1.

Структура Державної архівної служби України

Державна архівна служба України (скорочено Укрдержархів) — є центральним органом

виконавчої влади, діяльність якого забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної
справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду
документації, а також міжгалузеву координацію з питань, що належить до її компетенції.

Діяльність Укрдержархіву спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через

Міністра юстиції.

Утворена відповідно до Указу Президента України від 9 грудня 2010 р. № 1085/2010 «Про
оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади». Є правонаступником Державного
комітету архівів України.

Голова Державної архівної служби — Анатолій Володимирович Хромов

Положення про Державну архівну службу України затверджено постановою Кабінету Міністрів
України від 21 жовтня 2015 року № 870.

Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1140- р Головою
Укрдержархіву призначено Анатолія Хромова

Державна архівна служба України з 1956 року є членом Міжнародної ради архівів, яка об’єднує
понад 1900 членів з 199 держав світу.

Укрдержархів провадить активну міжнародну діяльність, бере участь у міжнародних професійних

форумах, має двосторонні міжнародні угоди з архівними службами та національними архівами
Австрії, Азербайджану, Бельгії, Болгарії, Вірменії, Греції, Грузії, Естонії, Ізраїлю, Ірану, Казахстану,
Кіпру, Киргизії, Китаю, Куби, Латвії, Литви, Македонії, Молдови, Німеччини, Польщі, Португалії,
Румунії, Сербії, Словенії, США, Туреччини, Угорщини, Узбекистану, Фінляндії, Хорватія, Чехії,
Чорногорії.
У 2020 році поновлено співпрацю з американськими партнерами та підписано Меморандум про
співробітництво між Державною архівною службою України та корпорацією FamilySearch
International (США).

Державна архівна служба України є засновником науково-практичного журналу «Архіви України»,

який видається з 1947 року.

Від Бібліотечно-архівного відділу до Державної архівної служби України

Перші паростки майбутньої державної архівної служби України почали з’являтися у 1917-1920
роках. У вересні 1917 року у складі Департаменту мистецтв Генерального секретарства освіти
Української Центральної Ради (з 9 січня 1918 року – Народного міністерства освіти УНР) було
організовано Бібліотечно-архівний відділ, який до квітня 1918 року очолював історик, архівіст
Олександр Грушевський.

Державна архівна служба України поступально рухається шляхом змін, осучаснюється і

трансформується, переймаючи іноземний досвід та відслідковуючи новітні тенденції розвитку
архівної справи. Поглиблення міжнародної співпраці, забезпечення належної поінформованості
суспільства, онлайн доступності архівних документів – запорука стабільного функціонування всієї
архівної системи.

Структура:

На сьогодні архівна мережа України налічує 2284 установи. З них 9 центральних державних архівів,
4 науково-дослідні та інші центральні державні архівні установи, 24 державних архіви областей та
державний архів в Автономній Республіці Крим, 2 державні архіви міст Києва та Севастополя, 2
міські архіви, 468 архівних відділів (секторів) райдержадміністрацій, 134 архівних відділів
(секторів) міських рад, 12 галузевих архівів та 1628 трудових архівів, створених при міських,
районних, сільських та селищних радах.

Керівництво:

Голова Укрдержархіву -Хромов Анатолій Володимирович

Перший заступник - Ємельянова Тетяна Олександрівна

Державна архівна служба містить такі департаменти, сектори та відділи[7]:

СТРУКТУРА:

1. Департамент архівної справи (Директор департаменту)

Відділ формування Національного архівного фонду (Начальник відділу)

Відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду (Начальник відділу)

Відділ використання інформації документів Національного архівного фонду та довідкового апарату

(Начальник відділу)

Відділ методичного забезпечення (Начальник відділу)

Сектор координації архівних установ у регіонах (Завідувач сектору)

2. Департамент страхового фонду документації (Директор департаменту)

Відділ ведення та використання страхового фонду документації (Начальник відділу)

Відділ створення та формування галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів

документації оборонного, мобілізаційного і господарського призначення (Начальник відділу)

Відділ ведення державних реєстрів та надання адміністративних послуг (Начальник відділу)

Відділ державного контролю за додержанням законодавства у сфері страхового фонду

документації (Начальник відділу)
3. Управління комунікацій (Начальник управління)

Відділ міжнародного співробітництва (Начальник відділу)

Відділ комунікацій зі ЗМІ, громадськістю та доступу до публічної інформації (Начальник відділу)

4. Управління цифрової трансформації (Начальник управління)

Відділ цифрового розвитку та цифровізації (Начальник відділу)

Відділ інформаційних технологій та захисту інформації (Начальник відділу)

5. Управління економічного аналізу, фінансового забезпечення, бухгалтерського обліку та звітності

(Начальник управління-головний бухгалтер)

Відділ бухгалтерського обліку та звітності (Начальник відділу)

Відділ економічного аналізу та фінансового забезпечення (Начальник відділу)

6.Управління роботи з персоналом та організаційного забезпечення

(Начальник управління)

Відділ управління персоналом (Начальник відділу)

Відділ добору, розвитку та мотивації персоналу (Начальник відділу)

Сектор організаційної роботи (Завідувач сектору)

7.Відділ діловодства та контролю

Начальник відділу

8.Сектор правового забезпечення

Завідувач сектору
9.Сектор режимно-секретної роботи

Завідувач сектору

10.Сектор внутрішнього аудиту

Завідувач сектору

11. Головний спеціаліст з питань запобігання та виявлення корупції

12.Головний спеціаліст з мобілізаційної роботи

Дорадчі органи:

1.Колегія Державної архівної служби України (Укрдержархів) є консультативно-дорадчим

органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції та для
колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності, перспективи розвитку
архівної справи та діловодства.

