Financial Management

for Healthcare
Chapter 5
2023

Shaimaa Alzayer
Objectives

 Introduce the performance monitoring and the reasons

of conducting it.
 Discuss the performance monitoring steps:
 Understanding the issue for monitoring.
 Asking the right monitoring questions.
 Developing a theory for monitoring flow.
 Developing measures for monitoring.
 Collecting data for monitoring.
 Conducting performance monitoring and writing the
monitoring report.
What Is Performance Monitoring and Why Do
It? ‫ما هي مراقبة األداء ولماذا تفعل ذلك؟‬
 Why keep tracking your credit score? ‫لماذا تستمر في تتبع درجة االئتمان‬
‫الخاصة بك؟‬
 First, it provides an ongoing check on your financial performance
records. You may find unusual financial irregularities and misdeeds
such as signs of identity thefts or mistakes in your financial transaction
records. ‫ قد تجد‬.‫ يوفر فحصا مستمرا لسجالت األداء المالي الخاصة بك‬، ‫أوال‬
‫مخالفات مالية غير عادية وأفعال خاطئة مثل عالمات سرقة الهوية أو األخطاء‬
.‫في سجالت المعامالت المالية الخاصة بك‬
 Second, it helps you uncover inefficient practices and operations that
lead to poor finance performance. You may discover that your low credit
score is a result of overspending and payments of credit card bills. To
improve the score, you need to cut back the spending level and pay the
debts on time. ‫ يساعدك على الكشف عن الممارسات والعمليات غير‬، ‫ثانيا‬
‫ قد تكتشف أن درجة االئتمان‬.‫الفعالة التي تؤدي إلى ضعف األداء المالي‬
.‫المنخفضة الخاصة بك هي نتيجة لإلنفاق الزائد ودفع فواتير بطاقات االئتمان‬
‫ تحتاج إلى خفض مستوى اإلنفاق ودفع الديون في الوقت‬، ‫لتحسين النتيجة‬
.‫المحدد‬

What Is Performance Monitoring and
Why Do It?
 Third, the monitoring also helps you establish the need for services. For
example, after reviewing the report, you may realize that you need
credit consulting and financial planning to develop a healthy financial
life and to achieve your financial goals. ‫ تساعدك المراقبة أيضا على‬، ‫ثالثا‬
‫ قد تدرك‬، ‫ بعد مراجعة التقرير‬، ‫ على سبيل المثال‬.‫تحديد الحاجة إلى الخدمات‬
‫أنك بحاجة إلى استشارات ائتمانية وتخطيط مالي لتطوير حياة مالية صحية‬
.‫وتحقيق أهدافك المالية‬

 Finally, perhaps most important, the monitoring helps you uncover

underperformance quickly to avoid the further deterioration of the
performance. Imagine that your low credit score is caused by the
tardiness to pay credit card bills, and this tardiness goes unnoticed long
enough for you to have trouble getting any credit lines. The result may
be declamation of insolvency for your personal finance that directly and
significantly affects your life. ‫ تساعدك المراقبة‬، ‫ ربما األهم من ذلك‬، ‫أخيرا‬
.‫على الكشف عن ضعف األداء بسرعة لتجنب المزيد من التدهور في األداء‬
‫تخيل أن درجة االئتمان المنخفضة الخاصة بك ناتجة عن التأخير في دفع فواتير‬
‫ وهذا التأخير يمر دون أن يالحظه أحد لفترة كافية لتواجه‬، ‫بطاقات االئتمان‬
‫ قد تكون النتيجة إعالن اإلعسار‬.‫مشكلة في الحصول على أي خطوط ائتمان‬
.‫لتمويلك الشخصي الذي يؤثر بشكل مباشر وكبير على حياتك‬
What Is Performance Monitoring and
Why Do It?
 Performance monitoring is a systematic and periodic observation of
performance over time in order to develop or verify performance
records, to uncover inefficient and ineffective practices, to identify
needs for services, and most important, to detect underperformance
timely to avoid the further deterioration of performance. ‫مراقبة األداء‬
‫هي مراقبة منهجية ودورية لألداء بمرور الوقت من أجل تطوير سجالت‬
‫ والكشف عن الممارسات غير الفعالة وغير‬، ‫األداء أو التحقق منها‬
‫ اكتشاف‬، ‫ واألهم من ذلك‬، ‫ وتحديد االحتياجات من الخدمات‬، ‫الفعالة‬
‫ضعف األداء في الوقت المناسب لتجنب المزيد من التدهور في‬
.‫األداء‬

