QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ QUỐC TẾ

Do Khoa/Bộ Môn Trường ĐHQT tổ chức

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết Mẫu

I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

-Gửi tờ trình C.001,

Đơn vị có
-Kế hoạch tổ chức C.002,
Xin ý kiến tổ chức hội nhu cầu
1 Trước 8 tháng -Dự trù kinh phí sơ bộ hội nghị lên Phòng QLKH C.003.
nghị
P.QLKH Tổng hợp nội dung, trình BGH xem xét và phê duyệt.

Xác định thành phần tổ P. QHĐN

2 Trước 6 tháng Ký MOU
chức Đối tác
-Dựa vào ý kiến phê duyệt của BGH, lên Kế hoạch chi tiết.
-Đề xuất nhân sự: Ban tổ chức, Ban chỉ đạo, Ban hậu cần, Ban Tài chính, Ban
Đơn vị
Thư ký.
3 Trước 6 tháng Lên kế hoạch chi tiết -Dự kiến số lượng khách tham dự.

P.KHTC Hỗ trợ đơn vị dự trù kinh phí

P. QLKH Hỗ trợ lên kế hoạch và trình BGH phê duyệt
Đơn vị
Tìm kiếm địa điểm tổ chức, khách sạn cho khách tham dự
[Đối tác*]
4 Trước 6 tháng Địa điểm tổ chức
P. QLKH Hỗ trợ đơn vị tìm kiếm địa điểm tổ chức

-Thiết Kế và xây dựng website cho hội nghị

-Thông báo về việc tổ chức hội nghị
Đơn vị
-Tiến hành nhận bài, thẩm định bài.
5 Trước 6 tháng Call for paper -Gửi Call for Papers (qua Internet, mail, tờ rơi)
Mở tài khoản (thanh toán và chuyển khoản)
P.KHTC Thông báo lên website trường
Thu phí tham dự Hội nghị
 Dựa vào dự toán kinh phí Hội nghị, lên phương án tìm kiếm nguồn tài trợ
Đơn vị
(Nafosted, US Navy, ĐHQG …)
6 Trước 4 tháng Xin tài trợ Hội nghị
Hỗ trợ văn bản, giấy tờ
P.QLKH
Xin phép ĐHQG tổ chức HN
-Tổng hợp danh sách khách tham dự
-Lên kế hoạch chi tiết các công việc: In Proceeding, quà tặng Hội nghị, phương
Đơn vị tiện vận chuyển, văn phòng phẩm, quà tặng cho hội nghị, tiệc trà, ăn trưa, gala
dinner, welcome reception.
- Gửi bảng tổng hợp lên P.QLKH.
7 Trước 4 tháng Chuẩn bị cơ sở vật chất
P.QLKH Hỗ trợ lên kế hoạch và trình BGH phê duyệt

P.KHTC Chuyển khoản thanh toán cho các công ty, khách sạn.

Chuẩn bị teabreak, ăn trưa, gala dinner, welcome reception và phòng cho hội
P.QTTB
nghị (IU)

Thủ tục visa cho khách Đơn vị Cung cấp thông tin về khách VIP, tiểu sử, Abstracts, Danh sách các Bài báo
8 Trước 1 tháng
tham dự
P.QHĐN Xin visa cho khách tham dự
- Chốt danh sách khách mời tham dự
9 Trước 1 tháng Chốt danh sách Đơn vị
-Thành lập đội tình nguyện viên phục vụ HN
Trước 1-2 Xin giấy phép tổ chức
10 P. QLKH Xin giấy phép tổ chức ở ĐHQG
tháng hội nghị
Đơn vị
Trước 2-3 Đề xuất danh sách khách mời
10 Gửi thư mời [Đối tác*]
tuần
P.QHĐN Gửi thư mời và xác nhận khách tham dự
Thông cáo báo chí và mời
11 Trước 1 tuần P.QHĐN Làm thông cáo báo chí và mời báo chí
báo chí

