BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA.

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM / FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION
PROGRAM CODE & NAME

TAHAP / LEVEL L3
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI / FB-024-3:2012 C01 OFFICE OPERATION COORDINATION
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

1. CONFIRM OFFICE STANDARD OPERATION

REQUIREMENTS
NO. DAN PENYATAAN
2. COORDINATE OFFICE OPERATION ACTIVITIES
AKTIVITI KERJA /
3. REVIEW OFFICE OPERATION ACTIVITIES
WORK ACTIVITIES NO.
4. COORDINATE OFFICE STATIONERY AND
AND STATEMENT
CONSUMABLES STOCK
5. REPORT OFFICE OPERATION ACTIVITIES

NO. KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-C01/P(1/5) Muka Surat / Page : 1 Drp / Of 33

TAJUK / TITLE:

PENGENALAN KEPADA POLISI KEPERLUAN OPERASI PEJABAT

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang dasar dan polisi syarikat, jenis-jenis pejabat, peranan jabatan dan
kakitangan dalam syarikat dengan lebih terperinci.
 NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 02 Drp: 33

PENERANGAN / INFORMATION :

Di Malaysia terdapat banyak syarikat telah ditubuhakan tidak kira dari agensi kerajaan
atau agensi sawsta. Penubuhan syarikat mempunyai beberapa ciri-ciri seperti sesebuah
Syarikat haruslah ditubuhkan dibawah Akta Syarikat 1965 dengan mengikuti peraturan-
peraturan yang ditetapakn oleh Akta Syarikat 1965 iaitu mempunyai sifat-sifat seperti
manusia. Antara ciri-ciri syarikat ialah mempunyai namanya sendiri, boleh didakwa atau
mendakwa atas namanya sendiri di mahkamah, mempunyai alamat yang tertentu,
mempunyai aset atas namanya sendiri dan tertubuhnya bersepanjang sehingga tindakan
diambil bagi membubarkannya walaupun ada di antara ahli-ahlinya yang meninggal dunia.
Biasanya penubuhan syarikat ini berlaku apabila sesuatu aktiviti perniagaan itu
diwujudakan. Sebagai contoh, syarikat perkilangan, perhotelan, perlancongan dan
sebagainya.

Bagi mencapai matlamat sesebuah syarikat, komponen-kompenan yang penting seperti

manusia, kerjasama, tujuan bersama, peralatan, tempat, lingkungan (environment) dan
unsur-unsur organisasi perlu diambil kira dalam pengurusan syarikat. Kompenan-
kompenan ini sangat mempengaruhi pencapaian sesebuah syarikat kerana jika sesuatu
kompenan ini tidak berfungsi maka syarikat ini tidak dapat mencapai matlamatnya dengan
baik dan sempurna.

Selain dari itu, sesebuah syarikat juga perlu mempunyai penetapan visi, misi dan objektif
syarikat agar, arah tuju syarikat dapat dikenalpasti dan dicapai. Bukan itu sahaja perkara
penting yang perlu ada pada syarikat untuk mencapai matlamatnya tetapi dasar dan polisi
syarikat juga adalah sangat penting diambil kira oleh pihak syarikat agar setiap kerja yang
dilakukan dalam syarikat tersebut mempunyai garis panduan yang betul dan tepat.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 03 Drp: 33

1. DASAR DAN POLISI SYARIKAT PERNIAGAAN

1.1 DEFINISI

Dasar dan polisi syarikat ialah suatu garis panduan kerja yang telah ditetapkan oleh
sesebuah organisasi dalam melaksanakan sesuatu tugas yang diberikan. Ia juga
merangkumi segala arahan, peraturan dan pedoman demi mencapai matlamat
syarikat ke arah yang gemilang dan maju. Mempunyai objektif, straregi pelaksanaan
dan penilaian terhadap keberkesanannya. Dasar dan polisi yang diwujudkan dalam
sesebuah syarikat berperanan dalam membantu memutuskan isu sebelum ia
menjadi masalah. Dasar dan polisi ini sangat penting dipatuhi oleh seseorang
pekerja dalam melakukan tugas yang diberikan agar seseorang pekerja tersebut
tidak menyimpang dari tugas yang telah diberikan atau menghidarai pekerja dari
menghadapi masalah. Sebagai contoh, dasar dan polisi yang perlu semua
kakitangan patuhi di sesebuah syarikat iaitu dasar keselamatan dan kesihatan
pekerja di tempat kerja. Lihat contoh, dasar dan polisi syarikat ALDANA BUMI SDN.
BHD.

Dasar dan polisi syarikat ALDANA BUMI SDN. BHD.

Syarikat ALDANA BUMI SDN. BHD. menggunakan system
pengurusan “Accountability” yang menitikberatkan Penganalisaan
Sumber dan Kos dalam Perancangan Pembangunan Perniaagaan
dan menggunakan Pengurusan Produk dan Pemasaran.
Penyelidikan dan Pembangunan dalam bidang perniagaan yang
diceburi menjadi kemestian sebelum perancangan dasar dibuat
demi untuk mengelakkan risiko dalam perniaagaan dan
pengeluaran produk.
Khidmat nasihat akan dipohon dari Jabatan Kerajaan, Badan
Berkanun Kerajaan dan Swasta jika diperulukan delam pelan
perancangan perniagaan dan pengeluaran.

Rajah 1 : Dasar dan Polisi Syarikat.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 04 Drp: 33
1.2 KEPENTINGAN DASAR DAN POLISI SYARIKAT

1.2.1 Penyeragaman sesuatu proses dan tindakan

Untuk mengelakkan sesuatu proses tidak bercangga dengan tindakan yang

akan diambil oleh seseorang pekerja dalam melaksankan tugas, dasar dan
polisi sangatlah dititiberatkan. Sebagai contoh, seorang kerani pejabat
ditugaskan untuk mengendalikan sebuah mesyuarat yang diadakan di
pejabatnya. Oleh itu, sebelum melakukkan tindakan melaksanakan mesyuarat,
kerani tersebut perlu mengetahui apakah proses yang terlibat dalam
mengendalikan mesyuarat iaitu proses sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat.

1.2.2 Sebagai panduan melaksanakan tindakan kerja

Mereka yang terlibat dalam melaksanakan proses atau tindakan boleh

menggunakan dasar ini sebagai garis panduan. Ini kerana, dasar yang
diwujudkan ini merangkumi segala arahan dan peraturan dalam melaksanakan
sesuatu tindakan kerja. Sebagai contoh, untuk membuat pelan perancangan
perniagaan dan pengeluaran, sesorang perlu meminta khidmat nasihat dari
Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun Kerajaan dan Swasta jika memerlukan.

