TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

---------***---------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG
SẢN PHẨM BA CHỈ HEO RUSAGRO – CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU BEEBEE

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Trọng Nghĩa

Mã sinh viên: 1911110287
Lớp: Anh 6 – KTĐN
Khóa: 58
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Huyền Minh

Hà Nội, tháng 8 năm 2022

 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT
NHẬP KHẨU BEEBEE ...........................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................................3
1.2. Sơ đồ tổ chức và hoạt động ...............................................................................4
1.3. Khái quát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .......................................4
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ
HEO RUSAGRO CỦA DOANH NGHIỆP ............................................................7
2.1. Thực trạng quy trình xuất kho bán hàng mặt hàng ba chỉ heo Rusagro của
doanh nghiệp..............................................................................................................7
2.2. Phân tích và đánh giá quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo
Rusagro của doanh nghiệp .....................................................................................11
2.2.1. Nhận định chung ...........................................................................................11
2.2.2. Ưu điểm ..........................................................................................................12
2.2.2.1. Thông tin ......................................................................................................12
2.2.2.2. Theo dõi tồn kho ...........................................................................................12
2.2.3. Nhược điểm ....................................................................................................13
2.2.3.1. Sự linh hoạt ..................................................................................................13
2.2.3.2. Rủi ro giao hàng...........................................................................................13
2.2.3.3. Rủi ro tồn kho ...............................................................................................14
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN
HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP ............................................................................15
3.1. Dự báo triển vọng trong kinh doanh mặt hàng ba chỉ heo Rusagro trong
tương lai ...................................................................................................................15
3.2. Định hướng, mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai ............................15
3.3. Giải pháp đề xuất .............................................................................................16
3.3.1. Giải pháp đảm bảo sự linh hoạt ....................................................................16
3.3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng giao hàng ...................................................17
3.3.3. Giải pháp xử lí tồn kho ..................................................................................17
KẾT LUẬN ..............................................................................................................19
TRẢI NGHIỆM CÁ NHÂN ...................................................................................21
 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Trang web của công ty ............................................................................... 3
Hình 1.2. Sơ đồ bộ máy Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE .... 4
Bảng 1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 6/2022
.....................................................................................................................................5
Biểu đồ 1.1. Tỉ lệ doanh thu của hai hạng mục kinh doanh năm 2021 ...................... 6
Hình 2.1. Phiếu xuất kho bán hàng của doanh nghiệp ............................................... 8
Hình 2.2. Đơn hàng được lên trong nhóm ............................................................... 10
Hình 2.3. Thông tin xuất kho được lên trong nhóm................................................. 10
Biểu đồ 2.1. Tỉ lệ doanh thu của ba chỉ heo Rusagro giai đoạn 25/5/2022 đến nay 12
 1

LỜI MỞ ĐẦU
Hoạt động xuất hàng hóa khỏi kho và bán cho các khách hàng diễn ra thường
xuyên liên tục và là hoạt động chủ chốt mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Việc
phân tích quy trình xuất kho bán hàng của doanh nghiệp giúp tìm ra những điểm
mạnh và hạn chế trong quy trình hiện tại, nhằm phát huy những điểm mạnh và khắc
phục những hạn chế đó để quy trình vận hành một cách tối ưu hơn, giúp nâng cao
năng suất, giảm chi phí hoạt động nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bản
thân em khi được nhận thực tập vào Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu
BEEBEE đã được trực tiếp quan sát, tham gia vào hoạt động xuất kho bán hàng, từ
đó phân tích và có những điều chỉnh nhằm tối ưu hóa hoạt động này cho doanh nghiệp
nơi em đang được hướng dẫn thực tập. Chính vì những lý do kể trên, em đã quyết
định lựa chọn đề tài: Phân tích quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo
Rusagro – Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE cho báo cáo
thực tập giữa khóa của mình. Báo cáo của em bao gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu
BEEBEE
Chương 2: Quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo Rusagro
của doanh nghiệp
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình xuất kho bán hàng của doanh
nghiệp
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban Giám đốc và tập thể Công
ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đã vô cùng sát sao trong việc hỗ trợ,
hướng dẫn em hoàn thành tốt các công việc được phân công trong suốt khoảng thời
gian thực tập kéo dài 5 tuần vừa qua và giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập giữa
khóa. Tuy quãng thời gian này không phải quá dài, nhưng cũng đã giúp em học hỏi
rất nhiều điều mới mẻ và quan trọng nhất – được trải nghiệm môi trường làm việc
thực tế, để từ đó rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình làm
việc trong tương lai.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn – ThS.
Nguyễn Huyền Minh đã vô cùng tận tâm chỉ dẫn em để có thể làm được báo cáo thực
tập giữa khóa một cách chỉn chu, khoa học và hiệu quả nhất. Tuy vậy, trong khoảng
 2

thời gian thực hiện quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo, khó có thể tránh khỏi
những sai sót. Chính vì vậy, em mong rằng em sẽ nhận được những góp ý chỉnh sửa
của thầy để em có thể hoàn thành tốt hơn những công trình khoa học trong tương lai.
 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT

NHẬP KHẨU BEEBEE
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
• Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE
• Mã số thuế: 0109242504
• Điện thoại: 0818885533
Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE thuộc loại hình Công
ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước, được chính thức thành
lập vào ngày 29/6/2020. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là bà Lê Thị Mỹ
Hòa, đồng thời là giám đốc công ty. Hiện nay doanh nghiệp đang hoạt động với 2
hạng mục kinh doanh: Thịt tươi sống nhập khẩu; Giải pháp đóng gói.