- Thông báo trên website IU chương trình HN

- Chuẩn bị túi HN.
12 Trước 1 tuần Chuẩn bị trước HN Đơn vị
-Phân công chi tiết công việc
-Họp tổng dợt
 _Treo banner, backdrop, standee.
_Trang trí hội trường, phòng họp và khu vực trung tâm, khu vực tiếp tân đón
khách.
_Dán các bản chỉ dẫn, sơ đồ.
_Chuẩn bị máy in, máy scan, giấy in.
13 Trước 1 tuần Công tác hậu cần P.QTTB
_Kiểm tra lại phòng hội nghị (máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, ổ
cắm, máy lạnh).
_Chuẩn bị hoa, quà tặng, các ấn phẩm liên Quan cho khách mời và khách tham
dự.
_Chuẩn bị nước uống chai cho phòng HN.

II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

Ngày 0: Tiền đăng ký HN Đơn vị -Xác định , liên hệ khách sạn để Chuẩn bị
1
(Pre-Registration day) P.QTTB -Tổ chức cho khách mời đăng kí tham Dự HN

P.QLKH,
Xác định số lượng, thành phần tham dự
2 Kiểm tra trước Hội nghị P.QTTB,
Phối hợp tổ chức kiểm tra lại công tác chuẩn bị lần cuối.
Đơn vị

P.QHĐN Đón tiếp khách mời tại bàn tiếp tân:

Đơn vị - Cho khách đăng ký tên
3 Đón khách
Tình nguyện - Phát bảng tên cho khách
viên - Phát cho khách một số thông tin về hội nghị
-Chiếu video clip giới thiệu về IU trước hội nghị.
Văn nghệ trước khi Khai -Trình bày tiết mục văn nghệ (đánh đàn, nhạc cụ, múa hát dân ca) trong thời
4 Đơn vị
mạc gian khách chờ ổn định trước hội nghị.

MC giới thiệu và mời đại biểu phát biểu.

5 Khai mạc Hội nghị Đơn vị
MC mời đại diện nhà trường trao qua cho phía khách mời, chụp hình lưu niệm.

6 Group photo Đơn vị Điều phối hướng dẫn khách mời tập trung chụp hình (trước sảnh của IU).

Đơn vị Phụ trách nội dung của Hội nghị

7 Trình bày hội nghị
P.QTTB Phục vụ máy chiếu, micro
 Điều phối viên của đơn vị tổ chức tiến hành:
- Chuẩn bị các bàn để thức ăn & nước uống
8 Chuẩn bị Tea Break P.QTTB - Kiểm tra món ăn & uống dựa trên thực đơn
- Kiểm tra cách bài trí thức ăn
- Kiểm tra các bộ đồ dùng (chén, đũa, muỗng, khăn giấy hộp)
Điều phối viên đơn vị tổ chức hướng dẫn khách mời tham dự buổi Tea Break.
9 Tea Break Đơn vị Sắp xếp nhân lực thu dọn ngăn nắp.
Tập trung khách mời vào Hội trường để tiếp tục tham dự Hội nghị.
Điều phối viên của đơn vị tổ chức tiến hành:
- Chuẩn bị các bàn để thức ăn & nước uống
Đơn vị
10 Chuẩn bị ăn trưa - Kiểm tra món ăn & uống dựa trên thực đơn
P.QTTB
- Kiểm tra cách bài trí thức ăn
- Kiểm tra các bộ đồ dùng (chén, đũa, muỗng, khăn giấy hộp)
Điều phối viên đơn vị tổ chức hướng dẫn khách mời tham dự buổi Tea Break.
11 Ăn trưa P.QTTB Sắp xếp nhân lực thu dọn ngăn nắp.
Tập trung khách mời vào Hội trường để tiếp tục tham dự Hội nghị.
[Đối tác] Hỗ trợ chi phí
Welcome Reception và Chịu trách nhiệm nội dung:
12 Đơn vị - Liên hệ nhà hàng, khách sạn.
Gala Dinner
P.QTTB -Hướng dẫn khách mời đến địa điểm để tham dự.

