ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn
----------

BÀI TẬP CUỐI KỲ

HỌC PHẦN: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
Lớp môn học: ITS3051
Giáo viên hướng dẫn: TS. Vũ Thị Kim Hoa

ĐỀ BÀI: ÁNH TRĂNG YÊU THƯƠNG 2023 – MANG

TRUNG THU ĐẾN VỚI TRẺ EM VÙNG CAO

Hà Nội – 2023
NỘI DUNG
I. Lý do tổ chức chương trình..............................................................................................2
II. Mục tiêu cần đạt được..................................................................................................2
III. Thông tin chương trình.................................................................................................2
IV. Kế hoạch tổ chức...........................................................................................................3
1. BAN TỔ CHỨC................................................................................................................4
1.1. Xác định mục tiêu chương trình..............................................................................4
1.2. Tổ chức các hoạt động tiền sự kiện..........................................................................5
1.2.1. Chuẩn bị danh sách khách mời..........................................................................5
1.2.1.1. Lập danh sách khách mời...............................................................................5
1.2.1.2. Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách mời.......................................................8
1.2.2. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện.....................................................................9
1.2.3. Chuẩn bị nhân lực............................................................................................10
1.2.4. Chuẩn bị các yếu tố khác..................................................................................11
1.2.4.1. Chuẩn bị tài liệu............................................................................................11
1.2.4.2. Chuẩn bị quà tặng.........................................................................................12
1.2.4.3. Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong quá trình diễn ra sự kiện.......................13
1.3. Kế hoạch gây quỹ.....................................................................................................14
1.3.1. Nhận quyên góp “Áo ấm cho em”....................................................................14
1.3.2. Tổ chức bán hàng gây quỹ................................................................................15
1.3.3. Gây quỹ qua hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản......................................15
1.4. Lên chương trình cho hôm diễn ra sự kiện...........................................................16
2. BAN TRUYỀN THÔNG................................................................................................20
3. BAN HẬU CẦN..............................................................................................................37
4. BAN ĐỐI NGOẠI...........................................................................................................45
V. Tiến độ chuẩn bị chương trình......................................................................................49
VI. Dự trù kinh phí............................................................................................................51
VII. Kế hoạch dự phòng.....................................................................................................54
VIII. Biên bản nhận xét việc thực hiện bài tập...............................................................55
IX. Bài học kinh nghiệm về quá trình hoàn thành bài tập............................................59

1
 I. Lý do tổ chức chương trình
Trong môi trường đại học, chúng ta thường nghe đến các chương trình thiện
nguyện như Đông Ấm, Mùa Hè Xanh trong khi đó các chương trình về tình nguyên
mùa thu lại ít phổ biến hơn. Đó cũng là lý do chúng em quyết định thực hiện chương
trình này với mong muốn các em nhỏ không chỉ hạnh phúc trong mùa hè và mùa
đông mà còn hạnh phúc sang mùa thu. Đặc biệt hơn, Khoa Quốc tế học từ lâu đã ấp
ủ về một kế hoạch tình nguyện mang yêu thương đến những nơi khó khăn nhưng vì
nhiều lý do nên kế hoạch vẫn chưa thực hiện được, điều đó càng khiến cho chương
trình “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao” ý
nghĩa hơn, tạo tiền đề cho các chương trình tình nguyện khác trong tương lai. Đây
cũng là dịp để mang hình ảnh Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội lan tỏa hơn nữa.
Ngoài ra đây cũng là cơ hội cho các sinh viên trong Khoa có những trải nghiệm
thú vị, qua đó phần nào giúp các bạn cải thiện được kỹ năng mềm, phát huy được
các tiềm năng về tổ chức, truyền thông, đối ngoại, hậu cần.

II. Mục tiêu cần đạt được

Chương trình “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em
vùng cao” chỉ đạt được thành công khi đạt được những mục tiêu sau đây:
 Mang lại niềm vui và động lực bằng những món quà thiết thực cho các em nhỏ
khó khăn Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang.
 Lan tỏa được giá trị nhân văn, yêu thương, giúp đỡ người khó khăn.
 Góp phần trong việc truyền thông về Khoa Quốc tế học để nhiều người biết đến
hơn.
 Thông qua chuyến đi rèn luyện cho sinh viên được những kỹ năng lập kế
hoạch, tổ chức một chương trình, sự kiện.

III. Thông tin chương trình

 Tên chính thức: Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em
vùng cao.
 Thời gian: Tết trung thu 2023, ngày 15/08/2023 âm, tức 29/09/2023 dương.

2
  Địa điểm tổ chức: Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà
Giang.
 Đối tượng hướng tới: các em nhỏ có hoàn cảnh khó khăn trường Tiểu học Mậu
Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang (danh sách sẽ được nhà trường xác
nhận).
 Đối tượng tham gia:
 Tham gia chuẩn bị: tất cả sinh viên Khoa Quốc tế học.
 Tham gia trực tiếp chuyến đi: 30 tình nguyện viên.

IV. Kế hoạch tổ chức

Thành lập ban tổ chức sự kiện bao gồm: Ban Tổ chức, Ban Truyền thông, Ban Hậu
cần, Ban Đối ngoại.

 Ban Tổ chức:
 Xác định mục tiêu của chương trình.
 Chuẩn bị về thủ tục hành chính.
 Lên lịch trình, địa điểm diễn ra chương trình.
 Dự trù kinh phí tổ chức.
 Phân chia, giám sát quá trình chuẩn bị của các tiểu ban.
 Tuyển MC, điều phối tiết mục giao lưu văn nghệ.
 Dự trù và quản lý ngân sách.
 Tuyển chọn vên danh sách tình nguyện viên tham gia.
 Ban Truyền thông:
 Thiết kế format chương trình.
 Xây dựng nội dung truyền thông và lan tỏa thông điệp.
 Thiết kế poster, thư mời.
 Truyền thông sự kiện trên các trang mạng xã hội để kêu gọi ủng hộ.
 Ban Hậu cần:
 Làm công tác chuẩn bị bao gồm bán hàng, thu nhận và vận chuyển đồ ủng
hộ.
 Thuê trang phục cho các tiết mục giao lưu văn nghệ.

3
  Chuẩn bị xe đưa đón tình nguyện viên.
 Chuẩn bị đồ ăn, nước uống.
 Chuẩn bị quà tặng.
 Thu phí tham gia của các tình nguyện viên.
 Hỗ trợ ăn uống, chỗ nghỉ cho tình nguyện viên.
 Hỗ trợ các tiểu ban khác khi cần.
 Dàn dựng sân khấu hôm diễn ra sự kiện.
 Quản lý khu vực hậu trường nơi diễn ra sự kiện.
 Ban Đối ngoại:
 Xin tài trợ, nhận ủng hộ.
 Thu phí tham gia của các thành viên.
 Lên danh sách khách mời kêt hợp với Ban Tổ chức.
 Gửi thư mời.
Dưới đây là kế hoạch triển khai chi tiết của từng tiểu ban:
1. BAN TỔ CHỨC
Thành viên Ban Tổ chức

STT Họ và tên Khóa Chức vụ

1 Ngô Thị Thu Hường K64 QTH Trưởng Ban Tổ chức

2 Phùng Thị Huế K64 QTH Phó Ban Tổ chức

3 Nguyễn Thái Hà K64 QTH Thành viên

1.1. Xác định mục tiêu chương trình

Nhắc đến Tết Trung thu, tất cả trẻ em đều hào hứng với các hoạt động xem
múa lân, rước đèn, thưởng thức bánh kẹo,... Tuy nhiên, do cuộc sống gia đình còn
khó khăn nên một số em không có được một Tết Trung thu trọn vẹn. Qua nhiều
hoạt động kêu gọi quyên góp và gây quỹ khác nhau, chương trình tình nguyện
“Ánh trăng yêu thương 2023 - Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao” hướng
đến mục tiêu cao cả là mang đến một Tết Trung thu thật vui vẻ và ấm áp cho trẻ
em nghèo nơi vùng sâu, vùng xa, biên giới.

