BÀI 6:

ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT, TIẾP NHẬN, BẢO
QUẢN ĐẾN CHẤT LƯỢNG THUỐC

MỤC TIÊU BÀI HỌC:

1. Nắm được các quy định về sản xuất, kiểm soát trong quá trình sản xuất ảnh
hưởng đến chất lượng thuốc và các quy định về tiếp nhận bảo quản.
2. Thực hiện tốt các quy trình trên.

NỘI DUNG
1. QUY ĐỊNH VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH SẢN
XUẤT
Cơ sở phải đảm bảo các thao tác sản xuất được thực hiện theo quy trình đã đăng ký
trong giấy phép sản xuất và lưu hành thuốc.
1.1. Nguyên liệu
1.1.1.Nguyên liệu ban đầu
- Tất cả các nguyên liệu ban đầu hoặc nguyên liệu thô được sử dụng trong quá
trình sản xuất phải có tiêu chuẩn chất lượng và phải được kiểm tra, kiểm nghiệm
đạt chất lượng. Cơ sở phải lập hồ sơ ghi chép việc nhập, xuất kho, tình trạng tồn
kho của nguyên liệu, bán thành phẩm.
- Việc xử lý nguyên liệu và sản phẩm, ví dụ như tiếp nhận và biệt trữ, lấy mẫu, bảo
quản, dán nhãn, cấp phát, chế biến, đóng gói, và phân phối đều phải thực hiện theo
đúng các quy trình hoặc hướng dẫn bằng văn bản và được ghi chép lại nếu cần
thiết.
- Đối với nguyên liệu có nguồn gốc động vật phải ghi chi tiết về nguồn cung cấp,
nguồn gốc, phương pháp sản xuất trong hồ sơ. Các nguyên liệu này cần được bảo
quản trong các điều kiện được kiểm soát và chỉ rõ hạn dùng hoặc ngày thử nghiệm
lại.
- Nguyên liệu và sản phẩm bị loại bỏ cần được dán nhãn rõ ràng chỉ rõ tình trạng
và bảo quản riêng trong khu vực hạn chế ra vào. Các nguyên liệu bị loại bỏ phải
được bảo quản an toàn và tách biệt khỏi các nguyên liệu được chấp nhận.
Cơ sở phải xây dựng và thực hiện chương trình quay vòng tồn kho theo nguyên tắc
hết hạn trước - xuất trước (FEFO) và nhập trước - xuất trước (FIFO).
1.1.2. Nguyên liệu đóng gói
- Việc mua, quản lý, kiểm tra các nguyên liệu bao gói trực tiếp và bao bì in sẵn đều
phải thực hiện như đối với nguyên liệu ban đầu.
- Các vật liệu đóng gói, bao bì in phải được bảo quản tại một khu vực hạn chế tiếp
cận và được cấp phát dưới sự giám sát nghiêm ngặt.
1.1.3. Sản phẩm trung gian và bán thành phẩm
- Các sản phẩm trung gian và bán thành phẩm chờ đóng gói phải được biệt trữ để
chờ kiểm tra chất lượng trước khi tiến hành các công đoạn tiếp theo.
- Tất cả các lần xuất sản phẩm trung gian và bán thành phẩm kể cả những lần xuất
bổ sung theo yêu cầu của sản xuất phải có chứng từ đầy đủ.
- Nếu các thành phần/nguyên liệu được chuyển vào bao bì mới, thì bao bì mới này
phải được nhận dạng với nhãn có nội dung: tên hoặc mã số của thành phần/nguyên
liệu, mã số tiếp nhận hoặc mã số kiểm soát, khối lượng trong bao bì mới. Các hoạt
động phân phối/xuất bổ sung phải được giám sát đầy đủ, từng thành phần/nguyên
liệu phải được kiểm tra bởi người thứ hai để đảm bảo rằng:
- Thành phần/nguyên liệu đã được cho phép xuất kho để sử dụng bởi bộ phận kiểm
tra chất lượng.
- Khối lượng đúng theo lệnh xuất kho
- Các thùng đựng được xác định đúng.
1.1.4. Quy định về lấy mẫu
- Có quy định về việc dán nhãn chỉ rõ các thùng, bao bì nguyên liệu được lấy mẫu.
Phải có các thông tin sau đây đối với mỗi mẫu được lấy: tên của người lấy mẫu, số
lượng mẫu lấy được, số lượng đồ đựng mẫu, ngày lấy mẫu.
Nguyên liệu ban đầu phải được biệt trữ cho tới khi được chấp nhận và cho phép sử
dụng.