III. BÁO CÁO SAU HỘI NGHỊ

Báo cáo, tổng hợp thông tin, xử lý hình ảnh Hội nghị
Thanh lý hợp đồng dịch vụ
Đơn vị
Nhận xét.
1 tuần sau Bài học kinh nghiệm
1 Tổng hợp sau Hội nghị
Hội nghị
P.QLKH P.QLKH báo cáo lên ĐHQG, báo cáo tổng kết cho các nhà tài trợ (Nafosted)

P.KHTC Thanh quyết toán kinh phí

[ ] : Đối tác phối hợp tổ chức HN

* : tùy vào thỏa thuận trong MOU
 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO / SEMINAR
Do Khoa/Bộ Môn Trường Đại Học Quốc Tế tổ chức

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết Biểu Mẫu
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

Khoa/BM có nhu
Trước 1 tuần (trước Gửi tờ trình lên P.QLKH bao gồm những nội dung trong biểu mẫu HT1 HT1
cầu
1 ngày thứ 5 tuần trước Xin ý kiến tổ chức Hội thảo
diễn ra Hội thảo) - Tổng hợp nội dung, trình BGH xem xét và phê duyệt.
P.QLKH
- Thông báo kết quả đến Khoa/BM
2 Tạm ứng kinh phí Khoa/BM Nhận hồ sơ được phê duyệt và Tạm ứng kinh phí với P.KHTC KP1
Tại Trường ĐHQT, Linh Trung, Q. Thủ Đức
- Liên hệ với P.ĐT để đặt Phòng tổ chức Hội thảo
- Thông báo số Phòng đến Khoa/BM
3 Đặt phòng tổ chức Hội thảo P.QLKH
Tại cơ sở 3B-Lý Tự Trọng, Q.1, TP.HCM
- Trình BGH phương án tổ chức Hội thảo tại cơ sở 3B Lý Tự Trọng
Ngay sau khi BGH đồng - Liên hệ với P.ĐT để đặt Phòng
- Thông báo kết quả đến Khoa.BM
ý
Khoa/BM Thông báo đến CBGV, Sinh viên trong Khoa/BM

Nếu là Hội thảo Cấp trường:

Thông báo việc tổ chức Hội
4 - Phối hợp với P.TCHC đăng kí lịch tuần (hoặc sẽ email cho toàn thể CBVC)
thảo
P.QLKH - Phối hợp với Văn phòng Đoàn, P.CTSV thông báo tổ chức HT đến toàn thể
SV trong trường
- Hỗ trợ gửi thông báo đến các đơn vị, cá nhân khác ngoài Trường.

II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

- Chuẩn bị cơ sở vật chất (máy chiếu, micro…)
Ngày diễn ra Hội thảo P.QLKH - Hỗ trợ nước suối (15 chai)
- Hỗ trợ chuẩn bị tea break (nếu có)
1 - Điền thông tin vào biểu mẫu HT3 (có chữ kí báo cáo viên Hội thảo)
- Đón tiếp và hướng dẫn khách mời tham dự Hội thảo
Ngày diễn ra Hội thảo Khoa/BM HT3
- Chủ trì Hội thảo
- Chụp ảnh lưu niệm Hội thảo
III. BÁO CÁO SAU HỘI NGHỊ
-Thanh quyết toán với P.KHTC
Khoa/BM
1 Tổng hợp sau Hội thảo - Xử lý hình ảnh Hội thảo và gửi về P.QLKH (nếu có)
P.QLKH Tổng hợp, lưu trữ thông tin và hình ảnh Hội thảo
 QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO / SEMINAR
PROCEDURE FOR ORGANIZING SEMINARS
Do Khoa/Bộ Môn Trường Đại Học Quốc Tế tổ chức
ORGANIZED BY SCHOOLS/DEPARTMENTS - INTERNATIONAL UNIVERSITY

