‫وزارة التعليم العالي و البحث العلمي‬

‫المدرسة العليا للهندسة الكهربائية و الطاقوية‬

‫موضوع البحث‬

‫عملية الرقابة داخل المؤسسات‬

‫تــــيـمـ‪:‬‬
‫قـد‬ ‫اـعداد و‬
‫لمطوش أسامة‬
‫هني سفيان‬
‫مالكي رمزي‬
‫بوراس أسامة‬
 ‫مقدمة ‪:‬‬
‫تواجه المؤسسات اليوم تحديات متعددة مصدرها أساسا اتساع البيئة الخارجية التي تمارس في إطارها نشاطها وسط العديد من‬
‫المتغيرات التي تمتاز بالتعقد و التداخل حيث تعمل هذه المتغيرات على تحـديد مستوى و قيمة المؤسسة في المجتمع سواء على‬
‫الصعيد الوطني أو الدولي و المؤسسات الناجحة هي التي تعتمد على إدارة جيدة تمكنها من مواجهة المشاكل و الصعوبات‪ ،‬وذلك‬
‫باالعتماد على مجموعة من الوظائف و العمليات اإلدارية و الهامة التي ال يمكن االستغناء عليها كالتنظيم التوجيه و الرقابة‪ ،‬حيث‬
‫أن هذه العناصر تساهم في تحقيق أهداف المؤسسة تحـسين أدائها فاعليتها و ضمان قدرتها على التكيف و مواجهة المنافسة الحادة‬
‫التي تتعرض لها‪.‬‬

‫في بحثنا هذا ارتأينا دراسة وظيفة العملية الرقابية لما لها من أهمية كبيرة داخل المؤسسة فهي نشاط إداري منظم يهتم باإلشراف و‬
‫المتابعة و قياس األداء بناء على األهداف و البرامج التي سبق تحديدها بقصد اكتشاف مواطن الضعف و األخطاء و االنحرافات لعالجها‬
‫و تقويمها و تفادي تكرارها مرة أخرى‪.‬‬
 ‫‪ .I‬مفهوم الرقابة ‪:‬‬
‫الرقابة نشاط إداري منظم تقوم به الجهة المسؤولة و هو يرتكز على المالحظة المستمرة لألداء و قياس أساليبه و مقارنتها بالمعايير‬
‫الموضوعة مسبقا لتحديد االنحرافات و توخي الضعف و الخطأ و تحديد أنسب للطرق العالجية و التصحيحية التي تحقق االستخدام‬
‫األمثل للموارد المتاحة للمؤسسة لتحقيق أهدافها‪.‬‬

‫‪ .II‬أنواعها ‪:‬‬
‫هناك العديد من أنواع الرقابة اإلدارية ويمكننا التعرف عليها حسب المعيار المستخدم في تصنيفها وفق المعايير‬
‫التالية ‪:‬‬

‫على أساس‬
‫على أسـاس معيار‬ ‫على أساس‬ ‫على أساس‬
‫المستويات‬
‫الزمن‬ ‫المصدر‬ ‫تنظيمها‬
‫االدارية‬
 ‫‪1.‬على أساس معيار الزمن‬
‫‪- 1-1‬الرقابة الوقائية‪ :‬يعمل هذا النوع على أساس التنبؤ أو توقع الخطأ واكتشافه قبل حدوثه‪ ،‬يعني أن على المدير أن ال ينتظر حتى تأتيه‬
‫المعلومات عن وقوع الخطأ أو االنحرافات‪ ،‬بل يتوجب عليه أن يسعى بنفسه إليه ويحاول كشفه قبل حدوثه‪ ،‬أي عليه أن يشرف ويتابع سير‬
‫العمل بصورة مستمرة ‪.‬‬
‫‪ - 1 - 2‬الرقابة المتزامنة ‪ :‬أي مراقبة سير العمل أوال بأول منذ بدايته وحتى نهايته‪ ،‬فنقيس األداء الحالي ونقيمه بمقارنته مع المعايير‬
‫الموضوعة الكتشاف الخطأ لحظة وقوعه والعمل على تصحيحه فورا لمنع تفاقم الخسائر‬