У своїй роботі колегія керується Конституцією України та законами України, актами Президента
України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Укрдержархіву та цим
положенням.

Основні завдання колегії:

1. обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності

Укрдержархіву, архівних установ, установ СФД;

2. обговорює прогнози і проекти програм розвитку архівної справи, діловодства та СФД, інші
програми та визначає шляхи їх реалізації;

3. розглядає питання про стан дотримання Укрдержархівом та центральними державними

архівами, установами СФД фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання
державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених
недоліків;
4. розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності Укрдержархіву, архівних установ, установ
СФД;

5. розглядає результати роботи Укрдержархіву, архівних установ, установ СФД, інших підприємств,
установ, організацій незалежно від форми власності й підпорядкування (в межах компетенції);

6. аналізує стан роботи Укрдержархіву, архівних установ та установ СФД з питань забезпечення
прав і свобод людини і громадянина;

7. розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на Укрдержархів.

Колегія як дорадчий орган працює згідно з Положенням про колегію Державної архівної служби
України.

Кількісний та персональний склад колегії визначається Головою Державної архівної служби,

затверджений наказом Укрдержархіву від 06.08.2020 р. № 109(зі змінами).

1. Науково-видавнича рада Укрдержархіву є дорадчим органом, створеним для розгляду

наукових рекомендацій та пропозицій щодо головних напрямів розвитку архівної справи,
діловодства та функціонування державної системи страхового фонду документації (далі СФД),
обговорення найважливіших галузевих програм та питань публікації документів Національного
архівного фонду, видання наукової, науково-популярної, навчальної, довідкової літератури,
рекламно-інформаційних матеріалів з архівної справи, діловодства, СФД та інших питань
діяльності архівних установ та установ, підприємств, організацій СФД,

а також питань:

визначення основних напрямів наукових досліджень, перспективного планування видавничої та

науково-дослідної роботи;

створення та діяльності державних науково-дослідних установ у сфері архівної справи,

документознавства, формування та створення СФД;

міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства, документознавства й археографії;

встановлення загальних принципів визначення цінності архівних документів, інформатизації
архівної справи, використання архівної інформації, економічних аспектів діяльності архівних
установ та функціонування державної системи СФД;

науково-організаційного забезпечення публікаційної діяльності та рекомендації до друку видань,

підготовлених державними архівними установами та установами, підприємствами, організаціями
СФД;

присудження заохочувальної премії імені В. Веретеннікова за кращі наукові дослідження в галузі

архівознавства і документознавства, висунення профільних наукових праць на здобуття державних
та інших нагород.

Науково-видавнича рада Укрдержархіву працює згідно Положенням затвердженим наказом

Укрдержархіву від 19 жовтня 2022 №84 Функції робочого апарату Ради виконує управління
комунікацій Укрдержархіву.

3. Громадська рада утворено з метою створення ефективних організаційних та правових умов для
всебічної реалізації громадянами конституційного права на участь в управлінні державними
справами, забезпечення відкритості діяльності органів виконавчої влади, врахування громадської
думки у процесі підготовки та організації виконання їх рішень, підтримання постійного діалогу з
усіма соціальними групами громадян, створення можливостей для вільного та об’єктивного
висвітлення усіх процесів у цій сфері засобами масової інформації Державним комітетом архівів
України.

Громадська рада при Державній архівній службі працює згідно з Положенням про неї,
затвердженим наказом Державної архівної служби України від 13 жовтня 2020 року № 132 “Про
затвердження Положення про громадську раду при Державній архівній службі України”.

Нормативно-правова база

Постанова Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996 “Про забезпечення участі
громадськості у формуванні та реалізації державної політики”

Постанова Кабінету Міністрів України від 5 листопада 2008 року № 976 “Про затвердження
Порядку сприяння проведенню громадської експертизи діяльності органів виконавчої влади”
Накази Укрдержархіву

Наказ Державної архівної служби України від 31 серпня 2022 року № 58 “Про внесення змін до
наказу Укрдержархіву від 13.10.2020 № 132 “Про затвердження Положення про громадську раду
при Державній архівній службі України”

4.Науково-експертна рада – це тимчасовий консультативний, дорадчий орган утворений для

забезпечення постійної роботи в напрямку експертної оцінки реформ, які здійснюються в Україні
та проектів нормативно-правових актів з питань реалізації державної політики у сфері архівної
справи і діловодства.

5. Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) створена для розгляду науково-методичних

питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного
фонду або вилученням документів з нього, визначенням у складі Національного архівного фонду,
унікальних документів, здійснення науково-методичного керівництва діяльністю експертно-
перевірних комісій центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук,
державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і
Севастополя, експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, державних
органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від
форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, фондово-закупівельних комісій
музеїв, експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній
власності.

До складу ЦЕПК, який затверджується Головою Укрдержархіву, входять: голова – заступник Голови
Укрдержархіву відповідно до розподілу функціональних обов’язків, заступник голови – директор
департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного
фонду, секретар та члени ЦЕПК – фахівці Укрдержархіву, фахівці з архівної справи, представники
наукових установ і творчої громадськості, інші фахівці.