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết Biểu Mẫu
No Time Content In charge Detail Form
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ
Khoa/BM có
Trước 1 tuần nhu cầu
Gửi tờ trình lên P.QLKH bao gồm những nội dung trong biểu mẫu HT1
(trước ngày (Schools/ HT1
Sending a seminar proposal to ORD including contents in the form HT1
thứ 5 tuần Departments
Xin ý kiến tổ chức Hội thảo )
trước diễn ra
1 ( Ask for permission to
Hội thảo) - Tổng hợp nội dung, trình BGH xem xét và phê duyệt. (Report to BOR for
organize a seminar)
( by P.QLKH consideration and approval)
Thursday, 1 (ORD) - Thông báo kết quả đến Khoa/BM (Forward the approval to
week ahead) Schools/Departments)
Khoa/BM
Tạm ứng kinh phí (Schools/ Nhận hồ sơ được phê duyệt và Tạm ứng kinh phí với P.KHTC
2 KP1
(Budget) Departments Receive the approval and get the approved budget at OFP
) Tại Trường ĐHQT, Linh Trung, Q. Thủ Đức (At IU, Linh Trung, Thu
Duc)
- Liên hệ với P.ĐT để đặt Phòng tổ chức Hội thảo (Contact with OAA to
book
Tại cơthe
sởseminar room)
3B-Lý Tự Trọng, Q.1, TP.HCM (At Campus 3B-Ly Tu Trong, Dist.1,
Đặt phòng tổ chức Hội thảo P.QLKH HCM
- city)
Thông báo số Phòng đến Khoa/BM ( Forward the room number to the
3 Schools/Departments) tổ chức Hội thảo tại cơ sở 3B Lý Tự Trọng (Propose the
- Trình BGH phương án
Book Seminar Room ORD seminar plan held at the above campus)
Ngay sau khi - Liên hệ với P.ĐT để đặt Phòng (Contact with the OAA to book the room)
BGH đồng ý - Thông báo kết quả đến Khoa.BM (Forward the room number to the
Schools/Departments)
(Right after
the BOR's Khoa/BM
Thông báo đến CBGV, Sinh viên trong Khoa/BM
approval) Schools/
Announce the seminar to Staff and Students in Schools/Departments
Departments

Thông báo việc tổ chức Hội

4 thảo
Announce the Seminar
 Ngay sau khi
BGH đồng ý
(Right after
the BOR's
approval)

Nếu là Hội thảo Cấp trường: (If this is a seminar at IU's level)
Thông báo việc tổ chức Hội - Phối hợp với P.TCHC đăng kí lịch tuần (hoặc sẽ email cho toàn thể CBVC)
4 thảo Corporate with the O.. to book weekly schedule (or email to all staff)
Announce the Seminar P.QLKH - Phối hợp với Văn phòng Đoàn, P.CTSV thông báo tổ chức HT đến toàn thể
ORD SV trong trường (Corporate with OYU, OSS to notice the seminar to all
students)
- Hỗ trợ gửi thông báo đến các đơn vị, cá nhân khác ngoài Trường. (Send the
seminar annoucement to external individual/organization )
II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC
- Chuẩn bị cơ sở vật chất (máy chiếu, micro…) (Prepare equipments:
P.QLKH projectors, microphones…)
ORD - Hỗ trợ nước suối (15 chai) (15 bottles of water)
Ngày diễn ra - Điền
Hỗ trợthông tinbịvào
chuẩn tea biểu
breakmẫu HT3
(nếu có) (có
Teachữ kí báo
break cáo viên Hội thảo) (Fill in
(if any)
Hội thảo the form HT3 with the signature of speakers)
1 Organizing Seminar
(Seminar Khoa/BM - Đón tiếp và hướng dẫn khách mời tham dự Hội thảo (Host and guide
day) Schools/ seminar guests) HT3
Departments - Chủ trì Hội thảo (Organizing the seminar)
- Chụp ảnh lưu niệm Hội thảo (Take seminar photos)
III. BÁO CÁO SAU HỘI NGHỊ
Khoa/BM -Thanh quyết toán với P.KHTC (Complete
Schools/ - Xử lý hình ảnh Hội thảo và gửi về P.QLKH (nếu có) (Editing seminar
Tổng hợp sau Hội thảo Departments photos and send them to ORD (if any))
1
Report
P.QLKH Tổng hợp, lưu trữ thông tin và hình ảnh Hội thảo
ORD Collect and store information and photos of the seminar