1. Освітньо-кваліфікаційні вимоги до завідувача державної нотаріальної контори.

2. Підстави і порядок звільнення з посади завідувача державної нотаріальної контори.

3. Державний нотаріальний архів: поняття та порядок заснування.
4. Нормативно-правова основа діяльності державних нотаріальних архівів.
5. Передавання справ до нотаріального архіву.
6. Вимоги щодо складання та оформлення документів у процесі ведення нотаріального діловодства.
7. Відповідальність державного нотаріуса.

1. Освітньо-кваліфікаційні вимоги до завідувача державної нотаріальної контори.

2. Підстави і порядок звільнення з посади завідувача державної нотаріальної контори.

3. Державний нотаріальний архів: поняття та порядок заснування.

В обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі засновуються державні нотаріальні архіви, які є
складовою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних
документів.
Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про
нього, що затверджується Міністерством юстиції України.
Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним
територіальним органом Міністерства юстиції України.
Мережа і штати державних нотаріальних архівів затверджуються в порядку, передбаченому для державних
нотаріальних контор.
Державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного герба України та
своїм найменуванням.
Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) (далі - Закон) державні нотаріальні архіви
(далі - архів) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тривалого (до 75
років) централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до
відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам,
приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчиняють нотаріальні дії та дії,
прирівнювані до нотаріально посвідчених (далі - фондоутворювачі), з питань
організації роботи з документами.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією ( 254к/96-ВР ), законами України, актами
Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України
та Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), а також цим Положенням.
3. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.
4. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та
Севастополі (далі - управління юстиції) в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної
плати.
5. Керівництво архівом, матеріально - технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву
необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює управління юстиції.
6. Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм
найменуванням.
7. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза
місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву.
8. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення що затверджується управлінням юстиції за
погодженням з архівом.
9. Основними завданнями архіву є:
комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;
забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на
зберіганні;
створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;
здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які
зберігаються у фондоутворювачів;
підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ) на
зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами
Держкомархіву України.
10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює
такі основні функції:
приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані
відповідно до вимог, встановлених Законом ( 3425-12 ), Правилами ведення нотаріального діловодства,
затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року N 2368/5 ( z1325-08, za325-08 ),
зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2008 року за N 1325/16016 (далі - Правила);
приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб зазначених у статті 40 Закону ( 3425-12 );
узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення
документів, не внесених до НАФ, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції;
організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;
перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;
 проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;
створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;
створює та організовує зберігання страхового фонду;
виявляє унікальні документи;
проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній
комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності
документів;
надає методичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на
зберігання в архів;
складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання
після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;
складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;
інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;
здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться
в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-
правових актів Держкомархіву України;
на договірних засадах виконує роботи, пов'язані з упорядкуванням документів, та з інших питань,
пов'язаних з архівною справою і діловодством;
веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;
веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;
бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними
правил ведення нотаріального діловодства;
здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти,
прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку
заповітів;
видає дублікати документів, що зберігаються в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за
дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;
у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;
засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві,
проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна,
розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;
видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із
зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких
вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві,
фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду,
прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими,
адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в
провадженні цих органів, з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону ( 3425-12 ).

4. Нормативно-правова основа діяльності державних нотаріальних архівів.

Закон України “Про нотаріат” від 02.09.1993 № 3425-XII глава 2 (ст. 17-23)
Наказ Міністерства юстиції України Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів від
18.05.2009 № 870/5

5. Передавання справ до нотаріального архіву.

До складу документів, що передаються на зберігання до архіву державною нотаріальною конторою та приватним
нотаріусом, у випадках, передбачених статтями 30, 30-1 Закону ( 3425-12 ), входять:
а) примірник номенклатури справ;
б) довідковий апарат (описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, номенклатури
справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичні довідки до архівних фондів);
в) всі документи, сформовані у справи і закінчені діловодством з дотриманням вимог, установлених
Правилами ( z1325-08 ), реєстри, спадкові справи, журнали, книги тощо, ведення яких передбачено номенклатурою
справ;
г) примірник акта про вилучення для знищення документів і справ, не внесених до НАФ.

6. Вимоги щодо складання та оформлення документів у процесі ведення нотаріального діловодства.

7. Відповідальність державного нотаріуса.

Відповідальність державного нотаріуса носить дещо невизна-чений Законом “Про нотаріат” характер, але все одно
має особистий характер. Так, особа має можливість звернутись з позовом до нотаріальної контори, в якій нотаріус
працює. Нотаріальна контора як юридична особа повинна відшкодувати шкоду особі, заподіяну з вини її працівника під
час виконання ним своїх обов'язків, яка виникла внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса (ст.ст. 21
Закону та ст. 441 ЦК), а потім звернутись з регресним позовом до свого працівника (ст. 452 ЦК). Якщо шкода завдана
особі внаслідок злочинних дій нотаріуса, то порушується кримінальна справа і державний або приватний нотаріус
несуть особисту кримінальну та цивільну відповідальність.