Professional Documents
Culture Documents
2022
LEMBAR PENGESAHAN
1. Judul Kegiatan : Analisis Perhitungan Tenaga Rekam Medis Dengan Menggunakan Metode
Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan Rumah Sakit Citra Arafiq
2. Bidang Kegiatan : Penelitian
3. Ketua Tim
a. Nama Lengkap : Susilawati, SKM, MARS
b. NIDN/NIK : 0428057008/05.70.09.16.395
c. Jabatan fungsional : Tenaga Pendidik
d. Golongan : III B
e. Program Studi : Kesehatan Masyarakat
f. Bidang Keahlian : Manajemen Rumah Sakit
g. Nomor Hp : 08129537037
h. Alamat surat email : susi280570@gmail.com
4. AnggoTim Pengusul
a. Jumlah Tim :4
b. Lokasi Penelitian : Depok
5. Waktu Pelaksanaan : 11 Januari 2020 – 05 Juni 2020.
6. Biaya Kegiatan Total : Rp 2.000.000,.
a. Dikti :-
b. STIKes Raflesia : Rp 2.000.000,.
c. Sumber lain :-
`
Mengetahui,
Ka. Prodi S1 Kesehatan Masyarakat
NIK. 07.80.0107.213
2
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya serta senantiasa memberikan kita semua kesehatan
jasmani dan rohani dalam menjalankan setiap aktivitas. Atas berkat rahmat dan karunia-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan peneltian yang berjudul“Analisis Perhitungan Tenaga
Rekam Medis Dengan Metode Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan”.
3
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN
BAB I PENDAHULUAN
4
2.2.4 Manfaat Rekam Medis. .................................................................. 10
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 29
5
6
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan rekam medis dirumah sakit merupakan subsistem pelayanan kesehatan
yang berperan dalam kegiatan pengumpulan data, pengolahan data menjadi informasihingga
menyajikan informasi kesehatan tersebut kepada pengguna, baik internal maupun eksternal.
Kebutuhan informasi kesehatan disarana pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit
menjadi bagian penting dalam kegiatan pengambilan keputusan oleh pihak manejemen.
Oleh karena itu, agar mutu informasi kesehatan selalu terjaga dan terus meningkat serta
berkesinambungan, perlu adanya pengelolaan rekam medis yang baik (Hatta,2008).
Dalam penjelasan pasal 46 ayat 1 undang-undang praktik kedokteran, yang
dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien (UU No. 29 Tahun 2004). Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanankesehatan
dirumah sakit. Tanpa didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, tata tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan (Depkes,2008).
Dalam artian sederhana rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen yang
berisi tentang kondisi keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih mendalam rekam medis
mempunyai makna yang lebih kompleks tidak hanya catatan biasa, karena didalam catatan
tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan
dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan
medis lainnya.
Untuk menyiapkan kembali rekam medis yang cepat dan tepat dalam pelayanan
harus ditunjang dengan sumber daya manusia (SDM) yang memadai, karena akan
berpengaruh pada produktifitas kerja sehingga perlu adanya keseimbangan antara jumlah
petugas dengan jumlah pasien yang harus dilayani sehingga tercipta kondisi dan lingkungan
kerja yang sehat, nyaman, efisien dan produktif.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka permasalahan yang dibahas dalam
proposal magang ini adalah “Analisis Perhitungan Tenaga Rekam Medis Dengan
Menggunakan Metode Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan Di Rumah Sakit Citra Arafiq”.
7
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Untuk mengetahui beban kerja sumber daya manusia (SDM) di unit rekam
medis
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Tercapainya tertib adminsitrasi khusus nya sumber daya manusia unit
rekam medis
2. Untuk mengetahui kinerja yang lebih optimal khususnya di unit rekam
medis
1.4 Manfaat
1.4.1 Bagi Rumah Sakit
Dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang lebih baik dan
meningkatkan efektifitas kinerja rekam medis di Rumah Sakit Citra Arafiq.
