من قبل مدير المبادرة‬
‫ارسال تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬
‫المحدثة إلى مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫عقد اجتماع ومناقشة حالة المبادرة بين مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫ارسال تقرير حالة المبادرة والخطة التنفيذية‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫المحدثة إلى مكتب إدارة المشاريع وأصحاب‬
‫المصلحة ‪ /‬المعنيين‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪67‬‬
 ‫‪4. 44.44.4‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫تقرير حالة المبادرة‬ ‫‪.1‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪68‬‬
 ‫‪5.5‬إجراءات اإلغالق‬
‫‪5.55.5‬إجراء إغالق المشروع‬
‫تهدف هذه العملية إلى القيام باألنشطة الالزمة إلغالق المشروع بنجاح‪.‬‬

‫‪5. 55.55.5‬مسار العملية‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪69‬‬
 ‫‪5. 55.55.5‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫يقوم مدير المبادرة بـاستكمال اإلجراءات الالزمة إلغالق المشروع والتي تتضمن‪:‬‬
‫التأكد من اتمام جميع المهام حسب الخطة التنفيذية وتحديث نسبة اإلنجاز في الخطة التنفيذية إلى ‪100%‬‬
‫التأكد من إعداد واعتماد كل شهادات اإلنجاز المتعلقة بمخرجات المشروع‬
‫التأكد من حفظ جميع مستندات المشروع في االرشيف‬ ‫استكمال مدير المبادرة إجراءات إغالق‬
‫التأكد من إغالق جميع المخاطر والتحديات‬ ‫المشروع‬
‫التأكد من تحديث كل السجالت حيث ال يوجد أي مسائل عالقة‬
‫استكمال أي امور إدارية) عند الحاجة) إلغالق المشروع‬
‫التأكد من إغالق العقود مع الجهات المنفذة ‪ ...‬الخ‬
‫يؤكــد مديــر المبــادرة و مالــك المبــادرة بالتعــاون مــع مديــر فريــق إدارة المبــادرات انتقــال المبــادرة مــن مرحلــة تنفيــذ المشــروع إلــى مرحلــة التشــغيل مــن خــال‬ ‫تأكيد مدير المبادرة انتقال المشروع من مرحلة‬
‫إعــداد تقريــر اســتالم وتســليم بينــه وبيــن الجهــات التــي ســوف تقــوم بالتشــغيل عنــد انتهــاء المشــروع‬
‫المشروع إلى المرحلة التشغيلية‬
‫يقوم مدير المبادرة بأعداد تقرير إغالق المشروع الذي يتضمن‪:‬‬
‫ملخص عن المشروع وكيفية تنفيذه‬ ‫إعداد تقرير إغالق المشروع من قبل مدير‬
‫األهداف التي تم تحقيقها في المشروع‬ ‫المبادرة‬
‫الدروس المستفادة‬
‫يناقش مدير المبادرة تقرير إغالق المشروع مع مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬ ‫مناقشة مدير المشروع لتقرير إغالق المشروع‬
‫يقوم مدير المبادرة باي تعديالت الزمة استنادا إلى مالحظات مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫مع مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫في حالة عدم وجود تعليقات إضافية‪ ،‬يجيز مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات تقرير إغالق المشروع الكترونيا‬
‫واجازته‬
‫عقــد اجتمــاع إغــاق المشــروع بيــن مديــر المبــادرة‪،‬و مالــك المبــادرة و مديــر فريــق إدارة المبــادرات ومكتــب إدارة المشــاريع؛ ويجــب أن يشــمل هــذا االجتمــاع‬
‫المواضيــع التاليــة‪:‬‬
‫مراجعة الدروس المستفادة من المشروع وتوثيق أية دروس مستفادة اضافية‪.‬‬ ‫عقد اجتماع بين مدير المبادرة‪ ,‬مدير فريق‬
‫التأكد من إنجاز كل المخرجات حسب العقد‪.‬‬
‫إدارة المبادرات و مالك المبادرة ومكتب إدارة‬
‫التأكد من اعتماد كل شهادات إنجاز مخرجات المشروع‬
‫ّ‬
‫معلقة‪.‬‬ ‫التأكد من عدم وجود أية تحديات أو مخرجات‬ ‫المشاريع لمناقشة إغالق المشروع‬
‫التأكد من انتقال المشروع بشكل صحيح من مرحلة المشروع إلى المرحلة التشغيلية‪.‬‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات تقرير إغالق المشروع عقب االجتماع إلى مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬
‫يقــوم مديــر المشــروع بمراجعــة تقريــر إغــاق المشــروع بالتعــاون مــع مديــر المحفظــة ومديــر مكتــب إدارة االســتراتيجية لتأكيــد تحقيــق أهــداف المشــروع‬
‫االســتراتيجية ومؤشــرات األداء‬
‫مراجعة تقرير إغالق المشروع من قبل مكتب‬
‫يقوم مدير المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات باي تعديالت الزمة على تقرير إغالق المبادرة استنادا إلى مالحظات مدير المشروع ويعيد ارساله‬
‫فــي حــال عــدم االنتهــاء مــن أي بنــد أو قــرار العمــل‪ ،‬يرفــض مديــر المشــروع فــي مكتــب إدارة المشــاريع إغــاق المشــروع‪ ،‬موضحـ ًا بنــود أو قــرارات العمــل العالقــة‬
‫إدارة المشاريع‬
‫التــي يجــب اســتكمالها قبــل إغــاق المشــروع‪.‬‬
‫يقوم مالك المبادرة ومدير المبادرة ومدير فريق إدارة المبادرات بـاعتماد تقرير إغالق المشروع من خالل التوقيع والتأشير على جميع صفحات التقرير‬ ‫اعتماد تقرير إغالق المشروع من قبل الجهة‬
‫يرسل مدير فريق إدارة المبادرات نسخة رقمية الكترونيا عن التقرير المعتمد إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫المالكة‬
‫فــي حــال التأكــد مــن تحقيــق أهــداف المشــروع ومؤشــرات أدائــه‪ ،‬يعتمــد مكتــب إدارة المشــاريع تقريــر إغــاق المشــروع مــن خــال توقيــع مديــر المشــروع‪ ،‬مديــر‬
‫اعتماد تقرير إغالق المشروع من قبل مكتب‬
‫المحفظــة ومكتــب إدارة االســتراتيجية والتأشــير علــى جميــع صفحــات التقريــر‬
‫يرسل مدير المشروع النسخة المعتمدة الكترونيا إلى مدير فريق إدارة المبادرات الذي بدوره يقوم بإبالغ مالك ومدير المبادرة‬
‫إدارة المشاريع وتأكيد إغالق المشروع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪70‬‬
 ‫‪5. 55.55.5‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية واالدارية‬

‫مدير المشروع في مكتب‬

‫مدير المحفظة في مكتب‬

‫مدير فريق إدارة المبادرات‬

‫وحدات أخرى في مكتب‬

‫المشرف العام على‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫إدارة المشاريع‬

‫إدارة المشاريع‬
‫في الجهة‬

‫مالك المبادرة‬
‫تحقيق الرؤية‬

‫مدير المبادرة‬
‫المشاريع‬
‫المهمة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫استكمال مدير المبادرة إجراءات إغالق المشروع‬
‫تأكيد مدير المبادرة انتقال المشروع من مرحلة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪-‬‬
‫المشروع إلى المرحلة التشغيلية‬
‫إعداد تقرير إغالق المشروع من قبل مدير‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬
‫المبادرة‬
‫مناقشة مدير المشروع لتقرير إغالق المشروع‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫مع مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫واجازته‬
‫عقد اجتماع بين مدير المبادرة‪ , ,‬مدير فريق‬
‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫إدارة المبادرات و مالك المبادرة ومكتب إدارة‬
‫المشاريع لمناقشة إغالق المشروع‬
‫مراجعة تقرير إغالق المشروع من قبل مكتب‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬
‫إدارة المشاريع‬
‫اعتماد تقرير إغالق المشروع من قبل الجهة‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬
‫المالكة‬
‫اعتماد تقرير إغالق المشروع من قبل مكتب‬
‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬
‫إدارة المشاريع وتأكيد إغالق المشروع‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪71‬‬
 ‫‪5. 55.55.5‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫تقرير إغالق المشروع‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل الدروس المستفادة‬ ‫‪.2‬‬