1.2. Quy trình sản xuất
1.2.1. Hệ thống đánh số lô, mẻ
- Có hệ thống mô tả những chi tiết của việc đánh số lô kể cả việc nhận diện nguyên
liệu ban đầu, vật liệu bao bì, sản phẩn trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm.
- Việc cấp số lô, mẻ phải được ghi chép ngay và phải bao gồm các thông tin: ngày
cấp số, nhận diện sản phẩm và cỡ lô, mẻ.
1.2.2. Cân và cấp phát
- Khu vực cân phải được trang bị để tránh nhiễm chéo và được ngăn cách về mặt
cơ học với các phòng khác bằng tường hoặc các loại vách ngăn khác.
- Trước khi tiến hành cân, cấp phát phải tiến hành kiểm tra điều kiện môi trường về
vệ sinh, nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo khu vực cân, cấp phát được vệ sinh sạch sẽ và
việc cân, cấp phát được thực hiện chính xác. Các nguyên liệu vô trùng phải được
cân và cấp phát tại khu vực vô trùng. Nhân viên thực hiện phải mang trang phục
thích hợp.
- Phải có những biện pháp thận trọng để tránh nhiễm chéo trong khi cân. Phải xây
dựng quy trình kiểm tra quản lý việc cấp phát nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung
gian và bán thành phẩm.
1.2.3. Sản xuất  
- Phải bố trí số lượng nhân viên sản xuất phù hợp và phải có biện pháp thích hợp
để giám sát tất cả các thao tác chế biến. Các nhân viên phải mặc trang phục thích
hợp để tiến hành các thao tác chế biến.
- Môi trường và các điều kiện sản xuất phải đáp ứng theo quy định. Tất cả các thiết
bị chế biến đều phải được kiểm tra trước khi sử dụng. Các thiết bị cân, đo lường
phải được hiệu chuẩn và có độ chính xác phù hợp với nguyên liệu cần cân, đong.
- Phải có quy trình sơ chế, xử lý dược liệu. Khi xử lý dược liệu phải chú ý sao cho
việc xử lý không làm ảnh hưởng đến chất lượng dược liệu.
- Trong suốt thời gian chế biến, tất cả các nguyên liệu, bao bì đựng bán thành
phẩm, các máy móc thiết bị chính xác, và nếu được cả các phòng và dây chuyền
đóng gói đang được sử dụng đều phải được dán nhãn hoặc nếu không phải có ký
hiệu nhận dạng ghi tên sản phẩm hoặc nguyên vật liệu đang được chế biến, nồng
độ (nếu thích hợp), và cả số lô. Tất các các nhãn hiệu và dấu hiệu không thích hợp
đã có trước khi chế biến phải được loại bỏ hoàn toàn.
- Các máy dập viên không có môi trường kín riêng phải được đặt tại khu vực riêng
biệt. Các thử nghiệm về trọng lượng và độ cứng của viên phải được tiến hành trong
quá trình dập viên.
- Đối với sản xuất viên nang, phải tiến hành cân nang trong suốt quá trình đóng
nang. Các viên nén hoặc viên nang lấy trực tiếp từ bộ phận dập viên, đóng nang để
thử nghiệm hoặc dùng vào mục đích khác phải được thu thập và hủy đúng cách.
- Các vỏ nang rỗng phải được bảo quản trong những điều kiện tránh bị khô và nứt
hoặc tránh được những tác động của độ ẩm.
- Mực dùng để in các viên bao và viên nang phải là phẩm màu thực phẩm và được
coi như nguyên liệu sản xuất.
- Các chất lỏng hoặc kem và thuốc bôi phải được sản xuất theo phương pháp và
điều kiện tránh được sự ô nhiễm của vi khuẩn và các loại ô nhiễm khác. Việc sản
xuất, vận chuyển các chất lỏng hoặc kem, thuốc bột phải được thực hiện trong hệ
thống kín.
1.2.4. Sản phẩm trung gian và thành phẩm      
- Phải có hệ thống biệt trữ và xuất kho đối với bán thành phẩm và thành phẩm, bao
gồm cả việc xác định rõ ràng trạng thái của sản phẩm (biệt trữ, xuất xưởng, loại
bỏ). Phải xây dựng hệ thống và quy trình cho việc xử lý các sản phẩm không đạt và
sản phẩm bị trả về.
1.2.5. Kiểm soát trong quá trình sản xuất
Cần tiến hành việc kiểm tra, kiểm soát và ghi lại tất cả các kết quả kiểm tra trong
quá trình sản xuất và kiểm soát môi trường theo đúng quy trình sản xuất và hồ sơ
lô.
