Professional Documents
Culture Documents
INTRODUCTION................................................................................................................................................3
Part 1:.................................................................................................................................................................... 4
1. Evaluation of approaches to continuous quality improvement.................................................................4
2. Application of OM to continuous improvement in Highlands..................................................................7
3. Continuous improvement plan for Highlands............................................................................................9
4. Total quality management concerning Highlands’ objectives.................................................................13
Part 2:.................................................................................................................................................................. 14
1. The role of SRA in Highlands....................................................................................................................14
2. Highlands’ risk identification and mapping.............................................................................................15
3. Contingency plan and strategies................................................................................................................20
CONCLUSION...................................................................................................................................................22
REFERENCES...................................................................................................................................................23
INTRODUCTION
Production management is never simple in any industry. However, by implementing a
policy of continuous improvement and risk management, businesses can be assisted in carrying
out this activity.
The report below will provide an overview of operational management in the case of
Highlands Coffee by analyzing, assessing, planning for continuous development, and managing
risks, thereby achieving company objectives.
Part 1:
1. Evaluation of approaches to continuous quality improvement
Continuous improvement (Kaizen) is a Japanese management concept that highlights
the significance of modest improvements that contribute to an increase in value and the
resolution of a problem (Karkoszka and Szewieczet, 2007). While CI projects in the past
utilized a variety of work-improvement-related ideas (e.g: setting up incentive programs to
reward talented employees), current CI is connected with systematic and comprehensive
approaches (Bhuiyan, N., & Baghel, A., 2005). Continuous quality improvement (CQI) is
the process where an environment is created, in which management and employees strive to
enhance quality. This is concerned with Total quality management and Quality assurance.
These two concepts will be analyzed and compared through the chart below:
Cải tiến liên tục (Kaizen) là một khái niệm quản lý của Nhật Bản làm nổi bật tầm quan
trọng của những cải tiến khiêm tốn góp phần làm tăng giá trị và giải quyết vấn đề (Karkoszka
và Szewieczet, 2007). Trong khi các dự án CI trước đây sử dụng nhiều ý tưởng liên quan đến
cải thiện công việc (ví dụ: thiết lập các chương trình khuyến khích để thưởng cho nhân viên tài
năng), CI hiện tại được kết nối với các phương pháp tiếp cận có hệ thống và toàn diện
(Bhuiyan, N., & Baghel, A., 2005). Cải tiến chất lượng liên tục (CQI) là quá trình tạo ra một
môi trường, trong đó ban quản lý và nhân viên cố gắng nâng cao chất lượng. Điều này liên
quan đến Quản lý chất lượng toàn diện và Đảm bảo chất lượng. Hai khái niệm này sẽ được
phân tích và so sánh qua biểu đồ dưới đây:
Quality Assurance Total Quality Management
To guarantee the quality, businesses must Total Quality Management (TQM) evaluates
identify and standardize all processes that and enhances these processes to maximize
impact output. Ensure that the strategy the performance of the customer and the
produces the desired results and that all organization (e.g: executing and planning
employees apply the same technique. Quality order-taking processes). Total Quality
assurance is associated with the basis for ISO Control, Kaizen, Total Productive
9000, the Good Manufacturing Practices Maintenance, and Total Quality Service all
(GMP) Code of the Health Department, and share similar principles. TQM includes
other international standards (HCI, 2020). Statistical Process Control, JIT inventories,
and Quality Circles (Jabnoun, 2020).
Để đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp phải
xác định và chuẩn hóa tất cả các quy trình tác Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đánh
động đến đầu ra. Đảm bảo rằng chiến lược giá và nâng cao các quy trình này để tối đa
tạo ra kết quả mong muốn và tất cả nhân viên hóa hiệu suất của khách hàng và tổ chức (ví
đều áp dụng cùng một kỹ thuật. Đảm bảo dụ: thực hiện và lập kế hoạch cho các quy
chất lượng gắn liền với cơ sở của ISO 9000, trình nhận đơn hàng). Kiểm soát chất lượng
Quy tắc Thực hành sản xuất tốt (GMP) của toàn diện, Kaizen, Bảo trì năng suất toàn diện
Bộ Y tế và các tiêu chuẩn quốc tế khác (HCI, và Dịch vụ chất lượng toàn diện đều có
2020). chung các nguyên tắc. TQM bao gồm Kiểm
soát quy trình bằng thống kê, kiểm kê JIT và
Vòng tròn chất lượng (Jabnoun, 2020).
