QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC THANH TOÁN KẾ TOÁN

I - Một số định nghĩa

1. Tạm ứng
Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi chưa có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định
do công việc chưa hoàn thành.
2. Thanh toán tạm ứng ( hoàn tạm ứng)
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã
hoàn thành và có đủ hoá đơn, chứng từ để thanh toán.
3. Thanh toán trực tiếp
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả trực tiếp cho người đề nghị thanh toán
hoặc cho người cung cấp hàng hoá dịch vụ hoàn thành, có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo
quy định.
II. QUY TRÌNH TẠM ỨNG
1- Tạm ứng bằng tiền mặt
1.1. Nội dung tạm ứng
- Các khoản chi thanh toán cá nhân như : công tác phí....; mua vật tư, sửa chữa nhỏ lẻ và
các khoản chi khác có giá trị dưới 10 triệu đồng/cá nhân đối với một khoản chi. ( Trường
hợp khác phải có sự đồng ý của giám đốc hoặc ban lãnh đạo công ty)..
- Các khoản chi tạm ứng cho đơn vị, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ không có tài
khoản tại ngân hàng hoặc có giá trị dưới 10 triệu đồng đối với một khoản chi. ( Trường
hợp khác phải có sự đồng ý của giám đốc hoặc ban lãnh đạo công ty)..
1.2. Trình tự, thủ tục tạm ứng
- Phiếu yêu cầu sửa chữa , yêu cầu vật tư của bộ phận có nhu cầu đề nghị- theo
mẫu SMS.
- Dự trù chi phí sửa chữa, vật tư đã được phê duyệt , theo mẫu của công ty kèm
các báo giá ( trường hợp khác phải có sự đồng ý của ban lãnh đạo).
- Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu của công ty).
- Giấy công tác (theo mẫu của công ty) có dấu của ban lãnh đạo công ty cử đi công
tác – trường hợp tạm ứng công tác phí đi công tác.
 - Dự trù, Báo giá đã được phê duyệt bởi trưởng các bộ phận và giám đốc /phó
giám đốc/ Giám đốc. Trên báo giá phải thể hiện đầy đủ, chính xác các thông tin của cả
bên bán và bên mua, giá cả chưa VAT, có VAT, ký và đóng dấu đầy đủ của bên bán.
2- Tạm ứng bằng chuyển khoản
2.1. Nội dung tạm ứng
- Các khoản chi cho đơn vị, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ có tài khoản tại
ngân hàng hoặc có giá trị trên 10 triệu đồng đối với một khoản chi. . ( Trường hợp khác
phải có sự đồng ý của giám đốc hoặc ban lãnh đạo công ty)..
2.2. Trình tự, thủ tục tạm ứng
- Phiếu yêu cầu sửa chữa , yêu cầu vật tư của bộ phận có nhu cầu đề nghị- theo
mẫu SMS.
- Dự trù chi phí sửa chữa, vật tư đã được phê duyệt , theo mẫu của công ty kèm
các báo giá ( trường hợp khác phải có sự đồng ý của ban lãnh đạo).
- Giấy đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản (mẫu công ty).
- Hợp đồng kinh tế và các phụ lục, đề nghị tạm ứng nếu có. (02 bản chính, ký đóng
dấu đầy đủ)
- Báo giá đã được phê duyệt bởi trưởng các bộ phận và giám đốc /phó giám đốc.
Trên báo giá phải thể hiện đầy đủ, chính xác các thông tin của cả bên bán và bên mua, giá
cả chưa VAT, có VAT, ký và đóng dấu đầy đủ của bên bán/ cung cấp dịch vụ.
II. QUY TRÌNH THANH TOÁN TẠM ỨNG (HOÀN TẠM ỨNG) , THANH
TOÁN TRỰC TIẾP.
1- Thanh toán tạm ứng bằng tiền mặt , thanh toán trực tiếp.
- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu công ty).
- Bảng kê chứng từ thanh toán nếu có (mẫu công ty).
- Hồ sơ, chứng từ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào nội dung chi, cụ thể như sau:
* Công tác phí:
+Giấy công tác (theo mẫu của công ty) có dấu của lãnh đạo công ty cử đi công tác,
dấu xác nhận của đơn vị đến công tác...
+ Các chứng từ kèm theo hợp lý, hợp lệ như vé tàu xe, cầu phà...... Giấy đi đường
có giá trị thanh toán trong thời gian 2 tháng. Quá thời hạn trên phải xin ý kiến của Giám
đốc.
 * Mua hàng hoá, dịch vụ của các tổ chức (có tư cách pháp nhân):
+ Hoá đơn GTGT
+ Biên bản nghiệm thu bàn giao với người bán (có ghi rõ họ tên và chữ ký người
nhận hàng)
+ Biên bản nghiệm thu (bàn giao ) với bộ phận sử dụng.
+ Phiếu thu tiền có ký và đóng dấu của bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ (nếu đơn
vị, cá nhân không có đăng ký kinh doanh).
 Trường hợp không xuất đc hóa đơn thì sử dụng hóa đơn bán lẻ/ giấy biên
nhận tiền ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
Cán bộ Công ty được Giám đốc duyệt tạm ứng tiền mặt để thực hiện các công việc sẽ
thanh toán tạm ứng một hoặc nhiều lần theo thời hạn ghi trong Giấy đề nghị tạm ứng
nhưng không quá thời gian 1 tháng. Quá thời hạn trên người tạm ứng phải giải trình lý do
và chịu hoàn toàn trách nhiệm.