Hình 1.1. Trang web của công ty

Nguồn: tbee.vn
 4

1.2. Sơ đồ tổ chức và hoạt động

Hình 1.2. Sơ đồ bộ máy Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản do chưa có nhiều nhân
sự. Các thành viên ở từng phòng ban có những nhiệm vụ được phân công như sau:
• Ban Giám đốc: Là đầu não của doanh nghiệp, trực tiếp quản lý và giám sát
các phòng khác. Các hoạt động, chi phí được các phòng đề xuất đều phải
thông qua sự phê duyệt của ban Giám đốc.
• Phòng Kinh doanh: Nhân viên kinh doanh là những người bán hàng chính
của doanh nghiệp. Nhân viên kinh doanh cũng đồng thời là người chăm
sóc khách hàng của mình.
• Phòng Kế toán: Theo dõi và làm giấy tờ, sổ sách liên quan tới các hoạt
động có gắn với các yếu tố tài chính.
• Phòng Mua hàng: Tìm nguồn hàng và lựa chọn nguồn hàng thích hợp để
nhập về công ty với các mục đích như kinh doanh, tự sử dụng.
• Phòng Kho vận: Quản lý và vận hành kho hàng, cũng như theo dõi, thực
hiện nghiêm túc, hiệu quả quy trình mua hàng, quy trình xuất kho bán hàng.
1.3. Khái quát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Như đã đề cập ở mục 1.1., Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu
BEEBEE đang hoạt động với 2 hạng mục kinh doanh, cụ thể:
 5

• Thịt tươi sống nhập khẩu: Các mặt hàng thịt trâu, thịt bò, thịt heo, thịt cừu
nhập khẩu từ một số quốc gia như Ấn Độ, Canada, Australia, Tây Ban Nha,
… đạt các chứng nhận quốc tế về tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Giải pháp đóng gói: Có 2 loại hàng bao gồm: Màng bọc thực phẩm và
miếng thấm hút dịch từ thực phẩm.
Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE có tệp khách hàng
tương đối rộng, bao gồm các khách buôn, khách lẻ, nhà hàng, các công ty chuyên về
thực phẩm khác. Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu nằm trên địa bàn thành phố
Hà Nội, số ít khác nằm ở các tỉnh thành khác như Hà Nam, Tuyên Quang, Hải Phòng,
Thành Phố Hồ Chí Minh, … Đáng chú ý, doanh nghiệp hiện đang là đối tác của một
số doanh nghiệp lớn như CP Food, Masan, …
Trải qua hơn 2 năm đi vào hoạt động, với đội ngũ nhân sự trẻ và năng động,
am hiểu sản phẩm và nắm bắt tốt nhu cầu thị trường, Công ty TNHH Thương mại
Xuất nhập khẩu BEEBEE đã đạt được những thành tựu nhất định. Doanh thu của
công ty năm 2021 đạt hơn 36 tỷ 800 triệu, trong đó doanh thu từ kinh doanh thực
phẩm là 29 tỷ 430 triệu, một con số không hề nhỏ đối với một doanh nghiệp trẻ. Hiện
doanh thu 6 tháng đầu 2022 đạt hơn 29 tỷ 600 triệu, hứa hẹn năm 2022 sẽ là một bước
tiến vượt bậc của doanh nghiệp.

Bảng 1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 6/2022
Đơn vị tính: VND
Năm 2021 Tháng 1 – 6 năm 2022
Doanh thu 36.817.916.909 29.627.520.141
Giá vốn 31.774.050.577 26.384.383.508
Chi phí vận hành 2.391.500.917 1.646.267.905
Lợi nhuận 2.652.365.415 1.596.868.728
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
 6

Biểu đồ 1.1. Tỉ lệ doanh thu của hai hạng mục kinh doanh năm 2021

20%

Thực phẩm
Giải pháp đóng gói

80%

Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

Theo thống kê của doanh nghiệp, tỉ lệ doanh thu của nửa đầu năm 2022 tương
đối giống với năm 2021, tức là doanh thu từ việc kinh doanh thực phẩm vẫn chiếm
dao động trong khoảng 80%. Đây là hạng mục kinh doanh có tệp khách hàng đa dạng
hơn, nhu cầu lớn, sản phẩm phong phú nên luôn đem lại nguồn thu dồi dào cho doanh
nghiệp. Dù không phải hạng mục đem lại lượng doanh thu lớn hơn nhưng việc kinh
doanh vật tư giải pháp đóng gói lại rất được các đối tác như Masan hay CP Food đánh
giá cao, hứa hẹn sẽ mang lại sự hợp tác bền vững, lâu dài cho các bên.
 7