‫‪2.‬على أساس على أساس المستويات اإلدارية‬

‫‪ - 2 - 1‬الرقابة على مستوى الفرد‪ :‬يسعى هذا النوع إلى تقييم أداء األفراد العاملين ومعرفة مستوى كفاءتهم في العمل وسلوكهم وذلك‬
‫بمقارنة أدائهم مع المعايير الخاصة بذلك منها ما هو كيفي و كمي‬
‫‪ - 2 - 2‬الرقابة على مستوى الوحدة اإلدارية‪ :‬يهدف هذا النوع إلى قياس وتقييم االنجاز الفعلي إلدارة واحدة أو قسم من أقسامها‬
‫لمعرفة مدى كفاءة أدائها لمهامها وتحقيق األهداف المطلوبة منها‪.‬‬
‫‪ - 2 - 3‬الرقابة على مستوى الشركة ككل‪ :‬وهو مستوى ثالث للرقابة في المؤسسات والشركات والغرض منه تقييم األداء الكلي فيها ‪،‬‬
‫ومعرفة مدى كفاءتها في تحقيق األهداف العامة التي تعمل من اجل تحقيقها‪ ،‬مثل نسب الربحية التي تم تحققها في نهاية السنة‪،‬‬
‫وحصة المؤسسة في السوق التجاري وقدرتها التنافسية ‪ ....‬الخ‪.‬‬
 ‫‪ -3‬على أساس المصدر‪:‬‬

‫‪ - 3 - 1‬الرقابة الداخلية ‪ :‬وهي الرقابة التي تتم داخل المؤسسة وعلى كافة المستويات اإلدارية‪ ،‬واألفراد العاملين فيها على اختالف‬
‫وظائفهم‪ ،‬ومواقعهم في التنظيم سواء كانوا مدراء أو رؤساء أقسام وفي بعض الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم هناك وحدة إدارية‬
‫متخصصة بهذا العمل‪.‬‬
‫‪ - 3 - 1‬الرقابة الخارجية ‪ :‬وهي الرقابة التي تتم من خارج المؤسسة وتقوم بها أجهزة رقابية متخصصة‪ ،‬وتكون تبعيتها في الغالب للدولة‪،‬‬
‫مثال ديوان الخدمة المدنية يراقب عملية التوظيف وتحديد الدرجات الوظيفة والترقيات وإنماء المهام ‪ ...‬الخ‪ ،‬البنك المركزي يراقب أعمال‬
‫البنوك التجارية‪ ،‬ديوان المحاسبة يراقب أعمال الوزارات من حيث أوجه صرف األموال وتحصيلها‪..‬الخ‪.‬‬