1.2.3 Untuk menggelakkan berlaku masalah.

Apabila seseorang pekerja tersebut mematuhi dasar dan polisi yang ditetapkan
oleh syarikat maka semua tugas yang diberikan tidak menyimpang dari bidang
kerja yang lain. Ini dapat mengelakkan berlakunya masalah yang tidak diingini.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 05 Drp: 33

1.3 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIKETAHUI OLEH SEORANG

PEKERJA DALAM MELAKSANAKAN TUGAS BERDASARKAN DASAR DAN
POLISI SYARIKAT.

 Apakah yang perlu dilaksanakan?

 Bagaimanakah melaksanakannya?
 Bilakah melaksanakanya?
 Di manakah tugas perlu dilaksanakan?
 Siapakah yang akan melaksankannya?

1.4 CARTA ORGANISASI DALAM SYARIKAT

Organisasi boleh diertikan sebagai:-

Satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang berkerjsama bagi mencapai
matlamat individu, kumpulan dan organisas. Satu penyelarasan yang rasional untuk
melaksanakan aktiviti-aktiviti manusia untuk mencipta matlamat dan tujuan bersama
melalui pembahagian dan fungsi buruh dengan melalui peringkat-peringkat kuasa dan
tanggungjawab.

1.4.1 Definisi carta organisasi

Carta organisasi tidak mempunyai definisi yang khusus. Namun demikian ianya
bolehlah ditakrifkan atau diertikan sebagai “satu bentuk rajah grafik yang
menunjukkan struktur susunan, kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di
dalam sesuatu organisasi selaras dengan bidang kuasa (authority), tugas dan
tanggungjawab”. Seorang jutera Amerika-Scotland Daniel Mccallum diarahkan untuk
mewujudkan carta organisasi perniagaan yang pertama di Amerika sekitar tahun
1854.
 Carta organisasi bukan sekadar bertujuan memaparkan bagaimana sesebuah
organisasi itu perlu ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu tetapi carta itu
perlulah menggariskan dengan jelas bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 06 Drp: 33

organisasi itu. Setiap individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya
tidak berlaku pertindihan tugas dan kekeliruan yang akan menghalang dan
menjejaskan kelicinan penjalanan oragnisasi itu.

Biasanya, bentuk sturktur organisasi dalam kebanyakan organisasi adalah terlalu

kompleks untuk difahami. Bagi mengatsi masalah ini, carta organisasi digunakan
untuk menjelaskan sistem atau susunan pengorganisasian dalam sesebuah
organisasi. Carta oragniasai ini seperti gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi
jabatann, unit-unit atau individu-individu dan bagaimana mereka berkit antara satu
sama dengan lain. Unit-unit yang berasingan ditujukkan dalam kotak-kotak segiempat
yang berasingan. Kotak-kotak ini pula terus dihubungkan antara satu sama lain
menggunakan garisan terus. Garisan ini juga dapat menunjukkan rantaian perintah
dan saluran rantai komunikasi antara unit dalam organisasi.

Secara umunya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan

berikut:
1. Pembahagian kerja
2. Hubungan ketua-ketua bawahan
3. Jenis kerja yang dijalankan
4. Pengumpulan bahagian-bahagian kerja
5. Tingkat pengurusan

Dalam aspek pengurusan carta organisasi terdapat beberapa tingkat pengurusan

yang terlibat iaitu:-

Pengurus Atasan
Pengurus atasan selalunya meliputi satu kumpulan yang mengawal
perjalanan organisasi. Biasanya, jawatan-jawatan yang dipegang adalah
seperti presiden, naib presiden, ketua pegawai kewangan (CFO) dan
ketua pegawai eksekutif (CEO).  Pengurus atasan ini bertanggungjawab ke
 atas penentuan dasar, polisi, objektif dan strategi untuk dilaksanakan oleh
seluruh ahli organisasi. Pengurus peringkat atasan juga
bertanggungjawab penuh di dalam mengetuai dan  memantau
setiap pergerakan sesebuah organisasi.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 07 Drp: 33

Pengurus atasan mestilah peka terhadap perubahan kepada persekitaran

luaran. Mereka hendaklah prihatin kepada masalah-masalah dan peluang-
peluang jangka panjang yang bakal berlaku dan hendaklah berupaya untuk
mencari jalan yang sesuai bagi mengendalikan masalah-masalah dan
peluang tersebut. Pengurus atasan perlu mempunyai pandangan jauh dalam
merancang strategi jangka panjang organisasi dalam menghadapi segala
perubahan global. Di samping  itu. pengurus atasan biasanya bertindak
sebagai wakil organisasi ketika mereka  mengadakan pertemuan dengan
wakil-wakil kerajaan, eksekutif dari organisasi lain dan sebagainya.

Pengurusan Pertengahan
Tugas pengurus pada peingkat ini, termsukalah menyelaras dan menyatupadaukan
aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat yang telah ditetapakan oleh pihak atasan.
Pengurus pertengahan merupakan kumpulan pengurus yang terbesar dalam
kebanyakkan organisasi. Golongan ini bertanggungjawab untuk
melaksanakan polisi dan pelan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurus
atasan. Jawatan yang dipegang biasanya sebagai pengurus operasi, pengurus
bahagian, pengurus pengeluaran, pengurus pemasaran, pengurus kewangan
dan lain-lain lagi. Pengurus peringkat pertengahan bertanggungjawab
menyedia, merancang serta melaksanakan strategi subunit untuk mencapai
objektif organisasi selain berperanan penting di dalam merancang serta
mengagihkan sumber-sumber organisasi. Ini penting kerana pengurus
peringkat ini berfungsi sebagai penyelaras serta penghubung di
antara pasukan, jabatan dan bahagian-bahagian lain sekiranya mengalami
masalah tertentu. Apabila berlakunya kecelaruan matlamat, maka pengurus
peringkat pertengahan ini bertanggungjawab membuat perubahan dan
melaksanakan strategi baru demi pembangunan organisasi. Ju steru , pengu ru s
pa da peri ngkat ini pe rlu me mbe ri tu mpua n kepa da aspe k  perancangan,
pengorganisasian, kepimpinan dan kawalan bagi memastikan dasar yang  telah
 ditetapkan pengurusan atasan berjaya dilaksanakan. Mereka perlu
berperanan menentukan apakah produk atau perkhidmatan perlu dikeluarkan,
apakah produk yang patut digugur, dan menentukan strategi bagaimana
sesuatu produk atau perkhidmatan perlu dipromosikan.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 08Drp: 33

Pengurusan Peringkat Bawahan

Juga dikenali sebagai pengurus lini dan merupakan pengurus paling rendah
dalam hierarki pengurusan. Ketua penyelida tadbir, setiausaha, ketua kerani
fail dan ketua kerani stor adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam
kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawal pekerjaan harian di
bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu
mengikut perancangan yang telah ditetapakan oleh pihak pengrusan
pertengahan dan bawahan. Kumpulan bawahan ini memainkan peranan yang
penting dalam kemajuan sesebuah syarikat kerana merekalah yang
menjalankan operasi-operasi dalam sesebuah syarikat.