Основними завданнями ЦЕПК є розгляд питань щодо визначення методологічних та

організаційних засад проведення експертизи цінності документів; визначення складу документів
Національного архівного фонду та джерел його формування; встановлення строків зберігання
документів.

ЦЕПК працює згідно з Положенням про неї, затвердженим наказом Міністерства юстиції України
від 24.05.2012 № 779/5 і зареєстрованим в Мін’юсті України від 25 травня 2012 р. за № 833/21145.
Склад Центральної експертно-перевірної комісії затверджений наказом Укрдержархіву “Про
затвердження складу Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби
України” від 10.08.2022 р. № 54 (зі змінами, наказ від 22.09.2022 № 70).

6.Нормативно-методична комісія Державної архівної служби України є науково-дорадчим

органом, створеним для розгляду проектів нормативних і методичних документів з архівної
справи, організації діловодства, створення та функціонування державної системи страхового
фонду документації, зокрема:

законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правових

актів міністерств, які в установленому порядку Укрдержархів подає Міністру юстиції України;

актів нормативного характеру, що підлягають держреєстрації;

положень про архівні установи, що підлягають погодженню з Укрдержархівом та затвердженню

Міністром юстиції України;

наукових звітів, правил, міжнародних, міждержавних, національних та галузевих стандартів,

інструкцій, нормативів, збірників форм документів, концепцій, навчальних програм, положень,
методичних рекомендацій та інших методичних розробок і нормативних документів УНДІАСД та
НДІ мікрографії;

наукових звітів та інших результатів досліджень науково-методичних центрів з питань архівної

справи, створення та функціонування державної системи СФД;

правил, інструкцій, методичних рекомендацій та навчальних програм, розроблених іншими

органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, установами, організаціями та
підприємствами, що надійшли до Укрдержархіву на погодження;

договорів, протоколів та інших угод про співробітництво з іншими, в тому числі міжнародними
установами та організаціями;

методичних документів загальногалузевого або міжгалузевого значення, розроблених

державними архівними установами, підприємствами, установами, організаціями СФД;
роботи, подані на конкурс науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства,
документознавства, археографії.

Комісія приймає рішення про подання для затвердження, погодження, розгляду на засіданні
колегії Укрдержархіву проектів зазначених документів чи опублікування документів після їх
схвалення.

Нормативно-методична комісія працює згідно з Положенням про неї, затвердженим наказом

Укрдержархіву від 05 травня 2020 р. № 47

Склад Нормативно-методичної комісії затверджено наказом Укрдержархіву від 13 вересня 2022

№64 “Про затвердження складу Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби
України”

7. Центральна комісія з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного

архівного фонду є постійним консультативно-дорадчим органом, утвореним для погодженого
вирішення питань, що належать до його компетенції.

У своїй діяльності Комісія керується Конституцією та законами України, актами Президента

України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами.

Основні завдання Комісії:

– розгляд питань щодо стану обліку документів Національного архівного фонду в архівних
установах та прийняття рішень щодо його удосконалення;

– розгляд і прийняття рішень щодо результатів діяльності архівних установ з перевіряння наявності
та розшуку документів Національного архівного фонду;

– розгляд питань, які стосуються фізико-хімічного та технічного стану документів, прийняття рішень
щодо результатів проведення заходів архівними установами з метою його покращення;
– розгляд питання щодо виконання архівними установами Програми здійснення контролю за
наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду;

– погодження актів про невиявлення документів, причини відсутності яких документально

підтверджено та актів про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано, надісланих
центральними державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим,
державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, галузевими державними архівами та
державними науковими установами, музеями, бібліотеками, які зберігають документи
Національного архівного фонду;

– погодження актів про невиявлення документів, причини відсутності яких документально

підтверджено та актів про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано архівних
відділів райдержадміністрацій та міських рад, які схвалені відповідними комісіями Державного
архіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя;

– схвалення галузевих програм, планів-заходів, перспективних планів з проведення робіт,

спрямованих на забезпечення гарантованого збереження документів Національного архівного
фонду, у тому числі перевіряння їх наявності та стану, проведення фізико-хімічного та технічного
оброблення тощо.

Комісія як дорадчий орган працює відповідно до Положення про Центральну комісію Державної
архівної служби з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного
архівного фонду, затвердженого наказом Укрдержархіву від 22.12.2011 № 126, зі змінами,
внесеними наказами Укрдержархіву від 03.07.2015 № 104 та від 23.10.2019 № 99.

Склад Комісії затверджується наказом Укрдержархіву від 12.09.2022 №62“Про затвердження

складу Центральної комісії Державної архівної служби з контролю за наявністю, станом та
розшуком документів Національного архівного фонду”
2. Основні напрямки діяльності Державної архівної служби України.

Державна архівна служба України (Укрдержархів) є центральним органом виконавчої влади,

діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра юстиції
і який реалізує державну політику у сфері архівної справи, діловодства та створення і
функціонування державної системи страхового фонду документації.

Укрдержархів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента

України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів
України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства.

Ефективна, дієва та скоординована система архівних установ, призначена для зберігання,

примноження та використання Національного архівного фонду України як складової частини
вітчизняної і світової культурної спадщини, що є надбанням української нації.