‫‪5.55.5‬إجراء إغالق المبادرة‬

‫تهدف هذه العملية إلى القيام باألنشطة الالزمة إلغالق المبادرة‪.‬‬

‫‪5. 55.55.5‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪72‬‬
 ‫‪5. 55.55.5‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫•يقوم مالك المبادرة بـاستكمال اإلجراءات الالزمة إلغالق المبادرة ‪,‬مستعينا ب مدير فريق إدارة المبادرات‪ ,‬والتي تتضمن‪:‬‬
‫•التأكد من اتمام جميع مشاريع المبادرة من خالل اعتماد كل تقارير إغالق المبادرة وعدم وجود مشاريع اضافية يجب تنفيذها‬
‫•التأكد من إعداد واعتماد كل شهادات اإلنجاز المتعلقة بمخرجات المشاريع في المبادرة‬
‫•التأكد من حفظ جميع مستندات المبادرة في االرشيف‬
‫استكمال مالك المبادرة إجراءات إغالق المبادرة‬
‫•التأكد من إغالق جميع المخاطر والتحديات‬
‫•التأكد من تحديث كل السجالت حيث ال يوجد أي مسائل عالقة‬
‫•استكمال أي امور إدارية) عند الحاجة) إلغالق المبادرة‬
‫•التأكد من إغالق العقود مع الجهات المنفذة ‪ ...‬الخ‬
‫•يقوم مالك المبادرة بإعداد تقرير إغالق المبادرة الذي يتضمن‪:‬‬
‫•ملخص عن المبادرة ومشاريعها وكيفية تنفيذه‬ ‫إعداد تقرير إغالق المشروع من قبل مالك‬
‫•األهداف التي تم تحقيقها في المبادرة‬ ‫المبادرة‬
‫•الدروس المستفادة‬
‫•عقد اجتماع إغالق المبادرة بين مالك المبادرة و مدير فريق إدارة المبادرات ومكتب إدارة المشاريع؛ ويجب أن يشمل هذا االجتماع المواضيع التالية‪:‬‬
‫•مراجعة الدروس المستفادة من المبادرة وتوثيق أية دروس مستفادة اضافية‪.‬‬ ‫عقد اجتماع بين مالك المبادرة و مدير فريق‬
‫•التأكد من إنجاز كل األهداف االستراتيجية للمبادرة‪.‬‬
‫إدارة المبادرات ومكتب إدارة المشاريع‬
‫•التأكد من اعتماد كل تقارير إغالق مشاريع المبادرة‬
‫ّ‬
‫معلقة‪.‬‬ ‫•التأكد من عدم وجود أية تحديات أو مسائل‬ ‫لمناقشة إغالق المبادرة‬
‫•يرسل مدير فريق إدارة المبادرات تقرير إغالق المبادرة عقب االجتماع إلى مدير المشروع في مكتب إدارة المشاريع‬
‫•يقــوم مديــر المشــروع بمراجعــة تقريــر إغــاق المبــادرة بالتعــاون مــع مديــر المحفظــة ومديــر مكتــب إدارة االســتراتيجية لتأكيــد تحقيــق أهــداف المشــروع‬
‫االســتراتيجية ومؤشــرات األداء‬
‫مراجعة تقرير إغالق المبادرة من قبل مكتب‬
‫•يقوم مالك المبادرة باي تعديالت الزمة على تقرير إغالق المبادرة استنادا إلى مالحظات مدير المشروع ويعيد ارساله‬
‫•فــي حــال وجــود اي امــور عالقــة‪ ،‬قــد يرفــض مكتــب إدارة المشــاريع إغــاق المبــادرة‪ ،‬موضحـ ًا بنــود أو قــرارات العمــل العالقــة التــي يجــب اســتكمالها قبــل‬
‫إدارة المشاريع‬
‫إغــاق المبــادرة‪.‬‬
‫•يقوم مالك المبادرة وأصحاب الصالحية في مدير فريق إدارة المبادرات بـاعتماد تقرير إغالق المبادرة من خالل التوقيع على التقرير‬
‫اعتماد تقرير إغالق المبادرة من الجهة المالكة‬
‫•يرسل مدير فريق إدارة المبادرات نسخة رقمية الكترونيا عن التقرير المعتمد إلى مكتب إدارة المشاريع‬
‫•فــي حــال التأكــد مــن تحقيــق أهــداف المبــادرة ومؤشــرات أدائهــا‪ ،‬يعتمــد مكتــب إدارة المشــاريع تقريــر إغــاق المبــادرة مــن خــال توقيــع مديــر المشــروع‪،‬‬
‫مديــر المحفظــة ومكتــب إدارة االســتراتيجية‬ ‫اعتماد تقرير إغالق المبادرة من قبل مكتب إدارة‬
‫•يرســل مديــر المشــروع نســخة رقميــة الكترونيــا مــن التقريــر المعتمــد إلــى مالــك المبــادرة و مديــر فريــق إدارة المبــادرات الــذي بــدوره يقــوم بإبــاغ مالــك‬ ‫المشاريع وتأكيد إغالق المبادرة‬
‫المبــادرة بـــاعتماد التقريــر الكترونيــا‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪73‬‬
 ‫‪5. 55.55.5‬مصفوفة توزيع المسؤوليات‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬ ‫الجهة المالكة‬

‫إدارة الشؤون المالية‬

‫واالدارية في الجهة‬

‫وحدات أخرى في‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬

‫المشرف العام على‬

‫مكتب تحقيق الرؤية‬

‫مدير مكتب إدارة‬

‫المشاريع‬

‫مدير المحفظة في‬

‫مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير المشروع في‬

‫مكتب إدارة المشاريع‬

‫مدير فريق إدارة‬

‫المبادرات‬

‫مالك المبادرة‬

‫مدير المبادرة‬

‫الجهات المنفذة‬
‫المهمة‬

‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫استكمال مالك المبادرة إجراءات إغالق المبادرة‬
‫إعداد تقرير إغالق المشروع من قبل مالك‬
‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬
‫المبادرة‬
‫عقد اجتماع بين مالك المبادرة و مدير فريق إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫المبادرات ومكتب إدارة المشاريع لمناقشة‬
‫إغالق المبادرة‬
‫مراجعة تقرير إغالق المبادرة من قبل مكتب‬
‫‪-‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬
‫إدارة المشاريع‬
‫‪-‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫اعتماد تقرير إغالق المبادرة من الجهة المالكة‬
‫اعتماد تقرير إغالق المبادرة من قبل مكتب إدارة‬
‫‪-‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬
‫المشاريع وتأكيد إغالق المبادرة‬

‫‪5. 55.55.5‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫تقرير إغالق المبادرة‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل الدروس المستفادة‬ ‫‪.2‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪74‬‬
 ‫‪6.6‬إجراءات داعمة إلدارة التنفيذ‬
‫‪6.66.6‬إجراء إدارة أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين والتواصل‬
‫تهــدف هــذه العمليــة إلــى تحديــد أصحــاب المصلحة‪/‬المعنييــن الذيــن يمكــن أن يؤثــروا علــى المشــروع أو يتأثــروا بــه‪ ،‬باإلضافــة إلــى وتحليــل توقعــات أصحــاب المصلحة‪/‬المعنييــن وتحقيقهــا‬
‫ـاء علــى ذلــك‪ ،‬يتــم خــال هــذه العمليــة تحديــد احتياجــات أصحــاب المصلحة‪/‬المعنييــن مــن ناحيــة التواصــل وقنــوات تبليغهــم بحالــة المشــروع مــن أجــل توفيــر‬
‫طيلــة دورة تنفيــذ المشــروع‪ .‬وبنـ ً‬
‫آليــة تضمــن اســتالم أصحــاب المصلحة‪/‬المعنييــن ألدق المعلومــات عــن المشــروع فــي الوقــت المناســب‪.‬‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫يتبع مدير المبادرة الخطوات التالية إلدارة أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين والتواصل بالمشروع‪:‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪75‬‬
 ‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديد جميع أصحاب المصلحة والمعنيين بالمشروع‬
‫تحديد أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين وتدوين‬
‫يدون مدير المبادرة معلومات أصحاب المصلحة (اسم‪ ،‬مسمى وظيفي‪ ،‬بريد الكتروني‪... ،‬الخ) في سجل أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين‬
‫معلوماتهم في سجل أصحاب المصلحة ‪/‬‬
‫والتواصل‬
‫المعنيين والتواصل‬
‫يقوم مدير المبادرة بأستشارة مدير فريق إدارة المبادرات خالل تحديد جميع أصحاب المصلحة والمعنيين بالمشروع‬
‫يجب على مدير المبادرة التواصل بجميع أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين ويتعرّف على متطلباتهم وتوقعاتهم وطريقة التواصل المفضلة‬
‫لكل منهم‪.‬‬
‫بعد تقييمه للمعلومات التي استلمها عن أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين وتقييمه ألهمية كل منهم‪ ،‬يجب على مدير المبادرة تحديث‬
‫سجل أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين بتدوين هذه المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة فيه على أن يتم هذا التحديث وفق‬ ‫تحليل أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين وتحديث‬
‫مصفوفة ترتيب أولويات أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين (انظر أدناه) باإلضافة إلى اآلتي‪:‬‬ ‫سجل أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين والتواصل‬
‫مستوى التأثير (النفوذ) على المشروع‬
‫مستوى التأثر بالمشروع‬
‫مستوى المشاركة في المشروع‬
‫يوم مدير المبادرة بـإعداد خطة إدارة التواصل من خالل تحديد األنشطة التي يجب القيام بها إلعداد معلومات عن المشروع وجمعها‬
‫وترتيبها وتوزيعها وتخزينها بالطريقة المناسبة وفي المواعيد المقررة وذلك لضمان التزام ومشاركة أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين‬
‫في المشروع‪ .‬وتتضمن خطة التواصل‪:‬‬
‫إعداد خطة إدارة التواصل مع أصحاب المصلحة ‪/‬‬
‫تخطيط الرسائل التي سيتم نقلها وتاريخ ارسال كل منها‪.‬‬
‫المعنيين‬
‫تحديد األهداف التي يجب تحقيقها عبر التواصل واالحتياجات التي يلبيها‪.‬‬
‫المستهدفة‬
‫َ‬ ‫اختيار وسائل التواصل األكثر مالءمة الحتياجات التواصل وللجهة‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإجازة خطة إدارة التواصل‬
‫يوم مدير المبادرة بـتنفيذ ما ورد في خطة إدارة التواصل خالل مرحلة التنفيذ من أجل تحقيق وتلبية احتياجات أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين‬ ‫تنفيذ خطة إدارة التواصل ومتابعة مشاركة‬
‫في المشروع في الوقت المناسب‪.‬‬ ‫أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين‬

