Xin chào thầy và các bạn trong lớp, hiện nay….

Công ty TNHH công nghệ hongkong gale & cty cổ phần đầu tư công nghệ đại
dương.

1/ Định nghĩa Bộ chứng từ và chức năng?

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập
khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ là những văn
bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một
sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những
trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

 Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi
loại chứng từ sẽ có những chức năng, vai trò nhất định. Tuy nhiên nhìn chung bộ chứng
từ xuất nhập khẩu có chức năng chính là giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng được
minh bạch hơn và từ đó hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại trong trường hợp giữa nhà xuất
khẩu và nhà nhập khẩu phát sinh những mâu thuẫn.

Khi thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ, về mặt nguyên tắc, trước lúc
người mua lấy được chứng từ và ra cảng nhận hàng thì ngân hàng Mở vẫn là chủ sở hữu
của lô hàng, thông qua việc giữ trong tay bộ chứng từ. Trong trường hợp, người mua
không có khả năng thanh toán cho ngân hàng (trường hợp ký quỹ không đủ 100%), ngân
hàng sẽ tiến hành giam giữ bộ chứng từ và trường hợp xấu nhất là họ phải bán lại chứng
từ này cho một bên khác để thu hồi số tiền mà người mua còn nợ họ. Do vậy, ngân hàng
Mở sẽ rất cẩn thận và kiểm tra nghiêm ngặt bộ chứng từ. Nếu hợp lý, hợp lệ thì họ mới
tiến hành thanh toán cho người bán. Vì nếu chứng từ nhận được là chứng giả hoặc không
hợp lệ, ngân hàng coi như không thể hợp thức hoá trong việc sở hữu lô hàng còn nằm
ngoài cảng.
Sau đây nhóm mình sẽ đi cụ thể về những chứng từ cần phải có và quy trình nhập hàng

2/ Bộ chứng từ cần cung cấp bao gồm những gì?

Trong hợp đồng mua bán trên có thể thấy được các chứng từ bắt buộc phải có để nhập
hàng là: Hợp đồng thương mại (Sales Contract) (trong vụ việc trên là hợp đồng giữa
Công ty CP Đầu tư công nghệ Đại Dương và công ty TNHH công nghệ HongKong
Gale) , Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn, hối phiếu…. Mỗi loại
chứng từ đều có một việc cố định trong việc xác nhận hàng hóa do đó khi kiểm tra các
loại chứng từ cần lưu ý một số điểm như sau:

 Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Được hiểu Là văn bản thỏa thuận
giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: Thông tin của
người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, cơ sở giao hàng,
 phương thức thanh toán,... (Đây là văn bản giúp xác lập mối quan hệ mua bán
hàng hóa giữa ngừoi mua và người bán)
 GIẤY ĐỀ NGHỊ PHÁT HÀNH TÍN DỤNG THƯ: Được phát hành khi nhà
NK yêu cầu NH mình mở Tài khoản phát hành LC để doanh nghiệp có thể
thanh toán cho thương vụ này.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): được hiểu Là chứng từ do người xuất
khẩu (công ty TNHH HongKong gale) phát hành để đòi tiền người mua (Cty CP Đại
Dương) cho lô hàng đã bán theo với những thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng
chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán. Chính vì vậy trên hóa đơn này
cần thể hiện rõ những nội dung như: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán,
thông tin ngân hàng của người hưởng lợi… Trong một bộ chứng từ vận tải theo phương
thức thanh toán L/C, hóa đơn thương mại là bắt buộc.

Ở hóa đơn thương mại cần chú ý một số chi tiết:

+ Tên hóa đơn: invoice hoặc comercial invoice

+Số hóa đơn

+Ngày hóa đơn

+ Ngừơi nhập khẩu

+ Notify party: ghi đủ tên, số điện thoại, địa chỉ và số fax, tên hàng, số lượng,
đơn giá, tổng giá trị và phương thức thanh toán….

 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List – P/L): Đây là loại chứng từ thể hiện
rõ cách thức đóng gói của lô hàng. Thông qua loại chứng từ này, người đọc có
thể biết được lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào… ở
packing list cần lưu ý các mục như (tên P/L, số P/L, ngày P/L, người vận
chuyển, người nhập khẩu, tên hàng …..)
 Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp
lên trên phương tiện vận tải. So với vận đơn đường biển gốc, loại chứng từ này
còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
Nội dung của vận đơn: Vận đơn được in sẵn theo mẫu và có 02 mặt, với những
nội dung cơ bản sau:
Ở mặt trước:      
+ Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.(Agent)
+Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper)
+Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee)
+Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify party)
+Tên tàu chở hàng, số chuyến (Vessel, voy)
 +Cảng xếp hàng (Port of Loading)
+Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)
+Cảng giao hàng (Port of Delivery)
+Khối lượng (Measurement)
+Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)
+Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind
package)
+Trọng lượng gộp (Gross weight)
+Số kiện (Number of package)
+Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)
+Số lượng bản gốc (Number of original)
+Người lập vận đơn ký tên (Signature)
Và một số ghi chú khác.
Ở mặt sau:  Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở như là một hợp
đồng giữa nhà vận chuyển và nhà XNK