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ
HEO RUSAGRO CỦA DOANH NGHIỆP
2.1. Thực trạng quy trình xuất kho bán hàng mặt hàng ba chỉ heo Rusagro của
doanh nghiệp
Mặt hàng ba chỉ heo Rusagro nhập khẩu từ Liên Bang Nga thuộc nhóm hàng
thịt heo. Sau khi nghiên cứu và tìm hiểu, với việc xu hướng khách hàng hiện nay ưa
chuộng các dòng ba chỉ ưa nạc và ít mỡ, cộng với giá tốt cũng như mối quan hệ với
các nhà cung cấp tại Liên Bang Nga, doanh nghiệp đã nhận thấy nhu cầu trong tương
lai cho sản phẩm ba chỉ heo sẽ tăng cao, cũng như lợi ích lớn nếu như kinh doanh mặt
hàng này. Chính vì vậy, công ty đã quyết định nhập khẩu sản phẩm này về Việt Nam
kinh doanh.
Hiện tại, tất cả các nhóm hàng thuộc cả 2 hạng mục kinh doanh là thực phẩm
tươi sống và giải pháp đóng gói đều áp dụng chung 1 quy trình xuất kho bán hàng:
Bước 1: LÊN ĐƠN HÀNG
Người thực hiện: Nhân viên bán hàng
Cách thực hiện: Lên đơn hàng trong nhóm Zalo Đơn hàng Beebee.
Đơn hàng phải đầy đủ các thông tin: Tên khách hàng; Địa chỉ; Số điện thoại;
Tên hàng hóa; Số lượng; Đơn giá; Thời gian giao hàng; Phương thức thanh toán.
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tồn kho và xác nhận tình trạng tồn kho của
hàng theo đơn hàng. Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu cầu, cần báo ngay cho nhân viên
bán hàng trên nhóm Đơn hàng Beebee để sắp xếp.
Bước 2: KIỂM TRA TỒN KHO
Người thực hiện: Thủ kho
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tồn kho và xác nhận tình trạng tồn kho của
hàng theo đơn hàng. Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu cầu, cần báo ngay cho nhân viên
bán hàng trên nhóm Đơn hàng Beebee để sắp xếp.
Bước 3: SẮP XẾP ĐƠN HÀNG
Người thực hiện: Thủ kho
Thủ kho chuẩn bị hàng hóa, sắp xếp tuyến đi giao hàng cho nhân viên giao
hàng. Trường hợp hàng hóa có vấn đề hoặc không thể giao hàng theo đúng thời gian
khách hàng cần, thủ kho báo lại với nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng thông
 8

báo và trao đổi lại với khách hàng để xử lý vấn đề, tránh trường hợp khách hàng khiếu
nại.
Bước 4: LẬP PHIẾU XUẤT KHO
Người thực hiện: Nhân viên vận hành/Thủ kho
Thông tin xuất kho của từng đơn hàng được ghi trên nhóm Zalo Xuất hàng
Beebee.
Phiếu xuất kho được lập dựa trên số lượng thực tế giao cho khách hàng,
phải có chữ ký của Thủ kho và Người lập phiếu, phải được lập trước khi hàng
hóa được đi ra khỏi phạm vi kho.

Hình 2.1. Phiếu xuất kho bán hàng của doanh nghiệp
 9

Bước 5: GIAO HÀNG

Người thực hiện: Nhân viên giao hàng
- Nhân viên giao hàng nhận hàng từ thủ kho theo đơn, kiểm tra lại hàng hóa
và ký xác nhận vào Phiếu xuất kho.
- Khách hàng nhận hàng kiểm tra đúng hàng hóa, đủ số lượng và ký đầy đủ
họ tên, phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, công nợ). Trường
hợp sai sót về hàng hóa/số lượng hoặc khách hàng muốn đổi trả, nhân viên
giao hàng thông báo lại với thủ kho/nhân viên bán hàng để đưa ra phương
án xử lý.
- Sau khi hoàn thành việc giao hàng, nhân viên giao hàng đưa lại phiếu xuất
kho (có chữ ký của thủ kho/người lập phiếu, người giao hàng, người nhận
hàng) và tiền hàng (nếu khách hàng thanh toán tiền mặt) cho kế toán.
Phiếu giao hàng lúc này có đủ chũ ký của người lập phiếu, thủ kho,
người giao hàng, người nhận hàng (ký đủ họ tên + tình trạng thanh
toán).
- Trường hợp khách hàng thanh toán chuyển khoản, nhân viên giao hàng
chụp lại giao dịch và gửi lên nhóm Zalo Đơn hàng Beebee để xác nhận.
Trường hợp khách hàng thanh toán tiền mặt, nhân viên giao hàng nộp
cho kế toán và ký sổ thu tiền.
- Đối với những khách hàng yêu cầu thanh toán ngay nhưng chậm thanh
toán, nhân viên giao hàng cần thông báo cho nhân viên bán hàng và có sự
xác nhận của nhân viên bán hàng.
Một ví dụ cụ thể đối với việc áp dụng quy trình này cho xuất bán mặt hàng ba
chỉ heo Rusagro vào ngày 22/7/2022:
Bước 1: LÊN ĐƠN HÀNG
 10