Головною метою діяльності Державної архівної служби України є впровадження засад державної
політики у профільній сфері, що сприятиме демократичному розвитку України, задоволенню
інформаційних потреб суспільства і держави шляхом забезпечення:

реалізації конституційних прав, основних свобод та законних інтересів кожної людини;

досягнення світового рівня в розвитку архівної справи;

рівного доступу до інформаційних ресурсів суспільства, зокрема, архівних інформаційних ресурсів;

надання якісних та комплексних архівних (інформаційних) послуг;

ефективного попередження корупції;

можливості участі представників громадянського суспільства, наукової і творчої громадськості в

ухваленні важливих рішень.
У своїй діяльності Державна архівна служба України базується на таких ціннісних орієнтирах:

підтримка захисту прав та інтересів громадян;

патріотизм та відданість;

прозорість та відкритість;

компетентність та самовдосконалення.

Пріоритетними завданнями діяльності Державної архівної служби України є:

цифровізація усіх процесів архівної справи та діловодства;

організація формування документів Національного архівного фонду;

забезпечення збереженості Національного архівного фонду як складової всесвітньої культурної

спадщини;

популяризація архівних документів до пам’ятних дат та ювілеїв визначних осіб в історії України;

забезпечення реалізації державної політики у сфері створення та ефективного функціонування

державної системи страхового фонду документації.

Основними завданнями Укрдержархіву є:

1) реалізація державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і

функціонування державної системи страхового фонду документації;
2) внесення на розгляд Міністра юстиції пропозицій щодо забезпечення формування державної
політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи
страхового фонду документації;

3) організація проведення науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, документознавства,

археографії, формування та зберігання страхового фонду документації.

Укрдержархів відповідно до покладених на нього завдань:

1) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції,

розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України та
Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств та в установленому порядку
подає їх Міністру юстиції;

2) здійснює міжгалузеву координацію з питань, що належать до його компетенції;

3) організовує державний облік та зберігання документів Національного архівного фонду,

використання відомостей, що в ньому містяться;

4) координує і контролює формування страхового фонду документації, його ведення, утримання, а

також видачу користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для
поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і
господарського призначення, для проведення будівельних, аварійно-рятувальних та аварійно-
відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у
сфері збереження інформації про культурні цінності;

5) контролює діяльність архівних установ, служб діловодства, здійснює управління та контроль за

діяльністю центральних державних архівів, центральних державних архівних установ, науково-
дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації, що належать до сфери
управління Укрдержархіву;

6) бере участь у розробленні:

прогнозів та проектів програм розвитку державної системи страхового фонду документації, а

також заходів, спрямованих на виконання таких програм;
галузевих, Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських програм створення
страхового фонду документації, погоджує їх проекти та забезпечує контроль за їх виконанням;

7) розробляє проекти цільових програм розвитку архівної справи, діловодства, страхового фонду
документації, зокрема мобілізаційного та оборонного призначення, визначає заходи щодо їх
виконання;

8) подає Міністру юстиції для внесення в установленому порядку Кабінетові Міністрів України
пропозиції щодо утворення, реорганізації, ліквідації центральних державних архівів та разом з
відповідними центральними органами виконавчої влади - щодо утворення галузевих державних
архівів;

9) утворює, реорганізує та ліквідує центральні державні архівні установи, спеціальні установи

страхового фонду документації;

10) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження положення про центральні державні
архіви;

11) затверджує положення (статути) центральних державних архівних установ, науково-дослідних

установ та спеціальних установ страхового фонду документації;

12) розробляє разом з відповідними центральними органами виконавчої влади та подає Міністру
юстиції для затвердження положення про галузеві державні архіви;

13) погоджує проект положення про Державний архів у Автономній Республіці Крим;

14) розробляє методичні рекомендації щодо підготовки положень про місцеві державні архівні
установи;

15) організовує в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ
незалежно від форми власності та підпорядкування, контролює ведення державними архівами
реєстру архівних установ;
16) організовує формування Національного архівного фонду, в тому числі поповнення його
документами культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документами
іноземного походження, що стосуються історії України;

17) розробляє проект порядку віднесення документів до Національного архівного фонду,

організаційно-методологічні засади проведення експертизи цінності документів, координує
діяльність експертних комісій з проведення експертизи цінності документів, погоджує рішення
експертних комісій про вилучення документів з Національного архівного фонду;

18) забезпечує створення, зберігання та використання архівних електронних документів;

19) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівні
підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних
підприємств, установ та організацій; надає рекомендації щодо підготовки положень про архівні
підрозділи підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також
об’єднань громадян, релігійних організацій;

20) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типові переліки документів із строками
зберігання;

21) погоджує галузеві переліки документів із строками зберігання, типові та примірні

номенклатури справ, підготовлені центральними органами виконавчої влади, іншими
державними органами, установами для однорідних за характером діяльності підприємств, установ
та організацій, що належать до сфери їх управління;

22) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок передачі для подальшого
зберігання документів державних органів, органів місцевого самоврядування, що ліквідуються або
реорганізуються, а також документів підприємств, установ та організацій незалежно від форми
власності, що ліквідуються, та здійснює контроль за додержанням такого порядку;

23) надає рекомендації щодо організації роботи архівних підрозділів державних наукових установ,
музеїв та бібліотек, в яких перебувають на постійному зберіганні документи Національного
архівного фонду;
24) розробляє вимоги до оформлення документів, організації документообігу, зокрема
електронного документообігу, підготовки і передачі документів до архівних установ,
упорядкування документів, які вносяться до Національного архівного фонду;