1.4.2 Bagi Penulis
Sebagai sumber pengetahuan dan menambah wawasan serta dapat dijadikan
sebagai wadah dalam mengimplementasikan ilmu yang diperoleh selama
magang di Rumah Sakit Citra Arafiq.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit
10
Misi Rumah Sakit Citra Arafiq
1. Melaksanakan pelayanan medis dengan mengutamakan keselamatan
pasien
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan pelayanan kesehatan
yang bermutu dan professional
3. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan rumah sakit
dengan optimal
2.1.4 Pelayanan Rumah Sakit Citra Arafiq
1. IGD 24 jam
Rumah Sakit Citra Arafiq memberikan pelayanan darurat 24/7. Penanganan
pasien di Rumah Sakit Citra Arafiq ditangani sesuai derajat kegawatan
(TRIASE).
2. Rawat Jalan
Pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Citra Arafiq diperuntukan untuk pasien
BPJS dan Non BPJS. Pelayanan rawat jalan diselenggarakan pada unit
pelayanan Rawat Jalan, sebagai berikut :
Poliklinik Penyakit Mata
Poliklinik Penyakit Paru
Poliklinik Bedah Orthopedi
Poliklinik Bedah Urologi
Poliklinik Rehab medik Dan Fisioterapi
Poliklinik Anastesi
Poliklinik Anak
Poliklinik Obgyn
Poliklinik Jantung
Poliklinik Penyakit dalam
Poliklinik Syaraf
Patologi Klinik
Poliklinik Bedah
Poliklinik Radiologi
11
3. Rawat Inap
Sarana pelayanan rawat inap (hospitalization) di Rumah Sakit Citra Arafiq,
dibedakan menjadi ruang rawat inap Kelas I, II, III, VIP, VVIP, High Care,
Intensif, Isolasi, dan rawat inap khusus atau non kelas.
4. Operasi
Tindakan operasi yang dilakukan meliputi tindakan pembedahan efektif
maupun cito. Pelayanan pembedahan yang dilakukan, mulai dari
pembedahan sederhana sampai yang kompleks, one day surgery untuk
pasien yang pulang pada hari yang sama setelah dilakukan tindakan
operasi, pembedahan modern seperti pembedahan menggunakanendoskop
atau laparaskop.
2.1.5 Penunjang Pelayanan Rumah Sakit Citra Arafiq
1. Instalasi Farmasi
Instalasi Farmasi sebagai bagian dari Rumah Sakit Citra Arafiq, selain
melaksanakan pelayanan kefarmasian yang aman dan berkualitas sesuai
standar nasional juga berkomitmen melaksanakan pelayanan kefarmasian.
2. Radiologi
Terdapat pelayanan yang menggunakan X Ray dan Ultrasonografi dalam
bidang diagnostik serta memberikan pelayanan rutin dan gawat darurat
dalam bidang Radiodiagnostik, Imaging dan Intervention selama 24 jam.
3. Laboratorium
Laboratorium Rumah Sakit Citra Arafiq buka 24 jam sehari. Pelayanan
laboratorium dapat melayani pasien dari rawat inap, rawat jalan, gawat
darurat, kiriman dokter praktek di luar rumah sakit, rujukan dari rumah sakit
lain/balai pengobatan dan atas permintaan sendiri.
4. Hemodialisa
Terapi cuci darah untuk seseorang yang ginjalnya tidak bekerja secara
normal. Didukung kerjasama tim yang beranggotakan dokter spesialis
penyakit dalam, dokter nefrologi, dokter umum yang bersertifikasi HD,
serta perawat yang terampil, mahir dan bersertifikat.
12
5. Home Care
Rumah Sakit Citra Arafiq menyediakan pelayanan kesehatan dari tenaga
medis untuk pasien di rumah, dengan pengawasan langsung oleh dokter.
Pelayanan meliputi keperawatan. Mulai dari fisioterapi, terapi okupasi,
terapi wicara, hingga pelayanan kesehatan.