1.3. Dán nhãn, đóng gói và phân phối 
1.3.1. Bao bì      
Phải có các tiêu chuẩn của bao bì đóng gói trực tiếp và bao bì in sẵn. Phải có các
SOP đối với các hoạt động tiếp nhận, lấy mẫu, thử nghiệm nguyên liệu bao bì.
1.3.2. Hoạt động dán nhãn và đóng gói   
Các hoạt động dán nhãn và đóng gói phải được phân cách cơ học để phòng tránh
sự lẫn lộn của sản phẩm và bao bì đóng gói. Các mẫu nhãn và mẫu của bao bì đã
được in ấn phải được lưu trong hồ sơ lô. Có các khu vực biệt trữ riêng biệt và an
toàn cho các thành phẩm chờ cho phép xuất xưởng.   
1.3.3. Bảo quản và phân phối 
- Phải xây dựng các SOP cho việc bảo quản thành phẩm xuất xưởng tại khu vực
gửi hàng. Phải có các hồ sơ cho phép xác định nhanh tất cả các khách hàng đã mua
thành phẩm của một lô/mẻ xác định trong đó chỉ rõ thời gian xuất, số lượng, quy
cách đóng gói và gửi hàng của từng lô sản phẩm cho khách hàng.
- Cần lưu trữ các ghi chép về thời gian bảo quản, nhiệt độ và các điều kiện bảo
quản khác trước khi phân phối.
1.4. Vệ sinh trong sản xuất 
Phải có các biện pháp để kiểm soát việc sử dụng chất diệt côn trùng nhằm phòng
tránh việc ô nhiễm cho sản phẩm. Nước thải, chất thải, các nguyên liệu bị huỷ bỏ,
không được chấp nhận phải được kiểm soát và/hoặc xử lý theo cách thức an toàn,
vệ sinh. Phải quy định việc đi lại của nhân viên tại các khu vực hạn chế ra vào.
2. QUY ĐỊNH VỀ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG
- Cơ sở sản xuất thuốc từ dược liệu phải thực hiện việc kiểm nghiệm từng lô thuốc,
chỉ khi đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã đăng ký mới được xuất xưởng.
- Cơ sở sản xuất thuốc từ dược liệu phải đầu tư xây dựng bộ phận kiểm tra và kiểm
nghiệm thuốc và nguyên liệu làm thuốc phù hợp với quy mô sản xuất tại cơ sở. Bộ
phận kiểm tra chất lượng phải độc lập với các bộ phận khác và thuộc quyền quản
lý của một người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp, người này có
thể điều hành một hoặc nhiều phòng thí nghiệm. Cần có đủ nguồn lực để đảm bảo
rằng mọi biện pháp về kiểm tra chất lượng đều được thực hiện một cách có hiệu
quả và đáng tin cậy.
- Đối với các cơ sở sản xuất thuốc từ dược liệu chưa thành lập được bộ phận kiểm
nghiệm thuốc hoặc đã thành lập được bộ phận kiểm nghiệm thuốc nhưng chưa
kiểm nghiệm được hết các chỉ tiêu chất lượng thì phải gửi mẫu và  ký hợp đồng
kiểm nghiệm thuốc với các Đơn vị có đủ điều kiện và có chức năng kiểm nghiệm
thuốc để thực hiện việc kiểm nghiệm cho mỗi lô thuốc sản xuất tại cơ sở hoặc để
kiểm nghiệm đối với các chỉ tiêu chất lượng chưa thực hiện được tại cơ sở. Các
phiếu kiểm nghiệm phải được lưu trong hồ sơ của từng lô thuốc xuất xưởng.
2.1. Nhân sự kiểm tra chất lượng
Nhân sự của bộ phận kiểm tra chất lượng phải có chuyên môn sâu về các sản phẩm
thuốc từ dược liệu để tiến hành các phép thử định tính, kiểm tra sự giả mạo, sự có
mặt của nấm mốc, hoặc côn trùng, sự không đồng nhất của lô dược liệu. Bộ phận
kiểm tra chất lượng phải có đủ nhân viên được đào tạo thích hợp, có chuyên môn
và kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao.
2.2. Trang thiết bị
- Bộ phận hoặc Phòng kiểm tra chất lượng phải được thiết kế phù hợp, đảm bảo đủ
chỗ cho trang thiết bị dụng cụ chuyên môn, hồ sơ tài liệu và không gian làm việc
cho nhân viên.