25) погоджує правила, порядки, типові інструкції з діловодства, галузеві уніфіковані форми
документації, методичні рекомендації і навчальні програми з питань архівної справи і діловодства,
розроблені іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, а також
підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності;

26) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівну установу
сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних
документів, що не належать до Національного архівного фонду, та надає рекомендації щодо
визначення порядку їх діяльності;

27) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження типове положення про архівний відділ
міської ради;

28) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок ведення державного обліку
документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за додержанням такого порядку;

29) розробляє вимоги щодо умов зберігання і порядку ведення обліку архівних документів,
здійснює контроль за додержанням таких вимог, організовує зберігання архівних документів, що є
власністю держави та територіальних громад, і копіювання їх для страхового фонду документів
Національного архівного фонду;

30) веде централізований державний облік документів Національного архівного фонду,

документів культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документів іноземного
походження, що стосуються історії України;

31) забезпечує зберігання архівних документів, вилучених органами доходів і зборів або
правоохоронними органами, а також конфіскованих за рішенням суду, проведення експертизи
зазначених документів та подання інформації з метою уточнення права власності на них;

32) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок зупинення діяльності архівних
установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду, здійснює
контроль за додержанням такого порядку;
33) організовує роботу, пов’язану з віднесенням документів Національного архівного фонду до
унікальних та включенням їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

34) надає юридичним та фізичним особам, що мають документи Національного архівного фонду,
допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів
для страхових фондів та фондів користування;

35) інформує громадськість про документи Національного архівного фонду, зміст яких може бути
використаний юридичними та фізичними особами;

36) розробляє та подає Міністру юстиції для затвердження порядок користування документами
Національного архівного фонду, що є власністю держави та територіальних громад, здійснює
контроль за додержанням такого порядку, надає рекомендації щодо порядку користування
документами Національного архівного фонду, які зберігаються в інших місцях;

37) організовує публікацію документів Національного архівного фонду, видає журнал “Архіви
України”, наукову, науково-популярну, навчальну, довідкову літературу, інформаційні матеріали з
архівної справи, діловодства та страхового фонду документації;

38) здійснює розгляд звернень громадян з питань, пов’язаних з діяльністю Укрдержархіву та

установ, що належать до сфери його управління;

39) здійснює контроль та методичне забезпечення архівної справи і діловодства в органах

державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та
організаціях незалежно від форми власності;

40) здійснює контроль за додержанням права власності на документи Національного архівного

фонду;

41) здійснює контроль за виконанням центральними та місцевими органами виконавчої влади,

Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування,
підприємствами, установами та організаціями, а також постачальниками документів вимог
законодавства у сфері архівної справи, діловодства, страхового фонду документації;
42) контролює діяльність архівних установ, а також архівних відділів міських рад з питань
здійснення ними делегованих органами виконавчої влади повноважень у сфері архівної справи і
діловодства;

43) здійснює контроль за збиранням на території України старовинних архівних документів,

додержанням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів,
реалізовує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду в
разі їх продажу;

44) складає протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про

Національний архівний фонд та архівні установи та у сфері формування, ведення, використання
страхового фонду документації;

45) розробляє та затверджує відповідні галузеві нормативи, нормативи кадрового забезпечення

архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду
документації, визначає механізм їх впровадження;

46) розробляє галузеві кваліфікаційні характеристики професій, опрацьовує заходи щодо

забезпечення архівних установ, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового
фонду документації висококваліфікованими працівниками, організовує роботу з підготовки,
перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів архівних установ, служб діловодства, науково-
дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації, заохочує працівників
установ, що належать до сфери його управління;

47) бере участь у роботі, пов’язаній із стандартизацією та сертифікацією у сфері інформації,

архівної справи, діловодства та страхового фонду документації;

48) бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм інформатизації

архівної справи;

49) установлює разом з іншими центральними органами виконавчої влади порядок реєстрації
архівних документів, що ввозяться на територію України, здійснює контроль за додержанням
такого порядку;

50) забезпечує ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності;

51) організовує надання архівними установами, науково-дослідними установами та спеціальними
установами страхового фонду документації в установленому порядку юридичним та фізичним
особам платних послуг з використанням інформації, що міститься в архівних документах,
проведення робіт, пов’язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості
архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, юридичних та фізичних
осіб, із створенням, формуванням, веденням і використанням страхового фонду документації,
розробленням нормативно-методичних посібників з архівної справи, діловодства та страхового
фонду документації, розробляє порядок ціноутворення на зазначені роботи та послуги;

52) здійснює регулятивні та дозвільно-реєстраційні функції стосовно юридичних осіб у сфері

створення страхового фонду документації;

53) веде Державний реєстр документів страхового фонду документації України;

54) надає за запитом підприємств, установ та організацій, їх філій незалежно від форми власності,
які виготовляють документи страхового фонду, акт закладення технічної, проектної і робочої
документації до страхового фонду документації на продукцію, поставлену на виробництво, та
прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів;

55) визначає стан державної системи страхового фонду документації;

56) веде Державний реєстр техногенно та екологічно небезпечних об’єктів, видає юридичним та
фізичним особам - власникам таких об’єктів свідоцтва про їх реєстрацію;