+) JIT
JIT là một phần của hệ thống Tinh gọn, một phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát cũng như
triết lý hoạt động nhằm cố gắng đáp ứng nhu cầu ngay lập tức với chất lượng tối ưu và không
lãng phí (Slack và Brandon-Jones, 2019). Bằng cách áp dụng JIT, doanh nghiệp có thể giảm
thời gian và chi phí sản xuất bằng cách giảm thiểu nhu cầu lưu kho và chi tiêu ít tiền hơn cho
nguyên liệu thô. Tuy nhiên, JIT có nhược điểm là có khả năng làm gián đoạn chuỗi cung ứng
(ví dụ, sự chậm trễ của một nhà cung cấp có thể làm chậm toàn bộ dây chuyền sản xuất).
Trình độ chuyên môn: SPC (Kiểm soát quy trình thống kê), phản hồi về độ tin cậy của nhà
cung cấp, sự chậm trễ trong lắp đặt, thời gian giao hàng, lãng phí, doanh thu hàng tồn kho và
lỗi thiết bị.
Phạm vi áp dụng: JIT thường được áp dụng cho các lô nhỏ với quy mô sản xuất gần như tương
đương nhau (VILAS, 2021). Điều này tối ưu hóa hệ thống thông qua phương pháp từ trên
xuống.
+) Sáu sigma:
Six Sigma được tạo ra vào những năm 1980 bởi một nhà khoa học tại Motorola, là một công cụ
cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi và cải thiện quy trình. Nó bao gồm 5 giai
đoạn (DMAIC): Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát. Bên cạnh đó, Lean Six
Sigma (sự kết hợp giữa Six Sigma và sản xuất tinh gọn) là một chiến lược quản lý theo định
hướng nhóm nhằm nâng cao hiệu suất bằng cách loại bỏ lãng phí và sai sót, đồng thời tăng
cường tiêu chuẩn hóa công việc. Six Sigma có lợi thế là tăng sự hài lòng của khách hàng và tối
ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là tốn nhiều thời gian và quy
trình phức tạp (Chron, 2012).
Trình độ chuyên môn: Cpk, CTQ của khách hàng, X-bar, Phạm vi dung sai, Tỷ lệ lỗi, Phương
sai và Thời gian chu kỳ xử lý (Patel và Desai, 2018).
Phạm vi ứng dụng: Six sigma được áp dụng cho rất nhiều doanh nghiệp, không chỉ doanh
nghiệp sản xuất mà cả doanh nghiệp ngành dịch vụ.
+) Nạc
Lean là một phương pháp quản lý một tổ chức nhằm thúc đẩy cải tiến liên tục, là một cách tiếp
cận công việc lâu dài nhằm cố gắng hoàn thành những cải tiến khiêm tốn, gia tăng trong các
quy trình để tăng hiệu quả và chất lượng. Hệ thống tinh gọn không chỉ tập trung vào việc loại
bỏ các quy trình mà còn tập trung vào giá trị khách hàng, mục đích và cải tiến quy trình làm
việc. Kỹ thuật tinh gọn mang lại lợi ích góp phần giảm chi phí và tiết kiệm lợi nhuận. Cách tiếp
cận này bắt đầu với khách hàng, tập trung vào giao tiếp của họ với nhân viên và chú ý đến các
vấn đề của họ. Phương pháp tinh gọn cũng cải thiện chất lượng và giá trị, do đó ngăn ngừa các
lỗi có thể xảy ra. Tuy nhiên, Lean có nhược điểm là vấn đề tồn kho, chi phí triển khai và khó
chuyển đổi (PlanetTogether, 2022).
Trình độ chuyên môn: Tổng hiệu suất thiết bị hiệu quả (TEEP) và hiệu suất thiết bị tổng thể
(OEE) (Guimares, 2019).
Phạm vi ứng dụng: Phương pháp Lean được áp dụng cho bất kỳ ngành nghề hay mô hình kinh
doanh nào. Đặc biệt đối với một công ty sản xuất cà phê như Highlands thì việc áp dụng Lean
là vô cùng cần thiết.
So sánh: So với JIT, Lean tập trung nhiều hơn vào giá trị của khách hàng trong khi JIT chỉ tập
trung vào quy trình.