‫‪6. 66.66.6‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫سجل أصحاب المصلحة‪/‬المعنيين‪/‬التواصل‬ ‫‪.1‬‬

‫نموذج خطة إدارة التواصل‬ ‫‪.2‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪76‬‬
 ‫‪6.66.6‬إجراء إدارة الجودة‬
‫ُتعــرّف الجــودة علــى أنهــا مســتوى التطابــق مــع المتطلبات‪/‬المواصفــات‪ .‬تشــمل إدارة جــودة المشــاريع جميــع العمليــات واألنشــطة المســتخدمة لضمــان امتثــال ً‬
‫كال مــن العمليــات‬
‫والمخرجــات مــع المعاييــر المحــددة الخاصــة بالحوكمــة والعمليــات والسياســات واإلجــراءات واألدوات والنمــاذج‪ .‬تتضمــن إدارة الجــودة تخطيــط الجــودة وتأكيــد الجــودة وضبــط الجــودة‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫يعطي الرسم التخطيطي التالي فكرة أولية عن عملية إدارة الجودة‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪77‬‬
 ‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫إدارة جودة المخرجات ‪ :‬يقوم مدير المبادرة بإعداد خطة تأكيد الجودة من أجل تحديد آلية ومعايير للقيام بمراجعات تدقيق جودة‬
‫المخرجات مستعينا ب مدير فريق إدارة المبادرات‬
‫إعداد خطة تأكيد الجودة‬
‫إدارة جودة المبادرات ‪ :‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإعداد خطة تأكيد الجودة من أجل تحديد آلية ومعايير للقيام بمراجعات تدقيق‬
‫جودة المبادرات والتزامهم بـاإلجراءات والحوكمة‬
‫إدارة جودة المخرجات ‪ :‬عند استالم مخرجات المشروع‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بمراجعة جودة المخرجات استنادا إلى اآللية والمعايير التي‬
‫تم تحديدها في خطة تأكيد الجودة مستعينا ب مدير فريق إدارة المبادرات عند الحاجة‬ ‫تقييم مخرجات المشروع ‪ /‬عمليات المبادرات‬
‫إدارة جودة المبادرات ‪ :‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بشكل دوري بمراجعة أداء المبادرات والمشاريع استنادا إلى اآللية والمعايير‬ ‫استنادا إلى خطة تأكيد الجودة‬
‫التي تم تحديدها في خطة تأكيد الجودة‬
‫إدارة جودة المخرجات ‪ :‬يقوم مدير المبادرة بإعداد تقرير تأكيد الجودة حيث يحدد مدى التزام المخرجات بمعايير الجودة التي تم‬
‫تحديدها في خطة تأكيد الجودة‬
‫يقترح مدير المبادرة اإلجراءات التصحيحية عند اللزوم لمعالجة أي اختالف في جودة المخرجات‬
‫يقوم مدير المبادرة بإبالغ أصحاب المصلحة المعنيين باإلجراءات التصحيحية الالزمة‬ ‫إعداد تقرير تأكيد جودة المخرجات وتحديد‬
‫إدارة جودة المبادرات ‪ :‬يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإعداد تقرير تأكيد الجودة حيث يحدد مدى التزام المشاريع والمبادرات بمعايير‬ ‫إجراءات تصحيحية‬
‫الجودة التي تم تحديدها في خطة تأكيد الجودة‬
‫يقترح مدير فريق إدارة المبادرات اإلجراءات التصحيحية عند اللزوم لمعالجة أي اختالف في جودة المشاريع والمبادرات‬
‫يقوم مدير فريق إدارة المبادرات بإبالغ أصحاب المصلحة المعنيين باإلجراءات التصحيحية الالزمة‬
‫إدارة جودة المخرجات ‪ :‬يراقب مدير المبادرة تنفيذ اإلجراءات التصحيحية المقترحة حتى اإلغالق‬
‫إذا تم تنفيذ واستكمال اإلجراءات التصحيحية بنجاح‪ ،‬بإمكان مدير المبادرة إغالقها وتحديث تقرير تدقيق الجودة‬
‫إذا لم يتم استكمال اإلجراءات التصحيحية وال يزال المخرج يفتقر لمعايير الجودة‪ ،‬يتم حينها تصعيد عدم االمتثال إلى تحدي‬
‫مراقبة تنفيذ اإلجراءات التصحيحية المقترحة‬
‫إدارة جودة المبادرات ‪ :‬يراقب مدير فريق إدارة المبادرات تنفيذ اإلجراءات التصحيحية المقترحة حتى اإلغالق‬
‫حتى اإلغالق‬
‫إذا تم تنفيذ واستكمال اإلجراءات التصحيحية بنجاح‪ ،‬بإمكان مدير فريق إدارة المبادرات إغالقها وتحديث تقرير تدقيق الجودة‬
‫إذا لم يتم استكمال اإلجراءات التصحيحية وال يزال المشروع‪/‬المبادرة يفتقر لمعايير الجودة‪ ،‬يتم حينها تصعيد عدم االمتثال إلى‬
‫تحدي‬

‫‪6. 66.66.6‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫تقرير تأكيد الجودة‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل متابعة تأكيد الجودة‬ ‫‪.2‬‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪78‬‬
 ‫‪6.66.6‬إجراء إدارة المشتريات‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫يعطي الرسم التخطيطي التالي فكرة أولية عن عملية إدارة العالقة‪/‬التعامل مع المورّدين‪.‬‬

‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫يقوم مدير المبادرة بتخطيط مشتريات المشروع حسب االنظمة المعتمدة في الجهة ‪:‬‬
‫ينسق مدير المبادرة نطاق المشتريات وتواريخ تسليم الموارد مع الجهات المنفذة و إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة‬ ‫تخطيط المشتريات حسب االنظمة المعتمدة‬
‫استنادا إلى التواريخ في خطة المشروع التنفيذية‬ ‫في الجهة‬
‫ينسق مدير المبادرة مع الجهات المنفذة و إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة عمليات التعاقد وطلبات الشراء عند الحاجة‬
‫يتابع مدير المبادرة تطبيق تخطيط إدارة المشتريات حسب االنظمة المعتمدة في الجهة ويتأكد من استالم الموارد الالزمة خالل‬
‫متابعة تطبيق خطة إدارة المشتريات حسب‬
‫مرحلة تنفيذ المشروع‬
‫االنظمة المعتمدة في الجهة‬
‫ينسق مدير المبادرة مع الجهات المنفذة و إدارة الشؤون المالية واالدارية في الجهة في حاالت التأخر أو التغيير‬
‫يتابع مدير المبادرة إجراءات إغالق المشتريات حسب االنظمة المعتمدة في الجهة‬ ‫إغالق إجراءات المشتريات حسب االنظمة‬
‫المعتمدة في الجهة‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪79‬‬
 ‫‪6.66.6‬إجراء إدارة الموارد البشرية‬
‫فعالة‪.‬‬
‫يتمثل أحد عوامل النجاح الرئيسية ألي مشروع في حُ سن اختيار الموظفين المناسبين‪ ،‬وتكليفهم بالمهمات التي تناسب مهاراتهم‪ ،‬واستغالل طاقاتهم بطريقة ّ‬

‫ســتكون خطــة إدارة المــوارد بمثابــة خطــة اإلدارة الفرعيــة لخطــة المشــروع التنفيذيــة‪ ،‬وتتضمــن احتياجــات المشــروع مــن المــوارد البشــرية‪ .‬ويشــمل ذلــك جميــع العمليــات الالزمــة لتخطيــط‬
‫فريــق المشــروع وتعيينــه وتطويــره وإدارتــه‪.‬‬

‫تحدد إدارة الموارد احتياجات المشروع الحالية من الموارد البشرية وذلك للتأكد من توفر الموارد الالزمة عند الحاجة‪.‬‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫ُيمثل مسار العملية أدناه عملية إدارة الموارد‬

‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫يوضح الجدول التالي األهداف األولية لمهام إدارة الموارد الواردة في مسار العملية أعاله‪:‬‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫تحديد المهام المناطة بكل فرد من فريق المشروع‬
‫تحديد الهيكل التنظيمي لفريق المشروع‬ ‫تخطيط الموارد البشرية‬
‫وضع خطة إدارة الموارد البشرية‬
‫الحصول على الموارد الالزمة لتنفيذ المشروع‬ ‫تعيين فريق العمل‬
‫تهدف هذه المهمة إلى تحسين مهارات أعضاء الفريق من أجل زيادة قدراتهم على استكمال أنشطة المشروع‪ ،‬إضافة إلى الحفاظ‬ ‫تطوير فريق العمل‬
‫على المعنويات اإليجابية للفريق ورفع إنتاجيتهم من خالل العمل الجماعي‬
‫وضع أهداف األداء الخاصة بالمشروع لكل فرد من فريق العمل‪.‬‬
‫متابعة أداء أعضاء فريق العمل مقارنة بأهداف األداء‪ ،‬وتقديم المالحظات على أداء أعضاء فريق العمل في الوقت المناسب‪،‬‬
‫إدارة فريق العمل‬
‫واستكمال تقييمات أداء المشروع‬
‫مراقبة ورصد أية نزاعات يمكن أن تنشأ بين أعضاء فريق العمل أو تحديات قد تواجه عملهم والعمل على حلها بأسرع وقت ممكن‬
‫وبكفاءة‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪80‬‬
 ‫‪6.66.6‬إجراء إدارة الدروس المستفادة‬
‫توضح هذه العملية اآللية المتبعة لتحديد وتوثيق الدروس المستفادة خالل جميع مراحل المشروع‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫يقوم مدير المبادرة مع أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين بتحديد الدروس المستفادة أثناء جميع مراحل تنفيذ المشروع‬ ‫تحديد دروس مستفادة متعلقة بالمشروع مع‬
‫أي من أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين‬
‫يقوم مدير المبادرة بـتوثيق جميع الدروس المستفادة من المشروع في سجالت الدروس المستفادة‬ ‫تدوين الدروس المستفادة في سجل الدروس‬
‫المستفادة‬
‫يقوم مدير المبادرة بمراجعة الدروس المستفادة وتحليلها‬
‫تحليل الدروس المستفادة وتحديد إجراءات‬
‫يقوم مدير المبادرة بتحديد اإلجراءات التصحيحية على ضوء نتائج تحليل الدروس المستفادة‬
‫تصحيحية عند الحاجة‬
‫يبلغ مدير المبادرة أصحاب المصلحة ‪ /‬المعنيين بأي إجراءات يجب اتخاذها‬
‫يقوم مدير المبادرة بجمع الدروس المستفادة لتدوينها في تقرير إغالق المشروع عند انشائه‬ ‫تجميع الدروس المستفادة واضافتها إلى‬
‫تقرير إغالق المشروع‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪81‬‬
 ‫‪6. 66.66.6‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫سجل الدروس المستفادة‬ ‫‪.1‬‬

‫‪6.66.6‬إجراء إدارة االجتماعات‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪82‬‬
 ‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫تحديد هدف االجتماع الذي يتم الترتيب النعقاده‬
‫تسمية الشخص الذي سيرأس االجتماع‬
‫سيدون محضر االجتماع‬
‫ّ‬ ‫تسمية الشخص الذي‬ ‫تحديد جدول أعمال االجتماع‬
‫وضع جدول أعمال االجتماع‬
‫تحديد المشاركين الذي سيحضرون االجتماع‬
‫يجب القيام بالتحضيرات التالية لالجتماع‪:‬‬
‫حجز قاعة االجتماع‬ ‫استكمال إجراءات حجز قاعة االجتماع وارسال‬
‫ارسال دعوات إلكترونية مرفقة بتفاصيل وجدول أعمال (أجندة) االجتماع‬ ‫الدعوات‬
‫استالم ردود المدعوين‬
‫في حال إلغاء االجتماع‪ ،‬يجب‪:‬‬
‫إلغاء قاعة االجتماعات التي حُ جزت سابق ًا‬ ‫إلغاء إجراءات حجز القاعة والدعوات السابقة‬
‫ارسال إشعار إلى المدعوين بإلغاء االجتماع‬
‫عقد االجتماع في التاريخ المقرر‬
‫عقد االجتماع وتحضير محضر االجتماع وتسجيل‬
‫كتابة محضر االجتماع وتثبيت الحضور‬
‫القرارات‬
‫تسجيل القرارات المتخذة واألعمال المناطة وفكرة موجزة عن وقائع االجتماع‬
‫توزيع محضر االجتماع على المشاركين‬
‫ارسال محضر االجتماع لجميع المدعوين وتحديث سجل‬
‫تحديث سجل األعمال المناطة (شرح األعمال‪ ،‬المسؤولين عنها‪ ،‬المواعيد النهائية إلنجازها)‬
‫األعمال المناطة وسجل القرارات‬
‫تحديث سجل القرارات (شرح القرارات‪ ،‬تاريخ اتخاذ القرارات‪ ،‬وأسماء المسؤولين الذين اتخذوها)‬
‫متابعة التقدم في إنجاز األعمال المناطة إلكتروني ًا مع األشخاص المسؤولين عنها‬

‫تحديث سجل األعمال المناطة بناء على التقدم في إنجازها‬ ‫متابعة وتحديث سجل األعمال المناطة‬

‫يُ رجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة األعمال المناطة (‪ )Pdel6.7‬لتفاصيل العملية‬

‫‪6. 66.66.6‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫نموذج محضر االجتماع‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل األعمال المناطة‬ ‫‪.2‬‬

‫سجل القرارات‬ ‫‪.3‬‬

‫نموذج جدول أعمال (أجندة) االجتماع‬ ‫‪.4‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪83‬‬
 ‫‪6.66.6‬إجراء إدارة األعمال المناطة‬

‫‪6. 66.66.6‬مسار العملية‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪84‬‬
 ‫‪6. 66.66.6‬شرح مهام العملية‬

‫الشرح‬ ‫المهمة‬
‫عند تحديد أي عمل مناط (نشاط) في االجتماع‪ ،‬يجب على مدير المبادرة تدوينه في محضر االجتماع‬

‫مراجعة العمل المناط واستكمال المعلومات الضرورية التالية عنه‪:‬‬

‫إسناد العمل إلى شخص مسؤول عنه‬

‫وضع تاريخ إنجازه‬ ‫تدوين األعمال المناطة المتفق عليها‬

‫تحديد اسم المشروع والمبادرة التي سيتبع إليها‬

‫التحقق من صحة أي عمل وإلغاء األعمال غير الصحيحة‬

‫إدخال األعمال المناطة الجديدة في سجل اإلعمال المناطة‬

‫العمل على استكمال العمل المناط حتى إغالقه بنجاح‪:‬‬

‫القيام بالمهمات الالزمة إلنجاز العمل‬

‫القيام باألعمال المناطة الالزمة ومراقبتها حتى‬
‫مناقشة التقدم والتحديات خالل االجتماعات المخصصة لمتابعة األعمال المناطة‬
‫إغالقها‬
‫تصعيد التحديات أو العوائق التي تواجه األعمال المناطة عند الضرورة‬

‫متابعة األعمال المناطة حتى إغالقها‬

‫في حال عدم إنجاز العمل المناط في تاريخه‪ ،‬يجب تقييم تأثير ذلك وتصعيده إلى خطر أو تحدي‪ .‬يجب تحديد تاريخ جديد إلنجاز العمل المناط‪.‬‬ ‫هل أصبح العمل المناط جاهز ًا لإلغالق‬
‫عند إنجاز العمل المناط‪ ،‬يجب وضع إشارة على أن حالة العمل ُمغلق‪.‬‬ ‫إغالق العمل المناط‬
‫في حالة وجود أي مخاطر تواجه المشروع من خالل العمل المناط‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بـاستكمال إجراء إدارة المخاطر‬

‫يُ رجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة المخاطر (‪ )Pdel4.1‬لتفاصيل العملية‬

‫إجراء إدارة المخاطر وإجراء إدارة التحديات‬
‫في حالة وجود أي تحديات تواجه المشروع من خالل العمل المناط‪ ،‬يقوم مدير المبادرة بـاستكمال إجراء إدارة التحديات‬

‫يُ رجى مراجعة القسم‪ :‬إجراء إدارة التحديات (‪ )Pdel4.2‬لتفاصيل العملية‬

‫‪6. 66.66.6‬النماذج المستخدمة في العملية‬

‫اسم النموذج‬ ‫‪#‬‬

‫نموذج محضر االجتماع‬ ‫‪.1‬‬

‫سجل األعمال المناطة‬ ‫‪.2‬‬

‫سجل القرارات‬ ‫‪.3‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪85‬‬
‫المالحق‬
 ‫الملحق ‪ :1‬األدوات والمنهجيات‬

‫خطة إدارة المخاطر‬

‫احتمالية‪/‬إمكانية المخاطر‬
‫إجراء نوعي ًا أو ذاتي ًا‪ ،‬إذ ال بد أن ينطوي على تحليل كمي أيض ًا‪ .‬يوضح الجدول التالي إطار احتمالية‪/‬إمكانية المخاطر‪:‬‬
‫ً‬ ‫ال يمكن إلدارة المخاطر أن تكون‬

