HANDLEIDING GEBRUIK AGENDA

Voor velen van jullie zal het alweer een tijdje geleden zijn dat je de Pluriform training hebt gevolgd.
We zijn nu alweer bijna een jaar verder en over de loop van de tijd zijn er een aantal issues naar
boven gekomen met betrekking tot het gebruik van de agenda. Hierbij dus een nieuw document met
instructies hoe je de agenda goed gebruikt.

ALGEMENE INSTRUCTIE

De agenda is alleen bedoelt voor afspraken met cliënten, zowel ambulante cliënten als de bewoners
van onze woonlocaties. Echter zitten hier wel verschillen in. Afspraken met AMBULANTE cliënten zet
je in EIGEN agenda en afspraken met BW cliënten zet je in de TEAM agenda. Dit houdt ook in dat niet
de bedoeling is overige afspraken voor jezelf (waar geen cliënt aan gekoppeld is) in je agenda te
zetten. Voor dergelijke afspraken gebruik je Outlook.

TIJDSREGISTRATIE/CLIENTAFSPRAKEN

Indien je ambulante begeleiding biedt, is het zaak dat je alle afspraken met cliënten in je agenda zet.
Hierdoor worden deze afspraken omgezet naar productie die wij kunnen declareren en telt de
afspraak mee met jou eigen productie.

Als je een afspraak in je EIGEN agenda zet, let er dan goed op dat je die dag ook werkt/een dienst
draait! Dit zie je aan het blauwe veld op de dag zelf. Ook is van belang dat de afspraak valt BINNEN
de dienst die je draait. Als je een blauw veld ziet tot b.v. 17:30, zorg er dan voor dat je geen afspraak
in de agenda zet om 17:45.

Probeer ook zuinig te zijn met het maken van een REEKS afspraken. Soms komt het voor dat een
begeleider een wekelijkse afspraak in de agenda zet. Vervolgens gaat diegene een weekje op
vakantie, maar de afspraak wordt niet verwijderd. Gevolg hiervan is dat Pluriform denkt dat je wel
gewerkt heb, waardoor dit wordt gezien als overwerken (met daar aan gekoppelde Tijd voor tijd).
Hetzelfde geldt voor afspraken buiten je werkuren op een dag dat je wel gewerkt hebt.

Als dit gebeurd klopt jou verlof niet meer en kan het zijn dat je denkt dat je meer verlof hebt dan je
daadwerkelijk heeft. Dit wordt achteraf gecorrigeerd, dus uiteindelijk alleen maar vervelend voor
jezelf! Dit betekend ook dat de afspraak vervolgens achteraf verwijderd moet worden. Dan ben jij
productie kwijt en dat de gedeclareerde kosten moeten weer gecrediteerd worden naar de
gemeente.

Als laatste is het altijd van belang dat als je een keer van werkdag wisselt, je dit ALTIJD doorgeeft aan
de planning. Anders krijg je hetzelfde probleem, gezien je dan afspraken registreert op een dag dat je
volgens het systeem niet werkt, met alle gevolgen van dien.

Dus in het kort: Plan alleen afspraken in op een dag dat je werkt, binnen de tijden dat je werkt. Dit
kan je zien aan de het blauwe veld in het scherm:
AFSPRAKEN MET BW CLIËNTEN

Als je een afspraak met een cliënt van een woonlocatie in de agenda wilt zetten, gebruik je hiervoor
de TEAM agenda van de locatie. Dit doe je door boven je eigen naam te zoeken naar je team (zie geel
gearceerde lijn:
Je ziet nu aan de rechterkant dat er in dit voorbeeld twee agenda’s open staan. PB is mijn EIGEN
agenda en de BGT Z is de TEAM agenda. Om verwarring te voorkomen kan je vervolgens op je eigen
naam klikken. Deze wordt dan grijs, wat betekend dat je eigen agenda is gesloten. Vervolgens kan je
in de team agenda een afspraak inplannen met een cliënt:

Hopelijk is het met deze instructie duidelijk hoe je de agenda dient te gebruiken. Mocht je nog
vragen hebben, neem dan contact op met de Zorgadministratie! 😊