 It is a systematic tracking and ongoing examination of an

organization's performance by weighing it against established
performance standards. ‫إنه تتبع منهجي وفحص مستمر ألداء‬
.‫المنظمة من خالل موازنته بمعايير األداء المعمول بها‬
What Is Performance Monitoring and
Why Do It?
 Performance monitoring is different from once-in-a-while
performance auditing evaluation in that it is conducted more
frequently, and it is more focused on tracking daily
operations. ‫تختلف مراقبة األداء عن تقييم تدقيق األداء مرة‬
‫ وهي أكثر تركيزا‬، ‫واحدة في حين يتم إجراؤها بشكل متكرر‬
.‫على تتبع العمليات اليومية‬
 Performance monitoring is aimed at identifying the
symptom of underperformance quickly and responding
timely. ‫يهدف رصد األداء إلى تحديد أعراض ضعف األداء‬
.‫بسرعة واالستجابة في الوقت المناسب‬
What Is Performance Monitoring and
Why Do It?
 Performance monitoring should apply to all services in
public and non-profit organizations. ‫يجب تطبيق مراقبة‬
‫األداء على جميع الخدمات في المنظمات العامة وغير‬
.‫الربحية‬
 Some services need it more than others because the
underperformance of these services needs swift and timely
responses, and a delay in response could have devastating
consequences. ‫وتحتاج بعض الخدمات إليها أكثر من غيرها‬
‫ألن ضعف أداء هذه الخدمات يحتاج إلى استجابات سريعة‬
‫ ويمكن أن يكون للتأخير في االستجابة‬،‫وفي الوقت المناسب‬
.‫عواقب وخيمة‬
Developing a Performance Monitoring
System ‫تطوير نظام مراقبة األداء‬

 The steps of development of a performance monitoring

system: :‫خطوات تطوير نظام مراقبة األداء‬
Understanding the issue for monitoring, asking the right monitoring
questions, developing a theory for monitoring, developing measures
for monitoring, Dining data collection methods, collecting data for
monitoring, conducting performance monitoring through analyzing
data with monitoring tools, and writing the monitoring report. The
sequential steps are shown in next figure. ، ‫فهم مشكلة المراقبة‬
‫ وتطوير تدابير‬، ‫ وتطوير نظرية للمراقبة‬، ‫وطرح أسئلة المراقبة الصحيحة‬
‫ وإجراء‬، ‫ وجمع البيانات للمراقبة‬، ‫ وطرق جمع بيانات الطعام‬، ‫للمراقبة‬
‫ وكتابة‬، ‫مراقبة األداء من خالل تحليل البيانات باستخدام أدوات المراقبة‬
.‫ الخطوات المتسلسلة موضحة في الشكل التالي‬.‫تقرير المراقبة‬
Developing a Performance Monitoring
System
Developing a Performance Monitoring
System
1. Understanding the Issue for Monitoring ‫ فهم مسألة الرصد‬.
 The very first step in developing a performance monitoring system
is to identify a monitoring need. ‫تتمثل الخطوة األولى في تطوير نظام‬
.‫مراقبة األداء في تحديد حاجة الرصد‬
 It is quite common that the need starts with an issue in everyday
management operations and decision making. ‫من الشائع جدا أن‬
.‫تبدأ الحاجة بمشكلة في عمليات اإلدارة اليومية وصنع القرار‬

Example in healthcare organization?!