4
 Bên cạnh đó, qua quá trình thực hiện và kết quả sẽ thu được từ chương trình,
hình ảnh của Khoa Quốc tế học cũng sẽ được nâng cao. Đây cũng được coi như
một sự kiện nhằm tăng thêm mức độ phổ biến của Khoa, tăng sự tin cậy và yêu
mến đối với Khoa của các sinh viên trong và ngoài Khoa cũng như các cựu sinh
viên và các bạn sinh viên trên toàn quốc,...

1.2. Tổ chức các hoạt động tiền sự kiện

1.2.1. Chuẩn bị danh sách khách mời
1.2.1.1. Lập danh sách khách mời

Danh sách khách mời bao gồm:

 Ban chủ nhiệm Khoa Quốc tế học.

 Ban Giám hiệu Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh
Hà Giang.
 Cán bộ xã Mậu Duệ – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang.

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Số: 234/TB

DANH SÁCH KHÁCH MỜI

Sự kiện: “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em
vùng cao”.

Chủ đầu tư sự kiện: Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

Ngày thực hiện: 29/09/2023.

5
 DANH SÁCH KHÁCH MỜI CHÍNH THỨC

STT Họ và tên Địa chỉ Nghề nghiệp SĐT Ghi

chú

1 PGS.TS Đặng Thị Số nhà xx, Phó Hiệu 035615 x

Thu Hương đường xx, trưởng 3xxx
phường xx, quận trường Đại
xx, thành phố học Khoa
Hà Nội học Xã hội
và Nhân văn

2 GS. TS Hoàng Khắc Số nhà xx, Trưởng Khoa 035615 x

Nam đường xx, Quốc tế học 3xxx
phường xx, quận
xx, thành phố
Hà Nội

3 TS. Nguyễn Văn Đáp Số nhà xx, Giảng viên 035615 x

đường xx, 3xxx
phường xx, quận
xx, thành phố
Hà Nội

4 PGS.TS Bùi Hồng Số nhà xx, Giảng viên 035615 x

Hạnh đường xx, 3xxx
phường xx, quận
xx, thành phố

6
 Hà Nội

5 TS. Nguyễn Thị Số nhà xx, Giảng viên 035615 x

Thuỳ Trang đường xx, 3xxx
phường xx, quận
xx, thành phố
Hà Nội

6 Nguyễn Thị Ly Thôn xx, xã Hiệu trưởng 035644

Mậu Duệ, huyện trường 3xx
Yên Minh, tỉnh
Hà Giang

7 Trịnh Văn Trung số nhà xx, xã Chủ tịch xã 036544

Mậu Duệ, huyện Mậu Duệ 3xxx
Yên Minh, tỉnh
Hà Giang

8 Nguyễn Huy Hoàng Số nhà xx, xã Phó chủ tịch 045678

Mậu Duệ, huyện xã Mậu Duệ 9xxx
Yên Minh, tỉnh
Hà Giang

9 Nguyễn Văn Vĩnh Số nhà xx, xã Bí thư xã 038654

Mậu Duệ, huyện Mậu Duệ 43xx
Yên Minh, tỉnh

7
 Hà Giang

Người lập danh sách: Nguyễn Thái Hà – Thành viên Ban Tổ chức

Người kiểm tra danh sách: Phùng Thị Huế – Phó Ban Tổ chức

Hà Nội, ngày 01 tháng 9 năm 2023

Người lập danh sách Quản lý sự kiện

Hà Ngọc

Nguyễn Thái Hà Nguyễn Thị Ngọc

1.2.1.2. Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách mời

Công việc Ngày thực hiện Người thực hiện Ghi chú

Thiết kế thiệp mời 09-15/09/2023 Nguyễn Ngọc Đầy đủ, chính xác
Diệp – Ban thông tin về sự kiện
Truyền thông và khách mời

Kiểm tra thiệp 15-17/09/2023 Phùng Thị Huế – Kiểm tra thông tin
mời Phó Ban Tổ chức khách mời, thông
tin sự kiện trong
thiệp mời,...

Gửi thiệp mời 19/09/2023 Nguyễn Thái Hà – Qua các hình thức
Thành viên như: gửi bưu điện,
gửi trực tiếp, gọi
điện, gửi mail, fax

8
 cho khách mời;
ngoài ra còn có thể
kèm theo thông báo
trên các mạng xã
hội Facebook,…

Tiếp nhận thông 19-23/09/2023 Phùng Thị Huế – Nắm được số lượng
tin phản hồi từ Phó Ban Tổ chức khách đã nhận được
khách mời thiệp mời, số lượng
khách có thể tham
gia và không tham
gia,...

Chuẩn bị các điều 20-25/09/2023 Nguyễn Thị Thanh Điều kiện về xe đưa
kiện phục vụ Tâm – Ban Hậu đón, ăn uống, nghỉ
khách mời cần ngơi,…

1.2.2. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện

 Địa điểm tổ chức: Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh
Hà Giang.
Mô tả địa điểm tổ chức sự kiện tình nguyện: Trường Phổ thông dân tộc
bán trú Tiểu học Mậu Duệ B, xã Mậu Duệ, huyện Yên Minh, tỉnh Hà
Giang gồm có học sinh tại 07 xóm vùng cao đặc biệt khó khăn của xã.
Nơi đây có 95% dân tộc Mông, 5% là dân tộc Cờ Lao và dân tộc Giáy.
Trường hiện có 6 điểm trường lẻ và 1 điểm trường chính. Theo lời chia
sẻ của Hiệu trưởng, các em học sinh lớp 1-2 tại điểm trường lẻ, không
có chế độ ăn trưa, bởi vậy nhà bạn nào có gì sẽ mang theo, thường thì là
mèn mén và rau cải. Còn lại, có khi thầy cô xin thêm được mì tôm, cá
mắm, lạc,... thì nấu cải thiện cho các em. Đây là một trong những ngôi
trường mà các em học sinh đang gặp khó khăn cả về điều kiện học tập

9
 lẫn ăn uống. Chính vì thế, Khoa Quốc tế học quyết định lựa chọn địa
điểm này để tổ chức sự kiện thiện nguyện ý nghĩa này nhằm góp phần
giúp đỡ cho nhà trường cũng như cho các em học sinh vùng sâu vùng xa
cải thiện điều kiện học tập, sinh hoạt.
 Chuẩn bị khu vực diễn ra sự kiện tình nguyện:

Khu vực cần chuẩn bị Địa điểm Người thực hiện Ghi chú

Sân khấu sự kiện Sảnh sân trường Ban Hậu cần

Phổ thông dân tộc
bán trú Tiểu học
Mậu Duệ B, xã
Mậu Duệ, huyện
Yên Minh, tỉnh
Hà Giang

Khu vực hậu trường Lớp học 1A phía Ban Hậu cần
sau sảnh sân
trường Mậu Duệ

Kiểm tra Phùng Thị Huế –

Phó Ban Tổ chức

1.2.3. Chuẩn bị nhân lực

 Lên kế hoạch tổ chức: Ban Tổ chức Khoa Quốc tế học.
 Tham gia chuẩn bị: Ban Tổ chức, Ban Truyền thông, Ban Hậu cần và
Ban Đối ngoại của Khoa Quốc tế học.
 Tham gia trực tiếp chuyến đi: 30 tình nguyện viên của Khoa Quốc tế
học.

1.2.4. Chuẩn bị các yếu tố khác

1.2.4.1. Chuẩn bị tài liệu

10
 ĐẠI HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN – ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Số: 234/TB

DANH MỤC TÀI LIỆU CHO SỰ KIỆN

Sự kiện: “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em
vùng cao”.

Ngày thực hiện: 29/09/2023.