‫‪ -4‬على أساس تنظيمها‪:‬‬

‫‪ - 4 - 1‬رقابة مفاجئة‪ :‬وهو ذلك الذي يتم بصورة مفاجئة وبدون سابقة إنذار من اجل مراقبة العمل وضبطه دون اتخاذ ترتیبات مسبقة‬
‫من المدير أو الرئيس المباشر ‪.‬‬
‫‪ - 4 -2 ‬الرقابة الدورية‪ :‬وهي التي تنفذ كل فترة زمنية‪ ،‬أي حسب جدول زمني منتظم‪ ،‬حيث يتم تحديدها يوميا أو أكثر كل أسبوع أو‬
‫كل شهر‬
‫‪ - 4 - 3‬الرقابة المستمرة‪ :‬وتتم عن طريق المتابعة واإلشراف والتقييم المستمر ألداء العمل ‪.‬‬
 ‫‪ .III‬مجاالت استخدام الرقابة اإلدارية‪:‬‬
‫تعتبر الرقابة اإلدارية إجراءا إداريا ضروريا لنجاح أي نشاط تقوم به المؤسسة‪ ،‬لذلك يمكننا القول أنها عملية مالزمة لكافة النشاطات التي تقوم‬
‫بها‪ ،‬فهي تحديدا تستخدم في المجاالت التالية‪:‬‬
‫‪ -1‬في مجال اإلنتاج‪ :‬تستخدم في هذا المجال للتأكد من كمية اإلنتاج وجودتها‪ ،‬وعدم وجود هدر في المواد والمستلزمات األخرى في عملية‬
‫اإلنتاج‪.‬‬
‫‪ -2 ‬في مجال الشراء ‪ :‬وتستخدم للتأكد من سالمة جودة المشتريات‪ ،‬والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة وبالكمية المحددة‪ ،‬ومن ثم التأكد‬
‫أيضا من وصولها في الوقت المحدد والمتفق عليه في عقد الشراء‪ ،‬وما إذا كانت العالقة مع الموردين جيدة‪.‬‬
‫‪ -3 ‬في مجال التخزين ‪ :‬تستخدم فيها الرقابة على حركة المخزون من حيث الكمية الواردة والصادرة والرصيد المتبقي ومخزون األمان‪ ،‬كما‬
‫تعمل الرقابة لحماية المخزون من أخطاء التلف وغيرها من األخطاء األخرى‪ .‬‬
‫‪ -4‬في مجال األموال ‪ :‬وتدعى بالرقابة المالية التي تعمل على مراقبة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من صندوق الشركة ومعرفة مدى كفاءة‬
‫استخدام األموال‪.‬‬
‫‪5-‬في مجال السلوك والتصرف ‪ :‬إن المقصود من استخدام الرقابة في هذا المجال هو مراقبة سلوك األفراد داخل الشركة وفي كل إدارة أو قسم‬
‫من أقسامها‪ ،‬وقياس مدى التزامهم بتطبيق القواعد واللوائح وكذلك قياس مستوى الروح المعنوية في سلوك األفراد‪ .‬‬
‫‪ -6‬في مجال التسويق‪ :‬من بين االستخدامات الهامة للرقابة اإلدارية في هذا المجال التأكد من أن مستوى الطلب على منتجات الشركة من قبل‬
‫المستهلكين هو كما يجب أن يكون‪ ،‬و كما هو مقدر له في خط المبيعات الموضوعة مسبقا ويدخل ضمن هذا المجال التأكد من أن الحمالت‬
‫اإلعالمية تحقق هدفها‪ ،‬وكذلك مراقبة مدى رضا المستهلك عن هذه المنتجات‪.‬‬
 ‫‪ .IV‬أساليب الرقابة اإلدارية ‪:‬‬
‫‪-1‬التقارير اإلدارية‪ :‬هو أسلوب معروف في جميع المنظمات و هو يهدف إلى إعطاء المعلومات الالزمة عن كيفية إجراء العمل ومدى‬
‫كفاءة انجازه‪ ،‬وهذا يسمح بقياس بمقارنة األداء الفعلي بالمعاير الموضوعية لألداء المخطط‪ ،‬توجه التقارير بالدرجة األولى إلى الجهة‬
‫المسؤولة عن اتخاذ قرار تصحيح االنحراف واتخاذ اإلجراءات الالزمة لذلك تكون هذه التقارير دورية أي تعد بانتظام‪ ،‬حيث تساعد في‬
‫معالجة االنحرافات في وقتها‪ ،‬أو تكون نهائية أي بعد االنتهاء من مسؤولية معينة‪ ،‬ولكي تكون هذه التقارير هادفة يجب أن تعتمد على‬
‫البيانات ومعلومات دقيقة ويجب أن تعد بطريقة جيدة وواضحة‪.‬‬
‫‪ -2 ‬المالحظات الشخصية‪ :‬إن أسلوب المالحظة يتم أثناء اإلنتاج الفعلي للسلع والخدمات أي أثناء انجاز العمل فهو يكشف األخطاء عند‬
‫وقوعها وبالتالي يكون تصحيح األخطاء أكثر فاعلية‪ ،‬إن الحاجة إلى استخدام أسلوب يتوقف على مستوى مهارة العاملين وكفاءتهم في أداء‬
‫عملهم وعلى درجة مهارة المشرفين والمدراء وعلى النظام السائد في انجاز األعمال ‪ .‬‬
‫‪ -3‬الموازنات التقديرية‪ :‬تعد الميزانيات التقديرية أو التخطيطية من أقدم الوسائل الرقابية في المكتبات ومراكز المعلومات ‪ .‬فهي ترجمة‬
‫رقمية للخطة عن فترة زمنية مقيلة‪ ،‬وبمعنى أخر هي قائمة للنتائج المتوقعة من الخطة المعبر عنها بقيمة مالية ‪ .‬وبذلك تربط الميزانيات‬
‫التقديرية عملية التخطيط الرقابة‪ ،‬ومنها ينشأ نظام محكم من الرقابة يتيح لمراكز المعلومات التعرف على مقدار األموال الالزمة لتنفيذ خطة‬
‫العمل‪ ،‬ومن الذي سيقوم بعملية الصرف وفي أي الوجوه ‪ ،‬وما هي اإليرادات المتوقعة عن طريق المقارنة بين األرقام المخططة واألرقام‬
‫الفعلية للمصروفات واإليرادات و بدلك يتم تحديد االنحرافات المالية‬
‫‪-4‬الشكاوي والتنظيمات‪ :‬وسيلة رقابية لكونها تضع رؤساء تماما في الصورة‪ ،‬فيما يخص بعض أوجه االنحراف أو األخطاء مهما كان‬
‫نوعها‬
 ‫‪ .V‬أهمية العملية الرقابية‪:‬‬
‫‪ -1 ‬إرتباطها بالعملية اإلدارية ارتباطا وثيقا‪ ،‬ألن كل من التخطيط و التنظيم و التوجيه يؤثران و يتأثرون بالرقابة‪ ،‬أي هناك تفاعل مشترك‬
‫بين هذه األنشطة بما يحقق األهداف التي تسعى لها المنظمة‬
‫‪ -2 ‬هي تمثل المحصلة النهائية لألنشطة و مهام المنظمة فمن خاللها يمكن قياس مدى كفاءة الخطط الموضوعة و أساليب تنفيذها‪ ‬‬
‫‪ -3‬إن أي برنامج للرقابة يتطلب وجود هيكل تنظيمي و المتمثل في أوجه المسؤولية المختلفة للمديرين‬
‫‪   -4‬ان الخطأ الصغير الذي ال يكتشف في وقته أي في يومه يصبح خطأ كبيرا في اليوم الذي يليه و بهذا فإن نظام الرقابة الفعال يمكن المديرين‬
‫من التحكم و الكشف عن األخطاء في وقتها و محاولة حلها و التغلب عليها‬
‫‪ -5 ‬إن اإلدارة المعاصرة تتميز بالتعقيد الشديد في جميع نواحيها الفنية و السلوكية‪ ،‬و لهذا أصبح من الصعب السيطرة على هذا التعقيد‪ ،‬و‬
‫بالتالي فإن نظام الرقابة يمكن المديرين من متابعة األنشطة و المهام المسئولين عليها‬
‫‪ -6 ‬ان البيئة المعاصرة للمنظمات شديدة التعقيد‪ ،‬و هذا األمر يحتم على المنظمات ضرورة التجاوب مع التغيرات البيئية‪ ،‬إن الرقابة تمثل أحد‬
‫القنوات الرئيسية لتوصيل المنظمة إلى حالة التجارب السريع مع التغيرات البيئية حيث يمكن معرفة أهمية الرقابة في حالة غيابها و ما يترتب‬
‫عليها من إسراف في استخدام الموارد المادية وضياع الوقت و عدم الكفاءة في استغالله اضافة الى البطء في إنجاز األعمال و تدني اإلنتاجية‬
 ‫‪ .‬مفهوم التدقيق ‪:‬‬ ‫‪VI‬‬
‫عرفت الجمعية المحاسبية األمريكية التدقيق على أنه ‪ " :‬عملية منظمة للحصول على القرائن المرتبطة بالعناصر الدالة على األحداث‬
‫االقتصادية و تقييمها بطريقة موضوعية لغرض التأكيد من درجة مسايرة هذه العناصر للمعايير الموضوعية‪ ،‬ثم توصيل نتائج ذلك إلى‬
‫األطراف المعنية"‪.‬‬