Secara umumnya carta organisasi diterima oleh kebanyakan organisasi sebagai

sesuatu yang berguna dan boleh membantu organisasi tetapi tidak semua pakar
pengurusan yang bersetuju. Misalnya, Robert Townsend, bekas Presiden Syarikat
Avis, memiliki sebauah syarikat kerta sewa terbesar di Ameraka Syarikat pernah
menyuarakan bahawa carta organisasi boleh menurunkan moral para pekerja kerana
mereka merasa-kan semua autoriti dan kebolehan adalah terletak kepada pihak
pengurusan atau sahaja seperti yang ditujukkan di dalam carta organisasi.

PRESIDEN PENGURUSAN
ATASAN

PENGURUSAN
PERTENGAHAN

PENGURUSAN
BAWAHAN
 RAJAH 2 : CARTA ORGANISASI SYARIKAT

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 09 Drp: 33

2. PENGENALAN KEPADA PEJABAT

2.1 DEFINISI PEJABAT

Pejabat ialah tempat untuk melaksanakan segala aktiviti dan kerja-kerja pengurusan
dan pentadbiran, kewangan, memproses dan menyimpan maklumat ke arah
mencapai matlamat organisasi dengan sempurna dan tertur. Menurut Akta pejabat,
kedai dan bangunan kereta api (1962), pejabat ialah sebuah bangunan atau
sebahagian daripada bangunan yang digunakan sebagai tempat untuk
menyempurnakan dan melaksanakan kerja dan tujuan pejabat. Pengurusan ialah
suatu proses yang memerlukan perancangan, berorganasasi serta pengawalan
aktiviti organisasi itu. Pengurusan melibatkan penyelarasan sumber alam semula jadi
dan tenaga manusia bagi mencapai objektif yang tertentu. Organisasi boleh
dipecahkan kepada organisai mencari keuntungan dan yang tidak mencari
keuntungan.
2.3 JENIS-JENIS PEJABAT

Biasanya mereka yang terikut-ikut dengan budaya kerja Jepun akan cenderung untuk
mengikuti konsep pejabat terbuka manakala yang berpengalaman bekerja dengan
syarikat dari barat pula lebih cenderung dengan konsep tertutup.

Terdapat tiga jenis pejabat:-

1. Pejabat tertutup
 Pejabat tertutup ini adalah merupakan satu pejabat dimana semua pekerja
berada dalam satu jabatan yang sama dan duduk berhampiran/bersebelahan
atau dalam satu ruang yang sama. Sebagai contoh, pejabat-pejabat kerjaan.
  Setiap pekerja mempunyai privacy dan meja yang dilindungi oleh partition
ringkas dimana pekerja boleh melakukan kerja dengan selesa dab risiko
gangguan adalah kecil.
 Pekerja juga dapat menumpukan perhatian dan menyiapkan tugasan dengan
baik. Konesp pejabat jenis tertutup ini amat digalakkan untuk organisas-
organisasi kerajaan dan swasta yang tidak berkonsepkan keuntngan.
 Namun demikian, penyelia atau pengurus sukar untuk memerhati pekerja
melakukan tugas kerana dilindungi oleh partition.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 10 Drp: 33

 Pekerja juga akan mudah rasa jemu kerana duduk bersendirian dan
menyebabkan mudah mengantuk.

2. Pejabat terbuka
 Bagi pejabat terbuka pula, kebanyakkan meja disusun secara bersebelahan
serta pekerja akan duduk menghadap antara satu sama lain dalam keadaan
membelakangkan diding tepi pejabat.

 Kajian mendapati bahawa konsep pejabat terbuka ini tidak sesuai bagi keadaan
pejabat kerana ianya dapat mengurangkan produktiviti pekerja kerana:
 Pekerja akan mudah rasa curiga pada rakannya yang akan mencuri lihat
apa ada pada skrin komputernya.
 Pekerja juga riasu rakannya akan mendengar perbualan telefonnya.
 Pekerja juga terdedah pada suasana bising tidak terkawal dan
meningkatkan kadar degupan jantung.
 Pekerja biasanya lebih bersosial seperti kerap berborak bersama rakan lain
dan mengganggu yang lain.
 Pekerja juga mudah terdedah kepada stress.

3. Pejabat elektronik
 Pejabat elaktronik ini pula dimaksudakan sebagai semua satu pejabat yang
mengamalkan sistem elektronik yang formal dan tidak formal di dalam pejabat,
dimana penekanan utama adalah melalui komunikasi maklumat dari juga
kepada orang-orang di dalam dan luar organisasi.
  Ia bertujuan untuk menjanakan semua jenis komunikasi sama ada lisan dan
bertulis.
 Pengguna pejabat elaktronik ini terdiri daripada pengurus, profesional,
setiausaha dan pekerja sokongan.
 Kerja pejabat secara maya di boleh dilakukan di mana-mana kawasan selagi
tempat kerja tersebut dihubungkan kepada satu atau lebih lokasi oleh
keupayaan elektronik.
 Antara kelebihannya ialah:
 Mengurangkan kos kemudahan
 Mengurangkan kos peralatan
 Mengurangkan pemberhentian kerja

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 11 Drp: 33

 Sumbangan sosial

2.4 PERANAN PEJABAT

Pejabat memainkan peranan yang sangat penting kepada syarikat kerana ia

bertindak sebagai penghubung kepada pihak dalaman dan luaran bagi sesebuah
organisasi. Ini disebabkan organisasi mempunyai hubungan yang rapat dengan pihak
dalaman dan luaran dalam menjayakan aktivitinya.

 Pihak dalaman organisasi seperti pengurus, ketua jabatan dan semua pekerja.
 Pihak luaran organisasi seperti agensi kerajaan, pesaing, pembekal, pelabur dan
pelanggan.