Chủ đầu tư sự kiện: Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

STT Tên tài liệu Các thông Thời gian Số Người thực Ghi
số kỹ thuật cuối cùng lượng hiện chú
của tài liệu cho việc
chuẩn bị

1 Nội dung Tài liệu 25/09/2023 10 tập Phùng Thị

chương trình photo, giấy Huế – Phó
trắng, bìa in Ban Tổ chức
màu, khổ A4

2 Danh sách Tài liệu 25/09/2023 10 tập Phùng Thị

học sinh photo, giấy Huế – Phó
được nhận trắng, bìa in Ban Tổ chức
trợ cấp màu, khổ A4

3 Danh sách Tài liệu 25/09/2023 05 tập Phùng Thị

khách mời photo, giấy Huế – Phó

11
 trắng, bìa in Ban Tổ chức
màu, khổ A4

Người lập danh mục

Huế

Phùng Thị Huế

1.2.4.2. Chuẩn bị quà tặng

Danh mục quà tặng Chi tiết

Tủ sách “FIS yêu thương” – 500 đầu sách cho cấp tiểu học

– 100 bộ đồ dùng học tập cấp tiểu học

– 100 bộ đồng phục mới cấp tiểu học

Phần quà “Vui đêm trung thu” – 100 phần quà đồ chơi cấp tiểu học

– 100 phần quà bánh kẹo cấp tiểu học

Phần quà “Gieo chữ trên đá” 30 phần quà cho giáo viên, cán bộ
trường

1.2.4.3. Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong quá trình diễn ra sự kiện

Yếu tố cần chuẩn bị Người thực Ngày thực Kiểm tra, Ghi chú

12
 hiện hiện giám sát

Không gian sự kiện: Ban Hậu 15- Phó Ban Tổ Có tập diễn
cần – 20/09/2023 chức – thử, khớp âm
– Âm thanh
Nguyễn Thị Phùng Thị thanh trước
– Ánh sáng Thanh Tâm Huế thời gian
diễn ra
– Khung sân khấu
chương trình
– Phông trang trí

– Trang thiết bị trên sân

khấu

Người dẫn chương trình Ban Hậu 20- Nguyễn Tổng duyệt
(02 người) cần – 25/09/2023 Thái Hà – MC trước khi
Nguyễn Thị Thành viên diễn ra sự
Thanh Tâm Ban Tổ chức kiện
(26/09/2023)

Đội múa văn nghệ: Ban Hậu 20- Nguyễn Yêu cầu tổng
cần – 25/09/2023 Thái Hà – duyệt văn
– 02 tiết mục của các em
Nguyễn Thị Thành viên nghệ và khớp
trường Mậu Duệ
Thanh Tâm Ban Tổ chức âm nhạc
– 03 tiết mục do sinh trước ngày
viên tình nguyện biểu trình diễn
diễn (26/09/2023)

1.3. Kế hoạch gây quỹ

13
1.3.1. Nhận quyên góp “Áo ấm cho em”
 Thời gian: 10-20/09/2023.
 Địa điểm: Sân nhà E Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội (Số 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội).
 Mô tả hình thức: Ban Tổ chức chương trình tiếp nhận quần áo, phụ kiện
mùa đông (khăn, vớ, giày, găng tay,...) còn sử dụng được từ các bạn sinh
viên, các giảng viên trong trường và không giới hạn số lượng để quyên
góp cho các em học sinh tại trường Mậu Duệ. Ngoài những món đồ thiết
yếu cho cuộc sống hàng ngày, Ban Tổ chức cũng mong muốn nhận được
những phương tiện giúp cho việc trau dồi tri thức đầy đủ của các em học
sinh như: bút, sách, vở,...
 Lưu ý:
 Quần áo đã qua sử dụng xin giặt sạch, thơm tho, không quyên góp
những đồ quá cũ.
 Vui lòng đóng gói, ghi rõ cỡ quần áo, chất liệu (trẻ em, người lớn,
hàng len, dạ,...).
 Phụ trách thu gom và phân loại: Ban Hậu cần
 Liên hệ hỗ trợ: Ms. Phùng Huế – Phó Ban Tổ chức
 SĐT: 0908 048 xxx
 Email: huee@gmail.com

1.3.2. Tổ chức bán hàng gây quỹ

 Địa điểm:
 Trực tiếp: Sân nhà E Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội (Số 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà
Nội).
 Trực tuyến: Mạng xã hội Facebook.
 Thời gian: 10-20/09/2023.
 Phụ trách bán hàng: Ban Hậu cần – 05 người.
 Mô tả hình thức:

14
  Bán bánh trung thu phục vụ cho dịp tết Trung thu.
 Bán các loại nước giải khát, đồ ăn vặt được sinh viên yêu thích (dự
tính: trà chanh, trà tắc, trà thái, bánh tráng,...)
 Bán sản phẩm handmade (khoảng 50 sản phẩm) gồm vòng tay, kẹp
tóc, dây buộc tóc, móc khóa,... với giá từ 10-50.000 đồng nhằm gây
quỹ quyên góp cho các em trường Mậu Duệ.
 Liên hệ hỗ trợ: Ms. Phùng Huế – Phó Ban Tổ chức
 SĐT: 0908 048 xxx
 Email: huee@gmail.com

1.3.3. Gây quỹ qua hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Mô tả: đặt hòm gây quỹ cùng với thông tin tài khoản (mã QR, số tài khoản,..)
cùng với bàn bán đồ. Ngoài ra, Ban Truyền thông cũng kêu gọi gây quỹ qua
các bài đăng trên Facebook đính kèm số tài khoản.
- Thời gian: 10-20/09/2023
- Phụ trách quản lý hòm quỹ: Ban Hậu cần – 02 người
- Mọi quyên góp từ các nhà hảo tâm xin được gửi về:
● 2221000*****
● Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Thùy Linh
● Ngân hàng: BIDV Chi nhánh Thanh Xuân
● Nội dung chuyển khoản: TEN + DON VI + UNG HO ANH TRANG YEU
THUONG 2023
- Liên hệ hỗ trợ: Ms. Phùng Huế – Phó Ban Tổ chức
+ SĐT: 0908 048 xxx
+ Email: huee@gmail.com

1.4. Lên chương trình cho hôm diễn ra sự kiện

 Timeline ngày diễn ra sự kiện ngày 29/09/2023.
 Thời gian xuất phát: 5h ngày 28/09/2023 – 16h 29/09/2023.
 Thời gian về: 10h 30/09/2023 – 19h ngày 30/09/2023

15
 Thời Hoạt động Ban phụ trách Công việc Ghi chú
gian

Ngày 28/09/2023

16h-17h Cả đoàn ổn định Ban Tổ chức

để nghỉ ngơi, tới
nơi cất đồ

17h30- Chuẩn bị bữa tối Ban Hậu Cần

18h30

18h30- Cả đoàn ăn tối Ban Hậu Cần

20h

20h-21h Dọn dẹp Ban Hậu Cần

21h-22h Trò chuyện, tâm Ban Tổ chức

sự

Sau 22h Đi ngủ

Ngày 29/09/2023

6h30-7h Thức dậy, vệ sinh

cá nhân

7h-8h Ăn sáng

8h-9h30 Di chuyển đồ đến

điểm trường

16
9h30- Trang trí dựng Ban Tổ chức + – Lên concept trang
15h30 sân khấu Ban Hậu cần trí, dựng sân khấu
theo chủ đề sự kiện
– Ban Hậu cần
chuẩn bị các dụng
cụ, đồ đạc, thiết bị
cần thiết, thực hiện
trang trí, dựng sân
khấu như căng
phông bạt, decor,...

Dọn dẹp vệ sinh

Ăn trưa

Chuẩn bị cho Hoàn tất các công

chương trình buổi việc chuẩn bị như:
chiều và tối chuẩn bị nguyên
liệu làm bánh, sắp
xếp các khu vực,
các vị trí nhân sự,...

15:30 - Tổ chức cuộc thi Ban tổ chức Tổ chức cuộc thi

17:30
“Ngày hội Trung làm bánh trung thu
Thu” và bày mâm ngũ
quả kết hợp với trò
chơi (thi trả lời đúng
để nhận nguyên liệu
làm bánh)

Chuẩn bị bữa tối Đi chợ mua đồ ăn,

chuẩn bị, nấu ăn,...

17
17:30 - Nghỉ ngơi, ăn tối,
18:30
dọn dẹp.