+) TQM
Một khái niệm cơ bản về quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đưa ra một chiến lược thành
công lâu dài dựa trên sự hài lòng của khách hàng. TQM mang lại lợi ích trong việc sản xuất
hàng hóa chất lượng cao hơn với chi phí rẻ hơn. Việc nhấn mạnh vào việc sử dụng thông tin
chất lượng cao để tăng cường các quy trình giúp loại bỏ lãng phí và tiết kiệm thời gian, dẫn đến
tiết kiệm chi phí có thể được chuyển cho khách hàng dưới hình thức định giá rẻ hơn, do đó
nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có nhược điểm là khó đạt
được cam kết cải tiến chất lượng trong toàn công ty (Asq.org., 2021)
Trình độ chuyên môn: Biểu đồ trình tự quy trình, Khung xuất sắc Baldrige, sơ đồ nguyên nhân
và kết quả (Kumar và cộng sự, 2008), thước đo hiệu suất liên quan đến TQM (PM) (Capon và
cộng sự, 1995).
Phạm vi áp dụng: TQM tập trung vào sự thay đổi dài hạn hơn là tập trung vào các mục tiêu
ngắn hạn. TQM bắt nguồn từ lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên, các nguyên tắc TQM có thể được
áp dụng cho các ngành khác nhau như tài chính, ngân hàng hay y học.
+) PDCA
*Plan
In this part, planned solutions that seem to work and have a chance of success are
developed after needs, goals, and the underlying difficulties that prevent progress toward the
goals have been recognized. Regarding Highlands, the main content of quality planning is:
- Define overall quality objectives and quality policy
- Identify customers, identify needs and characteristics of customers' needs.
- Determine key product features to satisfy customer needs
- Process design capable of creating product characteristics
- Transfer planning results to operational departments
This plan will be built based on SMART criteria. With Highlands, the most important thing
when producing and packaging coffee is to bring the taste to customers' satisfaction. Therefore,
Highlands's plan can be made based on a clear objective: Sales of packaged coffee in the first
month of 2023 will be 20% larger than the total volume of packaged coffee in the same period
last year.
*Do
After completing the quality improvement plan, the department responsible for
implementing the quality improvement program must begin implementing the program.
Specific tasks of this stage include (1) organizing and forming the quality management system,
and (2) implementing economic, political, ideological and administrative measures to
implement the plan. As per schedule, tasks include:
- Inform those who implement the plan clearly about the goals, needs, and content of the work
they have to do.
- Organize training programs for business leaders and followers so that they have enough
awareness and qualifications to undertake the work they do.
- Provide the necessary resources for implementation.
Besides, Highlands needs to improve the coffee production process. They will have to
use more advanced technologies, upgrade machines, and improve the quality of employee
training to create better products.
*Check
In this part, the suggested tasks for Highlands include:
- Organize activities to create products with the required quality
- Compare actual quality and planned quality to find deviations
- Carry out necessary activities to correct deviations and ensure compliance with requirements.
The company need to evaluate the coffee quality and production process, compare it
with issued quality policies, directions and regulations and activities to bring products to a
higher level, gradually reducing the gap between the customer's expectations and the actual
quality achieved. Quality assessment is the function of departments such as: checking in the
workshop (checking the quality of raw materials, semi-finished products, etc. before entering
the workshop), process inspection, and factory inspection of the testing department.
*Act:
In this part, Highlands should engage in adjustment and improvement activities for
improving quality: Developing new coffee products, diversifying products; implementing new
technology; change the disability reduction process.
This step will perform the following main tasks:
- Set up the necessary infrastructure to ensure perfect product quality
- Identify specific needs for quality improvement. Proposing complete plans
- Establishing a working group capable of successfully implementing the project, and providing
the necessary resources (financial, technical, labour,…)
- Motivating, training and stimulating the project implementation process to improve quality
quantity.
Besides, Highlands should also minimize giving customers plastic cups and plastic bags
Kế hoạch
Trong phần này, các giải pháp đã lên kế hoạch có vẻ hiệu quả và có cơ hội thành công được
phát triển sau khi các nhu cầu, mục tiêu và những khó khăn cơ bản cản trở tiến trình đạt được
các mục tiêu đã được công nhận. Đối với Tây Nguyên, nội dung chính của quy hoạch chất
lượng là:
- Xác định mục tiêu chất lượng tổng thể và chính sách chất lượng
- Nhận dạng khách hàng, xác định nhu cầu và đặc điểm nhu cầu của khách hàng.
- Xác định các tính năng chính của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Thiết kế quy trình có khả năng tạo ra đặc tính của sản phẩm
- Chuyển kết quả lập kế hoạch cho các bộ phận nghiệp vụ
Kế hoạch này sẽ được xây dựng dựa trên tiêu chí SMART. Với Highlands, điều quan trọng
nhất khi sản xuất và đóng gói cà phê là mang đến hương vị làm hài lòng khách hàng. Vì vậy, kế
hoạch của Highlands có thể được thực hiện dựa trên mục tiêu rõ ràng: Doanh số cà phê đóng
gói tháng đầu năm 2023 sẽ lớn hơn 20% so với tổng sản lượng cà phê đóng gói cùng kỳ năm
ngoái.