Hình 2.2. Đơn hàng được lên trong nhóm

Ở đây chúng ta thấy đơn hàng được lên mà chưa có số điện thoại. Điều này
cũng không phải vấn đề vì địa chỉ và số điện thoại đã được nhập lên hệ thống từ lần
đầu tiên khách hàng này đặt hàng, khi xuất phiếu xuất kho trên phiếu sẽ tự động có
địa chỉ và số điện thoại. Đồng thời ở đây chỉ ghi tên hàng là ba chỉ heo, nguyên do là
vì lúc đó các mã hàng ba chỉ heo đều hết, chỉ còn ba chỉ heo Rusagro là còn tồn kho.
Đơn hàng này được lên từ 6h30 sáng ngày 22/7 nhưng yêu cầu về thời gian
giao hàng là buổi chiều, do khách hàng này không làm việc vào buổi sáng.
Bước 2: KIỂM TRA TỒN KHO
Với đơn hàng này, sau khi kiểm tra tồn kho thấy có đủ hàng, nên không có
thông báo gì thêm từ thủ kho.
Bước 3: SẮP XẾP ĐƠN HÀNG
Đơn hàng này có yêu cầu giao chiều nên được sắp xếp cho người giao hàng
giao vào buổi chiều, cụ thể trong ngày hôm đó là 14h chiều.
Trong hình 2.2 có thể thấy tin nhắn đơn hàng có 1 biểu tượng thả tim, đó là ký
hiệu xác nhận thủ kho đã chuẩn bị xong hàng hóa và có số liệu gửi lên nhóm Kho
hàng để lập phiếu xuất kho.
Bước 4: LẬP PHIẾU XUẤT KHO

Hình 2.3. Thông tin xuất kho được lên trong nhóm
Số liệu hàng hóa được lên trong nhóm để lập phiếu xuất kho. Sau khi nắm
được thông tin, người xuất phiếu thả tim vào tin nhắn. Sau khi lập xong phiếu xuất
 11

kho và kiểm tra lại thông tin chính xác, người lập phiếu quay lại tin nhắn đơn hàng
và thả like vào tin nhắn đó (hình 2.1).
Bước 5: GIAO HÀNG
Trên thực tế, một lần giao hàng sẽ bao gồm nhiều đơn hàng của nhiều khách
hàng. Sau khi xuất xong phiếu xuất kho bán hàng, người giao hàng nhận các phiếu
xuất kho và tới kho để nhận hàng, sắp xếp đủ hàng hóa lên xe và thống nhất tuyến
đường giao hàng với thủ kho, sau đó đi giao hàng.
2.2. Phân tích và đánh giá quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo
Rusagro của doanh nghiệp
2.2.1. Nhận định chung
Trước khi có quy trình này, doanh nghiệp đã áp dụng một quy trình khác gần
như tương tự. Điểm khác biệt duy nhất đó là quy trình trước đây không có bước 2 về
kiểm tra tồn kho. Thực tế, việc kiểm tra tồn kho là điều bắt buộc để tránh trường hợp
đơn hàng đã được lên nhưng sau đó mới phát hiện ra hàng hóa trong kho không đảm
bảo đủ số lượng để cung cấp cho khách hàng.
Như đã đề cập, ba chỉ heo Rusagro là sản phẩm mới được công ty nhập kho
về và bán hàng gần đây, nên mặt hàng này đã được áp dụng quy trình này khi được
đưa vào kinh doanh. Cũng chính vì đây là mã hàng mới (từ 25/5/2022) nên tổng doanh
thu từ đó tính đến thời điểm hiện tại khá khiêm tốn, đạt hơn 7 triệu đồng. Nếu như so
sánh với tổng doanh thu của nhóm hàng thịt heo cùng kỳ thì con số này chỉ chiếm
chưa đến 1%. Con số này có thể lý giải qua những nguyên nhân sau:
• Ba chỉ heo Rusagro chỉ là một trong số các sản phẩm Ba chỉ heo mà doanh
nghiệp hiện đang kinh doanh.
• Có một sản phẩm sườn heo được một khách hàng mua với số lượng lớn và
đều đặn. Nếu không xét đến khách hàng này, tỉ lệ doanh thu của ba chỉ heo
Rusagro trong giai đoạn kể trên chiếm 9,02%.
 12

Biểu đồ 2.1. Tỉ lệ doanh thu của ba chỉ heo Rusagro giai đoạn 25/5/2022 đến nay

9%

Ba chỉ heo Rusagro

Các sản phẩm về heo khác

91%

Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

2.2.2. Ưu điểm
2.2.2.1. Thông tin
Đơn hàng được lên với các thông tin đầy đủ để thủ kho có thể nắm được số
lượng để chuẩn bị hàng hóa cũng như sắp xếp tuyến đi phù hợp nhất cho nhân viên
giao hàng, đồng thời giúp cho nhân viên vận hành có thể lập phiếu xuất kho vừa
nhanh, vừa chính xác.
Phiếu xuất kho bán hàng cũng được yêu cầu có đủ chữ ký của những người
liên quan (người lập phiếu, thủ kho, người mua hàng, người giao hàng) nhằm tránh
các yếu tố không mong muốn phát sinh, ví dụ như thanh toán tiền hàng, đối chiếu
công nợ, …
2.2.2.2. Theo dõi tồn kho
Công ty sử dụng hệ thống kế toán trên internet để lập phiếu xuất kho bán hàng,
khi đó hàng xuất ra dựa trên số lượng thực tế cũng ngay lập tức được cập nhật mức
tồn kho trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn kho.
 13