18:30 - Chuẩn bị cho Hoàn tất các khâu

19:00 chương trình buổi chuẩn bị, tập dượt
tối trước các chương
trình, tiết mục

19:00 - Chương trình Ban Tổ chức – Tiết mục văn nghệ

22:00 “Vui hội trăng mở màn
rằm” – Đại diện khoa lên
phát biểu
– Đại diện trường
tiểu học Mậu Duệ B
lên phát biểu
– Trao phần thưởng
cho các học sinh có
hoàn cảnh khó khăn
có thành tích tốt
trong học tập
– 20:00-21:00: Giao
lưu văn nghệ
– 21:00-22:00: Phá
cỗ Trung thu
– 22:00: Kết thúc
chương trình

22:00 - Dọn dẹp, di

22:30 chuyển về địa
điểm nghỉ ngơi

22:30 - Ngủ nghỉ

18
05:30

Ngày 30/09/2023

05:30 - Dậy, ăn sáng Ban tổ chức Vận chuyển các đồ

06:30 chuẩn bị và di điều phối các dùng, quà tặng lên
chuyển đến điểm hoạt động. trường
trường Ban Hậu cần
phụ trách chuẩn
bị bữa ăn cho
các tình nguyện
viên

06:30 - Dọn dẹp và tổ

07:00 chức hoạt động
tập thể dục buổi
sáng cùng các em
học sinh

07:00 - Tổ chức buổi học Tổ chức các hoạt

08:45 ngoại khóa về động trò chơi xen
(2 tiết) tiếng Anh lẫn với học tập, ca
nhạc, kể chuyện
bằng tiếng Anh,...

Xây dựng thư Ban tổ chức – Đóng giá sách

viện điều phối các – Xếp sách
TNV thành các
nhóm cùng
thực hiện

08:45 - Tập trung, chia Trao gửi quà, tặng

10:00 tay với các em và các đồ dùng học tập,
nói cảm ơn với vật phẩm, quần áo

19
 nhà trường; tặng, cho các em nhà nhà
sách, đồ dùng, trường, hộ gia
vật phẩm cho các đình,...
em học sinh và
nhà trường

10:00 Trở về địa điểm ở Ăn trưa:

và tập trung lên dừng chân
xe xuất phát về tại điểm ăn
trường trưa rồi tiếp
tục lên
đường

2. BAN TRUYỀN THÔNG

Hà Thu Bảo: Thành viên K64 QTH_Trưởng Ban

Team content Team design

Nguyễn Thị Ngọc Mai: Lớp phó học tập Nguyễn Ngọc Diệp: Phó Bí thư K65
K65 QTH_Phó Ban + Trưởng team QTH_Thành viên
content

Nguyễn Thị Hà Anh: Lớp phó đời sống Nguyễn Hoàng Diệm: Lớp phó đời sống
K65 QTH_Thành viên kiêm thủ quỹ K64 QTH_Thành viên

Đặng Văn Hiếu: Bí thư K65 Trương Nguyễn Anh Thư: Chi hội
QTH_Thành viên trưởng_Thành viên

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

BAN TRUYỀN THÔNG

Leader: Hà Thu Bảo SĐT: 0354794xxx Email: hathuxxx@gmail.com

20
STT Công việc Nội dung Phụ Link Thời Ghi
trách sản gian chú
phẩm

1 Kế hoạch Lên ý tưởng cho các Cả ban 01-

truyền thông bài đăng 10/08/2
023

2 Thiết kế thiệp Có thông tin chương Nguyễn 7-

mời cho trình (các nhà tài trợ) Ngọc 17/09/2
khách mời Diệp 023

3 Thông báo sự Thông báo lịch trình Hà Thu 01/08-

kiện sự kiện đến những Bảo 20/09/2
người tham gia, chạy 023
công việc

4 Background Thiết kế các ấn phẩm Nguyễn 10/08-

cho sự kiện bao gồm banner, Hoàng 25/08/2
backdrop Diệm 023

5 Chụp ảnh Nguyễn 28-

chương trình Ngọc 29/09/2
Diệp 023
(ngày
diễn ra
sự
kiện)

6 Recap Lên bài truyền thông Đặng 30/09/2

recap cảm ơn sau sự Văn 023
kiện trên fanpage của Hiếu
Khoa

21
 7 Tham gia Kiểm tra các khâu Hà Thu 01/08-
chạy sự kiện chuẩn bị trước và sau Bảo 30/09/2
sự kiện 023

8 Viết email Hà Thu 20/09/2

gửi thiệp Bảo 023
mời

9 Kiểm duyệt Xem xét, chỉnh sửa Hà Thu 24/08/2

bài viết các bài viết sau khi Bảo 023
các thành viên gửi
bài

10 Viết lời dẫn Hà Thu 30/08/2

chương trình Bảo 023

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Thời – Thời gian chạy truyền thông sự kiện: 27/08-30/09/2023

gian – Đăng bài theo kế hoạch truyền thông: 2-3 bài/tuần
đăng – Khung giờ đăng bài: 20h-20h30 trên fanpage Khoa (Khoa
bài Quốc tế học)

Chủ đề Chi tiết Phụ trách Deadline Link

bài

Bố cục Tiêu GIỚI Giới thiệu Ngọc Mai – 11-

bài đề THIỆU chung về sự Ngọc Diệp 22/08/20
viết CHƯƠNG kiện: địa 23
TRÌNH điểm tổ
“ÁNH chức, sứ
TRĂNG mệnh, thời
YÊU gian,...

22
THƯƠNG”

THƯ NGỎ Nội dung Hà Anh – 11-

– ÁNH xin tài trợ: Hoàng Diệm 22/08/20
TRĂNG nêu lý do, 23
YÊU mục tiêu sự
THƯƠNG kiện,...

GÂY QUỸ – Giới thiệu Văn Hiếu – 11-

CHO SỰ các hình Anh Thư 22/08/20
KIỆN thức gây 23
“ÁNH quỹ mà
TRĂNG Khoa tổ
YÊU chức
THƯƠNG” – Thông tin
nhận tài trợ

ĐÓNG – Nói về Ngọc Mai – 11-

GÓP NHO mục tiêu và Ngọc Diệp 22/08/20
NHỎ – mong muốn 23
HẠNH của các
PHÚC TO hình thức
TO gây quỹ
– Thông tin
nhận tài trợ

QUÀ – Giới thiệu Hà Anh – 11-

TẶNG các phần Hoàng Diệm 22/08/20
“ÁNH quà mà 23
TRĂNG chương
YÊU trình gửi
THƯƠNG” tặng các em

23
 trong sự
kiện
– Thông tin
nhận tài trợ

MANG – Ghi lại Văn Hiếu – 22/08/20

TÌNH YÊU quá trình Anh Thư 23
TA – ĐẾN nhận sự hỗ
KHẮP NƠI trợ/gây quỹ
XA

LỜI CẢM Gửi lời cảm Ngọc Mai – 22/08/20

ƠN NHÀ ơn đến các Ngọc Diệp 23
TÀI TRỢ nhà tài trợ
ÁNH cho chương
TRĂNG trình
YÊU
THƯƠNG

ÁNH – Giới thiệu Hà Anh – 22/08/20

TRĂNG về địa điểm Hoàng Diệm 23
NÓI HỘ tổ chức sự
LÒNG EM kiện
– Nêu lên
hoàn cảnh
khó khăn
của các em
vùng cao
Mong
muốn gửi
gắm hạnh
phúc đến

24
 các em qua
lễ Trung
thu

LÊN – Nói về Văn Hiếu – 22/08/20

ĐƯỜNG ngày khởi Anh Thư 23
ĐẾN VỚI hành của
MIỀN YÊU chuyến đi
THƯƠNG – Tổng
quan các
hoạt động
sẽ được
thực hiện
tại sự kiện
sẽ được
thực hiện
tại sự kiện

SẺ CHIA Chia sẻ Ngọc Mai – 22/08/20

KHOẢNH cảm nhận Ngọc Diệp 23
KHẮC của TNV
YÊU của chuyến
THƯƠNG đi tình
nguyện:
không khí,
cảm xúc,...

LƯU GIỮ – Thông Hà Anh – 22/08/20

MỘT MÙA báo chuyến Hoàng Diệm 23
TRĂNG hành trình
TRÒN được khép
ĐẦY lại

25
 – Gửi lời
cảm ơn đến
sự đóng
góp của các
nhà tài trợ,
TNV,…
– Lời mong
muốn, hy
vọng gửi
đến các em

Thân – Viết súc tích, không lan man.

bài – Hạn chế sử dụng icon (mỗi đoạn chỉ nên có tối đa
02 icon).
– Cách dòng giữa các đoạn.