*LÀM
Sau khi hoàn thành kế hoạch cải tiến chất lượng, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chương
trình cải tiến chất lượng phải bắt đầu thực hiện chương trình. Nhiệm vụ cụ thể của giai đoạn
này bao gồm (1) tổ chức và hình thành hệ thống quản lý chất lượng, và (2) triển khai các biện
pháp kinh tế, chính trị, tư tưởng và hành chính để thực hiện kế hoạch. Theo lịch trình, các
nhiệm vụ bao gồm:
- Thông báo rõ ràng cho những người thực hiện kế hoạch về mục tiêu, nhu cầu, nội dung công
việc họ phải làm.
- Tổ chức các chương trình đào tạo cho lãnh đạo doanh nghiệp và cấp dưới để họ có đủ nhận
thức và trình độ đảm nhận công việc mình làm.
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện.
Bên cạnh đó, Tây Nguyên cần hoàn thiện quy trình sản xuất cà phê. Họ sẽ phải sử dụng những
công nghệ tiên tiến hơn, nâng cấp máy móc, nâng cao chất lượng đào tạo nhân viên để tạo ra
những sản phẩm tốt hơn.
*Kiểm tra
Trong phần này, các nhiệm vụ gợi ý cho Highlands bao gồm:
- Tổ chức các hoạt động để tạo ra sản phẩm đạt chất lượng yêu cầu
- So sánh chất lượng thực tế và chất lượng kế hoạch để tìm ra những sai lệch
- Tiến hành các hoạt động cần thiết để điều chỉnh các sai lệch và đảm bảo phù hợp với yêu cầu.
Công ty cần đánh giá chất lượng cà phê và quy trình sản xuất, đối chiếu với các chính sách,
phương hướng, quy định về chất lượng đã ban hành và các hoạt động nhằm đưa sản phẩm lên
một tầm cao mới, giảm dần khoảng cách giữa kỳ vọng của khách hàng và chất lượng thực tế
đạt được. Đánh giá chất lượng là chức năng của các bộ phận như: kiểm tra tại xưởng (kiểm tra
chất lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm,.. trước khi nhập xưởng), kiểm tra quy trình, kiểm
tra xuất xưởng của bộ phận kiểm nghiệm.
*Hành động:
Trong phần này, Tây Nguyên cần tham gia vào các hoạt động điều chỉnh, cải tiến để nâng cao
chất lượng: Phát triển sản phẩm cà phê mới, đa dạng hóa sản phẩm; triển khai công nghệ mới;
thay đổi quy trình giảm thiểu khuyết tật.
Bước này sẽ thực hiện các công việc chính sau:
- Thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoàn hảo
- Xác định các nhu cầu cụ thể để cải tiến chất lượng. Đề xuất phương án hoàn thiện
- Thành lập nhóm công tác có khả năng triển khai thành công dự án, cung cấp các nguồn lực
cần thiết (tài chính, kỹ thuật, lao động,…)
- Tạo động lực, đào tạo và kích thích quá trình thực hiện dự án để nâng cao chất lượng
Số lượng.
Bên cạnh đó, Highlands cũng nên hạn chế tối đa việc đưa ly nhựa, túi ni lông cho khách hàng
Minor conclusion: To effectively use the PDCA method, Highlands must properly organize
the work so as not to fail during the planning phase. In addition, to sustain the effectiveness of
this method, the PDCA cycle must be repeated continually on the scale of the entire firm, and
the entire business and an environment must be developed to facilitate its repetition.
Part 2:
1. The role of SRA in Highlands
Risk is defined as the chance that something bad may happen (Cambridge, 2022). There
are several strategic risks (the most serious risks to an organization's capacity to execute its
strategy and achieve its objectives) that might have a major influence on shareholder value and
the long-term viability of a firm if they were to materialize and threaten the company's ability
to execute its strategy and achieve its goals (Business Dictionary, 2018). Risk management is
the process of recognizing things that may go wrong, preventing them from occurring,
minimizing the repercussions when they do occur, and recovering once they have occurred
(Slack and Brandon-Jones, 2019). Strategic Risk Analysis (SRA) is a process that involves
identifying, controlling, and mitigating the dangers posed by a given strategy that would
prevent the business from achieving its strategic objectives (Wire, 2022). Although "Strategic
Risk Management" (SRM) and "Strategic Risk Analysis" (SRA) might be used
interchangeably, they refer to different things. SRA is a step in the evolving SRM process
(Reciprocity, 2022).