‫‪ . VII‬أـنواـعهـ ‪:‬‬
‫و هنا ندرس الفرق بينهما يمكن تقسيمه لنوعين خارجي و داخلي‬
 ‫‪. VIII‬أهمية وظيفة التدقيق الداخلي‬
‫قسم التدقيق الداخلي مهم جدا داخل الشركة حيث أنه يعتبر كعنصر أساسي في تطبيق نظام الرقابة الداخلي‬

‫التي بدورها تساعد في تقييم عمل المؤسسة‪ .‬باعتباره العمود الفقري للتقرير اإلدارية والمالية كما انها تبقي كل األعمال على صلة بأهداف بالشركة‬

‫تساعد كفاءة التدقيق الداخلي على تطوير عمل الشركة استنادا على التقارير المالية التي تعكس جودة التدقيق الداخلي‪ .‬وعالوة على ذلك‪ ،‬فان التدقيق الداخلي‬
‫يمثل جزء مهم من الهيكل التنظيمي للشركة‬

‫تميز التدقيق الداخلي بميزات زادته أهمية حيث يمكن تقييمها من خالل ثالث طرق ‪:‬‬

‫البعد الثقافي‪ :‬ال يستطيع المدقق الداخلي تقييم نظام الرقابة الداخلية بشكل فعال اال وتأقلم مع البيئة الثقافية للمؤسسة حيث انه ال يمكن ان يتم التدقيق الداخلي‬
‫بصورة مجردة اي البد ان تأخذ البيئة الثقافية بعين االعتبار والتكيف معها‬
‫‪ -2‬البعد الشامل‪ :‬بهتم التدقيق الداخلي بجميع أنشطة المنظمة‪ ،‬ألنها بنيت بنفس الميزات‪ ،‬ويتم تقييمها بنفس األدوات ونفس األسلوب في جميع المجاالت‪.‬‬

‫‪ -3‬البعد النسبي ‪:‬ال يمكن إنكار أن الشمولية ترافقها النسبية في التطبيق‪ .‬الرقابة الداخلية ليست غاية في حد ذاتها‪ ،‬يعثير من أولويات المسيرين الذين يعلمون‬
‫أن التدقيق الداخلي محدود بالتكلفة والمنفعة أثناء تنفيذه للعمليات المخططة‬
 ‫شكرا على‬

‫حسن‬

‫االصغاء و المتابعة‬