Footn -----------
ote ÁNH TRĂNG YÊU THƯƠNG 2023 - Mang Trung
thu đến với trẻ em vùng cao, Khoa Quốc tế học,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
ĐHQGHN
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:
Fanpage:
Email:
Hotline:

KẾ HOẠCH ĐĂNG BÀI

TÊN BÀI ĐĂNG

GIỚI THƯ NGỎ GÂY QUỸ ĐÓNG QUÀ

THIỆU – “ÁNH CHO SỰ GÓP NHO TẶNG

26
 CHƯƠNG TRĂNG KIỆN NHỎ – “ÁNH
TRÌNH YÊU “ÁNH HẠNH TRĂNG
“ÁNH THƯƠNG TRĂNG PHÚC TO YÊU
TRĂNG 2023” YÊU TO THƯƠNG
YÊU THƯƠNG 2023”
THƯƠNG 2023”
2023”

Ngày đăng 27/08/2023 30/08/2023 02/09/2023 07/09/2023 11/09/2023

Người Hà Thu Bảo Hà Thu Bảo Hà Thu Bảo Hà Thu Bảo Hà Thu Bảo
đăng

TÊN BÀI ĐĂNG

MANG LỜI CẢM ÁNH LÊN SẺ CHIA LƯU

TÌNH ƠN NHÀ TRĂNG ĐƯỜNG KHOẢNH GIỮ
YÊU TA – TÀI TRỢ NÓI HỘ ĐẾN VỚI KHẮC MỘT
ĐẾN “ÁNH LÒNG MIỀN YÊU MÙA
KHẮP TRĂNG EM YÊU THƯƠNG TRĂNG
NƠI XA YÊU THƯƠNG TRÒN
THƯƠNG ĐẦY
2023”

Ngày 15/09/202 20/09/2023 23/09/20 28/09/202 29/09/202 30/09/20

đăng 3 23 3 3 23

Người Hà Thu Nguyễn Thị Nguyễn Nguyễn Nguyễn Nguyễn

đăng Bảo Ngọc Mai Thị Thị Ngọc Thị Ngọc Thị
Ngọc Mai Mai Ngọc
Mai Mai

27
 CÁC ẤN PHẨM CẦN THỰC HIỆN

Ấn phẩm Concept Chi tiết

Thư ngỏ tài trợ – Số lượng: 1 thư ngỏ tài

(bài 2) trợ.png

Banner cho sự LINK – Số lượng: 1 QHCC

kiện TEMPLATE FESTIVALS
- banner.png

Backdrop cho – Số lượng: 1 QHCC

sự kiện FESTIVALS
-
backdrop.png

Ảnh đại diện – Số lượng: 1 Ảnh đại

cho fanpage của diện.png
Khoa

Ảnh bìa cho – Số lượng: 1 ảnh bìa.png

fanpage của
Khoa

Thiệp mời – Số lượng: 1 QHCC

FESTIVALS
(9).png

Ảnh bài 1 – Số lượng: 1 QHCC

FESTIVALS
(1).png

Ảnh bài 3 – Số lượng: 1 QHCC

FESTIVALS

28
 .png

Ảnh bài 4 – Số lượng: 1 QHCC

FESTIVALS
(3).png

Ảnh bài 5 – Số lượng: 2 bao QHCC

gồm hình tiêu đề FESTIVALS
+ hình mô tả quà (4).png
QHCC
FESTIVALS
(5).png

Ảnh bài 6 Ảnh thực tế

Ảnh bài 7 – Số lượng: 1, https://

hình có chèn thư drive.google.
cảm ơn com/file/d/
1FEoX0fqjV
OJyqaRag5U
Qn1Nh-
sX4P9SK/
view?
usp=sharing

Ảnh bài 8 – Số lượng: 1 QHCC

FESTIVALS
(8).png

Ảnh bài 9 Ảnh thực tế

Ảnh bài 10

Ảnh bài 11

29
 CÁC ẤN PHẨM TRUYỀN THÔNG
Banner

Backdrop

30
Ảnh đại diện fanpage

Ảnh bìa fanpage

Bài 1: Giới thiệu chương trình “Ánh trăng yêu thương 2023”

31
Bài 2: Thư ngỏ “Ánh trăng yêu thương 2023”

Bài 3: Gây quỹ cho sự kiện “Ánh trăng yêu thương 2023”

32
Bài 4: Đóng góp nho nhỏ – Hạnh phúc to to

Bài 5: Quà tặng “Ánh trăng yêu thương 2023”

33
Bài 6: Mang tình yêu ta – Đến khắp nơi xa (Ảnh thực tế)
Bài 7: Lời cảm ơn nhà tài trợ “Ánh trăng yêu thương 2023”

34
Bài 8: Ánh trăng nói hộ lòng em

Bài 9: Lên đường đến với miền yêu thương (Ảnh thực tế)
Bài 10: Sẻ chia khoảnh khắc yêu thương (Ảnh thực tế)
Bài 11: Lưu giữ một mùa trăng tròn đầy (Ảnh thực tế)

35
Thiệp mời

3. BAN HẬU CẦN

Thành viên Ban Hậu cần

STT Họ và tên Khóa Chức vụ

1 Nguyễn Thị Thanh Tâm K64 QTH Trưởng Ban

2 Đỗ Thúy Hằng K64 QTH Phó Ban

3 Trần Đức Việt K64 QTH Thành viên

4 Nguyễn Thị Quỳnh Anh K64 QTH Thành viên

5 Đỗ Lan Anh K65 QTH Thành viên

6 Đào Việt Dũng K65 QTH Thành viên

7 Đỗ Tuấn Đạt K65 QTH Thành viên

8 Hà Văn Thanh K66 QTH Thành viên

9 Phan Thảo Anh K66 QTH Thành viên

36
 10 Bùi Minh Thủy K66 QTH Thành viên

11 Nguyễn Tiến Hoàng K67 QTH Thành viên

12 Nguyễn Thị Hương Ly K67 QTH Thành viên

13 Trần Đăng Khoa K67 QTH Thành viên

Bảng phân công công việc

STT Công việc Mô tả Phụ trách Thời gian Ghi chú

1 Công tác – Bán hàng: 02 Nguyễn Thị 10/09/2023- – Sản

chuẩn bị (bán hình thức Thanh Tâm 20/09/2023 phẩm bán
hàng, thu + Trực tuyến: (Trưởng hàng (bánh
nhận và vận quảng cáo các mặt Ban) + Đỗ trung thu,
chuyển đồ hàng thông qua Thúy Hằng đồ ăn vặt,
ủng hộ) Fanpage của Khoa (Phó Ban) đồ
Quốc tế học handmade)
(https://www.face : 10.000-
book.com/FIS.US 50.000/sản
SH.VNU) và phẩm
Facebook của – Chi phí
Khoa Quốc tế học thuê xe
(https://www.face vận
book.com/khoa.qu chuyển đồ
octehoc) ủng hộ:
+ Trực tiếp: đặt 2.000.000
bàn bán hàng ở (chủ yếu
sân nhà E Trường do chính
ĐHKHXH&NV, các bạn
ĐHQGHN (sáng: làm công
8h-11h, chiều: tác hậu cần

37
 14h-17h). vận
* Bánh trung thu chuyển)
phục vụ cho dịp
tết Trung thu.
* Các loại nước
giải khát, đồ ăn
vặt được sinh viên
yêu thích (dự tính:
trà chanh, trà tắc,
trà thái, bánh
tráng,...)
* Sản phẩm
handmade
(khoảng 50 sản
phẩm) bao gồm:
vòng tay, kẹp tóc,
dây buộc tóc, móc
khóa,...
– Thu nhận đồ ủng
hộ từ các nhà hảo
tâm, sau đó phân
loại:
+ Sách vở, quần
áo.
+ Tiền mặt/tiền
chuyển khoản.

2 Chuẩn bị xe – Từ Trường Trần Đức 20/09/2023- Chi phí:

đưa đón tình ĐHKHXH&NV Việt 22/09/2023 15.000.000
nguyện viên lên huyện Yên triệu (3
Minh, Hà Giang ngày 2

38
 mất 374,6km và 8 đêm)
tiếng 45 phút di
chuyển.
– Thuê xe của
hãng Nắng Vàng:
di chuyển từ
Trường
ĐHKHXH&NV
đến huyện Yên
Minh, tỉnh Hà
Giang.

