HD - Đang Ky Ra Vao Cong

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRƯỜNG HẢI
VĂN PHÒNG CHU LAI
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ GIẤY RA VÀO CỔNG TRÊN PHẦN MỀM
VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ (eOffice)
Núi Thành, tháng 03/2023
Hỗ trợ phần mềm: Mr. Hân (Zalo: 0774.404.999)

VĂN PHÒNG CHU LAI
Địa chỉ: Tam Hiệp, Núi Thành, Quảng Nam
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
PHỤ LỤC
I. ĐĂNG NHẬP ................................................................................................................................... 2
1. Đăng nhập ..................................................................................................................................... 2
2. Cập nhật thông tin tài khoản ...................................................................................................... 3
3. Đổi mật khẩu ................................................................................................................................ 4
II. KHAI BÁO CHỮ KÝ SỐ .............................................................................................................. 6
1. Bỏ nền hình ảnh chữ ký ............................................................................................................... 6
2. Khai báo chữ ký số trên hệ thống ............................................................................................... 8
III. GIẤY RA CỔNG ....................................................................................................................... 11
1. Quy trình Đăng ký Giấy ra vào cổng ....................................................................................... 11
2. Đăng ký Giấy ra vào cổng ......................................................................................................... 11
3. Lưu ý chung ............................................................................................................................... 17
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử (eOffice) 1
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
I. ĐĂNG NHẬP
1. Đăng nhập
Bước 1: Truy cập vào đường link: https://eoffice.thacochulai.vn/ (Khuyến khích sử dụng trình duyệt
Chrome hoặc Firefox).
Lưu ý: Bật tính năng nhận thông báo của trình duyệt, để nhận thông tin từ các tính năng gửi thông
báo của hệ thống eOffice.
Bước 2: Điền Mã đăng nhập ( mã số nhân viên) và Mật khẩu (Mặc định 12345abcde).
1. Nhập Mã nhân viên

2. Nhập Mật khẩu
mặc định
3. Thực
hiện đăng
nhập vào
hệ thống
Bước 3: Click button để đăng nhập vào phần mềm, giao diện hiển thị:
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
2. Cập nhật thông tin tài khoản

Bước 1: Click vào tên user => chọn “Thông tin tài khoản”.
Màn hình hiển thị:
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 2: Click “Thay đổi hình đại diện”, màn hình hiển thị
Click để lưu hình đại

diện
Click để chọn hình

đại diện tải lên
Bước 3: Click để tải hình đại diện lên.
Bước 4: Click để lưu hình đại diện.

3. Đổi mật khẩu
Bước 1: Click vào tên user => chọn “Đổi mật khẩu”
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 2: Nhập mật khẩu cũ

Bước 3: Nhập mật khẩu mới
Bước 4: Nhập lại mật khẩu mới
Bước 5: Click để thay đổi mật khẩu cho tài khoản.
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
II. KHAI BÁO CHỮ KÝ SỐ

1. Bỏ nền hình ảnh chữ ký
Bước 1: Chuẩn bị hình ảnh chữ ký
Bước 2: Truy cập link: https://www.remove.bg/upload
2.Chọn hình
chữ ký
3. Thực hiện Open 1. Thực hiện Upload Image
4. Thực hiện Dowload Image
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 3: Truy cập link: https://www.iloveimg.com/crop-image
1. Thực hiện Select images
2. Chọn hình ảnh đã Dowload ở Bước 2
3. Thực hiện Open
4. Nhập
kích thước 562
chuẩn 300
5. Thực hiện
Crop IMAGE
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
6. Thực hiện Dowload Image
2. Khai báo chữ ký số trên hệ thống
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào phần mềm, click chọn
Click Khai báo chữ ký số
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 2: Click chọn , màn hình hiển thị:
1. Tick chọn chỉ hình ảnh
Kích thước hình chuẩn
Đuôi hình chữ ký bắt buộc là PNG
3. Thực hiện lưu
2. Chọn ảnh chữ ký
Bước 3: Thực hiện Tick chọn để hiển thị hình chữ ký
Bước 4: Click chọn để Upload hình chữ ký sau khi đã bỏ nền, sau đó chọn , màn hình hiển
thị thông báo, click “OK” để hoàn tất khai báo chữ ký số trên phần mềm.
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Lưu ý:
- Kích thước hình chữ ký chuẩn 562x300, đuôi hình chữ ký bắt buộc là .PNG ( Không dùng
đuôi JPE,…)
- Chỉ tải hình chữ ký không tải hình chữ ký có kèm theo tên.
Màn hình hoàn tất khai báo chữ ký số
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
III. GIẤY RA CỔNG

1. Quy trình Đăng ký Giấy ra vào cổng
CBNV Lãnh đạo Bảo Vệ
Lưu đồ
Đăng ký + Nhập thực tế
Duyệt
-
- CBNV Đăng ký Giấy
Diễn giải ra vào cổng cho mình. - Lãnh đạo xem xét: - Bảo vệ kiểm tra nhập thực
- Hành chính Đơn vị/ Duyệt/ Trả Lại/ Từ chối. tế.
Bộ phận có thể Đăng ký
Giấy ra vào cổng cho
nhân sự khác.
- Nhập thông tin chi tiết
Giấy ra vào cổng.
- Đính kèm file vật tư
hàng hóa nếu có.
2. Đăng ký Giấy ra vào cổng
- Đăng nhập vào hệ thống, chọn “Văn phòng số” => “Giấy ra cổng”.
1. Chọn Văn phòng số

