Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 1/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ

CUNG CẤP THỰC PHẨM

Biên soạn Kiểm soát Xem xét Phê duyệt

 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 2/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục đích
Việc đánh giá nhà cung cấp là nhằm lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng với
doanh nghiệp cũng như đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại. Cụ thể:
- Đối với các nhà cung cấp tiềm năng: Từ danh sách các nhà cung cấp tiềm năng,
cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp, sau đó tiến hành liên hệ
và đàm phán về các điều kiện phù hợp. Nếu thuận lợi, tiến tới ký kết hợp đồng.
- Đối với các nhà cung cấp hiện tại: Cần đánh giá lại hiệu quả của nhà cung cấp
hiện tại bằng cách xác định sự phù hợp với định hướng của doanh nghiệp ở hiện tại
và tương lai; xác định được những rủi ro tiềm ẩn từ nhà cung cấp đó để tìm phương
án thay thế kịp thời.
Ngoài ra, mục đích đánh giá nhà cung cấp còn giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và kích
thích các nhà cung cấp cải thiện hiệu suất và chất lượng sản phẩm của họ.
2. Phạm vi áp dụng
- Áp dụng đối với hoạt động đánh giá nội bộ trong công ty, bao gồm các bếp đã
được chứng nhận và chuẩn bị chứng nhận HACCP
II. CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
- Sự uy tín của nhà cung cấp: Sự uy tín của nhà cung cấp trên thị trường được coi
như điều kiện cần khi đánh giá một nhà cung cấp có tốt hay không.
- Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp: Chất lượng sản phẩm / dịch vụ phải
luôn đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, không có hoặc rất ít sản phẩm lỗi,
hỏng.
- Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ: Là điều kiện quan trọng chứng minh nhà
cung cấp đó có giao hàng đúng tiến độ hay không.
- Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán: Đây là yếu tố quyết định
hợp đồng có được ký kết hay không, giá cả phù hợp sẽ thúc đẩy việc hợp tác lâu
dài; cùng nhiều phương thức thanh toán khác nhau sẽ giúp thuận lợi hơn trong việc
thanh toán đơn hàng.
- Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp: Yếu tố về dịch vụ chăm sóc khách hàng
cũng giúp phản ánh nhà cung cấp đó có coi trọng doanh nghiệp bạn hay không.
- Tính bền vững và lâu dài của nhà cung cấp: Phát triển bền vững luôn là vấn đề
được quan tâm hơn bao giờ hết trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Rủi ro tài chính của nhà cung cấp: Một nhà cung cấp tốt sẽ luôn đảm bảo được
nguồn tài chính ổn định, khi đó việc sản xuất và cung ứng mới diễn ra thuận lợi.

III. THỜI ĐIỂM ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

- Khi cần tìm nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ mới: Trước khi triển khai dự án, hoạt
động kinh doanh mới cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 3/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

- Khi cần đánh giá tình trạng các nhà cung cấp hiện tại: Đối với các dự án, hoạt
động đã triển khai kinh doanh một thời gian, khi đó cần đánh giá chất lượng hoặc
đánh giá định kỳ mỗi quý/năm các nhà cung cấp để phát hiện kịp thời các rủi ro
nhà cung cấp, đồng thời ngăn chặn và thay thế nhà cung cấp kịp thời.
- Khi cần tìm nhà cung cấp thay thế: Trong quá trình làm việc với nhà cung cấp
cũ có vấn đề; khi đánh giá định kỳ nhà cung cấp hiện tại có rủi ro, việc đánh giá và
lựa chọn nhà cung cấp mới là vô cùng cần thiết.

IV. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

- NCC: Nhà cung cấp

- PTGĐ: Phó tổng giám đốc
- PCU: Phòng cung ứng
- ATTP: An toàn thực phẩm
- CBLĐ: Cán bộ lãnh đạo
- PHM: Phòng mua hàng

V. NỘI DUNG

1. Lưu đồ thực hiện công việc

 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 4/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

Người thực hiện Quy trình Biểu mẫu

Nhân viên Mua hàng

LB/QT11/BM03
Nhân viên Mua hàng

Nhân viên Mua hàng

LB/QT11/BM01
TP. Mua hàng & K đạt
Nhân viên Mua hàng

Nhân viên Mua hàng

Đánh
Giá LB/QT11/BM02
Lại
Hàng
năm

Trưởng phòng mua hàng

LB/QT11/BM04

Nhân viên Mua hàng LB/QT11/BM05

 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 5/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