57) погоджує номенклатуру виробів та продукції, переліки об’єктів і споруд систем

життєзабезпечення, транспортних зв’язків, об’єктів будівництва промислового і цивільного
призначення, об’єктів культурної спадщини, переліки техногенно та екологічно небезпечних
об’єктів та інших об’єктів, документація на які підлягає закладенню до страхового фонду
документації;

58) визначає функції суб’єктів державної системи страхового фонду документації та координує їх
діяльність з питань реалізації державної політики у сфері створення і функціонування цієї системи;

59) координує діяльність міністерств, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів
влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, відповідних
постачальників документів, які формують та використовують страховий фонд документації, у тому
числі страховий фонд документації на техногенно та екологічно небезпечні об’єкти відповідно до
Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів;

60) здійснює контроль за виконанням вимог законодавства у сфері страхового фонду документації
міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами
місцевого самоврядування, іншими суб’єктами державної системи страхового фонду документації;

61) проводить перевірки діяльності архівних установ, складає акти таких перевірок;

62) проводить перевірки додержання законодавства у сфері формування та ведення страхового

фонду документації суб’єктами державної системи страхового фонду документації, складає акти
зазначених перевірок;

63) вирішує у межах повноважень, передбачених законом, питання щодо забезпечення

функціонування державної системи страхового фонду документації в умовах особливого періоду
та надзвичайних ситуацій;

64) розробляє заходи, спрямовані на усунення порушень законодавства з питань страхового фонду
документації та запобігання таким порушенням;

65) безоплатно надає консультаційну допомогу суб’єктам державної системи страхового фонду
документації;

66) організовує і координує науково-дослідну та методичну роботу у галузі архівознавства,

документознавства, археографії, створення і довгострокового зберігання страхового фонду
документації, поширює науково-технічну інформацію та забезпечує впровадження досягнень
науки і техніки, передового досвіду роботи з цих питань;

67) організовує виконання науково-технічних програм, планів науково-дослідних, дослідно-

конструкторських і проектних робіт із забезпечення сталого функціонування державної системи
страхового фонду документації;

68) здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та

страхового фонду документації;
69) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, реалізацію державної політики
стосовно державної таємниці, контроль за її збереженням в апараті Укрдержархіву та установах,
що належать до сфери управління Укрдержархіву;

70) забезпечує та здійснює контроль у межах повноважень, передбачених законом, за

додержанням авторських прав на інтелектуальну власність;

71) бере участь у реалізації державної інформаційної політики у сфері створення, використання та
оновлення державних інформаційних ресурсів та у сфері технічного захисту інформації в
інформаційно-телекомунікаційних системах Укрдержархіву, державних архівних установ, науково-
дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації;

72) забезпечує функціонування баз зберігання страхового фонду документації;

73) здійснює заходи щодо формування програм перспективного розвитку, будівництва,

реконструкції, капітального ремонту, введення в дію об’єктів Укрдержархіву;

74) здійснює інші повноваження, визначені законом.

Укрдержархів з метою організації своєї діяльності:

1) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, здійснення заходів щодо запобігання

корупції і контроль за їх реалізацією в апараті Укрдержархіву, в установах, що належать до сфери
його управління;

2) здійснює добір кадрів у апарат Укрдержархіву та на керівні посади в установи, що належать до

сфери його управління, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з
підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і працівників
апарату Укрдержархіву, установ, що належать до сфери його управління, архівних підрозділів і
служб діловодства;

3) організовує планово-фінансову роботу в апараті Укрдержархіву, в установах, що належать до

сфери його управління, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів,
забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку в установленому
законодавством порядку;

4) здійснює у межах повноважень, передбачених законом, разом з відповідними центральними

органами виконавчої влади контроль за цільовим використанням державних коштів,
передбачених для реалізації проектів, виконання програм, у тому числі міжнародних;

5) забезпечує представництво інтересів Укрдержархіву в судових та інших органах;

6) забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, виконання завдань мобілізаційної

підготовки та мобілізаційної готовності держави;

7) організовує діловодство та архівне зберігання документів Укрдержархіву відповідно до

встановлених правил.

Укрдержархів для виконання покладених на нього завдань має право:

1) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань учених і фахівців (за їх
згодою), працівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого
самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками);

2) одержувати безоплатно від державних органів та органів місцевого самоврядування,

підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб, а також від
громадян та об’єднань громадян інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання
покладених на нього завдань і функцій;

3) скликати наради, утворювати комісії та робочі групи, проводити наукові конференції, семінари з
питань, що належать до його компетенції;

4) користуватися відповідними інформаційними базами даних державних органів, державною

системою урядового зв’язку та іншими технічними засобами;
5) вимагати від посадових осіб державних органів, органів місцевого самоврядування,
підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, керівних органів об’єднань
громадян усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи і діловодства;

6) вимагати від власників документів у випадках, передбачених законом, подання їх на розгляд

експертних комісій для проведення експертизи цінності;

7) зупиняти діяльність архівних установ, які не забезпечують збереженість документів

Національного архівного фонду;

8) обмежувати відповідно до закону доступ до документів Національного архівного фонду, що

зберігаються в архівних установах;

9) порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності посадових

осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд, архівні
установи і страховий фонд документації, та про відшкодування ними шкоди, заподіяної власнику
документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

Посадові особи Укрдержархіву, державних архівних установ, спеціальних установ страхового

фонду документації мають право безперешкодного доступу за дорученням керівника до
приміщень органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та
організацій незалежно від форми власності, необхідних для проведення перевірки, а також мають
право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються законом.