 Developing a Performance Monitoring System

 A clear monitoring need helps you determine the monitoring goal(s):

what you want to achieve in the monitoring. ‫تساعدك الحاجة الواضحة‬
.‫ ما تريد تحقيقه في المراقبة‬:‫للمراقبة على تحديد هدف (أهداف) المراقبة‬
 Stated previous slides, Performance monitoring can help you develop
and verify performance records, discover inefficient or ineffective
practices and operations, identify service needs, and/or uncover
underperformance quickly to avoid further deterioration of performance.
‫ يمكن أن تساعدك مراقبة األداء في تطوير سجالت‬، ‫الشرائح السابقة المذكورة‬
‫ واكتشاف الممارسات والعمليات غير الفعالة أو غير الفعالة‬، ‫األداء والتحقق منها‬
‫ أو الكشف عن ضعف األداء بسرعة لتجنب‬/ ‫ و‬، ‫ وتحديد احتياجات الخدمة‬،
.‫المزيد من التدهور في األداء‬
 A performance monitoring often has multiple goals. ‫غالبا ما يكون لمراقبة‬
‫األداء أهداف متعددة‬
Developing a Performance Monitoring
System
 A good understanding of the monitoring need and goals helps
you accurately determine what should be monitored-the
monitoring subject(s). ‫يساعدك الفهم الجيد الحتياجات وأهداف‬
)‫ موضوع (مواضيع‬- ‫المراقبة على تحديد ما يجب مراقبته بدقة‬
.‫المراقبة‬
 Should you track organizational inputs, outputs, or outcomes?
‫هل يجب عليك تتبع المدخالت أو المخرجات أو النتائج‬
‫التنظيمية؟‬
 Should you monitor revenues and manpower consumed for the
production (efficiency) or for goals achieved (effectiveness)? ‫هل‬
‫يجب عليك مراقبة اإليرادات والقوى العاملة المستهلكة‬
‫لإلنتاج (الكفاءة) أو لألهداف المحققة (الفعالية)؟‬
Developing a Performance Monitoring System

2. Determining Monitoring Questions ‫تحديد أسئلة المراقبة‬

A good understanding of the monitoring need and goal should

help the development of the monitoring questions. Although
every monitoring has its own specific questions, the following
is a list of generic forms of performance monitoring questions:
‫ على‬.‫ومن شأن الفهم الجيد الحتياجات الرصد وهدفه أن يساعد على وضع مسائل الرصد‬
‫ فيما يلي قائمة باألشكال العامة ألسئلة‬، ‫الرغم من أن كل مراقبة لها أسئلة خاصة بها‬
‫مراقبة األداء‬
Developing a Performance Monitoring System

 Are performance goals being met? ‫هل يتم تحقيق‬

‫أهداف األداء؟‬
 Has the performance plan been implemented
effectively? ‫هل تم تنفيذ خطة األداء بشكل فعال؟‬
 Have operations been implemented according to the
plan? ‫هل تم تنفيذ العمليات وفقا للخطة؟‬
 Arethe intended services being delivered to the
intended clients? ‫هل يتم تقديم الخدمات المقصودة‬
‫للعمالء المستهدفين؟‬
Developing a Performance Monitoring System

 How good is my performance compared with others'

performances, my previous performance, and the
performance standard? ‫ما مدى جودة أدائي مقارنة بأداء‬
‫اآلخرين وأدائي السابق ومعيار األداء؟‬
 Has the agency performed better or worse? ‫هل كان أداء‬
‫الوكالة أفضل أم أسوأ؟‬
 Has the agency underperformed? ‫هل كان أداء الوكالة ضعيفا؟‬
Developing a Performance Monitoring System

 Are there any signs of underperformance? ‫هل هناك أي‬

‫عالمات على ضعف األداء؟‬
 Is there any room for performance improvement? ‫هل هناك‬
‫أي مجال لتحسين األداء؟‬
 Is my performance unusually poor, compared with data in
the past? ‫هل أدائي ضعيف بشكل غير عادي مقارنة بالبيانات‬
‫في الماضي؟‬
Developing a Performance Monitoring
System