- Phòng kiểm tra chất lượng phải được trang bị các máy, thiết bị, dụng cụ thích hợp
cho việc lấy mẫu, phân tích, hiệu chuẩn và xử lý dữ liệu. Các thiết bị phân tích
phải phù hợp với phương pháp kiểm nghiệm và phải đáp ứng được yêu cầu kiểm
tra chất lượng của đơn vị. Phòng kiểm tra hoá lý được trang bị các thiết bị kiểm tra
các chỉ tiêu hoá lý (tủ sấy, lò nung, máy thử độ rã, sắc ký lớp mỏng, tủ hốt, ...) và
các thiết bị kiểm tra trong quá trình sản xuất. Đối với các chỉ tiêu phải dùng các
thiết bị đắt tiền như sắc ký khí hoặc các phép thử khó thực hiện như độ nhiễm
khuẩn cơ sở có thể thông qua các đơn vị dịch vụ để kiểm tra. Kết quả kiểm tra phải
được lưu giữ có hệ thống để theo dõi lâu dài.  
2.3. Hồ sơ, tài liệu
- Phòng kiểm nghiệm phải có sổ tay kiểm nghiệm viên, hồ sơ phân tích, các phiếu
kiểm nghiệm, phiếu phân tích.
- Sổ tay kiểm nghiệm viên ghi lại các kết quả, các tính toán, số liệu và nhận xét có
liên quan đến việc phân tích một mẫu. Sổ phải được đánh số trang và không được
dùng bút chì để ghi chép, không được tẩy xoá, viết đè.
- Hồ sơ phân tích phải có đầy đủ những thông tin về mẫu, phương pháp thử, kết
quả phân tích và phải được in sẵn với các thông tin tối thiếu như sau: Tên mẫu,
nguồn gốc/nơi sản xuất, mã tham khảo nếu có; Số lô, hạn dùng, yêu cầu phân tích
(số, ngày tháng và nội dung); Ngày nhận mẫu, người nhận mẫu; Tiêu chuẩn và
phương pháp kiểm nghiệm; Tình trạng mẫu khi nhận và trước khi phân tích; Kết
quả phân tích (kể cả các phép tính toán); Hồ sơ phân tích phải được lưu vào hồ sơ
kiểm nghiệm cùng với các kết quả phân tích. Phiếu phân tích phải có chữ ký của
kiểm nghiệm viên và người giám sát.
- Phải cập nhật và lưu giữ tất cả các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết cho công tác
kiểm nghiệm, gồm có:  Dược điển Việt Nam và các Dược điển nước ngoài, kể cả
phụ lục, bản bổ sung và bản hiệu đính;  Các tiêu chuẩn chất lượng không có trong
Dược điển, đối với những thuốc được kiểm nghiệm dựa trên tiêu chuẩn của nhà sản
xuất. Các phương pháp kiểm nghiệm không có trong Dược điển do phòng kiểm
nghiệm nghiên cứu, ban hành.
2.4. Theo dõi độ ổn định
Cơ sở phải xây dựng quy trình và lập hồ sơ theo dõi độ ổn định của các thuốc do
mình sản xuất. Các hồ sơ theo dõi độ ổn định của thuốc phải được lưu giữ.
3. QUY ĐỊNH VỀ TIẾP NHẬN BẢO QUẢN
 Khu vực bảo quản
- Các cảnh báo phải được tiến hành để tránh việc người không có nhiệm vụ đi vào
trong khu vực bảo quản.
- Khu vực bảo quản phải có khả năng đầy đủ để có thể bảo quản theo trật tự các
loại sản phẩm và hàng hóa khác nhau, các nguyên liệu và bao bì, các sản phẩm
trung gian, các sản phẩm chưa đóng gói lẻ, các thành phẩm, các sản phẩm đang
cách ly chờ kiểm định, các sản phẩm đã có lệnh xuất hàng, các sản phẩm bị thải
loại, các sản phẩm bị trả lại và các sản phẩm bị thu hồi.
- Khu vực bảo quản nên được thiết kế hoặc chỉnh sửa để bảo đảm các điều kiện bảo
quản tốt. Đặc biệt khu vực bảo quản phải sạch và khô ráo và nhiệt độ trong khu
vực phải được duy trì trong khoảng nhiệt độ thuận lợi. Ở khu vực có yêu cầu bảo
quản đặc biệt theo yêu cầu ghi trên nhãn sản phẩm (ví dụ như nhiệt độ, độ ẩm) thì
các điều kiện đó phải được đáp ứng, được theo dõi và được ghi lại. Các vật liệu và
dược phẩm nên được bảo quản cách mặt sàn nhà một khoảng cách thích hợp để dễ
làm vệ sinh và dễ dàng kiểm tra. Các kiện hàng nên được giữ trong tình trạng sạch
sẽ và gọn gàng.