2.2.3. Nhược điểm

2.2.3.1. Sự linh hoạt
Về cơ bản, đây là một quy trình khá chi tiết và rõ ràng, nên kéo theo điều đó
là độ linh hoạt trong vận hành cũng sẽ giảm đi phần nào. Có khá nhiều trường hợp đã
từng xảy ra như việc khách hàng chỉ muốn thanh toán tiền hàng mà không ký xác
nhận vào phiếu, khách hàng muốn xuất hóa đơn không giá, khách hàng ký xác nhận
mà không ghi rõ tình trạng thanh toán… Các trường hợp này đều đã và vẫn đang diễn
ra. Rủi ro về việc thanh toán tiền hàng cũng từ đó mà xuất hiện. Nếu như khách hàng
không uy tín, việc không có xác nhận cụ thể từ người mua hàng sẽ là điểm yếu để họ
vịn vào và không thừa nhận hành vi của mình, trong khi doanh nghiệp không có đủ
bằng chứng để quy trách nhiệm cho người mua hàng khi tình huống xảy ra. Ngược
lại, nếu như đảm bảo được uy tín khách hàng hoặc có phương pháp khác để ghi lại
thông tin làm minh chứng thì nên linh động cho khách hàng để tạo mối quan hệ tốt
hơn.
Trong bước 5 của quy trình có ghi “Đối với những khách hàng yêu cầu thanh
toán ngay nhưng chậm thanh toán, nhân viên giao hàng cần thông báo cho nhân viên
bán hàng và có sự xác nhận của nhân viên bán hàng.” Những trường hợp này xảy ra
có thể là do sự đổi ý của khách hàng, sự không thống nhất giữa nhân viên kinh doanh
và khách hàng. Điều này gây khó cho nhân viên giao hàng trong trường hợp không
thể liên lạc ngay với nhân viên kinh doanh để giải quyết.
2.2.3.2. Rủi ro giao hàng
Trong quy trình không đề cập tới cách thức xử lý với các trường hợp rủi ro về
người giao hàng, yếu tố thời gian ảnh hưởng tới việc giao hàng cho khách. Trên thực
tế rất ít khi ghi nhận những trường hợp như vậy, nhưng cũng cần lưu ý để có biện
pháp giải quyết trong trường hợp những tình huống xấu xảy ra, có thể ảnh hưởng tới
uy tín và lợi nhuận của doanh nghiệp. Chưa kể, hiện nay công ty chỉ có 1 nhân viên
giao hàng chính thức. Trong tương lai khi giai đoạn đông – xuân tới, số lượng đơn
hàng tăng cao thì với chỉ 1 người giao hàng chính thức, bộ phận giao vận sẽ bị quá
tải.
Thực tế, với việc có rất nhiều khách hàng và mỗi khách hàng có những yêu
cầu riêng về hàng hóa, thời điểm giao hàng hay có những tính cách riêng, việc cư xử
 14

để làm hài lòng tất cả khách hàng, mang đến những trải nghiệm tốt cho khách cũng
là một vấn đề nan giải.
2.2.3.3. Rủi ro tồn kho
Trong quy trình đã nêu rõ “Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tồn kho và xác
nhận tình trạng tồn kho của hàng theo đơn hàng. Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu cầu,
cần báo ngay cho nhân viên bán hàng trên nhóm Đơn hàng Beebee để sắp xếp.” Tuy
vậy trên thực tế, không phải lúc nào việc sắp xếp lại với khách hàng cũng trở nên dễ
dàng và suôn sẻ. Nếu trường hợp xấu xảy ra, có thể doanh nghiệp sẽ mất đi một khách
hàng tiềm năng. Việc kho hết hoặc thiếu hàng cũng không phải tình trạng nên để kéo
dài, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
 15