6. Obgyn
Kehamilan merupakan suatu proses fisiologis yang hampir selalu terjadi
pada setiap wanita. Pemeriksaan kehamilan (Antenatal Care) adalah cara
penting untuk memonitor dan mendukung kesehatan ibu hamil normal dan
mendeteksi ibu dengan kehamilan normal. Dengan memberikan Antenatal
Care yang baik akan menjadi salah satu tiang penyangga dalam Safe
Motherhood sebagai usaha menurunkan angka kematian Ibu dan angka
kematian bayi.
7. PCR
Pemeriksaan Laboratorium untuk mendeteksi keberadaan material genetic
dari sel, bakteri atau virus. saat ini PCR juga digunakan untuk mendiagnosis
penyakit COVID-19, yaitu dengan mendeteksi material genetic virus
corona. Material genetic yang ada di dalam setiap sel, termasuk di dalam
bakteri atau virus, bisa berupa DNA atau RNA. Keberadaan DNA dan RNA
ini akan di deteksi oleh PCR melalui teknik amplifikasi atau perbanyakan.
Sehingga keberadaan material genetic penyakit akibat virus akan bisa di
deteksi dan membantu diagnosis untuk penyakit tersebut.
8. Endoscopy
Sebuah prosedur pemeriksaan yang bertujuan untuk melihat kondisi organ
tubuh tertentu secara visual dengan menggunakan alat khusus yang disebut
Endoskop.
9. Nicu
Nicu adalah unit perawatan intensif yang disediakan khusus untuk bayi baru
lahir dengan kondisi kritis atau memiliki gangguan kesehatan berat. Rentang
usia pasien yang dirawat di ruang NICU ini adalah bayi baru lahir hingga
usia 28 hari. Umumnya bayi dimasukkan ke ruang NICU pada masa 24
jam pertama setelah lahir.
13
2.1.6 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang-undang No.44 Tahun 2009 tugas rumah sakit adalah
melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil
guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan
secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta
pelaksanaan upaya rujukan. Sedangkan fungsinya rumah sakit adalah :
1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis
3. Pelayanan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
2.1.5 Tujuan Rumah Sakit
Tujuan Rumah Sakit menurut Undang-undang nomor 44 Tahun 2009 pasal 3 :
4.1 Mempermudah akses masyarakat untuk mendapat pelayanan kesehatan
4.2 Memberikan perlindungan terhadap kesehatan pasien, masyarakat,
lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.
4.3 Meningkatkan muru dan mempertahankan standar pelayanan rumah
sakit.
4.4 Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber
daya manusia rumah sakit, dan rumah sakit.
14
Menurut (Hooman, 2002) rekam medis adalah tempat penyimpanan data
dan informasi mengenai pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam kesehatan mencatat siapa, apa, kapan, dimana dan bagaimana perawatan
pada pasien. Sedangkan menurut (Wimmie Handiwidjojo, 2009) rekam medis
adalah keterangan baik yang tertulis maupun rekaman tentang identitas,
penentuan fisik, laboratorium, diagnose segala pelayanan dantindakan medis
yang diberikan kepada pasien.
2.2.2 Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis
1. Tujuan
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa
didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak
akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan satu faktoryang menentukan di
dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :
1. Aspek Administrasi
Rekam medis mempunyai arti administrasi karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab bagi tenaga
kesehatan.
2. Aspek Medis
Rekam medis mempunyai nilai medis karena catatan tersebut dipakai
sebagai dasar merencanakan pengobatan dan perawatan yang akan
diberikan
3. Aspek Hukum
Rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut
masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam
usaha menegakan hukum serta bukti untuk menegakan keadilan.
4. Aspek Keuangan
Rekam medis dapat menjadi bahan untuk menetapkan pembayaran biaya
pelayanan kesehatan.
15
5. Aspek Penelitian
Rekam medis mempunyai nilai penelitian karena mengandung data atau
informasi sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan
Rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena menyangkut data
informasi tentang perkembangan kronologis pelayanan medis terhadap
pasien yang dapat dipelajari.
7. Aspek Dokumentasi
Rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena merupakan sumber
yang harus didokumentasikan yang dipakai sebagai bahan
pertanggungjawaban dan laporan.