3. Developing a Theory of the Monitoring Monitoring Flow

‫ تطوير نظرية مراقبة تدفق المراقبة‬.
 The flow of inputs to outcomes in performance monitoring is
identified as the monitoring flow, shown in next Figure.
Monitoring subjects can be inputs, outputs, process, and
outcomes in the monitoring flow.
‫يتم تحديد تدفق المدخالت إلى النتائج في مراقبة األداء على أنه تدفق‬
‫ يمكن أن تكون موضوعات‬.‫ كما هو موضح في الشكل التالي‬، ‫المراقبة‬
.‫المراقبة مدخالت ومخرجات وعملية ونتائج في تدفق المراقبة‬
Developing a Performance Monitoring
System

Inputs Process Outputs Outcomes

The monitoring Flow

Developing a Performance Monitoring
System

 A well-developed theory of the monitoring flow should help

you specify the monitoring subject and its role in the
production process - a critical step for developing proper
monitoring measures and for applying the monitoring
results to address any underperformance in the production
process. ‫يجب أن تساعدك النظرية المتطورة لتدفق المراقبة‬
‫ وهي خطوة‬- ‫على تحديد موضوع المراقبة ودوره في عملية اإلنتاج‬
‫حاسمة لتطوير تدابير المراقبة المناسبة ولتطبيق نتائج المراقبة‬
.‫لمعالجة أي ضعف في األداء في عملية اإلنتاج‬
Developing a Performance Monitoring
System

 It is important to note that a monitoring system should

emphasize the monitoring of outputs and outcomes,
although the system may also track inputs and the process
that lead to the output and the outcome. ‫ومن المهم مالحظة‬
‫ على‬،‫أن نظام الرصد ينبغي أن يركز على رصد النواتج والنتائج‬
‫الرغم من أن النظام قد يتتبع أيضا المدخالت والعملية التي تؤدي‬
.‫إلى النواتج والنتائج‬
 Monitoring inputs and the process may provide clues on
how to develop proper strategies to improve the output and
outcomes. ‫قد توفر مدخالت المراقبة والعملية أدلة حول كيفية‬
.‫تطوير استراتيجيات مناسبة لتحسين المخرجات والنتائج‬
Developing a Performance Monitoring
System
4. Developing Measures for Monitoring ‫وضع تدابير للرصد‬
 Once the monitoring flow and monitoring subjects are
determined, monitoring measures should be developed
accordingly. ، ‫بمجرد تحديد تدفق المراقبة وموضوعات المراقبة‬
.‫يجب تطوير تدابير المراقبة وفقا لذلك‬
 What measures should be used in monitoring? Because
numerous measures are available for each possible
monitoring subject, using all of them would be too costly
and time consuming. Selecting limited measures is
necessary. ‫ما هي التدابير التي ينبغي استخدامها في الرصد؟ نظرا‬
‫ فإن‬، ‫لتوفر العديد من التدابير لكل موضوع رصد محتمل‬
‫استخدامها جميعا سيكون مكلفا للغاية ويستغرق وقتا‬
.‫ اختيار تدابير محدودة أمر ضروري‬.‫طويال‬
 Developing a Performance Monitoring
System
4. Developing Measures for Monitoring ‫وضع تدابير للرصد‬
 Measures selected should meet monitoring goals. ‫وينبغي أن‬
‫تفي التدابير المختارة بأهداف الرصد‬
 Indicators selected should address specific monitoring needs.
.‫وينبغي أن تتناول المؤشرات المختارة احتياجات الرصد المحددة‬
 For example, an increase in users' complaints for system
services in the healthcare organisation may indicate a need to
improve user services. Monitoring the number of user
complaints may become necessary. ‫ قد تشير‬، ‫على سبيل المثال‬
‫الزيادة في شكاوى المستخدمين لخدمات النظام في مؤسسة الرعاية‬
‫ قد تصبح مراقبة‬.‫الصحية إلى الحاجة إلى تحسين خدمات المستخدم‬
.‫عدد شكاوى المستخدمين ضرورية‬
Developing a Performance Monitoring
System
5. Collecting Data for Monitoring ‫جمع البيانات للمراقبة‬
 Data for performance monitoring come from surveys,
archival documents or data, or interviews of related
persons. ‫تأتي بيانات مراقبة األداء من الدراسات‬
‫االستقصائية أو وثائق أو بيانات المحفوظات أو المقابالت مع‬
.‫األشخاص ذوي الصلة‬
 A key component in data collection is to determine
monitoring frequency- how often a measure should be
monitored; every month, every 2 months, or even longer?
‫ويتمثل أحد العناصر الرئيسية في جمع البيانات في تحديد‬
‫ أي عدد المرات التي ينبغي فيها رصد التدبير؛‬- ‫تواتر الرصد‬
‫ أو حتى لفترة أطول؟‬، ‫ أشهر‬2 ‫ كل‬، ‫كل شهر‬
 Developing a Performance Monitoring
System
5. Collecting Data for Monitoring ‫جمع البيانات للمراقبة‬