2. Chọn Giấy ra cổng
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 1: Thực hiện Click vào , màn hình hiển thị:
Click Thêm(F2)
Bước 2: Click vào button hoặc bấm phím tắt F2, màn hình hiển thị:
Cập nhật thông tin Đăng ký ra vào cổng
Màn hình đăng ký Giấy ra vào cổng
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
STT TÊN TRƯỜNG DIỄN GIẢI GHI CHÚ

Số đăng ký Hệ thống đánh số tự dộng Mặc định
THÔNG TIN Ngày đăng ký Ngày user tạo phiếu đăng ký Mặc định
ĐĂNG KÝ Người đi chính Mặc định user đăng ký (Có thể chọn người Bắt buộc
khác)
Lý do ra ngoài Nhập lý do ra cổng
Tìm kiếm Tìm kiếm nhanh người đi cùng theo họ tên
DANH SÁCH Lọc theo tên nhân viên, đơn vị, phòng ban
NGƯỜI ĐI
Sau khi tìm kiếm tick để chọn người đi cùng
CÙNG
Thêm mới thông tin ra cổng Bắt buộc
THÔNG TIN Khu vực (Cổng) Chọn cổng ra Bắt buộc
CHI TIẾT Ngày giờ ra/vào Chọn thời gian ngày giờ ra/ ngày giờ vào
Diễn giải Được lấy từ “Lý do ra ngoài” hoặc có thể nhập
lại
TẬP TIN ĐÍNH Tải file PDF biên bản giao nhận hàng hóa đi Không bắt
KÈM kèm (nếu có) buộc
Bước 3: Cập nhật các thông tin đăng ký cần thiết để đăng ký Giấy ra vào cổng.
1. Tìm kếm người đi chính (nếu là người khác)

2. Nhập lý do ra cổng 8. Thực hiện Lưu
4. Chọn Khu vực, thời gian vào/ ra, diễn giải
3. Click để thêm thông tin chi tiết ra/ vào cổng
5. Tìm kiếm người đi cùng (nếu có)
6. Tick chọn người đi cùng (nếu có)
7. Tải file PDF/ Đường dẫn Biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm liên quan (nếu có)
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 4: Bấm “Lưu” để lưu thông tin đăng ký Giấy ra vào cổng, màn hình hiển thị:
2.Thực hiện Duyệt

1.Click dòng Giấy ra cổng vừa Lưu
Bước 5: Thực hiện “Duyệt”, màn hình hiển thị:

3. Tìm tên LĐ và tick chọn 4. Thực hiện duyệt
1. Thực hiện ký số
2. Nhập ý kiến (Nếu có)
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 6: Thực hiện “Ký số” để xác nhận đăng ký Giấy ra vào cổng, màn hình hiển thị:
- Thực hiện đưa chuột vào giữa hình chữ ký để rê chữ ký đến vị trí ký, tùy chỉnh kích thước to nhỏ
chữ ký cho phù hợp (đưa chuột ra 4 cạnh của chữ ký để thu nhỏ/ phóng to), sau đó click dấu để
hoàn tất ký số trên đính kèm.
Bước 7: Thực hiện tìm kiếm tên Lãnh đạo, sau đó tick chọn Lãnh đạo để duyệt Đăng ký ra vào
cổng.
1. Thực hiện tìm kiếm Lãnh đạo để Duyệt Giấy ra vào cổng
2. Tick chọn Lãnh đạo để Duyệt
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
Bước 8: Sau khi hoàn thành các thao tác trên, click chọn để hoàn tất ký số xác nhận:
Thực hiện Duyệt
Bước 9: Sau khi Duyệt, Giấy ra vào cổng chuyển sang trạng thái task “Đang xử lý”(Hình minh
họa dưới):
2. Thực hiện “Bỏ duyệt” nếu