2.2.3 kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis secara umum antara lain sebagai berikut:
1. sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut
ambil bagian dalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan
kepada pasien.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang
harus diberikan kepada pasien
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung atau di rawat
dirumah sakit.
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi
terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit maupun dokter dan
tenaga kesehatan lainnya.
6. Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk penelitian
dan pendidikan
7. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai
bahan pertanggung jawaban dan laporan (Rustiyanto, 2009).
16
2.2.4 Manfaat Rekam Medis
Rekam medis memiliki manfaat, yaitu :
1. Pengobatan Pasien
Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan
dan menganalisa penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan, dan
tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.
2. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran dengan
jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi
tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
3. Statistik Kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistika kesehatan,
khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan
untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
4. Pendidikan dan Penelitian
Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis
penyakit, pelayanan medis, pengobatan, dan tindakan medis bermanfaat
untuk bahan informasi begi perkembangan pengajaran dan penelitian
dibidang profesi kedokteran.
2.2.5 Isi Rekam Medis
Dalam menentukan isi rekam medis para petugas medic memerlukan acuan
yang benar sehingga tidak ada kesalahan ataupun hal yang tertinggal mengenai
data atau keterangan yang menyangkut kepentingan perawatanpasien. Untuk
itu berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, isi rekam
medis untuk pasien rawat jalan padasarana pelayanan kesehatan sekurang-
kurangnya memuat:
1. Identitas pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
17
7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien khusus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
10. Persetujuan tindakan bila diperlukan.
Pasal 3 ayat (2) Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, isi rekam
medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari sekurang-kurangnya
memuat:
1. Identitas
2. Kondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatan
3. Identitas pengantar pasien
4. Tanggal dan waktu
5. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
6. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic
7. Diagnosis
8. Pengobatan dan atau tindakan
9. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat
darurat dan rencana tindak lanjut
10. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga pelayanan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan
11. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan
ke saranan pelayanan kesehatan lain.
Rekam medis harus di isi dengan jelas, benar, lengkap dan tepat waktu
oleh petugas yang berwenang. Disebut jelas jika dapat dibaca oleh setiap
orang yang berpentingan, benar adalah sesuai dengan data diri pasien,
lengkap adalah dokumen rekam medis diisi secara lengkap sesuai
pedoman tertulis, tepat waktu adalah penyelesaian atau pengisian rekam
medis sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan dalam pedoman
tertulis, 2 x 24 jam berkas rekam medis kembali dari ruangan ke rekam
medis.
2.2.6 Ketidak lengkapan Rekam Medis
Ketidak lengkapan dokumen rekam medis menjadi salah satu masalah karena
rekam medis menjadi satu-satunya catatan yang dapat memberikan
18
informasi terinci tentang apa yang sudah terjadi selama pasien dirumah sakit
(Alaydrus, 2011).
19
Buku Ekspedisi rekam medis merupakan bukti adanya transaksi atauserah
terima berkas rekam medis untuk keperluan pelayanan kesehatan pasien.
Buku ekspedisi rekam medis memiliki fungsi utama yaitu sebagai bukti
serah terima berkas rekam medis, meliputi serah terima dari filing ke poli,
dari filing ke unit rekam medis dan mengurangi resiko kehilangan berkas
rekam medis karena keberadaan berkas rekam medis dapat terlacak dengan
baik.
Berkas rekam medis yang keluar dari poliklinik akan dicatat dibuku
ekspedisi rekam medis. Petugas yang mendapatkan berkas rekam medis
langsung akan dicatat secara manual dibuku ekspedisi dengan menuliskan
nomer rekam medis, nama pasien, serta memilih poliklinik yang akan
dituju dengan cara mencentang dibuku tersebut. Berkas rekam medis yang
tidak ada dirak penyimpanan tersebut salah satu penyebabnya adalah
terlambatnya pengambilan berkas rekam medis dari poliklinik ke unit
rekam medis.