 Monitoring goals determine monitoring frequency, either, Daily, Monthly or

annually. .‫ إما يوميا أو شهريا أو سنويا‬، ‫تحدد أهداف المراقبة تردد المراقبة‬
 The monitoring cost is another consideration in determining monitoring
frequency. .‫تكلفة المراقبة هي اعتبار آخر في تحديد تردد المراقبة‬
 It could be costly in money and manpower to conduct daily or even monthly
monitoring. ‫قد يكون إجراء مراقبة يومية أو حتى شهرية مكلفا من حيث المال‬
.‫والقوى العاملة‬
 The cost incurred in frequent monitoring could exceed the benefits of the
information yielded in the process. ‫ويمكن أن تتجاوز التكلفة المتكبدة في الرصد‬
.‫المتكرر فوائد المعلومات التي يتم الحصول عليها في هذه العملية‬
Developing a Performance Monitoring System

6. Conducting Performance Monitoring and Writing the

Monitoring Report ‫ إجراء مراقبة األداء وكتابة تقرير المراقبة‬.

 Conducting performance monitoring is to use performance

monitoring tools to discover service need patterns,
inefficient-ineffective practices, and underperformances.
‫إجراء مراقبة األداء هو استخدام أدوات مراقبة األداء الكتشاف‬
‫أنماط احتياجات الخدمة والممارسات غير الفعالة وغير الفعالة‬
.‫وضعف األداء‬
 The essence of these tools is a systematic comparison of a
performance with established performance standards,
performance variations, or standardized performance.
‫جوهر هذه األدوات هو مقارنة منهجية لألداء مع معايير األداء‬
.‫ أو األداء الموحد‬، ‫ أو اختالفات األداء‬، ‫المعمول بها‬
Developing a Performance Monitoring
System

 Thus, performance monitoring tools can be classified into

three categories: ‫ يمكن تصنيف أدوات مراقبة األداء‬، ‫وبالتالي‬
:‫إلى ثالث فئات‬
 Tools in monitoring against performance standards.
.‫أدوات في المراقبة مقابل معايير األداء‬
 Tools in monitoring performance variation. ‫أدوات في‬
.‫مراقبة تباين األداء‬
 Tools in monitoring standardized performance. ‫أدوات‬
.‫في مراقبة األداء الموحد‬
Developing a Performance Monitoring
System

 Once the monitoring is completed, the results should

be presented in a monitoring report. ‫بمجرد االنتهاء‬
.‫ يجب تقديم النتائج في تقرير الرصد‬، ‫من الرصد‬
 It is a good practice to write a monitoring report for
the record even if no warning trend of
underperformance is detected. ‫من الممارسات الجيدة‬
‫كتابة تقرير رصد للسجل حتى لو لم يتم اكتشاف اتجاه‬
.‫تحذيري لضعف األداء‬
Discussion
References

 Performance Monitoring Basics. Retrieved from https://www.jblearning.com/

Thanks