3 Dẫn chương – Tuyển người dẫn - MC 20/09/2023- 100k/bộ ->

trình + Văn chương trình (2 nữ:Phan 25/09/2023 20 x
nghệ người, 1 nam 1 Thảo Anh 100.000 =
nữ). (sinh viên 2.000.000
– Thuê trang phục: khoa Quốc
Cửa hàng trang tế học, đã
phục biểu diễn có nhiều
Lily. kinh
+ Địa chỉ: Số 26, nghiệm làm
Ngõ 495, Đường MC)
Nguyễn Trãi, - MC nam:
Thanh Xuân Nam, Lê Viết
Quận Thanh Hiếu (sinh
Xuân, Hà Nội. viên khoa,
+ Sđt: đã có nhiều
024.6291.5013 & kinh
0929.390.688 nghiệm làm
+ Facebook: MC)
https://www.faceb

39
 ook.com/TrangPh
ucBieuDienLily
– Biểu diễn văn
nghệ: 03 tiết mục
của TNV + 02 tiết
mục của học sinh
trường Mậu Duệ

4 Chuẩn bị đồ – Đồ ăn: bánh Bùi Minh 23/09/2023- – Đồ ăn:

ăn, nước uống trung thu, bưởi, Thủy 25/09/2023 1.000.000
hồng ngâm, bánh – Nước
kẹo, bim bim,... uống: 1
– Nước uống: 10 thùng
thùng Aquafina Aquafina
350ml 350ml 24
chai =
63.000 x
10 thùng =
630.000

5 Chuẩn bị quà – Tủ sách “FIS Nguyễn Thị 15/09/2023- – Tủ sách

tặng yêu thương”: Hương Ly + 25/09/2023 “FIS yêu
+ 500 đầu sách Trần Đăng thương”:
cấp tiểu học. Khoa + 500 đầu
+ 100 bộ đồ dùng sách cấp
học tập cấp tiểu tiểu học
học. (7.000.000
+ 100 bộ đồng ).
phục mới cấp tiểu + 100 bộ
học. đồ dùng
– Phần quà “Vui học tập

40
đêm Trung thu”: cấp tiểu
+ 100 phần quà đồ học
chơi cấp tiểu học. (5.000.000
+ 100 phần quà ).
bánh kẹo cấp tiểu + 100 bộ
học. đồng phục
– Phần quà “Gieo mới cấp
chữ trên đá”: tiểu học
+ 30 phần quà cho (20.000.00
GV, cán bộ 0).
trường. – Phần quà
“Vui đêm
Trung
thu”:
+ 100 phần
quà đồ
chơi cấp
tiểu học
(5.000.000
).
+ 100 phần
quà bánh
kẹo cấp
tiểu học
(5.000.000
).
– Phần quà
“Gieo chữ
trên đá”:
+ 30 phần

41
 quà cho
GV, cán
bộ trường
(7.000.000
).

6 Thu phí tham Hình thức: chuyển Nguyễn Thị 10/09/2023- 30 TNV:
gia của các khoản Quỳnh Anh 15/09/2023 800.000/ng
tình nguyện ười =
viên 24.000.000

7 Hỗ trợ ăn Mua thức ăn, sau Hà Văn 20/09/2023- – Bữa

uống cho tình đó nấu cho các Thanh + Đỗ 22/09/2023 sáng
nguyện viên TNV vì ở trên Hà Lan Anh (mua đồ ăn (29/09 +
Giang khó mua ở Hà Nội, 30/09):
được cơm hộp sau đó vận 10k/suất ->
chuyển lên 30 x
Hà Giang vì 10.000 =
nếu mua ở 300.000 x
Hà Giang sẽ 2 bữa =
không có đủ 600.000
thời gian - Bữa trưa
chuẩn bị) (29/09):
20k/suất ->
30 x
20.000 =
600.000
– Bữa tối
(29/09):
20k/suất ->
30 x

42
 20.000 =
600.000
Tổng:
1.800.000

8 Hỗ trợ chỗ Thuê 15 phòng Bùi Minh 15/09/2023- Mỗi phòng

nghỉ cho tình cho 30 TNV (mỗi Thủy + 20/09/2023 có giá
nguyện viên phòng 02 người) Phan Thảo 200.000/ng
của Hong Hao Anh ày ->
Hostel and 200.000 x
Motorbikes 15 phòng
=
3.000.000
- 3 ngày 2
đêm:
9.000.000

9 Hỗ trợ các Cả ban 01/09/2023-

tiểu ban khác 29/09/2023
khi cần

10 Sân khấu sự – Âm thanh Trần Đức – Thời gian - Loa đài,

kiện – Ánh sáng Việt + Hà thuê âm mic đã liên
– Khung sân khấu Văn Thanh thanh ánh hệ trước để
– Phông trang trí + Trần sáng và mua mượn nhà
– Trang thiết bị Đăng Khoa đồ trang trí trường
trên sân khấu + Nguyễn sân khấu: - In
Tiến Hoàng 15/09/2023- backgroun
+ Đào Việt 20/09/2023. d, standee:
Dũng + Đỗ – Thời gian 2.000.000
Tuấn Đạt chuẩn bị tại – Đồ trang
nơi tổ chức: trí sân

43
 29/09/2023. khấu:
500.000

11 Khu vực hậu – Hỗ trợ trong Nguyễn Thị 29/09/2023

trường công tác chuẩn bị Quỳnh Anh
các tiết mục văn + Bùi Minh
nghệ và dẫn Thủy +
chương trình. Phan Thảo
– Trao quà cho Anh +
các em học sinh Nguyễn Thị
và các giáo viên, Hương Ly
cán bộ của trường.
– Ổn định chương
trình.

4. BAN ĐỐI NGOẠI

Thành viên Ban Đối ngoại

STT HỌ VÀ TÊN KHÓA CHỨC VỤ

1 Nguyễn Thị Hà K64 Hệ chuẩn Trưởng Ban

2 Nguyễn Thị Thùy Linh K64 Hệ chuẩn Phó Ban

3 Đoàn Trà My K65 Hệ chuẩn Thành Viên

4 Đặng Văn Hiếu K65 CLC Thành Viên

5 Đoàn Thanh Thư K65 Hệ chuẩn Thành Viên

6 Đỗ Hiền Thảo K65 CLC Thành Viên

Bảng phân công công việc

STT THỜI GIAN CÔNG MÔ TẢ PHỤ THỜI

44
 VIỆC TRÁCH GIAN

1 Trước chương Phân công Chia các đầu Trưởng 01/08/2023

trình công việc mục công Ban Đối
việc cho các ngoại:
thành viên Nguyễn
phụ trách Thị Hà
từng phần và
có yêu cầu
deadline

Soạn form Soạn email Đoàn Trà 02-

gửi email cho khách My + 04/08/2023
mời, tài trợ, Đặng Văn
khán giả Hiếu

Tìm nhà tài Gửi email Đoàn 04-

trợ tài trợ Thanh Thư 09/08/2023

Liên lạc tài Sau khi nhà Nguyễn 09-

trợ tài trợ phản Thị Thùy 15/09/2023
hồi thì có Linh + Đồ
thể liên lạc Hiền Thảo
trao đổi

Seeding Chia sẻ Tất cả Từ khi triển

chương trình thành viên khai đến
vào các tham gia 15/09/2023
group hoặc
trang cá
nhân

2 Trong chương Tài trợ Đảm bảo Nguyễn Từ khi triển

trình nhận đủ tài Thị Thùy khai đến

45
 trợ Linh + Đồ 15/09/2023
Hiền Thảo

3 Sau chương trình Gửi email Gửi email Nguyễn 30/09/2023

nhà tài trợ cảm ơn nhà Thị Hà
tài trợ

Thư ngỏ tài trợ: Chương trình tình nguyện: “ÁNH TRĂNG YÊU THƯƠNG
2023 – MANG TRUNG THU ĐẾN VỚI TRẺ EM VÙNG CAO”

Kính gửi……
Tôi là Nguyễn Thị Thùy Linh, đại diện Ban Đối ngoại của Chương trình Trung thu:
“Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao”

Một mùa Trung thu nữa lại về gợi lên trong lòng chúng ta biết bao ký ức, bao kỷ niệm
về tuổi thơ với chú Cuội chị Hằng, với đêm trăng đốt đèn phá cỗ, với những lồng đèn
sặc sỡ và sự ấm áp bên gia đình,... Trẻ em khắp nơi lại háo hức đòi bố mẹ mua lồng
đèn, bánh trung thu,… Thế nhưng, niềm vui ấy thật sự vẫn chưa trọn vẹn với những
trẻ em có hoàn cảnh khó khăn tại vùng miền núi Hà Giang.
Đồng cảm với những con người nơi đây, với những trẻ em còn nhiều thiệt thòi, chúng
tôi không có phép màu để làm cho cuộc sống của các em bớt cơ cực mà chỉ có thể
đem công sức và lòng nhiệt tình đến với các em, mong tạo nên một buổi tối đầy ý
nghĩa để các em tạm quên đi những vất vả thường ngày và hòa vào niềm vui chào đón
Trung thu như bao bạn bè cùng trang lứa khác.