Berkas rekam yang tidak ada akan dilakukan pencarian keberadaan rekam
medis oleh petugas secara manual, petugas akan mencari dibuku ekspedisi
manual dengan mengecek satu persatu tanggal keluar dan pengembalian
berkas rekam medis apakah sudah dikembalikan oleh poliklinik atau
belum. Kenyataan nya petugas tidak melakukan mencatat kembali berkas
rekam medis yang dikembalikan dari poliklinik, sehingga ini menyulitkan
petugas sendiri karena tidak ada catatan pengembalian, kondisi tersebut
berdampak pada pelayanan alur berkas rekam medisrawat jalan.
4. Retensi
Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) mengemukakan bahwa retensi berkas
rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis
dari rak penyimpanan dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap
formulir. Pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
No.HK.00.06.5.1.01160 tanggal 21 maret 1995 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan pemusnahan Arsip Rekam
Medis Di Rumah Sakit yang disebutkan bahwa arsip rakam medis inaktif
adalah naskah atau berkas yang telah disimpan minimal selama lima tahun
di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien
20
tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah
meninggal dunia.
5. Pelaporan
Menurut Dirjen Yanmed (2006:65) pelaporan rumah sakit merupakan
suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan
secara cepat, tepat, dan akurat. Menurut Depkes RI (2006:65) secara
garis besar jenis pelaporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dua
kelompok,yaitu:
Laporan internal rumah sakit yaitu, pelaporan yang disesuaikan
dengan kebutuhan rumah sakit. Sensus harian menjadi dasar dalam
pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah sakit yangkegiatan nya
dihitung mulai jam 00.00 sampai dengan 24.00 WIB setiap harinya.
Laporan eksternal rumah sakit yaitu, laporan yang ditunjukan
kepada Direktorat Jenderal Bina Pelayanan medic Kesehatan RI,
Dinas kesehatan provinsi, Dinas kesehatan kabupaten atau kota.
Pelaporan eksternal rumah sakit dibuat sesuai dengan kebutuhan
Dapartemen Kesehatan RI.
6. Distribusi
Pendistribusian adalah proses pengiriman berkas rekam medis ke
poliklinik yang dituju untuk dilakukan pelayanan kesehatan.
Pendistribusian atau pengiriman berkas dilakukan setiap kali ada
permintaan dari tempat pendaftaran pasien (TPP), berdasarkan keinginan
pasien menuju poliklinik yang diinginkan.
Pendistribusian berkas rekam medis yang baik adalah pendistribusian
berkas rekam medis yang cepat, tepat dan efisien. Jika waktu dalam
pendistribusian rekam medis lama, makan akan menghambat pelayanan
kesehatan yang akan diberikan dokter kepada pasien, karena dokter tidak
dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien tanpa adanya
berkas rekam medis tersebut.
7. Filling
21
Filing atau penyimpanan adalah system penataan rekam medis dalam suatu
tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengembalian (Retrival)
menjadi lebih mudah.
8. Post Pelayanan
Post pelayanan adalah tempat dimana untuk merapikan pelaratan rekam
medis, merapikan ruangan rekam medis dan mengisi buku operan bila
ada pekerjaan yang tertunda.
22
BAB III
METODE PENELITIAN
Pra Pelayanan
Assembling Pengolahan Rekam Medis
Ekspedisi
Retensi
Pelaporan
Distribusi
Filling
Post pelayanan
23
Assembling adalah proses memilah dan memeriksa kelengkapan berkas rekam
medis.
3. Ekspedisi
Buku Ekspedisi rekam medis merupakan bukti adanya transaksi atau serah
terima berkas rekam medis untuk keperluan pelayanan kesehatan pasien.
4. Retensi
Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam
medis dari rak penyimpanan dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap
formulir.
5. Pelaporan
Pelaporan adalah kegiatan menarik data dari system informasi manajemen
rumah sakit disetiap bulannya. Dapat menganalisis jumlah pasien yang ada di
system informasi menajemen rumah sakit.