The role of the risk assessment procedure is to analyze risks and, if required, eliminate
or reduce their risk by implementing control measures. Regarding Highlands, SRA helps the
company in creating a safe and healthy workplace (Canada, 2017). SRA is of tremendous
importance inside a company because it involves the convergence of risk management,
strategic planning, and strategy implementation (Khan, 2021). Besides, SRM plays the
important role in creating a proactive approach, mitigating negative consequences and
surprises, preparing the project manager to capitalize on suitable risks, offering enhanced
control over the future, and increasing the likelihood of reaching project performance
objectives within budget and on schedule.
2. Highlands’ risk identification and mapping
In this part, SRA will be built on the risk management process, which includes 4 main
steps: Risk identification, Risk assessment, Risk response development, and Risk response
control.
+) Step 1: Risk identification
Using brainstorming, problem identification, and risk profiling, this step involves
generating a list of potential risks.
Highlands’ macro risks and specific events will be described as follows:
Macro risks
In coffee production, risks and uncertainties are common and varied. Studies
around the world show that risks in agriculture are directly related to negative outcomes
stemming from biological variables, climate and price fluctuations. These variables
include natural factors such as pests and diseases, climatic factors not within the control
of coffee producers, and adverse changes in input and output prices (Hardaker et al.,
2004; Harwood et al., 1999; Worldbank, 2005).
Currently, in Vietnam, the coffee industry is facing many great challenges,
especially the issue of hedging against price risks. Risks in coffee production can be
divided into 3 groups: production risk, market risk and financial risk. The risk of
coffee production is due to the causes stemming from the characteristics of agricultural
production depending on weather, climate and living environment, and malfunctioning
equipment. Market risk and financial risk arising from fluctuations in input prices, prices
of coffee products, fluctuations in exchange rates and interest rates. Besides, internal bad
news leaked out is also a risk related to market and financial risk (Thang et al., 2017).
+) Step 2: Risk assessment
Specific risk events
The risk assessment form is demonstrated as follows:
Risk events Probability Impact Detection difficulty When
Climate change creates a 4 5 4 During the process
decrease in coffee
production (lack of supply)
Lack of capital to invest in 2 4 3 Post-process
taking care of the coffee
Equipment malfunctioning 3 4 3 In-process
Internal bad news leaked 2 3 2 Pre-process+In-
out process
Figure 3. Risk assessment form
As can be seen in the risk response development table, there are 4 highlighted risks for
Highlands and each of them has its contingency plan. Regarding the risk of lack of supply due
to climate change, the proposed contingency plan is to contact as many suppliers as possible,
this helps in increasing the amount of supplied coffee. This risk is the responsibility of the
operation department, which has a close relationship with the suppliers. Besides, the proposed
contingency plans for the second and the third risks are raising funds by own capital
(bootstrapping, relatives, friends,…), and using labour forces instead of machinery. These risks
are the responsibility of the Finance and Maintenance Department. The last potential risk for
Highlands is the internal bad news being leaked out. The proposed contingency plan for this
risk is increasing staff support and contacting related parties to agree to delete leaked internal
information. Each of the aforementioned ideas must be authorized by the management.
+) Step 4: Risk response control
Besides controlling risks by the aforementioned elements (risk assessment, contingency
plan,…), another key point in risk response control is establishing a Change Management
System. The Change Control System Process involves 8 detailed stages (NEU, 2022):
+ Find out the considered changes
+ Detail the influences of changes on budget and schedule
+ Assess, and show approval of changes
+ Resolve and negotiate disagreements over scope, timeline, and budget
+ Designate responsibility for change implementation
+ Adjust budget and schedule
+ Track implemented changes
In short, the suggested Change Control Process implementation for Highlands can be
applied as follows:
Implementation scope: List the parts that need to be changed after conducting a needs
assessment, looking at suppliers that fit within the budget. The considered changes for
Highlands are the management methods, specialized personnel, machinery and equipment.
Implementation plan: Build a cross-functional team with the necessary knowledge to create a
contingency plan, and conduct a training program for employees to fill the skills gap following
implementation.
Testing: Run tests of newly purchased equipment several times before launch, retry functions
of old equipment after maintenance
Feedback: Collect regular feedback from equipment operators/managers to provide timely
support