LB/QT11/BM06
Nhân viên Mua hàng
 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 6/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

2. Nội dung
2.1 Thu thập thông tin
- Việc thu thập thông tin về NCC mới được thu thập thông qua:
- Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền hình;
- Catalogue chào hàng của NCC;
- Trưc tiếp liên hệ với NCC;
- Sự giới thiệu của các công ty khác …
2.2 Lựa chọn NCC tiềm năng:
NCC tiềm năng được lựa chọn để đặt hàng lần đầu phải đảm bảo các điều kiện sau :
- Giá cả cạnh tranh;
- Có khả năng giao hàng đúng thời gian yêu cầu;
- Cung cấp thực phẩm có nguồn gốc rõ ràng;
- Đáp ứng các yêu cầu về ATTP;
- Phương thức thanh toán thuận tiện;
- Đạt chất lượng tiêu chuẩn hàng hóa theo yêu cầu;
- Kinh doanh hợp pháp.
NCC mới đạt các tiêu chí trên được cập nhật vào Danh sách NCC tiềm năng.
3. Ðánh giá NCC:
- Các NCC tiềm năng sau 3 tháng cung cấp hàng hóa phải được đánh giá trước khi
trở thành NCC được phê duyệt;
- Tiêu chí đánh giá NCC được quy định như sau:

TRỌNG
TIÊU CHÍ CÁCH CHO ĐIỂM/ THANG ĐIỂM
STT SỐ
ÐÁNH GIÁ
0-1 1,5-2 2,5-3
Chất lượng sản Sai sót ngoài Có sai sót Ðúng với thỏa
phẩm tiêu chuẩn quy nhưng trong thuận và đáp
1 định phạm vi cho ứng được các 5
phép (theo thỏa yêu cầu về
thuận) chất lượng
Thời gian giao Chậm trên 2 Chậm 1-2 giờ Giao đúng thời
2 hàng giờ gian yêu cầu 3

Giá cả hàng hóa Có thể chấp Cạnh tranh Tối ưu và có

3 nhận được 2
nhiều chiết khấu
4 Phương thức Trả trong Trả trong vòng Trả chậm trên 3
 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 7/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

thanh toán vòng 30 ngày 30-90 ngày 90 ngày

Các chứng chỉ Không có Có đầy đủ các Ngoài các giấy
liên quan đến an hoặc có nhưng giấy tờ yêu cầu tờ yêu cầu, cơ
toàn thực phẩm sơ sài, không sở còn áp dụng
dầy đủ các hệ thống
5 quản lí ATTP 3
hoặc quản lý
chất lượng
(HACCP/
ISO)
Sự phản hồi đối Không phản Từ 2-3 giờ Dưới 1 giờ
với những sự cố hồi hoặc phản đồng hồ đồng hồ
6 hồi trong vòng 3
phát sinh( nếu
có) 3 giờ đồng hồ
7 Quy mô sản xuất Hàng chợ Cơ sở sản xuất Công ty 2
Số lượng hàng Chỉ đáp ứng Đáp ứng từ 50 Không giới hạn
8 hóa có thể đáp được < 50% số - 100% số 2
ứng lượng lượng
Tổng cộng 23
 Mã số: LB/QT11