1. Click để xem quy trình đăng ký
muốn hủy/ cập nhật lại thông
tin đăng ký
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
3. Lưu ý chung
- Task trạng thái (Hình bên dưới):
Task trạng thái Giấy ra vào cổng
❖ Task Chờ bạn duyệt: Giấy ra vào cổng chờ bạn duyệt
❖ Task Chờ bạn duyệt quá hạn: Giấy ra vào cổng chờ bạn duyệt đã quá thời gian yêu cầu
❖ Task Đang xử lý: Giấy ra vào cổng của bạn/ liên quan đến bạn đang được xử lý
❖ Task Đang xử lý quá hạn: Giấy ra vào cổng của bạn/ liên quan đến đang xử lý nhưng quá thời
gian yêu cầu
❖ Task Đã hoàn tất: Giấy ra vào cổng của bạn được phê duyệt
❖ Task Đã từ chối/ Đã hủy: Giấy ra vào cổng của bạn Đã bị từ chối/ hủy
❖ Task Tất cả: Tất cả Giấy ra vào cổng của bạn/ liên quan đến bạn
- Để chỉnh sửa Giấy ra vào cổng, click vào biểu tượng , sau đó cập nhật lại thông tin đăng ký:
Click chọn biểu tượng
Lưu ý: Chỉ được phép chỉnh sửa Giấy ra vào cổng khi người đăng ký/ Lãnh đạo chưa thực hiện
Duyệt (Từ chối/ Trả lại đối với Lãnh đạo).
- Để chỉnh xóa Giấy ra vào cổng, click vào biểu tượng :
Lưu ý: Chỉ được phép xóa Giấy ra vào cổng khi người đăng ký/ Lãnh đạo chưa thực hiện Duyệt (Từ
chối/ Trả lại đối với Lãnh đạo).
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
- Để xem quy trình và trạng thái Giấy ra vào cổng đã được LĐ duyệt chưa, click vào biểu tượng
:

- Màn hình hiển thị:
Lịch sử thao tác thực

hiện ở các bước ( bao
gồm ý kiến Trả lại)
Ý kiến LĐ Từ chối
Trạng thái Giấy ra vào cổng chưa duyệt
Đối với bước chưa được duyệt thì trạng thái mũi tên và ô cấp duyệt đó sẽ hiển thị màu đỏ, hoàn tất thì
màu xanh.
Ý kiến của LĐ khi thực hiện Trả lại

VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;
- Để Xem/ tải Giấy ra vào cổng, click vào biểu tượng
1. Click biểu tượng
2. Tải file về máy
3. Click xem trực tiếp
- Để xem/ nhập các ý kiến comment, click vào biểu tượng:
Comment
• Không có comment.
• Comment chưa xem.

• Comment đã xem.
VĂN PHÒNG CHU LAI
Tel: (0235) 3 567 161; Fax (0235) 3 565 777;

HD - Đang Ky Ra Vao Cong

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HD - Đang Ky Ra Vao Cong

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRƯỜNG HẢI

VĂN PHÒNG CHU LAI

Núi Thành, tháng 03/2023

Hỗ trợ phần mềm: Mr. Hân (Zalo: 0774.404.999)

1. Nhập Mã nhân viên

2. Cập nhật thông tin tài khoản

Màn hình hiển thị:

Click để lưu hình đại

Click để chọn hình

Bước 3: Click để tải hình đại diện lên.

Bước 4: Click để lưu hình đại diện.

Màn hình hiển thị:

Bước 2: Nhập mật khẩu cũ

Bước 5: Click để thay đổi mật khẩu cho tài khoản.

II. KHAI BÁO CHỮ KÝ SỐ

3. Thực hiện Open 1. Thực hiện Upload Image

4. Thực hiện Dowload Image

Bước 3: Truy cập link: https://www.iloveimg.com/crop-image

1. Thực hiện Select images

2. Chọn hình ảnh đã Dowload ở Bước 2

3. Thực hiện Open

6. Thực hiện Dowload Image

2. Khai báo chữ ký số trên hệ thống

Màn hình hiển thị:

Click Khai báo chữ ký số

Bước 2: Click chọn , màn hình hiển thị:

1. Tick chọn chỉ hình ảnh

Kích thước hình chuẩn

Đuôi hình chữ ký bắt buộc là PNG

3. Thực hiện lưu

2. Chọn ảnh chữ ký

Bước 3: Thực hiện Tick chọn để hiển thị hình chữ ký

Màn hình hoàn tất khai báo chữ ký số

III. GIẤY RA CỔNG

1. Chọn Văn phòng số

Bước 1: Thực hiện Click vào , màn hình hiển thị:

Cập nhật thông tin Đăng ký ra vào cổng

Màn hình đăng ký Giấy ra vào cổng

STT TÊN TRƯỜNG DIỄN GIẢI GHI CHÚ

1. Tìm kếm người đi chính (nếu là người khác)

3. Click để thêm thông tin chi tiết ra/ vào cổng

5. Tìm kiếm người đi cùng (nếu có)

6. Tick chọn người đi cùng (nếu có)

2.Thực hiện Duyệt

Bước 5: Thực hiện “Duyệt”, màn hình hiển thị:

2. Nhập ý kiến (Nếu có)

2. Tick chọn Lãnh đạo để Duyệt

2. Thực hiện “Bỏ duyệt” nếu

Task trạng thái Giấy ra vào cổng

Click chọn biểu tượng

Click chọn biểu tượng

Click chọn biểu tượng

Lịch sử thao tác thực

Trạng thái Giấy ra vào cổng chưa duyệt

Ý kiến của LĐ khi thực hiện Trả lại

- Để Xem/ tải Giấy ra vào cổng, click vào biểu tượng

1. Click biểu tượng

Màn hình hiển thị:

2. Tải file về máy

3. Click xem trực tiếp

- Để xem/ nhập các ý kiến comment, click vào biểu tượng:

• Comment chưa xem.

You might also like