Chúng tôi bao gồm toàn thể sinh viên Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội với ý nguyện tổ chức một chương trình
trung thu cho các em bé Trường Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh
Hà Giang. Chương trình hoàn toàn do sinh viên trong Khoa tình nguyện tự đứng ra tổ
chức nên chúng tôi còn hạn hẹp về kinh phí, rất mong các cá nhân, tập thể, các nhà

46
hảo tâm cùng ủng hộ, giúp đỡ để có thể mang lại một món quà thật ý nghĩa cho các
em thiếu nhi tại bản miền núi khó khăn này.

Nhằm phục vụ cho công tác chuẩn bị chương trình được tốt hơn, Ban tổ chức rất
mong nhận được phản hồi sớm nhất từ phía anh/chị trước ngày 15/09/2023.

Mọi thắc mắc hay phản hồi từ anh/chị có thể gửi qua những cách sau:
Đại diện Ban Đối ngoại: Nguyễn Thị Thùy Linh
Email: 19031929@sv.ussh.edu.vn
Facebook: Thùy Linh
Thay mặt BTC chương trình, tôi xin chân thành cảm ơn và chúc anh/chị một ngày tốt
lành!
Trân trọng!
 Một số đơn vị tài trợ:
 Khoa Quốc tế học (thầy cô và toàn bộ sinh viên).
 Cựu sinh viên Khoa Quốc tế học: Anh chị cựu sinh viên lập một nhóm trên
Facebook để giữ liên lạc lâu dài. Anh chị luôn sẵn sàng ủng hộ và đóng góp
cho những công việc thiện nguyện mà sinh viên của Khoa phát động tổ
chức.
 Quỹ “Mãi mãi tuổi 20 – USSH”.
 Trung Tâm Anh ngữ Pasal Chi nhánh Thanh Xuân.
 Các nhà hảo tâm khác.
 Về tài trợ:
 Chuyển khoản:
STK: 2221000*****
Chủ tài khoản: Nguyễn Thị Thùy Linh
Ngân hàng: BIDV Chi nhánh Thanh Xuân
Nội dung chuyển khoản: TEN + DON VI + UNG HO ANH TRANG YEU
THUONG 2023
 Hiện vật, tiền mặt:

47
 Địa điểm: Tại bàn bán hàng ở sân nhà E Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN
(sáng: 8h-11h, chiều: 14h-17h).
 Thắc mắc:
 Liên hệ: Nguyễn Thị Hà
 Số điện thoại: 0389692***

V. Tiến độ chuẩn bị chương trình

STT Công việc Ngày bắt Ngày hoàn Người giám

đầu thực thành sát
hiện

1 Xác định mục tiêu của 01/09/2023 02/09/2023 Trưởng Ban

chương trình Tổ chức

2 Chuẩn bị về thủ tục hành 02/09 05/09

chính

3 Lên lịch trình, địa điểm 01/09 08/09 Trưởng Ban

diễn ra chương trình Tổ chức

4 Dự trù kinh phí tổ chức 01/09 09/09 Trưởng Ban

Tổ chức

5 Phân chia, giám sát quá 01/09 29/09 Trưởng Ban

trình chuẩn bị của các Tổ chức
tiểu ban

48
6 Lên danh sách tình 10/09 12/09 Thành viên 1
nguyện viên tham gia BTC

7 Tuyển MC, điều phối tiết 08/09 15/09 Thành viên 2

mục giao lưu văn nghệ BTC

8 Quản lý ngân sách 01/09 29/09 Thành viên 3

BTC

9 Thiết kế format chương 08/09 12/09 Trưởng Ban

trình Truyền thông

10 Xây dựng nội dung 09/09 29/09 Thành viên 1

truyền thông và lan tỏa BTT
thông điệp

11 Thiết kế poster, thư mời 09/09 15/09 Thành viên 2

tài trợ BTT

12 Truyền thông sự kiện 17/09 27/09 Thành viên 3

trên các trang mạng xã BTT
hội để kêu gọi ủng hộ

49
 13 Làm công tác chuẩn bị 10/09 25/09 Trưởng Ban
bao gồm bán hàng, thu Hậu cần
nhận và vận chuyển đồ
ủng hộ, thuê xe di
chuyển

14 Thuê trang phục cho các 25/09 26/09 Thành viên 1

tiết mục giao lưu văn BHC
nghệ

15 Chuẩn bị đồ ăn, nước 25/09 27/09 Thành viên 2

uống BCH

16 Hỗ trợ các tiểu ban khác 01/09 29/09 Trưởng Ban

khi cần Hậu cần

17 Xin tài trợ, nhận ủng hộ 10/09 25/09 Trưởng Ban

Hậu cần

18 Thu phí tham gia của các 10/09 15/09 Thành viên 3
thành viên BHC

VI. Dự trù kinh phí

DỰ TRÙ KINH PHÍ PHẢI CHI

50
 Hạng mục Chi tiết Giá trị

Tủ sách “FIS yêu 500 đầu sách cho cấp tiểu Tương đương 7.000.000
thương” học VNĐ

100 bộ đồ dùng học tập Tương đương 5.000.000

cấp tiểu học VNĐ

100 bộ đồng phục mới Tương đương 20.000.000

cấp tiểu học VNĐ

Phần quà “Vui đêm trung 100 phần quà đồ chơi cấp Tương đương 5.000.000
thu” tiểu học VNĐ

100 phần quà bánh kẹo Tương đương 5.000.000

cấp tiểu học VNĐ

Phần quà “Gieo chữ trên 30 phần quà cho giáo Tương đương 7.000.000
đá” viên, cán bộ trường VNĐ

Chi phí tổ chức chương Bánh kẹo, trang phục, kỹ Tương đương 10.000.000
trình giao lưu văn nghệ thuật,… VNĐ
“Mang trung thu đến cho
trẻ em vùng cao”

Chi phí vận chuyển đồ 5.000.000

ủng hộ

51
Trang trí sân khấu In background, standee, 2.500.000
trang trí,...

Chi phí tình nguyện viên Xe vận chuyển 15.000.000

Chi phí sinh hoạt (30 20.000.000

TNV/3 ngày)

Các chi phí phát sinh

9.000.000
khác

Tổng chi phí 107.000.000 (hoặc tương

đương)

DỰ TRÙ KINH PHÍ THU VÀO

Hoạt động Chi tiết Giá trị

Đồ ăn: dự kiến bán bánh Tương đương 7.000.000

trung thu, các mặt hàng VNĐ
phục vụ cho mùa hè: trà
tắc, bưởi, trà sữa, bánh
tráng,… và đồ handmade
Bán hàng onl + trực tiếp
gây quỹ
Đồ lưu niệm: bút, kẹp Tương đương 3.000.000
tóc, túi thơm, quạt tay,… VNĐ