2- Thanh toán tạm ứng, thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản
- Giấy đề nghị thanh toán (mẫu công ty).
- Bảng kê chứng từ thanh toán (mẫu công ty).
- Hồ sơ, chứng từ liên quan. Tùy thuộc vào nội dung chi, cụ thể như sau:
* Mua hàng hoá, dịch vụ của các tổ chức (có tư cách pháp nhân):
+Hoá đơn GTGT, Hoá đơn tài chính, của đơn vị, cá nhân cung cấp hàng hoá, dịch
vụ (nếu đơn vị, cá nhân có đăng ký kinh doanh)
+ Báo giá
+Biên bản bàn giao với người bán (có ghi rõ họ tên và chữ ký người nhận hàng)-
có đóng dấu.
+Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ- Có đóng dấu
+Biên bản nghiệm thu (bàn giao ) với bộ phận sử dụng- có đóng dấu
+Hợp đồng; thanh lý hợp đồng; nghiệm thu bàn giao (nếu có) trong trường hợp
thanh toán từ 10 triệu đồng trở lên. Trường hợp từ 20 triệu đồng trở lên bổ sung 02 hợp
đồng, 02 thanh lý hợp đồng, 02 biên bản nghiệm thu bàn giao (nếu có)- có đóng dấu.
*- Yêu cầu nội dung hoá đơn, chứng từ
- Tên Công ty:
Địa chỉ :
Mã số thuế :
Số tài khoản :
Tại Ngân hàng :
Thông tin / số điện thoại người phụ trách để liên lạc khi cần
- Các chi tiêu khác yêu cầu trên Hoá đơn phải ghi đầy đủ
- Khi nhận Hoá đơn phải đối chiếu nội dung của tất cả các liên phải giống nhau.
Trường hợp bị các cơ quan chức năng phát hiện số tiền, nội dung giữa các liên của Hoá
đơn không khớp nhau thì người nhận phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất (Tiền
phạt của các cơ quan chức năng).

Lưu ý :
+ Các chi phí cho tàu Ocean 39, Ocean 29, Phc Maritime thuộc công ty TNHH Hàng Hải
PHC
Các chi phí cho tàu PHC Confidence, PHC Endeavor, PHC Dynamic thuộc công ty TNHH
Vận Tải Biển PHC