Укрдержархів під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє в установленому порядку
з іншими державними органами, допоміжними органами і службами, утвореними Президентом
України, тимчасовими консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами,
утвореними Кабінетом Міністрів України, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями
громадян, відповідними органами іноземних держав і міжнародних організацій, профспілками та
організаціями роботодавців, а також підприємствами, установами та організаціями.

Укрдержархів у межах повноважень, передбачених законом, на основі і на виконання Конституції

та законів України, актів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих
відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів міністерств
видає накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання.
Укрдержархів очолює Голова, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом
Міністрів України відповідно до законодавства про державну службу.

Голова Укрдержархіву:

1) очолює Укрдержархів, здійснює керівництво його діяльністю, представляє Укрдержархів у

відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її
межами;

2) у межах повноважень, передбачених законом, організовує та контролює виконання в апараті

Укрдержархіву Конституції та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів
України, наказів Мін’юсту з питань, що належать до сфери діяльності Укрдержархіву;

3) вносить на розгляд Міністра юстиції пропозиції щодо забезпечення формування державної

політики у сфері архівної справи і діловодства, створення і функціонування державної системи
страхового фонду документації, зокрема розроблені Укрдержархівом проекти законів, актів
Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Мін’юсту, а також визначає позицію
щодо проектів, розробниками яких є інші міністерства;

4) подає Міністру юстиції для затвердження плани роботи Укрдержархіву;

5) звітує перед Міністром юстиції про виконання планів роботи Укрдержархіву та покладених на
нього завдань, про усунення порушень і недоліків, виявлених під час проведення перевірок
діяльності Укрдержархіву, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у
допущених порушеннях;

7) розподіляє обов’язки між своїми заступниками;

8) затверджує положення про самостійні структурні підрозділи апарату Укрдержархіву;

9) погоджує в установленому порядку призначення на посаду та звільнення з посади керівників

місцевих державних архівних установ;
10) вирішує в установленому порядку питання щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної
відповідальності державних службовців та працівників апарату Укрдержархіву, присвоює їм ранги
державних службовців (якщо інше не передбачено законом);

11) призначає на посаду та звільняє з посади керівників центральних державних архівів,

центральних державних архівних установ, науково- дослідних установ та спеціальних установ
страхового фонду документації;

12) призначає на посаду та звільняє з посади за погодженням з Міністром юстиції керівників і

заступників керівників самостійних структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, призначає на
посаду та звільняє з посади інших державних службовців і працівників апарату Укрдержархіву;

13) забезпечує дотримання встановленого Міністром юстиції порядку обміну інформацією між
Мін’юстом та Укрдержархівом;

14) забезпечує взаємодію Укрдержархіву з визначеним Міністром юстиції структурним

підрозділом в апараті Мін’юсту, відповідальним за взаємодію з Укрдержархівом;

15) утворює, ліквідує, реорганізує відповідно до закону установи, затверджує їх положення

(статути), в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади їх керівників,
здійснює в межах своїх повноважень інші функції з управління об’єктами державної власності, що
належать до сфери управління Укрдержархіву;

16) дає у межах повноважень, передбачених законом, доручення, обов’язкові для виконання
державними службовцями і працівниками апарату Укрдержархіву;

17) веде переговори і підписує міжнародні договори України у межах наданих йому повноважень;

18) підписує накази Укрдержархіву;

19) здійснює інші повноваження, визначені законом.

Голова Укрдержархіву має заступників, у тому числі одного першого, які призначаються на посаду
та звільняються з посади Кабінетом Міністрів України відповідно до законодавства про державну
службу.

Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції, обговорення найважливіших

напрямів його діяльності в Укрдержархіві може утворюватися колегія.

Рішення колегії Укрдержархіву можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу
Укрдержархіву.

З питань визначення методологічних та організаційних засад експертизи цінності документів в

Укрдержархіві утворюється постійно діюча Центральна експертно-перевірна комісія.

Для розгляду наукових рекомендацій та проведення фахових консультацій з основних питань

діяльності в Укрдержархіві можуть утворюватися інші постійні або тимчасові консультативні,
дорадчі та інші допоміжні органи.

Рішення про утворення чи ліквідацію колегії, інших постійних або тимчасових консультативних,
дорадчих та інших допоміжних органів приймає Голова Укрдержархіву.

Кількісний та персональний склад колегій, інших постійних або тимчасових консультативних,

дорадчих та інших допоміжних органів і положення про них затверджує Голова Укрдержархіву.

Граничну чисельність державних службовців та працівників Укрдержархіву затверджує Кабінет

Міністрів України.

Структуру апарату Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням з Міністром юстиції.

Штатний розпис та кошторис апарату Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням з

Мінфіном.

Укрдержархів є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного

Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства.
раїни.

3. Використання новітніх технологій для оптимізації роботи Державної архівної служби України.

Оцифровка фондів

Станом на лютий 2019 року Україна є однією з останніх країн Європи за кількістю опублікованих
онлайн документів та описів до них. Державна архівна служба прийняла ряд кроків для
виправлення цієї ситуації впродовж 2019 року. Зокрема, в лютому 2019 року це питання було
одних з головних на колегії директорів архівів. Набагато більше в цьому питанні продвинулись
обласні аніж центральні архіви. На сьогодні це є один з найприорітетних напрямків роботи.