‫التفاصيل‬ ‫الوصف‬ ‫الدرجة‬

‫خطر غير وارد حصوله على المدى البعيد‬ ‫منخفض‬ ‫‪1‬‬

‫احتمال ضئيل أن يحدث الخطر على المدى المتوسط‬ ‫منخفض‪ /‬متوسط‬ ‫‪3‬‬

‫من المرجح أن يحدث الخطر على المدى المتوسط‬ ‫متوسط‬ ‫‪5‬‬

‫من المرجح أن يحدث الخطر بنسبة أكبر على المدى المتوسط‬ ‫متوسط‪ /‬عالي‬ ‫‪7‬‬

‫من المرجح أن يحدث الخطر بنسبة أكبر على المدى القصير‬ ‫عالي‬ ‫‪10‬‬

‫تأثير المخاطر‬
‫يوضح الجدول التالي إطار التأثيرات‪:‬‬

‫التأثير على نطاق العمل‬ ‫التأثير على الوقت‬ ‫التأثير على التكلفة‬ ‫مستوى التأثير‬ ‫التقييم‬

‫ال تأثير‬ ‫ال تأثير‬ ‫ال تأثير‬ ‫منخفض‬ ‫‪1‬‬

‫تغيير بسيط على نطاق العمل بما ال يؤثر على نطاق‬
‫المخرجات‬
‫تغيير يؤثر على تسليم جزء من كمية المخرجات‬
‫حسب العقد‬
‫تغيير يؤثر على تسليم أي مخرج حسب العقد‬
‫عدم المقدرة على التسليم‪ ،‬تأثير على تحقيق‬
‫األهداف‬
‫تأخير بسيط على الجدول الزمني بما ال يؤثر على‬ ‫زيادة بسيطة في التكلفة بما ال تؤثر على القيمة‬
‫منخفض‪ /‬متوسط‬ ‫‪3‬‬
‫المدة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬ ‫اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫أي تأخير على المخرجات بما ال يؤثر على المدة‬ ‫زيادة في التكلفة بما ال يتجاوز ‪ 5%‬من القيمة‬
‫متوسط‬ ‫‪5‬‬
‫اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬ ‫اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫زيادة في التكلفة بما ال يتجاوز ‪ 10%‬من القيمة‬
‫أي تأخير يؤثر على المدة اإلجمالية للمشروع‬ ‫متوسط‪ /‬مرتفع‬ ‫‪7‬‬
‫اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫عدم المقدرة على التسليم‪ ،‬تأثير على تحقيق‬ ‫أي زيادة في التكلفة تتجاوز ‪ 10%‬من القيمة‬
‫مرتفع‬ ‫‪10‬‬
‫األهداف‬ ‫اإلجمالية للمشروع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪88‬‬
 ‫وضع درجات شدّة المخاطر‬
‫يمكن حساب درجة الشدّ ة لكل خطر باستخدام الصيغة التالية‪:‬‬

‫درجة شدّ ة المخاطر = اإلمكانية ‪ X‬التأثير‬

‫على سبيل المثال‪ ،‬تبلغ درجة الشدّ ة لكل خطر إمكانية حدوثها ‪ 4‬ودرجة تأثيرها ‪ 3‬هي ‪X 3 = 12 4‬‬

‫يمكن لدرجات شدّ ة المخاطر أن تتغير مع مرور الزمن‪:‬‬

‫فقد تزداد إذا ارتفع تأثيرها و‪/‬أو إمكانية حدوثها‬

‫وقد تتناقص إذا استطاعت خطة االستجابة للمخاطر تقليص تأثيرها و‪/‬أو إمكانية حدوثها‬

‫مصفوفة درجات شدّة الخطر‬

‫يمكن استخدام المصفوفة التالية لوضع خريطة للمخاطر حسب إمكانية حدوثها ومستوى تأثيرها‪:‬‬

‫االحتمالية‬ ‫التأثير‬

‫حرج (‪)100‬‬ ‫مرتفع (‪)70‬‬ ‫مرتفع (‪)50‬‬ ‫متوسط (‪)30‬‬ ‫منخفض (‪)10‬‬ ‫‪-10‬مرتفع‬

‫مرتفع (‪)70‬‬ ‫مرتفع (‪)49‬‬ ‫متوسط (‪)35‬‬ ‫متوسط (‪)21‬‬ ‫منخفض (‪)7‬‬ ‫‪-7‬متوسط‪/‬مرتفع‬

‫مرتفع (‪)50‬‬ ‫متوسط (‪)35‬‬ ‫متوسط (‪)25‬‬ ‫متوسط (‪)15‬‬ ‫منخفض (‪)5‬‬ ‫‪-5‬متوسط‬

‫متوسط (‪)35‬‬ ‫متوسط (‪)21‬‬ ‫متوسط (‪)15‬‬ ‫منخفض (‪)9‬‬ ‫منخفض (‪)3‬‬ ‫‪-3‬منخفض‪/‬متوسط‬

‫منخفض (‪)10‬‬ ‫منخفض (‪)7‬‬ ‫منخفض (‪)5‬‬ ‫منخفض (‪)3‬‬ ‫منخفض (‪)1‬‬ ‫‪-1‬منخفض‬

‫‪-10‬مرتفع‬ ‫‪-7‬متوسط‪/‬مرتفع‬ ‫‪-5‬متوسط‬ ‫‪-3‬منخفض‪/‬متوسط‬ ‫‪-1‬منخفض‬

‫الحدّ ة‬ ‫الدرجة‪w‬‬

‫منخفض‬ ‫‪10 – 1‬‬

‫متوسط‬ ‫‪35 – 11‬‬

‫مرتفع‬ ‫‪70 – 36‬‬

‫حرج‬ ‫‪100 - 71‬‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪89‬‬
 ‫أنواع المخاطر‬
‫يوضح الجدول التالي أنواع المخاطر المحددة في نموذج سجل المخاطر‪:‬‬

‫تعريف نوع الخطر‬ ‫نوع المخاطر‬

‫أي خطر ُمتعلق بعقود المشروع (ومثال ذلك االتفاقيات الموقعة مع المتعاقدين)‬ ‫متعلق بالعقد‬

‫ّ‬
‫تحكم وسيطرة المشروع (ومثال ذلك العوامل الثقافية‪ ،‬القانونية والتنظيمية)‪.‬‬ ‫أي خطر ُمتعلق بالعوامل البيئية المحيطة بالمشروع والتي هي خارج‬ ‫خارجي‬

‫أي خطر ُمتعلق بميزانية المشروع (ومثال ذلك زيادة أو نقص في ميزانية المشروع)‪.‬‬ ‫مالي‬

‫أي خطر ُمتعلق بجودة متطلبات المشروع‬ ‫متعلق بالجودة‬

‫أي خطر ُمتعلق بالمؤسسات أو الجهات المنظمة للمشروع (ومثال على ذلك عدم وجود إجراءات واضحة للمشروع)‬ ‫المؤسسة‪/‬الجهة‬

‫أي خطر ُمتعلق باألداء (ومثال ذلك وقت االستجابة‪ ،‬اختبارات قبول المستخدم)‪.‬‬ ‫متعلق باألداء‬

‫أي خطر ُمتعلق بإدارة المشروع (ومثال ذلك التواصل وتقارير الحالة)‪.‬‬ ‫إدارة المشروع‬

‫أي خطر ُمتعلق بموارد المشروع (ومثال ذلك أي زيادة أو نقص في موارد المشروع)‪.‬‬ ‫الموارد‬

‫أي خطر ُمتعلق بالمخطط الزمني للمشروع ومهام المشروع (ومثال ذلك أي زيادات أو نقص في مخطط المشروع الزمني)‪.‬‬ ‫متعلق بالخطة المشروع التنفيذية‬

‫أي خطر ُمتعلق بنطاق عمل المشروع (ومثال ذلك األجزاء قيد التنفيذ)‪.‬‬ ‫نطاق العمل‬

‫أي خطر ُمتعلق ببرمجيات أو معدات المشروع أو البنية التحتية التقنية الخاصة به‪.‬‬ ‫تقني‬

‫أي خطر ال يمكن تصنيفه وفق ًا ألي من التصنيفات أعاله‪.‬‬ ‫عام‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪90‬‬
 ‫تصنيف سجل المخاطر‬
‫ُيستخدم الجدول التالي إلدارة سجل المخاطر‪:‬‬

