‫ملخص البحث ‪ :‬وظيفة رقابة في المؤسسات‬

‫تعريفها‪:‬‬
‫الرقابة هي عملية تستطيع' إدارة المؤسسة من خاللها تعرف مدى تطابق إجراءات التنفيذ وخطواته‬
‫ووسائله مع الخطط الموضوعة ‪ ،‬وعند اكتشاف انحرافات' في التنفيذ أو ضعف في األداء ‪ ،‬أو أي سبب قد‬
‫يؤثر على سير عمليات التنفيذ وتحقيق األهداف ‪ ،‬يمكن أن تقوم اإلدارة باتخاذ التدابير الالزمة التي من‬
‫شأنها التصحيح والتوجيه واإلرشاد ‪.‬‬
‫مستويات الرقابة‪:‬‬
‫تنقسم الى ثالث مستويات ‪:‬‬
‫الرقابة االستراتيجية ‪Strategic Control‬‬
‫الرقابة التشغيلية ‪Operational Control‬‬
‫الرقابة التكتيكية ‪Managerial Control/ Tacticah Control‬‬
‫أنواع الرقابة‪:‬‬
‫الرقابة حسب المعايير'‬
‫الرقابة على أساس النتائج‬
‫الرقابة حسب موقعها' من األداء‬
‫دور وأهمية الرقابة‪:‬‬
‫تعتبر الرقابة الوظيفة الرئيسية الرابعة لإلدارة ومن خاللها يمكن تحقيق األهداف والخطط االقتصادية‬
‫باإلضافة إلى وظائف' اإلدارة األخرى وتعتبر' التخطيط والرقابة وظيفتين متالزمتين تعتمد كل منهما على‬
‫األخرى ولذلك فإن الرقابة تلعب دوراً مهما ً في مساعدة المدراء‬
‫أهمية الرقابة‪:‬‬
‫إن هناك دائما فجوة زمنية بين الوقت الذي يتم تحديد األهداف و الخطط و الوقت الذي يتم فيه تنفيذها ‪ ،‬و‬
‫خالل هذه الفترة قد تحدث ظروف غير متوقعة تسبب انحرافا' في اإلنجاز عن األداء المرغوب فيه و هنا‬
‫يظهر دور الرقابة في تحديد هذا اإلنحراف و اتخاذ اإلجراءات الالزمة للقضاء عليه‪.‬‬
‫مبادئ ومجاالت وأساليب الرقابة في المؤسسات‪:‬‬
‫يجب ان تعكس الرقابة طبيعة النشاط وإحتياجاته‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يجب على النظام الرقابي' أن يبلغ عن االنحرافات بسرعة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫على النظام الرقابي أن يكون مفهوما‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يجب ان يبن نظام' الرقابة األعمال التصحيحية ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مراحل الرقابة في المؤسسات‪:‬‬
‫حتى تتمكن الرقابة اإلدارية من تحقيق أهدافها ال بد من أن تمر بالخطوات الرئيسة التالية ‪:‬‬
 ‫وضع المعايير' الخاصة بقياس األداء ‪:‬‬ ‫أ‪-‬‬
‫وهي المعايير الموضوعية التي تستخدم' لقياس االنجازات التي تعبر عن أهداف المؤسسة وخططها'‬
‫وبرامجها' ‪ ،‬وتشمل كمية العمل المطلوب إنجازه ‪،‬نوع العمل ‪،‬الوقت المحدد لألداء ‪.‬‬
‫مقارنة النتائج الفعلية باألداء ‪:‬‬ ‫ب‪-‬‬
‫وهي عملية تعنى بالتقييم الفعلي لالنجاز الذي يتم بعد تنفيذ العمل المطلوب وفق خطط المؤسسة وبرامجها'‬
‫وأهدافها ‪ ،‬ويجب أن تكون طرق القياس المتبعة في تقييم النتائج الفعلية لالنجاز مطابقة للمعايير‬
‫الموضوعية ‪ ،‬حتى تسهل الحكم على النتائج في ضوء مدى تحقيقها لالهداف ‪.‬‬
‫ج‪ -‬تصحيح االنحرافات ‪:‬‬
‫وتتم عملية التصحيح من خالل الكشف عن أسباب االنحرافات ‪ ،‬ثم البحث عن طرق' عالجها‪ ‬‬

‫مجاالت الرقابة في المؤسسات‪:‬‬

‫تعتبر الرقابة اإلدارية إجراء ضروريا' بالنجاح أي نشاط تقوم به الشركة للتأكد من أي تنفيذه يتم حسب ما‬
‫هو مخطط له أن يكون وطبقا لما هو مطلوب لذلك‪ ،‬يمكننا القول أنها عملية مالزمة لكافة النشاطات التي‬
‫تقوم بها فهي تحديدا تستخدم' في المجاالت التالية‪:‬‬
‫في مجال اإلنتاج‬
‫في مجال الشراء‬
‫في مجال التخزين‬
‫في مجال التسويق'‬
‫النقاط االستراتيجية للرقابة في المؤسسات ومستلزمات النظام السليم لها‪:‬‬
‫إن تمديد المعايير' الرقابية يقدم األساس الذي يستخدم' لقياس األداء الفعلي أو المتوقع‪ ،‬وفي حالة العمليات‬
‫البسيطة يمكن للمدير القيام بالرقابة عن طريق' المالحظة الشاملة ولكن الرقابة عن طريق' المالحظة تصبح‬
‫غير عملية عندما تتعقد العمليات أو عندما يتسع نطاق سلطة المدير نذكر من هذه المعايير‪:‬‬
‫معايير مادية‪،‬معايير رأس المال‪،‬معايير اإليرادات‪،‬معايير' غير ملموسة‬
‫مستلزمات النظام السليم للرقابة‪:‬‬
‫تعتمد العملية اإلدارية ـ ومنها الرقابة ـ على وجود نظام' جيد للمعلومات اإلدارية ‪ ،‬فيجب أن يتاح للمديرين‬
‫معلومات مناسبة تمكنهم من التخطيط' و رقابة األنشطة المختلفة في المنشأة ‪ ،‬و مع النمو المتزايد' و‬
‫المتطور للحسابات اآللية الحديثة و من ثم توافر' المعلومات من المصادر' المختلفة ‪ ،‬لم تصبح مشكلة‬
‫المدير ـ بعد اآلن ـ هي الحصول' على الحقائق و األرقام عن شتى الموضوعات ‪ ،‬لكن تصبح المشكلة‬
‫األهم هي توفير ذلك القدر من المعلومات الضرورية فقط لعمل المدير ‪ ،‬فبدون تحديد واضح للقرارات و‬
‫عناصرها و المعلومات المطلوبة و الفرص التي تتيحها ‪ ،‬فلن تتحقق الكفاءة المرغوبة من استخدام نظام‬
‫جيد للمعلومات‬