На початку 2017 року відбулось декілька зустрічей керівництва Укрдержархіву та громадькості з

цього питання.

З 1993 по 2011 роки мормони проводили роботу зі сканування фондів українських архівів на
мікрофільми FamilySearch. Але в 2011 році контракт було розірвано через позицію Державної
архівної служби. Станом на 2017 рік всі українські мікрофільми були відскановані на сучасному
обладнанні в лабораторії FamilySearch в штаті Юта. Всі ці документи доступні безкоштовно на
домашніх комп'ютерах в будь-якій філії секти мормонів по всьому світу. [4] На даний час це більше
мільйона зображень. Але ці документи не доступні на сайті, а є лише індексовані записи з них.

Керівництво FamilySearch неодноразово зверталось до Державної архівної служби за дозволом

зробити доступними ці документи безкоштовно онлайн всім на сайті "FamilySearch". Саме так
роблять усі розвиненні країни світу, а також всі країни-сусіди України.

Доступ до документів Національного архівного фонду регулюється законодавством України,

зокрема законами України “Про культуру”, “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд
та архівні установи”.
Закон України “Про культуру” гарантує громадянам право на доступ до культурних цінностей
шляхом користування, зокрема, документами Національного архівного фонду України або їх
копіями (Розділ ІІ, ст. 8 “Право на доступ до культурних цінностей та культурних благ”).

Ця сама гарантія підтверджується Законом України “Про інформацію”, де зазначено, що право на

інформацію забезпечується вільним доступом суб’єктів інформаційних відносин до архівних
фондів. Водночас у Законі є вказівки на можливість обмеження цього доступу в інтересах
національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку, з метою запобігання
заворушенням чи кримінальним правопорушенням, для охорони здоров’я населення, для захисту
репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної
конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя (Розділ І, ст. 6
“Гарантії права на інформацію”). Кожному забезпечується вільний доступ до інформації, яка
стосується його особисто (Розділ ІІ, ст. 11 “Інформація про фізичну особу”).

Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” гарантує забезпечення
доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право
користування документами НАФ громадян України (Розділ V, ст. 15 “Доступ до документів
Національного архівного фонду”).

Тимчасові обмеження в доступі пов’язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання,

перевірки наявності та стану або реставрації, забезпечення державної або іншої передбаченої
законодавством таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ V, ст. 16
“Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать державі,
територіальним громадам”). Крім того, на вимогу власника документів або інших заінтересованих
осіб архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ
та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівні установи, засновані фізичними
особами, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою
забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів
або інших осіб (Розділ V, ст. 17 “Обмеження доступу до документів Національного архівного
фонду, що належать іншим власникам”). Доступ до приватних архівів регулюється
розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цього доступ
(Розділ V, ст. 15 “Доступ до документів Національного архівного фонду”).

Користування документами Національного архівного фонду у читальних залах держархівів

регулюється спеціальним Порядком користування документами Національного архівного фонду
України, що належать державі та територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства
юстиції України.

Система довідкового апарату державних архівів

Широке оприлюднення, ефективне використання документної інформації, і взагалі – актуалізація
інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України реалізуються через систему
довідкового апарату до документів державних архівів, тобто комплексу взаємопов’язаних,
створених на єдиних методологічних і методичних засадах архівних довідників, зокрема
електронних.

Систему довідкового апарату побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду.

Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники

про склад і зміст документів НАФ);

державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик,

тематичний огляд);

архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);

одиниці зберігання (каталог).

Кожен тип довідника має свої види й різновиди відповідно до цільового призначення, об’єкта,
аспекту описування й міри деталізації інформації.

Архівний опис як довідник забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів певного
документального комплексу (фонду, його структурної частини, об’єднаного архівного фонду,
колекції) на рівні одиниці зберігання.

Архівний каталог (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії

адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу
тощо) складається незалежно від фондової належності на будь-який комплекс документів.
Вторинна документна інформація представлена в каталогах у вигляді описових статей на одиниці
описування.

Путівник (міжархівний, за фондами архіву, тематичний за фондами архіву тощо) подає

характеристики фондів (документів) залежно від об’єкта описування (архіви, архів, група фондів,
фонд, частина фонду/колекції, документ).
Покажчик (тематичний, предметний, географічний, іменний, хронологічний) містить перелік назв і
предметів чи явищ, які згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих
документів.

Огляд (тематичний, пофондовий, міжфондовий) включає систематизовані відомості про склад і

зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначається для
інформації про характер і значення цих документів.

Нинішній склад і зміст архівних зібрань України розкривають понад 150 томів довідників різних
типів і видів, опублікованих переважно в 1960 –1980-х рр.

Нині систему довідкового апарату державних архівів України становлять:

центральний фондовий каталог (представлено 182 297 фондів);

описи (понад 400 тис. одиниць);

каталоги державних архівів, які включають понад 14 млн тематичних карток, у тому числі понад 1
млн фото-, понад 350 тис. кіно-, понад 190 тис. фоно- і понад 55 тис. відеодокументів;

огляди архівних фондів (7063 тематичних і пофондових оглядів, з яких понад 1000 опубліковано в
різних часописах та окремими виданнями).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників –
електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.
Вона розвивається як складова частина Державної програми інформатизації України.