6. Distribusi
Pendistribusian adalah proses pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik
yang dituju untuk dilakukan pelayanan kesehatan. Pendistribusian atau
pengiriman berkas dilakukan setiap kali ada permintaan dari tempat pendaftaran
pasien (TPP), berdasarkan keinginan pasien menuju poliklinik yang diinginkan.
7. Filling
Filing atau penyimpanan adalah system penataan rekam medis dalam suatu
tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengembalian (Retrival) menjadi
lebih mudah.
8. Post pelayanan
Post pelayanan adalah tempat dimana untuk merapikan pelaratan rekam medis,
merapikan ruangan rekam medis dan mengisi buku operan bila ada pekerjaan
yang tertunda.
3.3 Analisa Jabatan Rekam Medis
Pra Pelayanan
1. Membersihkan 10 7 70
Ruangan
24
2. Menyalakan kipas 5 7 35
angin, computer
dan printer
3. Menyiapkan 5 7 35
peralatan menulis
rekam medis
4. Mengambil berkas 10 7 70
rekam medis yang
belum kembali ke
rekam medis
disetiap poli
5. Mengecek buku 10 7 70
ekspedisi
6. Mencatat ceklist pra 5 7 35
pelayanan
Assembling
1. Menerima berkas 5 50 250
rekam medis pasien
rawat inap yang
sudah pulang dari
petugas ruangan
2. Menganalisa 5 50 250
kelengkapan rekam
baik secara
kualitatif maupun
kuantitatif
3. Mengembalikan 10 5 50
rekam medis yang
belum lengkap
kepetugas ruangan
untuk dilengkapi
baik oleh tenaga
medis maupun
25
perawat.
4. Menyusun rekam 10 50 500
medis sesuai
dengan urutan pada
lembar susunan
rekam medis
5. Menyerahkan 5 50 250
rekam medis yang
sudah di assembling
kepetugas coding,
indexing
6. Membuat laporan 5 25 125
evaluasi pasien
pulang yang status
rekam medis belum
kembali keunit
rekam medis
Ekspedisi
1. Mencatat berkas 5 150 750
rekam medis yang
akan dikirim ketiap
poliklinik kedalam
lembar ekspedisi
2. Mencocokan berkas 5 150 750
rekam medis
dengan lembar
ekspedisi
3. Mengantar berkas 5 150 750
kartu rekam medis
ke poliklinik yang
dituju
4. Mengambil kembali 5 150 750
berkas rekam medis
26
setelah selesai
verifikasi oleh
admin poliklinik
5. Mengarsipkan 5 150 750
lembar ekspedisi
berkas rekam medis
6. Melaporkan berkas 5 10 50
rekam medis yang
belum kembali
kepada petugas
penyimpanan
berkas
7. Mendata 5 150 750
pengembalian
berkas rekam medis
dari poliklinik dan
IGD dibuku
ekspedisi
8. Ketepatan dan 7 5 35
kecepatan
pengantaran berkas
ke poliklinik dan
kecocokan
pengambilan berkas
dari poliklinik
Retensi
1. Mengambil berkas 5 2 10
rekam medis in
aktif dari rak
penyimpanan
2. Memilah berkas in 5 2 10
aktif berdasarkan
tahun kunjungan
27
terakhir
3. Menandai dan 5 2 10
memisahkan berkas
in aktif berdasarkan
tahun kunjungan
terakhir
4. Memperbarui 5 2 10
berkas yang masih
aktif
5. Memasukan dan 5 2 10
menyusun berkas in
aktif kedalam rak
penyimpanan
berkas in aktif
6. Memilah berkas 5 2 10
yang layak
dimusnahkan
7. Membukukan 5 2 10
berkas yang in aktif
dan berkas yang
layak dimusnahkan
8. Menyimpan dalam 5 2 10
bentuk softcopy
data berkas yang
tidak aktif
9. Melaksanakan tugas 5 2 10
lain yang diberikan
oleh kepala bagian
rekam medis
Pelaporan