2.5 KEPERLUAN PEJABAT

Setiap organisasi mempunyai kelengkapan asas supaya dapat menjalankan fungsi,
perkhidmatan dan sebagainya dengan lebih terancang dan teratur. Komponen utama
pejabat dalam sesebuah organisasi adalah gabungan sumber-sumber termasuk
manusia, peralatan pejabat, bangunan pejabat seperti ruang kerusi, kerusi beroda,
meja dengan permukaan yang luas dan rak atau kabinet untuk menyimpan fail dan
juga dilengkapi mesin serta pelbagai dokumen yang disusun dengan kemas dan
teratur bagi tujuan operasi harian pejabat.
 Penggunaan peralatan pejabat dapat mengurangkan kesilapan atau kecuaian pekerja
dalam menjalankan tugasnya. Pekerja perlu didedahkan serta diberikan tunjuk ajar
tatacara penggunaan dan penyelenggaran peralatan yang mudah. Jenis peralatan
yang digunakan adalah:
a) Komputer f) Mesin Fotokopi
b) Mesin Taip Elektronik g) Mesin Pencetak
c) Mesin Faks h) Mesin Frangki
d) Telefon i) Kakulator
e) Alat Pengimbas j) Alat Tulis

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 12 Drp: 33

3. FUNGSI DAN PERANAN JABATAN

3.1 DEFINISI JABATAN

Jabatan atau unit pejabat ini berdiri sendiri atau gabungan beberapa unit yang
mengkhusus dalam sesebuah organisasi. Pejabat juga boleh terdiri daipada jabatan-
jabatan tertentu yang terpisah daripada segi kedudukan dan jarak ataupun terpisah
mengikut ketua pentadbiran masing-masing.

3.2 JENIS-JENIS JABATAN DAN FUNGSINYA

i. Jabatan Pentadbiran dan pengurusan.

Jabatan pentadbiran dan pengurusan adalah sebuah jabatan yang menguruskan
semua aktiviti yang melibatakan pentadbiran syarikat seperti pengurusan dokumen
dan rekod. Antara fungsi jabatan pentadbiran dan pengurusan ialah:-

 Bertanggungjawab menguruskan hal-hal pentadbiran.

 Bertanggungjawab menguruskan hal-hal dokumen.
 Menyelaras sistem rekod fail
 Merekod dan menyimpan salinan rekod
  Menyelaras penghantaran dan penerimaa
 Merancang pembangunan sumber manusia

ii. Jabatan Kewangan

Jabatan kewangan adalah sebuah jabatan yang menguruskan semua aktiviti
kewangan dalam syarikat seperti menguruskan perbelanjaan diperolehi, dibelanja
dan diperakaunkan. Selain itu, jabatan ini memainkan peranan penting dalam
proses-proses yang melibatkan perancangan, pembentukan dan pelaksanaan
dasar-dasar mengenai pecukaian, belanjawan, perbelanjaan perolehan,
perakaunan dan lain-lain yang berkaitannya. Pengurusan kawangan adalah nadi
bagi sesuatu oarganisasi. Ini kerana sumber-sumber ekonomi tidak dapat
digerakkan tanpa pengurusan kewangan yang teratur. Antara tugas dan
tanggungjawab jabatan kewangan ialah:-

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 13 Drp: 33

 Bertanggungjawab dalam urusan perakaunan dan kewangan dalam syarikat.

 Menydiakan penyata bulanan & tahunan.
 Menyedia belanjawan tahunan.
 Menyedia penyata cukai pendapatan.
 Menyedia laporan prestasi.
 Mengawasi kedudukan aliran tunai dan siber hutang.
 Mengawasi perbelanjaan projek-projek pembangunan.

iii. Jabatan Pemasaran

Jabatan pemasaran ialah sebuah jabatan yang menguruskan aktiviti pemasaran
produk dan perkhidmatan dalam sesebuah syarikat seperti melibatakan
pemidahan, pengagihan dan pengedaran barangan atau perkhidmtan daripada
pengeluar kepada pengguna dengan tujuan mencapai objektif memperoleh
keuntungan dan memberi kepuasan kepada pengguna. Menurut Philip Kotler,
pemasaran merupakan aktiviti manusia dalam memenuhi keperluan dan kehendak
mereka melalui proses pertukaran. Di dalam sesebuah syarikat, aktiviti pemasaran
adalah sangat penting diuruskan kerana tanpa memasaran sesebuah produk atau
perkhidmatan maka syarikat tersebut tidak mencapai matlamatnya. Bagi sesebuah
syarikat perniagaan, selogan “DAHULUKAN PELANGGAN” adalah selogan yang
 sangat penting dipupuk oleh semua pekerja di jabatan pemasaran. Oleh itu, fungsi
jabatan permasaran ialah:-
 Bertanggungjawab membangunkan dan mengenalpasti strategi pemasaran
bagi memenuhi objektif syarikat.
 Untuk menjalankan kajian pasaran untuk mengenalpasti kehendak, keperluan
dan permintaan bagi sesebuah produk atau perkhidmatan.
 Bertanggungjawab menguruskan proses menganalisis peluang pemasaran.
 Membangunkan pelan pemasaran tahunan.
 Menyelia pembentukan dan penyampaian iklan-ilkan akhbar dan bahan-bahan
pemasaran yang lain.
 Membuat perancangan pemasaran sejajar dengan tujuan syarikat.
 Menetukan aktiviti-aktiviti pemasaran mengikut potensi sesuatu produk atau
perkhidmatan.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 14 Drp: 33

 Sentiasa mengukur imej syarikat dan kepuasan pelanggan terhadap produk dan
perkhidmatan yang syarikat tawarkan.
 Mengumpul idea untuk produk & perkhidmatan yang baru bagi memnuhi
kehendak pelanggan.

iv. Jabatan Pengeluaran

Jabatan pengeluaran adalah sebuah jabatan yang menguruskan aktiviti pengluaran
dalam syarikat yang melibatkan aktiviti perancangan, penyusunan, penstafan,
pengarahan, pengawalan segala aktiviti berkaitan dengan penghasilan produk dan
perkhidmatan melalui satu proses transformasi input dan output. Antara fungsi
jabatan pengeluaran ialah:-
 Mencari input atau sumber mentah untuk tujuan pengeluaran.
 Memastikan kualiti input dan pengeluaran.
 Menyediakan jadual pengeluaran danmengumumkannya kepada semua ahli
syarikat.
 Memastikan keselamatan stok.
 Memastikan semua produk dan projek perkhidmatandihasilkan mengikut jadual
yang ditetapkan.
 Memastikan stok sentiasa cukup untuk dijual.
3. FUNGSI DAN PERANAN KAKITANGAN

Dalam sesebuah organisasi, kakitangan adalah salah satu kompenan yang terpenting.
Ini kerana kakitangan adalah berperanan untuk membantu dan menyokong
melaksanakan matlamat, objektif, polisi dan prosedur yang telah ditentukan oleh pihak
majikan dalam sesebuah syarikat.