‫الوصف‬ ‫الزامية الحقل‬ ‫الحقل‬

‫يتم ادراج تلقائيا المخاطر الحرجة‪ ،‬المرتفعة والمتأخرة‬ ‫تلقائي‬ ‫هل تريد إدراجه في التقرير‬
‫رقم تسلسلي فريد من نوعه للسماح باإلشارة له بطريقة أسهل‬ ‫تلقائي‬ ‫الرقم التسلسلي (تعبأ تلقائيا)‬
‫رقم المبادرة (تعبأ تلقائيا من الرقم المعرف في الصفحة الرئيسية)‬ ‫تلقائي‬ ‫رقم المبادرة (تعبأ تلقائيا)‬
‫اختيار من الئحة حسب رقم المشروع المعرف في صفحة حالة المبادرة والمشاريع‬ ‫الزامي‬ ‫الخطر يؤثر على أي مشروع؟‬
‫تاريخ إضافة الخطر‪ ،‬ويدخل بشكل‬ ‫الزامي‬
‫تاريخ اإلضافة *‬
‫‪DD-MMM-YY‬‬
‫اسم الشخص الذي سجل ‪ /‬أنشأ الخطر‪.‬‬ ‫الزامي‬ ‫اإلضافة من قبل*‬
‫حالة الخطر‪ :‬جديد ‪-‬تم إنشاء الخطر ولكنه لم يبدأ‪ ،‬كل المخاطر يجب أن يتم اعتمادها من مدير المشروع‪.‬‬ ‫الزامي‬
‫جاري العمل عليه ‪ -‬سيبقى في هذه الحالة إلى أن تتم مراجعته‪.‬‬
‫مغلق تم حله ‪ -‬تم إغالق الخطر وتحديث جميع الحقول الالزمة‬ ‫الحالة *‬
‫مغلق تم تصعيده إلى تحدي ‪ -‬تم تصعيد الخطر إلى تحدي‬
‫ملغي ‪ -‬تم إلغاء الخطر وال يوجد أي حاجة التخاذ إجراءات‪.‬‬
‫تهديدات ‪-‬هي المخاطر التي تحدث في غير صالح المشروع وتؤثر عليه سلبيا‬ ‫اختياري‬
‫نوع الخطر *‬
‫فرص‪-‬هي المخاطر التي تعتبر فرص للمشروع موازنة بالمقابل الذي سينجم عنها‪.‬‬
‫متعلق بالعقد ‪-‬أي خطر ُمتعلق بعقود المشروع (ومثال ذلك االتفاقيات الموقعة مع المتعاقدين)‪ .‬خارجي ‪-‬أي خطر ُمتعلق‬ ‫اختياري‬
‫بالعوامل البيئية المحيطة بالمشروع والتي هي خارج تحكم وسيطرة المشروع (ومثال ذلك العوامل الثقافية‪ ،‬القانونية‬
‫والتنظيمية)‪ .‬مالي ‪-‬أي خطر ُمتعلق بميزانية المشروع (ومثال ذلك زيادة أو نقصان في ميزانية المشروع)‪ .‬متعلق بالجودة‬
‫‪-‬أي خطر ُمتعلق بجودة متطلبات المشروع‪ .‬المؤسسة‪/‬الجهة ‪ -‬أي خطر متعلق بالمؤسسات أو الجهات المنظمة للمشروع‬
‫(ومثال على ذلك عدم وجود إجراءات واضحة للمشروع) ‪.‬‬
‫متعلق باألداء ‪ -‬أي خطر ُمتعلق باألداء (ومثال ذلك وقت االستجابة‪ ،‬اختبارات قبول المستخدم)‪.‬‬
‫إدارة المشروع ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بإدارة المشروع (ومثال ذلك التواصل وتقارير الحالة)‪.‬‬ ‫تصنيف الخطر *‬
‫الموارد ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بموارد المشروع (ومثال ذلك أي زيادة أو نقصان في موارد المشروع)‪.‬‬
‫خطة العمل ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بالمخطط الزمني للمشروع ومهام المشروع (ومثال ذلك أي زيادات أو نقصان في مخطط‬
‫المشروع الزمني)‪.‬‬
‫نطاق العمل ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بنطاق عمل المشروع (ومثال ذلك األجزاء قيد التنفيذ)‪.‬‬
‫تقني ‪ -‬أي خطر ُمتعلق ببرمجيات أو معدات المشروع أو البنية التحتية التقنية الخاصة به‪.‬‬
‫عام ‪ -‬أي خطر ال يمكن تصنيفه وفق ًا ألي من التصنيفات أعاله‪.‬‬
‫اسم الشخص المسؤول عن معالجة الخطر‪.‬‬ ‫الزامي‬ ‫موكل إلى*‬
‫وصف تفصيلي للخطر‪.‬‬ ‫الزامي‬ ‫الوصف *‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪91‬‬
 ‫اختيار من الئحة‪:‬‬ ‫الزامي‬
‫‪- 1‬منخفض‬
‫‪- 3‬منخفض‪ /‬متوسط‬
‫احتمالية الحدوث *‬
‫‪- 5‬متوسط‬
‫‪- 7‬متوسط‪ /‬مرتفع‬
‫‪- 10‬مرتفع‬
‫اختيار من الئحة‪:‬‬ ‫الزامي‬
‫‪- 1‬ال تأثير‬
‫‪- 3‬تغيير بسيط على نطاق العمل بما ال يؤثر على نطاق المخرجات‬
‫التأثير على نطاق العمل*‬
‫‪- 5‬تغيير يؤثر على تسليم جزء من كمية المخرجات حسب العقد‬
‫‪- 7‬تغيير يؤثر على تسليم أي مخرج حسب العقد‬
‫‪- 10‬عدم المقدرة على التسليم‪ ،‬تأثير على تحقيق األهداف‬
‫اختيار من الئحة‪:‬‬ ‫الزامي‬
‫‪- 1‬ال تأثير‬
‫‪- 3‬تأخير بسيط على الجدول الزمني بما ال يؤثر على المدة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫التأثير على الوقت*‬
‫‪- 5‬أي تأخير على المخرجات بما ال يؤثر على المدة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫‪- 7‬أي تأخير يؤثر على المدة اإلجمالية للمشروع‬
‫‪- 10‬عدم المقدرة على التسليم‪ ،‬تأثير على تحقيق األهداف‬
‫اختيار من الئحة‪:‬‬ ‫الزامي‬
‫‪- 1‬ال تأثير‬
‫‪- 3‬زيادة بسيطة في التكلفة بما ال تؤثر على القيمة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫التأثير على التكلفة*‬
‫‪- 5‬زيادة في التكلفة بما ال يتجاوز ‪ 5%‬من القيمة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫‪- 7‬زيادة في التكلفة بما ال يتجاوز ‪ 10%‬من القيمة اإلجمالية للمشروع حسب العقد‬
‫‪- 10‬أي زيادة في التكلفة تتجاوز ‪ 10%‬من القيمة اإلجمالية للمشروع‬
‫تحتسب بضرب اعلى تأثير بـاحتمالية الحدوث‬ ‫تلقائي‬ ‫الشدة‬
‫بناء على الشدة حيث‪ :‬حرج ‪-‬الخطر يؤثر سلب ًا على أهداف المشروع ومخرجاته الكلية في حال حدث‪ ،‬ويجب‬
‫تحتسب تلقائيا ً‬ ‫تلقائي‬
‫معالجته على الفور‪.‬‬
‫مرتفع ‪-‬الخطر يؤثر بشكل سلبي على المشروع إذا تحقق (زيادة في التكاليف‪ ،‬تأخر في إنجاز المخرجات)‪ ،‬يجب معالجة الخطر‬
‫في أقرب وقت مكن‪.‬‬ ‫األولوية‬
‫متوسط ‪-‬الخطر يؤثر سلب ًا على المشروع أو جزء منه إذا تحقق‪ ،‬يجب معالجة الخطر باستخدام عملية إدارة المخاطر بشكل‬
‫منتظم‪.‬‬
‫منخفض ‪-‬الخطر يؤثر سلب ًا ولكن بشكل قليل إذا تحقق‪ ،‬تعتمد استراتيجية االستجابة على درجة الخطر‪.‬‬
‫ادخال نعم أو ال حسب التأثير على المحفظة‬ ‫اختياري‬ ‫التأثير على المحفظة *‬
‫(تعبأ من قبل مدير المحفظة)‬
‫اختيار من الئحة اسم المخرج الذي قد يتأثر حسب األسماء المعرفة في سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬ ‫الزامي‬ ‫اسم المخرج الذي قد يتأثر *‬
‫اختيار من الئحة مرحلة المشروع عند تحديد الخطر‪ :‬التعاقد وتحضير المشروع‬ ‫اختياري‬
‫تخطيط المشروع‬
‫مرحلة المشروع عند تحديد الخطر‬
‫تنفيذ المشروع‬
‫إغالق المشروع‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪92‬‬
 ‫اختيار من الئحة المستوى المعني بحل الخطر‪ :‬مدير المبادرة‬ ‫اختياري‬
‫مالك المبادرة‬
‫مستوى المعني بحل الخطر*‬
‫مكتب إدارة المشاريع في الجامعة أو ‪TVTC‬‬
‫مدير مشروع في مكتب تحقيق الرؤية‬
‫اختيار من الئحة نوع االستجابة‪:‬‬ ‫اختياري‬
‫قبول‬
‫منع‬ ‫نوع االستجابة‬
‫تخفيف‬
‫نقل‬
‫تفاصيل خطة االستجابة الالزمة إلغالق الخطر‪.‬‬ ‫الزامي‬ ‫خطة االستجابة‬
‫تاريخ استحقاق االستجابة‪ ،‬ويدخل بشكل‬ ‫الزامي‬
‫تاريخ استحقاق االستجابة *‬
‫‪DD-MMM-YY‬‬
‫الرقم التسلسلي للتحدي إذا تم تحويل الخطر إلى تحدي‬ ‫اختياري‬ ‫رقم التحدي إذا تم تحقيق الخطر‬
‫مالحظات أخرى‬ ‫اختياري‬ ‫مالحظات‬
‫المراجع المتعلقة بالخطر‬ ‫اختياري‬ ‫المرجع‬