1. Menarik data dari 20 1 20
SIMRS setiap bulan
2. Menganalisis 30 1 30
28
jumlah pasien yang
ada di SIMRS
3. Mengambil kembali 10 1 10
format sensus
harian rawat inap
setiap pergantian
shift
4. Menginput sensus 180 1 180
harian oleh petugas
pelaporan setiap
hari
5. Membuat pelaporan 300 1 300
bulanan, triwulan
dan tahunan
6. Menghitung BOR, 120 1 120
LOS, TOI dan BTO
7. Membuat standar 480 1 480
operasional
prosedur
Distribusi
1. Mencatat berkas 5 150 750
rekam medis yang
akan dikirim ke tiap
poliklinik kedalam
lembar buku
ekspedisi
2. Mencari berkas 5 90 450
rekam medis pasien
lama rawat jalan
dan rawat inap lalu
disatukan dalam
satu map
3. Menulis identitas 5 150 750
29
pasien pada buku
map ekspedisi
4. Mengantar berkas 5 150 750
kartu rekam medis
ke poliklinik yang
dituju
5. Mengambil kembali 5 150 750
berkas rekam medis
setelah selesai
diverifikasi oleh
admin poliklinik
6. Mengarsipkan 5 150 750
lembar ekspedisi
berkas rekam medis
7. Melaporkan berkas 5 150 750
rekam medis yang
belum kembali
kepada petugas
penyimpanan
berkas
8. Mendata 5 150 750
pengembalian
berkas dari
poliklinik dan IGD
dibuku ekspedisi
9. Ketepatan dan 5 7 35
kecepatan
pengantaran berkas
ke poliklinik
10. Kecocokan 5 7 35
pengambilan rekam
medis dari
poliklinik
30
Filling
1. Pelayanan 5 150 750
pencarian berkas
rekam medis untuk
pasien
2. Menerima daftar 2 150 300
nomer register
pasien dan nomor
rekam medis dari
bagian tracking
untuk pencarian
berkas rekam medis
rawat jalan
3. Menerima register 2 150 300
masuk dari loket
pendaftaran untuk
pencarian berkas
rawat inap dan
mencatat tracer
peminjaman berkas
rekam medis rawat
inap
4. Mencarikan berkas 5 5 25
berdasarkan daftar
yang telah diterima
dari bagian tracking
5. Melaporkan berkas 15 8 120
yang sulit dicari
kepada bagian
tracking untuk
pencarian yang
lebih mendalam
6. Menandai daftar 2 5 10
31
nomer register dari
bagian tracking
sebelum dilaporkan
dan serahkan
kembali kebagian
tracking
7. Membagikan berkas 2 130 260
rekam medis ke rak
poli yang dituju
dibagian ekspedisi
8. Menyimpan 5 130 650
kembali berkas ke
rak penyimpanan
sesudah beres
pelayanan
9. Kecepatan dan 5 7 35
ketepatan pencarian
berkas
10. Kepastian pencarian 5 7 35
rekam medis yang
sulit dicari
Post Pelayanan
1. Merapikan 5 7 35
peralatan rekam
medis
2. Merapikan ruangan 5 7 35
rekam medis
3. Mematikan kipas 5 7 35
angina, computer
dan printer
4. Mengisi buku 5 7 35
operan bila ada
pekerjaan tertunda
32
Total 1425 3036 15915
33
2. Apakah dengan sumber daya manusia yang berjumlah 7 orang di unit rekam
medis sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum ?
“Belum, kenapa belum karena sering nya terjadi keterlambatan berkas, apalagi
kalau misalkan kita berkas itu tidak ada. Dan misalkan yang jaga pelayanan itu
2 orang, yang 1 orang harus menelusuri 1 berkas dan 1 orang lainnya harus
mencari berkas, mengantarkan berkas, dan menulis dibuku ekspedisi. Jadiuntuk
jumlah sumber daya manusia 7 orang belum sesuai”.
3. Apa saja ruang lingkup pekerjaan untuk saat ini khusus nya dibagian unit rekam
medis ?