3.1 JENIS-JENIS KAKITANGAN PEJABAT.

i. Kumpulan Pengurusan
Kakitangan dalam Kumpulan ini biasanya terletak di peringkat paling atas
carta hierarki organisasi. Di dalam kumpulan ini terdapat kakitangan seperti

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 15 Drp: 33

presiden, naib presiden, ketua pegawai kewangan (CFO) dan ketua

pegawai eksekutif (CEO). Kumpulan kakitangan ini adalah satu kumpulan
yang mengawal perjalanan organisasi dan bertanggungjawab ke atas
prestasi organisasi secara keseluruhan ataupun sebahagian daripada unit-unit
organisasi yang penting seperti penentuan dasar, polisi, objektif dan strategi untuk
dilaksanakan oleh seluruh ahli organisasi. Kumpulan kakitangan ini juga
bertanggungjawab penuh di dalam mengetuai dan  memantau
setiap pergerakan sesebuah organisasi

ii. Kumpulan Pentadbiran

Kakitangan dalam kumpulan ini biasanya terletak di tengah carta hierarki
organisasi. Peranan kumpulan ini lebih kepada penyelia, pejabat. Mereka
ditugaskan melaksanakan segala polisi dan matlamat majikan organisasi. Sebagai
contoh dalam kumpulan ini jawatan yang dipegang ialah pengurus operasi,
pengurus bahagian atau mengenai satu-satu jabatan. Mereka
bertangungjawab untuk melaksanakan polisi-polisi organisasi dan
rancangan-rancangan yang telah diatur oleh pengurus atasan di samping
menyelia serta menyelaraskan aktiviti-aktiviti pengurus  bawahan.
Kumpulan kakitangan dalam peringkat ini bertanggungjawab menyedia,
merancang serta melaksanakan strategi subunit untuk mencapai objektif
 organisasi selain berperanan penting di dalam merancang serta mengagihkan
sumber-sumber organisasi. Ini penting kerana kumpulan kakitangan dalam
peringkat ini berfungsi sebagai penyelaras serta penghubung di
antara pasukan, jabatan dan bahagian-bahagian lain sekiranya mengalami
masalah tertentu. 

iii. Kumpulan Perkeranian dan Kesetiausahaan

Kumpulan kakitangan ini terdiri daripada kerani fail, jurutaip, setiausaha,
pegawai khidmat pelanggan, kerani pentadbiran., kerani akaun, kerani stor
dan sebagainya. Kumpulan kakitangan ini biasanya terletak di peringkat
ketiga carta hierarki organisasi. Kumpulan kakitangan ini hendaklah
memastikan objektif jangka pendek bertepatan dengan rancangan -rancangan
yang telah diatur dan ditetapkan oleh kumpulan pengurus dan

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 16 Drp: 33

kumpulan pentadbiran. Sebagai contoh, tugas dan tanggungjawab kumpulan

kakitangan ini ialah melaksanakan tugas-tugas pentadbiran am, pengurusan
personel, perkhidmatan kaunter dan pemprosesan, pengumpulan data dan
maklumat, pengendalian peralatan dan perhubungan/komunikasi.

3.2 Tanggungjawab Pekerja 

i. Mematuhi semua terma dan syarat perkhidmatan yang dipersetujui

bersama majikan.
ii. Memberi notis berhenti kerja mengikut terma dan syarat perkhidmatan
yang ditetapkan jika ingin berhenti kerja.
iii. Tidak ponteng kerja melebihi 10% jumlah hari kerja dalam setahun jika
tidak akan kehilangan hak mengambil cuti tahunan.
iv. Hadir kerja sehari sebelum dan sehari selepas cuti kelepasan am yang
dipilih oleh majikan jika hendakkan gaji cuti kelepasan am.
v. Memaklumkan kepada majikan dalam tempoh 48 jam sekiranya tidak
hadir kerana cuti sakit.
vi. Merujuk kepada Jabatan Tenaga Kerja sebarang pelanggaran terma atau
amalan majikan yang bercanggah dengan Undang-Undang Buruh.
vii. Menfailkan tuntutan yang melibatkan faedah kewangan kepada Jabatan
 Tenaga Kerja dalam tempoh 33 hari jika pekerja diambil tindakan di
bawah Seksyen 14 Akta Kerja 1955.

3.3 Peranan dan tanggungjawab pekerja di tempat kerja

Pekerja adalah tulang belakang kepada sesebuah syarikat. Pekerja perlu

memberi perhatian tentang isu-isu keselamatan dan kesihatan di tempat kerja
seperti :

a) Memberi perhatian yang munasabah bagi keselamatan &

kesihatan dirinya dan orang lain.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 17 Drp: 33

b) Bekerjasama dengan majikan atau orang lain dalam menunaikan apa
apa kewajipan ataukehendak yang dikenakan ke atas majikan atau orang lain
.
c) Memakai & menggunakan Peralatan Perlindungan Diri

(PPE) yang disediakan oleh majikan.

d) Mematuhi apa-apa arahan  atau langkah tentang keselamatan &

kesihatan yang diperkenalkan oleh majikannya.

4. BAHAGIAN BELANJAWAN

4.1 PENGENALAN

Perkataan belanjawan bukanlah sesuatu yang baru dan asing bagi kita. Sebagai
individu, sama ada secara disedari atau tidak, kita mempraktikkan belanjawan.
Menyedari bahawa sumber yang ada pada kita adalah terhad, maka perancangan dan
kawalan untuk menggunakan sumber tersebut secara optimum adalah mendesak. Dari
sinilah konsep belanjawan timbul.
 Bagi sesebuah perniagaan, perancangan yang rapi amat diperlukan, terutamanya di
persekitaran perniagaan yang semakin kompleks. Ada pendapat yang mengatakan
proses penyediaan belanjawan adalah sesuatu yang membuang masa dan kurang
relevan kerana kita berada dalam persekitaran perniagaan yang dinamik dan terdapat
ketidaktentuan yang mungkin berlaku.

Walau bagaimanapun, masih ramai lagi yang mempercayai bahawa belanjawan

adalah satu alat perancangan yang baik. Ini kerana belanjawan mampu menolong
pengurus merancang untuk memperoleh dan menggunakan sumber yang ada dalam
syarikat untuk sesuatu tempoh yang spesifik.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 18 Drp: 33

4.2 DEFINISI BELANJAWAN

Belanjawan ialah satu penyataan formal tentang perancangan pihak pengurusan

dalam bentuk kuantitatif. Maksudnya, apa – apa perancangan yang dibuat oleh pihak
pengurusan akan dinyatakan secara formal dalam bentuk angka untuk
dikomunikasikan kepada ahli organisasi.