‫خطة إدارة التحديات‬

‫تصنيف التحديات حسب األولوية‬

‫يجب ترتيب التحديات الموجودة في السجل حسب األولوية‪ .‬وفيما يلي المعايير التي نوصي بها في هذا الشأن‪:‬‬

‫تعريف أولوية التحديات‬ ‫تصنيف أولوية التحديات‬

‫هذا التحدي يؤثر على جميع أهداف المشروع ويجب معالجته على الفور‬ ‫حرج‬

‫يؤثر التحدي سلب ًا بشكل كبير على المشروع (على سبيل المثال‪ ،‬تجاوزات التكاليف أو تأخيرات في المراحل الهامة) ويجب معالجتها في أقرب وقت ممكن‬ ‫مرتفع‬

‫يؤثر هذا التحدي سلب ًا على المشروع وينبغي معالجته ورصده والسيطرة عليه‬ ‫متوسط‬

‫لهذا التحدي أثر ضئيل وينبغي معالجته حسب ما تسمح به التكلفة والجدول الزمني‬ ‫منخفض‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪93‬‬
 ‫تصنيف التحديات في السجل‬
‫ُيستخدم الجدول التالي في إدارة سجل التحديات‪:‬‬

‫الوصف‬ ‫الزامية الحقل‬ ‫الحقل‬

‫يتم ادراج تلقائيا جميع التحديات النشطة‬ ‫تلقائي‬ ‫هل تريد إدراجه في التقرير‬
‫الرقم التسلسلي (تعبأ‬
‫رقم تسلسلي فريد من نوعه للسماح باإلشارة له بطريقة أسهل‬ ‫تلقائي‬
‫تلقائيا)‬
‫رقم المبادرة (تعبأ تلقائيا من الرقم المعرف في الصفحة الرئيسية)‬ ‫تلقائي‬ ‫رقم المبادرة (تعبأ تلقائيا)‬
‫التحدي يؤثر على أي‬
‫اختيار من الئحة حسب رقم المشروع المعرف في صفحة حالة المبادرة والمشاريع‬ ‫الزامي‬
‫مشروع؟‬
‫تاريخ إضافة التحدي‪ ،‬ويدخل بشكل‬
‫الزامي‬ ‫تاريخ اإلضافة *‬
‫‪DD-MMM-YY‬‬

‫اسم الشخص الذي سجل ‪ /‬أنشأ التحدي‬ ‫الزامي‬ ‫اإلضافة من قبل*‬

‫اختيار من الئحة حالة التحدي‪ :‬جديد ‪-‬تم إنشاء التحدي ولكنه لم يبدأ‬
‫جاري العمل عليه ‪-‬سيبقى في هذه الحالة إلى أن تتم مراجعته‪.‬‬
‫الزامي‬ ‫الحالة *‬
‫مغلق ‪-‬تم إغالق التحدي وتحديث جميع الحقول الالزمة‬
‫ملغي ‪-‬تم إلغاء التحدي وال يوجد أي حاجة التخاذ إجراءات‪.‬‬
‫متعلق بالعقد ‪-‬أي خطر ُمتعلق بعقود المشروع (ومثال ذلك االتفاقيات الموقعة مع المتعاقدين)‪ .‬خارجي ‪-‬أي خطر ُمتعلق بالعوامل‬
‫البيئية المحيطة بالمشروع والتي هي خارج تحكم وسيطرة المشروع (ومثال ذلك العوامل الثقافية‪ ،‬القانونية والتنظيمية)‪ .‬مالي ‪-‬أي‬
‫خطر ُمتعلق بميزانية المشروع (ومثال ذلك زيادة أو نقصان في ميزانية المشروع)‪ .‬متعلق بالجودة ‪-‬أي خطر ُمتعلق بجودة متطلبات‬
‫المشروع‪ .‬المؤسسة‪/‬الجهة ‪ -‬أي خطر متعلق بالمؤسسات أو الجهات المنظمة للمشروع (ومثال على ذلك عدم وجود إجراءات واضحة‬
‫للمشروع) ‪.‬‬
‫متعلق باألداء ‪ -‬أي خطر ُمتعلق باألداء (ومثال ذلك وقت االستجابة‪ ،‬اختبارات قبول المستخدم)‪.‬‬
‫إدارة المشروع ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بإدارة المشروع (ومثال ذلك التواصل وتقارير الحالة)‪.‬‬ ‫اختياري‬ ‫تصنيف التحدي *‬
‫الموارد ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بموارد المشروع (ومثال ذلك أي زيادة أو نقصان في موارد المشروع)‪.‬‬
‫خطة العمل ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بالمخطط الزمني للمشروع ومهام المشروع (ومثال ذلك أي زيادات أو نقصان في مخطط المشروع‬
‫الزمني)‪.‬‬
‫نطاق العمل ‪ -‬أي خطر ُمتعلق بنطاق عمل المشروع (ومثال ذلك األجزاء قيد التنفيذ)‪.‬‬
‫تقني ‪ -‬أي خطر ُمتعلق ببرمجيات أو معدات المشروع أو البنية التحتية التقنية الخاصة به‪.‬‬
‫عام ‪ -‬أي خطر ال يمكن تصنيفه وفق ًا ألي من التصنيفات أعاله‪.‬‬

‫اسم الشخص المسؤول عن معالجة التحدي‬ ‫الزامي‬ ‫موكل إلى*‬

‫وصف التحدي وتأثيره‬ ‫الزامي‬ ‫الوصف *‬
‫اختيار من الئحة‪ :‬حرج ‪-‬التحدي يؤثر سلب ًا على أهداف المشروع ومخرجاته الكلية في حال حدث‪ ،‬ويجب معالجته على الفور‪.‬‬
‫مرتفع ‪-‬التحدي يؤثر بشكل سلبي على المشروع إذا تحقق (زيادة في التكاليف‪ ،‬تأخر في إنجاز المخرجات)‪ ،‬يجب معالجة التحفي في أقرب‬
‫وقت مكن‪.‬‬ ‫الزامي‬ ‫األولوية‬
‫متوسط ‪-‬التحدي يؤثر سلب ًا على المشروع أو جزء منه‬
‫منخفض ‪-‬التحدي يؤثر سلب ًا ولكن بشكل قليل‬

‫اختيار من الئحة اسم المخرج الذي قد يتأثر حسب األسماء المعرفة في سجل المخرجات وشهادات اإلنجاز‬ ‫اختياري‬ ‫اسم المخرج الذي قد يتأثر *‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪94‬‬
 ‫اختيار من الئحة مرحلة المشروع عند تحديد التحدي‪ :‬التعاقد وتحضير المشروع‬
‫تخطيط المشروع‬ ‫مرحلة المشروع عند تحديد‬
‫اختياري‬
‫تنفيذ المشروع‬ ‫التحدي*‬
‫إغالق المشروع‬
‫اختيار من الئحة المستوى الذي صعد له التحدي‬
‫مدير المبادرة‬
‫مالك المبادرة‬ ‫الزامي‬ ‫مستوى التصعيد*‬
‫مكتب إدارة المشاريع في الجامعة أو ‪TVTC‬‬
‫مدير مشروع في مكتب تحقيق الرؤية‬

‫تفاصيل خطة االستجابة الالزمة إلغالق التحدي‬ ‫الزامي‬ ‫خطة االستجابة*‬

‫تاريخ استحقاق االستجابة‪ ،‬ويدخل بشكل‬
‫الزامي‬ ‫تاريخ استحقاق االستجابة *‬
‫‪DD-MMM-YY‬‬