- Khu vực bảo quản nên sạch sẽ, không bị tích tụ rác và bị mối mọt. Kế hoạch dọn
dẹp vệ sinh bằng văn bản nên chỉ rõ chu kỳ dọn dẹp vệ sinh và cách tiến hành vệ
sinh khu vực nhà kho và khu vực bảo quản. Nên có kế hoạch bằng văn bản về việc
kiểm soát mối mọt. Các chất diệt mối mọt được sử dụng phải bảo đảm an toàn và
không có nguy cơ nhiễm chéo cho các nguyên liệu và dược phẩm. Nên có quy
trình thích hợp về việc vệ sinh triệt để lượng chất diệt mối mọt này để bảo đảm
chắc chắn loại bỏ bất kỳ một nguy cơ nhiễm chéo nào.
- Khu vực tiếp nhận và giao hàng nên bảo đảm việc bảo vệ các vật liệu và sản
phẩm khỏi tác động của môi trường. Khu vực tiếp nhận nên được thiết kế và được
trang bị để cho phép làm vệ sinh các kiện hàng hay dược phẩm đến, trước khi nhập
vào kho nếu cần thiết.
- Các hàng hóa cách ly chờ kiểm định phải được bảo quản trong khu vực cách biệt
và khu vực này phải được ghi nhãn rõ ràng và việc tiếp cận khu vực này chỉ được
cho phép với những người được ủy quyền. Bất kỳ biện pháp thay thế nào đối với
khu vực cách ly chờ kiểm định này nên có các biện pháp an ninh tương ứng. Ví dụ
như hệ thống máy tính có thể được sử dụng với điều kiện là hệ thống máy tính này
đã được hiệu lực hóa để chứng tỏ sự bảo đảm an ninh.
- Bình thường nên có khu vực riêng biệt cho việc lấy mẫu nguyên liệu trong khu
vực có kiểm soát môi trường. Nếu việc lấy mẫu được thực hiện trong khu vực bảo
quản thì nên tiến hành trong khu vực cách ly để tránh việc nhiễm chéo. Quy trình
vệ sinh đầy đủ nên được áp dụng cho khu vực lấy mẫu này.
- Sự chia tách một cách vật lý hoặc việc chia tách tương đương đã được hiệu lực
hóa (ví dụ như bằng các phương tiện điện tử) nên đước áp dụng đối với việc bảo
quản các nguyên vật liệu hoặc sản phẩm bị loại bỏ hoặc bị thu hồi hoặc bị trả lại.
Các loại nguyên vật liệu hoặc sản phẩm này và khu vực bảo quản nên được phân
biệt (vị trí và hồ sơ) một cách thích hợp.
- Các vật liệu phóng xạ hoặc vật liệu có hoạt tính cao, các chất gây nghiện, các
chất nguy hại, các chất nhậy cảm hoặc các chất nguy hiểm khác và dược phẩm
cũng như các chất được biết là có nguy cơ đặc biệt về lạm dụng hoặc nguy cơ cháy
nổ (ví dụ như các chất có nguy cơ cháy nổ dạng rắn hay dạng lỏng hoặc dạng khí
có áp lực) nên được bảo quản ở khu vực chuyên dụng với việc áp dụng những điều
kiện an toàn và biện pháp an ninh bổ sung.
- Các nguyên vật liệu và dược phẩm nên được quản lý và phân phối theo đúng như
yêu cầu của GMP nói trong bản hướng dẫn này.
- Các nguyên vật liệu và dược phẩm nên được quản lý và bảo quản bằng các biện
pháp bảo đảm tránh được việc bị nhiễm bẩn, bị xáo trộn và bị nhiễm chéo.
- Các nguyên vật liệu và dược phẩm nên được quản lý và bảo quản trong những
điều kiện bảo đảm duy trì được chất lượng của chúng và kho nên được đảo kho
một cách thích hợp. Nên áp dụng phương thức FEFO (“first expired/first out”) -
“hàng hết hạn sử dụng trước thì xuất kho trước”
- Các nguyên vật liệu và dược phẩm bị loại nên được phân biệt (vị trí và hồ sơ) và
được kiểm soát theo hệ thống chờ kiểm định được thiết kế riêng để tránh việc sử
dụng chúng cho đến khi có các quyết định cuối cùng về việc xử lý chúng.
- Các thuốc gây nghiện nên được bảo quản trong các điều kiện đáp ứng các yêu cầu
theo thông lệ quốc tế, theo các quy định và luật lệ của quốc gia về các chất gây
nghiện.