“Ruang lingkup pekerjaan diunit rekam medis untuk saat ini itu lebih
berdominan di bagian pelayanan, distribusi dan filling. Kedepan nya kita itu
pengen nya itu semua nya terlaksana dengan baik di unit rekam medis. Apalagi
harus adanya petugas retensi dan petugas pelaporan. Dimana petugas pelaporan
itu bisa disatu titik”.
4. Bagaimana cara untuk menghitung beban kerja di unit rekam medis ?
“Cara menghitung beban kerja di unit rekam medis citra arafiq yaitu, kita
menggunakan metode tugas pertugas jabatan. Jadi kita lihat dulu apa saja sih
yang dikerjakan oleh rekam medis saat ini, terus jumlah pasien nya berapa sih
dalam 1 hari nya, jumlah sumber daya manusia nya berapa seperti itu”.
5. Jika tidak sesuai dengan jumlah sumber daya manusia untuk saat ini, solusi apa
yang akan dilakukan ?
“Solusi yang saya lakukan karena masih belum sesuai untuk meminimalisir ya
terjadi nya singgungan antara 1 unit dengan unit lain, alternatifnya assembling
kita alihkan di malam hari dan dikerjakan pada malam hari dimana itu pada
petugas yang berjaga pada malam hari. Retensi itu sebisa mungkin kita kalau
tidak ada pasien, tidak ada pelayanan atau sedikit pasien nya kita kerjakan
retensi . jadi kita itu lebih kaya mencuri-curi waktu dimana ada waktu senggang
kita kerjakan pekerjaan yang lain biar yang rekam medis ini tercapai semua
nya”.
34
BAB 4
KESIMPULAN
Dalam penjelasan pasal 46 ayat 1 undang-undang praktik kedokteran, yang
dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien (UU No. 29 Tahun 2004). Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanankesehatan
dirumah sakit. Tanpa didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, tata tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan (Depkes,2008).
Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang dilakukan tenaga medis professional yang
terorganisir baik dari sarana prasarana kedokteran, asuhan keperawatan yang
berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien
(Supartiningsing, 2017). Menurut (Bramantoro, 2017) menjelaskan bahwa rumah sakit
adalah suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang melaksanakan upaya kesehatan secara
berdayaguna dan berhasill guna pada upaya penyembuhan dan pemulihan yang terpadu
dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.
Sumber daya manusia (SDM) adalah individu produktif yang bekerja sebagai penggerak
suatu organisasi, baik itu didalam isntitusi maupun perusahaan yang memiliki fungsi
sebagai aset sehingga harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya. Sumber daya
manusia merupakan suatu hal yang sangat penting dan harus dimiliki dalam upaya
mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa didukung suatu system
35
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah
sakit sebagaimana yang diharapkan. Ada beberapa kegunaan rekam medis diantara nya
yaitu, aspek administrasi, aspek hukum, aspek medis, aspek keuangan, aspek penelitian,
aspek pendidikan, dan aspek dokumentasi.
Ada beberapa proses pengolahan rekam medis yaitu, pra pelayanan, assembling,
ekspedisi, retensi, pelaporan, distribusi, filling dan post pelayanan. Untuk menghitung
jumlah sumber daya manusia dirumah sakit citra arafiq memakai metode perhitungan
pendekatan tugas pertugas jabatan, Pendekatan tugas pertugas jabatan adalah metode
perhitungan kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerja nya abstrak atau beragam,
yang artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
36
DAFTAR PUSTAKA
Dapartemen Kesehatan Republik Indonesia, Permenkes.269. Menkes. Tahun 2008.
Dapartemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman Penyelenggaran dan Prosedur Rekam Medis.
Depkes RI. Jakarta.
Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008. Rekam Medis. Depkes RI. 2008. Jakarta
Undang-Undang,. No.44,. 2004. Tentang Rumah Sakit.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis. Jakarta : Pemerintah.
Administration & Health Information of Journal Vol. 1 No.1 Februari 2020.
Direktorat Jendral Pelayanan Medik. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia Rev.II.Jakarta: Depkes RI
Depkes RI, 1997, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta:
Direktorat Jendral Pelayanan Medik.
37