Dalam kata erti lain, pengurusan belanjawan sebenarnya adalah suatu seni dan sains
dalam mengurus wang. Mengurus belanjawan melibatkan penggunaan pelbagai teori
ekonomi dan maklumat-maklumat perakaunan bagi mencapai matlamat firma atau
individu.

4.3 BIDANG – BIDANG BELANJAWAN

Beberapa bidang yang melibatkan pengurusan belanjawan seperti pelaburan,

pengurusan kewangan korporat dan juga pengurusan risiko dan insurans. Pelaburan
Bidang pelaburan adalah cabang disiplin belanjawan yang popular di Malaysia.
Banyak pihak yang terlibat dalam aktiviti pelaburan seperti para pelabur di Bursa
Saham Kuala Lumpur, penganalisis pasaran saham, kakitangan bank yang
 menguruskan hal-hal berkaitan pinjaman pembelian saham, pengurus-pengurus dana
saham amanah dan sebagainya.

Para graduan daripada pelbagai bidang terutamanya bidang kewangan sering diambil
bekerja dengan syarikat-syarikat broker saham, syarikat pengurusan saham amanah
dan bank-bank saudagar yang bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan
pelaburan. Mereka yang memilih bekerja di syarikat insurans juga terlibat dalam tugas-
tugas melabur premium insurans yang diterima ke dalam portfolio-portfolio pelaburan
yang menguntungkan. Golongan yang berminat menjadi perunding kewangan juga,
pada ketika ini memerlukan pengetahuan luas dalam bidang pelaburan. Ini jelas
menerusi silibus yang diperkenalkan dalam peperiksaan CFP atau Certified Financial
Planners. Pengurusan Kewangan Korporat Bidang ini melibatkan penyertaan
kakitangan organisasi secara menyeluruh dan paling banyak menawarkan peluang

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 19 Drp: 33

pekerjaan kepada graduan di dalam bidang kewangan. Hal ini berlaku disebabkan
keperluan kepada pengurusan belanjawan korporat dalam setiap organisasi.

Antara tugas yang dilakukan dalam bidang ini ialah pembuatan keputusan berhubung;

 Keputusan pelaburan syarikat.

 Strategi syarikat supaya memperoleh dana bagi memenuhi keperluan
pengembangan
 perniagaan.
 Keputusan penerbitan saham baru di pasaran dan sekuriti-sekuriti hutang
yang lain.
 Keputusan pembiayaan hutang jangka panjang dan jangka pendek.
Selain keputusan-keputusan strategik di atas, para pengurus syarikat juga
akan terlibat dalam pembuatan keputusan rutin syarikat seperti:
 Pembayaran dan penerimaan tunai harian.
 Pemberian kredit kepada pelanggan.
 Merancang perbelanjaan pengiklanan dan promosi.
 Penentuan ganjaran kepada pengurus dan kakitangan.
 Pengurusan Risiko dan Insurans satu lagi cabang ilmu belanjawan yang semakin
popular Pengurusan risiko dan insurans melibatkan proses mengukur tahap risiko
serta pendedahan risiko yang akan dialami oleh sesebuah perniagaan dan juga
kakitangan mereka. Sebelum ini, tugas tersebut lebih cenderung diserahkan kepada
syarikat insurans supaya dilaksanakan. Walau bagaimanapun, pada masa kini
terdapat syarikat-syarikat yang cuba mengurus risiko secara sendiri.

Antara tugas yang perlu dilakukan oleh kakitangan di bahagian ini ialah menyediakan
pelan perlindungan risiko yang bersesuaian dengan tahap risiko yang ditanggung serta
menentukan langkah yang terbaik bagi melindungi risiko tersebut. Umpamanya,
sekiranya sesebuah kilang yang mempunyai 100 orang pekerja mempunyai
tanggungan risiko kecederaan para pekerja bernilai RM15 juta, maka apa yang boleh
dilakukan adalah dengan mewujudkan dana pelaburan khas bagi tujuan melindungi

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 20 Drp: 33

kakitangan mereka. Selain itu, syarikat juga boleh membeli polisi insurans dan
menggalakkan caruman yang lebih tinggi ke dalam akaun PERKESO.

5. SISTEM FAIL OPERASI

5.1 PENGURUSAN FAIL

i) Apa itu fail ?
 Fail merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen yang
penting.
 Fail akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor
 Fail merupakan alat rujukan bagi proses pengurusan sesebuah organisasi

ii) Apa itu sistem fail ?

 Cara atau kaedah menyimpan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan
kemas.
 Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyimpanan, penyusunan dan
pengawalan rekod secara sistematik.
 Ia berfungsi untuk pelaopran, pelaksanaan dan proses tindakan susulan.
 iii) Definisi pengurusan fail
 Pengurusan fail ialah suatu proses menyusun, mengatur, mengasingkan,
mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat
dan apabila diperlukan, rujukan mudah dibuat. Kerja menfail perlu dikemaskini
dari masa ke semasa.

5.2 PROSES PENGURUSAN FAIL

 Proses pengurusan fail melibatkan proses klasifikasi, proses penyimpanan,

proses penyusunan dan proses pengawalan.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 21 Drp: 33

i) Proses klasifikasi
 Terdapat empat kaedah pengkelasan fail yang utama mengikut sistem
pemfailan iaitu :

a) Pengkelasan mengikut Abjad (Alphabetical)

b) Pengkelasan mengikut Angka ( Numerical)
c) Pengkelasan mengikut Tempat/ Kawasan (Geographical)
d) Pengkelasan mengikut Kronologi (Chronological)

ii) Pengkelasan Mengikut Abjad (Alphabetic)

 Prosedur memfail mengikut abjad bagi orang dan firma merupakan suatu sistem
pemfailan yang mudah kerana ia menggunakan huruf daripada A hingga Z. Bagi
memfail surat daripada orang perseorangan, nama keluarga orang tersebut
disusun mengikut abjad seperti berikut :

a) Gunakan nama keluarga bagi kerja pemfailan

 Steve Goh difailkan sebagai GOH
  Annie Ho difailkan sebagai HO
 Idris Bakar difailkan sebagai BAKAR

b) Adalakalanya terdapat orang perseorangan mempunyai nama keluarga yang

sama seperti :

 Fuad Bakar = BAKAR : Fuad

 Ismail Bakar = BAKAR : Ismail
 Amirul Bakar = BAKAR : Amirul
Nadia Bakar= BAKAR : Nadia

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 22 Drp: 33

Fail disusun mengikut urutan abjad:

1. ABC Enterprise
2. Beloon Sdn. Bhd.
3. Cempaka Marketing
4. Diamond Sdn Bhd.
Rajah 1 : Contoh Pengkelasan Mengikut urutan Abjad

iii) Pengkelasan fail mengikut Angka (Numerical)

a) Fail-fail juga boleh disusun mengikut nombor / angka. Fail disusun
mengikut nombor turutan dan ini diberikan kepada setiap persuratan.