Nhận ủng hộ từ các nhà Sách vở, quần áo Tương đương 3.000.000
VNĐ

52
 hảo tâm

Tiền mặt Tương đương 35.000.000

VNĐ

Từ các nhãn hàng: sách Tương đương 10.000.000

vở, đồ chơi, đồ dùng học VNĐ
tập
Kêu gọi tài trợ
Những nguồn khác: tiền Tương đương 25.000.000
mặt VNĐ

Chi phí tham gia của tình 30 TNV: 800.000 VNĐ/1 Tương đương 24.000.000
nguyện viên người VNĐ

Tổng giá trị 107.000.000 (hoặc tương

VII. Kế hoạch dự phòng đương)

Các tình huống phát sinh Phương hướng giải quyết

Các vấn đề liên quan đến thời tiết, khí Di chuyển vào hội trường hoặc nhà văn
hậu: mưa gió, sương mù,... hóa

Người lạ đột nhập Cử hai TNV nam kiểm tra những nơi mà
người lạ có thể đột nhập được, đồng thời
giám sát kỹ những người tham dự vào
hôm diễn ra sự kiện

Thiết bị hỏng hóc Có kỹ thuật viên của bên thuê âm thanh

ánh sáng (Biz Event) hỗ trợ và khắc phục
sự cố

53
 Mất điện Chuẩn bị máy phát điện hỗ trợ

Sự hợp tác giữa các thành viên trong các Trưởng Ban của mỗi ban phải đứng ra
ban không thống nhất và thiếu ăn ý dẫn hòa giải, dàn xếp, giải quyết mâu thuẫn,
đến xung đột hoặc không hiểu ý nhau xung đột
khi sự kiện diễn ra

Chi phí phát sinh cao hơn so với dự kiến Làm bảng chi phí sát thực tế nhất có thể,
luôn duy trì một khoản dự phòng cho
những trường hợp bất ngờ xảy ra

Phương tiện vận chuyển gặp sự cố Trước khi chuyến đi diễn ra, ban tổ chức
cần cử người đi khảo sát dọc tuyến đường
để tìm các điểm sửa chữa và xin phương
thức liên lạc

Các tình nguyện không đảm bảo về sức Chủ động mang theo một số loại thuốc cơ
khỏe trong chuyến đi bản như: thuốc say xe, đau bụng, sốt, cảm
cúm,…

VIII. Biên bản nhận xét việc thực hiện bài tập
 Biên bản các cuộc họp
Trong quá trình hoàn thành bài giữa kì, nhóm đã thực hiện 03 cuộc họp trực tuyến
để phân công công việc, thảo luận và chỉnh sửa bài. Cụ thể:
Buổi họp 1:

Thời gian 10/01/2023

Nội dung - Thống nhất các vấn đề chung

- Phân chia công việc

Tham gia đầy đủ Tất cả thành viên

Không tham gia x

54
=> Kết quả cuộc họp:
Thống nhất về bảng đánh giá điểm, phân chia công việc cụ thể từng thành viên và hạn
nộp bài.

Buổi họp 2:

Thời gian 15/01/2023

Nội dung - Thảo luận chung

- Góp ý đối với các phần chưa tốt

Tham gia đầy đủ Tất cả thành viên

Không tham gia X

=> Kết quả cuộc họp:

- Buổi họp đã giải quyết được những khó khăn bài làm đang gặp phải
- Thống nhất tiếp tục sửa bài theo đúng tiến trình

Buổi họp 3:

Thời gian 17/01/2023

Nội dung - Chốt lại nội dung

- Đánh giá mức độ tham gia của từng thành viên

Tham gia đầy đủ Tất cả các thành viên

Không tham gia X

=> Kết quả cuộc họp:

- Hoàn thiện các nội dung của bài
- Cả nhóm đồng ý về bảnh đánh giá

55
BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

STT Họ và tên Mã sv Phân công Đánh giá

công việc

1 Hà Thu Bảo 19031853 – Lên kế hoạch Tích cực

cho Ban
Truyền thông
– Thiết kế ảnh
trên page (ảnh
bìa, ảnh
avatar) + ảnh
cho các bài
đăng + thiệp
mời
– Tiến độ
chuẩn bị kế
hoạch truyền
thông

2 Nguyễn Thị Hà 19031864 – Lên kế hoạch Tích cực

cho Ban Đối
ngoại
– Thiết kế
Banner +
Backdrop +
Thư ngỏ tài trợ
cho chương
trình
– Tiến độ
chuẩn bị
chương trình

56
3 Nguyễn Thị Thanh Tâm 19031929 – Lên kế hoạch Tích cực
cho Ban Hậu
cần
– Tổng hợp
Word
– Kiểm tra &
chỉnh sửa
Word
– Viết kế
hoạch dự
phòng
– Tiến độ
chuẩn bị
chương trình
– Dự trù kinh
phí
– Viết bài học
kinh nghiệm
về quá trình
hoàn thành bài
tập

4 Ngô Thị Thu Hường 19031886 – Lên kế hoạch Tích cực

cho Ban Tổ
chức
– Tiến độ
chuẩn bị
chương trình

5 Nguyễn Thị Phương Huế 19031877 – Lý do tổ Tích cực

chức chương

57
 trình
– Thông tin
chương trình
– Tiến độ
chuẩn bị
chương trình
– Dự trù kinh
phí

6 Phùng Thị Huế 19031878 – Lên kế hoạch Tích cực

cho Ban Tổ
chức
– Tiến độ
chuẩn bị
chương trình

IX. Bài học kinh nghiệm về quá trình hoàn thành bài tập
Trong quá trình hoàn thành bài tập cuối kỳ về tổ chức sự kiện, nhóm 2 đã rút ra
được những kinh nghiệm sau:
 Cần hội họp, bàn bạc thật kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào làm từng phần và có
sự phối hợp chặt chẽ giữa các ban: Các thành viên trong nhóm học cùng một
chuyên ban nên giai đoạn thi cuối kỳ có lịch thi khá giống nhau và sát nhau, vì
vậy cả nhóm đều rất bận và cũng chỉ có cơ hội họp một vài buổi để phân chia
công việc và nói sơ qua mỗi phần phải làm gì. Điều này đã dẫn đến tình trạng
các ban tồn tại một số thông tin bị thiếu thống nhất với nhau (ví dụ: sản phẩm
bán hàng trực tiếp tại sân nhà E trường ĐHKHXH&NV, thời gian chuẩn bị một
số công việc,...) và sau khi làm xong, nhóm đã kịp thời phát hiện và chỉnh sửa
lại sao cho đảm bảo các phần ăn khớp với nhau.
 Cẩn thận, tỉ mỉ đến từng chi tiết: Phần lớn các thành viên trong nhóm đều thực
hiện khá tốt phần việc được giao, song vẫn có một số chi tiết chưa thực sự chỉn

58
 chu và cần chỉnh sửa lại.
 Cần có bảng kế hoạch dự phòng về những tình huống có thể phát sinh trong
ngày diễn ra sự kiện và cách thức giải quyết vấn đề: Khi gần hoàn thành xong
bài tập, nhóm mới phát hiện ra rằng nhóm đã thiếu mục “Kế hoạch dự phòng”.
Sau khi cân nhắc tính quan trọng và cấp thiết của đề mục này, nhóm đã quyết
định nhanh chóng bổ sung và hoàn thiện. Điều này bởi vì, bên cạnh những
công việc và đề mục đã được lên kế hoạch tỉ mỉ từ trước, bất kỳ sự kiện nào
cũng có khả năng phát sinh những sự cố bất ngờ, ngoài mong muốn và nếu như
không dự liệu cho các tình huống này, ban tổ chức sẽ rơi vào trạng thái bị động
và có thể không đủ sáng suốt, minh mẫn để tìm ra được phương án giải quyết
thích hợp nhất khi sự việc không may xảy ra.
Tuy đã có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, song việc lập kế hoạch và lên
chương trình hoàn thiện cho một chương trình trong khi chưa được đi khảo sát
thực tế vẫn là một việc khá khó khăn đối với chúng em. Mặc dù đã cố gắng hết sức
để lập kế hoạch một cách tỉ mỉ và chính xác nhất nhưng chúng em vẫn không thể
tránh được những sai sót nhất định, mong cô bỏ qua.
Nhóm xin chân thành cảm ơn cô với những hỗ trợ, kiến thức bổ ích qua các buổi
học!

59