Lần ban hành: 01

Trang: 8/7

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

- NCC tiềm năng được chọn trở thành NCC được duyệt phải đảm bảo 2 điều kiện :
 Điểm trung bình > 1,5 diem. Điểm trung bình = Tổng (Ðiểm x Hệ số)/ 23
 Điểm chất lượng sản phẩm > 1,5 điểm
- Các NCC có số điểm trung bình từ trên 1 điểm – 1,5 điểm và có điểm chất lượng
>1.5 điểm được giữ lại trong danh sách NCC tiềm năng để tiếp tục theo dõi và
đánh giá lại. Nếu đánh giá lại vẫn không đạt thì loại bỏ. Thực hiện theo biểu mẫu
LB/QT11/BM01
3.1 Lập danh sách NCC được duyệt:
- Dựa trên kết quả đánh giá, tiến hành lập danh sách các NCC được duyệt, Trưởng
phòng mua hàng kí xác nhận và trình CBLĐ kí duyệt.
- Danh sách NCC được duyệt được cập nhật tối thiểu 6 tháng 1 lần. Thực hiện theo
LB/QT11/BM02
3.2 Theo dõi NCC được duyệt
- Trong quá trình cung cấp, dựa trên các biên bản trả hàng và biên bản lỗi giao
hàng do các bếp gửi về, phòng mua hàng tiến hành thống kê lỗi giao hàng của các
NCC; tổng hợp kết quả 3 tháng 1 lần và xử lí theo các điều khoản quy định theo
Hợp đồng. Thực hiện theo biểu mẫu LB/QT11/BM05
- Biên bản trả hàng được sử dụng trong trường hợp trả hàng do NCC giao hàng sai
quy cách, hàng có chất lượng kém. Các trường hợp NCC mắc lỗi khác, nhân viên
nhận hàng phải lập biên bản lỗi giao hàng ( theo mẫu LB/QT11/BM04). Kho lập
các biên bản này và gửi cho phòng mua hàng ngay sau khi xảy ra lỗi để nhân viên
mua hàng gửi cho NCC nhằm mục đích kịp thời điều chỉnh việc giao hàng.
- PMH thông báo kết quả đánh giá, phương thức xử lí hàng quý và các khuyến
nghị cải tiến tới NCC.
- PMH phải thông tin các tiêu chuẩn thực phẩm, các yêu cầu liên quan đến hàng
hóa của công ty đến NCC một cách kịp thời hoặc nêu được rõ ràng trong các hợp
đồng nguyên tắc.
3.3 Đánh giá lại NCC được duyệt.
- Trong thời gian một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty,
các NCC được duyệt cần được đánh giá lại để đảm bảo NCC vẫn đáp ứng được
các yêu cầu của công ty.
- Cách thức đánh giá và tiêu chuẩn đánh giá như 2.3. Thực hiện theo biểu mẫu
LB/QT11/BM01
- Trong điều kiện cho phép, PMH tổ chức thăm cơ sở sản xuất của NCC 1 lần/ năm
để đánh giá cơ sở vật chất đảm bảo an toàn thực phẩm, điều kiện kho bãi …của
NCC. Thực hiện theo biểu mẫu LB/QT11/BM06
3.4 Lưu hồ sơ : Các hồ sơ liên quan đến việc đánh giá NCC phải được lưu giữ và
duy trì tối thiểu trong thời gian 1 năm.
 Mã số: LB/QT11/BM01

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

Tên tài liệu: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP THỰC PHẨM

Ngày…… tháng.........năm ……
PHIẾU ÐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
NHÀ CUNG CẤP: ...............................................................................................................................................................................................
ÐỊA CHỈ: ...............................................................................................................................................................................
MĂT HÀNG CUNG CẤP:....................................................................................................................................................
ĐIỂM *
ST TRỌNG
T TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT ĐIỂM TRỌNG
SỐ
SỐ
1 Chất lượng sản phẩm 5
2 Thời gian giao hàng 3
3 Giá cả hàng hóa 2
4 Phương thúc thanh toán 3
5 Các chứng chỉ liên quan đến an toàn thực 3
phẩm
6 Sự phản hồi với những sự cố phát sinh 1
7 Quy mô sản xuất 2
8 Số lượng hàng hóa có thể đáp ứng 2
Tổng 21
Ðiểm trung bình = Tổng (Ðiểm* Trọng số)/Tổng trọng số =

Kết luận: Nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn tuyển chọn (Ðiểm trung bình > 1.5 điểm, điểm chất lượng > 1.5 điểm)
Nhà cung ứng chưa đat tiêu chuẩn tuyển chọn
Nhân viên đánh giá Người xét duyệt
 Mã số: LB/QT11/BM02

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP ĐƯỢC DUYỆT

Phòng cung ứng Ngày cập nhật:

TÊN NHÀ SẢN PHẨM ĐIỆN FAX NGƯỜI THỜI GHI

STT CUNG CẤP HOẶC DỊCH THOẠI LIÊN GIAN CÓ CHÚ
VỤ CUNG CẤP LẠC HIỆU
LỰC

Trưởng phòng cung ứng CBLÐ phê duyệt

 Mã số: LB/QT11/BM03

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP TIỀM NĂNG

Phòng cung ứng Ngày:

STT TÊN NHÀ SẢN PHẢM HOẶC ĐIỆN FAX NGƯƠI GHI
CUNG CẤP DỊCH VỤ CUNG THOAI LIÊN CHÚ
CẤP LAC

Người lập phiếu: Phê duyệt:

 Mã số: LB/QT11/BM04

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

Tên tài liệu: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP THỰC PHẨM

CÔNG TY … CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Hôm nay, vào lúc .. giờ … ngày … tháng … năm 20… tại bếp ăn .....................................
Chúng tôi gồm có:
BÊN BÁN:
Tên nhà cung cấp:..............................................................................................................
Ông/Bà: ........................................................................Chức vụ: .....................................
Ông/Bà: ........................................................................Chức vụ: .....................................
BÊN MUA: CÔNG TY ….
Ông/Bà: ........................................................................Chức vụ: .....................................
Ông/Bà: ........................................................................Chức vụ: .....................................
Nội dung vi phạm:................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Hình ảnh đính kèm:

Kiến nghị xử lý (nếu có): ....................................................................................................

.............................................................................................................................................
..............................., ngày ... tháng ... năm 20...
Người lập biên bản Người bị lập biên bản Người làm chứng
 Mã số: LB/QT11/BM05

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

Tên tài liệu: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP THỰC PHẨM

BẢNG THỐNG KÊ LỖI GIAO HÀNG THÁNG…../NĂM….

TÊN, QUY SỐ LƯỢNG

STT NGÀY NHÀ CUNG CÁCH ĐẶT THỰC TRẢ LỖI VI ÐƠN TỔNG SỐ TIỀN GHI
GIAO CẤP HÀNG HÓA HÀNG NHẬN VỀ PHẠM GIÁ TIỀN PHẠT CHÚ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
 Mã số: LB/QT11/BM05

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

Tên tài liệu: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP THỰC PHẨM
 Mã số: LB/QT11/BM06

Lần ban hành: 01

Trang: 1/1

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM
 Mã số: LB/QT11/BM06

Lần ban hành: 01

Trang: 1/2

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY …
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

BIÊN BẢN KIỂM TRA

NHÀ CUNG CẤP NGUYÊN LIỆU THỰC PHẨM
Hôm nay, ngày ..../ ..../ ......, tại ..............................................., chúng tôi gồm:
1. Đoàn thanh tra (kiểm tra):
CÔNG TY …..
Địa chỉ:
Điện thoại: 0438732129, 0438729957
- Ông (bà) ............................. – Trưởng đoàn.
- Ông (bà) ............................. – Thành viên.
- Ông (bà) ............................. – Thành viên.

2. Đối tác:
Công ty............................................................................................................................
Điện thoại:......................................................................................................................
- Ông (bà) ............................. – Chức vụ:.............................
- Ông (bà) ............................. – Chức vụ:.............................
- Ông (bà) ............................. – Chức vụ:.............................

Bai bến tiến hành lập biên bản thanh tra (kiểm tra) các hạng mục như sau:
I/ GIẤY TỜ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH:
- Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:.........................................
- Giấy chứng nhận đầu tư:......................................................
- Bằng cấp, chứng chỉ của cán bộ phụ trách:...........................
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện:...................................

II/ NỘI DUNG THANH TRA (KIỂM TRA) THỰC TẾ:

- Cơ sở hạ tầng:................................................................................................
- Phương tiện phục vụ:.....................................................................................
- Công nghệ, thiết bị:........................................................................................
 Mã số: LB/QT11/BM06

Lần ban hành: 01

Trang: 1/2

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN VÀ THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP
Tên tài liệu:
THỰC PHẨM

III/ KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1. Kết luận:
Qua công tác kiểm tra thủ tục hành chính, giấy tờ tại cơ sở kiểm tra:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Kiểm tra thực tế các hạng mục:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2. Các yêu cầu và kiến nghị:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
VI/ Ý KIẾN CỦA DOANH NGHIỆP (nếu có):
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

Biên bản được thông qua vào hồi ....... giờ cùng ngày.
Biên bản gồm có ...... trang, được thành lập ..... bản có nội dung và giá trị pháp lí như nhau.

ĐẠI DIỆN CÔNG TY ĐẠI DIỆN ĐOÀN KIỂM TRA

(ký tên) (ký tên)