- Các vật tư, nguyên liệu và dược phẩm bị gẫy vỡ, bị hỏng nên loại bỏ khỏi khu
vực bảo quản và nên tách biệt chúng ra.
- Khu vực bảo quản nên được chiếu sang đầy đủ để dễ dàng cho các thao tác bảo
đảm chính xác và an toàn.
4. ĐIỀU KIỆN BẢO QUẢN
Các điều kiện bảo quản đối với nguyên vật liệu dược và dược phẩm nên đáp ứng
các yêu cầu ghi trên nhãn trong đó các yêu cầu được đưa ra trên cơ sở các kết quả
nghiên cứu độ ổn định:
 Điều kiện bảo quản và nhãn sản phẩm
- Điều kiện bảo quản bình thường
- Bảo quản ở nơi khô ráo, thông gió tốt và nhiệt độ là từ 15 – 25 °C hoặc, tùy thuộc
điều kiện khí hậu, có thể là 30 °C. Các mùi lạ, các chỉ định cụ thể về việc nhiễm
bẩn/bụi và cường độ ánh sáng không thuộc phạm vi của điều kiện bảo quản bình
thường.
- Các chỉ dẫn về điều kiện bảo quản đã được xác định
- Các sản phẩm thuốc phải bảo quản trong điều kiện đã được xác định sẽ yêu cầu
những chỉ dẫn về những điều kiện bảo quản thích hợp. Trừ khi có những chỉ dẫn
đặc biệt khác (ví dụ như việc duy trì bảo quản lạnh liên tục), các sai số có thể chấp
nhận được chỉ trong thời gian ngắn hạn, ví dụ như vận chuyển nội bộ.
Nên sử dụng các chỉ dẫn bảo quản sau đây:
Trên nhãn                                                            Nghĩa là
“Không bảo quản quá 30 °C”                              từ +2 °C đến  +30 °C
“Không bảo quản quá 25 °C”                              từ +2 °C đến  +25 °C
 “Không bảo quản quá 15 °C”                              từ +2 °C đến +15 °C
“Không bảo quản quá 8 °C”                                từ +2 °C đến +8 °C
“Không bảo quản dưới 8 °C”                               từ  +8 °C đến +25 °C
“Tránh để nơi ẩm” độ ẩm tương đối không quá 60% trong điều kiện bảo quản bình
thường và cấp phát cho bệnh nhân trong bao gói chống ẩm.
“Tránh ánh sáng” khi cấp phát cho bệnh nhân trong bao gói chống ánh sáng.
 Theo dõi các điều kiện bảo quản
- Các số liệu theo dõi nhiệt độ đa ghi được nên ở tình trạng sẵn sàng để xem xét
đánh giá. Các thiết bị dùng để theo dõi điều kiện bảo quản nên được kiểm tra theo
một chu kỳ phù hợp và các kết quả của những lần kiểm tra đó nên được ghi lại và
lưu trữ.
- Các bản ghi về theo dõi các điều kiện bảo quản nên được lưu trữ ít nhất bằng với
thời gian tuổi thọ của nguyên vật liệu hoặc sản phẩm đang được bảo quản cộng
thêm 01 năm; hoặc theo các yêu cầu của cơ quan quản lý quốc gia.
- Bản ghi nhiệt độ của các khu vực bảo quản nên cho thấy tính đồng nhất trong
toàn bộ các khu vực bảo quản.
- Các thiết bị theo dõi nhiệt độ nên được đặt ở những khu vực có thể có sự dao
động nhiệt độ nhiều nhất.
- Các thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản nên được chuẩn lại (kiểm định) theo chu
kỳ đã được ấn định.
5. CÁC YÊU CẦU VỀ BẢO QUẢN
 Ghi chép tài liệu: gồm các văn bản hướng dẫn và các bản ghi.
- Các văn bản hướng dẫn và các bản ghi nên sẵn sàng trong đó ghi chép lại tất cả
các hoạt động trong khu vực bảo quản bao gồm cả việc xử lý kho đã hết hạn. Các
tài liệu này nên mô tả một cách đầy đủ quy trình bảo quản và định rõ hành trình
của nguyên vật liệu và dược phẩm cùng với các thông tin của toàn bộ tổ chức trong
trường hợp có một sản phẩm đang bị thu hồi.