‫مالحظات أخرى‬ ‫اختياري‬ ‫مالحظات‬

‫المراجع المتعلقة بالتحدي‬ ‫اختياري‬ ‫المرجع‬

‫مكتب تحقيق الرؤية ‪ -‬وزارة التعليم‬

‫‪95‬‬
 ‫الملحق ‪ :2‬مسرد عربي – إنجليزي بأهم المصطلحات‬

‫‪English‬‬ ‫‪Arabic‬‬

‫‪Activity: a distinct scheduled portion of work performed during the course of a‬‬
‫‪project‬‬
‫الخط األساسي‪ :‬هو الخطة المعتمدة لمشروع ما‪ ،‬مضاف ًا إليها أو مخصوم ًا منها التغييرات المعتمدة‬
‫‪Baseline: the approved version of a work product that can be changed only through‬‬
‫‪formal change control procedures and is used as basis for comparison‬‬
‫‪Budget: the approved estimate for the project or any work breakdown structure‬‬
‫‪component or any schedule activity‬‬
‫‪Change Control: a process whereby modifications to documents ، deliverables ، or‬‬
‫‪baselines associated with the project are identified ، documented ، approved ، or‬‬
‫‪rejected.‬‬
‫‪Change Request: a formal proposal to modify any document ، deliverable ، or baseline‬‬
‫‪Control: comparing actual performance with planned performance ، analyzing‬‬
‫‪variances ، assessing trends to effect process improvements ، evaluating possible‬‬
‫‪alternatives ، and recommending appropriate corrective action as needed‬‬
‫‪Corrective Action: an intentional activity that realigns the performance of the proj-‬‬
‫‪ect work with the management plan‬‬
‫‪Critical Path: the sequence of activities that represents the longest path through a‬‬
‫‪project ، which determines the shortest possible duration‬‬
‫المخرجات‪ :‬هي أي منتج أو نتيجة أو قدرة متفردة ويمكن التحقق منها ألداء خدمة يتعين إنتاجها إلكمال‬
‫‪Deliverable: any unique and verifiable product ، result ، or capability to perform a‬‬
‫‪service that is required to be a produced to complete a process ، phase ، or project‬‬
‫‪Effort: the number of labor units required to complete a schedule activity or work‬‬
‫‪breakdown structure component ، often expressed in hour’s ، day’s ، or weeks‬‬
‫‪Issue: a point or a matter in question or in dispute ، or a point or matter that is not set-‬‬
‫‪tled and is under discussion or over which there are opposing views or disagreements‬‬
‫المهمة‪/‬النشاط‪ :‬أحد مكونات العمل الذي يتم تنفيذه أثناء سير العمل‬
‫وتتم المقارنة بينه وبين األداء الفعلي لتحديد إذا ما كان األداء يقع في المجال المقبول للتفاوت‪ ،‬وهو‬
‫يشير بصفة عامة إلى خط األساس الحالي‪ ،‬إال أنه قد يشير إلى خط األساس األصلي أو أي خط أساس أخر‪،‬‬
‫ويتم استخدامه عادة مع أحد المعادالت‬
‫الميزانية‪ :‬هي التقدير المعتمد للمشروع أو ألي مكون من مكونات هيكل تجزئة العمل أو أي نشاط‬
‫بالجدول الزمني‬
‫مراقبة التغيير‪ :‬عملية تحديد‪ ،‬أو توثيق‪ ،‬أو اعتماد‪ ،‬أو رفض‪ ،‬ومراقبة تغيرات الخطوط األساسية للمشروع‬
‫طلب التغير‪ :‬طلب لتوسيع أو تقليل نطاق المشروع‪ ،‬أو تعديل السياسات‪ ،‬أو العمليات أو الخطط‪ ،‬أو‬
‫اإلجراءات أو تعديل التكلفة أو الميزانيات‪ ،‬أو مراجعة الجداول الزمنية‬
‫المراقبة‪ :‬مقارنة األداء الفعلي باألداء المحدد في الخطة‪ ،‬وتحليل االختالفات‪ ،‬وتقييم االتجاهات التي‬
‫ترمى إلى إدخال تحسينات في عملية التأثير‪ ،‬وتقييم البدائل الممكنة‪ ،‬والتوصية باإلجراءات التصحيحية‬
‫وفقا الحاجة‬
‫اإلجراء التصحيحي‪ :‬توجيه موثق لتنفيذ أعمال المشروع يهدف جعل األداء المستقبلي المتوقع ألعمال‬
‫المشروع متمشي ًا مع خطة إدارة المشروع‬
‫المسار الحرج‪ :‬هو بصقة عامة‪ ،‬وليس دائما‪ ،‬تسلسل األنشطة الجدول الزمني التي تحدد زمن المشروع‪،‬‬
‫بأنه أطول مسار للمشروع‬
‫عملية‪ ،‬أو مرحلة‪ ،‬أو مشروع‪ ،‬وغالب ًا ما تستخدم على نطاق أضيق في اإلشارة إلى المخرجات الخارجية‬
‫والتي تكون خاضعة لموافقة راعي المشروع أو العميل‬
‫الجهد‪ :‬هو عدد وحدات العمل الالزمة إلتمام نشاط الجدول الزمني أو أحد مكونات هيكل تجزئة العمل‪.‬‬
‫وعادة ما تعرف بساعات عمل األفراد أو أيام العمل أو أسابيع العمل‪.‬‬
‫تحدي‪ :‬هي نقطة أو أمر نقاش أو نزاع‪ ،‬او نقطة أو أمر لم تتم تسويته وهو قيد المناقشة أو توجد بصدده‬
‫آلراء متعارضة أو اختالفات‬

‫دليل إدارة تنفيذ المبادرات التابعة للجامعات والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني‬
‫‪96‬‬
 Log: a document used to record and describe or denote selected items identified
‫ وعادة‬.‫ وثيقة ما تدون وتصف أو تعين بعض العناصر المختارة التي تتحدد أثناء تنفيذ عملية أو نشاط‬:‫سجل‬
during execution of a process or activity. Usually used with a modifier ، such an issue ،
‫ أو القصور‬،‫ أو الفعل‬، ‫ أو ضبط الجودة‬،‫ مثل التحدي‬،‫ما تستخدم مع أحد المعدالت‬
.quality control ، action ، or defect
Manage Stakeholder Engagement: The process of communicating and working with
stakeholders to meet their needs/expectations ، address issues as they occur and ‫ عملية تواصل مع أصحاب المصلحة والتعاون معهم لإلبقاء‬:‫إدارة توقعات أصحاب المصلحة‬
foster appropriate stakeholder engagement in project activities through the project ‫باحتياجاتهم ومواحدة التحديات عند وقوعها‬
life cycle
Milestone: a significant point or event in a project ، program ، or portfolio ‫ نقطة مهمة أو حدث مهم في الجدول الزمني للمشروع‬:‫المعلم‬
Monitor: collect project performance data with respect to a plan ، produce perfor-
‫ وإعداد تقارير بمعلومات األداء ونشرها‬،‫ جمع بيانات أداء المشروع فيما يتعلق بخطة ما‬:‫متابعة‬
mance measures ، and report and disseminate performance information
Portfolio: projects ، programs ، and operations managed as a group to achieve strate-
ّ
‫تيسيرا‬ ‫ مجموعة من المشاريع أو البرامج واألعمال األخرى التي يتم تجميعها مع ًا‬:‫محفظة‬
gic objectives
‫ مجموعة من المشاريع المتصلة ببعضها تدار بشكل منسق للحصول على فائدة وضبط ال يمكن‬:‫برنامج‬
Program: a group of related projects ، subprograms ، and program activities managed
‫ قد تتضمن البرنامج عناصر أعمال متعلقة وتكون خارج نطاق‬،‫الحصول عليهما عند إدارة كل منهم على حدة‬
in a coordinated way to obtain benefits not available from managing them individually
‫المشاريع المستقلة الموجودة في البرنامج‬
Project: a temporary endeavor undertaken to create a unique product ، service ، or
‫ مسعى مؤقت يتخذ من أجل تكوين منتج أو خدمة أو نتيجة متميزة‬:‫مشروع‬
result
Project Management Office: an organizational structure that standardizes the proj- ‫ هو هيكل تنظيمي يقوم بتحديد المسئوليات المتعددة المتعلقة باإلدارة‬:‫مكتب إدارة المشروع‬
ect-related governance processes and facilitates the sharing of resources ، methodol- ‫بدءا من‬
ً ‫ تتفاوت مسئوليات مكتب إدارة المشروع‬.‫المتناسقة لهذه المشاريع في النطاق الخاص بها‬
ogies ، tools ، and techniques .‫توفير وظائف دعم إدارة المشروع حتى تحمل المسئولية الفعلية إلدارة أحد المشاريع إدارة مباشرة‬
Project Manager: the person assigned by the performing organization to lead the
‫ هو الشخص الذي يتم تعيينه من قِ بل المؤسسة المنفذة لتحقيق أهداف المشروع‬:‫مدير المشروع‬
team that is responsible for achieving the project objectives
Resource: skilled human resources (specific disciplines either individually or in crews or ‫ موارد بشرية ماهرة (أنظمة محددة إما بشكل مستقل أو في شكل أو فرق) أو معدات أو خدمات‬:‫موارد‬
teams) equipment ، services ، supplies ، commodities ، material ، budgets ، or funds ‫أو مستلزمات أو سلع أو لوازم أو موازنات أو أموال‬
RACI: a common type of responsibility assignment matric that uses responsible ،
‫ هيكلية تربط بين هيكل التجزئة التنظيمي للمشروع وهيكل تجزئة العمل‬:‫مصفوفة توزيع المهام‬
accountable ، consult ، and inform statuses to define the involvement of stakeholders
‫لإلعانة على ضمان تعيين كل من مكونات نطاق عمل المشروع لشخص ما أو فريق ما‬
in project activities
Risk: an uncertain event or condition that ، if it occurs ، has a positive or negative
ّ
‫سلبا أو إيجابا على أهداف المشروع‬ ‫ حدث أو ضرف غامض من شأنه إذا وقع أن يثر‬:‫خطر‬
effect on one or more project objectives

‫ وزارة التعليم‬- ‫مكتب تحقيق الرؤية‬

97