 Tín dụng thư (L/C): Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người
nhập khẩu. Loại chứng từ này là cam kết với người bán về việc thanh toán một
khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.L/C thường mang các nội
dung chính sau đây bởi những thông tin sai lệch có thể gây ra thiệt hại lớn giữa
các doanh nghiệp:

1. Thông thường khi được mở L/C thì cần chú ý đến các thông tin như Số
hiệu, địa điểm, ngày mở L/C
2. Loại L/C
3. Tên và địa chỉ các bên liên quan: người yêu cầu mở L/C, người hưởng
lợi, các ngân hàng…
4. Số tiền, loại tiền
5. Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền, và thời hạn giao hàng
6. Điều khoản giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng, nơi giao hàng…
7. Nội dung về hàng hóa: tên, số lượng, trọng lượng, bao bì…
8. Những chứng từ người hưởng lợi phải xuất trình: hối phiếu (trong vụ việc
trên là hối phiếu trả ngay), hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo
hiểm, chứng nhận xuất xứ…
9. Cam kết của ngân hàng mở thư tín dụng

• Hối phiếu: Là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện do người ký phát hành cho một
người khác yêu cầu người này khi nhận tờ phiếu phải trả ngay, hoặc phải ký chấp nhận
trả tièn ghi trên hối phiếu tại một ngày xác định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của
ngừoi này trả cho ngừoi khác hoặc trả cho ngừoi cầm tờ phiếu.

+ Hối phiếu sẽ có 2 loại là hối phiếu trả tiền ngay (at sight bill) và hối phiếu có kỳ hạn
(usance bill). Trong vụ việc trên mà các bạn đang nhìn là hối phiếu trả tiền ngay ( Với
loại hói phiếu này thì ngừoi trả tiền khi nhìn thấy nó bắt buộc phải trả ngay số tiền trên
hối phiếu cho người thụ hưởng mà không được viện bất kỳ lý do gì để trì hoãn hoặc tu
chối thanh toán nếu tờ hối phiếu đó được phát hành theo đúng quy định của luật hối phiếu
và không có bất kì lý do gì về đình chỉ thanh toán nó.) Nội dung bắt buộc trên hối phiếu
phải có (tiêu đề hối phiếu, số tiền và loại tiền, ngừoi trả tiền hối phiếu, thời hạn thanh
toán…)

Đây là các loại chứng từ đã xuất hiện trong vụ việc nhập khẩu giữa công ty cổ phần công
nghệ đại dương và công ty TNHH HongKong gale.

Tuy nhiên nhóm mình cũng tìm hiểu ở một số trường hợp khác thì cũng có một số loại
chứng từ cần phải có khi nhập khẩu như:
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ
phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc
phương tiện khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai hải
quan được hiểu tối thiểu gồm 3 trang A4 và tối đa 52 trang A4, 2 trang đầu mỗi tờ khai
luôn là nội dung cơ bản liên quan đến người xuất khẩu và nhập khẩu cũng như các thông
tin khác như số invoice, contract, trị giá……và bắt đầu từ trang thứ 3 sẽ là dòng tên hàng
đầu tiên. Trong khi đó, mỗi tờ khai chỉ được phép tối đa 50 dòng hàng. Như vậy đó là lý
do tại sao một tờ khai tối thiểu và tối đa chỉ là 3 và 52. Trong thực tế, một lô hàng khi
nhập hay xuất khẩu thì có thể có nhiều tờ khai.

 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức giống như một hóa đơn,
nhưng không dùng để thanh toán. Bởi đây không phải là giấy tờ đòi tiền.
 Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do người bảo
hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được nhận bảo hiểm.
 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có
thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại
nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của
hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.
 Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ
quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được
kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch
bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau.
Ngoài những giấy tờ trên về quy trình nhập khẩu thì một số giấy tờ khác cũng cần
phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm :

 Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)

 Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )
 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
 Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
 Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)

Quy trình thực hiện phương thức thanh toán L/C

1. Ký kết hợp đồng mua bán với điều khoản thanh toán theo phương
thức L/C.
2. Nhà nhập khẩu gửi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình phát hành L/C.
3. Ngân hàng phát hành lập L/C và thông qua ngân hàng đại lý hoặc chi
nhánh của mình tại nước người xuất khẩu thông báo cho nhà xuất
khẩu.
4. Ngân hàng thông báo kiểm tra L/C, nếu chân thật thì thông báo cho
nhà xuất khẩu.
 5. Nhà xuất khẩu kiểm tra L/C, nếu không có sai sót thì tiến hành giao
hàng như thỏa thuận. Nếu không phù hợp thì yêu cầu sửa đổi L/C.
6. Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ và xuất trình cho
ngân hàng được chỉ định để được thanh toán.
7. Ngân hàng được chỉ định kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì
tiến hành thanh toán, ngược lại thì từ chối thanh toán.
8. Ngân hàng được chỉ định gửi bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành
để được hoàn trả.
9. Ngân hàng phát hành kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì
thanh toán.
10. Ngân hàng phát hành đòi tiền nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ
cho nhà nhập khẩu sau khi đã nhận được tiền hoặc được chấp nhận
thanh toán.
11. Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền
hoặc chấp nhận hối phiếu.

Đây là bài thuyết trình của nhóm mik, cảm ơn thầy và các bạn đã chú ý lắng nghe.