- Thông tin thường kỳ cố định, các bản ghi chép bằng tay hay bằng bản điện tử nên
luôn kèm theo đối với mỗi nguyên vật liệu hoặc sản phẩm trong đó chỉ rõ các điều
kiện bảo quản, các lưu ý phải làm và ngày tiến hành kiểm nghiệm lại. Các yêu cầu
theo dược điển và các quy định của quốc gia liên quan đến nhãn hàng hóa và bao
bì nên được tuân theo ở tất cả các giai đoạn bảo quản.
- Các bản ghi chép nên được kèm theo mỗi khi giao nhận hàng. Các bản ghi chép
nên bao gồm các mô tả hàng hóa, chất lượng, số lượng, nhà cung cấp, số lô ghi tại
nhà cung cấp, ngày nhận, số lô ghi tại nơi bảo quản, ngày hết hạn sử dụng. Nếu có
thể thì các bản ghi chép phải được lưu lại trong một thời gian nhất định, theo quy
định của quốc gia có yêu cầu về các bản ghi chép. (Nếu không thì các bản ghi chép
nên được lưu lại trong thời gian bằng thời gian tuổi thọ của nguyên vật liệu hoặc
sản phẩm nhập kho và cộng thêm 01 năm, nếu có thể áp dụng).
- Các bản ghi chép toàn diện nên được duy trì để cho thấy tất cả các lần nhập hàng
và các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu hoặc dược phẩm phù hợp với hệ thống
bảo quản đã được xác định, ví dụ như việc đánh số lô tại nơi bảo quản.
 Nhãn và đóng gói:
- Tất cả nguyên vật liệu và dược phẩm nên được bảo quản trong các bao gói không
có tác dụng bất lợi đến chất lượng của nguyên vật liệu và dược phẩm liên quan, và
có tác dụng bảo quản đầy đủ khỏi các yếu tố ảnh hưởng từ bên ngoài. Trong một số
điều kiện nhất định, bao gói hàng hóa còn có thể bảo vệ để tránh các yếu tố nhiễm
khuẩn.
- Tất cả bao gói nên được dán nhãn rõ ràng với tên gọi mới nhất của nguyên vật
liệu và dược phẩm, số lô, hạn sử dụng, các điều kiện bảo quản và các tham chiếu
theo dược điển nếu có thể. Không nên sử dụng các chữ viết tắt hoặc các tên và ký
hiệu không được phép.
6. ĐƠN HÀNG NHẬP KHO VÀ DƯỢC PHẨM
- Khi nhập hàng, mỗi chuyến hàng đến nên kiểm tra đối chiếu với đơn hàng và
kiểm tra tình trạng bên ngoài của mỗi bao gói, ví dụ như kiểm tra nhãn theo như
mô tả trong đơn hàng, số lô, loại và số lượng của nguyên vật liệu hoặc dược phẩm.
- Việc nhận hàng nên được kiểm tra về sự đồng dạng của bao gói hàng hóa và nếu
cần thiết thì nên chia nhóm theo số lô đã ghi của nhà cung cấp nếu chuyến hàng
nhập có nhiều hơn một lô.
- Mỗi bao gói nên được kiểm tra cẩn thận về việc có thể có nhiễm bẩn, bị xáo trộn
hoặc bị hư hại, và mọi bao gói có nghi ngờ và có thể cả chuyến hàng có thể nên
được kiểm định thêm về chi tiết nếu thấy cần thiết.
- Khi có yêu cầu, lấy mẫu hàng hóa nên được tiến hành bởi người đã được huấn
luyện phù hợp và nghiêm ngặt đáp ứng các văn bản hướng dẫn về lấy mẫu. Các
bao gói sau khi đã lấy mẫu nên được dán nhãn một cách tương ứng.
- Tiếp sau việc lấy mẫu, hàng hóa nên được qua kiểm định. Việc chia nhỏ lô sản
phẩm nên được duy trì trong khi kiểm định và cho các bước bảo quản tiếp theo.
- Nguyên vật liệu và dược phẩm nên để trong khu vực kiểm định cho đến khi nhận
được quyết định hợp lệ về giải tỏa hoặc loại bỏ.
- Các biện pháp tiến hành nên bảo đảm rằng các nguyên vật liệu và dược phẩm bị
loại bỏ sẽ không thể được sử dụng. Các nguyên vật liệu và dược phẩm bị loại bỏ
nên được bảo quản riêng biệt với các nguyên vật liệu và dược phẩm khác trong khi
chờ hủy hoặc trả lại cho người đã cung cấp.
7. KIỂM TRA KHO VÀ ĐẢO KHO
- Việc điều phối hài hòa kho chứa theo chu kỳ nên được tiến hành bằng cách so
sánh kho trên thực tế với sổ kho.