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN
HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
3.1. Dự báo triển vọng trong kinh doanh mặt hàng ba chỉ heo Rusagro trong
tương lai
Mặt hàng ba chỉ heo Rusagro là một sản phẩm được đánh giá có tỉ lệ nạc – mỡ
phù hợp (không nhiều mỡ), bản thịt không quá dày, giá cả phải chăng cũng đã đạt
được một sản lượng bán nhất định trong giai đoạn đầu xuất hiện trong danh mục sản
phẩm của doanh nghiệp. Đây là một tín hiệu tích cực. Dự báo trong tương lai, đặc
biệt là giai đoạn nửa sau của năm 2022, lượng đặt hàng cho các sản phẩm thực phẩm
nhập khẩu của công ty nói chung và ba chỉ heo nói riêng sẽ tăng cao, nên doanh thu
của mặt hàng này được dự báo sẽ tăng mạnh trong giai đoạn tới.
Có một số khách hàng từng mua nhiều loại ba chỉ heo của công ty cũng rất hài
lòng khi được chuyển sang tiếp cận với ba chỉ heo Rusagro, đây cũng là một điểm
đáng chú ý và là triển vọng tương đối sáng của dòng sản phẩm này.
3.2. Định hướng, mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai
Doanh nghiệp luôn có định hướng phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai
một cách toàn diện: từ doanh thu, lợi nhuận tới quy mô, chất lượng nguồn nhân lực,
… Dự kiến trong tương lai, doanh nghiệp sẽ nhập khẩu và kinh doanh những nhóm
hàng thực phẩm mới ngoài thịt tươi sống nhập khẩu. Về quy mô doanh nghiệp, trong
năm tới công ty dự định sẽ mở một chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Doanh
thu và lợi nhuận cho tới hết năm 2022 đặt mục tiêu vượt trên năm 2021 30% và hơn
thế với năm 2023 so với 2022. Với những định hướng, mục tiêu như vậy, không khó
để nhận ra Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đang có nhiều cơ
hội để phát triển, và đi kèm với đó cũng là không ít những thách thức trước mắt:
• Cơ hội:
- Hiện nay công ty đã có cho mình một chỗ đứng khá vững chắc trên thị
trường, khẳng định được uy tín doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm.
Có được nhiều khách hàng tin cậy và cả mối quan hệ với một số tập
đoàn, doanh nghiệp lớn.
- Việc mở rộng phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng thêm được tệp
khách hàng của mình. Từ khi thành lập cho tới thời điểm hiện tại, khách
 16

hàng trong miền Nam của doanh nghiệp chủ yếu là các khách hàng mua
sản phẩm giải pháp đóng gói. Tới đây khi đã có chi nhánh Thành Phố
Hồ Chí Minh, doanh nghiệp sẽ phát triển cả việc kinh doanh thực phẩm
ở khu vực miền Nam.
- Khu vực miền Nam tuy là một khu vực mới khi doanh nghiệp chính
thức đi vào hoạt động chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh, nhưng
công ty cũng đã có những đối tác thân cận tại đây, sẽ hỗ trợ rất nhiều
cho quá trình hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
• Thách thức:
- Các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp vẫn rất nhiều, thị trường cạnh
tranh vô cùng khốc liệt. Các đối thủ cạnh tranh mới cũng xuất hiện
nhiều hơn. Việc gia nhập thị trường mới cũng đồng nghĩa với việc đối
đầu với những đối thủ cạnh tranh mới ở một môi trường mới.
- Mở rộng nguồn nhân lực mà ở đó những con người mới đều đạt được
chất lượng làm việc cao không phải điều dễ dàng làm được trong thời
gian ngắn.
- Hoạt động thị trường mới ít nhiều sẽ có những khác biệt so với thị
trường miền Bắc, đòi hỏi khả năng thích ứng tốt của doanh nghiệp.
3.3. Giải pháp đề xuất
3.3.1. Giải pháp đảm bảo sự linh hoạt
Việc có một quy trình yêu cầu kỹ lưỡng về nội dung của đơn hàng và xác nhận
của các bên liên quan trên phiếu xuất kho bán hàng với mục đích đảm bảo quyền lợi
của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu một khách hàng có những yêu cầu đặc biệt, việc
xác nhận được uy tín của khách sẽ giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn
với cả hai phía. Hoặc, nhân viên kinh doanh khi chăm sóc khách hàng của mình có
thể tìm ra phương thức khác để lưu trữ minh chứng, tránh việc khi đòi công nợ phát
sinh rủi ro không mong muốn. Điểm này phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên kinh
doanh.
Có những khách hàng cho rằng họ thanh toán trước khi nhận hàng về tay của
mình, họ cho rằng khi đó không cần thiết phải ký xác nhận. Đây là một trường hợp
 17

hoàn toàn có thể linh động cho khách hàng, vì mục tiêu nhận thanh toán cuối cùng đã
hoàn thành. Tuy nhiên, rất hiếm khi có trường hợp này xảy ra.
Tóm lại, việc đảm bảo sự linh hoạt cho quá trình vận hành quy trình không
phải với mục đích để cho nhân viên hoạt động một cách tùy hứng, mà để hỗ trợ cho
nhân viên làm việc một cách thoải mái hơn, cũng như tạo cho khách hàng một trải
nghiệm tốt hơn.
3.3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng giao hàng
Về nguồn nhân lực: Thời điểm hiện tại doanh nghiệp chỉ có một nhân viên
giao hàng chính thức. Với việc doanh nghiệp đang ngày càng đẩy mạnh kinh doanh,
mở rộng tệp khách hàng cũng như khách hàng ngày càng đặt nhiều đơn hàng hơn với
số lượng lớn hơn, chưa kể đến việc trong khoảng thời gian mùa đông và xuân là giai
đoạn số lượng đơn hàng đạt đỉnh, nếu vẫn chỉ có 1 nhân viên giao hàng thì chắc chắn
bộ phận giao vận sẽ bị quá tải. Việc bố trí tuyển dụng thêm ít nhất là 1 người giao
hàng nữa gần như là điều bắt buộc phải làm ngay trong tháng tới, trước khi giai đoạn
cao điểm ập đến. Ngoài việc đảm bảo số lượng và chất lượng cho các tuyến hàng,
việc tuyển dụng trước mùa đông cũng là để cho nhân viên mới làm quen với đầu công
việc và các tuyến đường giao, cũng như nắm bắt được tâm lý của các khách hàng của
công ty.
Về trải nghiệm giao hàng: Ưu tiên sắp xếp đơn hàng và giao hàng thật sớm
cho những khách hàng có yêu cầu nhận hàng sớm. Tôn trọng, ân cần và giúp đỡ khách
hàng mỗi khi khách hàng có yêu cầu. Có những khách hàng có khung giờ mở cửa
nhận hàng khá đặc thù thì cũng cần phải ghi nhớ để tiết kiệm thời gian và công sức.
Trải nghiệm khách hàng muốn tốt cần có sự phối hợp của cả nhân viên kinh doanh,
bộ phận vận hành và người giao hàng.
Chất lượng giao hàng muốn cải thiện không khó nhưng để làm được điều đó
cũng cần khá nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, để có được sự tin cậy của khách
hàng thì đây luôn là yếu tố mà doanh nghiệp cần phải hướng tới và nâng cao, phát
triển không ngừng.
3.3.3. Giải pháp xử lí tồn kho
Doanh nghiệp cần căn cứ vào lượng đơn hàng thực tế qua các giai đoạn để ước
tính lượng tồn kho tối thiểu hợp lý dự trù cho những trường hợp phát sinh. Khi gần
 18