b) Contohnya sesebuah fail boleh diberikan nombor satu, fail kedua

diberikan nombor 2, fail ketiga diberikan nombor 3 dan seterusnya
sehingga puluhan, malahan ratusan fail yang mampu dimuatkan di
dalam laci cabinet fail.
 c) Bagi mengemaskan lagi kerja pemfailan mengikut nombor, maka
nombor-nombor itu boleh dibahagikan seperti berikut :

 Membuka fail megikut siri angka tahun iaitu contohnya :

1/90 3/90 5/90
2/90 4/90 6/90

Fail mengikut siri angka tahun ini selalunya dibuka mengikut projek
jangka panjang atau jangka pendek.
 Jika hendak mengikut pengelasan perkara, perlu disediakan
satu senarai semua perkara penting itu dan diberi nombor
rujukan ataupun kod.
Bagi perkara Akaun diberikan nombor (kod) 10
Bagi perkara Cuti dan Persaraan diberikan nombor (kod) 20
Bagi perkara Pinjaman diberikan nombor (kod)33
Nombor (kod) ini pula boleh juga dipecahkan seperti yang berikut :

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 23 Drp: 33

Kod Perkara
10 Akaun
10/1 Akaun Jualan Kawasan Beserah
10/2 Akaun Jualan Kawasan Semambu

Sistem pemfailan mengikut angka boleh digunakan disemua

peringakat sesuatu jabatan, kementerian, syarikat insurans,
hospital, syarikat perumahan dan lain-lain.

100 Pengurusan Pentadbiran

200 Pengurusan Tanah, Bangunan
dan Infrastruktur
330 Pengurusan Aset
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia

Rajah 2 : Contoh Pengkelasan mengikut urutan Nombor

 iv) Pengkelasan mengikut Tempat/ Kawasan (Geographical)

a) Prosedur pemfailan mengikut geografi bermakna semua jenis fail

disusun mengikut nama negeri, Bandar, mukim, daerah, kawasana,
jalan dan lorong, malahan ada yang mengikut nama kawasan
pilihanraya. Cara menyusunnya adalah sama dengan menyusun
mengikut abjad sesuatu lokasi.

b) Contohnya sesebuah firma pemborong yang menjual barangannya ke

merata tempat di dalam dunia ini akan membahagikan semua failnya
mengikut geografi.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 24 Drp: 33

c) Misalnya semua barangan yang dihantar ke Malaysia dimasukkan di

dalam satu fail bertajuk “MALAYSIA”, ke Indonesia di dalam satu fail
lagi dan seterusnya. Sesebuah firma peruncit tempatan pula akan
mewujudkan sistem fail bagi jabatan jualannya mengikut nama-nama
jalan dan lorong sesebuah Bandar di dalam
kawasannya. Misalnya semua pelanggan yang tinggal di Lorong
Bertam Perdana 88 dikumpulkan dalam satu fail.

Negeri Bandar Daerah

Wilayah Kuala Lumpur Cheras
Persekutuan

Sarawak Kuching Siburan

Miri

Sabah Kota Kinabalu Tawau

Papar

Rajah 3 : Contoh Pengkelasan mengikut Tempat/Kawasan

 iii) Pengkelasan mengikut Kronologi (Chronology)

a) Pengkelasan fail adalah berdasarkan tarikh, merujuk kepada hari, bulan

dan tahun
b) Contoh: Rekod Bahagian Undang-Undang Kementerian Pertahanan

Tahun           Bulan Hari                      Siri Kes

1.       KP/UNDG/870101/1           Kemalangan pada 1.1.87 di antara
                                                  ZB 752 dengan JBB 8862
2.       KP/UNDG/870101/1           Kemalangan pada 1.1.87 di antara
                                                 ZB 1415 dengan SA 7123

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 25 Drp: 33

6. KOMUNIKASI MASUK DAN KELUAR PEJABAT

Pengurusan komunikasi dalam sesebuah organisasi adalah sangat penting. Komunikasi

keluar dan masuk ini melibatkan peralatan seperti telefon mesin faks, email dan juga
surat. Setiap peralatan yang digunakan haruslah mempunyai prosedur.

Rajah 3: Aktiviti pengunaan telefon

6.1 Telefon
 Merupakan alat perhubungan moden yang sangat penting. Alat ini jika dikendalikan
dengan baik akan dapat mewujudkan dan mengekalkan perhubungan baik dengan
pelanggan serta dapat meningkatkan imej organisasi.

Perkhidmatan telefon yang berkualiti

Panduan ini mengutarakan pendekatan empat peringkat bagi meningkatkan
perkhidmatan yang diberikan oleh semua yang terlibat dengan layanan urusan melalui
telefon.

i. Peringkat pertama : persediaan

ii. Peringkat kedua : sambutan panggilan
iii. Peringkat ketiga : pengendalian panggilan
iv. Peringkat keempat : menamatkan panggilan

a) Persediaan
Pastikan:
i. Panduan telefon
ii. Senarai nombor pegawai,agensi kerajaan dan lain-lain
iii. Borang pesanan
iv. Papan suis sentiasa diawasi
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 26 Drp: 33

b) Sambutan panggilan
i. Menjawab panggilan pada deringan ketiga
ii. Mulakan dengan meberi salam dan perkenalkan nama organisasi

c) Pengendalian panggilan
i. Bagi maklumat dengan tepat
ii. Sambungkan panggilan dengan tepat danberkesan
iii. Ambil pesanan dengan tepat
iv. Jangan biarkan pemanggil menunggu tanpa alasan
v. Menggunakan kata-kata yang sopan semasa melayan pelanggan

tarikh Nama pemanggil No.telefon Catatan/pesanan

Rajah 4 : contoh halaman buku pesanan melaui telefon

PERINGATAN: - Buku pesanan telefon hanya perlu ditulis sekiranya terdapat pesanan
pemanggil yang tidak
d) Menamatkan dapat berhubung dengan orang yang dicari
panggilan
i. Tamatkan panggilan dengan ucapan terima kasih
ii. Pastikan pemanggil telebih dahulu meletakkan telefon
 iii. Jangan tamatkan panggilan dengan tergesa-gesa.