- Tất cả những sai lệch về hàng hóa trong kho nên được khảo sát bằng cách đối
chiếu lại những việc làm xáo trộn không chủ ý hoặc không chính xác.
- Trong các cơ sở sản xuất, các bao gói đã mở sử dụng một phần nguyên vật liệu và
dược phẩm thì nên cẩn thận đóng gói lại và giải tỏa hàng để tránh việc bị hư hỏng
thêm và/hoặc bị nhiễm bẩn trong các bước bảo quản tiếp theo. Nguyên vật liệu và
dược phẩm từ các bao gói đã bị mở ra hoặc đã bị sử dụng một phần rồi thì nên sử
dụng hết trước khi sử dụng đến các bao gói khác còn chưa bị mở ra.
- Các bao gói bị hư hại không nên xuất ra trừ khi chất lượng hàng hóa bên trong
cho thấy không bị ảnh hưởng. Nếu có thể được thì các bao gói bị hư hại này nên
đưa đi kiểm nghiệm bởi người có chức năng. Mọi việc làm nên được ghi chép lại.
* Kiểm soát các nguyên vật liệu và dược phẩm không còn sử dụng được hoặc hết
hạn sử dụng: nên thường xuyên kiểm tra tất cả các kho về các nguyên vật liệu và
dược phẩm không còn sử dụng được hoặc hết hạn sử dụng. Tất cả các khuyến cáo
nên được biết đến để tránh việc một nguyên vật liệu và dược phẩm không còn sử
dụng được hoặc hết hạn sử dụng.
8. HÀNG HÓA BỊ TRẢ LẠI
- Các hàng hóa bị trả lại, bao gồm cả các hàng hóa bị thu hồi, nên được xử lý phù
hợp với các quy trình đã được chấp thuận và các ghi chép phải được lưu lại.
- Tất cả hàng hóa bị trả lại nên được đặt trong khu vực chờ kiểm định và trả về cho
khu kho bình thường chỉ khi nào đã được chấp thuận bởi người có trách nhiệm
theo quy định sau khi đáp ứng các yêu cầu đánh giá lại chất lượng hàng hóa.
- Mọi kho hàng khi được xem xét lại nên được phân biệt và được ghi chép lại trong
sổ kho. Dược phẩm bị trả về kho thuốc từ bệnh nhân không nên nhập kho nhưng
nên để tiêu hủy đi.
9. XUẤT HÀNG VÀ VẬN CHUYỂN
- Nguyên vật liệu và dược phẩm nên được vận chuyển bằng phương tiện sao cho
tính chất hàng hóa ban đầu của nó không bị suy giảm và các điều kiện bảo quản
được tiếp tục duy trì.
- Sự quan tâm đặc biệt nên thực hiện khi sử dụng nước đá khô trong dây chuyền
lạnh. Hơn nữa, về các khuyến cáo an toàn, phải bảo đảm rằng nguyên vật liệu và
dược phẩm không tiếp xúc với nước đá khô vì có thể làm ảnh hưởng bất lợi đến
chất lượng hàng hóa, ví dụ như hàng hóa bị đông lạnh.
- Trong những điều kiện thích hợp, việc sử dụng các thiết bị để theo dõi điều
kiện bảo quản như nhiệt độ trong khi vận chuyển nên được sử dụng. Các bản ghi
chép về theo dõi điều kiệnbảo quản này nên sẵn sàng cho việc xem xét đánh giá.
- Việc xuất hàng và vận chuyển nguyên vật liệu và dược phẩm chỉ nên được tiến
hành sau khi nhận được yêu cầu giao hàng. Yêu cầu giao hàng và việc xuất hàng
phải được ghi chép lại.
- Quy trình xuất hàng nên được xây dựng và ghi lại thành văn bản, có lưu ý đến
tính chất của nguyên vật liệu và dược phẩm có liên quan và mọi khuyến cáo đặc
biệt nếu có yêu cầu.
- Bao gói bên ngoài nên có đầy đủ tính chất bảo vệ hàng hóa khỏi các ảnh hưởng từ
bên ngoài và nên dán nhãn rõ ràng và không thể tẩy xóa được.
- Các ghi chép về việc xuất hàng nên lưu lại và có nội dung tối thiểu sau:
 Ngày xuất hàng
 tên và địa chỉ của người nhận
 Mô tả hàng hóa, ví dụ như tên hàng, dạng bào chế và hàm lượng (nếu có), số
lô và số lượng
 Điều kiện bảo quản và điều kiện vận chuyển
- Tất cả các ghi chép nên để dễ dàng tiếp cận và sẵn sàng đáp ứng theo yêu cầu.