đạt tới ngưỡng tồn kho tối thiểu, cần báo cho bộ phận mua hàng để sắp xếp nhập hàng
mới về để tiếp tục kinh doanh.
Thủ kho và kế toán kho luôn cần nắm chắc số liệu thực tế trong kho và so sánh
với số lượng trong hệ thống, không những để tiện cho quá trình làm báo cáo tồn kho,
còn để theo sát để đưa ra những quyết định phù hợp cho việc vận hành kho được trôi
chảy. Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống kế toán trên internet, đồng bộ thông
tin ngay khi xuất kho bán hàng nên việc kiểm kê chính xác hay không sẽ phụ thuộc
vào tính chính xác khi nhập dữ liệu xuất hàng, và việc kiểm kê thực tế. Hàng hóa
trong kho cũng được nhập – xuất bán liên tục, nên cần sắp xếp hàng trong kho một
cách khoa học để tiện cho việc kiểm hàng.
Có một tình trạng đang tồn tại ở doanh nghiệp đó là việc có một số mặt hàng
đang bị nhập nhiều hơn một mã hàng. Cụ thể hơn là do người nhập liệu đã thêm một
mã mới cho cùng một mặt hàng (khi mặt hàng này được nhập về một số lượng lớn)
mà không hề hay biết. Điều này có thể gây ra nhầm lẫn cho người xuất phiếu khi
chọn mã hàng. Tuy nhiên vấn đề này có thể dễ dàng xử lý bằng cách xuất hết số liệu
của một mã rồi sau đó xóa mã đó đi.
 19

KẾT LUẬN
Mặc dù là một doanh nghiệp có tuổi đời còn trẻ, nhưng những thành công mà
Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đạt được là vô cùng đáng ghi
nhận và là một bước đệm để doanh nghiệp đạt được nhiều thành công hơn nữa trong
tương lai. Để có thể đạt được mục tiêu và định hướng đã đề ra, công ty luôn sát sao
trong việc thực hiện vận hành doanh nghiệp theo các quy trình được đưa ra, luôn cố
gắng tìm ra hướng giải quyết cho các lỗ hổng gặp phải. Xuất kho bán hàng là hoạt
động chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, vì vậy việc thực hiện quy trình sao
cho vừa nguyên tắc, vừa có được độ linh hoạt cần thiết không phải điều dễ dàng.
Doanh nghiệp hiện vẫn còn đang có những vấn đề về nhân sự, hay về phía khách
hàng, … Nhưng các vấn đề này đều đang được lên kế hoạch giải quyết trong tương
lai, nhằm tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, tăng thu lợi nhuận. Về phía sản
phẩm Ba chỉ heo Rusagro, đây cũng là một trong những mặt hàng đang được công ty
hướng tới việc đẩy mạnh tiếp thị rộng rãi hơn tới với các tệp khách hàng, và cũng
đang mang trong mình tiềm năng tạo ra doanh thu lớn cho công ty.
Trong thời gian lâu dài sau này, khi doanh nghiệp đã phát triển tới một mức
độ cao hơn, các quy trình sẽ được chỉnh sửa, hoặc thay thế tất yếu phù hợp với tình
hình thực tế của doanh nghiệp. BEEBEE luôn để ý tới điều này, luôn xây dựng các
quy trình sao cho phù hợp nhất với thực trạng của mình. Có như vậy, quá trình vận
hành và kinh doanh của công ty mới trở nên dễ dàng, trơn tru và đạt được hiệu quả
cao.
Các doanh nghiệp lớn hiện nay đều có những câu chuyện lịch sử của họ. John
Pemberton – người tạo ra Coca-Cola đã phải đi chào mời khắp nơi những chai Coca
đầu tiên. Và phần còn lại, trải qua hơn 100 năm, đó chính là lịch sử. Đó chỉ là một
trong rất rất nhiều câu chuyện sơ khai của những tập đoàn, những doanh nghiệp hàng
đầu, những công ty lớn ở khắp mọi nơi trên thế giới. Với niềm tin, khát vọng và nỗ
lực không ngừng, những “con ong chăm chỉ” luôn mong muốn được bay thật cao,
thật xa hơn nữa. Có thể ở thời điểm hiện tại, so với những nơi khác, BEEBEE chỉ
đang là những chú ong nhỏ bé. Nhưng trong cuộc đời đâu có đánh thuế ước mơ. Các
thành viên của Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đều được
truyền đạt lại là luôn luôn phải nghĩ lớn, sinh ra để làm việc lớn. Với mong muốn và
 20