Rajah 5 : Aktiviti penggunaan mesin faks

6.2 Mesin faks

Merupakan satu proses tranformasi data,teks, grafik gambar dan sebagainya yang
akan diimbas dan informasinya akan ditukarkan dalam bentuk syarat elektronik. Ia
dipindahkan melaui talian telefon untuk menghasilkan salinan data, teks atau grafik
tersebut yang akan diterima melalui mesin faks.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 27 Drp: 33

Keselamatan sebelum menghantar dokumen faks

i. Kertas dokumen
 Sebelum menghantar sesuatu dokumen pastikan kertas/dokumen bebeas
dari gam,tape,staple dan klip kertas untuk menghalang dari kerosakkan
atau kertas jam
ii. Mesin faksimile
 Jangan menggunakan mesin(menghantar dokumen)ketika tangan basah.

Prosedur penggunaan Mesin faks

i. Setiap dokumen yang difaks atau diterima perlulah dicatat dalam buku log
ii. Setiap dokumen yang diterima perlu dibuat salinan terlebih dahulu sebelum
diserahkan kepada penerima untuk dimasukkan ke dalam fail
iii. Selepas dokumen dihantar, pastikan penghantar menghubungi penerima
untuk pengesahan penerimaan.
 Rajah 5 : aktiviti pengunaan email

6.3 E-mel

melalui emel kita boleh menerima surat elektronik sama ada berupa teks ataupun
gabungan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat emel ke alamat email lain melalui
jaringan internet.

Prosedur penggunaan emel dalam pejabat

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 28Drp: 33

i. Setiap emel diterima yang mengandungi maklumat penting perlulah dicatat

untuk mengelakkan sebarang kemungkinan yang tidak diingini.
ii. Selepas penghantaran emel dilakukan, penghantar tersebut perlulah
memaklumkan kepada penerima yang sah melalui panggilan telefon untuk
mengesahan penerimaan.
iii. Penggunaan emel dalam organisasi hanya boleh dilakukan untuk urusan
pejabat sahaja dan bukan untuk kegunaan peribadi
iv. Gunakan kata laluan untuk mengelakkan pencerobohan.

6.4 Surat menyurat

Setiap surat yang diterima mestilah ditentukan alamatnya terlebih dahulu samada
tepat atau tidak. Sesetengah pejabat mengadakan sistem pendaftaran berpusat untuk
mengawal surat-surat yang diterima itu dengan mencatatkan tarikh dan masa
penerimaan.
 Prosedur keluar masuk surat
i. Pengendalian surat masuk bergantung kepada sesebuah organisasi. Organisasi
yang besar biasanya memiliki bilik khas tersendiri untuk mengendalikan surat
masuk dan surat keluar.
ii. Setiap surat yang diterima mestilah ditentukan alamatnya terlebih dahulu
samada tepat ataupun tidak.
iii. Bagi surat-surat sulit haruslah disop dan tidak dibuka. Surat tersebut hendaklah
terus diserahkan kepada penerima.
iv. Jika surat tidak bertarikh,catatkan tarikh pada surat tersebut.
v. Petugas yang membuka surat dikehendaki menandakan atau mengecop pada
surat yang dibuka dengan masa dan tarikh berkenaan.
vi. Semua surat yang masuk dan hendaklah direkodkan untuk rujukan pada masa
akan datang.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 29 Drp: 33

Penerima Daripada
Tarikh Masa Nama Alamat Perkara Tandatangan
11.02.2016 10.00 am aisyah Bt.3 kg bangan Surat
pinang PD permohonan

Rajah 6 : contoh halaman buku log untuk merekod keluar masuk surat

7. PERALATAN DAN ALAT TULIS PEJABAT

Peralatan pejabat ialah dikenali sebagai mesin pejabat seperti mesin fotostat, mesin
franking, mesin faks, mesin perincih, mesin laminate, mesin perakan waktu, mesin
binding, penebuk lubang, heavy duty, pemotong kertas dan lain-lain lagi. Manakala alat
tulis pejabat pula bikenali sebagai alat pakai buang seperti kertas, pen, pemadam, gam
dan lain-lain lagi.
Untuk mengurangkan pembaziran, kehilangan dan kerosakn pada peralatan dan alat tulis
pejabat Prosedur penggunaan peralatan dan alat tulis berikut perlu diambil kira :

i. Merekod dengan lengkap dan tepat dan diberi nombor kawal serta disimpan
dengan selamat.
ii. Pengeluaran hanya dilakukan pada tujuan rasmi berdasarkan anggaran laporan
semasa. Setiap pengeluaran perlu diluluskan dan direkodkan. Pengeluaran
dilaksanakan berdasarkan masuk dahulu keluar dahulu.
iii. Mewujudkan sistem kawalan menggunakan sistem IT bagi pemantauan dan
selaras dengan peraturan kewangan.
iv. Jika berlaku kehilangan, ambil tindakan dengan segera mengikut peraturan yang
telah dikuatkuasa dalam sesebuah organisasi.
v. Jika berlaku penyalahgunaan, tindakan tatatertib akan dikenakan.

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 33 Drp: 33

Selain daripada itu, Borang penyelenggaraan peralatan juga perlu ada dalam sebuah
organisasi bagi mengurangkan sebarang kerosakan pada peralatan. Tindakan
penyelenggaraan ini berjadual yang diambil untuk memeriksa, membaiki dan
menggantikan komponen atau sumber fizikal secara teratur agar dapat berfungsi dengan
lancar dan dapat diguanakan secara berterusan.
 Rajah 7 : Contoh borang penyelenggaraan

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 31 Drp: 33

8. KEBERSIHAN DALAM PEJABAT

Dalam mewujudkan ruang pejabat yang teratur dan kemas setiap organisasi perlu
menyediakan prosedur kebersihan dalam pejabat. Setiap organisasi juga boleh
mengamalkan konsep 5s. Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti
yang berkesan kerana:
a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif.
b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata.
c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh staf untuk penyelesaian
masalah dan penambahbaikan.
d) Semua staf akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang
lebih baik.
e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat.
f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang.
g) Menjadi kebanggaan semua staf dan meningkatkan imej organisasi.

Berikut merupakan tatacara menjaga kebersihan pejabat :

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 32 Drp: 33

NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 33 Drp: 33

SOALAN / QUESTIONS:
1. Nyatakan tiga (3) jenis pejabat.

a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
c. __________________________________________________________________

2. Berikan dua (2) fungsi kumpulan perkeranian dan Kesetiausahaan?

a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________

3. Apakah maksud peralatan dan alat tulis pejabat?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

4. Terangkan peranan menjaga kebersihan dalam pejabat ?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCES:
1. Dasar Syarikat
http://www.slideshare.net/si_iqbal/dasar-syarikat, 17 Feb 2017, 2.00 pm.

2. Fungsi Pengurusan
http://www.slideshare.net/smklbting6/bab-2fungsi-pengurusan, 20 Feb 2017, 10.20 am