mục tiêu trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong nước và xa hơn là vươn mình ra
thị trường quốc tế, công ty đã và đang tiến những bước chân thật vững chắc, trước
khi bước thật dài và những bước chạy nhanh hơn.
 21

TRẢI NGHIỆM CÁ NHÂN

Kết thúc các môn học ở Trường Đại học Ngoại thương trong vòng 3 năm khiến
em cảm giác mọi thứ trôi qua quá nhanh, nhanh tới nỗi em còn cảm thấy mình vẫn
còn những điều gì đó chưa thể thực hiện ở đây. Có lẽ là do tác động của dịch COVID-
19 khiến cho một nửa quãng thời gian này em phải học online tại nhà. Lên trường
học offline chưa lâu thì đã hết kỳ học và phải tất bật tìm kiếm nơi thực tập. Và rồi em
gặp được các anh chị ở BEEBEE.
Mặc dù làm việc ở BEEBEE chưa được lâu, tuy nhiên em cũng đã có cho mình
những trải nghiệm quý báu và đáng nhớ.
Được tuyển vào công ty và trở thành “em út” của BEEBEE nên em được các
anh chị hướng dẫn và chỉ bảo rất tận tình. Môi trường làm việc thực tế đúng là có rất
nhiều thứ mà chỉ ở trong môi trường học đường sẽ không thể hình dung ra được. Quá
trình làm việc thực sự em cũng gặp nhiều khó khăn khi bản thân chưa có kinh nghiệm
làm việc. Các anh chị ban Giám đốc cũng không coi em chỉ đơn thuần là một “nhân
viên thực tập” mà giao cho em những công việc cũng khá quan trọng, khiến em cảm
thấy trách nhiệm của mình thực sự cao. Ở công ty ai cũng không ngại ngần chia sẻ
các vấn đề của mình, để có thể nhận được sự giải đáp một cách chi tiết nhất.
Tuy vậy, với sự non kinh nghiệm, các công việc được giao không phải lúc nào
em cũng xử lí một cách hiệu quả. Qua mỗi lần làm việc là em lại rút ra cho mình
những bài học khác nhau. Đã có những lúc em thực sự nghĩ rất nhiều về những hậu
quả xấu có thể diễn ra vì lỗi của mình. Nhưng đó là do em chưa quen việc. Dần dần
khi bắt đầu quen hơn, em tin rằng hiệu quả công việc của mình sẽ cao hơn.
Quan điểm của em khi tìm kiếm một nơi làm việc đó là đừng nghĩ rằng mình
tìm một nơi chỉ đơn thuần là để làm việc. Em muốn tìm một nơi để em thuộc về. Tức
là em phải có cảm giác công ty là một gia đình khác của bản thân em. Những anh chị
đồng nghiệp như những người anh người chị trong gia đình. Em coi trọng yếu tố con
người trong môi trường làm việc. Điều này có thể rất khó, thậm chí đối với nhiều
người là vô lí vì trong môi trường làm việc có rất nhiều thứ khó lường, nhưng đối với
em nếu đi làm mà không có cảm giác thực sự an tâm thì hiệu quả công việc cũng sẽ
không thể đạt được. Không để cảm xúc lấn át công việc, không có nghĩa là không
 22

được dùng cảm xúc để nâng cao hiệu quả công việc. Chẳng ai muốn đi làm tại một
nơi mà mình không thực sự muốn đến cả.
Em thực sự cảm ơn gia đình nhà Ong rất nhiều.
Quay trở lại với hiện tại, sau 3 năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học
Ngoại thương, em cảm thấy rất yêu trường, nhưng trong đầu em luôn thường trực
một câu hỏi là liệu mình có thực sự thích chuyên ngành mà mình đang theo học hay
không, và liệu mình có tìm thấy sự hứng thú trong công việc tương lai nếu nó có gắn
với xuất nhập khẩu hay không?
Bản thân em đang có trong mình những dự định riêng về một hướng đi khác:
thể thao điện tử. Ngoài ra, em đang bắt đầu tìm hiểu thêm về kinh doanh nhưng ở một
lĩnh vực khá mới: kinh doanh thể thao. Dự định này xuất phát từ sự đam mê và yêu
thích với thể thao nói chung và thể thao điện tử nói riêng từ nhỏ. Tuy vậy em vẫn
chưa xây dựng xong một kế hoạch bài bản và chi tiết. Mọi thứ giờ vẫn đang ở những
bước đi đầu tiên.